Esempio di utilizzo di trasmissioni
telematiche tra PA per
velocizzare un processo
Strumenti, metodologia ed esempio di applicazione
18 ottobre 2006
Paolo Vecchi - Resp. Qualità
Provincia di Ferrara
La conoscenza degli strumenti: la
PEC
• La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema in
cui il mittente riceve delle ricevute (via e-mail) che
garantiscono l’accettazione di ogni messaggio da parte
del server destinatario e l’avvenuto recapito (non la
lettura). Quindi, possiamo definirla una posta elettronica
con ricevute di ritorno.
• La PEC rende anche certo il mittente.
• Si utilizza il messaggio di PEC per trasmettere come
allegato uno o più documenti informatici.
• Tali documenti informatici possono, se del caso, essere
firmati digitalmente.
• E’ fondamentale presidiare gli indirizzi di posta
istituzionale e quello di posta certificata per evitare
che i documenti arrivati siano “dimenticati”
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Come funziona la posta elettronica
18 ottobre 2006
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La conoscenza degli strumenti: il
documento informatico
•I documenti trasmessi da chiunque ad una
pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo
telematico o informatico, ivi compreso il fax,
idoneo ad accertarne la fonte di provenienza,
soddisfano il requisito della forma scritta e la loro
trasmissione non deve essere seguita da quella
del documento originale.
•Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche
amministrazioni avvengono di norma mediante
l’utilizzo della posta elettronica; esse sono
valide ai fini del procedimento amministrativo
una volta che ne sia verificata la provenienza.
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La conoscenza degli strumenti: i
documenti firmati digitalmente
•
Sono documenti che hanno lo stesso valore legale di quelli cartacei
e cioè la firma digitale ha lo stesso valore della firma olografa (fa
fede fino a querela di falso – art.2702 CC). Anche le firme digitali
possono essere autenticate con un procedimento analogo a quello
normale (art. 2703 CC). Le copie informatiche di documenti originali
informatici delle PA hanno piena efficacia (artt. 2714-2715 CC).
•
Come si legge un file firmato? Come si apre un file .P7M?
– Se il Comune ha aderito a DOCAREA e ha il software di Infocamere
installato (Dike)…
– Altrimenti, per esempio, si può aprire la busta crittografica online:
http://www.card.infocamere.it/utenti/verifica.php
– Come operazione finale del processo si estrae e si salva il file contenuto
(per noi un .pdf per via delle macro utilizzate nei documenti per es. di
word)
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La conoscenza degli strumenti:
protocollare i documenti elettronici
• Se il software del protocollo è stato messo a norma
consentirà la protocollazione di un documento
informatico
• Altrimenti si stampa il documento e si protocolla la carta
come si faceva con i fax…
• Al riguardo delle copie cartacee si ricorda che: “Le
copie su supporto cartaceo di documento informatico,
anche sottoscritto con firma elettronica qualificata o con
firma digitale, sostituiscono ad ogni effetto di legge
l’originale da cui sono tratte se la loro conformità
all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un
pubblico ufficiale a ciò autorizzato.”
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La conoscenza degli strumenti: la
normativa
• Vedi opuscolo del CNIPA con il testo
integrato del Codice per l’Amministrazione
Digitale
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Processo: autorizzazione scarico
reti fognarie e acque reflue
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Gli obiettivi da perseguire
• DDL (Nicolais) approvato in settembre 2006
prevede sanzioni alle PA che non rispettano i
tempi dei procedimenti (obiettivo di conformità
normativa)
• Obbligo delle comunicazioni telematiche invece
che postali tra le PA (obiettivo di conformità
normativa)
• Risparmio (obiettivo di carattere contingente)
• Andare incontro alle esigente dei clienti
(obiettivo di carattere esterno)
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I risultati dell’indagine sulla soddisfazione
(periodo 1/3/2005-30/9/2006 hanno risposto 23 su 116 [116 = 83% di 140] cioè
numerosità campionaria del 19,82%)
GIUDIZIO GENERALE (116 clienti)
Insodd.; 5
Pessimo; 5
Eccellente; 15
Eccellente
Sodd.; 20
Buono
Sodd.
Insodd.
Buono; 71
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Pessimo
UNI 11098:2003
Forza
•
•
Forza
4
3,9
3,8
3,7
3,6
3,5
3,4
3,3
3,2
Info dopo
Orario
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Info prima
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Info durante
Debolezza
Snellezza
Cortesia
Competenza
Tempo
3,1
Il servizio ricevuto
•
•
La lettura dei risultati riferiti a
domande puntuali deve essere
comparata al risultato della
domanda over-all
In tal modo, a prescindere da
chi ha risposto al questionario
(arrabbiati, deliziati, altro) si
riescono ad individuare i punti
di forza e di debolezza
Forza: competenza, cortesia
Debolezza: tempo,
informazioni dopo il
provvedimento finale
Debolezza
1 – Raccogliere dati specifici
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Il questionario
Flusso di comunicazione interno al processo n.
Stato
attuale
DA (prov,
comune,
suap, arpa,
asl)
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A (prov,
comune,
suap, arpa,
asl)
Descrizione
(pareri...)
formato attuale
(n.fogli, formato,
planimetrie,
cartografie)
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possibilità di ridurre
o eliminare gli
allegati
importanza della
velocità della
comunicazione
2 – Analizzare i dati e
decidere cosa fare
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Valutare l’intero contesto
organizzativo
1) Tempo di passaggio dell’istanza alla
Provincia eccessivo (gg. 10 medi):
come velocizzare questa attività?
2) Alto tasso di richieste di integrazione
(70% delle pratiche) per il 50% dovuto
a incompletezza: è possibile
aumentare i controlli almeno per
quanto riguarda la completezza della
documentazione (check-list)?
3) Tempi morti per la
firma/protocollazione/spedizione di
documenti da parte della Provincia:
specialmente i tempi di firma
costituiscono un nodo molto
delicato…(chi firma che cosa)
4) Spesso i pareri del Servizio Tecnico di
Bacino/ Consorzio di Bonifica sono
fuori tempo: cosa si può fare?
5) SUAP con “diversa efficienza”: come
aiutare quelli che più frequentemente
danno problemi?
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3 – Attuare la decisione
(incontri operativi tecnici specifici)
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4 – Verificare
sistematicamente i risultati
(attraverso un sistema per il
controllo di processo)
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