Il lavoro dei team POE: attività e risultati Treviso, 20 settembre 2010 dr. Umberto Gasparotto Medicina Legale Sicurezza del Paziente e dei Processi Clinico - Assistenziali www.ulss.tv.it Contesto Nel 2009 abbiamo avviato un nuovo programma di Accreditamento di Eccellenza Canadese in seguito al quale l’azienda riceverà una visita di valutazione da parte dei valutatori di Accreditation Canada nel novembre 2010. L’ applicazione del programma di accreditamento di eccellenza prevede l’utilizzo della nuova versione del manuale degli standard nella quale, sono stati individuati 21 requisiti specifici (POE) per la sicurezza del paziente. Definizione di POE Una Pratica Obbligatoria per l’Ente (POE) è: una prassi essenziale che l’organizzazione deve disporre per accrescere la sicurezza del paziente/dell’assistito e per ridurre al minimo i rischi un requisito specifico del programma di accreditamento di eccellenza canadese; la non soddisfacente conformità anche ad uno dei 21 POE porta ad un accreditamento condizionale: l'ente dovrà soddisfare la condizione entro 6 mesi Il progetto POE Progetto Aziendale 2009-2010 Direttore progetto: Responsabile Sicurezza Paziente Capo progetto: Responsabile Ufficio Qualità Gruppo di Coordinamento Articolazione in sottoprogetti per singoli team POE - Pratiche Obbligatorie per l’Ente Sviluppo del progetto Aree di alta priorità 1. Cultura 2. Comunicazione 3. Uso dei farmaci 4. Ambiente e forza lavoro 5. Controllo delle infezioni P.O.E. AREA 1 POE 1 Adottare la sicurezza dell’assistito come priorità od obiettivo strategico scritto I presupposti teorici Le attività di programmazione e controllo sono strumenti essenziali della Direzione Strategica per la gestione dei processi di innovazione e cambiamento La definizione di obiettivi, indicatori per misurarli e di strategie per raggiungerli è attività fondamentale e coinvolge tutti i livelli aziendali La leadership riconosce che la cultura della sicurezza del paziente è una priorità ed un obiettivo strategico all’interno dell’ente Tale consapevolezza trova riscontro nei documenti strategici di riferimento dell’ente La proposta operativa Individuazione dei documenti aziendali Oltre ai documenti di riferimento nazionali (PSN) e regionali viene adottata una pianificazione strategica di lungo termine (PAL) che si declina annualmente con gli obiettivi contenuti nel Documento di Direttive che vengono sviluppati da parte dei professionisti mediante progetti L’obiettivo di riferimento “Il governo del Sistema” utilizza la leva strategica 13.4: Sviluppare ed applicare le pratiche obbligatorie per l’ente relative alla sicurezza del paziente, implementazione del piano di sicurezza del paziente AREA 1 POE 2 Fornire ai leader superiori dei report trimestrali sulla sicurezza dell’assistito, inserendo raccomandazioni che sorgono dall’indagine e follow up degli eventi avversi, ed i miglioramenti introdotti I presupposti teorici E’ fondamentale possedere un sistema di reporting e di segnalazione che favorisca la segnalazione di eventi avversi Necessità di superare l’approccio colpevolista in favore di approcci positivi orientati alla sicurezza dell’assistito, con l’obiettivo di apprendere dagli eventi e consolidare la cultura della sicurezza La proposta operativa Sviluppo di sistemi di segnalazione Recepimento delle indicazioni regionali che prevedono l’adozione del modello organizzativo per la sicurezza del paziente e la realizzazione di un sistema informativo regionale integrato per la sicurezza del paziente Implementato un sistema aziendale di raccolta ed analisi di indicatori sulla sicurezza (es: cadute accidentali, reazioni da trasfusione, infezioni, malfunzionamenti di Dispositivi, reazioni da farmaci) Introdotto un software (Segnal-Net) che facilita la segnalazione degli eventi collegati alla sicurezza dell’assistito AREA 1 POE 3 Stabilire un sistema di reporting per eventi sentinella, eventi avversi e near miss tra cui un adeguato follow up. Il sistema di reporting è conforme alle norme vigenti e agli strumenti di protezione offerti dalla legge I presupposti teorici Perché è importante ¾ quando succede un evento e non si effettua un’indagine gli errori tendono a riaccadere ¾ un sistema di segnalazione fornisce informazioni sui punti critici dell’organizzazione e permette di mettere in atto cambiamenti Condizioni favorenti ¾ creare un ambiente in cui non è presente un approccio “colpevolista” ¾ comunicare ai professionisti i risultati dell’analisi dei dati Le proposte operative Utilizzo della scheda di segnalazione regionale nei servizi di assistenza domiciliare e diverse unità operative dell’Ospedale di Treviso e Oderzo Elaborazione e sperimentazione di una scheda per la segnalazione degli eventi legati alla terapia farmacologica Elaborazione di procedura per la gestione delle segnalazioni di eventi Sviluppo di software per la raccolta, analisi e diffusione dei dati AREA 1 POE 4 Implementare una politica formale ed aperta, nonché un processo di divulgazione di eventi avversi ad assistiti e famiglie, che preveda meccanismi di sostegno per assistiti, famiglie, personale e fornitori di servizi che risultano coinvolti I presupposti teorici Presenza di una politica di divulgazione (comunicazione) degli eventi avversi ad assistiti e loro famiglie L’ente deve fornire agli operatori gli strumenti per gestire l’informazione – sia interna che esterna - relativa ad eventi correlati alla sicurezza del paziente Le proposte operative Sviluppo di un documento che indichi la politica della comunicazione dell’azienda con riferimento in particolare alla centralità dell’assistito La comunicazione degli eventi è preceduta da una analisi e discussione (audit) dell’evento stesso tra gli operatori, anche al fine di individuare le possibili azioni correttive Adozione di linee guida per la gestione della relazione tra strutture sanitarie e pazienti, che forniscano indicazioni operative per la comunicazione degli eventi avversi ad assistiti e loro famiglie AREA 1 POE 5 Eseguire un’analisi prospettica annuale relativa alla sicurezza dell’assistito ed implementare i miglioramenti appropriati I presupposti teorici La FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) è una metodologia utilizzata per analizzare gli errori che si possono verificare in un processo prima che essi accadano. La FMEA è impiegata per l’analisi dei processi ad alto rischio. Le fasi della FMEA sono: ¾ Descrizione del processo ¾ Identificazione delle modalità di errore e possibili effetti sul paziente ¾ Determinazione dell’indice di rischio ¾ Sviluppo dei piani di contenimento sui rischi prioritari ¾ Monitoraggio dell’esito La proposta operativa E’ stata applicata la FMEA ai processi: ¾ Prescrizione e somministrazione farmaci antiblastici endovescicali ¾ Esecuzione interventi di chirurgia mini-invasiva in ambito cardio - chirurgico E’ in corso l’attuazione delle azioni di contenimento sui rischi prioritari: Prescrizione e somministrazione farmaci antiblastici endovescicali Esecuzione interventi di chirurgia mini-invasiva in ambito cardio-chirurgico ¾ Accorpare per gruppi omogenei i pazienti a cui viene somministrato lo stesso farmaco (evita lo scambio di farmaci) ¾ Sviluppo opuscolo informativo per il paziente sui comportamenti da adottare a domicilio post seduta ¾ Introduzione check list operatoria ¾ Introduzione lista operatoria informatizzata AREA 2 POE 1 Informare e formare assistiti e famiglie, per iscritto e verbalmente, circa il ruolo nella promozione della sicurezza I presupposti teorici E’ fondamentale il coinvolgimento di assistiti e loro famiglie nella prevenzione degli eventi avversi Un loro atteggiamento attivo mediante domande, richieste di chiarimenti o commenti può essere utile per evidenziare situazioni o comportamenti potenzialmente a rischio L’utilizzo di una comunicazione sia verbale che scritta favorisce il coinvolgimento di assistiti e loro famiglie La proposta operativa Mappatura aziendale, catalogazione, aggiornamento e revisione (URP) dei moduli informativi esistenti, successivo sviluppo di ulteriori documenti informativi sia a livello di Unità Operativa che di Dipartimento Realizzazione di sei opuscoli informativi indirizzati agli utenti (uno agli operatori ed uno anche ai volontari), tratti da materiale prodotto dal Ministero della Salute e loro distribuzione AREA 2 POE 2 Il team trasmette efficacemente informazioni agli operatori nei punti di transizione I presupposti teorici I punti di transizione sono tutti i passaggi di presa in carico tra diversi responsabili di processo (team, singoli professionisti) o di setting assistenziale del paziente (U.O.-U.O, ospedale-territorio, degenza-T.I.) In questi contesti avviene una sorta di “passaggio di testimone” della responsabilità nei confronti del paziente È importante saper utilizzare tecniche di comunicazione efficaci nei punti di transizione La proposta operativa Mappatura dei punti di transizione presenti in azienda e delle eventuali criticità nelle modalità di comunicazione, indipendentemente dalla sua complessità ed urgenza Individuati 27 punti di transizione ad alta criticità (es: passaggio di consegne, consulenze, approvvigionamento di sangue ed emoderivati, …) Avvio di una sperimentazione in un punto di transizione su cui agire mediante la tecnica SBAR (situazione – contesto – valutazione – richiesta) applicata agli aspetti comunicativi AREA 2 POE 3 Implementare processi di verifica ed altri sistemi di controllo per attività ad alto rischio I presupposti teorici Nelle situazioni clinico-assistenziali ad elevato rischio di errore devono essere forniti strumenti efficaci per mettere in atto azioni in grado di promuovere la sicurezza dell’assistito Sia a livello internazionale che nazionale sono proposte raccomandazioni da adottare nelle singole realtà Le 3 fasi: - sign in > controlli da fare prima dell’induzione dell’anestesia - time out > controlli da effettuare prima dell’incisione della cute - sign out > controlli da effettuare prima che il paziente abbandoni la sala operatoria La proposta operativa Recepire la check-list ministeriale adattandola al contesto locale delle sale operatorie nei 3 dipartimenti chirurgici presenti in azienda Elaborazione di procedure: identificazione paziente, gestione anestesia, monitoraggio presidi, identificazione e trasporto campioni, prevenzione infezioni e tromboembolismo, valutazione rischio emorragico Presentazione della check-list mediante incontri informativi, sperimentazione con raccolta ed analisi dei feed-back, diffusione e messa a regime AREA 2 POE 4 - 5 Riconciliare i farmaci dell’assistito al ricovero presso l’ente e con la partecipazione dell’assistito stesso Riconciliare le terapie farmacologiche con l’assistito al momento dell’invio o trasferimento e comunicare le relative informazioni al fornitore di servizi ricevente al momento dell’invio o trasferimento ad un’altra struttura, servizio, fornitore di servizi o livello di assistenza, internamente o esternamente all’ente I presupposti teorici Perché la Riconciliazione dei Farmaci ? • gli errori nella prescrizione dei farmaci sono frequenti • buona parte di tali errori avvengono alle interfacce tra le diverse strutture assistenziali • dagli errori possono svilupparsi eventi avversi, anche gravi Processo di Riconciliazione dei farmaci 1) compilazione di una lista accurata e completa dei farmaci assunti dal paziente fino a quel momento 2) confronto di questa lista con la nuova prescrizione terapeutica 3) risoluzione di ogni discrepanza tra la lista dei farmaci e la nuova prescrizione terapeutica La prima proposta operativa Modulo Riconciliazione Farmaci La proposta operativa finale AREA 3 POE 1 Eliminare gli elettroliti concentrati (incluso, ma non solo, il cloruro di potassio, il fosfato di potassio e il cloruro di sodio >0,9%) dalle aree di cura dell’assistito. I presupposti teorici L’esperienza e la letteratura internazionale riconoscono che l’inappropriato utilizzo di soluzioni concentrate comporta un grave rischio per il paziente. Gli errori più frequenti sono: - scambio di fiala - mancata diluizione - non corretta preparazione della soluzione da infondere - errata identificazione del paziente. La proposta operativa Procedura Aziendale AREA 3 POE 2 Standardizzare e limitare la quantità di farmaci disponibili all’interno dell’ente I presupposti teorici Per garantire l’utilizzo in sicurezza dei farmaci ad alto rischio, è necessario standardizzare e limitare le quantità di farmaci presenti nei reparti, per ridurre la variabilità e la possibilità di errore. La proposta operativa Gestione informatizzata della farmacia di reparto - facilitazione dell’accesso al farmaco (software per gli ordinativi) - standardizzazione delle richieste - controllo della scorta Procedura aziendale per la corretta gestione del farmaco Prontuario Farmaceutico di reparto AREA 3 POE 3 Offrire formazione costante ed efficace agli operatori su tutti i tipi di pompe di infusione I presupposti teorici Maggiore è la varietà di tipologie delle pompe di infusione, maggiori sono le probabilità che si verifichi un errore nel loro utilizzo La proposta operativa Opportuno standardizzare i tipi di pompe. In azienda: 517 pompe volumetriche 409 pompe a siringa Fornire adeguata formazione agli operatori anche mediante l’inserimento nei capitolati di gara di clausole che prevedano l’attività formativa per il personale, oltre alla fornitura di manuali d’uso per il corretto utilizzo Attivazione di un corso, in collaborazione con l’Ufficio Formazione, sull’utilizzo in sicurezza delle pompe di infusione AREA 4 POE 1 Fornire almeno annualmente ai leader superiori, personale, fornitore di servizi e volontari, formazione sulla sicurezza dell’assistito, inclusa la formazione mirata per aree specifiche di attenzione della sicurezza dell’assistito I presupposti teorici Una attività formativa trasversale e continua, in grado di raggiungere le varie realtà aziendali, contribuisce a sensibilizzare e formare il personale sul tema della sicurezza nell’erogazione dell’assistenza La formazione è leva fondamentale per il cambiamento e deve sostenere i nuovi percorsi organizzativi via via introdotti I cambiamenti dell’organizzazione e la consapevolezza che si può imparare dall’errore favoriscono atteggiamenti proattivi e propositivi nell’ambiente di lavoro La proposta operativa Iniziative formative • Attivazione di circa 70 iniziative di formazione nell’ambito della sicurezza (2007-2010) • Trasversalità delle iniziative che hanno coinvolto quasi tutte le realtà aziendali, e sono state estese a tutte le figure professionali • Differenti modalità di erogazione: formazione sul campo e residenziali • Programmati ulteriori corsi di formazione anche sul tema della comunicazione • Corso su sicurezza del paziente e rischio clinico diretto a circa 235 operatori dell’azienda AREA 4 POE 2 Sviluppare ed implementare un piano di sicurezza dell’assistito ed implementare i miglioramenti alla sicurezza dell’assistito come richiesto La proposta operativa - 1 Seguire le indicazioni nazionali e regionali in materia di sicurezza del paziente Attivazione di una struttura aziendale rivolta alla sicurezza del paziente, che sviluppi e promuova la sicurezza dell’assistito in tutte le strutture dell’ente Estendere la cultura della sicurezza anche tra gli altri operatori sanitari del territorio, gli assistiti ed i loro familiari La proposta operativa - 2 Adozione del modello aziendale per la sicurezza del paziente con relative modalità di funzionamento, e nomina del Responsabile delle Funzioni per la Sicurezza del Paziente Predisposizione del piano sicurezza del paziente 2009-2010 e del successivo piano triennale 2010-2012, allineato con la progettuali prevista dal PAL Piano Sicurezza 2009 - 2010 PROGETTI 2009 G 1) Attivazione del Nucleo Gestione Sinistri 2) Sviluppo braccialetto identificativo del paziente 3) Sviluppo e completamento del modello organizzativo della sicurezza del paziente 4) Avvio e implementazione delle attività del comitato per la sicurezza e del gruppo tecnico 5) Sviluppo delle pratiche obbligatorie inerenti la sicurezza del paziente (POE) previste dal programma di accreditamento di eccellenza Canadese 6) Analisi dei report e presentazione dei POE conclusi 7) Completamento dello sviluppo realizzando le restanti POE previste dal programma di accreditamento 8) Individuazione di nuove funzionalità ed applicazioni del braccialetto paziente 9) Formazione sicurezza per i Referenti di Dipartimento e Unità Operativa per la sicurezza del paziente 10) Formazione sicurezza per il Comitato Esecutivo per la sicurezza del paziente 11) Sviluppo di nuovi progetti e strategie F M A M G L A S O N D 2010 2010 1° sem. 2° sem. Piano Sicurezza 2010 - 2012 2010 2011 2012 attività 1° semestre Formazione sulla sicurezza per referenti di Dipartimento ed Unità Operativa (ex 9 e 10) Completamento delle attività dei team - attuazione delle POE (ex 7) Analisi dei report e presentazione delle POE concluse (ex 6) Estensione dell’Incident Reporting alle UU.OO. sanitarie dell’Azienda Inserimento dati pregressi nel sistema di segnalazione per gli Eventi Sentinella nazionale (regionale) Consolidamento delle azioni previste dalle POE (ex 5) Sviluppo delle attività del Comitato per del Paziente e del Gruppo Tecnico (ex 4) Implementazione del data-base aziendale di segnalazione eventi legati alla sicurezza Attuazione prescrizioni conseguenti alla visita di accreditamento Approfondimento ed estensione attività formativa sulla sicurezza del paziente 2° semestre 1° semestre 2° semestre 1° semestre 2° semestre AREA 4 POE 3 Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità dei leader, personale e fornitori di servizi per l’assistenza e la sicurezza dell’assistito I presupposti teorici Non sono responsabili della sicurezza dell’assistito solo il personale in prima linea o le strutture a ciò deputate all’interno dell’organizzazione Tutto il personale ed i fornitori di servizi giocano un ruolo nella sicurezza dell’assistito e di ciò devono essere consapevoli Molto spesso alla radice degli errori che portano ad eventi avversi vi sono fattori di sistema che possono dipendere da personale non direttamente impegnato nell’assistenza L’attenzione va posta preferenzialmente sui processi e non sulle persone La proposta operativa Individuazione e attivazione del modello organizzativo aziendale per la sicurezza del paziente: - responsabile delle funzioni per la sicurezza del paziente - comitato esecutivo per la sicurezza del paziente - collegio di direzione - nucleo aziendale per la gestione dei sinistri - referenti per la sicurezza di Dipartimento e di U.O. - gruppo tecnico Definizione di funzioni e responsabilità delle singole articolazioni organizzative AREA 4 POE 4 Implementare un efficace programma di manutenzione preventiva per tutte le apparecchiature mediche, attrezzature e tecnologia I presupposti teorici Attrezzature ed apparecchiature mediche devono essere sicure e funzionanti Per tutte le apparecchiature deve essere prevista la consegna di protocolli comprensivi di check-list e periodicità delle visite di manutenzione preventiva, per un loro corretto funzionamento La proposta operativa Ricognizione del parco apparecchiature di proprietà dell’azienda e di proprietà di terzi (service, comodato d’uso, noleggi…) Tutte le apparecchiature vengono sottoposte a verifiche di sicurezza periodica secondo quanto previsto dalle norme tecniche di riferimento Per tutte le apparecchiature viene conservato un libro macchina presso il STS In tutti i contratti per apparecchiature verrà richiesta la compilazione dell’etichetta quando viene effettuata un’attività periodica AREA 5 POE 1 e 2 Attenersi alle normative nazionali o regionali di controllo delle infezioni Offrire formazione al personale e fornitori di servizi relativamente all'igiene I presupposti teorici La corretta igiene delle mani rappresenta un elemento cruciale di programmi mirati a ridurre la trasmissione di microrganismi e la possibile conseguente insorgenza di infezioni nel corso dell'assistenza sanitaria. La maggiore comprensione dell’importanza di una corretta igiene delle mani, ha consentito di sviluppare nuovi approcci che si sono rilevati efficaci La Sfida Globale per la Sicurezza del Paziente Cure pulite sono cure più sicure Obiettivo: Ridurre le infezioni correlate all’assistenza L’igiene delle mani come pietra miliare La proposta operativa Incontri con coordinatori infermieristici di dipartimento e UU.OO, personale medico ed infermieristico Estensione di Reminders in tutta l'azienda Disponibilità della soluzione alcolica nelle aree comuni Rinforzo raccomandazione dell'igiene delle mani nella brochure aziendale del paziente Diffusione della procedura per il lavaggio chirurgico delle mani all'interno delle sale operatorie AREA 5 POE 3 Monitorare i tassi di infezione, analizzare le informazioni per identificare sciami, focolai ed andamenti, e condividere queste informazioni all’interno dell’ente I presupposti teorici Le infezioni correlate alle pratiche assistenziali (ICPA) sono riconosciute da tempo come un problema critico nelle strutture sanitarie in grado di compromettere la qualità dell'assistenza Le attività volte alla prevenzione e controllo delle ICPA rientrano a pieno titolo nei sistemi di gestione del rischio La proposta operativa Sorveglianza delle Infezioni • ICPA - Neurochirurgia T.I. e Servizio Anestesia Rianimazione • SEPSI - Patologia Neonatale • INFEZIONE DEL SITO CHRURGICO - Cardiochirurgia Neurochirurgia Ortopedia Ostetricia • SORVEGLIANZA SULLA BASE DEI DATI DI LABORATORIO Tutte le unità Operative AREA 5 POE 4 Monitorare i processi per l’attrezzatura di rigenerazione ed introdurre miglioramenti come opportuno = Ridurre il rischio di infezioni contratte presso enti sanitari ed il loro impatto sulla continuità dell’assistenza / servizio I presupposti teorici La prevenzione delle infezioni ospedaliere si articola in molteplici aspetti, uno dei quali è relativo ai processi di sterilizzazione La sterilizzazione deve essere effettuata secondo le istruzioni del fabbricante La proposta operativa Rilevazione aziendale per valutare la conoscenza degli operatori relativamente ai rischi intrinseci nel processo e alle modalità per assicurare la qualità del prodotto finale Raccolta della normativa di riferimento Ricognizione delle lavastrumenti e valutazione di tutte le metodiche di sterilizzazione usate in azienda Produzione di una check-list già pubblicata nell’intranet Piano Sicurezza 2010 - 2012 2010 2011 2012 attività 1° semestre Formazione sulla sicurezza per referenti di Dipartimento ed Unità Operativa (ex 9 e 10) Completamento delle attività dei team - attuazione delle POE (ex 7) Analisi dei report e presentazione delle POE concluse (ex 6) Estensione dell’Incident Reporting alle UU.OO. sanitarie dell’Azienda Inserimento dati pregressi nel sistema di segnalazione per gli Eventi Sentinella nazionale (regionale) Consolidamento delle azioni previste dalle POE (ex 5) Sviluppo delle attività del Comitato per del Paziente e del Gruppo Tecnico (ex 4) Implementazione del data-base aziendale di segnalazione eventi legati alla sicurezza Attuazione prescrizioni conseguenti alla visita di accreditamento Approfondimento ed estensione attività formativa sulla sicurezza del paziente 2° semestre 1° semestre 2° semestre 1° semestre 2° semestre Conclusioni - 1 Le POE: perché? Conclusioni - 2 Le POE perché… … lo vuole il Direttore Generale? Conclusioni - 3 Le POE perché… … dobbiamo riottenere l’accreditamento dai Canadesi? Conclusioni - 4 Le POE perché… … è in gioco il nostro ruolo (cultura, professionalità, etica…)? Conclusioni - 5 Le POE: per CHI? Conclusioni - 5 Le POE: per CHI? Per le persone che si rivolgono a noi, i nostri assistiti Le NUOVE P.O.E. !!! Pratiche Ovvie Ente Grazie per l’attenzione! … e ricordate: www.ulss.tv.it
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