The International Association of
Lions Clubs
Distretto 108 L
Riunione delle Cariche
Giugno 2011
Formazione per i Tesorieri di Clubs
A cura del Tesoriere Distrettuale Piero Paccosi
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Formazione per i Tesorieri di Clubs
Cari amici,
I miei più sinceri complimenti ed auguri per il
prestigioso incarico che vi è stato assegnato.
Il ruolo che siete stati chiamati a ricoprire è importante
e di prestigio, e l’obiettivo primario è quello del
perseguimento di una efficace ed efficiente gestione
finanziaria ed amministrativa del Vostro Club.
Il Tesoriere è sicuramente una figura molto
importante, cardine dei movimenti finanziari di un Club
che dovranno essere attuati con attenzione
scrupolosa, sempre nel rispetto delle regole di base di
un’adeguata amministrazione contabile.
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Formazione per i Tesorieri di Clubs
In questa sede non si vuole insegnare niente a nessuno,
ma l’intendimento è quello di fare insieme alcune
riflessioni sull’argomento specifico, che possano essere
utili nella gestione di un Club, e dare nel contempo
alcune indicazioni amministrative ed organizzative.
Nell’adempimento del Vostro ruolo fornirete un notevole
contributo al raggiungimento degli obiettivi che il Club si
porrà nella prossima annata lionistica. E sarà più agevole
ottenere risultati importanti e premianti, attraverso una
costante e trasparente comunicazione con il Presidente
e con i membri del Consiglio Direttivo.
Cercheremo, pertanto, di focalizzare insieme il ruolo del
Tesoriere di Club, evidenziandone compiti e funzioni.
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Vediamo chi è il Tesoriere di Club
Normativa
L’art. 5 sezione1 dello Statuto Internazionale
annovera il Tesoriere tra i principali Officers della nostra
Associazione.
L’Officer è un Funzionario al quale viene affidata una
determinata funzione, da curare nei suoi vari aspetti.
Nel nostro caso i Tesorieri sono chiamati a curare
l’aspetto finanziario, contabile ed amministrativo del
Club di appartenenza.
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Anche lo Statuto del Multidistretto all’art.7 sez. 2 elenca
tra gli Officers il Tesoriere, e lo identifica come il soggetto
al quale è affidata la gestione (amministrativa-finanziaria),
con il supporto del Comitato Finanze.
In particolare poi il Regolamento del Multidistretto
all’art.14 sez.3- elenca anche i compiti del Tesoriere
Distrettuale, dei quali si possono ricordare i seguenti:
- riscuote e rilascia ricevute di tutte le quote che gli
vengono versate, esegue i depositi in banca e provvede
agli esborsi sotto la direzione ed il controllo del Consiglio;
- cura i registri ed i libri contabili permettendone l’esame
ad ogni componente del Consiglio;
- predispone il piano di gestione per l’anno sociale in
corso da sottoporre all’approvazione del….
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Inoltre l’art. 26 del Regolamento del Distretto
precisa che il Tesoriere:
- entro il 15 agosto presenta un bilancio di
previsione provvisorio;
- entro il 1° ottobre porta all’approvazione un
bilancio di previsione definitivo;
- al Congresso di Primavera presenta un
bilancio di verifica non anteriore al 31 marzo ed
un pre-consuntivo al 30 giugno;
- entro il 30 luglio il conto consuntivo dell’intera
gestione finanziaria.
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Statuto Tipo di Clubs
Il Tesoriere
all’art. 7
è citato tra gli Officers del Club
all’articolo 8
è citato quale membro del Consiglio Direttivo
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Nel Regolamento tipo di Club – all’art. 3 sez. 5 –
pubblicato dalla Sede Centrale sul sito Internazionale,
sono riportati i compiti del Tesoriere,
da adottare ed adattare alle realtà dei nostri Clubs:
- ricevere il denaro dal Segretario e/o da altre fonti, per
depositarlo nella o nelle Banche indicate dal Comitato
Finanze ed autorizzate dal Consiglio Direttivo;
- eseguire i pagamenti per conto del Club, soltanto su
autorizzazione del Consiglio Direttivo;
- tutti gli assegni e le quietanze dovranno essere firmate
dal Tesoriere e controfirmate da un altro funzionario
indicato dal Consiglio. Due officers sottoscriventi
autorizzati non possono risiedere presso lo stesso
nucleo familiare.
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- custodire e registrare tutte le entrate e le uscite
del Club;
- preparare e presentare i rapporti finanziari
mensili e semestrali e sottoporli al Consiglio
Direttivo del Club;
- versare una cauzione, a garanzia del fedele
adempimento dei suoi doveri, mediante la somma
o le garanzie stabilite dal Consiglio Direttivo;
- far pervenire tempestivamente al successore,
alla conclusione della carica, i conti finanziari, i
fondi ed i registri del Club.
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Adempimenti iniziali del Tesoriere:
- deve compilare un verbale, con il precedente
Tesoriere, per la consegna dei documenti e dei libri
contabili;
- deve prendere in carico i crediti ed i debiti
esistenti all’inizio del mandato;
- deve andare in banca e depositare la propria
firma per poter prendere in carico il saldo
disponibile del conto corrente e poter eseguire
tutte le operazioni bancarie.
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Il Tesoriere deve inoltre effettuare due
importantissime verifiche
a) Presso il Club di appartenenza deve controllare:
-
quanti sono i soci in carico al Club;
se risultano eventuali soci familiari ovvero altre
categorie di soci;
se sono tutti in regola con i pagamenti delle
quote.
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b) Presso la Sede Centrale deve essere
controllata la posizione del Club verificando:
- quanti sono i soci che risultano in carica;
- se risultano eventuali soci familiari;
- se è regolare il pagamento delle quote;
- se vi sono debiti di altra natura.
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Altri appuntamenti molto importanti sono:
- la riunione con il Consiglio Direttivo del Club
per programmare l’attività annuale, i services,
ed altro;
- l’analisi delle spese relative al programma
fatto e la verifica della copertura finanziaria
mediante le quote sociali e le entrate diverse;
- la predisposizione di una proposta di bilancio
di previsione.
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Attenzione
- la gestione deve essere sempre in pareggio;
- per ogni singolo service, raccolta o evento
deve essere redatto un rendiconto separato;
-il totale degli oneri per services deve essere
sempre uguale al totale dei proventi per
services.
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Suggerimenti
- fatta l’analisi dei proventi e degli oneri, occorre
tenere sempre sotto controllo l’andamento dei
tempi degli incassi e quelli dei pagamenti
(incasso quote, pagamenti a Sede Centrale,
pagamenti conviviali ecc.)
- fare ogni trimestre un bilancio di verifica,
confrontandolo con il bilancio di previsione ed
eventualmente fare l’assestamento, che deve
essere approvato dall’assemblea dei soci.
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Il Tesoriere di Club deve:
- verificare con il Tesoriere Distrettuale la
situazione del Club, prima dei Congressi
di Autunno e Primavera, al fine di limitare
le verifiche ed evitare conguagli in sede
pre-congressuale;
- predispone il Preventivo di gestione con
l’accordo del Presidente, da sottoporre
all’approvazione del Consiglio Direttivo e
dell’Assemblea dei soci;
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Formazione per i Tesorieri di Clubs
- tenere aggiornati i libri contabili annotando e
conservando in ordine cronologico la
documentazione di spesa;
- non sono obbligatori i libri di tipo contabile, ma
possono essere utili ai fini della redazione del
bilancio (adempimento obbligatorio), infatti:
- deve redigere alla fine dell’anno sociale il
Rendiconto Consuntivo,accompagnato da una
relazione illustrativa predisposta dal Consiglio
Direttivo,per la definitiva approvazione da parte
dell’Assemblea dei Soci ( con allegata la
relazione dei Revisori dei Conti).
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Impegni con la Sede Centrale
- 10 luglio 2011: versamento della prima semiquota di
US $ 19,50 per socio, salvo le riduzioni previste per i
soci familiari;
tramite pagamenti in Euro presso la Banca Nazionale
del Lavoro – Piazza S. Fedele, 3 – 20121 Milano
sul conto intestato a:
The International Association of Lions Clubs
IBAN: IT29F0100501600000000006817
- 10 gennaio 2012 : versamento della seconda
semiquota di US $ 19,50 per socio, salvo riduzioni per i
soci familiari.
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Impegni con il Distretto
- 10 settembre 2011 : versamento della prima
semiquota di Euro 45,70 per socio, salvo riduzioni per i
soci familiari;
da effettuare sulla Banca Popolare di Spoleto - Sportello
n°1 - Spoleto (PG) sul nuovo conto corrente intestato a:
Lions Clubs International Distretto 108 L
IBAN: IT30F 05704 21801 000000015943
- 28 febbraio 2012: versamento della seconda
semiquota di Euro 45,70 per socio, salvo riduzioni per i
soci familiari.
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Rapporto di cambio con il Dollaro U.S.
Ogni Club riceve dalla Sede Centrale l’estratto conto
relativo alla quota semestrale da pagare.
L’ammontare riportato è la risultante della sommatoria
anche degli eventuali residui debiti da saldare, che
potrebbero essere stati originati da errati calcoli,
comunicazioni difettose o non tempestive, differenti
valori del cambio.
Se non pagate l’importo preciso, ovvero lo pagate a
cavallo del mese (il cambio è al primo del mese), si
generano differenze attive e passive, che vengono
trascinate nei mesi successivi.
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Normativa sulla Sospensione
Un Lions Club che abbia un saldo debitore superiore a
US $ 20,00 per socio o di US $ 1.000,00 per Club da
oltre 120 giorni, sarà SOSPESO, così come la validità
della sua Charter.
La Sospensione consiste nel rinvio della validità della
Carta Costitutiva, nonché dei relativi diritti, privilegi ed
obblighi di ogni Lions Club, a causa del debito insoluto.
Soluzioni: saldare il debito per intero e/o prendere
immediati contatti con la Divisione Finanze per eventuali
dilazioni.
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Nota riguardante il Mod. EAS
Entro il 31 marzo 2012: comunicazione telematica all’Agenzia delle
Entrate dei dati contabili e delle variazioni intervenute nel 2010,
mediante invio del Mod. EAS (documento necessario per accedere
alle agev.ni fisc. per gli enti no-profit D.L. n.185/08 convert. L.
n.2/2009)
L’Agenzia delle Entrate, con Risoluzione n.125/E del 06/12/2010, ha
precisato che, al fine di evitare duplicazioni, la comunicazione dei
dati relativi al Rappresentante Legale o dati dell’Ente (ad es.
variazione di sede) attraverso l’invio di un nuovo modello EAS, non
sia necessaria ove l’anzidetta informazione risulti dalle notizie già in
possesso dell’Amministrazione (poiché prodotte ad es. con mod.
AA5/6 entro 30 gg. dall’evento).
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Collocazione Fiscale
I Lions Clubs si collocano tra gli Enti non commerciali e
svolgono attività prive di lucro. Appartengono alla folta
categoria delle Associazioni di servizio nazionali ed
internazionali. La loro veste fiscale è la seguente:
Associazioni “no profit” ossia Enti non commerciali.
- Occasionalmente e marginalmente possono svolgere
attività ritenute commerciali, purchè di modico valore.
- La partecipazione di artisti, oratori ecc.,ai quali venga
corrisposto un compenso, e non un semplice rimborso
spese, comporterà, da parte del Club, di operare quale
sostituto d’imposta, la ritenuta di acconto del 20% sulle
somme corrisposte.
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Comunque, quando avrete dubbi o vorrete
aggiornamenti:
- Contattate gli Officers del Gabinetto
Distrettuale, che sono sempre a disposizione;
- Controllate il sito del Distretto
www.lions108l.it
- Controllate il sito della Sede Centrale
www.lionsclubs.org
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Vi auguro buon lavoro
ed una annata ricca di
soddisfazioni
A cura del Tesoriere Distrettuale Piero Paccosi
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