SATELLITE
DI CLUB
TASCABILE
Perché organizzare un satellite di club?
Un satellite di club consente a un piccolo gruppo di persone di costituire un Lions
club e di fare la differenza nella loro comunità in tempi brevi. I soci del satellite sono
parte di un Lions club “padrino” esistente, ma svolgono le loro riunioni e
organizzano i loro progetti in modo indipendente. Formare un satellite di club
consente ai Lions club di espandersi nei casi in cui non si raggiunga il numero
minimo di venti soci e, pertanto, non sia possibile fondare un nuovo club con una
charter propria. Per creare un satellite di club sono necessari almeno 5 soci.
Quando si crea un satellite, un emblema per gonfalone e un pin (da consegnare al
referente per il satellite) sono inviati al presidente del club padrino.
Prima di avviare il reclutamento dei
soci del satellite è necessario
informare il governatore distrettuale
e i club presenti nella stessa area
dell’intenzione di formare un
satellite. Alla creazione di un satellite
si può opporre il governatore
distrettuale o un Lions club in
possesso di charter, secondo
quanto stabilito dalle regole e
procedure per la non approvazione
della costituzione di un Lions club
con charter.
Le fasi per la costituzione di un satellite
di club
Fase 1: Creare un piano per il satellite di club
Quando si forma un satellite di club si devono considerare tre cose: (1) dove si
collocherà il satellite, (2) che tipo di soci comporranno il satellite, (3) su cosa si
concentrerà principalmente il satellite.
Dove si collocherà il satellite?
I satelliti possono formarsi ovunque all’interno del distretto del club sponsor.
Innanzitutto, quando si costituisce un satellite, occorre tenere presenti le
esigenze della comunità. Considerate di condurre una Valutazione dei bisogni
della comunità per individuare che tipo di progetti di service la comunità vuole
e richiede.
Da chi sarà composto il satellite?
Per creare un satellite di club sono necessari almeno 5 soci. Considerate se il
satellite sarà composto da vari tipi di soci o da uno specifico gruppo di
persone. Nella comunità ci sono dei Leo che stanno raggiungendo il limite
d’età consentito per i soci Leo e desiderano creare un satellite? I giovani della
comunità desiderano fare delle cose in modo diverso dal club sponsor ma
vogliono comunque imparare da lui formando un satellite? Altri gruppi da
considerare sono le donne, i veterani e gruppi etnici.
Il satellite si concentrerà principalmente in un particolare ambito?
Stabilite se il satellite si concentrerà principalmente in un particolare ambito.
Per esempio, il satellite potrebbe concentrarsi su una particolare esigenza della
comunità come il supporto alle Olimpiadi Speciali o l’attenzione all’ambiente. Il
satellite potrebbe invece di scegliere di condurre i progetti per la comunità non
appena si presenti il bisogno.
Fase 2: Reclutare i soci
Durante la preparazione della lista di potenziali soci del satellite, consultate il
governatore distrettuale, i membri del gabinetto, i past officer distrettuali, i
commercianti locali e altri contatti che i Lions potrebbero avere nell’area in cui
si costituirà il satellite. Fate riferimenti a Semplicemente... chiedete! Guida per i
club per il reclutamento di nuovi soci . Sebbene Semplicemente chiedete!
guidi i Lions club nel processo di reclutamento di nuovi soci e in una gestione
efficace della crescita dei club, gli stessi principi possono essere utilizzati per
reclutare soci per i satelliti di club. Una volta che la lista dei soci potenziali è
completa, si può dare inizio alla preparazione per la riunione informativa.
Fase 3: Organizzare un incontro informativo
Gli incontri informativi consentono ai Lions di incontrare i soci potenziali e
discutere sulla formazione del satellite. Lo scopo dell’incontro dovrebbe essere
quello di generare l’interesse a diventare Lions.
Tra gli argomenti di discussione per questa riunione si potrebbero includere
i seguenti:
• Come un satellite può aiutare la comunità
• Esempi di progetti del club padrino e potenziali progetti per il satellite.
• Descrizione del supporto fornito dal club padrino, dal distretto, dal
multidistretto e dalla sede centrale
• Testimonianze dei soci del club padrino che spieghino cosa hanno
ottenuto diventando Lions
• Compilazione della richiesta di affiliazione
2
A seguito di questo incontro, contattate i partecipanti per ringraziarli della loro
partecipazione, verificate il loro interesse e invitateli a partecipare alla riunione
organizzativa. Invitateli a portare con loro amici, familiari, colleghi e chiunque
possa essere interessato ad affiliarsi al satellite.
Fase 4: Pianificare un incontro organizzativo
L’incontro organizzativo è la prima riunione del satellite. A questa riunione
partecipano i soci potenziali del satellite, i rappresentanti del club padrino, il
governatore distrettuale, i membri del gabinetto distrettuale e altri individui
interessati. La riunione organizzativa potrà essere condotta dal presidente
del club padrino, dal referente per il satellite, dal presidente di comitato
distrettuale addetto alla crescita associativa, da un past officer o da qualsiasi
Lion qualificato.
Tra gli argomenti di discussione per questa riunione si potrebbero includere
i seguenti:
• Informazioni riguardo al funzionamento del satellite
• Responsabilità dei soci
• La struttura e la storia di Lions Club International
• Spiegazioni dettagliate sugli incarichi di ciascun officer
• Struttura delle quote del satellite
• Denominazione del club
Inoltre, durante la riunione organizzativa potranno essere eletti gli officer del
satellite. I satelliti eleggono un presidente, un segretario e un tesoriere. Il club
padrino nomina un referente per il satellite, che funge da intermediario fra il
club principale e il satellite.
Fase 5: Inviare la Notifica di costituzione di satellite di club
Dopo la riunione organizzativa compilate la Richiesta per satellite di
club/aggiornamento officer e il Rapporto soci di satellite e inviate entrambi a
Lions Clubs International.
Ruolo e responsabilità del club padrino
Il ruolo del club padrino è di assistere il satellite nel raggiungimento e nel
mantenimento di un alto livello di impegno, di attività e di entusiasmo. Il
successo del satellite richiede continua comunicazione, interessamento e
guida da parte del club padrino.
Il club padrino ha il compito di:
• Assistere nella processo di formazione del satellite
• Nominare un Lion esperto che sia il referente del satellite
• Inviare la Richiesta per satellite di club/aggiornamento officer alla
sede centrale
• Inviare il Rapporto soci di satellite alla sede centrale o aggiornare i soci
attraverso il sistema di invio rapporti online (i rapporti online sono da
considerarsi esclusivamente per i satelliti già esistenti)
• Esaminare le richieste di affiliazione e verificare che ciascuna di loro sia
approvata correttamente e inviata alla Sede centrale
• Contribuire allo sviluppo di un piano per la crescita associativa
• Accertarsi che gli officer del satellite ricevano il necessario orientamento,
supporto e formazione
• Accertarsi che le elezioni annuali degli officer del satellite siano svolte in
modo corretto
• Invitare i soci del satellite a partecipare alle iniziative del club padrino e
del distretto
Informazioni dettagliate sulla
pianificazione di riunioni informative
e organizzative sono contenute
nella Guida alla formazione di un
nuovo club.
Denominazione del satellite
di club
I satellite di club devono seguire le
linee guida per la denominazione dei
Lions club e automaticamente
ricevono l’appellativo di “satellite di
club”. Il satellite deve contenere il
nome della municipalità o
dell’equivalente suddivisione
governativa in cui sorge. Dal
momento che i satelliti sono spesso
situati all’interno dello stesso
comune del club padrino, al satellite
dovrà essere assegnato un nome
che lo distingua. Se il satellite
diviene un club dotato di charter,
questo manterrà il suo nome iniziale
e l’appellativo di “satellite di club”
sarà sostituito da “Lions club”.
Per ulteriori informazioni vi
invitiamo a consultare il Manuale
della Normativa del Consiglio
d’Amministrazione
.
GUIDA PER SATELLITE DI CLUB 3
• Inviare gli ordini di forniture per il satellite alla
sede centrale
• Fornire a Lions Clubs International informazioni
aggiornate sugli officer di club attraverso la Richiesta
per satellite di club/aggiornamento officer
Comitato Esecutivo del satellite
di club
Il comitato esecutivo del satellite di club è composto dagli
officer del club satellite (presidente, segretario e tesoriere
del satellite) e dal referente per il satellite. Gli officer iniziali
del satellite resteranno in carica fino al termine del primo
anno sociale e potranno ricoprire il loro incarico, se rieletti.
L’anno sociale di Lions Clubs International e di tutti i club
ha inizio il 1o luglio e termina il 30 giugno. La carica di
presidente di satellite non costituisce un prerequisito per la
candidatura a incarichi distrettuali, inclusi presidente di
circoscrizione/zona e governatore distrettuale.
Il comitato esecutivo è responsabile di quanto segue:
Presidente del satellite di club
• Svolge il ruolo di leader del satellite
• È membro del consiglio direttivo del club padrino
• Partecipa alle riunioni del consiglio direttivo e/o alle
riunioni del club padrino
• Conosce lo statuto e il regolamento del club padrino
• Comunica regolarmente con il club padrino
• Elabora un piano per l’anno*
• Crea i comitati a supporto del funzionamento
del club *
• Invia le convocazioni alle riunioni
• Pianifica e sceglie le attività di service per
la comunità**
* Consultate il Manuale per gli officer di club per
ulteriori informazioni.
** Considerate di utilizzare la Valutazione dei Bisogni
della Comunità.
Segretario del satellite di club
• Svolge il ruolo di amministratore del satellite
• Mantiene aggiornati i registri del satellite come
i verbali, i registri presenza, i registri voti e il
registro soci.
• Invia al club padrino le informazioni relative ai
nuovi soci, ai soci dimissionari, ai soci trasferiti o
altre modifiche per i soci, attraverso il Rapporto soci
del satellite
• Utilizza la Richiesta di satellite/aggiornamento officer
per aggiornare i dati sugli officer e la invia al
club padrino
4
• Crea e fornisce un rapporto sulle attività del satellite
al club padrino, utilizzando il Rapporto mensile di
attività del satellite
• Raccoglie e consegna le quote al tesoriere del
tesoriere del satellite
• Presenta un estratto conto ad ogni socio relativo
alle quote e altri obblighi finanziari nei confronti del
club padrino
• Riveste il ruolo di editore o comunica regolarmente
con l’editore della newsletter del satellite
• Risponde alle domande e alle richieste rivolte
al satellite
Tesoriere del satellite di club
• Crea e gestisce i conti e il bilancio del satellite
• Registra i pagamenti e effettua i depositi per
il satellite
• Redige il Rapporto finanziario mensile e lo trasmette
al club padrino
• Riceve le quote dal segretario del satellite
• Pagare le fatture del satellite
• Trasmette le quote internazionali, multidistrettuali
e distrettuali al tesoriere del club padrino e deposita
le quote per il satellite sul conto amministrativo
dello stesso
Referente del satellite
• È un un officer del comitato esecutivo del satellite
• Mantiene una comunicazione continua tra il club
padrino e il satellite
• Fornisce assistenza al satellite simile a quella che
offre un Lion Guida
• Stabilisce una relazione positiva con i soci
del satellite
• Collabora con il presidente del satellite per
l’elaborazione del Rapporto mensile sulle attività
del satellite
• Informa il satellite riguardo tutte le attività del club
padrino e i regolamenti che riguardano il satellite
• Partecipa alle riunioni del satellite
Affiliazione a un satellite di club
Socio di satellite di club
Ogni individuo che abbia raggiunto la maggiore età, di buona indole e in
possesso di una buona reputazione all’interno della sua comunità, può essere
invitato a diventare socio del satellite di club. Per diventare socio, tale individuo
dovrà ricevere l’autorizzazione dal club padrino.
I soci del club satellite sono invitati a partecipare alle riunioni del club padrino. I
soci del satellite sono soci del club padrino che godono del diritto di voto nelle
riunioni del club padrino a cui partecipano. (I soci del satellite sono inclusi nel
conteggio per il quorum del club padrino solo quando presenti di persona alle
riunioni del club padrino). I soci del satellite possono entrare a far parte dei
comitati del satellite. Se eletto ciascun socio del satellite potrà far parte del
comitato direttivo del club.
Quote
La quota d’ingresso per ciascun nuovo socio è di US$25. I soci attuali degli
altri club o gli individui che si sono dimessi in regola da un Lions club potranno
trasferirsi nel satellite entro 12 mesi senza costi aggiuntivi.
I soci del satellite pagheranno le quote internazionali, distrettuali e
multidistrettuali, in aggiunta alle quote associative del satellite. Un satellite può
stabilire delle quote associative per il club che siano diverse da quelle del club
padrino. Le quote internazionali, distrettuali e multidistrettuali dovranno essere
consegnate al tesoriere del club padrino. Le quote associative del satellite
saranno depositate sul conto amministrativo del satellite del club.
Sono disponibili delle riduzioni per nuclei familiari in possesso dei requisiti,
studenti, ex Leo e giovani adulti.
Immettere un nuovo socio
Quando un nuovo socio si affilia al satellite dovrà essere presentata al consiglio
direttivo del club padrino la Richiesta di affiliazione per l’approvazione. Il club
padrino, quindi, invia il Rapporto soci di satellite insieme al Rapporto mensile
soci oppure inserisce il socio online attraverso MyLCI.
I Kit per i nuovi soci sono disponibili presso il Dipartimento Forniture per Club e
dovranno essere ordinati dal segretario del club padrino per tutti i nuovi soci
del satellite.
Quando si completa la Richiesta di
affiliazione per un socio del
satellite, accertatevi che sia
indicato il suo sponsor.
Il satellite, in quanto parte del club
padrino, usufruisce della copertura
assicurativa sulla responsabilità
civile di Lions Clubs International. Il
segretario del club padrino dispone
di un opuscolo completo che
descrive il piano assicurativo.
Aggiunta dei soci del satellite di
club su MyLCI
Una volta che la Richiesta per
satellite/aggiornamento officer è
pervenuta presso la sede centrale, i
segretari del club padrino avranno
l’opzione di selezionare nelle voci
relative alle informazioni di base del
socio (es: categoria associativa) il
nome del satellite di club su MyLCI
quando si aggiungono nuovi soci.
Se si utilizza MyLCI non è
necessario inviare il Rapporto soci
di satellite alla sede centrale
Cambiamenti relativi ai soci
Quando si cancella un socio o si aggiornano le informazioni relative a un socio,
è necessario compilare il modulo Rapporto soci di satellite e inviarlo al
segretario del club padrino.
GUIDA PER SATELLITE DI CLUB 5
La sezione sottostante si riferisce
unicamente ai satelliti degli
Stati Uniti.
Employer Identification Number per
satellite di club (EIN)
I satelliti presenti sul territorio
americano hanno due opzioni per
ottenere un EIN al fine di aprire un
conto bancario:
1. Utilizzare l’EIN del club
padrino. Il satellite con
l’autorizzazione del club padrino
potrà utilizzare il numero EIN
del club padrino per aprire un
conto bancario. In tal caso, il
club padrino sarà responsabile
di indicare le entrate annuali del
satellite all’IRS nella sua
dichiarazione dei redditi.
Sebbene il satellite avrà il
controllo del suo conto
bancario, le informazione sulle
tasse dovranno essere fornite al
club padrino.
2. Richiedere un nuovo numero
EIN. I satelliti di club che
scelgono di richiedere il proprio
EIN dovranno presentare ogni
anno un modulo 990-N, 990-EZ
o 990. Le richiesta per gli
EIN può essere effettuata
online all’indirizzo
www.irs.gov/charities. Per
informazioni aggiuntive sulle
tasse vi invitiamo a visitare la
pagina delle risorse legali.
Se il vostro satellite ha delle domande
su come richiedere e ottenere un
numero EIN vi invitiamo a inviare
un’e-mail a [email protected]
6
Funzionamento del satellite
Riunioni
I Lions club sono invitati a riunirsi almeno due volte al mese e i satelliti di club
sono invitati a fare lo stesso. Alcuni satelliti organizzano una riunione generale
e una riunione del comitato esecutivo. Le riunioni pianificate e dai tempi ben
definiti sono particolarmente importanti e le riunioni generali del comitato
esecutivo devono avere un ordine del giorno. Il Manuale per officer di club
contiene informazioni utili su come organizzare una riunione.
Statuto e Regolamento
Dal momento che il satellite è parte del club padrino, esso dovrà conformarsi
allo statuto e regolamento del club padrino. Oltre allo statuto e regolamento
del club padrino, il club dovrà attenersi ai regolamenti dell’associazione
internazionale, del multidistretto e distretto e alla normativa adottata dal
Consiglio d’Amministrazione Internazionale.
Comunicazioni
Ciascun satellite ha un suo metodo per comunicare con i suoi soci.
Considerate un newsletter, una pagina di Facebook o un blog. Dal momento
che il segretario del satellite è spesso uno dei soci più informati, a lui
normalmente è affidato l’incarico della comunicazione.
Reclutamento e soddisfazione dei soci
Un satellite deve avere soci attivi per offrire un service concreto alla comunità.
Qualora possibile, scegliete un socio che supervisioni le attività di reclutamento
o istituite un comitato soci. Il reclutamento di nuovi soci per un satellite è simile
a quello per i club di tipo tradizionale. Semplicemente... chiedete! Guida al
reclutamento di nuovi soci presenta un processo articolato in quattro fasi per
la crescita associativa e costituisce una grande risorsa per i club che cercano
di reclutare nuovi soci.
Consultate il vostro referente per il satellite e gli officer del club padrino per
idee su come incrementare il numero dei soci. Potrete anche utilizzare la
Brochure per satellite di club per illustrare ai potenziali soci le finalità di un
satellite, oppure potrete scegliere di utilizzare il Formato per brochure per
satellite che consente di creare una brochure personalizzata unicamente per il
vostro club.
Una volta che i soci sono entrati a far parte del satellite, la Guida alla
soddisfazione dei soci contribuirà a garantire che i soci vivano l’esperienza che
si aspettavano dal club.
Aspetti finanziari del satellite di club
Bilancio
La maggior parte dei satelliti utilizza un sistema di bilancio per la gestione dei
fondi, che comprende una previsione dell’entrate e delle uscite per un
particolare periodo, e quindi la stesura del bilancio.
Il vostro satellite dovrà disporre di due bilanci differenti per
l’anno fiscale (da luglio a giugno):
1. Bilancio amministrativo: Con tale bilancio si finanzia
il funzionamento del satellite. Le entrate derivano
principalmente dalle quote associative, ma possono
anche includere sorteggi organizzati dal club, il
ricavato dalla vendita di pasti, ammende del club e
il ricavato di aste organizzate dal club.
2. Bilancio delle attività: Il bilancio per le attività
finanzia le attività del satellite e i suoi progetti. Le
sue entrate dovranno derivare da progetti speciali di
raccolta di fondi organizzati dal club nella comunità.
I satelliti di club potranno aprire i loro conti e scegliere o
meno di conferire l’accesso a questi ultimi al club
padrino. In entrambi i casi il satellite fornirà al club
padrino un Rapporto finanziario mensile del satellite. In
tal modo il club padrino potrà continuare a fornire
supporto e guida al satellite.
Raccolta di fondi
I proventi ricavati dalle raccolte di fondi dovranno essere
utilizzati all’interno del budget per le attività. In nessun
caso tali fondi o altri fondi provenienti da progetti di
raccolta fondi del satellite potranno essere utilizzati per la
copertura delle spese amministrative. Ad ogni modo
potranno essere dedotte le spese giustificate e
direttamente riconducibili alla raccolta di fondi.
Ordinazione di forniture per club
Per gli ordinativi di articoli Lions Clubs International, di
forniture per club e di premi, vi invitiamo a utilizzare il
negozio online di LCI. Gli articoli che non dovranno essere
personalizzati, potranno essere ordinati direttamente
presso la sede centrale e il pagamento potrà essere
effettuato tramite carta di credito o attraverso altra
modalità di pagamento anticipato. Gli articoli personalizzati
con il nome del satellite dovranno essere ordinati tramite il
club padrino. Solamente il segretario del club padrino
potrà ordinare le forniture con addebito su conto corrente.
Trasformazione di un satellite e
richiesta di charter
Scioglimento del satellite di club
Un satellite potrà essere sciolto con la maggioranza dei
voti di tutti i soci del club padrino, compresi i soci del
satellite. Dopo lo scioglimento, i suoi soci diventano soci
attivi del club padrino e devono essere incoraggiati a
partecipare alle sue iniziative. Un officer del club padrino o
del distretto dovrà inviare comunicazione scritta alla sede
internazionale per comunicare lo scioglimento del satellite.
I fondi restanti sul conto al momento dello scioglimento
saranno trasferiti sul conto del club padrino per essere
utilizzati a favore della comunità in cui era operativo
il satellite.
Risorse per il satellite di club
Lions Clubs International mette a
disposizione numerose risorse per
supportare il vostro satellite di club.
Contattate il Dipartimento Operazioni
soci e nuovi club all’indirizzo
[email protected] per ordinarle, o
digitate il nome di una pubblicazione nella casella di ricerca
sul sito di LCI per scaricarla.
Kit per satellite di club
• Brochure per satellite di club (CB-17)
• Modulo di trasformazione di satellite club (CB-21)
• Guida per i satellite di club (CB-4)
• Manuale degli officer di club (LA-15)
• Statuto e regolamento (LA-2)
• Richiesta di affiliazione (ME-6B)
• Richiesta satellite di club/aggiornamento officer
(CB-1)
• Rapporto soci di satellite di club (CB-2)
Altre risorse
• Guida all’organizzazione della serata della Charter
(TK-26)
• Formato di brochure per club (MK-20A)
• Valutazione dei bisogni della comunità (MK-9)
• Guida all’organizzazione di un nuovo club (TK-1)
• Semplicemente chiedete! Guida per il reclutamento
di nuovi soci (ME-300)
Se un satellite di club raggiunge il numero di 20 soci potrà
considerare di diventare un club omologato con regolare
charter. Compilate il Modulo di trasformazione di un
satellite, firmato dal segretario del club padrino, e la
Richiesta di charter Lions Club International per ricevere
l’esenzione del pagamento della quota di trasferimento
charter e per informare Lions Clubs International che il
satellite non è più operativo.
I fondi restanti su un conto di un satellite al momento della
trasformazione del satellite in un club saranno trasferiti sul
conto del nuovo Lions club omologato.
GUIDA PER SATELLITE DI CLUB 7
RAPPORTO MENSILE SULLE ATTIVITÀ
(da inviare mensilmente al club padrino)
Nome del satellite:__________________________________________________________________________________________
Mese:____________________________________________________ Anno ____________________________________
Progetti proposti e attività
Data
Descrizione
Obiettivo
Descrizione
Risultati
Progetti e attività realizzati
Data
Conto
(amministrativo o attività)
Data
Descrizione della transazione
Questi dati sono del satellite di club ______________________________________________________________________
(da inviare mensilmente al club padrino)
Crediti o debiti
RAPPORTO FINANZIARIO MENSILE DEL SATELLITE
Membership and New Club Operations Department
300 W 22nd St.
Oak Brook IL 60523-7742 USA
www.lionsclubs.org
Email: [email protected]
Telefono: +1- 630-203-3846
Fax: +1 630-571-1691
CB-4 IT 10/13