FASCICOLO N. 1/1999: Finanziamento di soggiorni e visite di studio per studenti
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1. RIFERIMENTI NORMATIVI
•
Statuto dell'Università degli Studi di Trento (emanato con DPR 26 aprile 1984, n. 487 e successive
modifiche) ed in particolare l'art. 2, comma 2;
•
D.R. 1 giugno 1992, n. 1159, "Regolamento per il finanziamento di soggiorni e visite di studio per
studenti";
•
D.R. 9 aprile 1998, n. 308, con il quale il Rettore conferisce la delega per l'esercizio di tale funzione
amministrativa al responsabile della Ripartizione servizi agli studenti e laureati.
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2. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA
- MODELLO NORMATIVO –
Sulla base di tali riferimenti è possibile definire il seguente modello normativo:
L'Università ai sensi dell'art. 2, secondo comma, dello Statuto, può intervenire con fondi da
art. 1, co. 1, Reg.
destinarsi a favore di studenti regolarmente iscritti ai corsi di laurea o di diploma per il
conseguimento dei seguenti obiettivi:
a) brevi soggiorni individuali di studio e di ricerca presso istituti universitari, impianti
industriali enti o laboratori di ricerca italiani e stranieri per ricerche per tesi di laurea o
partecipazione
a
seminari
e
corsi
di
specializzazione
od
attività
similari;
b) visite collettive di istruzione allo scopo di perfezionare la preparazione culturale e
professionale presso musei, gallerie, impianti industriali, centri di studio e di ricerca in Italia
e all'estero;
c) partecipazione a programmi di scavi in luoghi di particolare interesse archeologico.
I fondi destinati al finanziamento delle iniziative di cui al presente regolamento, vengono
annualmente ripartiti tra le varie Facoltà con delibera del Senato Accademico.
art. 1, co. 2, Reg.
Le domande dovranno essere inoltrate al Preside della Facoltà di appartenenza. L'inoltro
art. 2, cc. 1 e 2, Reg.
dovrà avvenire a cura dello studente nel caso di soggiorni individuali, a cura del professore
ufficiale della materia nel caso di visite o soggiorni collettivi.
Le domande per soggiorni individuali vanno corredate dal parere di un docente che attesti
art. 2, co. 3, Reg.
l'effettiva utilità della richiesta. In ogni domanda dovranno essere indicati i seguenti elementi:
1. generalità del/i beneficiario/i;
2. scopo dell'iniziativa. Il richiedente dovrà specificare in un programma particolareggiato gli
obiettivi del soggiorno o della visita di studio o dell'attività di ricerca oggetto della domanda
di finanziamento;
3. preventivo di spesa.
Le richieste di finanziamento saranno esaminate dal Preside di Facoltà, ovvero da apposita
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Commissione nominata dal medesimo.
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art. 3, co. 1, Reg.
I finanziamenti saranno assegnati con decreto rettorale e la liquidazione della cifra erogata
avverrà solo su presentazione di idonea documentazione di spesa.
art. 4, co. 1, Reg.
Potranno essere rimborsate:
- spese di viaggio con mezzi di linea (II° classe o classe economica per i viaggi aerei);
art. 4, co. 2, Reg.
- spese di alloggio per un importo massimo di lire 50.000 al giorno per persona e per un
massimo di 15 giorni consecutivi salvo deroghe del Senato Accademico per casi particolari;
- biglietti di ingresso a musei, biblioteche e simili;
- iscrizione a seminari o corsi.
Per l'effettuazione di programmi di scavi archeologia il periodo massimo di soggiorno può
essere prolungato fino a 30 giorni consecutivi.
art. 4, co. 3, Reg.
Le singole iniziative (individuali e collettive) potranno essere effettuate solo dopo l'avvenuta
comunicazione agli interessati da parte degli Uffici competenti dell'assegnazione dei fondi.
art. 5, co. 1, Reg.
L'Amministrazione non provvederà al rimborso di iniziative effettuate con inosservanza di
quanto sopra specificato.
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- MODELLO REALE Le indicazioni di diritto positivo contenute nel modello normativo vengono coniugate, nella realtà
amministrativa, con ulteriori elementi che dipendono dalla disponibilità e dall’allocazione delle risorse,
dall’organizzazione del lavoro d’ufficio, dalle caratteristiche dei flussi comunicativi interni ed esterni, dal
coordinamento con norme che disciplinano ambiti interessati, seppur indirettamente, dalla procedura in esame. Il
risultato di questo intreccio è il modello reale del procedimento, il quale evidenzia nel dettaglio le singole
operazioni effettivamente svolte dai vari uffici ed amministrazioni coinvolte.
Nella ricostruzione del modello reale si distinguono le due ipotesi di brevi soggiorni individuali oppure di
visite o soggiorni collettivi:
•
BREVI SOGGIORNI INDIVIDUALI
1. Lo studente richiedente si reca presso la Segreteria di presidenza della Facoltà di appartenenza chiedendo
informazioni sulla procedura in esame. Contestualmente al rilascio delle informazioni richieste, la segreteria
consegna al richiedente un modulo prestampato da utilizzare per la presentazione della richiesta di finanziamento
e, in un secondo momento, per la richiesta di rimborso delle spese di viaggio.
Le sezioni dedicate alle due diverse istanze sono chiaramente distinte, pur essendo il modulo stampato su un
unico foglio (verranno infatti divise successivamente).
2. Lo studente compila la prima parte del modulo (richiesta di finanziamento) indicando:
- propri dati anagrafici (nome/cognome; luogo/data nascita);
- residenza (indirizzo, provincia);
- percorso di studi (anno di iscrizione, facoltà di appartenenza, numero matricola);
Indica inoltre:
- il motivo della richiesta (cfr. art. 1, comma 1, Reg.);
- la destinazione del viaggio;
- il periodo di permanenza (dal... al.....; tot. giorni; tot. pernottamenti);
- il mezzo utilizzato (treno, aereo, pullman, altro);
- il preventivo di spesa (spese viaggio; spese soggiorno; totale contributo richiesto).
La richiesta va datata e sottoscritta.
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3. Compilata la parte del modulo di sua competenza, lo studente contatta il docente referente il quale a sua
volta compila la sezione a lui riservata, dichiarando le motivazioni attestanti l'utilità dell'iniziativa.
4. Il modello utilizzato per la richiesta di finanziamento, completo in tutte le sue parti (studente e docente),
viene consegnato ad opera dello studente alla segreteria di presidenza della Facoltà che ne trattiene una parte
(richiesta di finanziamento), riconsegnando invece allo studente la parte che verrà utilizzata, a conclusione del
viaggio, per la richiesta di rimborso delle spese sostenute.
A questo punto lo studente ha esaurito i propri adempimenti, ma per partire deve attendere la
comunicazione di assegnazione dei fondi.
***
Per quanto riguarda le fasi procedurali di competenza delle singole facoltà, ogni centro segue una propria
prassi, in parte conseguenza di diverse esigenze didattiche, in parte di una diversa organizzazione del lavoro.
5.1. Facoltà di Economia
5.1.1. Le richieste di finanziamento vengono esaminate dal Preside il quale si pronuncia, di volta in volta,
su ciascuna singolarmente. Il criterio principale che guida la discrezionalità della scelta è costituito da un importo
medio finanziabile assunto come riferimento e calcolato sulla base delle informazioni possedute ad inizio anno
(entità dei fondi assegnati alla facoltà, numero atteso di richieste da parte degli studenti). L'esito della decisione
viene formalizzato mediante l'apposizione di un visto nell'apposito spazio del modello riservato alla Facoltà. I
tempi richiesti mediamente per l'approvazione sono molto contenuti (1-5 giorni).
5.1.2.1. In caso di approvazione del viaggio e conseguente attribuzione del finanziamento richiesto,
l'originale del modulo "richiesta di finanziamento" con il visto del Preside viene trasmesso per posta interna (copia
rimane invece alla Presidenza) all'Ufficio borse e premi di studio (Ripartizione servizi agli studenti e laureati Divisione gestione servizi agli studenti e laureati).
5.1.2.2. Non si è invece mai verificata l'esigenza di respingere formalmente una richiesta di finanziamento,
dal momento che di prassi il docente referente contatta preventivamente la presidenza (Segreteria e Preside)
verificando la disponibilità dei fondi e accordandosi sull'assegnazione (integrale o parziale) del contributo.
5.2. Facoltà di Giurisprudenza
5.2.1. Considerato l'elevato numero di richieste in rapporto ai fondi normalmente a disposizione della
Facoltà, per evitare di penalizzare gli studenti che compiono dei viaggi negli ultimi mesi dell'anno (allorché i fondi
a disposizione potrebbero essere ormai esauriti) lo stanziamento iniziale viene equamente ripartito in riferimento
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alle uscite di competenza del primo o del secondo semestre. Di conseguenza gli studenti sono invitati a presentare
la propria richiesta di finanziamento entro un termine perentorio preventivamente stabilito (dicembre per i viaggi
da compiersi nel periodo gennaio - giugno dell'anno seguente; giugno per i viaggi programmati per il secondo
semestre). Tali richieste vengono quindi esaminate dal Consiglio di Facoltà, il quale si pronuncia esaminando
contestualmente più proposte e scegliendo quindi i viaggi da finanziare. I principali criteri di scelta sono
individuabili nella motivazione del viaggio, nella destinazione, nel periodo e nella durata del soggiorno, etc., anche
se normalmente l'intento è quello di ripartire proporzionalmente i fondi in modo da soddisfare, seppure
parzialmente, tutte le richieste. Per mantenere le singole voci di spesa entro parametri omogenei, il Consiglio di
Facoltà ha comunque deliberato (seduta del 18 novembre 1998) un limite massimo di lire 1.500.000 per ciascuna
assegnazione. La decisione assunta dall'organo collegiale viene quindi formalizzata riportandola nel verbale delle
deliberazioni.
5.2.2.1. In caso di approvazione del viaggio e conseguente attribuzione del finanziamento richiesto,
l'originale del modulo "richiesta di finanziamento" viene trasmesso per posta interna (copia rimane invece alla
Presidenza) all'Ufficio borse e premi di studio (Ripartizione servizi agli studenti e laureati - Divisione gestione
servizi agli studenti e laureati).
5.2.2.2. Alla luce di quanto sopra illustrato, non si è mai verificata l'esigenza di rifiutare formalmente una
richiesta di finanziamento.
5.3. Facoltà di Ingegneria
5.3.1. Al momento dell'assegnazione dei fondi alla Facoltà, il Preside provvede a ripartire equamente le
somme disponibili tra i tre corsi di laurea, riservando una parte, seppur minore, alle esigenze dei corsi di diploma.
Le singole richieste di finanziamento vengono quindi esaminate dal Consiglio di corso di laurea e le decisioni
formalizzate con delibera dello stesso organo collegiale, sulla base della quale si provvede in un secondo momento
ad autorizzare le singole iniziative. L'ipotesi di assegnazione di contributi per brevi soggiorni individuali assume
tuttavia in realtà un carattere meramente residuale, avendo la Facoltà deciso di attribuire una posizione
preferenziale ai viaggi e alle visite collettive.
5.3.2.1. In caso di approvazione del viaggio e conseguente attribuzione del finanziamento richiesto,
l'originale del modulo "richiesta di finanziamento" viene trasmesso per posta interna (copia rimane invece alla
Presidenza) all'Ufficio borse e premi di studio (Ripartizione servizi agli studenti e laureati - Divisione gestione
servizi agli studenti e laureati).
5.3.2.2. Non si è invece mai verificata l'esigenza di respingere formalmente una richiesta di finanziamento,
dal momento che di prassi il docente referente contatta preventivamente la presidenza (Segreteria e Preside)
verificando la disponibilità dei fondi e accordandosi sull'assegnazione (integrale o parziale) del contributo.
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5.4. Facoltà di Lettere
5.4.1. Considerato l'elevato numero di richieste di finanziamento, la Facoltà ha ritenuto opportuno adottare
proprie disposizioni regolamentari aventi carattere attuativo ed integrativo rispetto al regolamento di ateneo, le
quali introducono ulteriori limiti al finanziamento di tali iniziative (i viaggi sono rimborsabili solamente se
rientranti nelle esigenze emerse nell'ambito del lavoro di tesi, sono esclusi dall'assegnazione del contributo gli
studenti che in passato abbiano già beneficiato di tale opportunità, etc.). Per quanto riguarda la procedura seguita
per l'assegnazione dei contributi, dallo scorso anno accademico la Facoltà ha abbandonato il modello di
programmazione a semestri (cfr. modalità attualmente seguita a Giurisprudenza) ed ha invece adottato il criterio
del finanziamento delle richieste singolarmente avanzate sino ad esaurimento dei fondi disponibili (considerati
troppo esigui per essere oggetto di una programmazione iniziale). E' quindi il Preside a "vistare" di volta in volta le
singole richieste decidendo l'importo da assegnare. I tempi richiesti mediamente per l'approvazione sono molto
contenuti (da 1 a 5 giorni al massimo).
Al fine di recuperare le somme inutilizzate rendendole disponibili per altri studenti, la stessa Segreteria di
Presidenza svolge delle verifiche telefoniche per assicurarsi dell'effettivo svolgimento del viaggio da parte dei
richiedenti.
5.4.2.1. In caso di approvazione del viaggio e conseguente attribuzione del finanziamento richiesto,
l'originale del modulo "richiesta di finanziamento", vistato dal Preside, viene trasmesso per posta interna (copia
rimane invece alla Presidenza) all'Ufficio borse e premi di studio (Ripartizione servizi agli studenti e laureati Divisione gestione servizi agli studenti e laureati).
5.4.2.2. Non si è mai verificata l'esigenza di respingere formalmente una richiesta di finanziamento, dal
momento che di prassi il docente referente contatta preventivamente la presidenza (Segreteria e Preside)
verificando la disponibilità dei fondi e accordandosi sull'assegnazione (integrale o parziale) del contributo.
5.5. Facoltà di Scienze
5.5.1. Le richieste di finanziamento vengono esaminate dal Preside il quale si pronuncia, di volta in volta,
su ciascuna singolarmente. L'esito della decisione viene formalizzato mediante l'apposizione di un visto nello
spazio del modello riservato alla Facoltà. I tempi richiesti mediamente per l'approvazione sono molto contenuti (da
1 a 5 giorni al massimo).
5.5.2.1. In caso di approvazione del viaggio e conseguente attribuzione del finanziamento richiesto,
l'originale del modulo "richiesta di finanziamento", vistato dal Preside, viene trasmesso per posta interna (copia
rimane invece alla Presidenza) all'Ufficio borse e premi di studio (Ripartizione servizi agli studenti e laureati Divisione gestione servizi agli studenti e laureati).
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5.5.2.2. Non si è mai verificata l'esigenza di respingere formalmente una richiesta di finanziamento, dal
momento che di prassi il docente referente contatta preventivamente la presidenza (Segreteria e Preside)
verificando la disponibilità dei fondi e accordandosi sull'assegnazione (integrale o parziale) del contributo.
5.6. Facoltà di Sociologia e Diploma in servizio sociale
5.6.1. Le richieste di finanziamento vengono esaminate dal Preside il quale si pronuncia, di volta in volta,
su ciascuna singolarmente. Allo studente viene chiesto di allegare alla domanda anche una breve relazione
sull'iniziativa. Al termine del viaggio seguirà a sua volta l'invio di un breve resoconto. La facoltà ha scelto di non
finanziare in ogni caso interamente il viaggio dello studente ma di contribuire allo stesso con un finanziamento a
parziale copertura delle spese sostenute. Anche in tal caso l'approvazione del Preside viene formalizzata tramite
l'apposizione di un visto nell'apposito spazio del modello. I tempi richiesti mediamente per l'approvazione sono
molto contenuti (da 1 a 5 giorni al massimo).
5.6.2.1. In caso di approvazione del viaggio e conseguente attribuzione del finanziamento richiesto,
l'originale del modulo "richiesta di finanziamento", vistato dal Preside, viene trasmesso per posta interna (copia
rimane invece alla Presidenza) all'Ufficio borse e premi di studio (Ripartizione servizi agli studenti e laureati Divisione gestione servizi agli studenti e laureati).
5.6.2.2. Non si è mai verificata l'esigenza di respingere formalmente una richiesta di finanziamento, dal
momento che di prassi il docente referente contatta preventivamente la presidenza (Segreteria e Preside)
verificando la disponibilità dei fondi e accordandosi sull'assegnazione (integrale o parziale) del contributo.
***
6. L'Ufficio borse e premi di studio, sulla base della documentazione inviata da ciascuna facoltà,
predispone periodicamente un decreto rettorale, provvedimento per mezzo del quale viene imputata sull'apposito
capitolo di bilancio la somma complessiva concessa a finanziamento delle diverse uscite.
Normalmente il criterio seguito nel determinare la tempistica di predisposizione del decreto è anzitutto
l'ammontare complessivo della somma da imputare a bilancio: difficilmente viene predisposto un decreto per
somme complessivamente inferiori alle 600-700 mila lire (in tal caso si preferisce attendere l'approvazione di altri
finanziamenti che nel decreto verranno quindi cumulati, pur rimanendo ovviamente l'indicazione puntuale dei
singoli beneficiari e delle spese massime loro rimborsabili). Il provvedimento viene comunque predisposto qualora
nel termine massimo di 20-25 giorni non pervengano all'ufficio altre richieste approvate dalle facoltà.
7. Il decreto così predisposto viene sottoscritto ed emanato dal dirigente responsabile della Ripartizione
servizi agli studenti e laureati a tal fine appositamente delegato dal Rettore.
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8. Contestualmente all'emanazione del decreto l'Ufficio borse e premi di studio provvede a redigere:
- una comunicazione indirizzata al Preside di Facoltà contenente l'indicazione degli studenti "autorizzati" e
dei singoli importi assegnati. In allegato si allega un prospetto riepilogativo delle iniziative autorizzate nell'anno
corrente, con i singoli importi assegnati, i nominativi degli studenti e dei docenti referenti, il numero del
provvedimento (decreto) autorizzatorio, la disponibilità residua dei fondi.
- una comunicazione indirizzata allo studente, mediante la quale lo si informa dell'accoglimento della sua
richiesta, viene indicata la spesa massima rimborsabile, gli viene infine ricordato l'ufficio (Divisione bilancio)
presso il quale dovrà presentare, a conclusione del viaggio, la richiesta di rimborso, servendosi dell'apposito
modello ed allegando idonea documentazione.
9. Le comunicazioni vengono inviate per posta interna all'ufficio protocollo dell'Università (Amm.ne
centrale) che provvede alla loro registrazione in uscita ed al conseguente invio ai destinatari.
Viene infine trasmessa (sempre per posta interna) copia del decreto di assegnazione alla Divisione bilancio.
10. La Divisione bilancio provvede a registrare l'impegno di spesa andando ad imputare le somme concesse
a rimborso nel relativo capitolo di bilancio (2.1.04.) per mezzo del sistema informativo contabile.
11. Al ricevimento della comunicazione di accoglimento della richiesta, lo studente è autorizzato a
compiere il viaggio conoscendo la somma massima rimborsabile.
12. Al ritorno dal viaggio, lo studente compila il modulo cartaceo rimasto in suo possesso, indicando:
- propri dati anagrafici;
- residenza (indirizzo, provincia) ed eventuale domicilio (se diverso);
- numero telefonico;
- codice fiscale;
- percorso di studi (facoltà di appartenenza, numero matricola);
- destinazione del viaggio;
- periodo di permanenza (dal... al.....);
- estremi del provvedimento (decreto) con il quale è stata autorizzata la spesa.
Egli specifica inoltre le varie voci di spesa per le quali chiede il rimborso (spese viaggio: distinte per mezzo,
tratto di percorrenza; spese alloggio: albergo, collegi, case private, etc.; biglietti di ingresso a musei, biblioteche
ed iscrizioni a convegni), provandole con la relativa documentazione in allegato, indica la somma
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complessivamente richiesta e le modalità scelte per il pagamento (accredito sul conto corrente, comunicazione al
domicilio). La richiesta viene datata e sottoscritta.
13. Lo stesso studente contatta nuovamente il docente proponente il quale, compilando l'apposita sezione
del modulo al lui riservata, esprime parere favorevole alla liquidazione delle spese così documentate apponendo il
proprio visto.
14.1. La documentazione (modulo di richiesta rimborso + quietanze di pagamento), viene consegnata dallo
studente alla Divisione bilancio che procede contestualmente ad un controllo sulla correttezza e completezza della
documentazione prodotta, segnalando l'esigenza di sanare eventuali difformità o mancanze.
14.2. Presso le facoltà di Ingegneria e Scienze, considerata l'ubicazione della sede universitaria,
particolarmente distante dagli uffici della ragioneria, al fine di facilitare gli studenti sono le stesse segreterie di
Presidenza a ricevere la documentazione prodotta provvedendo d'ufficio all'invio (tramite posta interna) alla
Divisione bilancio.
15. Qualora la documentazione risulti essere corretta, la Divisione bilancio trasmette il modello contenente
la richiesta di rimborso al dirigente responsabile della propria Ripartizione (Rip. finanze e patrimonio) per
l'apposizione sullo stesso del timbro e del visto con i quali viene autorizzata la liquidazione della somma concessa
a rimborso.
16. La Divisione bilancio procede quindi alla predisposizione del mandato di pagamento e al suo invio
all'istituto di credito tesoriere che provvederà quindi a mettere a disposizione dello studente la somma concessa a
rimborso secondo le modalità indicate dallo stesso studente e riportate nel provvedimento (mandato) con il quale si
ordina il pagamento. Modalità che possono essere di tre tipi:
- accredito su conto corrente intestato al beneficiario del rimborso;
- disponibilità della somma in contanti presso lo stesso tesoriere;
- invio a mezzo posta di un assegno circolare negoziabile presso un qualsiasi altro istituto di credito (es. banca
della propria città).
In media, per lo svolgimento di tali operazioni, la Divisione bilancio impiega circa 15 giorni. I tempi
richiesti per le operazioni di competenza dell'istituto di credito tesoriere variano invece sensibilmente a seconda
della modalità di pagamento richiesta (le somme accreditate su conto corrente sono infatti disponibili in 2-3 giorni,
mentre nell'ipotesi di invio di assegno circolare possono trascorre anche 15 giorni).
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VISITE O SOGGIORNI COLLETTIVI
Le visite ed i soggiorni collettivi sono in realtà particolare espressione di esigenze didattiche specifiche di
ciascuna Facoltà. Per questo motivo, mentre alle visite collettive si riconosce una precisa priorità (rispetto a quelle
individuali) presso i corsi di laurea della facoltà di Ingegneria, esse sono notevolmente più contenute presso la
facoltà di Sociologia, per divenire assai sporadiche nella "tradizione" di Economia, Giurisprudenza e Scienze. Per
quanto riguarda la facoltà di Lettere, infine, negli ultimi anni accademici si è deciso di escludere le iniziative
collettive dalla possibilità di beneficiare di tali finanziamenti, considerata la scarsità di risorse in rapporto alle
richieste normalmente presentate da singoli studenti impegnati nel lavoro di tesi.
Dal punto di vista della prassi amministrativa, la procedura non presenta tuttavia differenze particolarmente
rilevanti rispetto all'ipotesi di uscite individuali, almeno per quanto riguarda le principali fasi dell'iter.
Merita una segnalazione solamente il fatto che in tal caso la proposta viene redatta e motivata dallo stesso
docente proponente che la sottopone anche al vaglio degli organi deputati ad autorizzare le relative spese (Preside,
Consiglio di facoltà, Consiglio di corso di laurea). Alla richiesta vengono allegati, sempre a cura del docente, i
nominativi degli studenti che parteciperanno all'iniziativa con l'indicazione dei relativi dati anagrafici e fiscali.
Per quanto riguarda invece la fase dell'erogazione del contributo a parziale o totale rimborso delle spese
sostenute, coesistono diverse ipotesi: in taluni casi sarà compito dello studente chiedere singolarmente il proprio
rimborso precedentemente stabilito, in altri casi (e sono la maggioranza) le spese vengono documentate
cumulativamente (es. fattura emessa dalla ditta che ha effettuato il trasporto) e come tali liquidate e pagate.
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13
Alcuni dati sull'andamento dei finanziamenti per viaggi-studio degli studenti per singole facoltà:
1997
Spesa
Stanziamento
assestato
Disponibile
(impegnata)
Stanziamento
assestato
1998
Spesa
Disponibile
(impegnata)
(al 3/02/99)
ECONOMIA
31.000.000
27.714.600
3.285.400
29.000.000
15.338.106
13.661.894
GIURISPRUDENZA
27.000.000
27.000.000
0
30.000.000
28.063.149
1.936.851
INGEGNERIA
34.000.000
32.643.650
1.356.350
32.560.000
32.048.060
511.940
LETTERE
52.000.000
50.150.890
1.849.110
16.065.000
14.906.916
1.158.084
SCIENZE
20.000.000
19.525.100
474.900
18.000.000
12.841.703
5.158.297
SOCIOLOGIA
28.000.000
25.778.455
2.221.545
121.500.000
13.795.604
107.704.396
SERV. SOCIALE*
44.000.000
2.376.000
41.624.000
98.500.000
97.065.300
1.434.700
* N.B.: Nella spesa imputata al Diploma di servizio sociale sono compresi gli interventi per stage formativi.
Andamento finanziamenti spese viaggi studenti per singole facoltà (1997,1998)
Elaborazione Gruppo semplificazione amministrativa su dati forniti dalla Divisione Bilancio
140.000.000
120.000.000
100.000.000
80.000.000
60.000.000
40.000.000
20.000.000
Disponibile
Impegnato
0
1998
le
socia
Serv.
1997
1998
logia
Socio
1997
1998
ze
Scien
1997
1998
re
Lette
1997
1998
neria
Ingeg
1997
1998
nza
prude
Giuris
1997
1998
omia
Econ
1997
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3. RAPPRESENTAZIONE GRAFICA
•
Il “modello reale” del procedimento, viene rappresentato graficamente anzitutto con l’ausilio di un
diagramma di flusso. L'iter scelto per la rappresentazione è quello "standard", riguardante cioè i brevi soggiorni
individuali autorizzati con visto del Preside che si pronuncia sulla singola richiesta. Le fasi e le operazioni, ma
soprattutto la tempistica della procedura, subiscono ovviamente variazioni anche consistenti in presenza di ipotesi
alternative (Es. approvazione del Consiglio di facoltà che si pronuncia due volte l'anno per tutti i viaggi di
competenza del semestre).
Il diagramma è strutturato secondo un unico livello di dettaglio (singole operazioni), utilizzando le seguenti
forme:
Forma
Descrizione
Indica l’inizio o la fine di un procedimento. Alla forma “terminatore” iniziale viene
aggiunta l’etichetta “Inizio”, mentre a quella finale viene aggiunta l’etichetta “Fine”.
Rappresenta ogni fase o singola operazione del procedimento (modello reale) prevista da
specifiche disposizioni normative.
Rappresenta ogni fase o singola operazione del procedimento (“modello reale”) non
prevista da alcuna disposizione normativa.
Nell’insieme delle attività procedimentali rappresenta le operazioni volte alla
predisposizione di un atto formale giuridicamente rilevante.
Indica un punto in cui deve essere presa una decisione. Di conseguenza da esso partono
generalmente due o più linee di flusso che rappresentano le alternative possibili.
•
Il secondo diagramma illustra invece le dinamiche del flusso di documenti e informazioni che intercorre
tra lo studente richiedente e gli uffici amministrativi dell'Università coinvolti nell'iter procedurale.
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4. PROPOSTE DI SEMPLIFICAZIONE E RAZIONALIZZAZIONE
•
Condizioni operative attuali
Fino allo scorso 9 aprile 1998 il provvedimento che autorizzava l'impegno a bilancio delle singole spese
veniva emanato con decreto rettorale, come del resto è previsto dallo stesso regolamento che disciplina la materia.
Questo comportava tuttavia delle complicazioni procedurali, soprattutto per quanto riguarda la tempistica dell'iter.
Il problema è stato allora risolto (cfr. Percorso di semplificazione n. 2/1997, all'indirizzo web
http://www.jus.unitn.it/sa/p&p/97/2/home.html) comprendendo il provvedimento nel più ampio insieme di
procedure la cui formale adozione è stata delegata dal Rettore al dirigente responsabile della Ripartizione servizi
agli studenti e laureati. In questo modo si è ridotto il termine entro il quale viene pagato il rimborso.
•
Elementi problematici
In questa sede ci si limiterà ad evidenziare i principali elementi problematici riguardanti i passaggi
procedurali comuni alle diverse facoltà. A queste ultime, tenuto conto delle peculiarità e delle diverse esigenze
didattiche, va infatti indubbiamente riconosciuta una certa libertà nell'individuare le forme organizzative che
meglio sembrano garantire una corretta ed equa ripartizione dei fondi tra i soggetti richiedenti, siano essi singoli
studenti o gruppi di studio organizzati. Ciò tuttavia non toglie da un lato che l'esempio di taluni centri didattici
possa fornire indicazioni e modelli utili anche per altre realtà, dall'altro che una minima programmazione delle
iniziative vada indubbiamente a vantaggio della qualità del servizio offerto nonché della stessa gestione
amministrativa della procedura.
A) Numero elevato di unità organizzative direttamente coinvolte nella procedura (complessivamente ben
tre uffici, come evidenziato in particolare nel diagramma n. 2.), con conseguente disorientamento da parte dello
studente che deve interloquire con almeno tre diversi referenti. Tale incertezza è del resto provata dall'esperienza
dell'ufficio che interviene al termine della sequenza procedimentale (Div. bilancio), il quale si vede trasmettere la
documentazione di rimborso talora dalle stesse facoltà, talora dall'ufficio borse e premi di studio, talora
direttamente dallo stesso studente.
B) Tale complessità non è del resto supportata da una chiara ed efficace comunicazione nei confronti dello
studente, con l'indicazione precisa dei referenti per ciascuna fase procedurale, del loro recapito e delle modalità da
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osservare per una corretta presentazione delle richieste e soprattutto della documentazione provante le spese
sostenute allegata all'istanza di rimborso. A tal fine non sempre sono infatti sufficienti le sole informazioni date
verbalmente, seppur con grande disponibilità, oppure il testo integrale del regolamento che viene fornito assieme
alla modulistica (il regolamento, essendo stampato sullo stesso modello utilizzato per la richiesta di finanziamento,
non rimane tuttavia allo studente, che ne perde la disponibilità al momento della presentazione dell'istanza).
C) Nella procedura in esame alla Ripartizione servizi agli studenti e laureati (Responsabile ed Ufficio
borse e premi di studio) è assegnato un ruolo unicamente formale ed ininfluente dal punto di vista della conduzione
sostanziale dell'iter. Il soggetto che sottoscrive e quindi emana il provvedimento che autorizza l'impegno di spesa
(responsabile della Ripartizione, su delega del Rettore), compie in realtà una scelta del tutto dovuta, priva di ogni
discrezionalità, essendo quest'ultima esercitata anzitutto dal Senato accademico ad inizio anno (ripartizione dei
fondi tra le facoltà) ed in un secondo momento dalle stesse Facoltà ed in particolare dagli organi ai quali compete
l'autorizzazione delle diverse iniziative (Preside, Consiglio di facoltà, Consiglio di corso di laurea o diploma).
D) Le disposizioni regolamentari prevedono il necessario intervento di un organo collegiale, il Senato
accademico (espressione apicale degli indirizzi didattici di Ateneo), qualora venga richiesta una deroga alle
disposizioni di cui all'art. 4, comma 2, del regolamento, riguardante il limite massimo consentito per le spese di
soggiorno.
E) Ristrettezza dei criteri all'osservanza dei quali il regolamento (cfr. art. 4) subordina la sussistenza del
diritto al rimborso.
•
Proposte operative
1. In ordine ai profili di criticità di cui ai punti sub A) e C) ed alla luce dei criteri di semplificazione indicati
dal legislatore nazionale (cfr. art. 20, comma 5, lett. a, legge n. 59/1997), si propone una revisione dell'iter
procedurale che tenga conto dei seguenti punti:
a) trasferimento della delega all'emanazione del provvedimento di impegno della spesa dal dirigente
responsabile della Ripartizione servizi agli studenti e laureati al Preside di facoltà, il quale potrà decidere se
esercitare direttamente ed autonomamente la funzione delegata oppure chiedere comunque che la stessa venga in
qualche modo condivisa a livello collegiale ("rafforzata" quindi, ad esempio, con deliberazione del Consiglio di
facoltà/corso di laurea);
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b) di conseguenza sarebbero le segreterie di presidenza delle facoltà (e non più l'Ufficio borse e premi di
studio) a curare la predisposizione di tali provvedimenti autorizzatori i quali, emanati "per il Rettore" dallo stesso
Preside che già autorizza l'iniziativa, verrebbero poi inviati alla Divisione bilancio per i necessari adempimenti
contabili.
c) le segreterie di presidenza delle facoltà potrebbero quindi proporsi quale principale (se non unico)
interlocutore dello studente, curando le comunicazioni inviate allo stesso, accogliendo la richiesta di rimborso
assieme alla documentazione allegata e provvedendo infine ad inviare il tutto d'ufficio alla Divisione bilancio che
provvede alla liquidazione ed il pagamento.
2. In riferimento a quanto evidenziato nel punto sub B), si propone anzitutto di predisporre un apposito
opuscolo informativo che permetta allo studente di avere a disposizione, prima della partenza, il testo del
regolamento integrato e commentato con ulteriori e più specifiche indicazioni. L'esperienza sino ad ora maturata
ha infatti permesso di evidenziare gli elementi ed i fattori oggetto delle incomprensioni più frequenti. Chiarirli
preventivamente significa quindi risparmiare tempo e risorse in fase di controllo ai fini della liquidazione, oltre ad
un miglioramento nel grado di soddisfazione dello studente e ad un contenimento degli adempimenti a lui richiesti
qualora si verifichi l'incompletezza della documentazione prodotta ed il conseguente obbligo di integrazione.
In secondo luogo sarebbe opportuno indicare, oltre che nell'opuscolo di cui sopra anche nella comunicazione
con la quale si informa lo studente dell'accoglimento della sua richiesta, il nominativo del funzionario di fatto
referente per il procedimento (che dovrebbe diventare responsabile ai sensi della l. n. 241/90) ed i suoi recapiti (n.
telefono, e-mail, orario di apertura dell'ufficio, etc.).
3. Per quanto riguarda il punto sub D), si ritiene che la procedura possa trarre beneficio, senza che questo
comunque vada a scapito del principio di equità di trattamento, dal passaggio di competenza da un organo
collegiale (Senato accademico) ad un organo monocratico qual è il Preside di Facoltà (ex art. 20, comma 5, lett. f,
della legge n. 59/1997) oppure ad un organo, seppur collegiale, caratterizzato comunque da più agili modalità di
funzionamento (Consiglio di facoltà, di corso di laurea, di corso di diploma). Qualora l'opportunità della deroga
venga in futuro utilizzata (sino ad ora, infatti, questa ipotesi non si è mai verificata nella realtà amministrativa),
questo consentirebbe tra l'altro di alleggerire gli adempimenti del Senato accademico.
4. Infine, in riferimento a quanto sottolineato nel punto E), sembra che un aggiornamento delle disposizioni
regolamentari potrebbe costituire occasione per rivedere alcuni criteri e vincoli di spesa attualmente in vigore,
prevedendo in particolare:
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a) la possibilità (al pari di quanto già avviene per le missioni del personale) di concedere degli anticipi a
parziale copertura della spesa preventivata, qualora quest'ultima risulti particolarmente consistente e di
conseguenza assai onerosa per lo studente;
b) l'aggiunta, tra le spese rimborsabili, dei costi sostenuti per l'acquisto di biglietti urbani (in particolare per
viaggi di lunga durata ed in città straniere), delle spese per vitto e per eventuali fotocopie.
Un ulteriore e più radicale intervento di semplificazione potrebbe derivare dalla previsione di modalità
forfetarie o semi-forfetarie di rimborso delle spese sostenute dagli studenti. Tale ipotesi è stata tuttavia al momento
accantonata in quanto sembra presentare rilevanti problemi a causa dell'assoggettamento di tali contributi alla
vigenti norme in materia di imposte sui redditi.
Come si può notare, si propone quindi una complessiva revisione della procedura sulla base di un nuovo
modello ispirato ai principi di autonomia/responsabilità, binomio in tal caso riferito ai rapporti esistenti tra
amministrazione centrale e singole facoltà.
•
I principali vantaggi di un iter procedurale così ridefinito sono i seguenti:
a) riduzione del numero degli uffici che intervengono nella procedura (da tre a due);
b) riduzione del numero degli uffici con i quali lo studente deve interloquire (da tre a uno);
c) razionalizzazione dei flussi di dati e documenti tra uffici della stessa amministrazione universitaria;
d) riduzione dei tempi procedimentali: si è stimato un risparmio di circa il 35-40% del tempo attualmente
necessario per giungere all'emanazione del decreto rettorale di autorizzazione nel caso "standard" di approvazione
della singola richiesta; con ogni probabilità un'informazione preventiva più chiara e dettagliata porterebbe inoltre
ad un risparmio anche nella fase finale di liquidazione e pagamento del rimborso.
e) maggiore completezza dell'informazione "a monte" del processo, con conseguente risparmio di risorse "a
valle", da parte della Divisione bilancio, ed incremento qualitativo del servizio offerto nonché del grado di
soddisfazione dello studente che non si vede negato il rimborso per spese che, erroneamente, riteneva invece
rimborsabili.
•
Per contro aumenterebbe (ma a ben guardare in modo non particolarmente consistente) il lavoro a
carico delle segreterie di presidenza delle facoltà e presumibilmente anche il numero di decreti rettorali emanati
(verrebbe infatti meno l'opera di "collettore" in tal senso oggi svolta dall'ufficio borse e premi di studio).
Quest'ultima ipotesi non sembra tuttavia comportare particolari aggravi o rilevanti controindicazioni per quanto
riguarda la funzionalità del lavoro amministrativo.
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Il ruolo nuovo, completo e ben più consistente che in tal modo verrebbe attribuito agli uffici di presidenza
delle facoltà andrebbe tuttavia supportato da un'opera di formazione del personale (per la quale tuttavia non
sarebbero necessarie molte ore) anche per favorire una reale condivisione delle finalità che hanno portato alla
revisione di un iter procedurale ormai entrato nella tradizione amministrativa degli uffici.
Completano il fascicolo alcuni diagrammi conclusivi che illustrano l'iter procedurale semplificato.
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