Il nuovo sistema SIAP per la Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia Contenuti della Presentazione • La Gestione del Personale nella P.A. • La Soluzione SIAP • Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia 2 Contenuti della Presentazione La Gestione del Personale nella P.A. – Il Modello Integrato di Gestione 1/3 – La Gestione del Personale nell’attuale legislatura – La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia • Criticità • Soluzioni Alternative • Bacino di Utenza 3 Contenuti della Presentazione La soluzione SIAP – Il Sistema del Personale Siap – Aree Applicative – Architettura e Mappa Applicativa 2/3 – Il SIAP nel MEF: Dimensioni del Progetto • Il Riuso del SIAP: il SIAP* – Il Riuso del SIAP: il SIAP* – Omogeneità Funzionale & Motivazioni “strutturali” – Benefici per l’Amministrazione & Benefici Progettuali – Il SIAP* come acceleratore di Progetto – Un Esempio di Riuso: L’esperienza di Corte dei Conti 4 Contenuti della Presentazione Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia – I Passi effettuati – La Road-Map delle attività effettuate 3/3 – I Risultati dell’Analisi condotta – I Prossimi Passi – La Road-Map delle prossime attività – Acquisizione parere CNIPA e Definizione Contrattuale – Inizio Attività Progettuali – Rilasci pianificati 5 La Gestione del Personale nella P.A. • Passaggio da un regime “Pubblicistico” ad un regime “Privatistico” incentrato su: – Contratto Nazionale – Contratto integrativo di Ministeri • Forte attenzione allo sviluppo del personale in termini di Valutazione, Promozione, Sviluppo Competenze • Gestione di tipo “Privatistico” dei Dirigenti – Valutazione delle prestazioni sulla base di obiettivi prefissati – Mobilità tra Amministrazioni – Flessibilità degli incarichi 6 Modello Integrato di Gestione • La Funzione Pubblica ha disegnato un Modello Integrato per la Gestione del Personale con l’obiettivo, in tutto il Comparto Ministeriale, di: – – – – Standardizzazione di processi e procedure Univocità dei dati Gestione integrata degli eventi della vita del dipendente Uso di tecnologie web 7 Modello Integrato di Gestione Sistema Conoscitivo/Direzionale Sistema Conoscitivo/Direzionale Sistema conoscitivo e di supporto alle decisioni relativo al personale del Ministero Sistema del Personale Sistema di Gestione del Personale Sistema informativo di supporto agli uffici per la gestione del Personale dell’Amministrazione Gestione Risorsa Umana Gestione Economica Gestione Giuridica Gestione Anagrafica e Amministrativa Sistema di Elaborazione Cedolino • Gestione Anagrafica • Gestione Amministrativa • Gestione Giuridica • Gestione Economica • Gestione della Risorsa Umana Sistema di Elaborazione del Cedolino Sistema informativo per il pagamento delle competenze al personale 8 La Gestione del Personale nell’attuale legislatura • Obiettivi principali: – Lotta all’assenteismo – Meritocrazia – Trasformazione dei dirigenti in manager • Misure previste: – Regole più severe e controlli più capillari – Organizzazione più flessibile – Pubblicazione dei risultati delle valutazioni – Responsabilità dei dirigenti per i risultati di gestione 9 La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Criticità • Scambio di informazioni essenzialmente su supporto cartaceo • Presenza di modalità operative dovute più a “prassi” consolidate che a esigenze normative; • Duplicazione di alcune attività; • Proliferare di archivi del personale presso i singoli uffici; • Cultura della “carta” che comporta la conservazione e l’archiviazione di qualsiasi documento relativo al personale (anche in più copie); • Dislocazione del personale di uno stesso ufficio presso sedi diverse distribuite sul territorio; • Possibilità che il dipendente presti servizio presso sedi diverse da quella di assegnazione. 10 La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Soluzioni Alternative • Sviluppo Custom • Utilizzo di un Pacchetto di Mercato • Riutilizzo del Sistema SIAP* 11 La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Bacino di Utenza Unità Amministrative Personale in Pianta Organica Amministrazione Centrale (DAG,DOG,Uffici Diretta Collaborazione, DGM) 1.850 Giustizia Minorile 1.300 Corte Suprema di Cassazione 1.200 Procura Generale c/o la Cassazione 220 DNA 215 Tribunale Superiore Acque Pubbliche 30 Corti di Appello 4.315 Procure c/o le Corti d’Appello 1.355 12 La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Bacino di Utenza Unità Amministrative Personale in Pianta Organica Tribunali e Sezioni distaccate di tribunale 22.570 Procure c/o Tribunali 10.810 Tribunali di sorveglianza e Uffici di sorveglianza 1.315 Tribunali per i minorenni 1.020 Procure c/o Tribunali Minorenni 620 Giudici di pace 9.515 Ufficio notifiche, esecuzioni e protesti 6.550 TOTALE 62.885 13 La soluzione SIAP 14 Contenuti della Presentazione La soluzione SIAP – Il Sistema del Personale Siap – Aree Applicative – Architettura e Mappa Applicativa 2/3 – Il SIAP nel MEF: Dimensioni del Progetto • Il Riuso del SIAP: il SIAP* – Il Riuso del SIAP: il SIAP* – Omogeneità Funzionale & Motivazioni “strutturali” – Benefici per l’Amministrazione & Benefici Progettuali – Il SIAP* come acceleratore di Progetto – Un Esempio di Riuso: L’esperienza di Corte dei Conti 15 La soluzione SIAP • Per rispondere alle priorità ed agli obiettivi specifici sulle tematiche delle Risorse Umane, alcune Amministrazioni Centrali hanno adottato una soluzione di gestione basata sul Sistema Informativo di Amministrazione del Personale (SIAP) • Il SIAP si sostanzia nella realizzazione del sistema di gestione del personale attraverso l’utilizzo di una soluzione ERP (Enterprise Resource Planning) basata sul Modulo HR delle Oracle Applications 16 La soluzione SIAP • Attraverso il SIAP è possibile: – gestire tutti gli eventi che caratterizzano la vita del dipendente all’interno dell’Amministrazione (immatricolazione, gestione giornaliera, gestione giuridica ed economica, cessazione dal servizio) – uniformare le informazioni relative al personale del Ministero, attraverso: • Acquisizione e convergenza dei dati dai sistemi pre-esistenti • Integrazione con altri sistemi informativi: – Sistema Conoscitivo/Direzionale – Service Personale Tesoro (SPT) – standardizzare ed informatizzare i principali processi amministrativi; – migliorare il livello di servizio, dell’efficienza e della trasparenza amministrativa; – fornire supporto nell’attività decisionale della Dirigenza; 17 Il SIAP - Aree applicative Il SIAP assicura la piena copertura delle aree funzionali di gestione del personale PROCESSI TRASVERSALI GESTIONE GIURIDICA AMMINISTRAZIONE DEL DEL PERSONALE NUCLEO BASE PROCESSI HR GESTIONE RISORSA UMANA GESTIONE ECONOMICA SERVIZI CORRELATI 18 Il SIAP - Aree applicative AMMINISTRAZIO NE DEL DEL PERSONALE NUCLEO BASE PROCESSI HR •Immatricolazione •Gestione presenze / •Assegnazione assenze •Cessazione •Buoni pasto •Comandi •Straordinario •Fuori Ruolo •Ferie •Mobilità •Missioni •Trasferimenti •Carte di credito •Dati Anagrafici Servizi correlati: GESTIONE GIURIDICA •Part Time •Posizioni di Stato •Onorificenze •Procedimenti Disciplinari •Sussidi •Anagrafe Incarichi • Posizioni di Servizio • Permessi Studio •… GESTIONE RISORSA UMANA •Formazione •Dati curriculari •Valutazione delle prestazioni •Sviluppo professionale GESTIONE ECONOMICA •Gestione partita stipendiale • Assegno al nucleo familiare • FUA e altre •Indennità •Ritenute conto terzi •Ferie non godute •Trattamento pensionistico e di quiescenza 19 Il SIAP - Aree applicative PROCESSI TRASVERSALI Servizi correlati: SERVIZI CORRELATI •Stato matricolare •Gestione dati logistici •Gestione provvedimenti •Elenco del telefono •Gestione organici •Gestione personale esterno •Gestione concorsi •Dati per intranet di Amministrazione •Archiviazione ottica •Sistema Direzionale •Gestione documentale •Reporting direzionale •Funzionalità self service •Certificazioni •Tessere di riconoscimento 20 Il SIAP - Aree applicative Servizi correlati: Gestione giuridica: part-time – Posizioni di stato – Procedimenti disciplinari – Onorificenze – Sussidi – Processi trasversali: Anagrafe degli incarichi – Posizioni di servizio – Permessi studio – Permessi sindacali • Stato matricolare • Gestione provvedimenti Servizi Correlati: Nucleo minimo per utilizzo SIAP Immatricolazione Amministrazione del Personale: Gestione risorse umane: Assegnazione • Gestione organici • Gestione concorsi • Archiviazione ottica • Gestione documentale • Gestione presenze / assenze • Buoni pasto • Straordinario • Ferie • Missioni • Carte di credito Cessazione Comandi Gestione organizzazione Gestione anagrafica Mobilità Fuori ruolo • Formazione • Dati curriculari • Valutazione delle prestazioni • Sviluppo professionale • Gestione dati logistici • Elenco del telefono • Gestione personale esterno • Dati per intranet di Amministrazione • Sistema Direzionale • Reporting direzionale • Funzionalità self service Aggiornamento dati anagrafici Trasferimenti • Certificazioni • Tessere di riconoscimento Gestione economica: Gestione partita stipendiale – Assegno al nucleo familiare – FUA e altre competenze accessorie – Indennità particolari – Ritenute conto terzi – Ferie non godute – Trattamento pensionistico e di quiescenza 21 Il SIAP: Architettura e Mappa Applicativa Controllo di gestione Intranet Data Mart SI.CO.GE SPT FUNZIONE PUBBLICA Area di stage SIAP Internet Intranet WEB SERVER Browser (thin client) Motore di Workflow ORACLE HRMS Modulo Rilevazione Presenze Modulo Oracle HR Mod. Self Service Portale DB Oracle Modulo Learning Management 22 Il SIAP nel MEF: Dimensioni del progetto Utenti del sistema 2.200 In Esercizio da: Dicembre 2002 Sedi di servizio (Siti periferici) 270 Sedi di servizio (Siti centrali) 54 Anagrafiche personale esterno 4.150 SIAP Uffici collegati (Periferia) 206 Anagrafiche dipendenti 12.350 Uffici collegati (Roma) 560 23 Il Riuso del SIAP: il SIAP* • Dal 2004 il MEF ha messo a disposizione una versione standardizzata e parametrica del SIAP, denominata SIAP*, per tutte quelle Amministrazioni che intendono dotarsi di un sistema informativo coerente con il Modello Integrato • SIAP* recepisce nativamente la normativa della P.A. ed è caratterizzato da un elevato livello di astrazione nella definizione dei processi, tale da consentire, attraverso la semplice valorizzazione di parametri, grande adattabilità ai diversi contesti organizzativi; • Il SIAP* pertanto persegue due categorie di obiettivi: standardizzazione di trattamento del personale riduzione dei tempi e costi per ciascuna Amministrazione che lo adotti 24 Il Riuso del SIAP: il SIAP* • Il SIAP*, basato su un package, presenta elevato grado di ingegnerizzazione e di qualità in termini di: – Gestione sicurezza e profili autorizzativi – Stabilità, anche in considerazione della maturità raggiunta nel contesto complesso del MEF – Facilità di parametrazione e sviluppo – Flessibilità, tramite strumenti integrati di workflow management – Adeguamento tecnologico garantito • Sulla base della forte sponsorizzazione del CNIPA, volta a favorire il riuso nella P.A., il SIAP* è stato già scelto da: – Corte dei Conti: in esercizio da Luglio 2006 – MIUR: in esercizio da Luglio 2006 25 Il Riuso del SIAP: Omogeneità funzionale Aree applicative Grado di Omogeneità nella P.A.C. Copertura SIAP Gestione Anagrafica Immatricolazione e Cessazione Gestione Dati Anagrafici Gestione Dati Assegnazione Gestione Amministrativa Gestione Presenze/Assenze Gestione Buoni Pasto Gestione Giuridica Grado di riuso molto elevato Gestione Provvedimenti Gestione Mobilità Gestione Posizioni di Stato Gestione Economica Gestione Straordinari Gestione Partita Stipendiale Gestione Missioni Gestione della Risorsa Umana Gestione Formazione Grado di riuso elevato Gestione Skill e Competenze Valutazione Prestazioni 26 Il Riuso del SIAP: Motivazioni “strutturali” La possibilità del riuso del SIAP in altri contesti della Pubblica Amministrazione è supportata da diverse motivazioni: Sistema consolidato, in esercizio dal 2002 in un contesto ampio e complesso come quello del MEF Sistema realizzato tramite operazioni di parametrizzazione e personalizzazione di prodotti di mercato, finalizzate all’adattamento alla normativa della P.A. Utilizzo di un package, che garantisce vantaggi rispetto all’adozione di soluzioni custom: • Gestione della sicurezza e dei profili autorizzativi integrata ed adattabile per singola entità/ministero • Nativamente più flessibile nella gestione dei dati e dei processi • Stabile in quanto già in uso in contesti differenti • Adeguamento tecnologico e funzionale garantito dal fornitore del software • Dotato di strumenti estremamente semplici di sviluppo (molte personalizzazioni possono essere effettuate valorizzando parametri senza sviluppare codice) e di gestione degli ambienti di sviluppo 27 Il Riuso del SIAP – Benefici per l’Amministrazione • Omogeneizzazione del trattamento delle regole ed eliminazione delle prassi consolidate e diversificate • Miglioramento e snellimento dei processi amministrativi • Revisione e ottimizzazione dei flussi operativi e maggiore integrazione tra gli Uffici • Progressiva eliminazione dei flussi cartacei • Decentramento dell’acquisizione delle informazioni • Condivisione delle informazioni (nel rispetto delle competenze) • Miglioramento della qualità dei dati e della tempestività di aggiornamento • Efficientamento delle attività (riduzione dei tempi di percorrenza) • Supporto nell’attività decisionale • Coinvolgimento diretto del dipendente attraverso l’utilizzo delle funzionalità Self-Service 28 Il SIAP* come acceleratore di Progetto Attraverso una cessione dal MEF ad una generica Amministrazione, il SIAP può essere usato come acceleratore di progetto, base di partenza nella implementazione di progetti simili sulle singole Amministrazioni Approccio Tradizionale SIAP Acceleratore Analisi e Sviluppo Analisi dei Gap Prototipo Implementazione Implementazione Vantaggi (a livello di singola Amministrazione) – Riduzione dei tempi di implementazione (30-40%) – Riduzione dei costi di progetto (30-40%) – Riduzione dei rischi progettuali 29 Il Riuso del SIAP – Benefici Progettuali Riduzione di tempi e costi (risparmio del 30/40% rispetto ad implementazioni exnovo) Riduzione dei rischi progettuali Informatizzazione dei principali processi amministrativi attraverso una soluzione tecnologicamente avanzata Utilizzo di una soluzione integrata con un sistema di rilevazione delle presenze Banca dati centralizzata delle informazioni relative al personale dell’Amministrazione Integrazione con altri sistemi informativi utilizzati dagli Uffici del personale (Sistemi Direzionali, SPT, SI.CO.GE.) Flessibilità del sistema: facilità di adeguamento a modifiche dell’organigramma o a variazioni organizzative 30 Il Riuso del SIAP l’esperienza di Corte dei conti Prima esperienza di riuso presso una Pubblica Amministrazione L’operazione è stata avviata grazie ad una forte sponsorizzazione dei vertici dell’Amministrazione che ha consentito di minimizzare le resistenze culturali e/o “strumentali” al cambiamento 700 utenti utilizzatori – 3.300 anagrafiche (Amministrativi, Dirigenti e Magistrati) – 145 Uffici (centrali e regionali) collegati In esercizio dal 20 Luglio 2006. 31 Il Riuso del SIAP l’esperienza di Corte dei conti Soluzione modulare 40 Processi di interesse della Corte rispetto ai 43 presenti nel SIAP* + 2 sviluppati ex-novo Uniche operazioni effettuate sul sistema: • parametrizzazione (configurazione del SIAP* in base all’organizzazione dell’Amministrazione) • personalizzazione (adattamento di alcune funzionalità a specificità della Corte: ad es. Gestione dei Magistrati) Soluzione economica Costo dell’implementazione per Corte dei conti è risultato il 50% dello sviluppo del SIAP MEF Soluzione rapida Tempi di sviluppo globale del progetto: 16 mesi. Prima metà dei processi disponibili in 10 mesi. La riduzione dei tempi è dovuta soprattutto alla metodologia di analisi, ossia alle sedute interattive con l’utente (Conference Room Pilot) Soluzione stabile Sistema stabile da subito: nessun malfunzionamento “‘applicativo”: team di assistenza totalmente dedicato a problematiche di tipo amministrativo/operativo 32 Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati RIUSO SIAP* MACRO ANALISI GAP STUDIO DI FATTIBILITA RIUSO SIAP* PER IL MG OFFERTA TECNICA/ECONOMICA FORNITORE 33 Contenuti della Presentazione Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia – I Passi effettuati – La Road-Map delle attività effettuate 3/3 – I Risultati dell’Analisi condotta – I Prossimi Passi – La Road-Map delle prossime attività – Acquisizione parere CNIPA e Definizione Contrattuale – Inizio Attività Progettuali – Rilasci pianificati 34 Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati • Sulla base delle considerazioni precedentemente esposte, il DGSIA del Ministero della Giustizia ha deciso di intraprendere una serie di iniziative per definire un progetto di riuso del SIAP presso il Ministero. • I passi ad oggi effettuati sono stati: – Richiesto ed Ottenuto dal MEF il Riuso del SIAP – Definito un tavolo di lavoro con CNIPA, CONSIP, MEF per la gestione del Progetto di Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia – Realizzato uno Studio di Fattibilità atto a valutare tempi e costi dell’iniziativa – Effettuata una macro analisi dei gap sui processi del personale coinvolgendo i principali referenti degli uffici del Personale – Effettuata una richiesta di offerta tecnica ed economica al fornitore – Ricevuta l’offerta da parte del fornitore, attualmente al vaglio del CNIPA 35 I Passi Effettuati: la Road Map 2008 Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Autorizzazione al Riuso da MEF Macro Analisi dei Gap e Questionari ai Referenti Definizione Studio di Fattibilità e Capitolato Definizione Offerta Tecnica ed Economica Attività del Fornitore Attività dell’Amministrazione Richiesta Parere al CNIPA 36 Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia L’esito dell’Analisi Condotta L’analisi condotta ha coinvolto i servizi del personale dei dipartimenti DAG/DOG/DGM. Lo scopo della rilevazione è stata la determinazione dei gap, tra quanto offerto in termini di processo da SIAP*, e la realtà del Ministero della Giustizia. L’indagine ha portato ai seguenti risultati in termini di copertura riscontrata sui 41 processi analizzati (Il grado medio di copertura è del 93%) 37 Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia L’esito dell’Analisi Condotta I processi con copertura totale (25 su 41) sono: Gestione Assegnazione Cambiamenti struttura organizzativa Gestione delle Missioni Gestione Organici Rilevazione presenze-assenze Gestione del Piano Ferie Cessazione dal Servizio Gestione Dati Logistici Assunzioni obbligatorie Gestione Posizioni di servizio Gestione Onorificenze Gestione Curriculum Gestione degli Straordinari Valutazione delle Prestazioni Trattamento di quiescenza e buonuscita Ritenute per conto terzi Gestione del F.U.A. Gestione dell'assegno al nucleo familiare Gestione dei Comandi Gestione dei Fuori ruolo Gestione della Mobilità Gestione dello Stato matricolare Variazione dati anagrafici Gestione Processi Self-Service Gestione Carte di credito 38 Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia L’esito dell’Analisi Condotta I processi con copertura fino al 33% e dal 66% e il 98% sono: % Processo Processo % copertura Gestione Concorsi (*) 0% Permessi sindacali 6% Gestione del Part-time Liquidazione ferie non godute (*) si riferisce ai Concorsi per Magistrati copertura Gestione Permessi di studio 66% Gestione Sussidi 69% Immatricolazione 71% Gestione Procedimenti disciplinari 72% Gestione dei Trasferimenti 77% Gestione indennità particolari 82% Anagrafe degli incarichi 86% Gestione delle Posizioni di stato 87% Gestione della Formazione 94% Gestione dei Provvedimenti 95% Gestione delle Assenze per malattia 96% Gestione Buoni pasto 98% 33% 33% 39 Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I prossimi passi Formalizzazione del Contratto con il Fornitore Inizio Attività Progettuali Sessioni Prototipali (CRP) per Analisi di dettaglio dei Gap dei Processi SIAP Rilascio Processi SIAP (Tre Lotti Distinti) 40 I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 2009 2010 T0: Inizio Attività Contrattuali T0+6 Mesi: Rilascio Primo Lotto di Processi T0+12 Mesi: Rilascio Secondo Lotto di Processi T0+18 Mesi: Rilascio Terzo Lotto di Processi 41 I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 T0: Inizio Attività Contrattuali 2009 Variazione Dati Anagrafici Gestione Assegnazione Cessazione dal Servizio Gestione dei Comandi Gestione dei Fuori Ruolo Immatricolazione T0+6 Mesi: Gestione Organici Rilascio Primo Gestione del Part-TimeLotto di Processi Gestione dello stato matricolare Gestione dei Trasferimenti Cambiamenti Struttura Organizzativa Gestione Dati Logistici Gestione dei Provvedimenti Anagrafe degli Incarichi Assunzioni Obbligatorie Gestione della mobilità Gestione Concorsi 2010 T0+12 Mesi: Rilascio Secondo Lotto di Processi T0+18 Mesi: Rilascio Terzo Lotto di Processi 42 I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 T0: Inizio Attività Contrattuali 2009 Gestione delle Missioni Gestione Carte di Credito Gestione Onorificenze T0+6 Mesi: Gestione Procedimenti Disciplinari Rilascio Primo Lotto di Processi Gestione Sussidi Gestione Posizioni di Servizio T0+12 Mesi: Rilascio Secondo di Processi Gestione dell'assegno alLotto nucleo familiare Trattamento di Quiescenza e Buonuscita Ritenute per Conto Terzi 2010 T0+18 Mesi: Rilascio Terzo Lotto di Processi 43 I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 2009 T0: Inizio Attività Contrattuali T0+6 Mesi: Rilascio Primo Lotto di Processi 2010 Rilevazione Presenze/Assenze Gestione delle Assenze per Malattia Gestione Buoni Pasto Gestione della formazione Gestione Curriculum Gestione delle Posizioni di Stato Gestione degli straordinari Liquidazione ferie non godute Gestione Permessi di studio Gestione Permessi Sindacali T0+12 Mesi: Gestione del Piano Ferie Rilascio Secondo Gestione Processi Self-Service Lotto di Processi Valutazione delle Prestazioni Gestione del FUA T0+18 Mesi: Gestione indennità particolari Rilascio Terzo Lotto di Processi 44 Q&A • Q&A 45