Corso di Progettazione Europea
Il Project Management per la
progettazione europea
Lezione 2
Francesco Gombia
Obiettivi della Lezione
Fornire una risposta alle domande:

Cos’è un Progetto?

Cos’è il Project Management?

Chi è il Project Manager?

Cos’è il Ciclo di vita di progetto?

Come si pianifica e di gestisce un progetto europeo?
2
Cos’è un Progetto?
IL PROGETTO
• “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un
servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996)
• “Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da
varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben
definiti” (Russel D. Archibald, 1994)
• “Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995)
• “Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente
riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un
budget determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham,
1990)
• Il progetto è un’impresa complessa, unica e di durata
determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato
mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e
controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di
costi-tempi-qualità” (ISIPM)
4
Caratteristiche dei progetti

Complessità
Alla fase realizzativa partecipano numerosi attori (interni ed
esterni) di differenti culture ed estrazione tecnica, ciascuno
dei quali opera svolgendo molteplici attività fra loro
correlate da stretti vincoli di interdipendenza di natura
logica, fisica e temporale.
5
Caratteristiche dei progetti
• Unicità
Un progetto è finalizzato alla realizzazione di un oggetto o un
servizio non preesistente, e per il quale il contenuto di novità
non consente l’applicazione di procedure standardizzate
Lo scenario economico-finanziario e di mercato è ogni volta
differente
6
Caratteristiche dei progetti
• Temporaneità
Un progetto ha una data di inizio e una di fine prestabilite, e le
organizzazioni
che
devono
eseguirlo
vengono
create
appositamente per la durata del progetto
7
Caratteristiche dei progetti
• Incertezza/Elaborazione Progressiva
I progetti sono pianificati prima della loro realizzazione, ma sia la
missione (scope) sia la tempistica sono continuamente oggetto di
revisione.
Il progetto è caratterizzato da precarietà ed instabilità nella
programmazione del suo ciclo realizzativo. I rischi e le incertezze
sono più alti all’inizio mentre con l’avanzamento del progetto
aumenta progressivamente la possibilità di successo
8
Caratteristiche dei progetti
• Vincoli
I progetti si realizzano con un limitato ammontare di risorse
(economiche, umane, di tempo, ecc..)
9
Caratteristiche dei progetti
Obiettivo
Un prodotto finale, un servizio o comunque un output,
tipicamente definibili in termini di tempo, costo e qualità (il
triplo vincolo)
Simple
Measurable
Achievable
Realistic
Time
10
Caratteristiche dei progetti
Ciclo di vita
La “vita” di un progetto è identificabile attraverso punti di
partenza e di arrivo, associabili a una scala temporale.
Man mano che il progetto va avanti, passa attraverso fasi
distinte. Il ciclo di vita include tutte le fasi dal punto di partenza
al completamento del progetto.
Ogni fase del progetto ha le sue specifiche caratteristiche ma
ogni fase è legata alle altre.
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Cos’è il Project Management?
Definizione di “Project Management”
Performance (requisiti, qualità)
Target
Date attese
Cost
(Limiti di
Budget)
"Il Project Management
è la pianificazione,
l'organizzazione, il
monitoraggio e il
controllo di tutti gli
aspetti di un progetto e
di tutte le motivazioni
che implicato il
raggiungimento degli
obiettivi di progetto
entro tempi, costi e
criteri di performance
prestabiliti" (APM)
Definizioni
“Gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e di durata
limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito
mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di
risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di
tempo-costo-qualità”
“Applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali,
metodi, tecniche e strumenti alle attività di un progetto, al fine di
soddisfarne i requisiti”
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Perché il Project Management
Per gestire adeguatamente un progetto è indispensabile applicare una
metodologia fondata su principi rigorosi e regole sistematiche,
abbandonando l’illusione che gli stessi risultati possano essere
raggiunti ricorrendo alla propria fantasia, all’estro del momento,
all’intuizione personale, all’esperienza individuale maturata
Fare un buon utilizzo del Project Management non significa non avere
problemi, eliminare tutti i rischi, evitare le sorprese: significa gestire il
progetto in modo standardizzato e controllato anziché portarlo avanti
continuando a gestire le emergenze con interventi improvvisati
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GLI OBIETTIVI del Project Management






Dare una visione realistica del progetto durante
tutto il ciclo di vita
Responsabilizzare tutti gli attori coinvolti su
obiettivi specifici
Evidenziare situazioni critiche e proporre valide
alternative in modo tempestivo
Tracciare un quadro previsionale dell’evoluzione
futura del progetto
Proporre e imporre una normativa comune a tutti
gli attori coinvolti
Assicurare la coerenza tra gli obiettivi parziali
assegnati e quelli generali di progetto
16
Fondamenti del Project Management

L’esplicitazione delle responsabilità per l’integrazione dei
singoli apporti al progetto

I sistemi di pianificazione e di controllo, per la predizione e
l’integrazione dei singoli apporti al progetto

Il team di progetto, come luogo d’integrazione degli apporti
di tutti i partecipanti al progetto
17
I vantaggi del PM

L’attribuzione a una sola persona delle responsabilità dei risultati
del progetto.

La certezza che le decisioni vengono prese tenendo conto
dell’obiettivo globale del progetto e non a beneficio di settori
funzionali.

La tempestiva identificazione di problemi e rapidità d’attuazione
dei correttivi.

Il coordinamento di tutti gli apporti funzionali al progetto.

Maggiore motivazione del personale.
18
Costi aggiuntivi per il PM

Stipendi e spese del PM e di eventuali collaboratori.

Costi per funzioni centralizzate di pianificazione e controllo.

Oneri per elaborazione dati.
19
Il ciclo di vita del progetto
Il modello PDCA
Il modello del ciclo di vita è un adeguamento del classico modello
interpretativo del miglioramento continuo plan-do-check-act, noto con
l’acronimo PDCA, o ciclo di Deming, che presuppone quattro fasi ricorsive
che si influenzano a vicenda
21
Il ciclo di progetto
Le fasi del ciclo di vita non sono uno statndard per tutti i progetti e per tutti i
settori. Un esempio di ciclo di progetto tra i più usati:
Avvio/Concezione
Pianificazione
Esecuzione
Controllo
Chiusura
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Ciclo di vita del Project management
livello di impegno
4. CONTROLLO
1
2
3
5
AVVIO/CONCEZIONE
PIANIFICAZIONE
ESECUZIONE
CHIUSURA
DEFINIZIONE DEL
PROGETTO
START-UP DEL
PROGETTO
REALIZZAZIONE
DEL PIANIFICATO
REVISIONE DEL
PROGETTO e
CHIUSURA
tempo
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Fasi del Project Management (Life Cycle)
AVVIO/CONCEZIONE
• Fattibilità
PIANIFICAZIONE
ESECUZIONE
• Analisi
Costi/Benefici
• di massima
• Gara /Offerta
• di dettaglio
CONTROLLO
RILEVAZIONE
• dei tempi effettivi
• dei costi effettivi
CONSOLIDAMENTO
• Approvazione dati
• Inserimento dati
VERIFICA
• Analisi degli scostamenti
• Analisi delle cause
RIPIANIFICAZIONE
• Attuazione dei correttivi
• Nuove stime a finire
• Definizione
obiettivi
• Lancio
TEMPO
Fasi produttive “parallele”
IDEAZIONE
PROGETTAZIONE
To
CHIUSURA
• Esame critico
dei risultati
• Adeguamento
degli standard
• Storicizzazione
Tz
REALIZZAZIONE
CONSEGNA
Fasi del Project Management
OBIETTIVI
DEL PROGETTO
CONCEZIONE
SI
FATTIBILE?
PIANIFICAZIONE
NO
ANNULLAMENTO
Sistema di
Project
Management
RIPIANIFICAZIONE
CAMBIAMENTI
IN CORSO
D’OPERA
REALIZZAZIONE
SI
NO
NO
OK?
VERIFICA
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OBIETTIVI
RAGGIUNTI?
SI
CHIUSURA
Fasi del Project Management
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Il Project Manager
Le funzioni del Project Manager (1)
Il PM pianifica, organizza, selezione ed inserisce il personale, valuta,
dirige, controlla e guida dall’inizio alla fine il progetto. In particolare:

collaborare alla definizione degli obiettivi e delle strategie;

individuare i membri del team di progetto e definirne le responsabilità;

pianificare (programmare) il progetto;

accertare che tutte le attività siano programmate, preventivate,
controllate e monitorate;

allocare le risorse alle singole attività;
28
Profilo del Project Manager (competenze “soft”)



Flessibilità - che non deve intendersi come
arrendevolezza bensì come duttilità, malleabilità, e,
più in generale, disponibilità ad adattarsi facilmente
alle situazioni contingenti che non è detto risultino
sempre gradite
Tenacia - che non deve mai diventare ostinazione
o accanimento, ma che deve tradursi nella
perseveranza nel perseguire determinati obiettivi
Capacità di analisi e di sintesi - grazie alle quali
poter assumere decisioni più consapevoli
B-29
Profilo del Project Manager (competenze “soft”)


Disponibilità al dialogo - che significa sensibilità
e apertura nei confronti dei propri interlocutori e, di
conseguenza, cordialità, affabilità, gentilezza e
cortesia nell’intrattenere i rapporti interpersonali
Leadership - Al responsabile di progetto viene
solitamente attribuita una forte “densità di
responsabilità” alla quale talvolta si accompagna
una “labile attribuzione di potere”.
B-30
Profilo del Project Manager: Il “commitment”
Comportamenti che rafforzano l’adesione altrui:

Concentrarsi e fare concentrare su ciò che conta

Dare l’esempio (quando si tratta di influire sugli altri, l’esempio non è la
cosa principale; è tutto)

Premiare la collaborazione ed i risultati

Reagire ai comportamenti denigratori
31
Il ruolo del Project Manager secondo Cartesio
Secondo Cartesio
1.
2.
3.
4.
La prima regola è di non accettare mai cosa alcuna come
vera a meno di non conoscerla evidentemente come tale.
La seconda regola è di dividere ognuna delle difficoltà che
io esamini, in tante piccole parti quanto sia possibile e
necessario, per meglio risolverle.
La terza regola è di condurre in ordine i miei pensieri,
cominciando dagli oggetti più semplici e più facili da
conoscersi, per salire, a poco a poco e come per gradi,
fino alla conoscenza dei più complessi.
E l’ultima, di fare delle enumerazioni così complete e delle
rassegne così generali, da essere sicuro di non omettere
nulla.
B-32
Il project manager
B-33
Il team di progetto

Un progetto si compone di vari compiti (tasks) per ciascuno dei quali è
richiesto personale di determinata esperienza e qualificazione.

In senso lato, tutti i partecipanti a un certo progetto si possono
considerare membri del team di progetto.

Figure tipiche del team di progetto sono: il project manager, i functional
project leaders, specialisti vari, talvolta i rappresentanti di
organizzazioni esterne.
34
Condizioni per costituire un team di progetto

Individuazione esplicita dei membri del team con definizione del ruolo e
delle responsabilità

Obiettivi di progetto chiari

Piano di lavoro realistico, con scadenze chiare

Regole ben ragionate sul flusso delle informazioni

Leadership del PM
35
La progettazione europea
La relazione tra progetti, programmi e politiche
Un progetto ben formulato dovrebbe derivare
da un appropriata combinazione tra le priorità
politiche europee, nazionali, regionali e le
priorità del partenariato di progetto
37
La relazione tra progetti, programmi e politiche
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Il Project Cycle Management
Il Project Cycle Management è un termine usato per
descrivere la gestione delle attività e dei processi
decisionali. L’uso del PCM assicura che:
 I progetti siano di supporto agli obiettivi e alle strategie
delle politiche sovraordinate europee, nazionali regionale
e dei partner
 I progetti abbiano impatto sui reali problemi dei
destinatari
 I progetti siano fattibili, cioè realisticamente realizzabili
attraverso le risorse a disposizione
 I benefici generati siano sostenibili ne tempo
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PERCHÉ IL PROJECT CYCLE MANAGEMENT ?
Nel corso degli anni ’80 i Rapporti di Valutazione eseguiti dagli esperti della EC
indicavano che una parte consistente e crescente dei progetti era mal eseguita
o poco efficace …
ESPERIENZE PREGRESSE
PCM
- Quadro strategico poco chiaro
- Approccio settoriale
- Progetti dominati dall’offerta
- Soluzioni dominate dalla domanda
- Debole analisi della situazione
- Miglioramento nell’analisi
- Pianificazione orientata alle attività
- Pianificazione orientata agli obiettivi
- Impatto non verificabile
- Impatto verificabile
- Pressione all’esborso
- Enfasi sulla qualità
- Visione di breve termine
- Fuoco sulla sostenibilità
- Documenti di progetto imprecisi e
- Formati standardizzati
disomogenei
Il project cycle
41
42
Il project cycle: Fase 1 Programming
Nella fase di programmazione si realizzano le seguenti
attività:
1. Monitoraggio delle opportunità e identificazione
della fonte di finanziamento (programma, call for
proposal, ecc..)
2. Identificazione degli stakeholder e valutazione dei
loro fabbisogni, interessi e capacità
3. Identificazione e analisi dei principali problemi e
opportunità
4. Formulazione degli obiettivi connessi ai problemi
individuati
5. Identificazione di una strategia che tenga conto
dell’analisi realizzata, dei vincoli e delle lezioni
apprese da precedenti esperienze
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Il project cycle: Fase 2 Identification
Lo scopo della fase di identificazione è:
• Identificare l’idea progetto
• Valutare la rilevanza e la fattibilità di tale idea
• Elaborare un proposta progettuale di massima
(project charter)
44
Il project cycle: Fase 2 Identification
Come nasce una buona idea progetto?
Creatività/Immaginazione
Seminari e incontri
informativi e di
disseminazione sul
programma
Interviste e esperti,
testimoni “privilegiati”
e portatori di interesse
Benchmarking esperienze progettuali
precedenti già ammesse a
finanziamento
IDEA
PROGETTO!!
Analisi dei problemi relativa al
contesto e ai beneficiari su cui il
progetto intende impattare
Analisi delle priorità
strategiche del
programma prescelto
Analisi puntuale delle
politiche comunitarie,
nazionali e regionali di
settore
Esigenze e aspettative
dell’organizzazione di
appartenenza
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Il project cycle: Fase 2 Identification
Passi per l’identificazione
Passo 1 : Analisi esigenze/fattibilità
Passo 2 : Decisione
Passo 3: Idea progetto
Passo 4 : Project Charter - Ufficializzazione del progetto
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Il project cycle: Fase 2 Identification
Project Charter: cos’è?
Il Project Charter rappresenta l’ufficializzazione del
progetto. E’ composto da una scheda ‘pubblica’ che
illustra i motivi scatenanti del progetto, i principali
obiettivi, i principali vincoli, i principali rischi.
E’ il ‘certificato battesimale’ del progetto ed ufficializza il
Project Manager.
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Il project cycle: Fase 2 Identification
Project Charter: perchè?
Per ufficializzare l’avvio del progetto
Per dare delega al Project Manager
Per chiarire a tutti, il perché dell’avvio del progetto
Per ufficializzare gli obiettivi del progetto
Per permettere a tutti di riferirsi in maniera omogenea
ed inequivocabile al progetto
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Scopo della fase di formulazione è identificare e definire
l’ambito e il costo del progetto, la stima delle durate di
ogni attività, la schedulazione delle attività, con le relative
dipendenza logiche, considerando le richieste e la
disponibilità di risorse.
Così come per la fase di Identificazione, i partner e gli
stakeholder dovrebbero avere un ruolo fondamentale
nella formulazione del progetto in modo da assicurare:
• Efficacia del progetto nell’impattare reali bisogni e
problematiche
• Senso di appartenenza e impegno da parte di tutti i
partecipanti
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Cosa dice il Bando??
VALORIZZATO
(SI / NO)
COSTI
ELEGGIBILI
DURATA
DELL’AZIONE
DOCUMENTI RICHIESTI
E RELATIVI FORMAT
(APPLICATION FORM
QUADRO LOGICO
BUDGET
LEGAL ENTITY FORM, ECC.)
IL BANDO DI
PROGETTO
(guidelines)
AMMONTARE TOTALE,
E % DEI
COFINANZIAMENTI
AZIONI
ELEGGIBILI
(AREE/SETTORI/
PRIORITA’)
ORGANISMI
AMMESSI
AL BANDO
Il project cycle: Fase 3 Formulation
IL DOCUMENTO DI PROGETTO
r
La struttura del documento (application form) o la sequenza delle
richieste può cambiare in base allo strumenti finanziario, ma i dati e le
informazioni chiave da produrre restano sempre le seguenti:
L’APPLICANT
DATI e “CV”
(possibili CONSORZI)
QUADRO LOGICO
CRONOGRAMMA
ATTIVITA’
DESCRIZIONE
DELL’INIZIATIVA
E DELLE RISORSE
NECESSARIE
IL/I
PARTNER
LOCALE/I
PIANO
FINANZIARIO
(BUDGET)
Il project cycle: Fase 3 Formulation
Il progetto in ogni caso dovrà puntualmente identificare:
• Gli obiettivi generali e specifici che si vogliono
raggiungere
• I “pacchetti di lavoro” (work package), ovvero ciò che è
compreso o meno nel progetto
• Le attività da svolgere per la realizzazione di ciascun
work package
• La stima delle durate per completarle
• Gli obiettivi intermedi (milestone)
• Le interdipendenze tra le attività
• Il fabbisogno di risorse
• L’assegnazione delle responsabilità
• I vincoli interni e esterni all’organizzazione di progetto
• La stima dei costi e il budget disponibile
• L’individuazione e la valutazione dei rischi
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Pianificazione delle Risorse
PASSI
Passo 2: analisi risorse necessarie
Passo 1: individuazione disponibilità
Passo 3: calcolo carico risorse
e analisi sovraccarico e sottocarico
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Pianificazione dei Costi
PASSI
Passo 2: attribuzione costi ad attività
Passo 1: identificazione costi risorse
e materiali
Passo 3: calcolo budget
54
55
Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 3 Formulation
Quali sono i requisiti di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Questa è la fase principale per la realizzazione del
progetto
I processi di implementazione comprendono
l’insieme delle attività tese ad acquisire e coordinare
le risorse di progetto e a dirigere lo stesso portandolo
a completamento con la realizzazione dei
prodotti/servizi richiesti e rispondenti al livello
qualitativo atteso
Il gruppo di gestione del progetto deve dirigere le
varie attività in termini tecnici e organizzativi
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Monitoraggio e revisioni regolari
L’implementazione può essere vista come un processo continuo
di apprendimento attraverso l’esperienza.
Il Project management deve tenere traccia di come il progetto
progredisce in termini di spesa, utilizzo delle risorse,
implementazione delle attività, consegna dei risultati e gestione
dei rischi.
Questo può essere ottenuto attraverso il monitoraggio e l’audit che
si sostanziano nella raccolta, analisi e utilizzo di informazioni.
Regolari revisioni dell’avanzamento del progetto dovrebbero
coinvolgere tutti gli attori.
Lo scopo è costruire una riflessione strutturata e comune sui
problemi fondamentali e le azioni correttive da intraprendere
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Pianificare e ri-pianificare
I progetti sono delle previsioni su quello che
accadrà in futuro, per questo devono essere
modificabili in progress sulla base di quello che
accade durante l’implementazione
Il Logical Framework, le attività, il budget devono
essere periodicamente verificati, rifiniti e aggiornati
sulla base dell’esperienza
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Pianificare e ri-pianificare
70
Il project cycle: Fase 4 Implementation
Pianificare e ri-pianificare
Il Project management deve produrre
sull’avanzamento fisico e finanziario.
report
Lo scopo di tali report è:
 Informare gli stakeholder sui progressi del
progetto in confronto con quanto programmato, sui
problemi incontrati e sulle azioni correttive;
 Realizzzare un documento formale su quanto
realizzato utile per il processo di rendicontazione
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Come si valuta l’efficacia e il buon andamento di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Come si valuta l’efficacia e il buon andamento di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Come si valuta l’efficacia e il buon andamento di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Come si valuta l’efficacia e il buon andamento di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 4 Implementation
Come si valuta l’efficacia e il buon andamento di un progetto europeo?
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Il project cycle: Fase 5 Evaluation & Audit
Il monitoraggio e il controllo sono trasversali
all’intera vita del progetto.
I processi di controllo sono eseguiti per
monitorare
l’esecuzione
del
progetto
e
identificare tempestivamente gli scostamenti
dal piano, in modo da poter adottare, ove
necessario adeguate misure correttive.
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Il project cycle: Fase 5 Evaluation & Audit
L’azione di controllo si articola in una serie di passi
successivi
che,
nell’ordine,
consistono
sostanzialmente in:
1. Rilevazione dei dati (monitoraggio)
2. Analisi degli scostamenti e delle criticità rispetto
al piano di riferimento corrente
3. Individuazione delle cause che hanno
determinato tali scostamenti
4. Valutazione di azioni correttive e dell’impatto
sul progetto di possibili varianti
5. Ripianificazione con l’inclusione delle soluzioni
approvate
79
Il project cycle: Fase 5 Evaluation & Audit
Il controllo del progetto non va visto come un
intervento teso a individuare i “colpevoli” di ritardi
o di sforamenti di budget quanto piuttosto come
un’azione collaborativa volta alla ricerca di
quanto si potrà fare nel tempo che resta prima della
chiusura del progetto.
Si tratta quindi di un’attività orientata alla
cooperazione e volta a responsabilizzare il
comportamento dei componenti del team di
progetto per il miglioramento delle prestazioni
future.
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Il project cycle: Fase 5 Evaluation & Audit
Controllo del Progetto
PASSI
Passo 1 : Rilevazione avanzamenti
Passo 2 : Approvazione degli avanzamenti
Passo 5 : Aggiornamento piano
temporale ed economico a finire
Passo 3 : Verifica avanzamento
progetto
Passo 4 : Correzioni
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
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Il project cycle: Fase 5 Evaluation & Audit
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