Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi
3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi
[ 3.1.1.1 ] Un elaboratore di testi è un programma che ti permette di generare documenti scritti in formato
digitale o cartaceo. Il più grande errore, compiuto dai neofiti del computer, è quello di considerare Word uno
degli elaboratori di testi più diffusi e tutti gli altri programmi dello stesso genere come una macchina da
scrivere digitale, e di pensare che l’unico vantaggio sia di poter modificare il testo liberamente, ogni volta che
si vuole. In realtà, un elaboratore di testi come Word è in grado di svolgere funzioni che vanno oltre il
semplice ausilio nella digitazione del testo. Questo programma, infatti, fornisce una vasta gamma di
strumenti, finalizzati a migliorare l’ambiente di lavoro e a renderlo sempre più funzionale a stesura,
impaginazione, correzione e stampa del testo.
Per prima cosa, verifichiamo come aprire il programma. Dal desktop, fai clic su Start e scegli Tutti i
programmi. Analizza il menu e cerca Microsoft Word o Office XP, che a sua volta conterrà la prima voce.
Fai clic sul collegamento, per lanciare l’applicazione. Per chiudere il programma, puoi seguire una delle tre
strade descritte: fai clic sul pulsante Chiudi della finestra di Word; fai clic su Esci del menu File, oppure
doppio clic sull’icona di Word, nella barra del titolo.
[ 3.1.1.2 ] La nostra analisi di Word parte dalla descrizione del menu File. In esso trovi tutte le funzioni che ti
permettono di gestire il file che stai elaborando e tutti i file che possono essere letti correttamente attraverso
Word. Il menu è diviso in diverse sezioni, la prima delle quali ti permette di aprire, chiudere o generare un
documento di testo. Con il comando Apri puoi visualizzare la finestra che ti permette di sfogliare le cartelle
del
tuo
archivio
elettronico.
Dopo
aver
selezionato
il
file
che
ti
interessa,
puoi
aprirlo
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3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi
facendo clic sul pulsante Apri. Word non legge solo i documenti con estensione .doc, tipica di questo
ambiente. Il programma, infatti, è in grado di elaborare altri tipi di documenti di testo, con formati .txt o .rtf.
[ 3.1.1.3 ] Agendo sul comando nuovo, visualizzi nella parte destra della finestra il Riquadro attività.
In questo riquadro, trovi, oltre alla possibilità di aprire un documento esistente, anche i comandi, per
generare un nuovo documento.
Il punto di partenza, la materia prima, da cui partire, per generare il file può essere diversa.
Scegli, ad esempio, Documento vuoto, per visualizzare a schermo una pagina bianca, priva di qualsiasi
elemento.
Puoi, in alternativa, voler utilizzare Word, per generare una pagina Web o un messaggio di posta elettronica.
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3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi
Oltre a scegliere la tipologia del documento, puoi generare il file partendo da qualcosa di già esistente.
Può essere un altro file o un modello. Quest’ultimo elemento, il modello, è un documento contenente
elementi preimpostati, modificabili, oppure è una procedura che ti permette, attraverso una sequenza di
impostazioni, di generare un documento con una serie di caratteristiche. Alcuni dei modelli sono presenti sul
tuo disco rigido, perché sono stati registrati durante la fase di installazione del programma. Una vasta
raccolta di stili è presente in rete. Scegli da dove prelevare il modello che desideri e cercalo, seguendo le
indicazioni che ti vengono date.
[ 3.1.1.9 ] Il comando Chiudi, infine, ti permette di chiudere il documento sul quale stai lavorando, senza per
questo uscire dal programma.
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3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi
[ 3.1.1.4 e 3.1.1.5 ] La seconda area del menu File contiene i comandi che ti permettono di salvare il
documento sul quale stai lavorando, collocandolo su di un supporto di memoria di massa. I tre comandi
differiscono nelle procedure seguite per il salvataggio.
Salva ti permette di registrare le modifiche apportate a un documento già esistente. Il documento originale
viene sostituito integralmente con il nuovo documento.
Salva con Nome, invece, ti premette di salvare il tuo lavoro, generando un nuovo file o sostituendo un altro
file, diverso da quello che hai modificato. Con questa funzione, alla fine del processo, risultano presenti sul
supporto di memorizzazione due file, quello originale e quello modificato.
Puoi usarla anche per modificare l’estensione, e quindi la tipologia, del nuovo file. Agendo sul comando,
viene visualizzata la finestra Salva con nome, dove puoi scegliere la cartella nella quale salvare il
documento, puoi attribuirgli un nome e scegliere che tipologia di file creare.
Se scegli il comando Salva per registrare un documento nuovo che stai elaborando, il sistema, non avendo
alcun riferimento sul nome del file o sulla sua collocazione nell’archivio elettronico, ti chiede di immettere
questi dati aprendo automaticamente la finestra Salva con nome.
Il terzo comando, dedicato al salvataggio dei file, Salva come pagina Web, ti permette di generare un
documento html, cioè del formato utile per pubblicare in rete. Anche in questo caso, viene aperta la finestra
Salva con nome e, nella casella tipo file, viene inserito automaticamente il parametro Pagina Web.
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3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi
[ 3.1.1.6 ] Analizziamo brevemente i possibili formati con i quali puoi salvare un documento:
•
il formato standard di Word salva il file in formato DOC;
•
il formato TXT, solo testo, genera un file che può essere letto con semplici programmi di editing;
•
il formato RTF (Rich Text Format) viene riconosciuto da molti altri programmi di elaborazione testi,
quindi genera un file che può essere scambiato con un gran numero di utenti;
•
il formato modello genera un file che può essere utilizzato per generare altri documenti, con le
impostazioni che hai utilizzato nel tuo documento;
•
i formati tipici di altri programmi di elaborazione testi;
•
i formati tipici di precedenti versioni di Word;
•
le pagine web, quelle che visualizziamo navigando su internet, che sono scritte in un linguaggio
particolare: HTML (HyperText Markup Language).
[ 3.1.1.7 ] Alcuni dei comandi descritti precedentemente, contenuti nel menu file, hanno un pulsante
corrispondente nella barra degli strumenti STANDARD.
I primi tre pulsanti, partendo da sinistra sono: Nuovo, Apri e Salva.
Il pulsante Nuovo agisce in modo leggermente diverso rispetto al comando corrispondente del menu. Infatti,
non viene aperto il Riquadro attività, ma viene generato un nuovo documento, impostato secondo il
modello Documento vuoto.
Word ti dà la possibilità di lavorare, contemporaneamente, su più documenti. Agendo più volte sul
comando Apri puoi aprire più file, che verranno elencati nel menu finestra e che avranno una propria icona
sulla barra delle applicazioni.
Per spostarti da un documento all’altro, seleziona il nome desiderato nel menu finestra, oppure agisci
sull’icona. Come vedremo più avanti nel corso, questa opzione ti permette, ad esempio, di trasferire
facilmente parti di testo da un documento all’altro.
[ 3.1.1.8 ] È difficile, soprattutto per chi inizia ad utilizzare Word, conoscere tutte le funzioni e gli strumenti
presenti nel programma.
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3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi
Mentre lavori in Word, per questo motivo, hai sempre a disposizione la funzione di guida in linea. Gli
argomenti in essa contenuti coprono tutte le possibili domande sulla lavorazione di un documento di testo.
Puoi accedere alla guida in linea facendo clic sul pulsante ?, presente sulla barra degli strumenti Standard,
oppure premendo F1, o ancora, scegliendo Guida in linea di Microsoft Word, nel menu ?.
Se l’opzione è attiva, viene visualizzato l’assistente di Office: una simpatica animazione che, tramite un
fumetto, ti chiede di digitare una o più parole, inerenti l’argomento con il quale hai dei problemi. Per
disattivare l’assistente di Office sarà sufficiente cliccare su Nascondi l’Assistente di Office dal menu ?.
Digita una domanda o delle parole chiave, nell’apposita casella, e fai clic su Cerca.
La ricerca viene effettuata tra gli argomenti della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai
clic su un punto dell’elenco per aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste.
Puoi approfondire la tua ricerca, facendo clic sul pulsante Mostra. In questo modo, la finestra si espande e
vengono visualizzate tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice.
Nella scheda Sommario, gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità; puoi sfogliare gli
argomenti attraverso i collegamenti ipertestuali. La scheda Ricerca libera ti permette di compiere ricerche
attraverso parole chiave. La scheda Indice, infine, contiene un vero e proprio indice analitico. In essa, puoi
spostarti attraverso le voci sia scorrendo l’elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell’apposita
casella il termine desiderato: l’elenco si posiziona automaticamente in risposta alle lettere digitate.
Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento, direttamente, a oggetti presenti nell’area di lavoro
come pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida rapida dal menu ?; il cursore si trasforma,
visualizzando una freccia con un punto di domanda. Quindi, fai clic sull’oggetto di cui desideri avere
spiegazioni. Verrà visualizzato un fumetto, contenente l’argomento richiesto.
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3.1.2 – Modificare le impostazioni
3.1.2 – Modificare le impostazioni
[ 3.1.2.1 ] Word è un ambiente di lavoro estremamente versatile e ricco di funzionalità. Per agevolarti, ti offre
una grande varietà di opzioni.
In questo tema descriviamo le funzioni che ti permettono di adattare questo ambiente alle tue esigenze.
Quando lavori su un testo, alterni momenti in cui ti occupi esclusivamente della digitazione del testo, a
momenti in cui completi il tuo lavoro, attraverso l’inserimento di immagini o elementi grafici. Oltretutto,
abbiamo già visto come sia possibile in Word produrre documenti diversi per caratteristiche e finalità.
Ogni fase del lavoro e ogni tipologia di documento presenta caratteristiche proprie. Ognuna di esse richiede
differenti modalità di visualizzazione del documento stesso.
Aprendo il menu Visualizza, troviamo quattro differenti modalità di visualizzazione.
Riassumiamone le caratteristiche:
•
Normale: visualizza il documento a pieno schermo, privo di spazi in corrispondenza dei salti di
pagina. In questo tipo di visualizzazione, non vengono mostrate le immagini o gli elementi grafici di
altro tipo. Per questo motivo, è il modo migliore per poter lavorare velocemente sul testo;
•
Layout Web: visualizza il documento come se fosse una pagina di un sito web. Questa modalità di
visualizzazione rispecchia fedelmente le caratteristiche di una pagina Web, quindi, non esistono
divisioni di pagina; il documento, infatti, viene considerato un unico blocco di testo;
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3.1.2 – Modificare le impostazioni
•
Layout di stampa: mostra il documento con l’aspetto che avrà dopo la stampa. In questa modalità,
puoi verificare la corretta impaginazione del testo e delle immagini. Molti preferiscono lavorare
direttamente in questo tipo di visualizzazione, sia per la stesura del testo sia per la sua
impaginazione. In effetti, non esistono reali controindicazioni e puoi scrivere il testo anche servendoti
di questa modalità. Ti sconsiglio, tuttavia, di usare la modalità Layout di stampa, nel caso il
documento contenga un gran numero di immagini. In questa situazione, procedi alla digitazione del
testo in modalità di visualizzazione Normale, per poi passare al Layout di stampa per
l’impaginazione;
•
Struttura: in questa modalità, puoi visualizzare e modificare la struttura del file. Un documento,
infatti, può essere il risultato dell’unione di più documenti, collegati tra loro per formare un
Documento master. Nella visualizzazione Struttura, vengono rese disponibili le barre degli
strumenti, che sono utili nella gestione di tale elemento.
[ 3.1.2.2 ] Oltre alle possibili varietà di visualizzazione, puoi adattare l’ambiente di lavoro, operando
attraverso altre funzioni disponibili nel programma.
Facciamo ancora riferimento al menu Visualizza e analizziamo le ultime due funzioni disponibili. Schermo
intero ti permette di lavorare, visualizzando sullo schermo solo il documento.
Vengono nascosti tutti gli altri elementi, normalmente presenti. In questo modo, puoi operare con maggiore
precisione, in fase di impaginazione del documento. Quando attivi questa funzione, sullo schermo viene
visualizzato il documento, in base alla modalità di visualizzazione impostata. Quindi, puoi lavorare a
schermo pieno anche su una pagina Web o sulla struttura del documento.
L’ultimo comando del menu Visualizza è Zoom. Attivandolo si apre una finestra nella quale puoi impostare il
grado di ingrandimento del documento.
Se hai bisogno di visualizzare correttamente il testo, sceglierai un livello di zoom elevato, che ti permetta di
vedere con precisione ogni singola parte del foglio; se, al contrario, devi avere una visione d’insieme del
documento, rinuncerai alla precisione dei particolari, selezionando un grado di ingrandimento inferiore.
La finestra contiene anche alcuni valori particolari, che ti permettono di adattare il documento allo schermo:
•
Larghezza pagina: imposta lo zoom, in modo che la pagina riempia la larghezza dello schermo;
•
Larghezza testo: rispetto all’impostazione Larghezza Pagina, elimina i margini, quindi la larghezza
dello schermo viene interamente occupata dal testo;
•
Pagina intera: imposta lo zoom, in modo da occupare lo spazio verticale dello schermo con una
pagina di documento;
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3.1.2 – Modificare le impostazioni
•
Più pagine: visualizza sullo schermo il numero di pagine selezionato.
Le opzioni descritte sono presenti anche nel menu a tendina, presente sulla barra degli strumenti Standard.
[ 3.1.2.3 ] Caratteristica fondamentale per un ambiente di lavoro è quella di essere ordinato e che, al suo
interno, gli strumenti utili siano facilmente disponibili.
Le barre degli strumenti svolgono questa funzione, mettendoti a disposizione dei rimandi veloci ai comandi di
uso più frequente.
È ovvio che non sempre il programma, nelle sue impostazioni predefinite, è in linea con le tue esigenze. Per
questo motivo, devi imparare a modificare il tipo di barre che vengono visualizzate nella finestra di lavoro.
Trovi l’elenco completo delle possibili barre degli strumenti, agendo sul menu Visualizza e selezionando
Barre degli strumenti.
Nel menu che viene aperto sono indicate, con un segno di riconoscimento, le barre visualizzate al momento.
Per attivarne una, devi semplicemente fare clic su di essa. Tieni, comunque, presente che alcune delle barre
vengono visualizzate automaticamente, quando attivi la funzione specifica, per la quale la barra può risultare
utile. Non tutte le barre vengono allineate a quelle presenti: alcune di esse possono comparire ai piedi della
pagina, mentre altre si presentano come finestre indipendenti, sul piano di lavoro.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.1.2 – Modificare le impostazioni
Puoi posizionare ogni barra dove ti è più comoda, facendo clic sul suo margine sinistro o sulla barra del titolo
e collocandola nella nuova posizione.
L’elenco delle barre disponibili può essere visualizzato come menu di scelta rapida, attraverso un semplice
clic con il pulsante destro del mouse, nell’area occupata dalle barre. Nell’elenco descritto, balza agli occhi
l’ultimo comando, Personalizza.
Attraverso questa opzione, puoi modificare il contenuto delle barre degli strumenti, aggiungendo pulsanti utili
o eliminando quelli che non ti servono, per liberare spazio prezioso. Vediamo la procedura da seguire per
compiere queste modifiche.
Posizionati sulla barra e fai clic con il tasto destro del mouse, quindi seleziona il comando Personalizza. Fai
clic su Comandi, per visualizzare la scheda relativa. In essa trovi l’elenco dei pulsanti disponibili. Seleziona
quello da importare e, mantenendo premuto il tasto del mouse, trascinalo sulla barra dove vuoi collocarlo.
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3.1.2 – Modificare le impostazioni
Rilascia il tasto del mouse, per completare la procedura.
Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova, per contenere una selezione personale di
pulsanti. Questa opzione ti permette di adattare l’ambiente di lavoro alle tue esigenze, mettendoti a
disposizione i comandi che ti sono utili. Nella finestra di dialogo Personalizza, nella scheda Barre degli
strumenti, fai clic sul pulsante Nuova. Indica il nome da dare alla nuova barra, nome che comparirà
nell’elenco già descritto, e indica per quale tipo di documento vuoi che sia disponibile. Fai clic su Ok e torna
alla scheda comandi, per importare i pulsanti che ti interessano.
[ 3.1.2.4 ] Come ultima opzione, per la personalizzazione dell’ambiente di lavoro, descriviamo uno strumento
molto particolare che, se usato correttamente, può migliorare la qualità del tuo lavoro. Siamo abituati a
considerare il foglio bianco come uno spazio vuoto. Questo può essere vero, se stiamo scrivendo con una
penna su un foglio o mediante una macchina da scrivere. Al contrario, in un documento elettronico lo spazio
bianco è ottenuto mediante l’inserimento di elementi particolari, che non verranno visualizzati in fase di
stampa e che, normalmente, non sono visibili neanche a video. Rientrano in questa categoria: la spaziatura,
il salto a una nuova riga, l’indicatore di fine paragrafo, la tabulazione, l’interruzione di pagina, di colonna o di
sezione.
In fase di scrittura o di correzione del documento, può essere utile vedere anche questi caratteri. Solo in
questo modo, infatti, puoi intervenire su tutti gli aspetti dell’impaginazione del documento.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.1.2 – Modificare le impostazioni
L’errata presenza di uno spazio può, ad esempio, provocare il rimando a capo di un segno di punteggiature
che, invece, dovrebbe essere attaccato alla parola che lo precede. Solo visualizzando i caratteri nascosti,
puoi verificare queste piccole anomalie nel testo e apportare le correzioni necessarie. Per visualizzare i
caratteri non stampati, fai clic sul pulsante Mostra/nascondi della barra degli strumenti. Quando i caratteri
sono visibili, fai clic nuovamente sul pulsante per nasconderli.
Tieni presente che i caratteri di controllo non verranno stampati, anche se sono visualizzati nel documento.
[ 3.1.2.5 ] Word, al momento dell’installazione, memorizza all’interno di archivi alcuni dati sul sistema che lo
ospita. Viene memorizzato il nome del proprietario del PC, per essere indicato come autore. Vengono
memorizzati i percorsi, per arrivare direttamente alla cartella documenti del disco rigido. Vengono impostate
automaticamente una serie di informazioni che si riflettono sul modo di usare il programma e sulle sue
possibili funzionalità.
Tutte queste informazioni sono contenute nella finestra di dialogo Opzioni. Per aprirla, scegli Opzioni, nel
menu Strumenti. La finestra si compone di undici schede, che suddividono i vari dati per argomenti. Non è il
caso di descrivere tutte le possibili opzioni.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.1.2 – Modificare le impostazioni
Vogliamo solo sottolineare la scheda Inf. utente, dove puoi modificare il nome ed inserire il tuo indirizzo, e la
scheda Directory predefinite, per impostare il percorso Cartelle/sottocartelle, per la memorizzazione del
documento.
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3.2.1 – Inserire i dati
3.2.1 – Inserire i dati
[ 3.2.1.1 ] Una volta descritte le caratteristiche principali del programma, è il momento di entrare nel merito
della descrizione del funzionamento di Word. Scopo principale di un elaboratore di testi è, ovviamente,
quello di produrre documenti che contengano testo, immagini ed elementi grafici. Agli ultimi due oggetti
dedicheremo ampio spazio più avanti nel corso, ora focalizziamo la nostra attenzione sul testo. In generale,
possiamo dire che il testo si compone, sostanzialmente, di due elementi: i caratteri e i simboli. Sulla tastiera
del computer sono presenti i tasti, che ti permettono di inserire nel documento elettronico i caratteri più
utilizzati. Come in una macchina da scrivere, premi i tasti per digitare il testo.
Sulla tastiera sono presenti anche tasti che ti permettono di aumentare le possibilità di digitazione. Ad
esempio, premendo il tasto Shift (Maiusc) puoi inserire nel testo un carattere maiuscolo o uno dei simboli
presenti nella parte superiore di alcuni tasti. Altri caratteri sono disponibili, se viene premuto il tasto Alt Gr,
che si trova a destra della barra spaziatrice.
[ 3.2.1.2 ] Nonostante il gran numero di combinazioni presenti sulla tastiera, è impensabile riuscire ad
abbinare un tasto o una combinazione rapida di tasti, a ogni simbolo o carattere che ti può servire.
L’inserimento di altri elementi nel testo, è reso possibile dall’opzione Simbolo, presente nel menu Inserisci.
Attivandola, viene aperta una finestra di dialogo, nella quale sono elencati tutti i simboli, che possono essere
inseriti nel testo. Devi fare attenzione, perché ogni tipologia di font è correlata a simboli peculiari. Con un po’
di pazienza e di tempo, potrai divertirti a trovare simboli particolari per personalizzare il tuo documento. Una
volta trovato l’elemento adatto alle tue esigenze, selezionalo facendo un semplice clic su di esso e premi
Inserisci, per completare l’operazione.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.1 – Inserire i dati
Se usi spesso un simbolo particolare, puoi attribuire a esso una nuova combinazione di tasti, in modo da
averlo subito a disposizione senza, ogni volta, passare dalla finestra descritta. Per compiere questa
operazione, dopo aver selezionato il simbolo desiderato, fai clic sul pulsante Tasti di scelta rapida. Digita la
nuova sequenza nell’apposita casella e fai clic su Assegna. Ora, digitando la sequenza corretta, il simbolo
viene inserito automaticamente nel testo.
Quando lavori con una macchina da scrivere, il punto di inserimento di un determinato carattere o simbolo è
determinato dalla posizione del foglio rispetto alla testina scrivente. In un documento elettronico, questa
struttura non è, ovviamente, presente. Per avere sempre un preciso riferimento, sullo schermo è visibile una
piccola linea verticale lampeggiante, definita Cursore.
Il punto dove si trova il cursore è quello in cui vengono inseriti i caratteri digitati sulla tastiera o i simboli
prelevati dall’elenco. Puoi spostare il cursore in qualsiasi punto del testo già inserito, per modificarlo o per
aggiungere alcune parti. Non è, invece, possibile posizionare il cursore in zone bianche dello schermo,
senza introdurre elementi nascosti particolari come: interruzioni di pagina, interruzioni di colonna, ecc.
Il grande vantaggio nell’uso di un elaboratore di testi, rispetto a una tradizionale macchina da scrivere, è che
si crea un documento virtuale, che può essere modificato in qualsiasi momento. Puoi, infatti, cancellare parti
del testo, aggiungere nuovo testo o modificare quanto già scritto.
Inoltre, Word contiene un gran numero di automatismi, che ti permettono di risparmiare tempo e fatica. Il
funzionamento di questi strumenti dipende dalla capacità del programma di riconoscere gli elementi del
testo. È per questo motivo che, durante la digitazione, è necessario osservare alcune semplici regole.
Alcune di queste derivano da quelle imposte a seguito della nascita della stampa; altre, invece, si sono
sviluppate ex novo, proprio per le ragioni appena descritte. Vediamo rapidamente quali sono queste regole:
•
la punteggiatura deve essere attaccata alla parola che precede;
•
parentesi e virgolette devono essere attaccate al contenuto;
•
articolo, apostrofo e termine devono essere tutti uniti.
Osservandole, hai la garanzia che il tuo documento venga elaborato correttamente dalle funzioni
automatiche, come, ad esempio, il controllo dell’ortografia.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.2 – Selezionare i dati
3.2.2 – Selezionare i dati
[ 3.2.2.1 ] Per usare correttamente Word, è indispensabile familiarizzare con il concetto di selezione del
testo. Ogni azione che compi sul documento deve essere riferita a qualcosa. In pratica, devi indicare al
sistema l’oggetto su cui vuoi operare.
La selezione del testo può essere fatta in modi differenti. Non esiste un metodo valido e uno scorretto: la
validità di ognuno dei sistemi descritti in questo tema, dipende dalla tua comodità nel loro utilizzo. In altre
parole, conoscendo le differenti procedure, per operare una selezione, sarai in grado, di volta in volta, di
sceglierne una piuttosto che un’altra, a seconda della situazione in cui ti trovi e di quello che devi
selezionare.
Prima di descrivere i metodi, per compiere una selezione, è importante analizzare i termini che indicano i
diversi componenti del testo. Partendo dalla più piccola unità del testo, abbiamo: caratteri, parole, righe,
paragrafi, documento.
Sono tutti termini conosciuti e di uso comune; l’unico che merita una precisazione è paragrafo. Un
Paragrafo è il testo compreso tra due invii consecutivi. Quindi, tutte le volte che vai a capo, premendo Invio
sulla tastiera, termini un paragrafo e ne inizi uno nuovo. Durante il corso, avremo modo di verificare che
ognuna di queste componenti ha proprietà differenti e che è possibile applicare operazioni particolari a
ognuna di esse.
Per lavorare sul testo, hai due strumenti di input, con i quali comunicare con il sistema: il mouse e la
tastiera. Analizziamo come riuscire a compiere le selezioni con entrambi.
Usando il mouse, devi pensare che il puntatore sullo schermo sia la punta di un evidenziatore. Posizionalo
dove vuoi che inizi la selezione e fai clic, per attivare l’operazione. Quindi, tenendo premuto il tasto sinistro
del mouse, trascina il puntatore sul testo che vuoi selezionare. Una volta "annerita" la zona di testo che ti
interessa, lascia il tasto del mouse. La parte selezionata sarà quella compresa dal movimento del cursore.
Il mouse, però, opera anche in altri modi. È possibile compiere una selezione facendo clic ripetutamente
sull’elemento da selezionare. Quando posizioni il puntatore in una zona del testo e fai clic, compare il
cursore lampeggiante, che indica il punto dove puoi modificare il testo. Se fai clic due volte, viene
selezionata la parola che si trova sotto il puntatore. La selezione si allarga se fai clic tre volte, passando
dalla parola al paragrafo.
Un ulteriore metodo di selezione, consiste nell’utilizzo della barra invisibile. Questa è una zona del
documento, non visibile e senza delimitazioni precise, che occupa la parte sinistra del foglio. Se sposti il
puntatore in questa zona, il suo aspetto si modifica. Al posto del normale aspetto, compare sullo schermo
una freccia rivolta in alto a destra. Se fai clic, viene selezionata l’intera riga di testo accanto al puntatore. Se
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.2 – Selezionare i dati
sposti il puntatore, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, la selezione si espande, inglobando nuove
righe.
Il secondo strumento di input, che usi normalmente nella lavorazione di un testo, è la tastiera. Anche se le
funzioni previste per il mouse sono complete, in alcune circostanze, per compiere le selezioni sul testo, può
essere più utile usare la tastiera. Questo può accadere nel caso di malfunzionamenti del mouse che, oltre a
non permetterti un lavoro preciso, ti fanno innervosire. Un altro caso, abbastanza frequente, si verifica
quando devi selezionare ampie parti del documento. Se sposti la selezione verso il basso, il testo scorre
troppo velocemente e non ti permette di compiere una selezione precisa.
Nei casi descritti e ogni volta che il procedimento ti sembra più efficiente, opera in questo modo: posiziona il
cursore nel punto dal quale vuoi far cominciare la selezione, poi, con i tasti di direzione, spostati nel
documento, tenendo premuto il tasto Shift, chiamato anche Maiusc. Il testo viene selezionato in base agli
spostamenti del cursore. Per ampliare la selezione, puoi anche utilizzare i tasti di spostamento rapido, come
Fine, che sposta il cursore a fine riga, o Home, che lo sposta all’inizio, o le combinazioni di tasti.
Indipendentemente dal metodo utilizzato, puoi selezionare anche blocchi di testo non contigui. Opera la
prima selezione, poi, tenendo premuto Ctrl, seleziona una seconda porzione di testo. Il procedimento può
essere ripetuto più volte. Stai attento a non lasciare mai il tasto Ctrl: in tal caso si attiva solo l’ultima
selezione effettuata e devi ricominciare il procedimento.
Come ultima opzione, se hai la necessità di selezionare il testo dell’intero documento, al posto di ricorrere a
uno dei metodi appena visti, è comodo utilizzare un comando da menu. Lascia il cursore nella posizione in
cui si trova, in questo caso non influenza l’area di selezione, e fai clic sul menu Modifica, scegliendo il
comando Seleziona tutto.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.3 – Modificare i dati
3.2.3 – Modificare i dati
[ 3.2.3.2 ] Una delle caratteristiche che rendono pratico l’uso di un elaboratore di testi è la possibilità di
modificare il lavoro svolto, in modo semplice e veloce. Il testo in formato digitale, infatti, può essere
modificato in qualsiasi momento, aggiungendo elementi, eliminandoli o ricollocandoli all’interno di un
documento. Abbiamo già visto che, quando apporti delle modifiche a un testo, puoi salvare i cambiamenti
sovrascrivendo il file originale o creandone uno nuovo. Grazie a queste opzioni, nella generazione di un
documento, puoi sfruttare testi già esistenti, compiendo le modifiche del caso e salvando il lavoro come
nuovo file. Fino a quando non viene salvato il documento, le modifiche apportate a un testo vengono tenute
in memoria dal sistema e puoi decidere di annullare le ultime, facendo clic sul pulsante Annulla o scegliendo
il comando corrispondente, dal menu Modifica. Questa opportunità è estremamente utile, perché ti permette
di lavorare con la tranquillità di poter sbagliare, senza fare alcun danno al documento o perdere dati
importanti.
Puoi anche ripensarci e decidere di ripristinare il testo presente prima di aver attivato il comando Annulla. In
questo caso, fai clic sul pulsante Ripristina o scegli il comando omonimo, dal menu Modifica.
[ 3.2.3.1 ] In condizioni normali, quando digiti del testo sulla tastiera, questo viene inserito. Puoi cancellare
parti di testo, selezionandolo e premendo il tasto Canc della tastiera. Nello stesso modo, puoi sostituire un
testo selezionato con nuovi caratteri, semplicemente digitando le nuove parole. Quando posizioni il cursore
all’interno di un blocco di testo e inizi la digitazione, i nuovi caratteri si aggiungono a quelli già esistenti e il
testo scorre, per lasciare spazio ai nuovi elementi. Durante la digitazione, puoi avere la necessità di
sostituire il testo e non di aggiungerlo. Per attivare la funzione sovrascrivi, premi Ins sulla tastiera o fai
doppio clic sul SSC, presente sulla barra di stato. Per tornare alle impostazioni standard, ripeti l’operazione.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.4 – Copiare, spostare e cancellare
3.2.4 – Copiare, spostare e cancellare
[ 3.2.4.1 e 3.2.4.2 ] Abbiamo già accennato alle grandi potenzialità che un documento elettronico, in formato
digitale, presenta rispetto ad un documento cartaceo, realizzato, ad esempio, attraverso l’uso di una
macchina da scrivere. In questo tema verifichiamo un gruppo di funzioni che, meglio di tutte, ti aiutano a
capire questo concetto. Il testo in formato digitale, infatti, una volta che è stato inserito, può essere utilizzato
all’interno di un qualsiasi documento, facendone copie illimitate.
Il testo può essere modificato. Questo ti permette di migliorare il tuo documento, fino a raggiungere la
versione definitiva e, se è il caso, procedere alla stampa. I comandi che ti permettono di modificarlo sono
raccolti nel menu Modifica.
I comandi Taglia, Copia, Incolla ti permettono di spostare il testo all’interno di uno stesso documento, o tra
documenti diversi, e di crearne delle copie, da inserire in qualsiasi file di testo.
Prima di tutto, devi selezionare il testo sul quale vuoi agire, quindi, apri il menu Modifica e attiva la funzione
desiderata, scegliendo tra Copia e Taglia. La prima ti permette di memorizzare la parte di testo selezionata,
per renderla disponibile e per inserirla in altri punti del documento o in documenti diversi. Il testo selezionato,
in questo caso, rimane presente sul documento.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.4 – Copiare, spostare e cancellare
La funzione Taglia, al contrario, ti permette di memorizzare il testo selezionato, ma lo elimina dal documento
originale. In altre parole, la prima funzione ti consente di fare delle copie di parti di testo, mentre la seconda
di trasferire il testo da un punto all’altro del documento.
Il processo si conclude quando posizioni il cursore nel punto di inserimento del testo, sia questo copiato o
tagliato, e scegli Incolla, dal menu Formato. Una volta che il testo è memorizzato, puoi attivare la funzione
Incolla quante volte vuoi, per creare tante copie dello stesso elemento.
Quando trasferisci parti di testo da un documento all’altro, può esserti utile ridimensionare le finestre, in
modo da visualizzare entrambi i file sullo schermo. La funzione, in questo modo, è estremamente rapida e
non si corre il rischio di perdere parti di documenti per clic errati, fatti per distrazione. I comandi Taglia,
Copia, Incolla sono anche disponibili nel menu di scelta rapida, che puoi aprire con il tasto destro del
mouse, facendo clic sul testo selezionato.
Esistono altre strade per richiamare i comandi Taglia, Copia, Incolla. La barra degli strumenti standard
contiene i pulsanti corrispondenti alle funzioni descritte, nell’ordine in cui le abbiamo citate. Il comportamento
di questi pulsanti è identico a quello descritto per le funzioni da menu. Oltre a questa opzione, in caso sia
scomodo prendere in mano il mouse, puoi agire attraverso la tastiera, con le combinazioni di tasti: Ctrl + X
(taglia); Ctrl + C (copia); Ctrl + V (incolla).
Per copiare o spostare il testo, puoi usare anche la funzione Drag & Drop. Dopo aver selezionato il tasto sul
quale vuoi agire, fai clic su di esso con il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, trascina il cursore
nel punto di destinazione, indicato da un cursore grigio chiaro. Il testo viene collocato nella nuova posizione,
svolgendo l’operazione corrispondente a quella richiamabile con il Taglia, Incolla. Se il tuo obiettivo è quello
di fare una copia del testo, prima di rilasciare il tasto del mouse, per liberare la selezione, premi Ctrl sulla
tastiera. Il cambio della funzionalità viene evidenziato attraverso la comparsa di un simbolo + accanto al
cursore.
Indipendentemente dal metodo usato, quando effettui operazioni di Copia o Taglia, il testo selezionato viene
copiato o trasferito nell’area Appunti, un’area di memoria provvisoria dedicata a tale scopo. Normalmente,
quando agisci su un altro elemento, questo sostituisce il precedente e l’oggetto che puoi incollare è sempre
l’ultimo selezionato. In quest'area, però, puoi memorizzare sino a 24 elementi tagliati o copiati, che possono
essere parti di testo Word, ma anche immagini, grafici, ecc. Per attivare tale funzione, è sufficiente
visualizzare l’area appunti facendo clic su Appunti di Office, del menu Modifica. Dal momento in cui è
visualizzata, ogni oggetto che copi o tagli, si aggiunge all’elenco e può essere incollato con un semplice clic.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.4 – Copiare, spostare e cancellare
Nell’area Appunti puoi: incollare tutti gli elementi, facendo clic su Incolla tutto; eliminare gli elementi inutili,
selezionando l’elemento e facendo clic sul comando Elimina del menu, che si apre con la freccia posta a
lato dell’icona; eliminare tutti gli elementi, utilizzando il pulsante Cancella tutto.
[ 3.2.4.3 ] Fa parte delle modifiche che puoi apportare a un documento, anche quella di cancellare parti di
testo. Puoi effettuare la cancellazione a blocchi: seleziona il testo da cancellare e premi Canc o Backspace
sulla tastiera. Puoi, però, eliminare ogni singolo carattere: posiziona il cursore prima dell’elemento da
cancellare e premi ripetutamente Canc, fino a quando scompaiono tutti i caratteri da eliminare. Allo stesso
modo, puoi cancellare i caratteri posizionati prima del cursore, premendo Backspace.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.5 – Trovare e sostituire
3.2.5 – Trovare e sostituire
[ 3.2.5.1 e 3.2.5.2 ] Continuiamo la nostra analisi del menu Modifica, per trovare due comandi interessanti.
Le voci Trova e Sostituisci fanno capo a un unico strumento, che ti permette di analizzare il testo,
rintracciando elementi specifici e, se è il caso, sostituendoli. Della stessa famiglia fa parte anche il comando
Vai, che ti permette di spostarti nel documento, indicando riferimenti fissi: numeri di pagina, titoli, commenti,
ecc. I controlli di questi strumenti sono contenuti in una finestra di dialogo, Trova e sostituisci, divisa in tre
schede e visualizzabile attivando uno dei comandi citati.
La prima scheda, Trova, contiene una casella di testo, nella quale puoi immettere l’elemento da ricercare nel
testo. Immetti il testo che vuoi trovare nel documento e fai clic su Trova successivo, per iniziare la ricerca. Il
sistema comincia a ricercare dal punto in cui è posizionato il cursore. Una volta arrivato in fondo al
documento, ti avverte e ti chiede se vuoi cominciare la ricerca dall’inizio. In questa scheda, attivando il
controllo Evidenzia tutti gli elementi trovati in: e specificando l’ambito della ricerca, solitamente
Documento principale, il pulsante che ti permette di dare il via all’operazione cambia, trasformandosi in
Trova tutti. Nel testo vengono, automaticamente, selezionate tutte le occorrenze dell’oggetto della ricerca.
La seconda scheda, Sostituisci, presenta due caselle di testo. Nella prima, Trova, immetti il termine della
ricerca, nella seconda, Sostituisci con, immetti il termine con cui sostituire quello originale. Oltre al già
descritto pulsante Trova successivo, sono presenti nella scheda i pulsanti Sostituisci e Sostituisci tutto.
Una volta che hai immesso il testo nelle caselle, premi Trova successivo, per iniziare la ricerca. Il sistema
evidenzia la prima occorrenza del termine indicato. A questo punto, puoi procedere alla sostituzione,
premendo Sostituisci. Se sei sicuro che la sostituzione avvenga correttamente, puoi evitare di verificare
ogni singola sostituzione, premendo Sostituisci tutto. Questa scelta ti può creare alcuni problemi; infatti, il
sistema, salvo diverse impostazioni, ricerca la stringa di caratteri, sia come parola singola sia come parte di
parole più complesse. Se, ad esempio, vuoi sostituire “auto” con “macchina” e premi Sostituisci tutto,
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.5 – Trovare e sostituire
senza verificare le singole occorrenze, può capitarti di ritrovare nel testo “macchinamobile”, al posto di
“automobile”.
Per ovviare al problema descritto e per avere un controllo maggiore su questo strumento, da entrambe le
schede descritte, puoi visualizzare una seconda parte della finestra, contenente le funzioni avanzate. Premi
Altro, per accedere a questi controlli. Vediamo, brevemente, il significato di queste voci:
•
Maiuscole/minuscole: attivi la ricerca solo per una corrispondenza perfetta con quanto hai inserito,
come argomento di ricerca;
•
Solo parole intere: se non vuoi che la ricerca sia effettuata su una stringa di caratteri,
eventualmente inserita in altre parole;
•
Usa caratteri jolly: per mascherare una parte di testo;
•
Parole simili: per individuare anche termini con pronuncia simile;
•
Forme flesse: per estendere la ricerca alle varie forme del termine specificato.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.2.5 – Trovare e sostituire
L’ultima scheda presente nella finestra Trova e sostituisci è indicata come Vai. Attraverso il menu di
sinistra e la casella che ti permette di inserire termini specifici, hai la possibilità di navigare all’interno di un
documento, anche di grandi dimensioni, trovando riferimenti specifici a colpo sicuro. Una volta scelta la
tipologia del riferimento, leggi le indicazioni che ti vengono date, per immettere correttamente i parametri per
lo spostamento.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
3.3.1 – Formattare un testo
[ 3.3.1.1 e 3.3.1.2 ] Formattare un testo significa dargli forma, significa impostare tutte le proprietà relative al
suo formato. Quando realizzi un documento, sia finalizzato alla visualizzazione a schermo che alla stampa, è
importante raggiungere un buon livello estetico. Il lettore, infatti, deve essere attirato anche dalla veste
grafica. Non dico nulla di strano, quando affermo che la scelta di leggere un testo dipende anche dall’impatto
visivo che ha sul lettore.
Quando elabori un testo, il tuo scopo primario è fornire informazioni, far conoscere qualcosa a qualcuno. In
questo senso, la carta stampata o, ultimamente, i testi elettronici rappresentano un tipo di comunicazione
attivo, dove, cioè, il fruitore del documento deve decidere di leggerne il contenuto.
Risulta, quindi, ancora più chiaro il fatto che tale scelta dipenda, in primo luogo, più da fattori grafici che dal
reale contenuto del documento. Word ti mette a disposizione una serie di opzioni, per controllare l’aspetto
del testo.
Puoi accedere all’insieme completo di tali elementi, scegliendo Carattere, dal menu Formato.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
Puoi compiere la stessa operazione, anche utilizzando il menu di scelta rapida, che attivi con il tasto destro
del mouse.
La finestra che si apre contiene tre schede, che presentano pulsanti, controlli, menu divisi per argomenti.
L’oggetto delle impostazioni che stiamo per descrivere è il singolo carattere; quindi, le scelte compiute in
questa finestra, si riflettono sull’aspetto solo del testo selezionato. La prima scheda, Tipo, è divisa in tre
zone.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
Partendo dall’alto trovi le caselle dove impostare il tipo di carattere, lo stile e la dimensione. Per impostare
un valore preciso, è sufficiente selezionarlo dall’elenco, l’opzione prescelta compare nella casella. Solo il
valore della dimensione può anche essere impostato manualmente, digitando il numero desiderato,
compreso di eventuali cifre decimali.
[ 3.3.1.2 e 3.3.1.5 ] A queste caselle seguono tre menu a tendina, che ti permettono di definire il colore del
carattere, lo stile di un’eventuale sottolineatura e il suo colore. Quest’ultimo controllo si attiva solo se viene
selezionata una sottolineatura.
[ 3.3.1.3 e 3.3.1.4 ] La seconda zona di questa scheda è riservata agli effetti, che possono essere applicati a
un carattere. Per attivare un effetto, devi solo fare clic sulla casella di controllo relativa, spuntandola. Gli
effetti possono essere combinati, anche se alcuni risultano esclusivi, per ovvie ragioni. Non sarebbe, infatti,
possibile impostare un carattere, in modo che, nello stesso tempo, sia pedice e apice, al contrario può
essere barrato e incassato.
[ 3.3.1.7 ] La terza zona che si vede in questa scheda è, in realtà, comune alle tre schede della finestra e
risulta sempre visibile. Puoi verificare, nel riquadro anteprima, le impostazioni che hai scelto di applicare sul
testo, potendo correggere immediatamente le scelte che non sono in linea con le tue necessità.
La seconda scheda, Spaziatura e posizione, contiene i controlli per regolare la spaziatura all’interno delle
parole, tra le singole lettere e tra parole differenti in una stessa riga.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
Puoi impostare una sorta di zoom, che ti permette di restringere una parola, adattandola a occupare una
data percentuale dello spazio normalmente utilizzato. In questa scheda, trovi un controllo raffinato sulla
posizione del testo nella riga, non solo pedice o apice, ma un valore esatto di quanto spostare in alto o in
basso il testo. La terza scheda, Effetti di testo, contiene un elenco di effetti che possono essere utilizzati,
per migliorare l’aspetto del testo.
Questi effetti non sono visibili su carta. Per impostarne uno, è sufficiente selezionarlo dall’elenco. Anche in
questo caso, puoi avere un riscontro immediato della scelta fatta, attraverso il riquadro Anteprima. Come
spesso accade in questo ambiente di lavoro, puoi ottenere medesimi risultati, seguendo procedure differenti.
Le opzioni più usate, contenute nella finestra descritta, hanno un corrispondente pulsante sulla barra degli
strumenti: Formattazione
L’uso di questi pulsanti rispecchia quanto detto finora: dopo aver selezionato la parte di testo che vuoi
formattare, premi il pulsante adatto, per applicare l’opzione desiderata.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
La barra Formattazione è divisa in cinque gruppi di funzioni. Nel primo troviamo i tre menu a tendina, che ti
permettono di impostare uno Stile, un Tipo di carattere e una Dimensione al testo. Seguono i pulsanti
dedicati all’attivazione del Grassetto, del Corsivo e del Sottolineato.
Le altre funzioni previste in questa barra, riguardano la formattazione del paragrafo e verranno analizzate in
seguito.
L’unico pulsante, che ancora ci interessa descrivere, è Colore carattere, l’ultimo della barra. La sua
funzionalità è particolare e merita di essere descritta in modo preciso. Il pulsante, come si deduce facilmente
dal nome, serve per attribuire un colore al testo selezionato. Sotto la lettera A, che rappresenta il testo, è
evidenziata una fascetta colorata, che indica il colore attivo, quello, cioè, che si applica al testo, se viene
premuto il pulsante. Puoi modificare il colore attivo scegliendolo dall’elenco che compare, facendo clic sulla
freccia a destra del pulsante stesso. Il colore viene automaticamente applicato al testo e impostato come
attivo.
Un’altra funzione ripetuta all’interno del programma è quella che ti permette di impostare il testo come tutto
maiuscolo, piuttosto che tutto minuscolo. Abbiamo già descritto i controlli che ti permettono di impostare
questi attributi nella finestra Formato paragrafo. Esiste una seconda finestra, dedicata esclusivamente a tali
opzioni, che puoi aprire scegliendo Maiuscole/minuscole, dal menu Formato. Anche in questo caso attiva
il controllo e dai l’Ok.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
Descrivendo la barra degli strumenti abbiamo parlato di Stili, vediamo in dettaglio cosa sono e come
possono migliorarti il lavoro.
Gli Stili sono una serie di gruppi di impostazioni grafiche o funzionali, che possono essere usate per
produrre un documento, ottenendo al suo interno una formattazione omogenea e coerente. Uno stile, in altre
parole, contiene tutte le informazioni che riguardano: formattazione del testo, tipo di carattere, dimensione,
colore, eventuali effetti, oltre, come vedremo, agli attributi che riguardano i controlli sui paragrafi.
Approfondiremo questo aspetto al tema successivo.
Alcuni stili, inoltre, vengono riconosciuti dal sistema e, al testo formattato, viene attribuito un ruolo e una
funzionalità in opzioni avanzate, come la creazione di indici e sommari.
In generale, si può affermare che l’uso degli stili può semplificarti il lavoro e accorciare i tempi di
realizzazione di un testo. Una volta collegato a uno stile, infatti, il testo viene modificato automaticamente,
qualora venga modificato lo stile stesso. In questo modo, con una semplice operazione, puoi correggere le
impostazioni di tutte le diverse tipologie di testo, contenute nel documento.
[ 3.3.1.6 ] Un pulsante particolarmente utile, in questa fase della lavorazione di un documento, è Copia
formato.
Questo ti permette di copiare da un testo, formattato in modo particolare, tutti gli attributi del formato su un
altro blocco di testo. L’utilizzo corretto di questa funzione ti consente di attribuire le stesse caratteristiche a
gruppi di testo diversi, senza, ogni volta, dove procedere alla selezione di tutte le impostazione prescelte.
Per utilizzare questo pulsante, seleziona il testo di cui vuoi copiare il formato, premi il pulsante, per attivarlo,
e seleziona il testo che vuoi adattare alle impostazioni copiate.
Nota come il pulsante cambia aspetto, quando la funzione è attiva.
Se fai clic una sola volta sul pulsante, puoi copiare le impostazioni del formato a un solo blocco di testo, se,
invece, fai doppio clic, rimane attivo fino a quando non viene deselezionato, facendo clic, nuovamente, su di
esso.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
[ 3.3.1.8 ] L’ultimo argomento che devi conoscere, per sfruttare correttamente le funzioni di controllo sul
testo, è la Sillabazione.
Con questo termine si intende l’operazione per cui una parola, divisa in due parti, viene collocata su due
righe consecutive. Questa operazione viene eseguita, per bilanciare correttamente il testo nelle varie righe
del documento.
La sillabazione può essere fatta spezzando la parola con il segno “-“; tale procedura, però, genera una lunga
serie di problemi, primo tra tutti quello che ogni modifica al documento può far slittare il testo fino a portare la
parola sillabata su un’unica riga. Se ciò avvenisse, si avrebbe una parola divisa da un “-“, senza motivo.
Esistono due sistemi, che ti permettono di ovviare a questo problema.
Il primo consiste nel compiere la sillabazione manualmente, attraverso l’inserimento di un carattere
particolare chiamato Trattino facoltativo.
Decidi dove dividere la parola e premi CTRL + “-“, per inserire il trattino facoltativo. In questo modo, il “-“
scompare nel momento in cui la parola risulta essere su un’unica riga di testo.
La stessa operazione può essere fatta, attivando la sillabazione automatica del testo.
Attraverso questa funzione, Word introduce trattini facoltativi, per dividere le parole che oltrepassano i limiti
dell'impaginazione, permettendoti di evitare effetti antiestetici su alcune righe.
Dal menu Strumenti, seleziona Sillabazione, nel sottomenu Lingua, quindi seleziona Sillaba
automaticamente documento nella nuova finestra.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.1 – Formattare un testo
La finestra contiene una serie di opzioni e controlli, che ti permettono di sillabare o meno le parole
maiuscole, di impostare correttamente l’area di sillabazione. Dove opportuno, il programma aggiungerà la
sillabazione al testo. Per ottenere un controllo maggiore sul processo, fai clic sul pulsante Manuale. A ogni
parola ti viene proposta una possibile sillabazione. Premi: Sì, per confermare l’inserimento; No, per rifiutarlo;
Annulla, per interrompere la sillabazione automatica. Gli altri controlli, presenti nella finestra Sillabazione, ti
permettono: di indicare un numero massimo di righe da sillabare; se sillabare le parole maiuscole o meno; di
definire l’area di sillabazione, cioè la distanza tra l’ultima parola di una riga e il margine destro. Aumentando
le dimensioni dell'area di sillabazione, ottieni un numero ridotto di parole sillabate, mentre, riducendola,
ottieni un testo distribuito più fittamente, ma con molte più sillabazioni.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
3.3.2 – Formattare un paragrafo
[ 3.3.2.1 ] Con il termine paragrafo, come hai già visto, viene indicata la parte di testo che termina con uno
speciale carattere di controllo, ¶, che ne rappresenta la fine. Ogni volta che vai a capo, premendo Invio, inizi
un nuovo paragrafo.
L’impostazione della formattazione dei paragrafi è importante, in quanto ogni singolo paragrafo può essere
impostato con proprietà peculiari, assumendo, all’interno del testo, ruoli e significati differenti.
Prima di iniziare la descrizione delle funzioni, legate al formato del paragrafo, verifichiamo attentamente
come generare o eliminare i paragrafi dal testo. Abbiamo detto che, ogni volta che vai a capo, premendo
Invio, dai inizio a un nuovo paragrafo. In pratica, generare un nuovo paragrafo equivale a inserire nel testo il
simbolo ¶. Questo è uno dei caratteri nascosti e viene chiamato Segno di paragrafo. Puoi visualizzarlo
premendo il pulsante Mostra/Nascondi.
Quando generi un nuovo paragrafo, questo avrà le stesse proprietà di quello che lo precede, a meno che
non siano state impostate particolari condizioni. Esiste, infatti, la possibilità di indicare lo stile che dovrà
avere il paragrafo successivo a quello corrente. Questa opzione può essere impostata nella modifica degli
stili. In questo modo, ad esempio, si imposta che il paragrafo successivo al titolo avrà lo stile Normale,
piuttosto che Titolo 2.
Da quanto detto, risulta ovvio che, per eliminare un paragrafo, devi semplicemente cancellare il segno di
paragrafo a monte. Il testo si unirà al paragrafo precedente, assumendone le caratteristiche.
[ 3.3.2.2 ] Esistono delle situazioni nelle quali hai la necessità di andare a capo senza iniziare un nuovo
paragrafo. Questo problema si pone all’interno di strutture particolari come, ad esempio, gli elenchi puntati.
In queste situazioni andare a capo con il semplice Invio, significa introdurre un nuovo punto all’elenco. Se
vuoi evitare questo automatismo, premi Invio + Maiusc (Shift). Se visualizzi i caratteri nascosti puoi
facilmente verificare come il simbolo inserito sia diverso dal normale segno di paragrafo. Puoi ottenere lo
stesso risultato, scegliendo la voce Interruzione, dal menu Inserisci, e attivando l’opzione di testo.
[ 3.3.2.3 ] Prima di proseguire è indispensabile capire come si selezionano i paragrafi o, comunque, come si
indica al sistema su quale paragrafo applicare una certa opzione. Quando lavori in Word, il cursore è sempre
posizionato sul foglio e la sua presenza rende attivo il paragrafo, che lo contiene. Se ti interessa impostare
determinate opzioni per il solo paragrafo attivo è, quindi, sufficiente posizionarvi il cursore. Il discorso cambia
quando la stessa proprietà deve essere applicata a più paragrafi, contemporaneamente. In questo caso,
devi selezionare tutto il blocco di testo desiderato, attraverso le procedure che abbiamo già analizzato.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
Le opzioni, con le quali puoi variare le impostazioni della formattazione di un paragrafo, sono contenute nella
finestra di dialogo che si apre scegliendo Paragrafo, dal menu Formato. La finestra Paragrafo è divisa in
due schede. La prima, Rientri e spaziatura, contiene, oltre all’Anteprima, comune anche alla seconda
scheda, tre sezioni che dividono le opzioni per argomenti. La prima area, Generale, contiene due menu a
cascata, attraverso i quali puoi impostare l’allineamento del testo nel paragrafo.
Puoi scegliere tra quattro differenti tipi di allineamento: A sinistra, Centrato, A destra, Giustificato. Le
prime tre opzioni non hanno bisogno di ulteriori spiegazioni, perché il nome indica come viene allineato il
testo, la quarta, al contrario, potrebbe risultare sconosciuta. Quando leggi un libro o una rivista, il testo
comincia sempre nello stesso punto, sul lato sinistro del foglio, e finisce sempre alla stessa distanza dal
margine destro, a meno che la riga non sia interrotta. Questa distribuzione del testo viene ottenuta variando
le dimensioni degli spazi che separano le parole e, in casi particolari, anche lo spazio che divide le singole
lettere, all’interno della stessa parola. Se il testo è ben distribuito e lo spazio tra i margini è sufficiente,
l’effetto che si crea è di un documento ordinato e preciso. Word è in grado di tarare correttamente queste
distanze, in modo allineare il testo su entrambi i lati, giustificare appunto.
Trovi i pulsanti relativi, alle stesse impostazioni, anche sulla barra degli strumenti Formattazione.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
La seconda casella ti permette di impostare il livello su cui applicare il tipo di allineamento. Normalmente, si
lavora sul Corpo del testo. Esistono, tuttavia, situazioni in cui un paragrafo è organizzato in più livelli. Un
classico esempio è quello di un elenco puntato, nel quale sono presenti due o più livelli di elenco. Attraverso
la selezione di questa opzione, puoi applicare un nuovo tipo di allineamento solo al livello desiderato,
all’interno del paragrafo attivo.
[ 3.3.2.4 ] Nella seconda area della scheda Rientri e spaziatura, Rientri, sono presenti i comandi che ti
permettono di applicare un’indentazione ai paragrafi. In pratica, puoi stabilire a che distanza dai margini del
foglio, vuoi che inizi e finisca il testo. Il paragrafo viene distinto in prima riga e corpo. Le prime due caselle
contengono il valore, in centimetri, della distanza dell’intero paragrafo dal margine sinistro e destro del foglio.
Per sfalsare il corpo del paragrafo dalla prima riga, agisci sul menu a tendina e scegli quale elemento deve
essere spostato ulteriormente. Scegli Prima riga, per fare in modo che la prima riga del paragrafo abbia una
distanza maggiore dal margine sinistro, rispetto al corpo. Scegli Sporgente, per ottenere l’effetto contrario.
Per impostare un valore particolare ai rientri del paragrafo, puoi utilizzare il righello. A destra dello stesso,
trovi un riferimento, un triangolo con la punta rivolta verso l’alto. Puoi fare clic su di esso e trascinarlo in una
nuova posizione, per modificare il rientro di destra del paragrafo. A sinistra hai tre riferimenti. Dall’alto trovi: il
riferimento alla prima riga, il riferimento al corpo del paragrafo, l’equivalente dello Sporgente nella finestra
Paragrafo, e il riferimento all’intero paragrafo.
Quando agisci sul primo sposti il rientro della prima riga, quando agisci sul secondo sposti quello del corpo,
mentre, muovendo il terzo, sposti tutti i riferimenti, lasciando inalterate le posizioni relative.
[ 3.3.2.6 ] Solitamente, il Righello è visibile sul piano di lavoro. Nel caso non fosse attivo, devi selezionare il
comando corrispondente, dal menu Visualizza.
Dopo questa piccola divagazione, torniamo a descrivere la nostra finestra Paragrafo. La terza area della
scheda Rientri e spaziatura è indicata con il nome Spaziatura. I quattro controlli, che puoi regolare, ti
permettono di modificare il valore della distanza tra le righe all’interno di un paragrafo o la distanza che
separa due paragrafi tra di loro.
Le caselle Prima e Dopo indicano, espresso in punti, lo spazio, che il sistema deve lasciare, prima e dopo
un paragrafo. Regolando questi valori, ottieni un bellissimo effetto nel tuo documento perché, dividendo in
modo più netto ogni paragrafo, dai una cadenza al testo, sottolineando l’alternarsi di differenti argomenti.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
[ 3.3.2.5 ] Attraverso il menu a cascata Interlinea, regoli la distanza che deve separare due righe
successive, scegliendo un’impostazione tra quelle elencate. L’impostazione può essere molto più precisa, se
imposti un valore preciso nella casella accanto. Il numero da inserire dipende dal tipo di interlinea che hai
scelto, e può essere un valore in punti o in righe, multipli della distanza tradizionale.
[ 3.3.2.7 ] Possiamo passare alla seconda scheda della finestra Paragrafo.
La scheda Distribuzione Testo ti permette di regolare il modo in cui i paragrafi vengono interrotti tra le
pagine. Puoi attivare o disattivare ogni controllo, facendo clic per inserire o togliere il segno di spunta
relativo. Vediamo il significato delle singole voci:
•
Controlla righe isolate: quando è attiva, un paragrafo non verrà interrotto tra due pagine di un
documento se in una di esse dovesse rimanere un’unica riga isolata;
•
Mantieni assieme le righe: se è presente il segno di spunta, la funzione impedisce che un
paragrafo venga diviso su due pagine;
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
•
Mantieni con il successivo: impedisce che due paragrafi consecutivi vengano posizionati su
pagine separate;
•
Anteponi interruzione: fa in modo che il paragrafo sia preceduto da un’interruzione di pagina
manuale;
•
Ometti numeri di riga: non stampa i numeri di riga del paragrafo. L’operatività di questa funzione è
condizionata all’impostazione della numerazione automatica delle righe;
•
Non sillabare: se è attivata la funzione di sillabazione automatica, questa opzione impedisce
l’applicazione del procedimento al paragrafo attivo.
Ai piedi della finestra Paragrafo, in entrambe le schede, puoi visualizzare l’effetto delle impostazioni attivate,
attraverso l’Anteprima. Per confermare le scelte fatte premi Ok.
Se fai clic sul pulsante Tabulazioni, in basso a sinistra, sempre nella finestra Paragrafo, apri una finestra
dedicata a questo strumento. Le tabulazioni sono uno dei due modi in cui puoi allineare il testo in colonne.
L’altro, lo vedremo più avanti nel corso, è rappresentato dalle tabelle.
Le tabulazioni sono dei riferimenti da inserire sul righello, che spostano il cursore su punti precisi di ogni riga.
In questo modo, durante l’elaborazione, ti trovi a inserire elementi di testo partendo sempre da uno stesso
punto. Ogni riga può contenere tante tabulazioni, contemporaneamente, con lo scopo di creare più colonne
di testo. Il classico esempio, per capire le tabulazioni, è quello di utilizzarle, per generare un listino prezzi,
nel quale avrai una colonna con il codice di ogni articolo, una colonna con la descrizione dell’articolo, una
terza con il prezzo.
Per ogni tabulazione, non solo scegli la posizione, ma scegli anche che tipo di allineamento dovrà avere il
testo che viene incolonnato sotto di essa.
Nella finestra Tabulazioni trovi i controlli che ti permettono di inserire i riferimenti sul righello. Inserisci il
valore della distanza della tabulazione dal margine sinistro nella casella Posizione tabulazioni. Scegli
l’allineamento desiderato, attivando una delle caselle di controllo ed eventualmente imposta un carattere di
riempimento, cioè l’aspetto che dovrà avere lo spazio tra due colonne consecutive. Fai clic sul pulsante
Imposta, per aggiungere la tabulazione all’elenco, sotto la casella della posizione. Dallo stesso elenco, puoi
eliminare una tabulazione esistente, selezionandola e facendo clic su Cancella. Se vuoi eliminarle tutte, fai
clic su Cancella tutto.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
Quando hai finito di impostare le tabulazioni, fai clic su Ok, per tornare al documento. Guarda il righello, il
suo aspetto è cambiato, o meglio, sono presenti dei simboli, che prima non c’erano. Tali simboli sono,
appunto, i riferimenti delle tabulazioni che hai impostato. Un occhio più attento si accorgerà che, oltre alla
comparsa di questi simboli, dal righello sono scomparsi alcuni elementi. Non ti preoccupare se non lo noti, in
effetti solo chi conosce la loro esistenza ne vede la presenza. Sto parlando delle tabulazioni standard,
segnalate con un piccolo trattino verticale, posizionato a intervalli di 1,25 cm, subito sotto il righello.
Le tabulazioni manuali e quelle standard funzionano nello stesso modo. Una volta che le hai impostate,
partendo dal margine sinistro del foglio, puoi spostarti sotto la prima tabulazione, sia questa manuale o
standard, premendo il tasto TAB della tastiera. Viene inserito un carattere nascosto, con l’aspetto di una
freccia, e il cursore si sposta in corrispondenza della prima tabulazione. Quando imposti tabulazioni manuali,
vengono eliminate tutte quelle standard, che si trovano tra il margine e i nuovi riferimenti. Inserisci il testo e
verifica che questo sia allineato come avevi impostato nella fase di preparazione. Nella finestra Tabulazioni,
puoi alterare anche il valore che separa le tabulazioni standard, attraverso la casella Tabulazioni
predefinite.
Quando hai terminato l’inserimento degli elementi di una riga, premi Invio. Il nuovo paragrafo conserva le
impostazioni delle tabulazioni di quello precedente. Eventuali modifiche avranno valore solo per il paragrafo
attivo o per i paragrafi selezionati. Non hai l’obbligo di utilizzare le tabulazioni, se le hai impostate. In questo
modo, puoi alternare parti del documento con il testo allineato e parti dove il testo scorre normalmente.
La finestra Tabulazioni, a cui puoi accedere anche dal menu Formato, facendo clic su Tabulazioni, non è
l’unico mezzo, per impostare le proprietà di questi strumenti. Infatti, se non hai particolari necessità di
precisione, puoi lavorare direttamente sul righello. In esso, sull’angolo di sinistra, è presente un pulsante
che, quando viene premuto, cambia aspetto, visualizzando tutti i possibili oggetti da inserire nel righello. Tra
questi trovi le quattro tabulazioni e la barra. Sfoglia i simboli del pulsante, fino a trovare quello che ti
interessa, quindi spostati sul righello e fai clic nel punto in cui lo vuoi inserire.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
Verifichiamo ora il significato di ogni tipo di tabulazione:
•
A sinistra: allinea il testo a sinistra, sotto la tabulazione;
•
Centrato: centra il testo sotto la tabulazione;
•
A destra: allinea il testo a destra, sotto la tabulazione;
•
Decimale: allinea i numeri, incolonnati sotto la tabulazione, sulla virgola;
•
Barra: inserisce nel testo una barra verticale, che occupa la riga di testo.
Puoi modificare le impostazioni di ogni singola tabulazione, sia attraverso la finestra di dialogo sia sul
righello, trascinando il simbolo nella nuova posizione. L’inserimento di una nuova tabulazione, in un’area del
testo già organizzata, può generare qualche problema.
In questi casi, ti consiglio di visualizzare i caratteri nascosti e di fare riferimenti ai segni di tabulazione, per
capire come è organizzato il testo.
[ 3.3.2.8 e 3.3.2.9 ] In realtà, le tabulazioni e rientri vengono utilizzati dal sistema nell’impostazione di
strutture particolari come, ad esempio, gli elenchi puntati o numerati.
Queste strutture ti permettono di generare degli elenchi a uno o più livelli, gestiti dal sistema. Nel caso di
elenchi numerati, ogni punto avrà un numero progressivo, aggiornato automaticamente; nel caso di elenchi
puntati, il sistema ti permette di impostare il tipo di punto e lo utilizzerà in tutto l’elenco.
Per attivare gli elenchi puntati o numerati, agisci su uno dei due pulsanti dedicati, presenti sulla barra degli
strumenti Formattazione, oppure scegli Elenchi puntati e numerati, dal menu Formato.
Nel primo caso, viene subito impostato il primo punto dell’elenco, coerentemente con le impostazioni
predefinite. Nel caso dell’uso della finestra, ti vengono proposti una serie di modelli, tra i quali puoi scegliere
l’impostazione desiderata.
Se attivi la funzione, indipendentemente dalla strada usata, su un gruppo di paragrafi selezionati, questi
verranno numerati o segnati attraverso un simbolo grafico.
Allo stesso modo, puoi modificare le impostazioni di un elenco, richiamando la finestra di dialogo dal menu
Formato, oppure scegliendo Elenchi puntati e numerati, dal menu di Scelta rapida.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
Per eliminare un elenco puntato esistente, seleziona tutti i punti dell’elenco e disattiva il pulsante
corrispondente all’elenco scelto, sulla barra degli strumenti.
Per terminare la compilazione di un elenco e tornare al testo normale, puoi andare a capo e disattivare
l’elenco, oppure andare a capo due volte, e poi, se la struttura della pagina lo richiede, cancellare l’ultima
interruzione di riga, per tornare alla riga precedente.
[ 3.3.2.10 ] L’ultimo strumento, che puoi utilizzare nella formattazione di un paragrafo, è l’impostazione di
bordi. Come in altri casi, anche per inserire tutto il documento all’interno di bordi, è necessario selezionare
tutto il testo, prima di dare le impostazioni.
Trovi i comandi, che ti servono, selezionando l’opzione Bordi e sfondo, nel menu Formato. Nella finestra
che si apre, nella scheda Bordi, puoi impostare, appunto, i bordi.
Seleziona il tipo di bordo, lo stile, il colore e lo spessore della linea. Attiva poi il bordo, facendo clic sul
pulsante di controllo, o all’interno dello schema dell’anteprima, in corrispondenza con il bordo desiderato. Il
procedimento risulta facile solo dopo un po’ di pratica. Non ti scoraggiare, se inizialmente dovrai litigare con
questa funzione. Nella finestra Anteprima, puoi avere una verifica immediata dell’operazione svolta, durante
il lavoro di impostazione.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.2 – Formattare un paragrafo
Ci sono altre due schede presenti in questa finestra. Selezionando Sfondo, puoi modificare le impostazioni
dello sfondo, come il colore o lo stile del motivo. Puoi indicare anche l’oggetto a cui vuoi applicare le
impostazioni. Il contenuto del menu Applica a cambia, a seconda della selezione attivata.
Nella scheda Bordo pagina, invece, puoi applicare non più a un solo paragrafo, ma all’intera pagina, un
bordo, con le stesse caratteristiche viste in precedenza.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.3 – Formattare un documento
3.3.3 – Formattare un documento
[ 3.3.3.2 ] Siamo arrivati a descrivere l’ultimo oggetto che puoi formattare, il documento.
Abbiamo descritto le opzioni che ti permettono di variare l’aspetto del carattere, siamo passati alle opzioni
che riguardano il paragrafo, ora analizziamo le possibilità che il sistema ci offre, per controllare l’aspetto
dell’intero documento.
In questo caso, dobbiamo ricercare la finestra appropriata, non più nel menu Formato, ma nel menu File. In
esso fai clic su Imposta pagina. La finestra è divisa in tre schede di cui una, Layout, contiene funzioni
avanzate, alle quali accenneremo soltanto, perché esulano dagli scopi di questo corso.
La prima scheda che troviamo è indicata con il nome Margini.
Come al solito, trovi una divisione per temi. Partiamo dall’alto. Nell’area Margini, hai la possibilità di variare
la dimensione dei margini della pagina. Essi sono i contorni dell’area che, sul foglio, può contenere del testo.
Abbiamo visto, parlando dei rientri, che tutte le misurazioni che riguardano le distanze del testo dei paragrafi,
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.3 – Formattare un documento
prendono come riferimento i margini, non il bordo del foglio. I valori di ciascun margine, Superiore,
Inferiore, Sinistro e Destro, sono espressi in centimetri. Puoi immettere il valore desiderato, oppure agire
sui pulsanti collegati, per aumentare o diminuire la distanza dal bordo del foglio. Gli altri due controlli ti
permettono, in caso tu voglia far rilegare il tuo documento, di lasciare uno spazio sulla pagina, che non sia
occupato da nessun elemento e che non abbia alcun ruolo, se non quello di contenere la rilegatura.
Attraverso il menu a tendina, puoi scegliere dove collocare questa fascia, sul foglio.
[ 3.3.3.1 ] Nell’area Orientamento, hai due icone, che rappresentano le due differenti modalità, con le quali
puoi utilizzare il foglio di carta. Puoi scegliere, facendo clic sull’impostazione preferita, se usare il foglio in
orizzontale o in verticale. L’opzione attiva presenta un bordo attorno al foglio. La scheda Margini contiene
anche la possibilità di inserire, sullo stesso foglio, più pagine. In questo modo, andando in fase di stampa
puoi utilizzare un foglio piegato in due, per ottenere una sorta di opuscolo. Infine, puoi decidere per quale
area del documento desideri che vengano accettate le impostazioni che hai scelto. Scegli un valore dal
menu a cascata Applica a.
La seconda scheda, Carta, contiene le caselle, che ti permettono di scegliere uno specifico formato di carta,
per produrre il documento stampato. Puoi selezionare uno dei formati standard, che sono riconosciuti dal
sistema e sono elencati nel menu a tendina Formato. Puoi, anche, impostare le dimensioni corrette di un
foglio che non rientra tra quelli standard. L’area sottostante ti permette di scegliere da quale cassetto della
stampante prelevare la carta, per procedere alla stampa. Puoi scegliere tipi di alimentazione differenti, per la
prima pagina e per il resto del documento. Segue ancora la casella Applica a, già descritta.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.3 – Formattare un documento
[ 3.3.3.3 ] L’ultima scheda della finestra Imposta pagina, come avevamo premesso, contiene delle funzioni
avanzate, che ti permettono di controllare le impostazioni delle sezioni del documento.
Non avendo trattato le sezioni come argomento del corso, risulta inutile descrivere i controlli. Ti ricordo che,
nel caso volessi approfondire argomenti non trattati, puoi fare riferimento alla Guida in linea.
Una volta scelte le dimensioni della pagina e il suo orientamento, puoi verificare come viene distribuito il
testo nel documento e intervenire, con l’aggiunta di oggetti e strutture, che fanno del tuo lavoro un prodotto
completo.
Come prima cosa puoi verificare che, nel momento in cui cambi le dimensioni del foglio, cambia la
disposizione del testo nel documento. In questa fase di verifica, ti puoi rendere conto che alcuni punti nel
testo dovrebbero essere più evidenziati. Il modo migliore, per ottenere tale effetto, è quello di fare in modo
che tale testo venga posizionato in cima a un nuovo foglio. Molti vanno a capo fino ad arrivare alla pagina
nuova. Abbiamo visto, però, che quello che a noi sembra spazio bianco, in realtà è riempito con simboli e
caratteri nascosti. In un eventuale riposizionamento del testo, queste linee possono fare in modo che
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.3 – Formattare un documento
l’impaginazione risulti diversa da quella desiderata. Per fare in modo che il testo cominci in una nuova
pagina, devi introdurre l’Interruzione di pagina. Posiziona il cursore subito prima dell’elemento, che vuoi
venga posizionato nella nuova pagina, e scegli Interruzione, dal menu Inserisci. Nella finestra, attiva il
controllo sulla voce Di pagina e fai clic su Ok.
Per renderti conto di cosa è stato inserito nel testo, visualizza i caratteri nascosti. Appare sullo schermo una
linea tratteggiata con la dicitura Interruzione di pagina, al centro. Per eliminare il salto di pagina, è
sufficiente cancellarlo, come se fosse del testo. Quindi, selezionalo, o poni il cursore subito prima di esso, e
premi Canc sulla tastiera.
[ 3.3.3.4 e 3.3.3.5 ] Verificata la disposizione del testo nelle pagine, puoi migliorare la qualità del tuo lavoro
attraverso due aree della pagina, che svolgono una funzione particolare. Sono l’Intestazione e il Piè di
pagina. Sono le uniche aree del foglio, esterne ai margini, che possono contenere del testo. La particolarità
di queste strutture è che, qualsiasi elemento introdotto in esse, viene ripetuto in tutte le pagine del
documento.
Apri il menu Visualizza e fai clic su Intestazione e piè di pagina. Il testo, che di solito vedi sul video, si
trasforma, diventa grigio chiaro, come se fosse disattivato, e compare in cima alla pagina un’area circondata
da un perimetro tratteggiato, l’Intestazione. Se scorri il documento fino a visualizzare la parte bassa del
foglio, trovi l’area del Piè di pagina. In queste parti del foglio, puoi inserire: testo, immagini, disegni, campi
calcolati e qualsiasi altro elemento che ti venga in mente, con le stesse modalità che seguiresti, per lavorare
sul testo normale. L’unica grande differenza è che, ciò che metti in questa zona, viene visualizzato in tutte le
pagine del documento.Quando hai finito di lavorare su Intestazione e Piè di pagina, fai clic su Chiudi, nella
barra degli strumenti dedicata a queste strutture. La peculiarità di queste strutture le rende adatte a
contenere dati particolari. È in quest’area del foglio che viene inserita la numerazione delle pagine, oppure il
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.3.3 – Formattare un documento
nome dell’autore, prelevato dal sistema, o ancora data e ora o percorso del file nell’archivio elettronico. Tutta
la possibile gamma di campi è a tua disposizione, scegliendo Campo, dal menu Inserisci. I più usati hanno
anche un pulsante apposito, nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina. Prendi dimestichezza
con questi accessori, che potrebbero sembrarti inutili ma, al contrario, possono risolverti molti problemi, se
usati con un minimo di furbizia.
[ 3.3.3.6 ] La numerazione automatica delle pagine è ottenuta attraverso l’inserimento di uno o più campi
nell’Intestazione o nel Piè di pagina. L’importanza di questo elemento ne ha fatto, però, un accessorio
talmente usato da meritare una voce dedicata nel menu Inserisci. Scegli, quindi, Numeri di pagina, dal
menu Inserisci. Nella finestra, che compare, trovi i comandi, per impostare la posizione del campo che
visualizzerà il numero della pagina. Scegli la combinazione desiderata, tra quelle presenti nei menu a
tendina, se vuoi variare il formato della numerazione, indipendentemente dal fatto di averla già impostata o
meno. Entra nella finestra Numeri di pagina e fai clic sul pulsante Formato.
Si apre un’ulteriore finestra di dialogo che ti permette, attraverso l’uso di semplici menu a cascata, di
scegliere che tipo di carattere e che tipo di numerazione usare nel documento corrente.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.1 – Tabelle
3.4.1 – Tabelle
[ 3.4.1.1 ] Abbiamo già citato le tabulazioni come metodi validi per allineare il testo in colonne e, in quel
caso, avevamo indicato le tabelle come valida alternativa. In realtà, le tabelle sono più di un’alternativa alle
tabulazioni, avendo proprietà e funzionalità proprie, versatili e potenti. Alcune di queste funzionalità sono da
inserire tra le funzioni avanzate e, quindi, non verranno trattate in questo corso.
Iniziamo, descrivendo cos’è una tabella. Una tabella è una struttura formata da elementi verticali, le
colonne, ed elementi orizzontali, le righe. L’intersezione tra righe e colonne genera le celle, che sono degli
spazi rettangolari, delimitati dai bordi. Le celle rappresentano l’elemento unitario della tabella.
Per generare una nuova tabella, seleziona Inserisci, dal menu Tabella, e scegli Tabella. Nella finestra di
dialogo che si apre puoi definire il numero di righe e di colonne desiderate, tenendo presente che tale
numero può essere modificato, in qualsiasi momento. Dopo aver impostato i parametri corretti, fai clic su Ok.
La finestra viene chiusa e nel testo viene inserita una tabella vuota, con le specifiche richieste.
Puoi anche usare il pulsante Inserisci Tabella, della barra degli strumenti e annerire il numero di celle che
vuoi compaiano sul foglio. Nella tabella sono facilmente riconoscibili le colonne, le righe, le celle. Puoi notare
come le posizioni delle linee di separazione tra le righe e le colonne siano riportate sui righelli, mediante
rettangoli di colore grigio scuro.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.1 – Tabelle
[ 3.4.1.2 ] Una volta che hai generato la tabella, puoi procedere all’inserimento dei dati nelle singole celle.
Fai clic all’interno della cella, per posizionare il cursore, e inserisci i dati, tramite la tastiera. Per spostarti da
una cella a un’altra, puoi utilizzare il mouse, i tasti di tabulazione o le frecce direzionali. Fai attenzione
perché se ti muovi tra le celle di una tabella già compilata, l’effetto delle tre operazioni è differente: con il
mouse puoi selezionare il punto preciso, sul quale vuoi intervenire per modificare i dati; se, però, fai clic nel
punto iniziale della cella, la selezioni automaticamente tutta, e, quindi, i nuovi dati sostituiscono i precedenti.
Se ti sposti con il tasto di tabulazione, viene selezionata l’intera cella e, quindi, si ricade nel discorso
precedente; se ti sposti con le frecce direzionali in celle già compilate, gli spostamenti riguardano la singola
cella.
[ 3.4.1.3 ] Come tutti gli oggetti, che abbiamo descritto finora e che possono essere inseriti in un documento
di Word, anche nelle tabelle è importante saper selezionare con precisione i vari elementi. La selezione di
parti della tabella, infatti, ti permette di operare sia con gli strumenti di formattazione del testo o della
tabella, sia di applicare operazioni di copia e incolla o taglia e incolla.
Per selezionare una cella, puoi fare clic all’inizio della cella, nella posizione nella quale il puntatore assume
l’aspetto di una freccia rivolta verso sinistra in alto. A seguito dell’operazione di selezione, la cella si presenta
totalmente annerita, oppure, se selezioni una cella vuota, compare annerita solo la prima riga.
Per selezionare una riga con il mouse, puoi fare clic sulla barra invisibile a sinistra della riga, oppure, puoi
selezionare la prima cella e trascinare il mouse, estendendo la selezione alle celle che ti interessano.
Per selezionare una colonna, puoi posizionare il mouse in testa alla colonna, fino a raggiungere la
posizione in cui il puntatore assume l’aspetto di una freccia rivolta verso il basso. Se fai clic in questo punto,
rimane selezionata l’intera colonna. Anche in questo caso, puoi selezionare la prima cella e trascinare il
mouse, estendendo la selezione a tutte le celle che compongono la colonna.
Puoi anche selezionare righe, colonne o l’intera tabella, posizionandoti in una cella, appartenente all’insieme
che vuoi selezionare, e facendo clic sulla relativa scelta del menu Tabella.
[ 3.4.1.4 ] Se la struttura che hai dato alla tabella non risponde pienamente alle tue esigenze, puoi
modificarla, aggiungendo o eliminando righe e colonne. Per l'inserimento di una nuova riga o di una nuova
colonna all'interno di una tabella, scegli Inserisci, dal menu Tabella, dopo aver selezionato la riga o la
colonna vicino alla quale vuoi inserire quella nuova. A questo punto, scegli l’elemento da inserire e la
posizione che dovrà occupare rispetto alla selezione. Se selezioni più righe o più colonne, avverrà
l’inserimento di un numero di righe o di colonne pari a quelle selezionate.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.1 – Tabelle
All’interno del menu Tabella troviamo un altro sottomenu, che ci interessa particolarmente. Seleziona la
voce Elimina, per visualizzarne il contenuto. A seconda della selezione attiva, puoi eliminare righe, colonne,
celle o l’intera tabella.
Puoi trovare gli stessi comandi, che abbiamo descritto, anche nel menu di scelta rapida, riferito a una
tabella o a ogni singolo elemento di essa. Ovviamente, le opzioni disponibili variano in base al contenuto
della selezione attiva.
Rispetto a quanto detto, esiste un’eccezione. Durante la compilazione di una tabella, inserendo i dati nelle
celle e spostandoti con il tasto Tab, quando arrivi ad attivare l’ultima cella, un’ulteriore pressione del tasto
Tab, genera una nuova riga ai piedi della tabella, con le medesime caratteristiche delle righe precedenti.
[ 3.4.1.5 ] Quando viene generata una tabella, questa occupa tutta la larghezza del foglio e le celle vengono
dimensionate, in modo da dividere omogeneamente lo spazio interno. In alcuni casi, questa caratteristica è
utile, perché produce documenti eleganti e ordinati. Altre volte, hai la necessità di modificare queste
impostazioni, per adattare le dimensioni di righe e colonne al dato che devono contenere. Nel menu Tabella,
puoi trovare tutte le funzioni che consentono di modificare l'aspetto di ogni elemento della tabella. Per
variare le dimensioni delle righe e delle colonne, se non hai l’esigenza di definire misure precise, puoi anche
operare sulla tabella, trascinando con il mouse le linee di delimitazione degli elementi, oppure servirti degli
elementi presenti sul righello. Le indicazioni Sposta colonna di tabella e Regola riga di tabella, infatti,
possono essere trascinate e collocate nel punto desiderato. Tieni, comunque, presente che l’altezza di una
riga, se non viene specificata, si adatta automaticamente alla quantità di testo che deve contenere.
[ 3.4.1.6 e 3.4.1.7 ] Oltre al ruolo di ordinare il testo in un documento, la tabella può avere una funzione
estetica. In questo senso, è importante avere la possibilità di dare una formattazione personalizzata alle
linee, che ne disegnano la struttura. Per modificare il formato delle linee, puoi utilizzare la finestra di dialogo
Bordi e sfondo, che puoi richiamare dal menu Formato. Abbiamo descritto, in maniera esauriente, questa
finestra nel tema Formattare un paragrafo. È ovvio che, lavorando con una tabella saranno diverse le voci
del menu Applica a. Possiamo notare qualche differenza anche nel riquadro dell’anteprima, soprattutto
rispetto ai bordi. La struttura di una tabella, infatti, prevede l’inserimento non solo dei bordi esterni, ma anche
di quelli che dividono le celle. Tale struttura è rispecchiata a pieno nello schema dell’anteprima, dove hai la
possibilità di scegliere le caratteristiche del bordo, distinguendo se applicarle ai bordi esterni, a quelli interni
o a tutti i bordi.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.1 – Tabelle
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.2 – Disegni, immagini, grafici
3.4.2 – Disegni, immagini, grafici
[ 3.4.2.1 ] Le grandi potenzialità grafiche di Word ti permettono di elaborare documenti molto complessi e
curati nell’aspetto. Anche se non è il suo compito principale, infatti, Word ti mette a disposizione una serie di
controlli, per l’inserimento di oggetti grafici. In questo modo, puoi abbellire il documento con immagini,
disegni, fotografie, grafici e forme.
Grazie ai controlli presenti nel programma, puoi integrare questi oggetti nel testo, modificando le proprietà
dell’immagine e ottenere che il testo: venga posizionato solo sopra e sotto all’immagine; che la circondi; che
i due elementi si sovrappongano in un effetto filigrana. In un documento di testo puoi inserire anche file
elaborati con altri programmi applicativi come: file di Excel; diapositive di Power Point; tabelle di Access, ecc.
Gli elementi e i pulsanti, che ti permettono di gestire la creazione, l’inserimento e la modifica di disegni e
immagini, sono contenuti nella barra degli strumenti Disegno, normalmente visibile sul lato inferiore della
finestra di lavoro, e in quella Immagine, da visualizzare secondo il procedimento già descritto.
Sulla barra Disegno sono disponibili: forme, linee, frecce, rettangoli, ovali, caselle di testo e pulsanti, per la
loro formattazione. In particolare, il pulsante Forme apre un menu, nel quale sono disponibili: linee
predefinite, frecce, blocchi di diagrammi di flusso, stelle e decorazioni, fumetti.
Per inserire un elemento, fai clic sul pulsante relativo e traccia l’elemento nell’area del documento, all’interno
della quale vuoi inserirlo. Quando l’elemento disegnato è impostato, risulta ancora selezionato e a esso puoi
applicare i vari formati, utilizzando i pulsanti disponibili sulla barra degli strumenti. In alternativa, facendo clic
due volte sull’elemento, si apre una finestra di dialogo, che ti permette di impostare le formattazioni volute.
Nel documento puoi inserire immagini, anche da file personali: seleziona la voce Immagine, nel menu
Inserisci, e fai clic su Da file. Si apre una finestra che ti permette di sfogliare le varie cartelle, fino a trovare
l’immagine voluta. Come sempre, seleziona l'immagine e fai clic sul pulsante Inserisci. L'immagine viene
inserita nel documento, nel punto indicato dal cursore.
Una libreria di immagini, la libreria Clipart, fa parte dell’ambiente MS Office. Per accedere a essa, fai clic su
Immagine, del menu Inserisci e, questa volta, seleziona Clipart. Più semplicemente, puoi utilizzare il
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.2 – Disegni, immagini, grafici
pulsante Inserisci Clipart, che è posizionato nella barra degli strumenti Disegno.
Sulla destra della finestra di Word, compare il riquadro Inserisci Clipart. Immetti il nome di una categoria
nella casella Cerca e fai clic sul pulsante Cerca. Nell’elenco di possibili alternative, scegli l’immagine voluta
e fai clic su Inserisci.
All’interno di un documento possiamo anche inserire grafici, sia prodotti all’interno dell’ambiente Word sia
importati come file di altri formati. Per generare un grafico in un documento, seleziona Grafico, nel menu
Inserisci, Immagine. Nel documento viene inserita una bozza del grafico e compare una finestra, all'interno
della quale puoi modificare impostazioni e contenuti della bozza. Come per le immagini, anche un grafico
selezionato è circondato da una cornice, che indica la selezione attiva.
Se fai clic due volte sul grafico, viene riaperto il foglio dei dati, che ti permette di variarli, cancellarli o
aggiungerne di nuovi. Facendo clic due volte sui singoli elementi, dopo che sono stati selezionati il grafico e
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.2 – Disegni, immagini, grafici
l’elemento stesso, puoi modificarne il colore e il motivo di riempimento. Facendo clic due volte sull’area del
grafico, nella barra degli strumenti Standard, viene aggiunto il pulsante Tipo di grafico. Aprendo il menu a
tendina associato al pulsante, puoi modificare il tipo di grafico con uno di quelli presenti nel menu. Puoi
verificare subito le nuove impostazione ed, se lo ritieni necessario, modificarle ancora.
Quando viene inserito un elemento in un documento, l’oggetto si posiziona sul margine sinistro del foglio e il
testo presente si sposta, collocandosi sopra e sotto l’oggetto stesso. Puoi modificarne le impostazioni, in
modo che il testo scorra intorno a esso. Fai ciò, creando una vera e propria impaginazione. A tale scopo,
visualizza la barra degli strumenti Immagine, quindi seleziona l’oggetto e fai clic sul pulsante Disposizione
Testo. Dall’elenco che ti viene proposto, attraverso una lettura delle icone, scegli il comportamento più
idoneo. A seconda delle proprietà, che vengono date all’oggetto, cambiano le modifiche, che puoi apportare.
[ 3.4.2.2 ] Un disegno, un’immagine o un grafico possono essere selezionati semplicemente facendo clic su
di essi. A conferma che è stato selezionato, l’oggetto appare contornato da piccoli quadrati sui lati e ai vertici
dell’area occupata. Devi selezionare un oggetto ogni volta che ne vuoi modificare: la dimensione, la
posizione, gli attributi. Il tipo di selezione può cambiare, se vengono attivate funzioni particolari.
[ 3.4.2.3 ] Una volta selezionato, l’oggetto grafico può essere copiato, agendo sul comando Copia,
disponibile, come abbiamo già visto, in vari modi. Puoi trovarlo sulla barra degli strumenti Standard, nel
menu di scelta rapida, nel menu Modifica, o attivarlo usando i comandi a tastiera. Una volta memorizzato
nell’area Appunti, puoi farne quante copie desideri, semplicemente attivando il comando Incolla, disponibile
nelle stesse modalità.
[ 3.4.2.4 ] Lo stesso discorso è valido per il comando Taglia. In questo caso, ricordati, non ottieni una copia
dell’oggetto, lo trasferisci. Per questa funzione, è disponibile anche una procedura, che abbiamo incontrato
più volte, il Drag & Drop. Per applicarla, è sufficiente fare clic sull’oggetto da spostare e trascinarlo nella
nuova posizione, tenendo premuto il pulsante del mouse. Fai attenzione, perché non tutti i tipi di spostamenti
sono compatibili con le proprietà che hai impostato per l’oggetto.
[ 3.4.2.5 ] Ogni oggetto, che viene inserito in un documento, può essere ridimensionato, per ottenere un
rapporto equilibrato tra testo e grafica. Come abbiamo già avuto modo di dire, quando un oggetto grafico
viene selezionato, vengono visualizzati dei quadratini lungo i bordi e agli angoli del riquadro della sua area.
Operando su tali quadratini, se ne modificano le dimensioni.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.4.2 – Disegni, immagini, grafici
Se trascini i quadratini posti sui lati, modifichi le dimensioni di uno solo dei lati dell’area e deformi, di
conseguenza, l’immagine. Se trascini i quadratini agli angoli, l’oggetto viene ingrandito o rimpicciolito,
mantenendo inalterate le proporzioni.
Per assegnare a un’immagine delle dimensioni precise, dopo aver selezionato l’oggetto, fai clic su
Immagine, nel menu Formato. Puoi anche scegliere Formato immagine, nel menu di scelta rapida. Si
apre una finestra di dialogo che, con l’aiuto di varie schede, ti permette di impostare i valori voluti.
[ 3.4.2.6 ] Per cancellare un oggetto, un disegno, un’immagine o un grafico, è sufficiente selezionarlo e
premere il tasto CANC della tastiera, oppure fare clic su Cancella, nel menu Modifica. Puoi annullare
l’operazione, premendo il pulsante Annulla, sulla barra degli strumenti. Anche se le funzioni di Word ti
permettono di generare ogni sorta di elemento, puoi avere la necessità di dover importare un file, realizzato
con un altro programma applicativo. Per importare un foglio elettronico o un qualsiasi altro file in un
documento, è sufficiente selezionare la voce File, dal menu Inserisci.
Nella nuova finestra, seleziona il file che desideri importare e fai clic sul pulsante Ok. Possono apparire delle
finestre ausiliarie, nelle quali è necessario inserire delle opzioni, che variano a seconda del tipo di file
importato.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.5.1 – Stampa unione
3.5.1 – Stampa unione
[ 3.5.1.1 ] Prima di affrontare la descrizione di questa funzione avanzata, è necessario introdurre alcuni
concetti di base su come è strutturato un database. In questo momento, è sufficiente analizzarne la struttura
dell’unità principale, tralasciando gli aspetti correlati.
Un database è un archivio che contiene una serie di dati ordinati in strutture, chiamate tabelle. È composto,
quindi, da una o più tabelle. Esse sono formate da colonne, i Campi, e da righe, i Record. I campi sono i tipi
di dato che possono essere memorizzati, quindi, ogni colonna della tabella può contenere un dato specifico,
che in una rubrica potrebbe essere il cognome o il numero di telefono. Invece, l’insieme dei dati presenti su
una stessa riga è un record che in una rubrica potrebbe essere ogni singolo contatto.
Una tabella così costituita e un documento Word possono essere uniti per generare dei nuovi documenti,
contenenti ognuno i dati di un singolo record.
Approfondiamo meglio questo concetto, per comprendere a fondo l’obiettivo di questa funzione. La Stampa
Unione ti permette di generare un documento principale, contenente elementi fissi, che chiameremo
Matrice, e di personalizzarlo, con i dati prelevati da un file distinto. Questo secondo file viene indicato come
Origine dei dati o Lista di distribuzione.
L’operazione avviene inserendo, nella matrice, i riferimenti ai campi, che compongono la struttura dell’origine
dei dati. Dopo aver generato un documento di questo tipo, puoi decidere di produrre una serie di documenti,
l’uno diverso dagli altri, che contengono lo schema e il testo della matrice e, al posto dell’indicazione dei
campi, i dati contenuti nell’origine dei dati.
Questi nuovi documenti personalizzati possono essere generati direttamente in fase di stampa, quindi su
carta, oppure in formato digitale. Nel secondo caso, devi salvare un solo file formato da tutti i documenti,
ottenuti mediante l’unione. Il numero di pagine di questo nuovo documento sarà pari al numero delle pagine
della matrice, moltiplicato per quello dei record. Attraverso questa semplicissima “prova del nove”, puoi
assicurarti che il processo fatto sia andato a buon fine.
[ 3.5.1.2 ] La preparazione di un documento per la stampa unione consiste nell’individuare l’Origine Dei
Dati, il file che deve essere collegato al documento e che contiene i dati. Esistono diversi modi per costruirlo
e ci sono tantissimi tipi di file, che possono essere utilizzati a tale scopo.
Partendo dal documento principale, dai il via al processo, selezionando Lettere e indirizzi, dal menu
Strumenti, e scegliendo Creazione guidata stampa unione. Sulla parte destra della finestra si apre il
riquadro Stampa Unione, che contiene suggerimenti e opzioni per arrivare alla realizzazione del documento
finale.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.5.1 – Stampa unione
Nel primo passaggio, seleziona la tipologia di documento che vuoi elaborare. Scegli Lettere, per produrre un
testo come una lettera, una relazione, un biglietto di invito, ecc. Procedi nella sequenza premendo
Successivo.
Il secondo passaggio ti permette di scegliere il documento sul quale lavorare. Scegli il documento corrente,
per continuare a lavorare sul documento aperto, altrimenti seleziona un modello o un documento esistente.
Il terzo passaggio contiene l’opzione che ti permette di scegliere l’origine dei dati. Se esiste già un file, fai clic
su Sfoglia per aprirlo, seleziona il file e segui i passaggi che ti vengono proposti, riguardo alla scelta delle
tabelle e dei record da importare. In tal caso, puoi proseguire lasciando attiva l’opzione Usa elenco
esistente. Al contrario, puoi decidere di usare i record presenti nella Rubrica Di Outlook o creare un
Nuovo Elenco.
Il passaggio numero 4 ti permette di inserire i campi all’interno del documento nella posizione voluta. Sono
previste alcune strutture predefinite, come Blocco di indirizzi o Formula di apertura. Scegliendo l’opzione
Altro, puoi selezionare il singolo campo e inserirlo all’interno del documento nel punto che risponde alle tue
esigenze.
In questa fase di inserimento dei singoli campi, utilizza gli strumenti che ti sono già familiari, relativi
all’impaginazione, come: allineamenti, rinvii a capo, tabulazioni. In questo modo, otterrai il risultato grafico
desiderato sul documento finale.
I campi inseriti compaiono nel documento nel formato <<Nome del campo>>.
Negli ultimi due passaggi, verifica l’anteprima dell’unione del documento con la lista di distribuzione e
completa l’unione, producendo uno stampato o un nuovo file da salvare.
Tutte le funzioni che abbiamo descritto possono essere svolte anche usando la barra degli strumenti
Stampa Unione. Per visualizzarla, apri il menu Strumenti, scegli Lettere e indirizzi e seleziona Mostra
barra degli strumenti stampa unione.
Puoi facilmente verificare che, per attivare le funzioni viste in precedenza, su tale barra sono presenti i
pulsanti:
•
Impostazioni documento principale: per scegliere il tipo di documento da generare;
•
Apri origine dati: per accedere all’archivio;
•
Inserisci blocco indirizzi;
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.5.1 – Stampa unione
•
Inserisci formula di apertura;
•
Inserisci campo unione: per inserire i campi nel documento, secondo formati standard o sulla base
delle tue indicazioni;
•
Visualizza dati uniti: che ti permette di vedere in anteprima il risultato finale e i pulsanti, per
scorrere i vari documenti prodotti;
•
Unisci in un nuovo documento;
•
Unisci alla stampante;
•
Unisci a messaggio di posta elettronica;
•
Unisci a fax: per generare il documento finale, in una delle modalità previste.
[ 3.5.1.3 ] Per utilizzare la funzione Stampa Unione, puoi prelevare i dati da file di dati già pronti e salvati in
diversi tipi di formato. Ad esempio, puoi prelevare i dati da un foglio di Excel o da una tabella di Access.
Word contiene anche le funzioni che ti permettono di generare un nuovo file di dati, indicato come Lista di
distribuzione. Abbiamo visto come dare inizio alla sequenza di operazioni, che ti consentono di preparare il
documento per la stampa unione. Arrivato al passaggio numero tre, puoi decidere di creare un Nuovo
Elenco. Nel momento in cui attivi questa funzione, compare il comando Crea: fai clic su di esso, per
procedere alla generazione di una nuova lista di distribuzione. Compare una maschera che ti permette sia di
inserire i dati in un database standard, sia di modificarne la struttura, per adattarla alle tue esigenze.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.5.1 – Stampa unione
Quindi, prima di immettere i nuovi record, verifica l’effettiva efficienza dell’archivio e modificane, se è il caso,
la struttura, aggiungendo o eliminando campi dell’elenco.
Per accedere alle opzioni di modifica della tabella, fai clic su Personalizza. Quando hai finito, fai clic su Ok,
per tornare alla schermata principale, dove puoi inserire i record nella tabella che hai personalizzato.
Nella finestra che ti permette di gestire il database, il singolo record è indicato con il termine Voce.
Attraverso i pulsanti Nuova voce, Elimina voce e Trova voce puoi aggiungere, eliminare o trovare un
record specifico. Per ogni record, puoi inserire i valori nei campi attraverso la maschera presente nella parte
superiore della finestra. Fai clic nelle singole caselle e digita il contenuto. Una volta concluso l’inserimento
dei dati, fai clic sul pulsante Chiudi.
Il sistema ti chiede di salvare l’archivio: scegli la cartella e il nome del file e premi Salva. Il file, che viene
generato, ha l’estensione .mdb, tipica di Access, se il software è caricato sul computer, altrimenti crea un
documento Word, contenente la tabella che hai creato.
A questo punto, ti viene chiesto di verificare il contenuto della tabella e di selezionare i record che vuoi
utilizzare, per le operazioni di Stampa Unione. Fai clic su Ok, dopo aver impostato le opzioni desiderate.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.5.1 – Stampa unione
Il nuovo database è ora pronto ed è disponibile, per essere utilizzato come sorgente dati.
Abbiamo già detto che l’unione della matrice e della lista di distribuzione può generare un documento
cartaceo o un nuovo file. Puoi scegliere l’opzione desiderata, direttamente nel passaggio numero sei della
creazione guidata, oppure agire attraverso i pulsanti Unisci in un nuovo documento e Unisci alla
stampante, presenti sulla barra degli strumenti Stampa unione.
[ 3.5.1.4 ] Ricordati che, in entrambi i casi, puoi facilmente verificare la correttezza della procedura. Quando
hai terminato la fusione, il documento, che sia cartaceo o digitale, deve essere composto da un numero di
pagine pari al numero di pagine della matrice, moltiplicato per il numero dei record selezionati per l’unione.
Come abbiamo già sottolineato, tale verifica ti permette di controllare, a colpo d’occhio, di aver ottenuto il
risultato desiderato.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.6.1 – Preparazione
3.6.1 – Preparazione
[ 3.6.1.1 ] Entriamo con questo tema nella fase conclusiva del processo, che ti ha portato alla produzione di
un documento di testo, la stampa. Prima, però, di descrivere le procedure peculiari della fase di stampa,
descriviamo alcune buone abitudini, che ti possono far risparmiare tempo, carta e fatica.
In altre parole, prima di mandare in stampa un documento, ti consiglio di compiere una serie di verifiche
preliminari. In primo luogo, oltre all’aspetto grafico, che hai già curato abbondantemente durante la
lavorazione, verifica le impostazioni della pagina e lo scorrimento del testo. In questa fase, ti puoi aiutare con
l’uso della funzionalità Anteprima di stampa.
Successivamente, compi l’ultima verifica sulla correttezza ortografica del documento che stai per mandare in
stampa. Anche in questo caso, Word ti può aiutare, attraverso la funzione del controllo automatico di
ortografia e grammatica.
L’aspetto finale di un documento stampato dipende da una serie di fattori, quali: l’impostazione del
documento; le dimensioni dei margini, in relazione alla parte occupata dal testo; il tipo e le dimensioni dei
caratteri utilizzati, ecc.
Per renderti conto dell’importanza di questi fattori, sfoglia i vari modelli disponibili nella finestra Nuovo, che
puoi aprire mediante un clic su Nuovo, nel menu File. Osserva come, all’interno di ogni modello, sia
evidente la grande attenzione data all’equilibrio delle varie parti del documento.
Una delle funzioni più importanti, in questa fase della lavorazione, è l’impostazione della pagina che, come
abbiamo già potuto vedere, puoi attivare, facendo clic su Imposta pagina, dal menu File.
[ 3.6.1.4 ] Per avere una visione di insieme, che sia una reale simulazione di quello che ti ritroverai nel
cassettino della stampante, a conclusione del processo di stampa, puoi usare una modalità particolare di
visualizzazione del documento. Tale modalità, l'Anteprima del documento, ti consente di visualizzare sullo
schermo, come verrà stampato il documento che stai elaborando.
Per visualizzare l'anteprima, fai clic sul pulsante Anteprima di stampa, oppure scegli Anteprima di
stampa, dal menu File.
Una volta attivata la visualizzazione, puoi variare la grandezza del documento che stai osservando, facendo
clic sul foglio attivo o variando la percentuale di ingrandimento. Puoi anche selezionare più pagine
consecutive, da visualizzare contemporaneamente.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.6.1 – Preparazione
Questa modalità di visualizzazione è stata realizzata, per darti la possibilità di valutare il reale aspetto del
documento su carta stampata, e non ti dà la possibilità di modificare il testo. Coerentemente con quanto
detto, hai la possibilità di variare la dimensione dei margini del documento, lavorando direttamente
sull’Anteprima di Stampa.
Per tornare dall’Anteprima di stampa alla visualizzazione normale, fai clic sul pulsante Chiudi, oppure sul
tasto Esc della tastiera.
[ 3.6.1.2 e 3.6.1.3 ] Uno degli eventi maggiormente negativi che si può verificare, distribuendo un documento
stampato, è che questo contenga degli errori di grammatica o di ortografia. È incredibile come l’occhio
umano sia così sensibile agli errori di qualsiasi tipo.
Per evitare che il tuo lavoro venga ricordato solo come quello che conteneva quell’incredibile errore
ortografico, è opportuno non solo controllarlo in modo approfondito, ma anche utilizzare gli aiuti che ti
fornisce il sistema.
Quando lavori con le impostazioni standard di Word, nella fase di immissione del testo, vengono sottolineate
in rosso le parole che presentano degli errori grammaticali o che, più semplicemente, non sono presenti nel
vocabolario interno al programma. In questa fase, puoi intervenire subito per correggere l’errore, attraverso il
menu di scelta rapida, riferito al termine segnalato come sbagliato. Il menu presenta un elenco di possibili
correzioni.
Se tra queste trovi la soluzione corretta, fai clic su di essa per effettuare la sostituzione, altrimenti scegli
Controllo di ortografia.
Questa opzione attiva il controllo ortografico su tutto il documento ed equivale: a fare clic sul pulsante
Controllo ortografia, presente sulla barra degli strumenti Standard; a scegliere l’omonimo comando nel
menu Strumenti; a premere F7 sulla tastiera.
In tutti questi casi, si apre la finestra di dialogo Ortografia e grammatica, che ti permette di gestire tutte le
parole che si presentano sottolineate, avendo l'ausilio di suggerimenti.
La finestra è strutturata in modo da presentare: una casella, Non nel dizionario, nella quale viene
visualizzata la parola giudicata errata; un elenco di suggerimenti; un menu a cascata, con il quale è possibile
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.6.1 – Preparazione
selezionare la lingua del vocabolario, da utilizzare; una serie di pulsanti.
Vediamo il significato di ogni pulsante presente nella finestra:
•
Ignora questa volta: ti permette di segnalare al sistema che la parola indicata come sbagliata, solo
nel caso specifico, deve essere considerata corretta;
•
Ignora tutto: nel documento in elaborazione, tutte le occorrenze del termine segnalato come errato
vengono considerate corrette. Di solito, si usa per far riconoscere come corretti nomi propri o
cognomi, non presenti in vocabolario;
•
Aggiungi al dizionario: la parola che ti è stata segnalata è corretta, non solo nel documento attivo,
ma in generale; attraverso questo comando essa viene aggiunta al dizionario e, quindi, sarà
riconosciuta valida anche in altri documenti, che verranno elaborati;
•
Cambia: sostituisce il termine non corretto con il suggerimento selezionato;
•
Cambia tutto: sostituisce il termine non corretto con il suggerimento selezionato, in tutte le
occorrenze del documento;
•
Correzione autom.: registra l’errore e la correzione scelta nell’elenco delle correzioni automatiche,
in questo modo, la prossima volta che digiterai la parola in modo non corretto, il sistema interverrà
automaticamente a correggerla;
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.6.1 – Preparazione
•
Opzioni: ti permette di accedere a una finestra che contiene una serie di controlli avanzati, con i
quali puoi personalizzare le funzionalità del controllo ortografico e grammaticale;
•
Annulla ultimo: ti consente di tornare all’ultima parola, per modificare la scelta che avevi fatto.
Il controllo grammaticale funziona con modalità del tutto simili a quello ortografico. La parola, o la parte di
testo, che presenta dei problemi, viene sottolineata in verde. A molti utenti non piace questa funzione e
tendono a disattivarla. Per compiere o meno il controllo grammaticale, basta inserire o eliminare il segno di
spunto nella casella di controllo Controlla grammatica.
Come accennato nella descrizione delle funzioni, Word opera una serie di correzioni automatiche, durante la
digitazione. Sono esempi evidenti di questa attività la trasformazione della parola “perchè” in “perché” o
l’inserimento della lettera maiuscolo all’inizio di un nuovo periodo. In alcuni casi, questo automatismo risulta
più dannoso che utile. In tali occasioni, puoi disattivare le funzioni che non corrispondono alle tue esigenze.
La finestra che contiene i controlli dedicati a questa attività, è richiamabile scegliendo Correzione
automatica, dal menu Strumenti.
Tieni sempre presente che Word ti segnala come errori solo le parole che non sono presenti nel dizionario.
Non vengono segnalati errori di digitazione tipo “caso” scritto al posto di “casa”. Entrambi i termini, infatti,
sono corretti, pur avendo significati differenti.
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.6.2 – Stampa
3.6.2 – Stampa
[ 3.6.2.1 e 3.6.2.2 ] Siamo giunti al passaggio finale della realizzazione di un documento di testo stampato
su carta. Hai già messo a punto tutto ciò che potevi controllare sul documento. Devi solo dare l’ordine finale
di stampa. Vediamo, in questo ultimo tema, che Word ti dà la possibilità di compiere altre scelte, per variare
le opzioni che regolano il processo di stampa.
Per accedere al controllo sulla stampa del documento, seleziona Stampa, dal menu File. La finestra è
composta da diverse aree, che contengono funzioni, raggruppate in categorie.
L’area Stampante ti permette di selezionare la stampante da utilizzare, scegliendola dall’elenco presente nel
menu a tendina Nome. Ogni stampante ha caratteristiche proprie e puoi modificarle, agendo sul pulsante
Proprietà. Il controllo Stampa su file ti permette di utilizzare i driver della stampante per produrre un file di
stampa, da salvare su disco con formato .prn. Tale file può essere mandato in stampa successivamente,
attraverso comandi MS DOS.
Non sei obbligato a stampare tutte le pagine del documento. Usa le opzioni presenti nell’area Pagine da
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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP)
3.6.2 – Stampa
stampare, per indicare al sistema quale intervallo di pagine stampare. Puoi scegliere Tutte, per stampare
tutte le pagine del documento; Pagina corrente, solo quella attiva, cioè quella contenente il cursore;
Selezione, per mandare in stampa solo il testo selezionato; Pagine, per indicare un intervallo o un elenco di
pagine da stampare, secondo la sintassi indicata sotto la casella.
Nell’area Copie, puoi impostare quante copie stampare dello stesso documento. Nel caso il numero sia
maggiore di uno, un controllo ti permette di indicare al sistema se fascicolare le stampe o meno, cioè se
stampare la prima copia di tutto il documento e poi passare alla seconda, oppure stampare le copie della
prima pagina, poi quella seconda, e così via, fino a completare il documento.
L’area Zoom contiene due menu a tendina. Nel primo, Pagine per foglio, puoi impostare un numero di
pagine da stampare contemporaneamente sullo stesso foglio. Il secondo menu, Adatta al formato, ti
permette di selezionare un tipo di carta differente da quella indicata come proprietà del documento.
Attraverso questa funzione, non devi cambiare le impostazioni nella finestra Imposta pagina, ma solo
selezionare il tipo di carta che stai usando.
Gli ultimi due controlli che hai a disposizione sono: Stampa di, che ti consente di scegliere dall’elenco cosa
stampare del documento attivo, se il testo o informazioni a esso collegate, come i commenti, gli stili, le voci
di glossario; Stampa, con il quale puoi decidere di stampare tutte le pagine indicate, solo le pari o solo le
dispari. Questa funzione è molto comoda, se vuoi stampare fronte retro con una stampante che non
supporta tale funzione in modo automatico.
Non è necessario impostare i parametri ogni volta che decidi di stampare. Se sai che le impostazioni sono
corrette, per mandare in stampa il documento, premi semplicemente il pulsante Stampa, sulla barra degli
strumenti. Il documento verrà inviato alla stampante predefinita con le relative impostazioni.
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