SA8000
COOPERATIVA SOCIALE KOINE’ SISTEMA SA8000
RAPPORTO DI RIESAME DELLA DIREZIONE
Il Rappresentante della Direzione, sentita la disponibilità delle funzioni
interessate, ha convocato un riesame della Direzione per il giorno 15
maggio 2014 presso la sede della Cooperativa Sociale Koiné di via Arno
11 ad Arezzo, h. 17:00.
ARGOMENTI ALL’ORDINE DEL GIORNO:
1.
Valutazione esito dell’Audit di terza parte.
2.
Esito visite ispettive interne.
3.
Non conformità/reclami pervenuti
4.
Azioni intraprese o progettate.
5.
Attività di formazione.
6.
Informazioni di ritorno fornitori e partner.
Piano delle verifiche ispettive interne.
7.
Monitoraggio del Sistema di Gestione SA8000
8.
PRESENTI:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
FRANCO PASQUINI
ALESSIO VENERI
STEFANIA BATTAGLINI
TIZIANA SCIADINI
ANTONELLA LUZZI
SABRINA POGGINI
PIETRO LUPI
GRAZIA FALTONI
PAOLO PERUZZI
ROMANITA SCARAMUCCI
WALTER TAVELLA
Rappresentante lavoratori
Rappresentante lavoratori
Rappresentante lavoratori
Rappresentante lavoratori
Rappresentante lavoratori
Rappresentante della direzione
Responsabile affari generali
Presidente
Direttore
Responsabile del personale
Responsabile amministrativo
RIPORTIAMO DI SEGUITO LA SINTESI DEL RIESAME
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1.
Valutazione esito dell’Audit di terza parte
Nei giorni 23-28-29-30-31/10/2013 si è svolto l’Audit da parte dell’Ente
Certificatore
SGS
per
il
rinnovo
della
certificazione,
con
esito
complessivamente positivo. Riportiamo di seguito la sintesi delle risultanze
così come dal rapporto di Audit.
Obiettivi dell’audit
“Confermare che il sistema di gestione è conforme con i requisiti della norma
di riferimento.
Confermare che l’Organizzazione ha effettivamente implementato il sistema
di gestione pianificato.
Confermare che il sistema di gestione è in grado di raggiungere gli obiettivi
della politica stabilita”.
Evidenze dell’audit e conclusioni
“Il gruppo di Audit ha condotto un audit per processo/funzione, focalizzato sugli
aspetti/rischi/obiettivi significativi richiesti dallo standard. Il metodo di audit ha
utilizzato tecniche quali interviste, osservazioni di attività e riesame dei documenti
e delle registrazioni. Il gruppo di Audit ha concluso che l’Organizzazione ha
definito e mantenuto il Suo Sistema di gestione, in conformità con i requisiti della
norma e dimostrato la capacità del sistema di essere sistematicamente in linea con
lo scopo, la politica e gli obiettivi dell’Organizzazione”.
L’auditor SGS ha avanzato n. 21 osservazioni per il miglioramento del
sistema, delle quali abbiamo preso atto:
1) Un piano formativo prevede il completamento della formazione sa
8000 entro il 2013 per 100 lavoratori e alcuni nuovi assunti in
settembre 2013.
2) Sono in qualifica alcuni nuovi fornitori in utilizzo su nuovi appalti.
3) L’organizzazione non ha ancora ottenuto dalle OOSS territoriali il
nominativo per il 3° RLS. Si raccomanda di provvedere ad un
confronto con le OOSS per definire il da farsi.
4) Si raccomanda una gestione sistemica di aspetti di ritorno dal
sistema di gestione per la R.S. al fine di una gestione sistemica (es
analisi statistica infortuni 2012, azione per la contaminazione
biologica).
5) Si raccomanda di migliorare la garanzia di riservatezza delle cartelle
sanitarie dei lavoratori.
6) Non risulta il sopralluogo del MC per l’anno 2013.
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7) Protocollo sanitario: non puntuale la definizione della sorveglianza
per alcune mansioni (es. infermiere) e non puntuali alcune specificità
delle visite mediche.
8) La formazione secondo accordo stato regioni è in completamento
secondo la programmazione 2013/2014.
9) Si raccomanda nella stesura del piano di emergenza della nuova sede
di completare con la valutazione di emergenza in casi diversi
dall’incendio (es. eventi naturali ecc).
10)Il DVR della sede in data 3/04/2013 non è stato disponibile in data
certa.
RSA BOSCHI
11)Il Dvr riporta l’elenco degli addetti alle emergenza non in
aggiornamento secondo gli addetti predisposti.
12)Piano di emergenza del 2010 non risulta contemplare emergenze in
casi diversi dall’incendio (es. eventi naturali ecc..)
13)Sul DVR non risulta essere effettuata la valutazione del rischio
puntuale per la mansione del fisioterapista.
14)L’organizzazione ha un piano di rientro per la gestione della
distribuzione di DPI per alcune mansioni che operano sui servizi.
15)Risulta in programma la formazione del Preposto nominato sulla RSA.
16)Si raccomanda una nomina formale per gli addetti all’emergenze
(primo soccorso e antincendio).
CENTRO COMUNITA’ TERAPEUTICA Montevarchi (psichiatria)
17)Gli estintori sul centro sono risultati in posizione inadeguata e in
manutenzione scaduta (struttura a carico ASL).
RSA PIONTA
18)Si raccomanda di prendere in considerazione l’aspetto della
sicurezza degli aspetti dell’ambiente di lavoro esterno nel piano di
emergenza.
ASILI NIDO ANAGNINA2 (A) e OSTERIA DEL CURATO (B) ROMA
19)Si raccomanda di valutare l’adeguatezza dei DPI per il personale di
cucina relativamente a quanto previsto nel DVR (scarpe e guanto
antitaglio).
Dalle interviste emergono le seguenti considerazioni:
20)Si raccomanda di portare a conoscenza i lavoratori e le parti
interessate dei risultati della presente visita.
21)Si raccomanda di portare a conoscenza i lavoratori e le parti
interessate della possibilità di invio dei segnalazioni/reclami all’indirizzo
dell’ente di certificazione [email protected] oppure [email protected]
(fax: +39 051 63 89 926) e del ente di accreditamento SAI : SAAS, 220
East.
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2.
Esito visite ispettive interne
Durante il primo semestre del 2014 sono state effettuate la maggior parte
delle visite ispettive interne programmate nel Piano verifiche ispettive
interne 2014. Gli audit sono stati condotti da Sabrina Poggini,
Responsabile del Sistema Qualità e Rappresentante della Direzione SA8000
e dai Rappresentanti dei lavoratori Antonella Luzzi e Tiziana Sciadini.
Riportiamo di seguito l’elenco dei servizi coinvolti, le date in cui si
svolto l’audit ed il gruppo di verifica che l’ha condotto.
Rapp. Lavoratori
Cdc
Data
Gruppo di
verifica
CDH E CAP CASA DI PINOCCHIO
4 APRILE 2014
SABRINA POGGINI
NIDO INDICATORE
9 APRILE 2014
SABRINA POGGINI
NIDO GIRASOLE, CASTIGLION FIORENTINO
10 APRILE 2014
SABRINA POGGINI
NIDO MARGHERITA, CORTONA
10 APRILE 2014
SABRINA POGGINI
CDH Isola che non c’è, BIBBENA
15 APRILE 2014
Antonella Luzzi
SABRINA POGGINI
NIDO AMBARABA’, BIBBIENA
15 APRILE 2014
Antonella Luzzi
SABRINA POGGINI
NIDO A. FANI
15 APRILE 2014
Antonella Luzzi
SABRINA POGGINI
NIDO PAPAVERI E PAPERE, STRADA
15 APRILE 2014
Antonella Luzzi
SABRINA POGGINI
RSA SINALUNGA
23 APRILE 2014
NIDO CUCCIOLO AREZZO
13 MAGGIO 2014
Tiziana Sciadini
SABRINA POGGINI
A.D. AREZZO
15 MAGGIO 2014
Antonella Luzzi
SABRINA POGGINI
SABRINA POGGINI
Le visite ispettive sono state condotte sia attraverso una verifica di tipo
documentale, sia attraverso interviste ai lavoratori.
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L’esito delle verifiche ispettive interne fin qui condotte ha prodotto esiti
positivi. I lavoratori intervistati hanno dimostrato un discreto grado di
consapevolezza rispetto ai propri diritti e ai contenuti della norma SA8000.
Sono state date informazioni relativamente alla norma e al sistema di
gestione per la SA8000 ai nuovi gruppi di lavoro e a tutti i nuovi assunti. La
documentazione relativa alla SA8000 risulta presente presso i Servizi e
conforme con i requisiti della norma. Il CCNL per le lavoratrici e i lavoratori
delle cooperative del settore socio-sanitario assistenziale educativo e di
inserimento lavorativo è correttamente applicato. Non sono emerse NC.
Osservazioni:
1. Si suggerisce di dare maggiore evidenza formale alla comunicazione
di non conformità presentata al committente per le irregolarità
rilevate nella misura della temperatura dei pasti in arrivo (CDH Isola
che non c’è, CAP Casa di Pinocchio, nido Girasole).
2. E’ in corso la redazione del DVR e delle piantine con le vie di fuga del
nuovo Centro Diurno Handicap di Bibbiena, servizio di recente
avviamento; verranno ultimati entro il mese di maggio 2014.
3. E’ in corso la redazione del DVR della RSA di Sinalunga, servizio di
recente avviamento; verrà ultimato entro il mese di maggio 2014.
La verifica dell’efficacia delle soluzioni adottate per far fronte alla prima
osservazione è prevista per il mese di ottobre 2014. Relativamente alle
altre osservazioni si prende atto che i lavori per la redazione del DVR della
RSA di Sinalunga e del CDH di Bibbiena sono stati ultimani e consegnati ai
responsabili dei relativi centri di costo.
Risultano presenti nei Centri di Costo ispezionati i moduli e le relative buste
pre-affrancate per la segnalazione anonima delle non conformità, la Politica
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della Cooperativa, il CCNL, lo Statuto ed il Regolamento di Koinè e la
documentazione relativa alla Legge 81/08. L’aggiornamento della
formazione su haccp e salute e sicurezza nei luoghi di lavoro verrà
completato entro il 2014. Sono inoltre in programma per il
periodo ottobre-dicembre 2014 i corsi per l’antincendio ed il primo
soccorso e la formazione SA8000) (cfr. Piano di formazione
2014).
Infine, si prende atto che, visto il cambio del medico competente,
si è deciso in sede di riunione periodica annuale di “fare il punto
0” e di sottoporre a visita medica tutti i lavoratori della
Cooperativa entro il 2014. Attualmente sono stati visitati n. 162
lavoratori con i seguenti esiti: 162 idoneità e 4 prescrizioni (cfr.
paragrafo 5.2 del presente verbale).
Cfr. ALLEGATO n° 1→ Verbale Esito V.I.I. primo semestre 2014
3.
Non conformità/reclami pervenuti
L’Organizzazione non ha riscontrato reclami e non conformità nel
presente semestre.
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4.
Azioni intraprese o progettate
4.1 AZIONI INTRAPRESE A FRONTE DELLE OSSERVAZIONI
RILEVATE IN SEDE DI VERIFICA DI SORVEGLIANZA
Riportiamo di seguito le azioni programmate in risposta alle osservazioni
emerse durante l’audit di sorveglianza dell’ottobre 2013:
1) Il completamento della formazione sa8000 - previsto per dicembre
2013 - è stato rinviato al periodo ottobre-novembre 2014 per motivi
di riorganizzazione interna.
In sede di CDA (programmato per il
giorno 19 maggio 2014) verrà approvato il Piano di adeguamento
della forma organizzativa di Koinè, che prevede, tra le altre
cose, la ridefinizione del processo di progettazione, pianificazione ed
erogazione della formazione interna. In attesa dell’attivazione del
Piano di adeguamento sono stati programmati per il periodo ottobrenovembre 2014 n. due incontri con i lavoratori neo assunti, da
svolgersi presso la sede legale della Cooperativa. Gli incontri
coinvolgeranno circa 125 lavoratori e saranno così strutturati:
Argomento
Docente
N. ore
Presentazione di Koinè
Faltoni
1
Lo standard SA8000
Poggini-Puttini
1
Il Sistema di Gestione per la SA8000 di Koinè
Poggini
2
Focus group con i Rappr. Lav. Sa8000
Poggini – RL
1
2) A partire dal mese di febbraio 2014 stiamo sperimentando l’accesso
al portale “Acquisti in rete” sviluppato da Coopselios e accessibile a
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tutti i soci del Consorzio 45. La sperimentazione si prefigge lo scopo
di ottimizzare i costi di produzione e rendere efficiente l’acquisizione
delle forniture. In data 14 marzo 2014 la Responsabile qualità
Sabrina Poggini ha contattato il responsabile acquisti di Coop Selios
al fine di mettere a procedura la nuova modalità di acquisto delle
forniture on line; in data 10 aprile 2014 ha provvedendo inoltre
all’invio tramite e-mail a Coopselios del Codice di Condotta e della
Dichiarazione di Conformità di Koinè, stabilendo come termine per la
restituzione il mese di maggio 2014. Rimangono comunque ancora
da definire le modalità concrete per il controllo dei fornitori del
portale e/o del partner Coopselios. Si fa presente che Coopselios ha
avviato un percorso finalizzato alla certificazione SA8000 con l’Ente di
certificazione SGS; questo dovrebbe facilitare l’attivazione delle
procedure di controllo richieste dallo standard (cfr. paragrafo 6 del
presente verbale).
3) Ad oggi i Rls sono solo due, nonostante le OO.SS. siano state più
volte sollecitate. Essendo fondamentale ottenere la terza figura di
questo tipo, si è deciso in sede di riunione periodica del 30/12/3013
di
effettuare
nuovi
solleciti
alle
OO.SS.
affinchè
procedano
all’elezione, restando però “scoperti” su questo punto.
In data 1 aprile 2014 è stato effettuato un primo sollecito telefonico
da parte della Direzione: il responsabile della CGIL Loretto Ricci ha
garantito
una
rapida
attivazione
da
parte
del
sindacato,
proponendosi di effettuare a breve termine un confronto con la CGIL
Funzione Pubblica di Roma, al fine di provvedere alla nomina di un
lavoratore attivo nel territorio romano.
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In data 12 maggio 2014 è stato inviato per e-mail un secondo
sollecito alle OO.SS., invitandole nuovamente a provvedere alla
nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e
comunicando che, in assenza di comunicazione del nominativo
individuato entro il 5 giugno, provvederemo alla elezione interna in
sede di Assemblea Generale dei Soci prevista per il giorno 7 giugno
2014.
4) E’ stata predisposta dal RSPP una tabella degli infortuni occorsi
nell’anno 2013, distinguendo quelli avvenuti in itinere e quelli da
probabile contagio. La tabella è stata esaminata in sede di riunione
periodica del 20 dicembre 2013. Riportiamo di seguito la valutazione
del RSPP sugli infortuni.
“Gli infortuni sono stati nel 2013 in totale 25, di cui 7 in itinere e 18
sul luogo di lavoro:
Numero degli infortuni
Giorni di infortunio
Sul lavoro
18
435
In itinere
7
217
Questi gli indici di frequenza e di gravità, quantificando il numero
medio delle persone occupate in Koinè in 500:
Indice di frequenza (su 100 ipotetici lavoratori): considerando
solamente gli infortuni avvenuti sul lavoro abbiamo 18 infortuni su
500 lavoratori, che significa in proiezione su 1000 un indice di
frequenza pari a 36, che resta sotto gli indici regionale e
provinciale del settore.
Indice di gravità: si considerano i giorni procapite di infortunio sul
lavoro; anche qui, escludendo gli infortuni in itinere, si calcola 435
giorni su 500 lavoratori ovvero un indice di gravità pari a 0,85,
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anche questo sotto gli indici di confronto regionale e provinciale
secondo gli ultimi dati presenti sul sito INAIL.
Nell’osservare gli infortuni e la loro natura, vediamo come
permangono, nonostante la formazione e gli ausili presenti, infortuni
dovuti alla movimentazione degli utenti (4); pur non essendo un
numero di infortuni elevato, ci si propone di implementare
ulteriormente nel programma formativo lo spazio dedicato a questo
rischio. Inoltre vi sono ancora infortuni dovuti a bucature con ago (3)
nonostante l’argomento sia stato affrontato più volte. Ci si propone di
concordare con i coordinatori delle RSA, dove questo fenomeno
avviene, una serie di azioni formative e informative che portino alla
riduzione di questa problematica. I suddetti argomenti, oltre che in
sede di formazione, verranno ampiamente trattati nel nuovo
opuscolo informativo da preparare con il MC; per questo si prevede
la realizzazione entro aprile 2014” .
La redazione dell’allegato rischio biologico e rischi da taglio e da
punta (per le RSA) è stata conclusa il 10 maggio 2014; in tale
allegato sono valutati i suddetti rischi secondo le linee guida INAIL –
CONTARP LIGURIA e ARPAL. Tale relazione verrà pubblicata
nell’archivio on line di Dropbox, a disposizione di tutti i Coordinatori
dei Servizi (cfr. paragrafo 4.2 del presente verbale).
5) Le cartelle sanitarie dei lavoratori sono state archiviate presso l’ufficio
del RSPP, chiuse a chiave. L’accessibilità all’archivio è esclusiva del
medico competente.
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6) Ad oggi sono stati effettuati i sopraluoghi ai seguenti centri di costo:
-
RSA BOSCHI
-
RSA MONTEVARCHI
-
RSA CASTELFRANCO
-
A.D. SUBBIANO
-
A. D. LORO CIUFFENNA
-
CDH VIII GIORNO
-
SERVIZI PSICHIATRIA VALDARNO.
Entro il mese di dicembre verrà ultimato il programma dei
sopralluoghi per il 2014.
7) Il nuovo protocollo sanitario è stato redatto in data 07/02/2014 dal
medico competente Dr. Fonnesu. Il Protocollo, allegato al presente
verbale, è stato pubblicato nell’archivio on line di Dropbox, a
disposizione di tutti i Coordinatori dei Servizi (cfr. paragrafo 4.2
del presente verbale).
Cfr. ALLEGATO n° 2→ Protocollo sanitario 2014
8) Si fa presente la difficoltà di effettuare nei tempi previsti il passaggio
formativo prodotto nell’accordo stato-regioni. Dovendo, secondo il
suddetto accordo, effettuare una formazione di 16
ore (a tutti i
lavoratori impiegati nelle RSA, nell’AD e nei CD) e di 12 ore (ai
lavoratori impegnati negli altri servizi), oltre al tempo utile per
adempiere secondo i tempi previsti abbiamo un problema legato ai
costi; infatti, la retribuzione di tutte le ore di formazione prevista
secondo il suddetto accordo, circa 7000, ha un impatto economico
negativo considerevole sull’azienda, superabile solo distribuendo nel
tempo i moduli formativi.
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Abbiamo quindi deciso, in sede di riunione periodica del 06/02/2014,
anche al fine di coinvolgere i nuovi lavoratori con immediatezza nella
formazione di base, di effettuare parte della formazione (primo
modulo di 4 ore) con la modalità FAD a partire da marzo 2014,
attraverso l’attivazione della Piattaforma informatica TRIO della
Regione Toscana. Le persone che devono effettuare il primo modulo
formativo risultano essere al 31 marzo 2014 n. 123. Vi sono poi n.
106 persone che devono completare il ciclo formativo: per questi
lavoratori sono in programma apposite sessioni formative da
svolgersi entro l’anno (cfr. Piano Formazione 2014).
9) Nell’anno 2014 sono stati effettuati sopralluoghi presso tutti i centri di
costo della cooperativa, compresa la nuova sede, con relativi
aggiornamenti dei DVR. Resta da ultimare i DVR del servizio di
assistenza domiciliare di Arezzo.
10)Il DVR della vecchia sede, non reperibile in cartaceo, è visibile sia on line
sul dropbox che sull’archivio informatico del RSPP.
11) Il 31 gennaio 2014 è stata redatta la revisione del DVR della RSA Boschi
con inclusi i cambiamenti (attestati – fisioterapista-ecc.), mentre il 27
aprile è stata redatta la revisione del PEE, con aggiunte le modifiche
richieste.
12)Vedi punto 11.
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13)Vedi punto 11.
14) DPI: è stata discussa in sede di riunione periodica l’estensione di alcuni
DPI (calzature antiscivolo) per tutti gli operatori delle RSA; la decisione è
stata spostata in sede di Consiglio di Amministrazione dal presidente
Grazia Faltoni. Per i Nidi di Roma, come consigliato, sono state fornite
alle cuoche calzature antinfortunistiche e guanti antitaglio.
15) Il corso per preposti si è svolto nei giorni 20 e 21 febbraio 2014. Il
corso si è articolato in due moduli di 4 ore. Questi gli argomenti
affrontati:
Documentazione necessaria in struttura e accesso on-line
all’apposito archivio (cfr. paragrafo 4.2 del presente
verbale).
Prodotti pulizie, fornitori, custodia e schede sicurezza.
Movimentazione/spostamento utenti – scheda MAPO
Registro incidenti
Verifiche supplementari quadri elettrici, lampade di
emergenza, porte REI ed estintori.
Prove di evacuazione.
Rischio biologico: vaccinazioni e DPI, gestione probabili
contaminazioni.
Nuova normativa alcool dipendenza.
Misure di sicurezza individuate dal DVR e loro mantenimento
da parte degli operatori.
Organizzazione sistema sicurezza in azienda.
Moduli CK1, CK2, CK3.
Le nomine dei preposti in relazione alle strutture infanzia devono essere
ancora effettuate dal Datore di lavoro. Viste difficoltà soggettive nel
recepire tale nomina, è in corso una riflessione da parte della dirigenza
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SA8000
sull’opportunità di dare il suddetto incarico anche in relazione alle
strutture meno complesse.
16) Le nomine formali per gli addetti alle emergenze per adesso sono, come
osservato nell’audit di sorveglianza di ottobre 2013, incluse nei PEE,
dove gli addetti sono indicati in prima pagina e firmano il documento –
firma che ha valore di accettazione – nell’ultima pagina; qualora si
ritenesse
opportuno
procedere
a
tali
nomine
singolarmente,
l’operazione, per quanto prolissa, verrà portata a termine.
17)Il Centro di Montevarchi è stato riordinato in tal senso in vista
dell’accreditamento USL avvenuto con successo il 25 marzo 2014; in tale
percorso sono stati rivisti anche gli altri documenti e sono stati redatti
DVR e PEE dell’annesso centro diurno.
18)La revisione del DVR è in corso, la difficoltà sta nel valutare
correttamente il rischio indicato.
19)Vedi punto 14.
20)I risultati della verifica di sorveglianza dei giorni 23-28-29-3031/10/2013 sono stati illustrati nel presente verbale di Riesame della
Direzione, che verrà distribuito presso tutti i centri di costo e pubblicato nel
sito della Cooperativa. E’ stato inoltre distribuito presso i cantieri che erano
stati sottoposti a visita di sorveglianza, il report dell’audit di ottobre 2013.
21)E’ stata distribuita presso tutti i centri di costo della cooperativa e
consegnata a tutti i neo assunti l’Informativa sulla SA8000 aggiornata al
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SA8000
maggio 2013, che riporta tutte le informazioni utili per i lavoratori,
compreso l’indirizzo dell’ente di certificazione sa8000 e dell’ente di
accreditamento SAI. L’informativa è stata pubblicata anche nel sito della
Cooperativa e resa disponibile a tutte le parti interessate.
4.2
ALTRE AZIONI INTRAPRESE DALL’ORGANIZZAZIONE
Archivio on line:
E’ stato predisposto l’archivio on line, a disposizione di tutti i Coordinatori
dei Servizi, con tutto il materiale riguardante la sicurezza. All’archivio si
accede tramite il sito www.dropbox.com. Vengono riportati di seguito in
elenco i documenti presenti nell’archivio:
DVR del Servizio
Allegato stress lavoro correlato
PEE della struttura
Piantine con vie di fuga e di esodo
Visite periodiche effettuate
Attestati formazione antincendio
Attestati formazione primo soccorso
Attestati formazione Stato-Regioni
Nomina medico competente
Nomina RSPP
Nomina/elezione RLS
Nomina Preposti
Attestati formazione RSPP
Attestati formazione RLS
Attestati formazione Preposti
Protocollo sanitario
Verbali riunione periodica
Prove di evacuazione
Registro incidenti
Copie registro infortuni
Verifica lampade di emergenza
Verifica estintori
Manutenzione sollevatori elettronici
Verifica quadri elettrici
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Moduli CK1, CK2, CK3
MAPO
Schede prodotti pulizia
Conformità impianto elettrico
Verifica biennale messa a terra
Relazione scariche atmosferiche
Controllo adduzione gas
Attestazione conformità e abitabilità
Conformità centrale termica
Evidenza manutenzione caldaia
Evidenza manutenzione ascensore
Verifica biennale USL ascensore
Prova tenuta gas normativa UNI 7129.
I documenti redatti ultimamente (rischio da taglio e da punta, nuovo
allegato stress, ultimi DVR) verranno aggiunti a giorni.
Sopralluoghi RSPP:
Dal 10 febbraio 2014 è stato avviato un percorso con sopralluogo in tutte le
strutture koinè, nelle quali il RSPP, accompagnato dal referente o dal
coordinatore, ha verificato la documentazione presente e le caratteristiche
strutturali/organizzative (eventuali variazioni sopraggiunte); in particolare
sono state visitate:
1) Nido San Giovanni Via Napoli
2) Nido Casa delle Fate
3) CD “Ottavo Giorno”
4) CD Via Podgora Montevarchi
5) SRTR Montevarchi
6) Casa di Michele
7) RSA Castelfranco
8) Nido Castelfranco
9) RSA Montevarchi
10)Nido Pinocchio
11)RSA Camucia
12)Nido margherita
13)Casa di Pinocchio
14)Nido Il Girasole
15)Nido Peter Pan
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16)RSA Sinalunga
17)Nido Il Cucciolo Le Piazze
18)Nido Girotondo
19)Nido Girandola
20)Nido Campanellino
21)Nido Sitorni
22)RSA Boschi
23)RSA Ninci
24)Nido Coccinella
25)Nido Freccia Azzurra
26)Nido Stellina
27)Nido Piccolo Sole
28)Nido Papaveri e Papere
29)Nido A. Fani
30)Nido Pollicino
31)Nido Stella Stellina
32)Nido Indicatore
33)Ludoteca Anghingò
34)Nido Nel Parco
35)Nido Ambarabà
36)Nido Bucaneve
Per le suddette strutture la documentazione mancante è stata introdotta in
loco, le revisioni da fare sono state in parte completate, in parte sono in
corso.
Sono stati redatti il nuovo allegato stress lavoro correlato e l’allegato aghi e
taglienti, è stato ricalcolato (con nuovi parametri definiti) il rischio biologico
nelle RSA.
E’ stato costruito ed è in continuo aggiornamento il sito on line per reperire
il materiale mancante in fase di ispezione.
E’ stata portata avanti la formazione (Nidi di Roma, AD Arezzo, preposti) ed
inoltrata la FAD per il primo modulo (4 ore) per tutti nuovi assunti e per
coloro che sono rimasti ancora fuori dal percorso formativo (già completato
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nelle RSA, si passerà entro la fine di giugno a completare per coloro che ne
hanno bisogno le altre 12 ore).
Sono stati elaborati i DVR e i PEE per le nuove strutture (CD Bibbiena, RSA
Sinalunga, AD Arezzo) e i DUVRI per RSA Sinalunga e RSA Castelfranco.
E’
Stato
incaricato
l’autoprotezione
dalle
l’ing.
La
scariche
Grassa
di
redigere
atmosferiche
per
le
le
relazioni
strutture
per
Nido
Margherita, Nido Peter Pan, Casa di Pinocchio, Nido Campanellino, Nuova
Sede Arezzo, CLA vIa Ticino, RSA Castelfranco e Nido Castelfranco. Le
relazioni sono state redatte e sono presenti in sede.
E’ stato nominato il nuovo MC (20 dicembre 2013) che ha collaborato alla
stesura aghi e taglienti e sta cercando le procedure adeguate ma di minor
costo per l’alcooldipendenza; ha anche voluto effettuare a tutto il personale
gli accertamenti sanitari (in corso) per fare il punto zero.
Prossimamente:
Deve essere definito il percorso contro l’alcooldipendenza, integrato il sito
con l’ultimo materiale prodotto e concluso il ciclo formativo.
Comunicazioni alle parti interessate:
Verrà inviata agli stakeholders inseriti nella mailing-list predisposta
dalla Direzione, entro il mese di maggio 2014, una comunicazione
inerente
gli aggiornamenti relativi ai documenti di gestione della
certificazione SA8000 reperibili nel sito della Cooperativa.
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SA8000
Soddisfazione del cliente:
Rilevazione del clima organizzativo interno:
Il Percorso di rilevazione della soddisfazione del personale interno,
previsto per aprile 2014, è stato rinviato dall’Ufficio di Direzione per motivi
di riorganizzazione interna. In sede di CDA (programmato per il giorno 19
maggio 2014) verrà approvato il Piano di adeguamento della forma
organizzativa di Koinè, che prevede, tra le altre cose, la pianificazione dei
percorsi di rilevazione del clima interno. In attesa dell’attivazione del Piano
di adeguamento il Riesame della Direzione delibera di programmare
comunque l’attività di rilevazione della soddisfazione interna per il periodo
settembre-dicembre 2014.
Soddisfazione dell’utenza:
Nel periodo luglio 2013 - marzo 2014
sono state intraprese attività di
rilevazione della soddisfazione dell’utenza nei servizi socio-sanitari e socioeducativi residenziali gestiti dalla ASL 8 di Arezzo. L’elaborazione dei dati è
stata effettuata da Sabrina Poggini su incarico della Responsabile della ASL
Rossella Berneschi. Gli esiti delle rilevazioni sono reperibili presso la sede di
Koinè.
Nel mese di aprile ha
avuto luogo anche la rilevazione di customer
satisfaction presso il servizio Casa di Michele, il cui esito è risultato
estremamente positivo. L’analisi dei dati, effettuata dalla Direzione nel mese
di maggio 2013, ha restituito un risultato complessivamente molto positivo.
Sono disponibili presso la Direzione i draft di sintesi dei Servizi oggetto della
rilevazione.
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SA8000
Koinè avvierà inoltre un Percorso di rilevazione della soddisfazione degli
utenti dei altri servizi socio-sanitari a partire dal mese di maggio 2014. Il
percorso ha coinvolgerà i seguenti servizi:
-
ASP Montevarchi,
RSA Castelfranco,
CAP Casa di Pinocchio,
CDH Casa di Pinocchio,
A.D. SAD Arezzo,
A.D. Subbiano-Capolona,
A.D. Castiglion Fiorentino,
A.D. Cavriglia,
A.D. Loro Ciuffenna.
Per lo svolgimento delle rilevazioni verrà utilizzato lo stesso strumento
specifico (questionario) adottato nella precedente indagine.
Bilancio Sociale:
l’Organizzazione prende atto del ritardo nella
redazione del documento, causata dall’intensa attività di progettazione
intrapresa dall’azienda nell’ultimo anno. Prevede di pubblicare la nuova
edizione del Bilancio Sociale entro il mese di marzo 2015; tale edizione
avrà a riferimento una base di dati poliennale e prevedrà anche le
interviste agli stakeholders (cfr. traccia di lavoro per il CDA del
maggio 2014).
Valutazione del personale: l’l’Organizzazione ha programmato
di effettuare la valutazione del personale (requisito del DGRT 206/2010
riferito alla LRT 82/2009) entro il primo semestre del 2015, utilizzando
lo strumento di valutazione previsto dalla Procedura 03 del Sistema di
Gestione per la Qualità.
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SA8000
Revisione documenti:
il Riesame della Direzione stabilisce di
provvedere alla revisione del Manuale SA8000, dell’organigramma e della
Politica Integrata per la Qualità e la Responsabilità sociale entro il mese di
ottobre 2014, sulla base di quanto previsto dalla traccia di lavoro per il CDA
del 19 maggio 2014. Il presente Riesame prende atto inoltre che il 20
maggio 2014 è indetta l’Assemblea Generale dei Soci in seduta straordinaria
per approvare le modifiche allo Statuto Sociale con riferimento agli articoli:
-
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
3. Scopo sociale,
7. Obblighi dei soci,
12 bis. Decadenza da socio,
34. Assemblea Ordinaria,
40 Consiglio d’Amministrazione.
Cfr. ALLEGATO n° 3→ DETTAGLIO MODIFICHE STATUTARIE
5.
Attività di formazione
5.1 Piano di Formazione 2014
L’erogazione delle attività formative previste dal Piano formazione 2014 è
stata
rinviata
al
periodo
giugno-dicembre
2014
per
motivi
di
riorganizzazione interna. In sede di CDA (programmato per il giorno 19
maggio 2014) verrà approvato il Piano di adeguamento della forma
organizzativa di Koinè, che prevede, tra le altre cose, la ridefinizione del
processo di progettazione, pianificazione ed erogazione della formazione
interna. In attesa dell’attivazione del Piano di adeguamento sono state riprogrammate per il 2014 alcune attività formative, per un totale di 4.392
ore, che coinvolgeranno complessivamente circa 565 lavoratori.
Riportiamo di seguito in elenco le attività formative programmate:
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SA8000
N° ed.
Attività formativa
1 Corso Addetti ad attività alimentari semplici
1 Aggiornamento Addetti ad attività alimentari semplici
5 Aggiornamento Sicurezza rischio elevato – 12 ore
4 Aggiornamento Sicurezza rischio medio – 8 ore
1 Corso di Primo soccorso
3 Aggiornamento Primo soccorso
1 Corso Antincendio rischio alto
2 Formazione SA8000
1 Corso di formazione sulla celiachia
TOTALE
Destinatari N° ore
25
25
129
100
25
86
25
125
25
565
8
4
12
8
12
4
16
4
8
76
Tot. ore
200
100
1548
800
300
344
400
500
200
4.392
Cfr. ALLEGATO n° 4→ PIANO FORMAZIONE 2014
5.3 Visite mediche.
In sede di riunione periodica del dicembre 2013 sono state programmate le
visite mediche per tutti i lavoratori della cooperativa. Ad oggi sono state
effettuate n. 162 lavoratori con i seguenti esiti: 162 idoneità e 4
prescrizioni (cfr data base visite mediche presente in sede). Sono
stati effettuati inoltre i sopraluoghi ai seguenti centri di costo:
-
RSA BOSCHI
-
RSA MONTEVARCHI
-
RSA CASTELFRANCO
-
A.D. SUBBIANO
-
A. D. LORO CIUFFENNA
-
CDH VIII GIORNO
-
SERVIZI PSICHIATRIA VALDARNO.
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SA8000
6.
Informazioni di ritorno fornitori e partner
6.1 Dichiarazioni di conformità pervenute
I coordinatori della cooperativa stanno sperimentando, dal mese di febbraio
2014,
l’accesso al portale acquisti “Acquisti in rete” sviluppato da
Coopselios e accessibile a tutti i soci del Consorzio 45. La sperimentazione,
avviata dal centro di costo ASP Montevarchi coordinato da Lucia Casini, ha
coinvolto ad oggi 22 Servizi. In data 17 gennaio 2014 è stata indetta una
riunione con tutti i coordinatori della cooperativa ed il responsabile acquisti
Stefano Pucci per istruire al corretto utilizzo del portale. La sperimentazione,
che si prefigge come scopo quello di estendere a tutti i centri di costo della
cooperativa l’acquisto dei vari prodotti (pulizie, cancelleria, igiene della
persona, presidi, DPI, ecc.) attraverso il portale acquisti informatico per
ottimizzare i costi di produzione e rendere efficiente l’acquisizione delle
forniture, ha prodotto fino ad ora esiti molto positivi.
In data 14 marzo 2014 la Responsabile qualità Sabrina Poggini ha
contattato il responsabile acquisti di Coop Selios al fine di mettere a
procedura la nuova modalità di acquisto delle forniture on line; in data 10
aprile 2014 ha provvedendo inoltre all’invio tramite e-mail a Coopselios del
Codice di Condotta e della Dichiarazione di Conformità di Koinè, stabilendo
come termine per la restituzione il mese di maggio 2014.
Rimangono comunque ancora da definire le modalità concrete per il
controllo dei fornitori del portale e/o del partner Coopselios. Si fa presente
che Coopselios ha avviato un percorso finalizzato alla certificazione SA8000
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SA8000
con l’Ente di certificazione SGS; questo dovrebbe facilitare l’attivazione delle
procedure di controllo richieste dalla standard.
Riportiamo di seguito l’elenco dei centri di costo attualmente coinvolti nella
sperimentazione:
NOME AFFILIATO
Koinè Cooperativa Sociale
NOME CANTIERE
Casa di Michele
Casa Insieme
Centro Diurno 8° Giorno
Centro Diurno Montecchio
Comunità Alloggio Protetta Montecchio
Montevarchi Asp
Nido Ambarabà Bibbiena
Nido Anagnina
Nido Bucaneve
Nido Campanellino
Nido Loro Ciuffenna
Nido Margherita
Nido Osteria del Curato
Nido Peter Pan
Nido Sitorni
RSA Boschi
RSA Camucia
RSA Castelfranco di Sopra
RSA NINCI
RSA Pionta
SAD Arezzo
CDH Bibbiena
Sede Koinè
Riportiamo inoltre in allegato le istruzioni per l’uso del portale.
Cfr. ALLEGATO n° 5→ Istruzioni all’uso del portale acquisti
L’obiettivo per l’anno 2014 è quello di ottenere il 100% delle
Dichiarazioni di conformità da parte dei fornitori e partner del
portale informatico “acquisti in rete” e di revisionare l’elenco dei
fornitori abituali e strategici della cooperativa.
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SA8000
6.2 Verifiche Ispettive partner/fornitori
Nell’ultimo semestre non sono state effettuate verifiche ispettive ai
fornitori/partner.
7.
Piano delle verifiche ispettive interne
Riportiamo in allegato la pianificazione delle V.I.I. per il secondo semestre
2014.
Cfr. ALLEGATO n° 6→ Pianificazione verifiche ispettive interne 2014.
8.
Monitoraggio del S.G. SA8000
8.1 Monitoraggio fornitori e partner strutturali
Segue una sintesi della situazione ad oggi relativamente ai partner e
fornitori strutturali di Koinè, in riferimento all’elenco dei fornitori del 2013.
FORNITORI E PARTNER
N.
%
n. tot
29
100%
fornitori
adempienti
28
96.6%
in attesa
1
3,4%
n. tot
19
100%
pertner
adempienti
17
90%
FORNITORI E PARTNER
in attesa
2
10%
N.
Totale fornitori e partner
48
%
100%
Numero e percentuale fornitori e partner adempienti
45
93.8%
Numero e percentuale fornitori e partner in attesa
3
6.2%
Numero di verifiche ispettive condotte presso fornitori e
parter su numero di verifiche programmate
11 su 12
92%
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SA8000
8.2 Cantieri visitati nel corso di audit di prima e terza parte nel
periodo 2006-2014.
SERVIZIO
TERRITORIO DI RIFERIMENTO
AUDIT SGS
EFFETTUATO
26-27/05/08 30/31/10-01/09/10
8-9/11/07
01/09/2010
28/02/2013
30-31/10/2006
RSA NINCI, MUGLIANO
AREZZO
RSA PIONTA
AREZZO
RSA BOSCHI
SUBBIANO
10-11/11/09
RSA LA PRIMULA
CORTONA
17/05/2007 30/31/10-01/09/10
ASP MONTEVARCHI
MONTEVARCHI
8-9/11/2007 30/31/010-01/09/10
RSA CASTELFRANCO
RSA SINALUNGA
CASA DI MICHELE (INIZIO ATTIVITA':
11/11/10)
CASTELFRANCO
SINALUNGA
17-18/11/2008
AREZZO
28/02/2013
COMUNITA' ALLOGGIO CASA INIEME
AREZZO
27/04/2012
AD SAD AREZZO
AD E EDUCATIVA LORO CIUFFENNA
AD E EDUCATIVA CAVRIGLIA
AD E EDUCATIVA E CD C. FIORENTINO
ADI E EDUCATIVA SUBBIANO, CAPOLONA
CASA FAMIGLIA/CENTRO INTERMEDIO DSM
VALDARNO
CENTRO DOURNO HANDICAP BIBBIENA
AREZZO
LORO CIUFFENNA
CAVRIGLIA
C. FIORENTINO
CD DISABILI L'OTTAVO GIORNO
MONTEVARCHI
30-31/10/ 2006
10-11/11/09
CASA DI PINOCCHIO Centro zonale di terapia
occup.disabili E CAP
C. FIORENTINO
17/05/2011
17-18/11/2008
micro nido terranuova
AREZZO
PROVINCIA DI AREZZO
TERRANUOVA
BRACCIOLINI
TERRANUOVA
BRACCIOLINI
SERV. EDUC. S. GIOVANNI
NIDO DOMICILIARE CASA DELLE FATE
S. GIOVANNI VALDARNO
S. GIOVANNI VALDARNO
NIDO POLLICINO CAVRIGLIA
CAVRIGLIA
NIDO STELLA STELLINA
CAVRIGLIA
LUDOTECA ANGHINGO'
CAVRIGLIA
ASILO NIDO CASTELFRANCO
CASTELFRANCO
ASILO NIDO CAMPANELLINO
ASILO NIDO STELLINA
BUCINE
LORO CIUFFENNA
NIDO PICCOLO SOLE
S. G. Valdarno
SERV. EDUC. FIGLINE VALDARNO
FIGLINE VALDARNO
ASILO NIDO A. FANI
PRATOVECCHIO-STIA
CD RIABILITATIVO DISABILI CLA
MILD
ASILO NIDO PINOCCHIO (ISOLA CHE NON
C'E')
MONTEVARCHI
BIBBIENA
01/09/2010
01/09/2010
V. I. I. EFFETTUATE
23/04/2008
29/04/2011
ott-07
30/03/2012
11/09/2006
5/11/09
04/10/2013
22-mar-07
25-ott-12
29/10/2008
13/02/2013
29/10/2008
13/02/2013
23/04/2014
09/05/2011
apr-09
04/10/2013
15/04/2014
20-ott-10
20-ott-10
30-mar-09
30/03/2012
mar-07
15/04/2014
12-lug-06
29-apr-11
02-apr-07
10-mag-11
04/04/2014
apr-09
04/10/2013
25-mar-10
17-18/11/2008
29/10/2008
10-11/11/09
29/10/2008
06-nov-09
20-ott-10
13/02/2013
13/02/2013
06-nov-09
19/02/2013
30-31/10/2006
30-31/10/2006
17-18/11/2008
10-11/11/09 -
19/02/2013
12-lug-06
19/02/2013
29/10/2008
19/02/2013
12-lug-06
07/02/2013
30/10/2008
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19/02/2013
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15-mar-10
ASILO NIDO AMBARABA'
BIBBIENA
10-11/11/09
NIDO PAPAVERI E PAPERE
CASTEL SAN NICCOLO'
10-11/11/09 27/04/2012
ASILO NIDO VILLA SITORNI
ASILO NIDO IL MATTO
ASILO NIDO CUCCIOLO AREZZO (SERVIZIO
ATTIVATO A FINE 2012)
AREZZO
Loc. Il matto, Arezzo
26-27/05/2008 27/04/2012
ASILO NIDO IL CEDRO
AREZZO
30-31/10/2006
ASILO NIDO INDICATORE
AREZZO
26-27/05/2008
ASILO NIDO BUCANEVE
ASILO NIDO NEL PARCO
AREZZO
AREZZO
30-31 /10/2006 01/09/2010
27/04/2012
ASILO NIDO FRECCIA AZZURRA
MONTE S. SAVINO
17-mag-07
ASILO NIDO PETER PAN
C. FIORENTINO
17-mag-07
NIDO GIRASOLE
CASTIGLION FIORENTINO
17/05/2011
ASILO NIDO MARGHERITA
ASILO NIDO COCCINELLA
CORTONA
BETTOLLE
17-mag-07
17-18/10/2011
NIDO LE PIAZZE
NIDO L'AQUILONE
CETONA
SINALUNGA
17-18/10/2011
LUDOTECA AMBRA
EDUCOOP
AMBRA
PROVINCIA DI AREZZO
30-31/10/2006
26-27/05/2008
ASILO NIDO OSTERIA DEL CURATO
ASILO NIDO ANAGNINA
ROMA
ROMA
31/31/08-01/09/10
Arezzo lì 15 maggio 2014
AREZZO
14/05/2014
11/09/2006
30/04/2011
15/05/2008
14/11/2012
09/04/2014
11/09/2006
06/05/2011
25-mar-10
12-apr-07
11-ott-11
12-apr-07
11-ott-11
15-mar-10
10/04/2014
10/04/2014
22-mar-07
15-mar-10
08-ott-07
13/10/2011
13/10/2011
11/09/2006
nov-10
19/05/2008
29/01/2009
11/12/2012
11/12/2012
La Presidente
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