Biblioteca d’Ateneo - sede di Medicina
Università degli Studi di Milano - Bicocca
V i a C ad or e, 4 8 - 20 052 Monz a ( M I )
T el. 02 .6 448 .801 1 Fa x. 0 2 .64 48 .80 65
SERVIZI EROGATI DALLA BIBLIOTECA DELL’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI
MILANO BICOCCA - SEDE DI MEDICINA AL PERSONALE DELL’AZIENDA
OSPEDALIERA SAN GERARDO
L'aggiornamento continuo in medicina viene effettuato dai sanitari anche mediante lo
studio degli articoli scientifici.
Il recupero della informazione bibliografica biomedica e' quindi un momento
imprescindibile nella pratica clinica e deve tendere alla massima efficienza, al fine di
realizzare economie di scala e migliorare la qualita' delle prestazioni erogate.
La transizione, avvenuta negli ultimi anni, dalla rivista cartacea alla sua forma elettronica
ha fornito strumenti adeguati per rispondere ad entrambe le esigenze.
La stipula della convenzione fra Università di Milano Bicocca e Azienda Ospedaliera
San Gerardo (Ospedale) ha previsto, nel suo ampio articolato, una collaborazione per la
gestione del patrimonio bibliografico dei due enti (Convenzione allegata). Da questi
presupposti ha preso avvio, nel febbraio del 2001, l’attività della Biblioteca
dell’Università’ degli Studi di Milano Bicocca (Biblioteca, www.biblio.unimib.it), sede di
Medicina che svolge a tutti gli effetti il servizio anche per il personale ospedaliero.
TRASFERIMENTO RIVISTE DELL’OSPEDALE ALLA BIBLIOTECA
L’Ospedale possiede un ingente patrimonio di riviste (abbonamenti in corso e chiusi) che
storicamente sono state collocate presso i diversi reparti. Attualmente è prevista una
collocazione temporanea, sempre presso i reparti, di tre mesi cui dovrebbe seguire il
trasferimento alla Biblioteca, con le seguenti finalità:
• Facilitare e garantire l’accesso da parte di tutti gli utenti a tutte le riviste
possedute
• Garantire la conservazione del patrimonio bibliografico
• Assicurare una corretta gestione biblioteconomica
• Diffondere l’informazione circa il posseduto mediante il catalogo
RISORSE ELETTRONICHE:
PATRIMONIO
L’Ateneo mette a disposizione dell’Ospedale 1700 riviste elettroniche di ambito medico,
a cui vanno aggiunti 200 titoli di psicologia, 915 di biologia, 608 di fisica e 60 di
statistica. Si occupa, inoltre, dell’attivazione e del pagamento della versione on line delle
riviste ospedaliere (su 339 abbonamenti 253 hanno la versione on line mentre per 86
non è disponibile).
Delle 1700 riviste on line, 150 derivano dall’attivazione dell’on line sugli abbonamenti
cartacei dell’Ospedale, 103 sono abbonamenti on line già acquisiti autonomamente
dall’Ateneo all’interno dei 1550 titoli accessibili in virtù di licenze stipulate con gli Editori.
Sono a disposizione del personale ospedaliero anche 6 banche dati on line di ambito
biomedico (Cochrane Library, Medline, Psychinfo, Cinhal, Psycharticles, Journal Citation
Reports)
Il trasferimento del patrimonio bibliografico in una unica sede, l’attivazione della versione
on line delle riviste e l’esistenza di un ingente numero di riviste on line acquistate
dall’Ateneo,
indipendentemente
dall’esistenza
di
un
abbonamento
cartaceo
dell’Ospedale, ha consentito all’Ospedale di disdire una serie di abbonamenti con un
notevole risparmio di risorse.
MODALITA’ DI ACCESSO ALLE RISORSE ELETTRONICHE DALL’OSPEDALE
Nel corso del 2001 sono iniziati i lavori di adeguamento hw/sw finalizzati a mettere gli
utenti dell’Ospedale nelle condizioni di usufruire dei servizi a distanza della Biblioteca.
Tale attività è stata particolarmente laboriosa, a causa delle notevoli difficoltà di ordine
organizzativo prima ancora che tecnico.
A cura dell’Ateneo è stato predisposto un proxy che abilita i pc dell’Ospedale ad
usufruire delle risorse a pagamento utilizzabili solo da postazioni con un indirizzo IP
dell’Ateneo.
Gli utenti ospedalieri interessati alla fruizione del servizio, contattano il loro ufficio
informatico il quale provvede a configurare il computer in modo che si possa collegare
alternativamente o alla rete ospedaliera o al proxy dell’Ateneo. Detto ufficio garantisce
l’aggiornamento del proxy con gli indirizzi delle risorse consultabili. Tali indirizzi vengono
forniti al personale informatico dell’Ospedale dal personale della Biblioteca.
E’ necessario precisare che, a causa delle diverse politiche praticate dagli editori, parte
delle riviste sono consultabili esclusivamente mediante utilizzo di password, diverse per
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
Biblioteca d’Ateneo – sede di Medicina
Url: http://www.biblio.unimib.it/
E-Mail: [email protected]
2
ogni rivista. La Biblioteca provvede a comunicare periodicamente agli utenti l’elenco
aggiornato.
SERVIZI EROGATI IN SEDE
L’utente ospedaliero è equiparato all’utente universitario e in Biblioteca può usufruire dei
seguenti servizi:
-consultazione e stampa delle risorse elettroniche
-fotocopiatura del materiale (da accordi precedenti, l’Ospedale si è mostrato disponibile
a farsi carico delle spese di fotocopiatura dei propri dipendenti –3481 fotocopie nel
2003)
-prestito temporaneo per tre ore di monografie e periodici
-servizio di document delivery (reperimento di articoli non posseduti dalla biblioteca).
Solo attraverso il Servizio Bibliotecario Biomedico Lombardo (SBBL) (vedi oltre) nel
2002 sono stati ottenuti 348 articoli e nel 2003 345. Il servizio di document delivery
viene erogato anche attraverso un servizio internazionale a pagamento (SUBITO) e
la Biblioteca si pone come partner di scambio gratuito con qualsiasi altra biblioteca
sul territorio nazionale
-servizio di informazioni bibliografiche: il personale della Biblioteca assiste e istruisce
l'utenza nell'interrogazione di banche dati e nella consultazione di riviste elettroniche;
fornisce informazioni per ricerche bibliografiche su cataloghi on line e repertori
bibliografici. Per ricerche particolarmente elaborate è possibile fissare un
appuntamento con personale specializzato
-utilizzo di Internet: è consentito l'uso dei terminali per accedere alla rete Internet ma
solo con l'assistenza del personale della Biblioteca ed esclusivamente per la ricerca
scientifica e l'aggiornamento professionale
-alfabetizzazione biblioteconomica e formazione continua: la Biblioteca organizza lezioni
specifiche per singole tipologie di utenti in cui viene illustrato il patrimonio
bibliografico disponibile e gli strumenti per utilizzarlo. E' possibile concordare una
lezione su richiesta; avvisi di particolare rilievo vengono inviati tramite posta
elettronica a tutti gli interessati
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
Biblioteca d’Ateneo – sede di Medicina
Url: http://www.biblio.unimib.it/
E-Mail: [email protected]
3
SBBL
La Biblioteca è membro del Sistema Bibliotecario Biomedico Lombardo, creato con
Legge Regionale 41/94. SBBL ha lo scopo di mettere a disposizione del personale
sanitario lombardo 5600 riviste scientifiche; ciò si è concretizzato attraverso un sistema
automatizzato di invio di copie di articoli e, in anni più recenti, nell’acquisto di Banche
Dati e riviste elettroniche il cui uso viene concesso gratuitamente ai membri.
SBBL si avvale del patrimonio bibliografico di 16 grosse istituzioni scientifiche lombarde.
Rivolgendosi al personale della Biblioteca è possibile chiedere l'invio di articoli non
presenti in Biblioteca a una di queste 16 Biblioteche erogatrici. Gli articoli vengono
inviati alla Biblioteca richiedente entro un termine di una settimana circa. All'arrivo
dell'articolo l'utente viene contattato telefonicamente.
Attraverso SBBL gli utenti hanno accesso alla Banca Dati Cochrane e a 250 riviste
dell’Editore Lippincott.
PROBLEMATICHE DA AFFRONTARE PER MIGLIORARE L’EFFICIENZA DEL
SERVIZIO
TRASFERIMENTO RIVISTE DELL’OSPEDALE ALLA BIBLIOTECA
La stipula della convenzione tra la Biblioteca Ospedaliera e la Biblioteca presso la
Facolta’ di Medicina e’ stata una scelta lungimirante volta a permettere la massima
fruibilita’ dei servizi bibliotecari alle utenze dei due Enti.
Tuttavia
la
corretta
implementazione
della
convenzione
deve
prevedere
il
raggiungimento della maggior completezza possibile delle collezioni di riviste. L’assenza
di un fascicolo viene definita lacuna ed una collezione gravata da un numero elevato di
lacune rende inefficiente il recupero degli articoli di interesse. Infatti, a fronte di una
teorica presenza della rivista nel catalogo della Biblioteca, in caso di lacune e’
necessario l’intervento degli operatori per supportare il sanitario nella localizzazione
dell’articolo presso altre biblioteche che spesso non risultano convenzionate o difficili da
contattare.
L’eliminazione della presenza di lacune deve essere effettuata mediante un lavoro
continuo di controllo dei fascicoli effettivamente acquistati (Ospedale) e del materiale
effettivamente trasferito alla Biblioteca.
L’attuale organizzazione non permette un trasferimento fluido delle riviste dai reparti alla
Biblioteca. Infatti, nonostante gli accordi iniziali prevedessero un primo trasferimento
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
Biblioteca d’Ateneo – sede di Medicina
Url: http://www.biblio.unimib.it/
E-Mail: [email protected]
4
delle riviste sino al 2002 e successivamente, per il 2003, l’invio trimestrale dei fascicoli,
la situazione attuale, per i titoli in abbonamento corrente, è la seguente:
•
riviste mai giunte alla Biblioteca
•
riviste ferme agli anni ‘90
•
un grosso nucleo di riviste e’ fermo al 2002
•
l’invio trimestrale non è mai entrato a regime
•
le riviste consegnate presentano notevoli lacune
•
le consegne avvengono in modo disorganico e casuale; in questo modo la
Biblioteca non è in grado di pianificare l’attività del personale
•
l’addetto che, all’interno dell’Ospedale coordina il trasferimento, lamenta
notevoli difficoltà a contattare i singoli reparti per individuare una figura di
riferimento che consegni le riviste all’addetto.
L’importanza della mantenimento della versione cartacee e’ dettato dalla necessita’ di
mantenere una copia della rivista che andrebbe persa in caso di chiusura
dell’abbonamento.
RISORSE ELETTRONICHE
Per gestire in modo efficiente l’accesso alla rete d’Ateneo da parte dell’ospedale è
necessario poter intervenire rapidamente sul proxy che veicola tale accesso. Tali
interventi si rendono indispensabili nei seguenti momenti:
•
a ogni inizio anno, quando viene rinnovato l’abbonamento alla versione on
line
•
quando l’Editore compie dei cambiamenti sul server che ospita le riviste
•
quando si attivano nuove risorse.
Dalle postazioni dell’Ateneo non è possibile verificare il funzionamento dei terminali
ospedalieri, per tale ragione non è possibile controllare se le segnalazioni di
malfunzionamento dipendano realmente dalla gestione del proxy o da un uso scorretto
da parte dell’utente finale.
Come citato precedentemente il proxy è stato implementato da personale universitario
per rispondere a esigenze organizzative pressanti. Tuttavia, presso il Servizio
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
Biblioteca d’Ateneo – sede di Medicina
Url: http://www.biblio.unimib.it/
E-Mail: [email protected]
5
Informatico dell’Ateneo, non è più possibile reperire informazioni sulle caratteristiche
hw/sw del proxy stesso, in quanto non è stata prodotta sufficiente documentazione.
Attualmente, l’aggiornamento del proxy viene eseguito seguendo le indicazioni del
personale della Biblioteca, il quale non possiede le specifiche conoscenze tecniche
richieste dal software realmente installato.
E’ necessario organizzare una mailing list con aggiornamento almeno mensile degli
utenti ospedalieri al fine di inviare avvisi e comunicazioni.
Allo stato attuale la Biblioteca è a conoscenza dei seguenti malfunzionamenti:
•
Banca Dati Cochrane
•
Riviste dell’Editore Blackwell
•
Riviste dell’Editore Springer
•
JAMA
•
Banca dati Journal Citation Report
Molti sanitari si rivolgono alla Biblioteca prima di contattare il Servizio Informatico
dell’Ospedale per attivare l’accesso on line. Ferma restando la disponibilità della
Biblioteca a collaborare nel diffondere l’informazione è necessario redigere un opuscolo
informativo che il personale della Biblioteca può consegnare al sanitario.
SERVIZI EROGATI IN SEDE
- Fotocopiatura del materiale: al fine di ottemperare alla nuova normativa inerente la
tutela del diritto d’autore, la Biblioteca prevede l’installazione di una fotocopiatrice a
pagamento (tramite tessera magnetica a scalare). Sarà necessario stabilire le eventuali
modalità di rimborso per le fotocopie effettuate dai sanitari ospedalieri (ad esempio:
acquisto annuale da parte dell’Ospedale di tessere a scalare).
Alfabetizzazione biblioteconomica e formazione continua: la comunicazione con gli
utenti ospedalieri, è resa difficoltosa dalla complessità ed articolazione della struttura.
Sino ad oggi ci siamo avvalsi dei seguenti strumenti:
• mailing list dei sanitari che accedono alle risorse elettroniche o direttamente
alla Biblioteca
• invio di comunicazioni allegate alle circolari dell’Ufficio Economato inerenti la
sottoscrizione ai periodici
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
Biblioteca d’Ateneo – sede di Medicina
Url: http://www.biblio.unimib.it/
E-Mail: [email protected]
6
• pubblicazione di articolo sul periodico SG Oggi
• colloquio diretto –spesso telefonico- per richieste specifiche
PROPOSTA
Al fine di migliorare l’efficienza dei servizi offerti dalla Biblioteca, formuliamo le seguenti
proposte:
•
Sarebbe auspicabile individuare, all’interno della Direzione Sanitaria, un
Referente per la Biblioteca. Con questo referente si concorderanno:
o
in prima istanza, le modalità di verifica dell’architettura del sistema
informatico per definire la fattibilità di un eventuale supporto, alla
gestione e manutenzione del sistema stesso, da parte degli informatici
dell’Ateneo.
o
in un secondo momento, si analizzeranno le problematiche relative al
trasferimento delle riviste cartacee al fine di rendere più continua e
puntuale la consegna dei fascicoli in Biblioteca. (Eventualmente, la
Biblioteca potrebbe affiancare al personale ospedaliero incaricato del
trasferimento uno studente collaboratore, opportunamente istruito).
o
Nella gestione ordinaria, la Biblioteca si rivolgerà a questo referente per
l’invio di comunicazioni al personale ospedaliero o per la elaborazione di
progetti particolari.
o
Sara’ necessario istruire la pratica per definire le modalita’ di rimborso
delle fotocopie
o
Verra’ prodotto un opuscolo informativo sulle modalita’ di attivazione
della connessione dall’interno della rete ospedaliera.
•
La Biblioteca ritiene necessario contribuire alla formazione permanente del
personale ospedaliero addetto a vario titolo alla gestione del patrimonio
bibliografico.
ALLEGATO 1: Stralcio della Convenzione
ALLEGATO 2: Opuscolo informativo sui Servizi della Biblioteca
ALLEGATO 3: Opuscolo informativo sul Document Delivery
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
Biblioteca d’Ateneo – sede di Medicina
Url: http://www.biblio.unimib.it/
E-Mail: [email protected]
7