Fai risparmiare al tuo business una piccola fortuna –
Scansiona di più, stampa di meno
Informazioni sul White Paper
Nelle vesti di associazione no-profit impegnata a promuovere, sviluppare e sostenere le comunità di utenti e di
fornitori di ECM (Enterprise Content Management) e Social Business System (Enterprise 2.0), AIIM è orgogliosa di
donare questa ricerca gratuitamente. L'intera comunità potrà in questo modo far leva sulla leadership di pensiero e la
direzione offerti dal nostro lavoro. Il nostro obiettivo è presentare una "visione di gruppo" basata sulla nostra
comunità di 70.000 membri.
Tale ricerca di alta qualità è stata resa possibile grazie al sostegno finanziario del nostro sponsor, senza il quale
avremmo dovuto fare ancora affidamento sul vecchio modello della sottoscrizione a pagamento. Per questo motivo,
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indipendenti, ma non ai fornitori di sistemi, prodotti e servizi ECM che non siano Fujitsu e le sue controllate e partner.
Un eventuale uso di questo materiale deve recare la dicitura – “© AIIM 2012 www.aiim.eu / © Fujitsu 2012
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Raccomandiamo di non distribuire una copia di questo report ai vostri colleghi, ma di dirigerli al sito
www.aiim.org/research dove potrà essere scaricato gratuitamente.
Processo utilizzato
Questo report fa riferimento a risultati di precedenti indagini di AIIM, menzionati nel documento.
Informazioni su AIIM
AIIM sostiene e supporta i professionisti dell'informazione da quasi 70 anni. La missione dell'associazione è garantire
che i professionisti dell'informazione comprendano le sfide attuali e future presentate dalla gestione del patrimonio
delle informazioni nell'era dei social media, dati mobili, cloud e big data. AIIM fa affidamento su una solida tradizione
di ricerca e di servizio offerti ai propri soci. Oggi, AIIM è un'organizzazione globale, no-profit, che offre programmi di
ricerca, istruzione e certificazione indipendenti ai professionisti dell'informazione. AIIM rappresenta l'intera comunità
dell'information management: professionisti, provider di tecnologia, integratori di sistemi e consulenti. AIIM gestisce
una serie di programmi di formazione, incluso il corso CIP (Certified Information Professional).
http://www.aiim.org/Training/Certification
Informazioni sull'autore
David Jones è un'analista di mercato della Divisione Market Intelligence di AIIM. Vanta un'esperienza di oltre 15 anni
con gli utenti e vendor in una vasta gamma di mercati verticali. Si è occupato di tecnologie complesse, come la
business intelligence e la gestione dei documenti, e del loro sviluppo in soluzioni commerciali, principalmente nelle
aree del retail, web e CRM (customer relationship management). Ha anche lavorato come consulente nei settori
dell'accounting, strategia di data mining e CRM e all'implementazione di soluzioni per i clienti blue chip nel Regno
P
P
Unito e in Europa. David ha un BSc in Scienze dell'informatica, con qualifiche CIP, ECM e SharePoint .
© 2012 AIIM Europe
The IT Centre, Lowesmoor Wharf,
Worcester, WR1 2RR, Regno Unito
+44 (0) 1905 727600
www.aiim.eu
Introduzione
Le piccole imprese possono ottenere notevoli risparmi sostituendo la cultura della stampa e della
copia con una scansione dei documenti intelligente.
Dal giorno in cui installate una nuova stampante o una fotocopiatrice, il vostro business incorrerà in
ingenti costi. Utilizzate invece uno scanner e il vostro business risparmierà. Gli scanner costano più o
meno come una stampante, e oggi uno scanner dedicato, del costo di €150-500, eseguirà la scansione
dei documenti alla stessa velocità di una stampante, e fronte/retro. La scansione dei documenti in entrata
permette di salvarli direttamente sul PC locale o in rete, offre un facile accesso e consente di condividere
le informazioni. Questo riduce immediatamente la necessità di ulteriori copie, accelera le comunicazioni,
consente la trasmissione dei documenti in tutto il mondo in pochi secondi e riduce i costi aggiuntivi.
E questi costi non interessano solo il vostro business. Pensate a quanti alberi sono stati necessari per
stampare i vostri dati sulle vendite settimanali o date un'occhiata al contenitore di riciclaggio del toner forse la sostenibilità o il Green IT non vi interessano, ma da molti punti di vista le scansioni e
un'elaborazione dei documenti completamente elettronica potrebbero aiutare a salvare il pianeta, facendo
risparmiare tempo e denaro alle aziende.
In questo White Paper, forniamo i dati di calcolo, basati sulla ricerca di AIIM, specificando i costi del
vostro processo di stampa e di copia; spieghiamo inoltre come gestire i documenti ricevuti per posta e
come inviare i documenti a clienti e fornitori. Sulla base di alcuni semplici scenari, vi dimostriamo come
l'investimento di qualche centinaio di euro in uno scanner consenta di recuperare l'investimento nel giro di
pochi mesi, anche nel caso delle aziende più piccole.
Piccole imprese
Il 99% di tutte le società europee è costituito da piccole e medie imprese (PMI), le quali forniscono due
posti di lavoro su tre nel settore privato e contribuiscono a più della metà della produzione totale di tutte le
imprese in Europa. Inoltre, su 10 PMI, 9 sono in realtà microimprese con meno di 10 dipendenti. Queste
piccole imprese sono la spina dorsale dell'economia europea.
Perché, allora, quando si tratta di utilizzare la tecnologia per aiutare le PMI sentiamo parlare solo di
soluzioni enterprise-wide? La maggior parte delle piccole imprese non ha, non desidera o non ha bisogno
di sistemi di gestione dei documenti aziendali, di collegamenti di dati fra le repository o complesse
procedure di governance della documentazione. Ciò di cui hanno bisogno è un sistema di gestione delle
informazioni e dei costi efficiente. E uno dei costi più significativi per una PMI è la stampa.
Costi diretti
Inkjet
Costi stampante/copiatrice
2
Laser
bianco
e nero
Secondo una ricerca condotta nel 2011 da Ipsos e
5
Kyocera , il dipendente europeo medio stampa circa 30
Costo di inchiostro/toner
30
60
pagine al giorno, il 62% delle quali inutilmente. Questo
nonostante il fatto che le comunicazioni aziendali siano
Numero di pagine per
1.200
4.000
1
ricarica
sempre più dominate dall'elettronica. La ricerca di AIIM
dimostra che circa un terzo delle fatture è inviato sotto
Costo per pagina (EUR)
0,03
0,02
forma di PDF; tuttavia, il sondaggio ha anche riscontrato
che la maggior parte delle persone (77%) stampa almeno
una copia del documento elettronico, con stampa di ulteriori copie da parte di molti altri dipendenti.
Laser a
colori
100
2.000
0,05
Costi della carta
Il costo effettivo della carta varia notevolmente in base
al tipo utilizzato e tende ad essere basso in confronto al
costo di inchiostro/toner. Tuttavia, ogni azienda
dovrebbe essere in grado di identificare facilmente
l'importo annuale speso per la carta e quindi anche
determinare il relativo costo per dipendente per anno,
settimana e giorno.
Spese di spedizione
Dipendenti
5
10
20
Costo per giorno
€ 8,00
€ 16,00
€ 32,00
Costo per
settimana
€ 40,00
€ 80,00
€ 160,00
Costo per mese
€ 160,00
€ 320,00
€ 640,00
Costo per anno
€ 1.600,00
€ 3.200,00
€ 6.400,00
Un effetto collaterale spesso invisibile e costoso della
stampa sono le spese di spedizione. Ogni lettera/fattura/opuscolo stampati (€ 0,02 per foglio) dovranno
essere imbustati (€ 0,10), affrancati (almeno € 0,50) e quindi spediti. Tutte queste operazioni sono
eseguite da un membro del personale.
I costi totali associati alla stampa e alla spedizione sono indicati nella tabella sopra, in base alle seguenti
ipotesi:
•
•
•
€0,02 per documento stampato/copiato (laser bianco e nero)
30 documenti stampati/copiati al giorno per dipendente, in media
1 lettera in uscita al giorno per dipendente
Costi indiretti
Naturalmente, i costi diretti di stampa e la copia hanno un significativo impatto finanziario per qualsiasi
attività commerciale, ma questo non è l'unico problema. La capitalizzazione ha portato alla creazione di
una società industrializzata ed energizzata e un sottoprodotto di questa evoluzione è il riscaldamento
globale. È stato ampiamente riportato che gli alberi sono uno strumento importante nella lotta globale
3
contro il global warming e poiché le aziende consumano grandi quantità di questa carta e la carta
proviene dagli alberi, una riduzione della quantità di carta consumata avrà un effetto positivo per il
pianeta.
Con la stampa di oltre 6.000 fogli di carta all'anno da parte di un impiegato medio, è facile capire come
una società di 10 persone sia responsabile della distruzione di 5 alberi all'anno (da un singolo albero
4
sono prodotti 2.500 fogli di carta ).
Se a questo aggiungiamo la riduzione nei costi e dell'energia utilizzata durante il riciclaggio di inchiostro e
toner, sicuramente una riduzione della quantità di stampa costituisce un enorme vantaggio finanziario e
sociale.
Scansiona di più, stampa di meno
Abbiamo già detto che quantità crescenti di documenti sono inviati alle imprese elettronicamente, ma
questi rappresentano meno di un terzo del totale dei documenti in arrivo. Che cosa succede al resto di
questi documenti?
I documenti sul posto di lavoro possono essere condivisi e modificati, le informazioni possono essere
estrapolate e i documenti firmati. Ognuna di queste operazioni può essere effettuata in modo altrettanto
efficace con un documento elettronico e aree come la condivisione dei documenti sono di gran lunga più
efficienti con i documenti elettronici rispetto a quelli cartacei.
Case Study
Getting There è un editore di libri di
viaggi con 10 dipendenti; la casa
editrice ha appena ricevuto un
ordine di 1.000 copie da parte di
una grande libreria. L'ordine è stato
inviato per posta al segretario della
società.
Procedura attuale
Il segretario copia l'ordine 4 volte: 1 volta per il proprio archivio, 1 volta per il dipartimento della
contabilità, 1 volta per il dipartimento vendite e 1 volta per l'archivio della società. Il dipartimento delle
vendite copia quindi la propria copia dell'ordine per inviarla al manager delle spedizioni, e così via.
Almeno 4 copie di un singolo ordine sono eseguite in questo processo con una serie di copie "personali"
effettuate unicamente sulla base "just in case". L'introduzione di uno scanner da tavolo in questo
ambiente può cambiare radicalmente il processo, facendo risparmiare tempo e denaro.
Dopo aver accettato l'ordine, una conferma deve essere inviata alla società acquirente. Questa viene
stampata dal dipartimento della contabilità, imbustata, affrancata e portata alle spedizioni - operazioni
che, in termini di costi e di tempo, equivalgono a un totale di circa €1 per ogni articolo, compreso la busta,
l'affrancatura e il tempo impiegato dal personale.
Altri documenti vengono stampati in seguito in questo processo - le distinte di consegna e le informazioni
sulla spedizione, la fattura e la distinta del versamento - e quando la fattura viene saldata, il processo si
ripete con il segretario che effettua 4 copie della documentazione, ecc.
Nuova procedura: scansione
Il segretario esegue la scansione del
documento dell'ordine con uno scanner da
tavolo. Esso viene scansionato come PDF
con OCR abilitato, il che significa che il
testo e i numeri nel documento possono
essere copiati e incollati direttamente dal
PDF in altre applicazioni, come ad esempio
il software di contabilità. Questo PDF viene
salvato in una cartella condivisa sulla rete
aziendale e inviato al sistema di gestione
documentale della società, se disponibile.
Il segretario invia un'e-mail, con un link al
documento condiviso, ai responsabili dei
dipartimenti di contabilità e vendita. I
dipartimenti utilizzano il documento
condiviso per estrarre le informazioni dal PDF o inviare il documento ad altri strumenti, come il CRM
(Customer Relationship Management) del dipartimento delle vendite.
Non è necessario effettuare alcuna copia del documento e l'originale, una volta acquisito, può essere
archiviato o distrutto, a seconda dei casi.
La conferma dell'ordine non viene più spedita, ma generata sotto forma di PDF e inviata come allegato a
un messaggio e-mail. Non solo l'azienda ha risparmiato sulle spese di spedizione, ma la società
acquirente ha ricevuto la conferma del suo ordine molto più velocemente e può inviare il documento
elettronico direttamente ai propri processi.
Nel corso del processo, il il dipartimento delle vendite di GettingThere riceve un link a una copia
elettronica dell'ordine e può quindo sbrigarlo. L'affrancatura sarà ancora necessaria, a meno che il
volume non possa essere consegnato per via elettronica, ma la fattura associata alla consegna e la
conferma della consegna possono essere inviate elettronicamente. E supponendo che la fattura venga
saldata elettronicamente, nessun documento cartaceo è richiesto durante l'intero processo.
Risparmi indiretti
Nell'esempio precedente, non solo abbiamo risparmiato sui costi di carta, toner e spedizione, ma risparmi
sono stati ottenuti anche in altri settori:
•
•
Tempo di distribuzione
Una volta che il segretario ha copiato l'ordine, questo deve essere ancora consegnato fisicamente ai
dipartimenti di vendita e contabilità, che potrebbero trovarsi in un'altra stanza o edificio. La scansione
dell'ordine e l'invio di un link significano che gli altri dipartimenti possono accedere all'ordine quasi
istantaneamente.
Archiviazione
Ciascuna copia dell'ordine deve essere archiviata e questo comporta l'utilizzo di un gran numero di
schedari in ogni reparto. La soluzione di scansione fornisce un documento digitale al quale tutti
possono accedere, rimuovendo la necessità di schedari che occupano prezioso spazio.
Requisiti di scansione
Molte aziende hanno già accesso a uno scanner, che in genere fa parte di una stampante multifunzione
(MFP). Le funzioni offerte dalle apparecchiature esistenti possono variare, ma uno scanner aziendale
dovrebbe fornire le seguenti funzioni:
•
•
•
OCR (riconoscimento ottico dei caratteri)
Uno degli aspetti funzionali più importanti di una soluzione di acquisizione è l'OCR, che analizza le
informazioni nel documento cartaceo e le converte in testo e numeri leggibili. Questa funzione
differisce notevolmente da quella offerta dagli scanner di fascia bassa, i quali letteralmente scattano
una foto del documento e la salvano come immagine.
Scansioni in formato PDF
Il PDF è ormai il formato di scelta per molte aziende e qualsiasi scanner deve essere in grado di
eseguire la scansione direttamente in questo formato, idealmente con OCR
Scansione nelle applicazioni
Alcune volte, si può presentare la necessità di modificare il contenuto del documento in fase di
scansione, e avere la possibilità di eseguire la scansione direttamente nel proprio programma di word
processing o di fogli elettronici deve essere una caratteristica fondamentale di uno strumento adibito
alle scansioni.
•
•
•
•
•
•
•
•
Scansione in una cartella
L'utente deve avere il controllo completo sul documento sottoposto a scansione, sia che venga
visualizzato sullo schermo, inviato a un'applicazione secondaria come MS Word o salvato in una
cartella.
Connettività
Gli scanner possono essere collegati nella PMI in diversi modi e la scelta varierà da azienda ad
azienda, in base alle proprie esigenze. Ethernet (cioè direttamente nella rete) e USB sono opzioni di
connettività comuni.
Semplice uso
Va da sé che qualsiasi soluzione di scansione distribuita in una PMI deve essere semplice da usare:
configurazioni e manutenzione complesse non sono un'opzione per una piccola impresa.
Tecnologie avanzate
Diverse tecniche di scansione "dietro le quinte" sono utilizzate dai migliori scanner per generare copie
di qualità dei documenti. Queste includono la rimozione delle pagine bianche, auto-rotazione delle
pagine e il rilevamento degli errori di pescaggio (più fogli alimentati contemporaneamente nello
scanner) - tutto questo deve essere trasparente per l'utente.
Profili
Idealmente, la soluzione di scansione deve essere in grado di gestire profili utente o applicativi
diversi; durante la scansione di documenti per la contabilità, si può scegliere di eseguire la scansione
in MS Excel e salvare il documento in una cartella particolare, rispetto alla scansione in PDF e il
salvataggio in una cartella alternativa per la corrispondenza generale.
Caricatore automatico di documenti (ADF)
Un aspetto che differenzia uno scanner dedicato da molti MFP è l'inclusione di un ADF. L'ADF
consente di caricare diverse pagine e di acquisirle con un'unica operazione grazie al software di
scansione che permette di scansionare un documento sotto forma di pagine singole o fascicolandolo
in un unico documento.
Fronte/retro
Molti documenti in arrivo sono stampati su entrambi i lati e per questo motivo uno scanner deve
essere in grado di gestire questa evenienza, identificando e rimuovendo le pagine bianche del
documento durante la sua elaborazione e salvataggio.
Colore e DPI
Naturalmente, deve essere possibile poter scansionare i documenti a colori o in bianco e nero, con
vari livelli di qualità, misurata in punti per pollice (DPI).
Ritorno sull'investimento (ROI)
Come per ogni grande azienda, una PMI che investe in uno scanner ha bisogno di un ritorno
sull'investimento misurabile e l'introduzione di uno scanner nell'ambito di un singolo cambiamento nel
processo può portare a risparmi significativi. I diagrammi sottostanti illustrano il tempo necessario per
ottenere un ROI da parte di aziende di diverse dimensioni e i risparmi realizzati nel corso dei primi 12
mesi. Entrambi i diagrammi sono basati sui risparmi ottenuti esclusivamente sui costi di stampa con 30
fogli per dipendente al giorno al costo di €0,02 per stampa.
Come si può vedere, i risultati sono impressionanti. Una società con 10 dipendenti può ottenere un ritorno
sugli investimenti dopo soli 4 mesi di utilizzo, con un ulteriore risparmio di €940 in 12 mesi. Perfino una
società con 5 dipendenti può ottenere un ritorno in soli 9 mesi, con un ulteriore risparmio di oltre €200 in
12 mesi.
Conclusioni
Le piccole imprese sono la linfa vitale dell'economia europea, ma sono impegnate in una continua
battaglia per aggiudicarsi il business, sopravvivere nel difficile clima economico di oggi e competere nel
mercato globale. Per questo motivo, ogni opportunità per ridurre i costi e migliorare l'efficienza nella PMI
deve essere esplorata.
Stampe e copia non necessarie sono molto diffuse in tutte le aziende e costano a una società di 10
persone oltre €900 all'anno solo in spese di inchiostro e toner. Se a questo aggiungiamo il costo della
carta, dell'archiviazione, della movimentazione e della spedizione, l'effetto negativo di ogni singola copia
in più di un documento diventa evidente per il business.
Abbiamo illustrato un semplice caso che dimostra come l'uso di un singolo scanner da tavolo sia in grado
di ridurre tali costi. La riduzione nei costi non viene ottenuta semplicemente introducendo lo scanner:
bisognerà lavorare per modificare i processi e sfruttare le nuove apparecchiature, ma questi cambiamenti
sono relativamente facili da gestire in una piccola azienda, aprendo la strada a notevoli risparmi
economici in periodo di soli 12 mesi, anche per la più piccola delle PMI.
Se a ciò aggiungiamo il fatto che una riduzione del consumo di carta equivale a una riduzione del numero
di alberi abbattuti, gli aspetti sociali e finanziari della decisione di adottare uno scanner diventano
convincenti, purché lo scanner copra tutti gli aspetti funzionali del business.
Ulteriori vantaggi delle scansioni includono minori requisiti di archiviazione dei documenti cartacei (e
quindi spese inferiori per lo spazio occupato) e una riduzione della quantità di tempo necessario per
condividere e individuare i documenti - le funzioni di ricerca in MS Windows consentono di reperire un
PDF acquisito molto velocemente.
Tutto ciò porta alla conclusione che il costo di implementazione di una semplice soluzione di scansione
può essere recuperato in pochissimo tempo. Inoltre, un uso più frequente di documenti elettronici può
portare all'offerta di un servizio di qualità superiore ai clienti (interni ed esterni), contribuendo a salvare il
pianeta - allora, cosa aspettate?
Riferimenti
1. AIIM Industry Watch ““The Paper Free Office – dream or reality” Marzo 2012
http://www.aiim.org/pdfdocuments/IW_Paper-free-Capture_2012.pdf
2. Paper Waste on the Increase
http://www1.lexmark.com/en_GB/company-overview/newsroom/news-releases/2010/16-04-paperwaste-on-the-increase.shtml
3. “About.com - Which trees offset global warming”
http://environment.about.com/od/whatyoucando/a/best_trees.htm
4. “Techsoup – Paper Shocking Statistics”
http://www.techsoup.org/greentech/paper/page10834.cfm
5. “Rethinking Printing” – Kyocera
http://www.kyoceradocumentsolutions.co.uk/index/kyocera_mita_environmental.-contextmargin62577-File.cpsdownload.tmp/Executive%20Summary%20and%20Analysis.pdf
Informazioni su PFU
PFU Limited (Japan), una società Fujitsu, produce gli scanner di Fujitsu. PFU offre la più ampia gamma di
scanner documentali per uso professionale, personale, desktop, gruppi di lavoro e ambienti ad alto
volume di produzione ed è una delle aziende leader a livello mondiale nel settore degli scanner
documentali. PFU opera sul mercato degli scanner per imaging dei documenti da più di 20 anni. Gli
scanner Fujitsu sono rinomati per la loro eccellente qualità di imaging e su carta e si integrano
perfettamente in tutte le principali applicazioni di gestione dei documenti. Presente in Europa, Medio
Oriente e Africa (EMEA), PFU Imaging Solutions Europe Limited è responsabile del marketing e delle
vendite di scanner documentali Fujitsu. La società europea è stata istituita nel Regno Unito nel 1981, con
filiali in Germania e in Italia.
Nelle vesti di filiale di Fujitsu, PFU può concentrarsi sul business del document imaging come nessun
altro produttore, sfruttando l'enorme potere innovativo di Fujitsu. Per questa ragione, PFU può elaborare
le innovazioni che il mercato realmente ricerca, utilizzando il proprio expertise in base le esigenze dei
suoi clienti: grandi corporation, piccole e medie imprese e liberi professionisti. Il risultato è una gamma
estremamente ampia di modelli di scanner - per ambienti di produzione con elevati volumi di scansione,
desktop e gruppi di lavoro e per gli utenti finali professionali.
PFU sta plasmando il futuro della gestione dei documenti con il nuovo concetto Scan-to-Process. La
scansione sta cambiando volto - da Scan-to-Archive a Scan-to-Process, dalla fine di una catena di lavoro
alla rapida integrazione nei processi aziendali. Oggi, la scansione comincia all'inizio di un processo
aziendale, segnando l'ingresso nel Document Management ed Enterprise Content Management.
Gli scanner PFU supportano la funzione Scan-to-Cloud e consentono quindi alle aziende di scansionare i
documenti direttamente nelle applicazioni cloud come Evernote o Dropbox. Pertanto, sono in grado di
sincronizzare le informazioni in un'unica location, creando un pool di dati al quale tutte le persone
autorizzate possono accedere, ovunque si trovino e in qualsiasi momento.
Con Scan-to-Mobile, la controllata di Fujitsu è il primo produttore a offrire la trasmissione seamless di
documenti cartacei a iPhone/iPad e ai dispositivi basati su Android.
AIIM (www.aiim.org) è la comunità globale dei professionisti dell'informazione. Offriamo tutta la
formazione, la ricerca e la certificazione di cui i professionisti hanno bisogno per gestire e condividere le
risorse informative in un'era di dati mobili, sociali, cloud e big data.
Fondata nel 1943, AIIM fa affidamento su una solida tradizione di ricerca e di servizio offerti ai propri soci.
Oggi, AIIM è un'organizzazione globale, no-profit, che offre programmi di ricerca, istruzione e
certificazione indipendenti ai professionisti dell'informazione. AIIM rappresenta l'intera comunità
dell'information management, con programmi e contenuti per professionisti, provider di tecnologia,
integratori di sistemi e consulenti.
© 2012
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