La vigilanza sugli archivi delle
Aziende delle ULSS
Regione del Veneto- ANAI Sezione
Veneto -Corso di Aggiornamento
Padova, 27 aprile 2007
La vigilanza sugli archivi
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La Vigilanza:
È l’attività mediante la quale si esplicano
le funzioni di tutela dei beni culturali
previste dalla legge.
Gli archivi, i singoli documenti, sono “ex
lege” Beni Culturali e quindi oggetto della
tutela (art. 10, comma 2, D.Lgs n.
42/2004- Codice dei Beni Culturali e del
Paesaggio)
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La vigilanza sugli archivi
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Evoluzione storica dell’azione di vigilanza
Nel 1875 fu dichiarato l’interesse nazionale per la sorte
degli archivi non statali ribadita dal Sesto Congresso
Storico Italiano (1895), nel quale si dispose l’intervento
del governo per mezzo degli Archivi di Stato nel”
servire ai desideri degli studiosi”, imponendo
l’ordinamento degli archivi dei comuni, delle curie
vescovili e ogni altro ente morale.
Nel 1939 furono istituite le Soprintendenze
Archivistiche, uffici deputati a svolgere, su delega del
Ministero di competenza, l’attività di vigilanza.
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La vigilanza sugli archivi
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Da chi è attualmente esercitata la
vigilanza?
L’attività di vigilanza è esercitata dalle
Soprintendenze Archivistiche, organi
periferici del Ministero per i Beni e le
Attività Culturali (ex DPR 1409/1963 e D.
Legislativo n. 42/2004).
Esse hanno sede in ciascun capoluogo di
Regione con competenza territoriale.
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La Vigilanza sugli archivi
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La Soprintendenza archivistica per il Veneto ha
sede a Venezia ed esercita nell’intera Regione,
la VIGILANZA sugli archivi degli enti pubblici
(tra cui le ULSS) e su quelli privati dichiarati
d’interesse storico particolarmente importante.
Tale vigilanza si esplica mediante l’attività di
tutela e valorizzazione degli archivi suddetti, di
accertamento delle condizioni di conservazione,
di gestione e organizzazione del loro
ordinamento in modo da garantirne la
consultazione all’utenza.
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La vigilanza sugli archivi
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L’ente pubblico ai sensi dell’art. 18 del D.LGS
42/2004- Codice dei Beni Culturali e del
Paesaggio-, ha l’obbligo di dare ordine al
proprio archivio (corrente, di deposito, storico).
Su questo obbligo VIGILA la Soprintendenza
Archivistica.
IL Soprintendente ai sensi dell’art. 19 della
succitata normativa, può effettuare ispezioni
per accertare lo stato di conservazione
custodia e gestione degli archivi (con preavviso
di almeno 5 giorni, salvo che non si versi in
situazioni di “estrema urgenza”)
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La vigilanza sugli archivi
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La Soprintendenza archivistica può emettere
prescrizioni per la tutela degli archivi.
L’inosservanza è punibile a norma di legge (art.
650 del Codice Penale, e art. 21 comma 4-5 e
art. 34 del Codice Beni Culturali e del
Paesaggio) e se è accertato un danno, questo
può dar luogo all’intervento statale sostitutivo
a spese dell’ente (art. 32 comma 1-2 e art. 33
del succitato Codice)
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La vigilanza sugli archivi
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La Soprintendenza esplica la VIGILANZA sulle
modalità di riordino ed inventariazione degli
archivi pubblici e privati coordinando le figure
professionale specifiche (archivisti) ed
approvando o esprimendo pareri sui progetti
riguardanti a vario titolo l’archivio e
sull’affidamento in “outsourcing”, ovvero
l’affidamento a privati dei servizi archivistici
degli enti pubblici.
(www.archivi.beniculturali.it/divisione
III/outsourcing)
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La Soprintendenza esplica la vigilanza sul commercio di
archivi e/o singoli documenti di comprovato valore
storico-culturale mediante il controllo dei cataloghi
delle librerie antiquarie, delle case d’asta e attraverso
contatti e rapporti con i privati proprietari.
Se la documentazione fosse di comprovato valore
storico-culturale la Soprintendenza potrà:
Procedere alla trattativa diretta per l’acquisto a favore
dell’Amministrazione Archivistica
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Esercitare il diritto di prelazione a favore dello
Stato, previsto dalla legislazione vigente nel
caso di passaggio di proprietà tra privati
Notificare la dichiarazione di notevole interesse
storico nel caso di archivi e/o documento che
rimangano di proprietà privata, imponendo
quindi precisi obblighi di conservazione e tutela
ai proprietari
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La Soprintendenza vigila sull’osservanza da
parte degli enti pubblici di:
Dare ordine al proprio archivio, conservarlo
correttamente, rispettandone l’integrità e
l’organicità, senza danni, restaurato se
necessario, e non adibito a usi incompatibili
con l’originaria funzione e natura (art. . 30, c.
4, art. 20, c. 1, c. 2, art. 21, c. 2,art. 29, c. 4
del Codice dei beni culturali e del paesaggio)
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Gli interventi sui beni culturali sono
subordinati secondo il Codice dei beni
culturali e del paesaggio –Capo III
sezione I- Misure di protezione
all’autorizzazione della Soprintendenza
competente, all’art. 21.
Tale delega è prevista con Decreto del
Direttore Generale per gli Archivi del 23
dicembre 2004.
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Segue: Da dove comincio la selezione?
abbiamo visto che :
il piano di conservazione dell'archivio (DPR 445/2000, art. 68) comprende nello specifico,
per ogni titolo e classe del titolario, l'indicazione delle tipologie documentarie prodotte e
dei relativi tempi di conservazione delle stesse.
Ne discende che viene:
dichiarato esplicitamente il tempo di conservazione che si prevede debba intercorrere per
ciascuna tipologia di documenti ovvero il tempo oltre il quale il materiale documentario
potrà essere eliminato,
enunciata come fondamentale la riflessione sul valore del documento già dal suo primo
formarsi
VALORE AMMINISTRATIVO “è riferito alla potenzialità che hanno i documenti relativi
ad affari conclusi di essere utilizzati in futuro per portare avanti altre azioni connesse a
quelle concluse con riferimento alle persone, ai fatti o ai luoghi coinvolti o con
riferimento al tipo di azione espletata e/o alla sua procedura”.
VALORE LEGALE “ si riferisce alla potenzialità che documenti relativi ad affari conclusi
hanno di essere utilizzati come prova legale dei fatti a cui si riferiscono”.
VALORE STORICO “ è la capacità dei documenti di essere utilizzati come testimonianza
e memoria del loro ente produttore e delle sue attività”.
Definizioni di Luciana Duranti in “ I documenti archivistici. La gestione dell'Archivio da
parte dell'Ente Produttore” 1997. (in bibliografia)
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Sono subordinati all’autorizzazione ai sensi dell’art. 21 del Codice
dei beni culturali e del paesaggio i seguenti interventi:
Autorizzazione (Ex nulla osta) allo scarto di documentazione
considerata superflua e di inutile conservazione
Autorizzazione preventiva al trasferimento ed all’esposizione
temporanea di documenti in occasione di mostre e manifestazioni
culturali in Italia e all’estero.
Autorizzazione e collaudo degli interventi di restauro su beni
culturali archivistici
Autorizzazione allo spostamento di sede dell’archivio cosiddetto di
deposito o storico norma di legge, con conseguente rilascio
d’idoneità dei locali che vengono utilizzati come archivi di deposito
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Lo scarto
Su questa delicata operazione intendiamo
soffermarci ricordando che la distruzione non
autorizzata dei documenti dell’archivio è punita
con l’arresto da sei mesi a un anno e con
l’ammenda da euro 775,00 ad euro 38.734,50
e che anche la cancellazione di documenti
elettronici è considerata una forma di scarto
(art. 169, c.1 del summenzionato Codice)
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Segue: Da dove comincio la selezione?
Il momento della valutazione su che cosa e come scartare è dunque fondamentale esso ci porta
dall'analisi delle tipologie documentarie alla decisione circa la durata e la destinazione finale dei
documenti stabilità in base alla loro funzionalità archivistica (attività di Selezione)
CI TROVEREMO QUINDI DINNANZI AL BIVIO:
CONSERVAZIONE
DISTRUZIONE
Lo scarto è l'effetto della selezione qualora si sia optato per la distruzione dei documenti.
INNANZI TUTTO LA DEFINIZIONE (..Il nome..):
Come viene chiamato lo scarto ?
Spurgo
Scarto
di documenti
di documenti = azione di effettiva distruzione
Epurazione di documenti
Eliminazione di documenti
= processo irreversibile
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Segue: Da dove comincio la selezione?
L'eliminazione di documenti è un intervento che presuppone una decisione consapevole e non
arbitraria che va compiuta con la massima cautela
partendo da ciò che si deve conservare per giungere a ciò che si può scartare ovvero avendo come
obiettivo finale quello di conservare in modo permanente i documenti necessari a testimoniare
l'attività istituzionale dell'Ente Produttore (sotto i vari profili ivi incluso quello storico) e in
subordine avendo come scopo quello di risolvere i problemi di ridondanza in modo da poter mettere
a disposizione della ricerca interna ed esterna fondi o serie documentarie utilizzabili.
Per questa ragione la dottrina archivistica ha dibattuto a lungo se considerare tale pratica come un:
“un compromesso fra la necessità teorica e l'impossibilità pratica della conservazione integrale
dei documenti d'archivio” Elio Lodolini
“un paradosso della conservazione” Isabella Zanni Rosiello
“una vera necessità” Antonio Romiti
“la selezione come elemento qualificante “ Paola Carucci
“male necessario, ma più che di necessità del male sarebbe il caso di parlare di indispensabilità
della selezione e di percorrere la strada della sua giustificazione teorica. L'archivistica italiana,
infatti continua a considerare, pur tra i vari distinguo e con qualche eccezione, la selezione come un
lavoro scientificamente giustificabile, optando per un debole compromesso: non si dovrebbe fare,
ma si fa”
Gianni Penzo Doria
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Segue: Da dove comincio la selezione?
Infatti,
non esiste un fondamento obiettivo e assoluto: i documenti destinati alla distruzione non sono sempre
del tutto inutili, né privi di valore storico sono di fatto meno essenziali per la conoscenza e la
valutazione dell'ente produttore e del modo in cui è stato svolto l'esercizio di quelle funzioni che gli
sono state assegnate .
La responsabilità per la selezione e conseguentemente lo scarto è attività complessa che coinvolge:
AMMINISTRATORI e ARCHIVISTI
GLI UNI (Amministratori) E GLI ALTRI (Archivisti)
devono tener conto della volontà organizzativa dell'Ente produttore (come si è organizzato), devono
conservare perennemente quei documenti in grado di garantirne la capacità di comprensione dal punto
di vista amministrativo e storico NEL TEMPO......NEL TEMPO……..NEL TEMPO……….
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Segue: Da dove comincio la selezione?
In tale ottica una categoria di documenti da tenere in particolare considerazione è quella
“documenti vitali”
rappresentata da i cosiddetti
ovvero quei documenti che :” in
caso di disastro sono necessari a ricreare lo stato giuridico e la situazione legale e finanziaria
dell’ente,a garantire i diritti dei dipendenti, clienti, azionisti o cittadini, a soddisfare i suoi obblighi
e a proteggere i suoi interessi esterni.”
Per disastro s’intendono sia le calamità naturali che gli interventi come le guerre provocati
dagli essere umani.
Definizioni di Luciana Duranti in “ I documenti archivistici. La gestione dell'Archivio da parte
dell‘Ente produttore” 1997.
I DOCUMENTI VITALI SONO AD ESEMPIO:
Registri di azionisti, libri mastri, rapporti tecnici, atti deliberativi, inventari dei beni. Nel
stendere un piano di conservazione occorre tenere presente che solo il 10% dei documenti è
da considerarsi “vitale” . Tre i modi di protezione dei documenti vitali: duplicazione con
produzione di produzione multipla di documenti, protezione fisica in situ mediante casseforti,
camere blindate, sotterranei attrezzati, protezione fisica in luoghi remoti (servizio di
outsourcing società specializzate nella gestione e conservazione di archivi e di addetti).
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Segue: Da dove comincio la selezione?
In passato..........
l'atto di selezionare i documenti è attestato fin dall'antichità. Le testimonianze archelogiche
infatti ci portano ad individuare la distruzione di documenti inutili. Nell'VII sec. a.c. presso
l'Impero degli Assiri, le tavolette d'argilla utilizzate per la scrittura di documenti quando venivano
considerate come contenitori di documenti inutili, venivano riciclate come materiali da costruzione
o di riempimento.
Il problema della selezione però era limitato nella quantità e nella qualità (ben lontano
dall'attuale ipertrofia documentaria pur essendo noi uomini e donne di quella che viene definita la
società senza carta), infatti pochi erano i documenti ufficiali e dotati di pubblica fede, inoltre i
criteri di selezione erano insiti nelle modalità quotidiane di archiviazione e i documenti di
sintesi sostituivano quelli dettagliati e analitici precedenti, destinati alla eliminazione
(ciò risultò particolarmente vero e usato specialmente per la documentazione di tipo contabile
dove il concetto di riporto delle somme su tavoletta d'argilla ha in pratica la stessa valenza
concettuale).
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Segue: Da dove comincio la selezione?
OGGI......
Le procedure di selezione e le modalità organizzative variano da Nazione a
Nazione.
La selezione può precedere e/o seguire il versamento nell'archivio di
deposito (per archivio di deposito s’intende il luogo in cui sono collocati i
fascicoli di cui è terminata la trattazione e che richiedono un accesso poco
frequente Sono ugualmente attinenti all’archivio di deposito le parti meno
recenti in ordine di tempo, delle serie di documenti dello stesso tipo come le
circolari le determinazioni, le deliberazioni. Solitamente l’archivio di deposito
è situato in locali diversi da quello corrente per motivi di agibilità e di spazio).
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Segue: Da dove comincio la selezione?
Normalmente tale operazione, (detta anche scarto in itinere) nonostante quanto detto sul
significato del piano di conservazione (che invece prevede una decisione presa a
monte), viene effettuata nel momento in cui il materiale documentario viene versato
in archivio di deposito, dal quale, poi trascorso il tempo stabilito, transiterà in quello
storico (l’archivio storico è costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre
40 anni).
La selezione può essere affidata agli archivisti o condivisa con gli amministratori
degli enti Produttori e dovrebbe avvenire preferibilmente su archivi ordinati o
quantomeno riconducibili alla produzione documentaria messa in relazione con le
funzioni svolte dall’Ente produttore (evitando di creare ab origine le famigerate
miscellanee………..)
La selezione può utilizzare strumenti generali di guida come massimari di selezione
piani di conservazione di cui si tratterà più approfonditamente avanti.
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Segue: Da dove comincio la selezione?
Analisi delle funzioni del documento (nell'attività di selezione)
1. Funzione amministrativa = produzione documentaria definita rispetto alle
attività istituzionali e rappresentata da Statuti, Deliberazioni, Verbali, Circolari
Bilanci, Rapporti, Promemoria Generali
1. Funzione legale = produzione documentaria individuata sulla base
dell'ordinamento giuridico e rappresentata da dirittti e obblighi dei singoli
interni o esterni all'Ente Produttore come Contratti Titoli ecc
1. Funzione fiscale/contabile = produzione documentaria che testimonia le
modalità di utilizzo,distribuzione e controllo delle risorse finanziarie come
Fatture, Mandati di pagamento, Mastri, Libri cassa
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Segue: Da dove comincio la selezione?
PRINCIPALI DISPOSIZIONI NORMATIVE IN MATERIA DI SELEZIONE
NELL'ORDINAMENTO GIURIDICO ITALIANO DA ASSOCIARSI ALLE PREDETTE
FUNZIONI DEI DOCUMENTI:
In base all’art. 2220 del Codice Civile le scritture contabili e la corrispondenza relativa devono
essere tenute per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. La prescrizione ordinaria è sempre
di 10 anni , fatto salvo casi specifici secondo l’ articolo 2946 del Codice Civile, estinzione dei
diritti.
Per scritture contabili s'intendono (fatture, lettere e telegrammi ricevuti e spediti, note di addebito e
di accredito estratti conto,registri di magazzino, pagamenti a terzi, piani dei conti, registri stabiliti
dalla legge, documentazione relativa a operazioni bancarie come mandati, reversali, deleghe). In
base all'art. 22 DPR 4 settembre 1963 n. 600, nel caso di documentazione fiscale le norme
prevedevano come termine di conservazione l'obbligo fino a quando non erano definiti gli
accertamenti fiscali del corrispondente anno di imposta.
I nuovi termini sulla base delle più recenti norme sui procedimenti amministrativi, sono stati fissati
inderogabilmente dal Ministero delle Finanze, in 5 anni.
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Segue: Da dove comincio la selezione?
La conservazione illimitata
“Essa si fonda sull’idea che i documenti archivistici sono creati a memoria perpetua di fatti o eventi
da cui risultano o a cui si riferiscono, un’idea che trova origine nel diritto Romano. In tale contesto,
il termine permanente non è usato nel significato di eterno o indefinito, ma è legato ai concetti di
continuità, o assenza di interruzione, stabilità, o assenza di cambiamento, e durevolezza, o assenza
di termine prevedibile”
L..Duranti. I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’Ente Produttore 1997
(in bibliografia)
Tipologia di documentazione a conservazione permanente
Documentazione di carattere amministrativo:
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Delibere, ordinanze, determinazioni, circolari
Inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare e mobiliare
Bilanci, conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa
Atti di gare, contratti, verbali
Sentenze e contenzioso
Fascicoli del Personale, libri matricola
Atti istituzionali e specifici dell’ente produttore
Relazioni, ispezioni, statistiche, materiali di studio e ricerca
anche allegati alle delibere e determine
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carattere normativo e regolamentare
attestazione di natura patrimoniale
documenti contabili di sintesi
contrattualistica
documenti giudiziari
documenti del personale
documentazione caratterizzante
doc. statistica o riepilogativa
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Lo scarto dei documenti
I documenti “inutili”
Finalmente si arriva allo scarto ovvero all’eliminazione dei
documenti,
previa selezione di quelli ritenuti inutili o superflui ai bisogni ordinari dell’amministrazione e
non
necessari ai fini della ricerca storica.
I documenti inutili sono potenzialmente rappresentati da:
stampati, modulistica superata, semplici copie degli originali, da documenti nei quali le
informazioni importanti siano trasferite in altra documentazione destinata alla conservazione
permanente oppure da documenti le cui informazioni fondamentali siano ricavabili da altra
documentazione generalmente di carattere riassuntivo.
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Segue: Lo scarto dei documenti
Gli strumenti della selezione: il piano di conservazione e i massimari di selezione o scarto
Come già detto il piano di conservazione è uno strumento debitamente autorizzato dall’ente sulla
base della propria potestà di autoregolamentazione, che stabilisce i tempi di attività, semiattività e
inattività dei documenti nonché il destino ultimo dei medesimi.
Il massimario di selezione o scarto, è invece uno strumento che riproducendo le classi delle
categorie (facciamo riferimento per esempio alle note categorie della Circolare Astengo ) e delle
classi del titolario per
la classificazione degli atti , indica poi per ciascuna categoria , quali documenti vadano conservati
per sempre e quali invece possano essere destinati alla distruzione dopo un periodo di tempo
stimato in
5, 7, 10, 20, 40, o 50 anni.
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Segue: Lo scarto dei documenti
I massimari di scarto costituiscono dunque elenchi di massima indicativi e non tassativi (tranne
che per la documentazione da conservare) di tipologie documentarie da eliminare a scadenze
prefissate.
I massimari di scarto hanno iniziato a circolare fin dai primi decenni del novecento e ad essere usati
specialmente come linee guida, come binari sui quali, in mancanza di una seria riflessione sul valore
e sulla funzione del documento, si potesse camminare per arrivare obbligatoriamente ad una meta, e
probabilmente alla sola meta consentita da questo strumento: la distruzione dei documenti per fare
spazio a nuova documentazione, in parole povere uno dei modi per contrastare l’iper produzione
documentaria degli ultimi anni accresciuta in modo esasperato grazie anche alle nuove tecnologie
(fotocopiatori, computer, stampanti, fax) che hanno reso assai facile la duplicazione dei documenti.
Alcuni tipi di massimari poi, in maniera ancor più pragmatica e semplificata, elencano le tipologie di
documenti in ordine alfabetico, riportando a lato i tempi oltre i quali i documenti possono essere
eliminati (es. ULSS, Schola Salernitana ).
I problemi principali dati da questi elenchi sono relativi al fatto che talora la medesima tipologia
compare con nomi diversi, (es. della parola restauro) oppure poiché non continuamente aggiornati,
non compare affatto. Infine poiché di fatto non sono associati alla categorie e al titolario di
classificazione, è difficile comprenderne la funzione e il contesto dal quale provengono e spesso in
questi frangenti si è aiutati solo dal procedere per analogia.
Padova,27 aprile 2007 Dr. Maria Volpato
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Segue: Lo scarto dei documenti
Altri massimari ancora, sono del tutto incomprensibili perché riportano sigle e numeri (ovvero
codici identificativi) che sono riconoscibili solo nell’ambito dal quale provengono. (Banca
d’Italia). Il dato comune è che quasi tutti i massimari non sono aggiornati (emblematico il casi
dell’INAIL che ha il massimario risalente al 1971) e pertanto devono essere integrati e supportati
da un ragionamento analogico con altre tipologie di documenti e con i titolari vigenti nelle
amministrazioni di provenienza.
La sostituzione del massimario di scarto con il piano di conservazione potrà sicuramente
eliminare gli inconvenienti appena summenzionati.
LA CAMPIONATURA per serie molto ingombranti ma di contenuto informativo omogeneo si
possono prevedere tecniche di campionatura. I risultati sono comunque parziali. Parte della
dottrina archivistica li considera negativamente in quanto romperebbero il cosiddetto “vincolo
originario” o vincolo archivistico.
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La normativa italiana relativa allo scarto
La normativa italiana dopo l’unità d’Italia (1875-1902) pone l’accento sul significato positivo
dello scarto, vissuto come liberazione dalle carte inutili.
La normativa post-unitaria (1911-1939) all’art. 69 del Regolamento del 1911, prevedeva presso
le amministrazioni non centrali la presenza di apposite commissioni di scarto nelle quali doveva
figurare anche il Direttore dell’archivio di Stato competente territorialmente ; furono adottati
regole e procedure in modo da mettere gli organi superiori in grado di giudicare la proposta di
scarto (relazione riassuntiva sulle motivazioni addotte per l’eliminazione, estremi cronologici
delle serie, quantità scartate, elenchi redatti in duplice copia al Ministero allora M. dell’Interno).
E’ previsto anche il principio del “nullaosta” (riconfermato anche dal DPR 1409/1963 )da parte
dell’autorità archivistica competente- inizialmente il Direttore dell’Archivio di Stato poi il
Sovrintendente Archivistico-.
Padova,27 aprile 2007 Dr. Maria Volpato
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Segue: La normativa italiana relativa allo scarto
La normativa italiana del dopoguerra emana il DPR 1409/63 considerato a ragione il padre di tutta
la legislazione archivistica italiana. Di fatto pur essendo sostanzialmente abrogato già nel Testo
Unico dei Beni Culturali n. 490/1999 e anche dal Codice dei beni Culturali e del Paesaggio n. 42
/2004, è mantenuto nei suoi principi cardine e negli impianti strutturali e operativi ivi delineati.
Anche per la selezione e lo scarto viene sostanzialmente rispettato quanto previsto ab origine dal
DPR 1409/63 all’art. 25 :” gli enti pubblici stabiliscono con provvedimento motivato dei rispettivi
organi deliberanti quali documenti dei propri archivi siano da scartare, Il provvedimento è
sottoposto all’approvazione dell’autorità che esercita la vigilanza sull’ente, previo nulla osta del
competente soprintendente archivistico” I
l principio è mantenuto nel Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio all’art, 21, comma 1,
lettera d.
L’articolo 21 testualmente recita:” Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero lo scarto dei
documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi
dell’art. 13.”
L’articolo 13, comma 2, testualmente recita;”La dichiarazione dell’interesse culturale non è richiesta per i
beni di cui all’articolo 10” , l’articolo 10, comma 2 testualmente recita:” per gli archivi e i singoli
documenti dello Stato, delle Regioni, degli altri Enti Pubblici Territoriali, nonché di ogni altro Ente o
Istituto” i quali sempre all’articolo 10 comma 2 sono considerati come Beni Culturali e quindi oggetto di
tutela da parte dello Stato.
Padova,27 aprile 2007 Dr. Maria Volpato
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Segue: La normativa italiana relativa allo scarto
Nel Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, è sempre utilizzato il termine il Ministero. Nella
prassi, con Decreto del Direttore Generale della Direzione Generale per gli Archivi, Dipartimento
per i Beni Archivistici Librari n. 3.66 del 23.12.2004, sono delegate alle Soprintendenze
Archivistiche organi periferici del Ministero per i Beni e le Attività Culturali alcune funzioni tra
cui:” autorizzare gli interventi di cui all’art, 21 del D.lgs n. 42 del 22.01.2004” ovvero anche
l’autorizzazione allo scarto.
E’ MOLTO IMPORTANTE RICORDARE CHE :
“la distruzione non autorizzata di documenti è punita con l’arresto da sei mesi a un anno ed è
punita con l’ammenda. E’ considerata una forma di scarto illegittima anche la cancellazione di
documenti elettronici. L’autorizzazione della Sovrintendenza non sana la illegittimità e di
eventuali scarti prematuri di documentazione che pur non essendo destinata alla conservazione
permanente, ha una sua temporanea validità giuridica o utilità funzionale ed economica.”
Marco Carassi in :
“Obblighi di legge degli enti pubblici in tema di archivi. A proposito di un tentativo di aiutare gli
enti vigilati a gestire correttamente i loro archivi”,
in Archivi e computer, Carocci editore 2003.
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Dal nulla osta all’autorizzazione
Già con il testo unico n. 490/1999 si parla di autorizzazione e non di nulla osta . Ma
qual è la differenza?
Così Gianni Penzo Doria: ”In diritto amministrativo e, più in generale, nel lessico
della pubblica amministrazione, l’autorizzazione si rilascia, mentre il nulla osta si
concede. L’autorizzazione è quindi la rimozione di un limite ad un diritto di un ente
a svolgere l’esercizio di una potestà e, nel caso di un ente privato dichiarato di
notevole interesse culturale, l’esercizio di una facoltà. Il nulla osta sembrerebbe
dunque rappresentare un atto concessivo, tipico dell’autorità centrale, attraverso il
quale si conferiscono al soggetto nuove facoltà”.
(in bibliografia)
Padova,27 aprile 2007 Dr. Maria Volpato
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La procedura di scarto
L’Ente deve con provvedimento dirigenziale motivato, inviare la richiesta di scarto alla
Soprintendenza Archivistica della Regione di appartenenza per la dovuta autorizzazione (non
c’è ormai alcun dubbio che la proposta di scarto è atto di gestione amministrativa avente
rilevanza esterna e che come tale è competente ai Dirigenti). La proposta deve contenere la
motivazione e l’allegato elenco in triplice copia
Occorre garantire l’effettiva distruzione degli atti dio cui è stato autorizzato lo scarto, mediante
l’invio di un verbale di avvenuta diastruzione, ma non occorre più la cessione obbligatoria alla
Croce Rossa Italiana (art. 8 DPR 37/2001)
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Segue: La procedura di scarto
Se nulla è da eccepire, la richiesta viene inoltrata al Ministero dell’Interno, dipartimento per gli
Affari Interni e Territoriali, Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistica ai sensi dell’art. 4 del
DPR 30 dicembre 1975 n. 654 (attribuzioni del Ministero dell’Interno in materia di documenti
archivistici non ammessi alla libera consultabilità) e l’assenso è dato ai sensi del Dpr n. 37 del
2001, art 9 applicato per analogia (le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera
consultabilità ai sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 281 sono inoltrate
per i provvedimenti di competenza al Ministero dell’Interno il quale si pronuncia entro 90
giorni.
Trascorso tale termine senza che il Ministero dell’interno si sia pronunciato, l’amministrazione
può disporre la cessione degli atti sottratti alla libera consultabilità).
Una volta ottenuto l’assenso dal Ministero dell’Interno, il Sovrintendente archivistico appone
l’autorizzazione allo scarto e lo invia all’Ente.
Padova,27 aprile 2007 Dr. Maria Volpato
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Conclusioni
Le scriviamo insieme, oggi.
Padova,27 aprile 2007 Dr. Maria Volpato
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