La gestione delle risorse elettroniche
Rosa Maiello
Università degli studi di Napoli “Federico II”
Dipartimento di Discipline Storiche
Corso di perfezionamento in
Saperi storici e nuove tecnologie
anno 2006
Napoli, 16 maggio 2006
La gestione delle risorse elettroniche / Rosa Maiello
Di cosa parleremo
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Contestualizzazione e definizione
Valutazione
Acquisizione
Archiviazione e tutela
Servizi
Copyright e privacy
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Luoghi comuni
Che cos’è una biblioteca?
a)
b)
c)
d)
Una “teca” di libri?
Un posto dove gli eruditi vanno a studiare?
Una specie di Jurassic park per dinosauri?
Altro (specificare)?
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Dinosauri in biblioteca!
•
Le biblioteche appartengono alla famiglia delle istituzioni che organizzano
documenti (ovvero, oggetti di vario genere che costituiscono fonte di
informazioni e conoscenze)
•
Biblioteche, archivi, musei, centri di documentazione si caratterizzano per la
specifica natura dei documenti rispettivamente gestiti. Nel caso delle
biblioteche, tuttavia, questa caratterizzazione comincia a essere molto più
sfumata
•
Tuttora andremmo in un museo di paleontologia e non in biblioteca per
osservare lo scheletro di un dinosauro a grandezza naturale, e tuttora la
biblioteca è la sede migliore per trovare libri e riviste.
•
Ma l’intera raccolta di un museo oggi può stare in un CD o in un DVD o in un
sito Web, e una biblioteca può acquisirla, aggiungendovi una rete sensata di
ulteriori notizie e documenti pertinenti all’argomento: saggi, bibliografie,
repertori, progetti di ricerca, recapiti utili, annunci di eventi…
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Luoghi della comunità

Le biblioteche sono organizzazioni di documenti e
informazioni di vario genere finalizzate a facilitarne l’incontro
con le persone che ne hanno bisogno

Sono sistemi aperti, la loro concreta fisionomia (raccolte,
linguaggi, servizi) è determinata dalle caratteristiche del loro
pubblico attuale e futuro e della comunità circostante

Accolgono il pubblico in appositi spazi fisici e/o nello spazio
virtuale di Internet
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“Teche” e servizi in ambiente ibrido e digitale
•
La biblioteca è
•
•
•
Una porta aperta su una molteplicità di “teche”, locali e remote
Un sistema di aggregazione, integrazione e segnalazione dei
contenuti secondo modelli concettuali familiari agli utenti
La “convergenza al digitale”
•
•
•
amplia la possibilità di “contaminazione” tra saperi e tipologie
documentarie diversi
determina la crescita esponenziale di documenti prodotti
Accresce le responsabilità e le competenze delle biblioteche e
dei bibliotecari
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Risorse elettroniche: definizione
Le risorse elettroniche sono documenti
caratterizzati
-
da un supporto ottico o magnetico
-
dal sistema del digito binario, leggibile da un
computer, utilizzato per la loro riproduzione
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Risorse elettroniche locali e remote



Le RE si distinguono in locali e remote,
secondo la localizzazione del supporto
Le REL sono fisicamente presenti in biblioteca
(CD, DVD, Floppy Disk) e richiedono l’uso di
una periferica (p.e., un lettore) per essere
consultate
le RER sono accessibili a distanza tramite
Internet e per accedervi è sufficiente un
browser.
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Contenuti delle RE


Una RE può avere qualunque tipo di contenuti:
un’enciclopedia, una rivista, un catalogo, una
partitura e/o una performance musicale, un
archivio di immagini, un filmato, etc.
Può contenere un solo documento o un
insieme di documenti, come nel caso dei
database e degli ipertesti
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Metadati





L’unità minima di un documento è il dato
Il dato è un singolo segmento dell’informazione
contenuta nel documento
Per usare i dati contenuti nelle risorse elettroniche
sono necessarie ulteriori informazioni: dati sui dati,
metadati
I metadati forniscono istruzioni sugli aspetti strutturali,
amministrativi, formali, concettuali, semantici delle
risorse elettroniche
Possono essere incorporati nella stessa RE o esterni
ad essa
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Metadati: tipologie

Metadati strutturali:
–

Metadati amministrativi:
–

Informazioni sulla struttura del documento (estensione, formato,
lunghezza, nome. P.e., XML, HTML)
Informazioni sulla proprietà e sulle condizioni di accesso (p.e.,
ONIX)
Metadati descrittivi:
–
Informazioni sui contenuti concettuali del documento (autore,
titolo, editore, soggetto… P.e., record bibliografici
N.B.: In molti casi, i formati di metadati incorporano metadati
di varia tipologia (p.e., UNIMARC)
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Standardizzazione e portabilità

La standardizzazione, cioè l’adozione di modalità di
trattamento comuni, facilita lo scambio e
l’integrazione di documenti e informazioni

La standardizzazione riguarda:
–
–
–
i formati di metadati (cioè, dei sistemi di etichettatura dei
documenti)
i protocolli di trasferimento (cioè, dei sistemi di
“impacchettamento” e inoltro dei dati: p.e., HTTP, OSI, Z39.50)
le metodologie di descrizione (p.e., ISBD)
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Valutazione


È l’insieme di strategie attuate dalla biblioteca per
garantire l’efficacia della propria offerta
Interviene almeno in due momenti:
–
all’atto della scelta delle risorse da acquisire o della
progettazione di quelle da produrre a cura della biblioteca
–
Successivamente alla produzione o alla realizzazione, per
verificare se, come e con quale grado di soddisfazione gli
utenti la hanno usata (ed eventualmente, per modificare le
scelte iniziali)
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Valutazione: metodi
I metodi per valutare una risorsa sono di due tipi:
1) checklists, cioè griglie predefinite di requisiti
2) Indagini empiriche sull’uso (questionari, osservazione
diretta, transaction log files, statistiche)
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Valutazione: checklists
La più completa è la griglia di Whittaker,
inizialmente elaborata per i libri a stampa ma,
con opportuni accorgimenti, applicabile anche
alle RE*
* K. Whittaker, Metodi e fonti per la valutazione dei documenti. Edizione
italiana a cura di P. Lucchini e R. Morriello. Manziana, Vecchiarelli, 2002
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Valutazione: Griglia di Whittaker (1)

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




Autorevolezza (autore, altri responsabili, editore)
Piano dell’opera (soggetto, motivazione e scopo, destinatari, altre
edizioni e versioni, relazioni con altre opere)
Contenuto (affidabilità della versione, metodo e fonti di ricerca,
chiarezza, estensione e profondità della trattazione per tema, area
geografica, arco di tempo, punto di vista dichiarato, opinioni riportate,
obiettività, equilibrio tra le parti, livello della trattazione, stile, accuratezza,
aggiornamento, bibliografia, illustrazione e grafica)
Struttura (suddivisioni, indice delle parti, indici vari, rinvii)
Impaginazione (formato, disposizione, leggibilità, estetica)
Manifattura (metodi di produzione, esecuzione, materiali)
Posizionamento (prezzo, confronti con risorse a contenuto simile o con
versioni alternative, originalità, utilità)
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Valutazione: Griglia di Whittaker (2)


Problemi di applicazione alle RE, in particolare quelle remote
Autorevolezza
–

Contenuto
–

Disposizione dei contenuti, appropriatezza dei link, …
Impaginazione
–

L’affidabilità della versione è di non facile rilevazione. Spesso mancano indicazioni
circa la “storia bibliografica” o l’esistenza di versioni precedenti o alternative
Struttura
–

Non sempre l’autore è identificabile; tra gli altri responsabili va incluso il
responsabile della realizzazione elettronica; l’editore può essere rilevato dal nome e
dal dominio del sito - .edu, .com)
Appropriatezza della grafica e usabilità delle pagine
Manifattura
–
Dotazione hw/sw necessaria, velocità di caricamento, accessibilità
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Valutazione: altre griglie

Per il contenuto:
–

Precisione, Comprensibilità, Credibilità,
Aggiornamento
Per il contenitore:
–
Copertura, Accessibilità, Velocità, Coerenza,
Precisione; Nel caso delle RER, anche stabilità
della risorsa
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Griglie per siti web pubblici e culturali

Manuale per la qualità dei siti web culturali
<http://www.minervaeurope.org/publications/qualitycriteria-i/indice0512.html>
-
Interoperabilità
Rintracciabilità e promozione
Pubblicità delle politiche per la qualità
Accessibilità (cfr. anche “Legge Stanca” del 9 gennaio 2004 n. 4)
Usabilità (cfr. anche Circolare del 13 marzo 2001 n. 3 del
Dipartimento della Funzione pubblica contenente apposite linee
guida)
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Indicatori Minerva di usabilità dei siti web



Visibilità (Dichiarazioni esplicite su contenuti, responsabili, finalità e
modalità d’uso)
Appropriatezza dell’organizzazione rispetto al tema e ai destinatari
(raggruppamento dei contenuti, informazioni annidate, suddivisione
nelle pagine, sommari e descrizioni brevi, mappe, uso della grafica e
dei colori)
Qualità dei contenuti (coerenza, aggiornamento, datazione,
completezza, comprensibilità, concisione, ricchezza delle
informazioni, sensatezza nell’uso di media dinamici, multilinguismo,
accuratezza, autorevolezza/responsabilità, obiettività, unicità,
qualità del layout, navigabilità, sensatezza dei link e dei percorsi di
ritorno indietro, evidenza del contesto, ricerca sui contenuti tramite
motore di ricerca)
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Qualità degli OPAC

Principi (FRBR, Guidelines for OPAC displays, GARR,
GSARE)

Regole (RICA, ISBDs, Soggettari e schemi di
classificazione)

Standard (ISBDs, UNIMARC, schemi di
traslitterazione, set di caratteri, numeri standard,
protocolli, sintassi generalizzate)
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Acquisizione





Il procedimento di valutazione tecnica e di contenuto permette di
stabilire se una determinata RE disponibile sul mercato è coerente
con il piano di sviluppo delle raccolte della biblioteca e se è
qualitativamente valida
A questo punto si passa a verificarne le condizioni di fornitura e le
modalità di acquisizione
Anche questo aspetto in parte rientra nella valutazione: bisogna
stabilire se il rapporto qualità/prezzo e condizioni di fornitura è
vantaggioso per la biblioteca
Inoltre, la biblioteca deve attuare politiche negoziali tali da
assicurarsi l’acquisizione della risorsa alle migliori condizioni
possibili.
Problemi si pongono soprattutto per le RER
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Acquisto o somministrazione?



Per molte RER i contratti non prevedono il
trasferimento della proprietà sui contenuti, ma solo il
servizio di somministrazione
Ciò significa che la biblioteca e i suoi utenti hanno
diritto ad accedere alla risorsa solo fin quando
l’abbonamento è attivo
In caso di mancato rinnovo, si perde qualunque diritto
di accesso ai contenuti già pubblicati e apparsi quando
l’abbonamento era attivo
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Doppi abbonamenti


Molti editori di periodici elettronici impongono
la clausola del mantenimento degli
abbonamenti alle versioni cartacee
Ciò comporta costi
–
–
diretti (la spesa dei periodici elettronici non
sostituisce ma si aggiunge a quella per le versioni
cartacee)
indiretti (legatoria, scaffalature, spazi, registrazione,
manutenzione fisica)
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Estinzioni e trasferimenti di testate

Quando l’abbonamento riguarda interi
pacchetti editoriali o una selezione di più
testate prodotte da diversi editori, di rado i
contratti prevedono clausole di riduzione dei
prezzi in caso di estinzione o trasferimento di
testate ad altri fornitori
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Statistiche d’uso

Non sempre i contratti prevedono la
comunicazione delle statistiche d’uso della
RER

Le statistiche comunicate dagli editori non
sempre sono affidabili, dettagliate, accurate e
leggibili
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Foro competente



Quasi sempre il contratto prevede la città del
fornitore quale foro competente in caso di
controversie legali
Ciò è particolarmente oneroso in caso di sede
all’estero
Inoltre, contrasta con il principio secondo cui il
foro naturale delle controversie riguardanti
pubbliche amministrazioni è nella sede di
queste ultime
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Soluzioni

Consorzi interistituzionali per gli acquisti

Editoria accademica e open archives
istituzionali o tematici
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Archiviazione e tutela
La conservazione e la tutela delle RE è
particolarmente complessa. I problemi
principali sono l’obsolescenza tecnologica e,
per quanto riguarda le RER, la “volatilità”
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Obsolescenza: metodi per contrastarla

Metodi per contrastare l’obsolescenza
tecnologica sono:
–
–
–
La conservazione della strumentazione hw/sw
necessaria a consultare la risorsa
La conversione della risorsa in nuovi formati e/o su
nuovi supporti (refreshing)
L’uso di metadati standard che facilitano la
portabilità dei documenti
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Volatilità
•
•
•
Le RER possono essere trasferite senza preavviso
ad altro indirizzo, oppure chi le pubblica può
ritirarle dalla rete per mancanza di possibilità o di
interesse a mantenerle
Inoltre, è tipica del documento digitale l’infinita
modificabilità senza lasciare tracce dell’originale
La nuova normativa sul deposito legale prende in
considerazione i siti web e ne impone il deposito
finalizzato all’archiviazione e alla tutela
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Deposito legale
•
In Italia, la L. 15 aprile 2004 n. 106 affida alle Biblioteche
nazionali centrali e alle Regioni il compito di archiviare i siti
web culturali e rinvia a un regolamento di attuazione il
compito di definire le modalità di tale archiviazione
•
Probabilmente (come avviene altrove) la soluzione tecnica
sarà simile a quella usata dai comuni motori di ricerca per il
web, ossia l’harvesting tramite un apposito sw. Non mancano
resistenze da parte degli editori, che temono la violazione del
copyright
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Organizzazione dell’informazione
Come si garantisce accesso integrato ai
contenuti (cartacei o comunque
analogici e digitali) della biblioteca
ibrida?
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OPAC, VRD, Portali

Finora, biblioteche e bibliotecari hanno risposto con
soluzioni molto differenziate:
–
Integrazione nell’OPAC delle descrizioni relative alle RE e
“arricchimento” dell’OPAC con link diretti alle risorse
–
Integrazione dell’OPAC nel sito web della biblioteca, dove alle
RE solo dedicate apposite pagine di reference
–
Integrazione dell’OPAC e di tutte le RE in un apposito “portale”,
ovvero un metamotore di ricerca corredato di interfaccia web
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La copia di Harvard

Una stessa risorsa può essere commercializzata da più fornitori,
ciascuno dei quali la rende disponibile da un indirizzo diverso:
come fa la biblioteca a indirizzare l’utente alla “copia appropriata”
(o “copia di Harvard”?)

A tale scopo esistono in commercio sistemi di reference linking
che permettono alla biblioteca di selezionare le risorse a cui è
abbonata e i rispettivi fornitori da un apposito database e di
indirizzare l’utente a tali risorse (quando disponibili) o a servizi
alternativi (quando non è disponibile un abbonamento online),
quali la ricerca nel catalogo locale o la richiesta di ILL e DD.
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Copyright: duplicazione online





La facilità di accesso e duplicazione rende le risorse internet
particolarmente esposte al rischio di violazione dei diritti d’autore
A meno che dichiarazioni esplicite su un sito ad accesso libero o
accordi specifici con i suoi responsabili non autorizzino
espressamente la duplicazione online dei contenuti, questa è da
considerarsi vietata
Anche se autorizzata, la duplicazione online deve essere
accompagnata dalla citazione della fonte e deve rispettare l’integrità
dei contenuti
Ai motori di ricerca come Google, la duplicazione online (copia nella
cache memory) finalizzata all’indicizzazione è tacitamente
consentita, perché dà visibilità al sito indicizzato
Ciò vale per le RER ad accesso libero, non per quelle ad accesso
riservato (e spesso a pagamento), che non sono indicizzate dai
motori di ricerca.
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Copyright: download, stampa, DD



La stampa e il download dei contenuti sono
invece da ritenersi sempre consentiti, così
come l’invio agli utenti, fatto salvo ovviamente
l’uso di studio e non di lucro
Alcuni fornitori includono nei contratti una
clausola di esclusione del DD elettronico
La materia del DD elettronico è controversa.
Almeno a favore degli utenti autorizzati deve
ritenersi consentita
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Copyright: DRM

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
Alle RER a pagamento (o comunque ad
accesso riservato) si accede tramite e
password o identificazione di indirizzi IP
La biblioteca è responsabile dell’uso che viene
fatto delle password
Nel caso di identificazione di indirizzi IP, in
mancanza di accordi diversi vanno comunicati
al fornitore l’esistenza di eventuali proxy server
e le modalità di accesso ai medesimi
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Privacy


I fornitori e le biblioteche sono tenuti a
rispettare la privacy delle transazioni degli
utenti: la rilevazione di dati sull’uso è
consentita solo a fini statistici e in forma del
tutto anonima
Eventuali dispositivi di controllo sulle abitudini
individuali degli utenti sono da ritenersi illeciti
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