IIAS Autumn Archival School 2007
Post Graduate Training Course on Archival
Science and Electronic Data Management
European and National Legislation
Trieste 18 ottobre 2007
Monica Martignon Università Iuav di Venezia
Il contesto archivistico di riferimento
L’unione Europea e i singoli stati che la
compongono
Scuole e tradizioni diverse (es. scuola tedesca vs
scuola italiana)
Monica Martignon
Il contesto normativo di riferimento
Unione Europea e i singoli stati che la compongono
La normativa italiana
La normativa Inglese
La normativa Francese
La normativa Spagnola
…
Monica Martignon
Alcune date significative
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In Europa: 1999 Direttiva 1999/93/CE del Parlamento
Europeo e del
Consiglio del 13 dicembre 1999 relativa ad un quadro
comunitario per le firme elettroniche
2007/320/CE: Decisione della Commissione, del 22 marzo
2007 , che istituisce un gruppo di esperti degli Stati membri
sulla digitalizzazione e la conservazione digitale
Monica Martignon
Alcune date significative
In Italia:
1993 riforma della pa
1997 leggi “Bassanini”
1997 DPR n. 513
Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la
trasmissione con strumenti informatici e telematici, a norma
dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59
1998 protocollo informatico
2000 TUDA
2003 codice in materia di protezione dei dati
personali
196/2003
2004 Codice dei beni culturali 42/2004
2005 Codice dell’amministrazione digitale
82/2005
Monica Martignon
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Alcune date significative
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In Gran Bretagna: 2000 Freedom of Information ACT (GB)
2003 Proposed National records and archives
Legislation (entro 21 novembre 2003
suggerimenti, ma ad oggi si sta ancora
valutando implicazioni e costi; ancora in vigore
il Public records Act del 1958
sostanzialmente immodificato)
Dalla pagina web dei National Archives
http://www.nationalarchives.gov.uk/policy/other/default.htm
“There is no official archival legislation that formalises
arrangements for the provision of archive services at local and
regional levels for records that have been created by an
administrative body or for records which it has in its custody”
Monica Martignon
Alcune date significative
In Spagna
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2002 Ley 34 de servicios de la sociedad de la
informacion y de comercio electronico
Real decreto 1164/2002 “… regula la
conservacion del patrimonio documental con
valor historico, el control de la eliminacion…”
Numerose leggi di autonomia delle regioni di
adozione di provvedimenti in materia di archivi
(1985-2002)
Monica Martignon
Alcune date significative
In Francia:
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Code du patrimoine che include la
legge 79-18 del 1979 sugli archivi
Normativa generale sugli archivi
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenor
me/index.html
Circolari e note 2004-2007
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archives
%20electroniques/index.htm
Monica Martignon
Quali strumenti a disposizione
dell’archivista?
Oltre alla normativa, complessa e articolata, che
generalmente non tiene conto dei risultati raggiunti dai
gruppi archivistici in merito alla documentazione
digitale
è necessaria
una solida preparazione archivistica e la conoscenza
aggiornata dei risultati ottenuti nei gruppi di lavoro
all’avanguardia in campo nazionale, europeo mondiale
Monica Martignon
La norma ISO 15489
Norma ISO 15489
Information and documentation - Records management
(1. General e 2. Guidelines)
Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei
documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici.
Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi
Nazionali d’Australia; cfr. National Archives of Australia, Australian
Standard for Records Management - AS ISO 15489.
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html
Monica Martignon
Norma ISO 15489
Monica Martignon
Le pietre miliari
INTERPARES 1 e 2
Monica Martignon
MOREQ
GRUPO DE TRABAJO
DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Documentos de archivo en la Administración Electrónica:
necesidad de un modelo de gestión integrada
FESABID 2005
9as Jornadas Españolas de Documentación
“Infogestión”
| Madrid, 15 de abril de 2005
http://www.archiefschool.nl/onderzoek/projecten.htm
Progetto ReMANO - 2004
Software specificaties voor Records Management
Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004
Monica Martignon
Electronic records:
a workbook for archivist
ICA Study n. 16 - 2005
Monica Martignon
Diritto civile e diritto comune
Le scelte di paesi come la Gran Bretagna sono
necessariamente diverse da quelle dell’Italia
in virtù del diverso regime giuridico
Monica Martignon
Il documento
La diplomatica del documento è fortemente
influenzata dal diverso regime giuridico,
va indagata la rilevanza giuridica e l’efficacia
probatoria
Monica Martignon
Il documento
Vanno identificati e garantiti i caratteri di
primarietà e originalità del documeto
indipendentemente dal supporto
Monica Martignon
Il documento
I risultati di Interpares 1 e 2
Devono essere garantiti, per la conservazione a lungo
termine del documento prodotto in un sistema di
gestione documentale a fini amministrativi i caratteri di
autenticità, affidabilità e integrità (Interpares 1); anche
di documenti prodotti in ambienti digitali complessi:
artistici, scientifici e di e-government (Interpares 2)
Monica Martignon
Moreq MOdel REQuirements for the
management of electronic records
Requisiti per la registrazione, classificazione,
fascicolazione.
Requisiti per il governo dei flussi
Requisiti il versamento per la selezione (scarto e
conservazione)
Requisiti per la ricerca (information retrieval)
Controlli e sicurezza: accesso, audit trail,
backup, autenticità
Monica Martignon
Il documento
Cartaceo / digitale / …
Pregiudizi archivistici e obblighi normativi
impraticabili
Monica Martignon
Il documento
Attenzione alla contrapposizione fra documento
cartaceo e digitale e alla cesura fra archivi
digitali e archivi cartacei
Monica Martignon
Dove nasce la contrapposizione
digitale/cartaceo
Lo stimolo della riforma della pubblica
amministrazione e la spinta delle trasformazioni
della società degli anni Novanta ha suscitato un
rinnovato interesse verso gli archivi correnti
L’archivistica, troppo interessata al fatto storico,
non sempre ha ben governato i processi subendo
la componente tecnologica senza essere in grado
di valutare e gestire l’evoluzione dei sistemi di
produzione dei documenti
Monica Martignon
Dove nasce la contrapposizione
digitale/cartaceo
Peraltro la normativa europea nasce per la
gestione del commercio elettronico e si occupa
prevalentemente di firma elettronica e non di
documento
Il recepimento della direttiva in Italia è
farraginoso
Monica Martignon
Funzione del documento
archivistico



fornire prova di un atto o di un diritto: accezione
giuridica
costituire supporto alla fase decisionale del
soggetto produttore; momento volitivo
fornire testimonianza affidabile di atti e di eventi
sia a fini pratici (amministrativo gestionali) che di
memoria storica
Monica Martignon
Il documento archivistico
Ciò che qualifica il documento archivistico, non è
tanto l’aspetto formale o le informazioni in esso
contenute ma le interrelazioni tra i documenti
anche di diversa natura
quindi…
Monica Martignon
Il documento archivistico



non vi deve essere antitesi o conflittualità tra
documento cartaceo (tradizionale) e documento
digitale (meglio che informatico)
per lungo tempo avremo sistemi ibridi
vanno indagate e comprese le caratteristiche delle
diverse tipologie di documento per riservare loro
il trattamento adeguato a preservarne nel tempo I
caratteri di affidabilità, autenticità, veridicità e
integrità
Monica Martignon
Il caso italiano



1/8
Nel tentativo di “modernizzare” la pubblica
amministrazione il Codice delinea un sistema
archivistico diviso a metà: da una parte I
documenti cartacei dall’altra i documenti digitali
Non indaga la questione della gestione ibrida che
per lungo tempo vedrà impegnate le
amministrazioni
non propone una strategia di sistema integrato
Monica Martignon
Il caso italiano




2/8
Stimola la partecipazione democratica elettronica (artt. 9,
12 )
promuove la formazione dei dipendenti pubblici per
sostenere l’evoluzione digitale (art.13)
stimola le amministrazioni che ne hanno la capacità a
creare i documenti digitalmente limitando la redazione di
documenti cartacei
sottolinea il diritto dei cittadini e delle imprese a ricorrere
alle tecnologie telematiche
ma…
Monica Martignon
Il caso italiano
3/8
….introduce elementi di divisione molto forti:

divisione fra amministrazioni capaci di supportare
l’evoluzione tecnologica e amministrazioni che
non hanno risorse

differenziazione fra i cittadini in grado o meno di
usufruire della tecnologia: il cosiddetto digital
divide
Monica Martignon
Il caso italiano
4/8
….ancora
attua una cesura:


fra documenti cartacei e digitali
archivi informatici e archivi cartacei
Monica Martignon
Il caso italiano
5/8
Il tema della dematerializzazione

Le amministrazioni devono fare una valutazione
tra costi e benefici per il recupero su supporto
informatico dei documenti e degli atti cartacei
predisponendo piani di sostituzione degli archivi
cartacei con archivi informatici (art. 42)
ma…
Monica Martignon
Il caso italiano
6/8
Il tema della dematerializzazione
….
propone soluzioni paradossali come:
la doppia conservazione cartacea a fini gestionali e
digitale a fini conservativi (art. 43, co. 3)
Monica Martignon
Il caso italiano
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e tuttavia mantiene i poteri di controllo del Ministero per i
beni e le attività culturali che tramite la Direzione
generale per gli archivi – Divisione III ha emanato la
Circolare n. 8 dell’11 febbraio 2004 che impartisce alle
competenti soprintendenze l’ordine di NON autorizzare
alcuna distruzione di originali cartacei destinati alla
conservazione permanente anche se riprodotti su supporto
ottico sostitutivo rispettando le modalità indicate dalle
apposite delibere dell’autorità competente (CNIPA)
Monica Martignon
Il caso italiano
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Altre incongruenze:
Non viene affrontato il problema, introdotto dal
d. lgsvo 513/97, il problema della efficacia
(aspetto giuridico probatorio) e validità dei
documenti sottoscritti digitalmente dopo la
scadenza del certificato della chiave pubblica
dell’autore
Manca la parte sulla PEC
Monica Martignon
La capacità di intervento degli
archivisti nella produzione normativa
Codici di deontologia (Italiano, Catalano , …)
Comunità archivistica
Partecipazione ai lavori di proposta legislativa
Promozione delle attività best practices
Monica Martignon
Il gruppo degli archivisti delle
università italiane
L’attività degli archivisti delle università italiane
Titulus Progetto nazionale per la creazione
di un sistema archivistico universitario
nazionale
Unipd: Regolamento per la gestione tenuta e tutela
della documentazione amministrativa (1997) in
GU n. 301 del 29/12/1997
Iuav: Regolamento per la gestione tenuta e tutela
della documentazione amministrativa
Titolario, Massimario, Manuale di gestione …
Monica Martignon
I progetti - dettaglio
Monica Martignon
Cartesio - dettaglio
PROGETTO
CARTESIO
Monica Martignon
i miei recapiti
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Università Iuav di Venezia
tel. 041 2571748
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Monica Martignon
Grazie per l’attenzione
Monica Martignon