Comunicazione Pubblica
La semplificazione del linguaggio
amministrativo
Obiettivi della giornata
Conoscere il dibattito sulla
semplificazione del linguaggio
Applicare le regole sulla semplificazione
del linguaggio amministrativo
La semplificazione
Semplice = privo di complessità, di
complicazioni, che non presenta difficoltà,
facile da interpretare, attuare, applicare,
lineare, che si sviluppa in modo chiaro
Preambolo
“Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per
essere capite: proprio per questo, diceva un
filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due
orecchie. Chi non si fa capire viola la libertà di parola
dei suoi ascoltatori. È un maleducato, se parla in
privato e da privato. È qualcosa di peggio se è un
giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico,
un eletto dal popolo. Chi è al servizio di un
pubblico ha il dovere costituzionale di farsi capire”
(Tullio De Mauro)
Sommario
La semplificazione e il linguaggio
burocratico
Progettare la semplificazione
La semplificazione in alcuni ambiti
specifici: moduli, lettere, e norme
Parlare chiaro con le nuove tecnologie
La semplificazione e il
linguaggio burocratico
Parte I
Che cosa significa semplificare
Non significa per forza rendere il
messaggio più semplice
Significa adeguare il messaggio alle
competenze del destinatario
minimizzando le ambiguità
Semplificazione + chiarezza = efficacia
comunicativa
Perché semplificare
1. Per rispettare la Costituzione
Una pubblica amministrazione realmente al servizio dei cittadini, come
prevede l'articolo 98 della Costituzione italiana, deve garantire una
comunicazione chiara e univoca.
2. Per rispettare i cittadini
Il censimento del 1991 rivela che oltre il 60% della popolazione non
possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il
linguaggio burocratico.
3. Per rispettare i principi della legge sul
procedimento amministrativo 241/90
Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo
sull'attività svolta dalla pubblica amministrazione, rendendo effettivo
il principio della trasparenza amministrativa. Inoltre, il principio che
garantisce l'accesso agli atti amministrativi presuppone che questi
siano comprensibili ai cittadini che li richiedono.
Storia della semplificazione
Codice di Stile (Cassese, 1993)
Manuale di Stile (Fioritto, 1997)
Circolare del 2 maggio 2001 (emanata dal
Dipartimento per gli Affari Giuridici e
Legislativi)
Direttiva sulla semplificazione del linguaggio
dei testi amministrativi 8 maggio 2002
(emanata dal Dipartimento della Funzione
Pubblica)
Lancio del progetto Chiaro!
(www.funzionepubblica.it/chiaro)
Dipartimento della funzione pubblica
Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi
amministrativi
8 maggio 2002
10 regole di comunicazione e di
struttura giuridica
10 regole di scrittura del testo
Il linguaggio burocratico
Tecnicismi
Periodare complesso
Strutture ellittiche
Pluralità di pubblici (interno ed esterno)
Frutto di negoziazioni
Circolarità
Regole e formalità
Chiaro!
Il nuovo progetto per semplificare il linguaggio
amministrativo
www.funzionepubblica.it/chiaro/
Ambiti del linguaggio della PA
Testi diversi: leggi, bandi, avvisi,
comunicati stampa, moduli, ecc.
Media diversi: newsletter, web, ecc.
Rapporti comunicativi diversi (lettera vs.
manifesto)
Pubblici diversi (settoriali, generalisti,
interni ed esterni)
Progettare la semplificazione
valutare correttamente il destinatario della
comunicazione;
considerare con attenzione qual è l’obiettivo che
si intende raggiungere con la comunicazione;
pianificare il contenuto del testo, attraverso la
costruzione di un ordine logico degli argomenti;
elaborare uno stile di relazione coerente con il
contesto della comunicazione
Il processo di scrittura
La pianificazione è solo il primo passo
attraverso il processo di scrittura:
Analisi e pianificazione
Raccolta idee
Organizzazione (scaletta)
Scrittura (prima bozza)
Rilettura e riscrittura
Tipologia di interventi
Redazionali
Parole
Frasi
Organizzazione
complessiva del
testo
Grafici
Font
Impaginazione
Elementi grafici di
compendio
Le parole
Burocratiche (sostituire) vs. Tecniche
(spiegare con glosse…)
Evitare le abbreviazioni (o scioglierle)
Afferente, all’atto, apposito, demandare,
emolumenti, in ragione di, nonché,
previo, quota parte, vigenti. ecc.
La frase
Sono da preferire:
Frasi brevi (spezzare i periodi, 20-25
parole)
Coordinate
Costruzione personale
Costruzione attiva
Il testo
Importanza di identificare l’oggetto
La suddivisione in paragrafi e sezioni
La tecnica della piramide rovesciata
La rete dei riferimenti
La grafica
Font: la scelta del carattere
le famiglie generiche di font sono 5: serif (graziati), sans-serif (bastoni),
monospaced (monospazio), cursive, fantasy.
L’impaginazione: la cura nel disporre il testo secondo
certe regole
La suddivisione in paragrafi, la titolazione
Bianco è bello, margini, interlinea, giustezza
Elementi grafici di compendio: inserimento di quegli
elementi che danno personalità e piacevolezza a un
documento
Attenzione: li ornamenti non devono mai essere gratuiti, ma devono sostenere e
migliorare la leggibilità e la comprensione di un testo.
Il paratesto
La cura degli apparati che accompagnano
il testo possono diventare strumento di
semplificazione:
Cappelli introduttivi, Note, Glossari,
Sintesi, Indici, Introduzioni, ecc.
Limiti alla semplificazione
Non si può semplificare proprio tutto…
Molti documenti pubblici sono frutto di intense
negoziazioni e per questo è impossibile
eliminare all’origine ogni ambiguità
Il lavoro del semplificatore in questi casi si
svolge tramite l’introduzione di adeguati
apparati paratestuali
L’atto amministrativo
Intestazione
Data
Protocollo
Destinatario
Oggetto
Preambolo (richiamo delle norme e dei provvedimenti in base ai
quali l’atto viene emanato)
Motivazione (In questa parte vanno indicati i motivi che hanno
portato alla decisione)
Decisione (Bisogna indicare con la massima precisazione che
cosa l'amministrazione ha deciso nel caso concreto)
Procedure (Ciò che il cittadino destinatario dell'atto deve,
eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si
intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono
richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare)
Il manuale di stile interno
Dati i numerosi elementi ricorrenti,
sarebbe utile che ogni amministrazione
potesse sviluppare un manuale di stile
interno per la redazione di documenti
Scopo del manuale è dare uniformità e
riconoscibilità ai documenti dell’ente,
oltre che diffondere le buone norme
sulla semplificazione fra gli uffici
Le nuove tecnologie
Alcuni errori:
Riproposizione di contenuti realizzati per
altri media
Pensare che bastino i contenuti
Ignorare il marketing
Assumere che l’utente sia “attivo”
Perché un buon sito web
Importanza di un sito usabile e
accessibile: altrimenti si corre un
grave rischio di inefficienza e
esclusione
Circolare Funzione Pubblica n. 3
13 marzo 2001
Circolare AIPA n. 32 6 settembre 2001
L’usabilità
Capacità di un sito di soddisfare “i bisogni
informativi dell’utente finale che lo sta
visitando e interrogando, fornendogli
facilità di accesso e di navigabilità e
consentendo un adeguato livello di
comprensione dei contenuti” (Visciola,
Usabilità di siti web, Milano, 2000, p.
22).
Principi di usabilità
Il modello SCANMIC (by Shazissan Hassan e
Feng Li 2001)
Screen design (scannability, ecc.)
Contenuto (5 Ws)
Accessibilità
Navigabilità
Media Use
Interattività
Consistenza
L’accessibilità
Concetto di handicap tra il fisico e
tecnologico
Di un sito accessibile possono beneficiare
TUTTI
Un Test: www.webxtutti.it
Benchmarking della
comunicazione pubblica online
I livelli eEurope
Livello 0: nessuna informazione online
per il servizio
Livello 1: informazioni
Livello 2: moduli da scaricare
Livello 3: comunicazione bidirezionale
Livello 4: erogazione di tutto il servizio
online
I sottoindicatori Ervet (I)
LIVELLO eEurope 0:
Ufficio, anagrafica, orari
Nominativo del referente
Mail ufficio o personale del responsabile
LIVELLO 1 eEurope 1:
Cosa fare per
Personalizzazione del servizio in base particolari
categorie della cittadinanza
Informazioni aggiuntive e di approfondimento
I sottoindicatori Ervet (II)
LIVELLO eEurope 2:
Disponibilità della modulistica
Modulistica in diversi formati
Disponibilità di viewer e reader
Istruzioni per compilare la modulistica
LIVELLO eEurope 3:
Inoltro online della richiesta
Identificazione ufficio/responsabile a cui è inviata la richiesta
Possibilità di autenticazione (forte o debole)
Assistenza nel’invio
Esplicitazione criteri di privacy e sicurezza
Utilizzo sistemi di crittografia (es. SSL)
I sottoindicatori Ervet
LIVELLO eEurope 4:
Rilascio del documento/comunicazione della
sua disponibilità
Presenza di modalità di autenticazione della PA,
privacy, sicurezza della transazione
Possibilità di utilizzare sistemi di pagamento diversi
· verifica stato di avanzamento della pratica
Il metodo Arpa-l del Censis
Metodo sviluppato nel 2000: disponibili
3 rapporti
Applicato ai siti di regioni, province,
capoluoghi, e campione di comuni con
più di 5000 abitanti
Sviluppo di un rating
Il metodo Arpa-l
Aree di interesse degli indicatori:
Contenuti istituzionali e trasparenza
Qualità e interattività dei servizi
Usabilità e accessibilità
Cooperazioni, relazionalità, communities
Marketin territoriale e sviluppo del territorio
Professionalizzazione dei dispositivi
tecnologici