Relazioni pubbliche in Svizzera – un’istantanea Prefazione4 Che cosa sono le Relazioni Pubbliche? Codici etici 7 8-11 Obiettivi e compiti delle RP 13 Le attività nelle RP 15 Attività professionali nelle RP 16 Formazione e perfezionamento professionale nelle RP 18 Il settore delle RP 21 Indirizzi interessanti 23 Glossario / Termini tecnici relativi alle RP 24 Impressum26 3 4 L’abbreviazione RP – Relazioni Pubbliche – è usata quotidianamente da molti, ed è essenziale per un’attività di successo. Ciò è dovuto principalmente al fatto che le RP appaiono in molti contesti differenti tra loro: l’ampiezza degli strumenti per la cura del dialogo con i pubblici di riferimento è praticamente illimitata. Ne consegue che le attività professionali legate alle RP sono molto attrattive, ma richiedono nel contempo un grande senso di responsabilità. Sono inoltre indispensabili un’ampia cultura generale, conoscenze specifiche, competenza sociale e un’atteggiamento etico irreprensibile. Da oltre 50 anni, la Società Svizzera di Relazioni Pubbliche (SSRP) (oggi: pr suisse / Associazione Svizzera di Relazioni Pubbliche ASRP) si impegna nella difesa degli interessi e nello sviluppo dell’immagine delle relazioni pubbliche e delle professioni ad esse legate. L’importanza della comunicazione nella vita quotidiana continua a crescere costantemente. L’immagine di imprese private, istituzioni, organizzazioni non-profit (ONP) e enti pubblici – in seguito definite organizzazioni – in futuro dipenderà ancora maggiormente dalla capacità di gestire processi comunicativi complessi. Di conseguenza, il fulcro di un management di successo sarà costituito dalla comunicazione integrata. Parallelamente aumentano i compiti e le responsabilità degli specialisti di RP. A lungo termine, essi saranno in grado di svolgere la loro funzione solo se disporranno di una formazione solida, nonché di una vasta esperienza pratica. pr suisse è al servizio dei suoi associati e della comunità. Uno dei suoi compiti principali, presenti e futuri, è riuscire a mediare tra i diversi interessi dei vari attori sul mercato. 5 Cause ed effetti delle Relazioni Pubbliche COMPITI PRINCIPA LI DELLE RELA ZIONI PUBBLICHE TRA SMETTERE IDENTITÀ ATTIVITÀ VA LORI OBIETTIVI INTERESSI DELL'A ZIENDA FEEDB ACK AM BIENTE Compiti principali delle Relazioni Pubbliche ORGAN IZZA ZION I 6 Le RP affrontano processi di comunicazione complessi Con Relazioni Pubbliche (RP), definite anche comunicazione istituzionale, si intende la gestione dei processi comunicativi tra le organizzazioni e i loro pubblici di riferimento. Comunicare attivamente – L’uomo vive appieno il mondo e la realtà grazie ai processi comunicativi. Riceve informazioni, le interpreta e le ritrasmette. La comunicazione si sviluppa su livelli diversi, non verbali e verbali. Si estende dal colloquio personale alle più svariate forme di relazione scritta, auditiva e visuale, sino al processo d’informazione e di formazione dell’opinione pubblica mediante i media. Le RP assicurano a un’organizzazione il dovuto spazio operativo a livello politico, economico, sociale e culturale. Il loro compito consiste nel veicolare in modo mirato – dall’interno verso l’esterno – l’identità aziendale, gli obiettivi, gli interessi nonché le attività e l’atteggiamento. Creare equilibrio – Nella loro duplice funzione – rappresentare gli interessi di un’organizzazione e far confluire nella stessa organizzazione gli interessi pubblici – le RP possono contribuire a equilibrare gli interessi, a limitare le tensioni e a risolvere in modo costruttivo i conflitti. Promuovere il dialogo – Le RP sono strettamente legate agli interessi di un’organizzazione e perseguono l’obiettivo di farli accettare mediante la credibilità. L’obiettivo principale delle RP è dunque di creare e mantenere un rapporto di fiducia tra un’organizzazione e i suoi principali pubblici di riferimento. Ciò significa che un’organizzazione presenta i propri interessi e obiettivi in modo competente, attraverso un dialogo e una discussione aperti. Cambiamenti di atteggiamento e comportamento non devono però essere unilaterali: anche opinioni contrarie a quelle dell’organizzazione devono essere prese in considerazione nelle fasi decisionali. Le RP impostano e influenzano in modo mirato il complesso flusso informativo dell’organizzazione, osservando e analizzando opinioni interne ed esterne e integrando i risultati delle loro analisi nei processi decisionali interni. Agire eticamente – Nel loro ruolo di mediatori tra il committente e il pubblico, i professionisti delle RP si assumono una grande responsabilità. Il Codice di Atene e quello di Lisbona sono vincolanti per tutti i membri delle società regionali della pr suisse / ASRP. Per le agenzie UARP è inoltre vincolante il Codice di Stoccolma della International Communications Consultancy Organisation (ICCO). Questi codici definiscono il comportamento sia nei confronti dei committenti di agenzie RP, sia nei confronti dell’opinione pubblica. Essi definiscono, inoltre, il comportamento eticamente responsabile e sono riprodotti nelle pagine seguenti. Condurre e consigliare – Una strategia di comunicazione coerente su tutti i fronti e concepita in base agli obiettivi a lungo termine dell’organizzazione è il presupposto per attività di RP efficaci. Pertanto le RP devono essere strettamente integrate nei processi di discussione e decisionali di un’organizzazione. 7 Codice di Lisbona Parte prima Criteri per persone soggette al presente codice Articolo 1 8 Ogni membro aderente a pr suisse / ASPR in conformità allo statuto viene considerato esperto in materia di relazioni pubbliche ai sensi del presente codice ed è obbligato a seguire le direttive fissate dal codice. Parte seconda Direttive professionali generali Articolo 2 Nell’esercizio della loro professione, gli esperti RP rispettano i principi enunciati nella Dichiarazione Universale dei Diritti dell’Uomo, in particolare i principi riguardanti la libertà d’espressione e l’indipendenza dei mass-media, che sanciscono anche il diritto all’informazione. Essi agiscono nel pubblico interesse e si astengono da azioni volte a violare la dignità e l’integrità dell’individuo. Articolo 3 Nell’esercizio della loro professione, gli esperti RP danno prova di sincerità, di integrità morale e di lealtà rigettando in particolare informazioni a loro conoscenza o parere sbagliate o fuorvianti ed evitando l’uso, per quanto involontario di mezzi e di pratiche incompatibili con il presente codice. Articolo 4 Articolo 8 Le attività RP, facilmente riconoscibili in quanto tali e munite di indicazioni della fonte, dovranno svolgersi apertamente ed in nessun caso dovranno trarre in inganno terzi. Se gli esperti RP dovessero trovarsi a curare interessi eventualmente contrari a quelli del loro mandante, quest’ultimo dovrà esserne informato il più presto possibile. Articolo 5 Articolo 9 Nelle relazioni con altre professioni ed altri rami della comunicazione sociale, gli esperti RP rispettano le regole e le pratiche vigenti, nella misura in cui queste sono compatibili con la propria etica professionale. Gli esperti RP rispettano egualmente i codici professionali nazionali nonché le leggi dei Paesi in cui operano. Nel reclamizzare la propria persona, gli esperti RP dimostrano il massimo riserbo. I servizi di una società o di un’organizzazione nella quale gli esperti RP hanno un interesse finanziario, professionale o di altra natura, potranno essere proposti al mandante unicamente se questi è stato precedentemente messo al corrente dell’esistenza di tali interessi. Parte terza Direttive specifiche. Atteggiamento nei confronti dei clienti e datori di lavoro Articolo 10 Gli esperti RP non prenderanno accordi contrattuali contenenti garanzie di successo quantificabili. Articolo 11 Gli esperti RP non potranno curare interessi contradditori o contrastanti senza l’espresso consenso dei mandanti interessati. La retribuzione degli esperti RP avverrà esclusivamente sotto forma di onorario o di stipendio. In nessun caso essi dovranno accettare compensi o altre controprestazioni calcolate in base al successo quantificabile dei servizi prestati. Articolo 7 Articolo 12 Nell’esercizio della loro professione, gli esperti RP osservano la massima discrezione. Essi mantengono scrupolosamente il segreto professionale ed in particolare declinano la trasmissione di informazioni riservate ottenute da mandanti precedenti, attuali o potenziali. Per la trasmissione di tali informazioni, l’esperto RP dovrà procurarsi l’espresso consenso del mandante interessato. Senza il consenso dell’attuale mandante, gli esperti RP non potranno accettare, in compenso dei servizi prestati, abbuoni, provvigioni o prestazioni in natura, da terzi. Articolo 6 Articolo 13 Articolo 16 Articolo 19 Se l’esecuzione di un mandato RP dovesse comportare con ogni probabilità un atteggiamento errato nonché un modo di procedere in contrasto con i principi del presente codice, gli esperti RP dovranno immediatamente informarne il mandante e indurlo, con i dovuti mezzi, al rispetto di tali principi. Se il mandante persistesse nel suo intento, l’esperto RP si impegna ad agire in conformità al codice senza riguardo a conseguenze personali. Gli operatori RP possono acquistare spazi pubblicitari o tempi di emissione qualora ciò risultasse necessario per mantenere il controllo o l’iniziativa per la diffusione di informazioni ritenuto il rispetto dei principi del codice e delle pratiche, norme e consuetudini in essere. Tutelare l’immagine dell’ordine professionale è un imperativo per tutti gli esperti RP, che non solo si atterranno al codice, ma si impegneranno egualmente: Direttive specifiche. Atteggiamento nei confronti dell’opinione pubblica e dei mezzi d’informazione Gli esperti RP dovranno tralasciare ogni tipo di concorrenza sleale nei confronti dei loro colleghi. Con riserva delle disposizioni contenute nell’articolo 19b, essi dovranno astenersi da azioni o osservazioni suscettibili di pregiudicare il credito o il lavoro di un collega. Articolo 14 Per gli esperti RP, l’attitudine mentale contemplata dal presente co dice ed in particolare dagli articoli 2, 3, 4 e 5 comporta il costante rispetto del diritto all’informazione nonché l’obbligo di mettere a disposizione le informazioni nella misura in cui il segreto professionale lo permette. Tale mentalità comprende inoltre il rispetto dei diritti nonché dell’indipendenza dei mezzi d’informazione. Articolo 15 Non sono ammessi i tentativi di trarre in inganno il pubblico o i suoi rappresentanti. Le informazioni dovranno essere adatte all’uso o alla pubblicazione, essere a titolo gratuito e senza alcuna ricompensa dissimulata. Direttive specifiche. Atteggiamento nei confronti dei colleghi Articolo 17 Direttive specifiche. Atteggiamento nei confronti dell’ordine professionale Articolo 18 Gli esperti RP dovranno rinunciare ad atteggiamenti suscettibili di ledere l’immagine del loro ordine professionale. In particolare, essi non pregiudicheranno il lavoro e l’immagine della SSRP con critiche malevoli e violazioni degli statuti o dei regolamenti. a) a contribuire alla massima diffusione, nonché alla migliore conoscenza e comprensione del codice; b) a segnalare all’ufficio disciplinare competente ogni violazione del codice, reale o presunta; ed infine c) a tentare tutto il possibile affinché possa essere garantita l’attuazione delle decisioni di tale ufficio riguardanti l’applicazione del codice nonché l’effettuazione delle sanzioni inflitte. Ogni esperto RP che permette una violazione dei presenti principi infrange egli stesso il codice. 9 Codice di Atene Principi internazionali nelle relazioni pubbliche 10 Considerando che tutti gli Stati membri rispettano lo Statuto delle Nazioni Unite, che proclama la fede nei diritti dell’uomo e nella dignità ed il valore della persona umana, e considerando che per tale motivo e per le condizioni inerenti alla loro professione gli esperti RP dovrebbero conoscere tale Statuto ed osservarne i principi; considerando che, oltre ai diritti fondamentali, l’uomo ha esigenze di natura fisica e materiale, ma anche di natura spirituale, morale e sociale e che egli è in grado di esercitare i suoi diritti unicamente nella misura in cui tali esigenze saranno soddisfatte; considerando che le persone attive nel campo delle relazioni pubbliche possono contribuire alla soddisfazione delle fondamentali esigenze spirituali, morali e sociali dell’uomo; consci infine che l’uso dei mezzi di comunicazione, capaci di stabilire il contatto simultaneo con milioni di persone, mette nelle mani degli esperti RP uno strumento di potere il cui uso dovrà essere soggetto a limitazioni di natura etica; le associazioni RP firmatarie adottano il seguente codice, linea di condotta per i loro membri, e dichiarano che ogni inosservanza dimostrata sarà considerata una violazione comportante una punizione. Nell’esercizio della sua professione, ogni membro di queste associazioni RP è tenuto: 1. a partecipare al conseguimento delle fondamentali condizioni spirituali e morali permettenti all’uomo di esercitare i diritti inalienabili garantiti dalla Dichiarazione Universale dei Diritti dell’uomo; 2. a promuovere la creazione di forme e mezzi di comunicazione volti a facilitare un libero flusso di informazioni affinché l’individuo possa sentirsi informato, interpellato e corresponsabile; 3. ad assumere un atteggiamento atto a conquistare la fiducia delle persone coinvolte; 4. a tener conto del fatto che, per via dello stretto legame con il pubblico, l’intero ordine verrà giudicato in base al comportamento dei singoli membri; 5. a rispettare, nell’esercizio della sua professione, la Dichiarazione Universale dei Diritti dell’uomo; 6. a rispettare la dignità individuale della persona ed il diritto di formarsi un’opinione personale; 7. a creare le basi spirituali e psicologiche per un vero scambio di idee offrendo alle parti la possibilità di difendere il proprio punto di vista; 8. ad agire in ogni caso nell’interesse del mandante e del pubblico obiettivo; 9. ad adempiere alle promesse ed agli impegni, stabiliti inequivocabilmente, e a mantenere la fiducia del mandante e del pubblico agendo in ogni occasione con la massima lealtà. Per contro ogni membro di queste associazioni eviterà: 10. di subordinare la verità ad altri interessi; 11. La Carta di Stoccolma ICCO «Le consulenze di relazioni pubbliche sono fornite da agenzie di servizi professionali che aiutano i clienti a incidere su opinioni, attitudini e comportamenti. Tale influsso comporta responsabilità verso i nostri clienti, i nostri collaboratori, la nostra professione e la società in generale». Le agenzie di relazioni pubbliche devono definire con i clienti aspettative chiare in merito ai servizi che verranno forniti. Devono fissare obiettivi specifici per le misure di comunicazione e adoperarsi per soddisfare le promesse formulate. Esse non devono fornire garanzie che non sono in grado di soddisfare o che comprometterebbero l’integrità dei canali di comunicazione. Consulenze e patrocinio oggettivi Conflitti d’interesse Le agenzie di relazioni pubbliche non devono perseguire interessi che potrebbero compromettere il loro ruolo di consulenti indipendenti. I rapporti con i clienti devono essere oggettivi, affinché questi ultimi possano adottare la strategia di comunicazione ottimale. Le agenzie di relazioni pubbliche possono rappresentare clienti con conflitti d’interesse. Non verranno avviate attività con un nuovo cliente che presenta conflitti d’interesse senza aver dapprima offerto all’attuale cliente l’opportunità di esercitare ogni diritto derivante da qualsivoglia contratto tra il cliente e l’agenzia. Società di appoggiare azioni o progetti suscettibili di violare la morale, la dignità della persona o la sfera personale; Una società aperta, la libertà di parola e una stampa libera sono imprescindibili premesse per l’esercizio delle relazioni pubbliche. Le agenzie di relazioni pubbliche operano in linea con gli obiettivi di tale società aperta, si attengono alle sue regole e collaborano con i clienti che condividono lo stesso approccio. 13. Riservatezza di adottare mezzi o metodi volti a manipolare il subconscio e suscettibili di privare l’individuo della capacità d’intendere nonché della responsabilità delle sue azioni. La fiducia è la premessa su cui poggia la relazione tra un cliente e un’agenzia di relazioni pubbliche. Le informazioni fornite da un cliente nella massima riservatezza e non di pubblico dominio non possono essere condivise con terzi senza il consenso del cliente. di diffondere informazioni provenienti da fonti non controllate o incontrollabili; 12. Promesse Integrità delle informazioni Le agenzie di relazioni pubbliche non devono deliberatamente fornire informazioni oggettive scorrette a un pubblico e non devono sottacere gli interessi rappresentati da un cliente. Esse si adoperano per offrire un servizio accurato. Rappresentanza Le agenzie di relazioni pubbliche possono rifiutare o accettare un mandato sulla base delle opinioni personali del management o dello scopo sociale. Gestione e politica aziendale Le agenzie di relazioni pubbliche sono tenute ad assumere comportamenti etici e ad operare in modo impeccabile, in linea con la propria politica aziendale, nei confronti di ogni genere di target. 11 12 Le RP gestiscono le relazioni Le organizzazioni sono integrate in un ambiente variegato. Un fattore di successo è la capacità di comunicare costantemente e tempestivamente, in modo adeguato e aperto, sia verso l’interno, sia verso l’esterno. Le RP per le aziende – Le aziende orientate al mercato si concentrano sulla vendita dei loro prodotti e servizi. Il loro successo a lungo termine dipende (oltre che dalle attività di marketing) anche dagli sforzi intrapresi per creare comprensione e accettazione del loro operato da parte di tutti i pubblici di riferimento rilevanti. Le RP gestiscono dunque le relazioni con l’ambiente circostante, che è diverso e specifico per ogni singola azienda. Tanto sono variati il campo di attività e la dimensione di un’impresa, quanto sono variegati i pubblici di riferimento e gli strumenti di RP utilizzati. Al fine di distinguere un’azienda dalla concorrenza, le RP creano una buona reputazione e un’immagine inconfondibile. di cambiare l’atteggiamento e il comportamento di determinati pubblici di riferimento. Le RP sono uno strumento importante per migliorare il finanziamento delle ONP e per attivare il volontariato. Le RP per le amministrazioni pubbliche – Lo Stato necessita della comprensione e della fiducia della popolazione. Il governo, gli enti pubblici e le varie divisioni cercano il dialogo e intraprendono le misure necessarie per spiegare i propri obiettivi e i propri compiti. Questo processo di informazione e di comunicazione richiede il supporto degli specialisti in RP, che conoscono a fondo il processo di formazione dell’opinione pubblica e sono in grado di spiegare le relazioni tra società, economia e Stato. Le RP come servizio – Di regola le RP sono di competenza dei dirigenti aziendali. I comunicatori, le persone con cui viene identificata l’azienda, sono i massimi rappresentanti dell’organizzazione (p.es. il titolare, il direttore generale, il CEO, il presidente). Essi però necessitano di specialisti in RP che li consiglino, che elaborino e implementino le strategie e le misure di comunicazione concordate. Molte organizzazioni dispongono di un proprio ufficio RP, altre si fanno consigliare periodicamente da un’agenzia di RP o da un consulente in RP esterno. Le aziende dunque possono anche attingere alla competenza e all’esperienza di cui necessitano all’esterno. E a volte questa visione può essere più neutrale nella valutazione di un problema. Le RP per organizzazioni non-profit – Le RP sono di particolare importanza per le organizzazioni senza scopo di lucro (ONP). Tramite l’accurato impiego di risorse finanziarie limitate occorre creare attenzione, fiducia e benevolenza per i compiti e gli obiettivi fissati. Le ONP desiderano informare sulle questioni che stanno loro a cuore; vogliono rendere cosciente l’opinione pubblica dei problemi con l’obiettivo di ottenere un aiuto concreto. A dipendenza della loro attività perseguono lo scopo Le RP per organizzazioni politiche – Alla base di ogni democrazia sta il coinvolgimento della cittadinanza nella formazione dell’opinione politica. Ogni organizzazione politica impiega le RP per affermarsi sul mercato dell’opinione. In questo ambito le RP servono a profilare l’organizzazione o i suoi rappresentanti mostrandone la competenza. Grazie alle attività di RP, l’organizzazione politica conquista simpatizzanti e membri. 13 14 Mercato dei capitali I pubblici di riferimento di un’organizzazione Media Consumatori Mondo della cultura Azionisti Banche Borse Mercato delle vendite Clienti Intermediari Mercato degli acquisti TV e stampa Scrittori Università Fornitori ORGANIZZAZIONE Ambiente socio-politico Popolazione Vicini Associazioni Chiese Politici Autorità Parlamenti Governi Ambiente politico Votanti Compiti delle Relazioni Pubbliche e loro pubblici di riferimento INTERNAL RELATIONS Quadri Collaboratori Apprendisti Pensionati Familiari MEDIA RELATIONS Giornali Periodici Riviste etc. Radio Televisione Nuovi media Associazioni di categoria Organizzazioni locali Collaboratori Appartenenza Sindacati Ambiente della concorrenza Mercati del lavoro COMMUNITY RELATIONS Popolazione Autorità locali PUBLIC AFFAIRS Governo Parlamento Partiti Politici FINANCIAL & INVESTOR RELATIONS Azionisti Investitori Analisti finanziari Banche Broker Le RP sono molto più variegate di altre discipline Le RP comprendono molteplici attività. Le numerose e variate relazioni tra un’organizzazione e i suoi pubblici di riferimento necessitano di strumenti differenziati. Un’occhiata ai diversi campi di attività delle RP mostra quanto sia diversificata questa professione. Corporate Communication – Definita anche Comunicazione aziendale. Comprende tutte le attività comunicative di un’azienda, un’istituzione o un’amministrazione. Oltre alle RP, include anche le comunicazioni di marketing, la promozione vendita e lo sponsoring. Issue Management – Comprende il riconoscimento tempestivo e la gestione attiva di temi strategicamente rilevanti (issues). Temi di interesse pubblico che concernono l’azienda sono identificati già nella loro fase iniziale e il processo di formazione dell’opinione pubblica è attivamente influenzato. Community Relations – Sono di grande importanza sociale ed economica per le organizzazioni, essendo indirizzate alla popolazione residente e al contesto in cui l’organizzazione è inserita. Media Relations – Si tratta dell’attività di gestione dei media e rappresenta, in molte organizzazioni, uno dei compiti principali delle attività di RP. Nei suoi obiettivi rientra la cura dei contatti con i media e le redazioni rilevanti per l’organizzazione, come piattaforma e parte dell’opinione pubblica. Gli specialisti in RP rispettano l’indipendenza degli operatori attivi nei media. Comunicazione di crisi – Nessuna organizzazione è immune al rischio di catastrofi, incidenti, conflitti interni o altre situazioni di crisi. Per questo motivo l’elaborazione di strategie e misure di comunicazione in caso di crisi contribuisce ad affrontare in modo rapido e coerente l’insorgere di problemi di comunicazione. L’obiettivo perseguito è di evitare l’espansione della crisi e salvaguardare la credibilità. Financial & Investor Relations – È il settore che si occupa della comunicazione con quei pubblici di riferimento che hanno un interesse prevalentemente finanziario nei confronti dell’azienda: investitori privati e istituzionali, analisti, consulenti, banche e media finanziari. Internal Relations – In America, dove le RP sono nate, si dice «PR begin at home». La comunicazione interna comprende la mediazione di informazioni, la conduzione e la motivazione. Collaboratrici e collaboratori ben informati sono i migliori ambasciatori e portatori d’immagine verso l’esterno. RP di prodotto – Il sostegno delle attività di marketing con gli strumenti di RP. In primo piano non va però comunicato un messaggio pubblicitario, bensì l’intenzione di creare comprensione e fiducia in un prodotto o in un servizio mediante un’informazione oggettiva ai pubblici di riferimento. Public Affairs – Comprendono la comunicazione di un’organizzazione con istituzioni e persone rilevanti nel suo ambiente. Si pongono come obiettivo di difendere gli interessi dell’organizzazione nell’ambito del processo decisionale politico, nonché di accertare la realizzazione dei propri obiettivi. 15 Le RP sviluppano responsabilità, competenza sociale ed etica Benché attuate già da diversi decenni, le RP fanno parte delle professioni e delle attività moderne. Grazie al rafforzamento della loro importanza, anche l’attrattività generale di questa professione è aumentata, parallelamente all’incremento dei requisiti necessari al loro esercizio. Ciò ha portato ad una maggior professionalità e specializzazione nel settore della comunicazione. Esistono oggigiorno molteplici funzioni e attività professionali in questo ambito. 16 Corporate Communications Officer (CCO) – È responsabile di tutte le attività di comunicazione interne ed esterne di un’organizzazione. Gestisce lo sviluppo dell’identità aziendale, la Corporate Identity, in tutti gli ambiti comunicativi. Nell’organigramma il CCO è situato a livello di direzione generale o in funzione di stato maggiore, sopra i vari settori Redattore/Redattrice RP – Tra i suoi compiti figura principalmente l’elaborazione di testi, tra cui la redazione del rapporto annuale, di opuscoli e bollettini informativi nonché di riviste aziendali e per la clientela. A dipendenza delle dimensioni di un’organizzazione, si tratta di un’attività a tempo pieno che comprende anche la redazione di discorsi. aziendali. Responsabile RP o Consulente in RP – Fa parte dei quadri superiori di un’organizzazione oppure dirige un gruppo di consulenti con mandati propri in un’agenzia. Si occupa di attività di conduzione strategiche nell’ambito di compiti a livello interdisciplinare, tra cui – per esempio – la concezione, l’elaborazione e la direzione di attività di RP interne ed esterne. Portavoce – È la persona di contatto ufficiale per i media. Tra i suoi compiti figurano la cura dei contatti con i media, il reperimento di informazioni per i giornalisti che ne fanno richiesta, la redazione di comunicati stampa e di prese di posizione. Inoltre, propone testi per interviste e articoli e sostiene la direzione generale nel caso di attività che prevedano la presenza dei media. Si occupa di osservare gli organi di informazione e valutare tutte le apparizioni dell’organizzazione sui media. Investor Relations Officer (IRO) – È responsabile di tutte le comunicazioni finanziarie dell’azienda, con l’obiettivo di ottimizzare la valutazione dell’impresa sui mercati dei capitali. Coordina strettamente la propria attività con il reparto Corporate Communications al fine di assicurare l’invio di messaggi coerenti sia verso l’interno, sia verso l’esterno. Di regola l’IRO dipende direttamente dal Chief Financial Officer (CFO). Specialista in RP – È responsabile materialmente e commercialmente della perfetta attribuzione di ordinazioni a fornitori e specialisti. Gestisce il controllo di costi, termini e qualità, specialmente in relazione all’elaborazione e alla produzione di strumenti di RP e alla realizzazione di eventi. Si occupa dell’esecuzione tecnica e redazionale di strumenti e misure e collabora alla loro creazione. Segretario/Segretaria RP – Svolge tutti i lavori amministrativi e organizzativi come la corrispondenza con clienti e fornitori. Controlla le fatture, gestisce l’archiviazione e reperisce le necessarie informazioni. Organizza mailing e collabora agli eventi. 17 Le RP richiedono una formazione professionale Una volta le RP rappresentavano il tipico sbocco professionale per chi proveniva da tutt’altre attività. Oggigiorno, anche in Svizzera gli operatori nelle RP dimostrano una crescente professionalità. Sono aumentate anche le esigenze dei datori di lavoro, che richiedono generalisti in RP come pure specialisti in RP, esecutori e manager. 18 Le esigenze nei confronti degli operatori in RP si intensificano, come pure l’importanza di una formazione approfondita. Per uno sviluppo di carriera nel mondo delle RP sono indispensabili interesse per la materia, talento e motivazione. Ma non bastano per raggiungere il successo professionale. La migliore via per ottenere una qualifica professionale è la formazione complementare all’attività lavorativa. La pratica lavorativa – Anche oggi molte strade portano alle RP. L’accesso a questa attività è aperto. Generalmente gli operatori RP imparano il mestiere «on the job» e in parte vi si avvicinano già durante l’apprendistato (solitamente commerciale). Di regola iniziano la pratica lavorativa durante un periodo di stage o un impiego nel settore RP di una grande azienda oppure in un’agenzia RP. All’inizio di una carriera nelle RP troviamo spesso anche coloro che hanno una formazione in ambito giornalistico, di marketing, vendita, grafica o di gestione del personale. Una buona base per una carriera di successo nell’ambito RP è costituita anche da una formazione universitaria, per esempio in economia, pubblicistica, sociologia, psicologia o diritto, soprattutto se allo studio è abbinata anche l’esperienza pratica, nonché la costituzione di una rete di contatti. Formazione e perfezionamento professionale parallelo all’attività lavorativa – La qualifica professionale normalmente si ottiene mediante una formazione parallela all’attività lavorativa. Il corso di Specialista in RP, con diploma federale, offre un’ottima formazione di base. A livello di quadri o per chi è già in possesso di una buona base, esiste il corso di Consulente in RP, con diploma federale, offerto dall’Istituto Svizzero di Relazioni Pubbliche (ISRP). L’Università di Lugano, in collaborazione con l’ISRP, offre un Executive Master in Science of Communications Management. Sia l’ISRP, sia diverse scuole universitarie professionali offrono corsi postdiploma (MAS e DAS) nell’ambito delle RP. Inoltre è possibile acquisire selezionate competenze anche in singoli moduli (CAS) o in seminari specifici. Esame federale superiore per Consulenti in RP Esame per Specialisti in RP – Questi esami hanno l’obiettivo di riconoscere ai quadri particolarmente qualificati o agli specialisti in RP – le conoscenze teoriche e pratiche acquisite, offrendo loro la possibilità di conseguire un diploma federale o un certificato di capacità. Essi sottostanno alla sorveglianza dell’Ufficio federale della formazione professionale (UFFT). L’attività svolta nelle RP e, per i consulenti in RP, una funzione dirigenziale nelle RP costituiscono il presupposto necessario per poter accedere all’esame. Il diploma federale e il certificato di capacità dovrebbero essere di sostegno ai datori di lavoro e ai committenti nella selezione di quadri e collaboratori, come prova delle conoscenze acquisite nell’ambito delle RP. La candidata o il candidato che desidera ottenere il diploma federale o il certificato di capacità deve possedere tutte le conoscenze e le capacità richieste, definite nel regolamento degli esami. Il contenuto degli esami si orienta in base alle qualifiche necessarie per l’esercizio delle attività di RP. Per accedere agli esami non è indispensabile aver seguito una formazione specifica o una preparazione agli esami nelle RP. Migliori opportunità per principianti e per chi proviene da altre professioni – Mai prima d’ora l’offerta di formazione e perfezionamento in ambito RP è stata così ampia. Per chi è già attivo professionalmente svolgendo anche attività di RP e per cui un corso completo sarebbe troppo impegnativo (almeno in una prima fase), esistono sul mercato diversi offerenti di moduli di breve durata e corsi di base, in particolare presso l’ISRP. Da alcuni anni esistono corsi di diploma (Bachelor) presso le scuole universitarie professionali, che richiedono, solo poca pratica lavorativa. Inoltre l’offerta prevede corsi di perfezionamento professionale post-diploma CAS (Certificate of Advanced Studies) e MAS (Master of Advanced Studies). Le esigenze nei confronti degli operatori nelle RP aumentano, come pure l’importanza di una formazione approfondita. Come anche in altre professioni, la base per il successo in ambito RP è costituita dalla personalità del candidato, dall’esperienza e da un pizzico di fortuna, per essere al posto giusto al momento giusto. L’Istituto Svizzero di Relazioni Pubbliche (ISRP) – È l’istituto leader in Svizzera nella formazione in ambito RP. Da oltre 40 anni forma specialisti in relazioni pubbliche. L’ISRP si prefigge di aumentare la professionalità, di contribuire all’esercizio responsabile delle attività di comunicazione e di migliorare l’immagine delle RP nell’opinione pubblica. L’ISRP cura intensamente i contatti personali con le unità che contribuiscono alla formazione dell’opinione pubblica in ambito economico, sociale e universitario, sia in Svizzera, sia all’estero. Grazie a questa vasta rete di contatti riesce a ottimizzare continuamente l’offerta di formazione e di perfezionamento professionale, difendendo inoltre gli interessi del settore delle RP. 19 20 Le RP si basano sulla rete di contatti In Svizzera le RP sono esercitate professionalmente a partire dagli anni cinquanta. Gli specialisti attivi nell’ambito delle RP mettono a disposizione le loro conoscenze e la loro esperienza per tutte le attività economiche, le istituzioni, le amministrazioni oppure le agenzie di RP. Nel 2009 le più importanti organizzazioni di settore si sono associate nell’Istituto Svizzero di RP di Zurigo. La Società Svizzera di Relazioni Pubbliche, SSRP, fondata nel 1954 (oggi: pr suisse / Associazione Svizzera di Relazioni Pubbliche ASRP), è l’associazione di categoria e si è posta come obiettivo lo sviluppo delle RP, la formazione e il perfezionamento professionale in questo ambito. Riunisce sotto il proprio cappello sette società regionali con ben 1’700 associati, suddivisi: membri professionali accreditati e membri professionali (attivi principalmente nelle RP), membri individuali (che esercitano questa attività accanto ad altre o persone interessate alle RP) e membri collettivi (aziende, istituzioni, ecc.). Le società regionali fungono da rete di contatto e promuovono lo scambio di esperienze tra i soci, organizzando diverse attività specifiche del settore. Inoltre si occupano del rispetto dei principi etici nell’esercizio delle attività di RP, da parte dei propri associati. L’istituto di formazione per gli operatori nelle RP – L’Istituto Svizzero di Relazioni Pubbliche (ISRP) è una fondazione nata nel 1969 da pr suisse (già SSRP) e sorvegliata dal Dipartimento Federale dell’Interno. L’ISRP è l’unico istituto di formazione svizzero, focalizzato esclusivamente sulla formazione in ambito RP, riconosciuto ufficialmente dall’associazione europea che riunisce tutte le associazioni nazionali (CERP). L’ISRP si è posto come obiettivo il miglioramento della qualità nelle attività di RP ed è responsabile della formazione e del perfezionamento pratico degli specialisti in RP a tutti i livelli. A tale scopo l’ISRP offre corsi che consentono l’ottenimento di diplomi federali (consulenti in RP) e certificati di capacità (specialisti in RP), come pure corsi post-laurea (CAS) e diversi seminari intensivi nell’ambito del perfezionamento professionale. pr suisse / l’ ASRP offre anche un Registro Professionale al quale possono aderire i soci (membri professionali accreditati) delle sette società regionali che dispongono di qualificazioni professionali particolarmente elevate. I membri del Registro Professionale sono autorizzati da pr suisse e hanno il diritto e l’obbligo di portare il titolo RP/ASRP. La maggior parte delle medie e grandi agenzie svizzere di RP qualificate sono membri dell’Associazione delle agenzie di pubbliche realizioni in Svizzera (BPRA). Questa associazione si occupa di creare trasparenza tra i vari fornitori di servizi di RP, definisce le basi per l’esercizio dell’attività e gli onorari della categoria. Inoltre, difende gli interessi politici degli associati. La commissione d’esami della pr suisse / ASRP è un’istanza d’esame a sé stante che, sotto l’egida dell’Ufficio federale della formazione professionale e della tecnologia (UFFT), organizza l’esame federale superiore per i consulenti in RP (dal 1979) e l’esame federale di categoria per gli specialisti in RP (dal 1984). HarbourClub. Chief Communications Officers – È una piattaforma esclusiva per Chief Communications Officers (CCO). Pone l’accento sullo scambio di esperienze tra i professionisti del ramo e lo sviluppo di relazioni informali. 21 Ulteriori organizzazioni di RP 22 GIRAS – Rappresenta le aziende leader attive in Svizzera nell’offerta di servizi in ambito Investor Relations (IR). Global Alliance – Fondata nel 2000, questa associazione internazionale promuove lo scambio tra le associazioni di RP e dunque dei loro oltre 160’000 operatori in RP associati. SPAG – È un’associazione di categoria che persegue l’obiettivo di sensibilizzare le autorità e l’opinione pubblica sullo scopo e il valore del lobbying politico, economico e culturale, nonché sulla sua importanza nel processo decisionale democratico. IPRA – L’International Public Relations Association offre una rete di contatti ad oltre 1’000 operatori in RP associati, attivi in tutto il mondo. SIRV – L’associazione degli Investor Relations Officers, fondata nel 1991. ICCO – L’International Communications Consultancy Organization è l’organizzazione che raggruppa le associazioni di categoria, riunendo 1’400 agenzie di 28 Paesi. L’UARP ne fa parte dal 1989. SVIK – L’Associazione Svizzera per la Comunicazione Interna difende gli interessi dei redattori di riviste per il personale e dei responsabili per la comunicazione interna. CERP – La Confédération Européenne des Relations Publiques è l’associazione che riunisce le associazioni europee di RP. Attualmente comprende 21 associazioni. Ulteriori informazioni sulle organizzazioni elencate sono ottenibili direttamente presso di loro. Nella pagina seguente sono inoltre elencati i loro siti web. Indirizzi internet importanti Associazioni in Svizzera Associazioni internazionali pr suisse / ASRP Associazione Svizzera di relazioni pubbliche: www.prsuisse.ch pr suisse / SPRV commissione d’esami: www.pr-ex.ch Registro Professionale di pr suisse: www.br-sprv.ch IPRA International Public Relations Association: www.ipra.org BPRG Berner Public Relations Gesellschaft: www.bprg.ch NPRG Nordwestschweizerische Public Relations Gesellschaft: www.nprg.ch PROL Public Relations Gesellschaft Ostschweiz/Liechtenstein: www.prol.ch SRRP Société Romande de Relations Publiques: www.srrp.ch CERP European Public Relations Confederation: www.cerp.org Global Alliance: www.globalalliancepr.org ICCO International Communications Consultancy Organization: www.iccopr.com DPRG Deutsche Public Relations Gesellschaft: www.dprg.de PRVA Public Relations Verband Austria: www.prva.at STRP Società Ticinese di Relazioni Pubbliche: www.strp.ch AFREP Association Côte d’Azur Française de Relations Publiques: www.afrep.org ZPRG Zürcher Public Relations Gesellschaft www.zprg.ch FERPI Federazione Relazioni Pubbliche Italiana: www.ferpi.it ZSPR Zentralschweizer Public Relations Gesellschaft: www.zspr.ch CIPR Chartered Institute of Public Relations: www.cipr.co.uk BPRA Associazione delle agenzie di pubbliche relazione in Svizzera: www.bpra.ch Istituti di formazione GIRAS Gesellschaft der Investor Relations Agenturen: www.giras.ch SPRI Schweiz. Public Relations Institut: www.spri.ch Università/Scuole universitarie professionali Università di Lugano: www.mscom.usi.ch Svizzera del Nordovest: www.fhnw.ch Winterthur: www.zhaw.ch Svizzera centrale: www.hslu.ch Zurigo: www.fh-hwz.ch Informazioni sulle professioni nelle RP, la formazione di base e la formazione continua come pure relative a professioni affini e alle premesse per l’esercizio delle professioni si trovano sul sito: www.berufsberatung.ch Offerte di formazione continua: www.berufsberatung.ch Entrambi gli opuscoli su marketing, pubblicità e relazioni pubbliche, e rispettivamente su media e informazione della serie Chancen per l’Associazione SVB possono essere richiesti presso: www.chancen.ch Media del settore delle RP Persönlich (pr suisse Verbandsorgan) www.persoenlich.com Werbewoche: www.werbewoche.ch SAWI: www.sawi.com Schweizer Journalist: www.schweizer-journalist.ch SPAG Schweizerische Public Affairs Gesellschaft: www.public-affairs.ch IFKS Institut für Kaderschulung: www.ifks.ch M+K Marketing + Kommunikation: www.m-k.ch SIRV Società Svizzera di Relazioni con gli Investitori: www.sirv.ch KV ZH/KV BS: www.kvbildung.ch Kommunikationsmanager: www.faz.net SVIK Schweizerischer Verband für Interne Kommunikation: www.svik.ch .HarbourClub. - Chief Communications Officers: www.harbourclub.ch PR-Magazin: www.prmagazin.de IWB Kaufm. Bildungszentrum Luzern: www.kbz.ch PRReport/PRWeek: www.prreport.de Pressesprecher: www.pressesprecher.com 23 Glossario / termini tecnici relativi alle RP 24 Corporate Behaviour – Atteggiamento e comportamento dei collaboratori e dei dirigenti di un’azienda, nonché il loro modo di lavorare e di presentarsi sul mercato. Il Corporate Behaviour dovrebbe essere rigoroso sia verso l’interno, sia verso l’esterno poiché influenza direttamente la Corporate Identity. Corporate Brand – Comprende il nome, la marca, il marchio e il logo di un’impresa. In un mondo che cambia rapidamente, caratterizzato dalla globalizzazione e dai mercati saturi, spesso solo il Corporate Brand contraddistingue l’azienda e ne forma l’immagine. Corporate Citizenship – Allo scopo di affermare la propria posizione nel contesto socio-economico in cui è ubicata, l’organizzazione si impegna coscientemente e attivamente nella comunità, realizzando un piano strategico. Corporate Communication – Definita anche comunicazione aziendale, comprende tutti gli sforzi comunicativi di un’organizzazione, un’istituzione o un’amministrazione. Include, oltre alle RP, anche la pubblicità, la promozione delle vendite e lo sponsoring. Corporate Credibility – Definisce la fiducia, la credibilità e il buon nome di cui gode un’organizzazione. Corporate Culture – Comprende i valori e le norme vissute coscientemente, curate e cresciute nel tempo all’interno di un’organizzazione. Contraddistingue l’identità dell’azienda, il modo di pensare, sentire e agire dei suoi collaboratori (per esempio, il clima aziendale). Corporate Design – Il Corporate Design (CD) è la parte visiva dell’immagine aziendale e dunque fa parte della Corporate Identity. Il Corporate Design definisce come l’informazione visiva dell’azienda sia costituita e dunque i principi chiari e unitari da applicare. I suoi elementi principali sono il logo aziendale, il colore, l’impostazione grafica, la scrittura e la tipografia impiegati, come pure l’architettura e le scritte sugli edifici, sul parco macchine e ulteriori molteplici apparizioni visive. Corporate Governance – Il consiglio di amministrazione di un’impresa, in stretta collaborazione con il CEO, deve pensare ed agire in modo responsabile e trasparente. Corporate Identity – La Corporate Identity (CI) designa l’identità di un’impresa nonché i suoi elementi chiave (direttive, filosofia, storia). Questi ultimi sono pianificati strategicamente e comunicati operativamente sia verso l’interno attraverso la comunicazione ai collaboratori, sia verso l’opinione pubblica e i pubblici di riferimento. La CI si rispecchia nel Corporate Design. Corporate Image – Immagine di un’organizzazione o di una persona percepita dall’esterno. L’immagine come tale è formata dalla somma delle singole impressioni che l’ambiente circostante un’organizzazione percepisce. Influenza la reputazione dell’organizzazione. Corporate Publishing – Comprende tutti i media che l’azienda utilizza nella comunicazione interna ed esterna. Tra gli strumenti del Corporate Publishing più importanti vi sono, per esempio, il rapporto annuale, la rivista dei collaboratori, la rivista per la clientela, ecc. Corporate Reputation – La reputazione definisce come un’impresa è percepita dall’esterno. Uno degli obiettivi principali della comunicazione aziendale è proprio quello di ottenere e mantenere una reputazione adeguata. Corporate Social Responsibility – Con il concetto Corporate Social Responsibility (CSR) (spesso definito come responsabilità sociale d’impresa per la traduzione abbreviata dell’inglese “social”) si intende il contributo volontario da parte degli imprenditori ad uno sviluppo sostenibile, che vada oltre i requisiti di legge (Compliance). CSR designa una condotta aziendale responsabile nell’attività dell’impresa (mercato) rispetto agli aspetti rilevanti sotto il profilo ecologico (ambiente) nonché alle relazioni con i collaboratori (luogo di lavoro) ed allo scambio con le parti interessate ed aventi diritto (Stakeholder). Corporate Wording – Linguaggio aziendale; Indica i principi dell’utilizzo dei termini tecnici nelle varie lingue, all’interno di un’organizzazione. Credibility Gap – Si ha quando la Corporate Identity (identità aziendale) non coincide con la Corporate Image (immagine percepita) ed è constatabile tramite indagini di mercato. Le RP dovrebbero contribuire a far coincidere l’identità aziendale con l’immagine percepita. Eventi – Sono attività di marketing con effetti a lungo termine. Creano vicinanza emozionale a un prodotto o a un’azienda e servono a curare le relazioni con la clientela (fidelizzazione). Comunicazione integrata – Coordinamento di tutti gli strumenti di comunicazione allo scopo di incrementarne l’impatto. Internal Relations – Organizzazione e gestione dei processi di comunicazione all’interno di un’organizzazione. Il successo della comunicazione interna dipende dal coinvolgimento dei collaboratori. Essa mira ad ottenere un alto grado di identificazione, disponibilità alla collaborazione, lealtà e motivazione da parte dei collaboratori. Issue Management – Riconoscimento tempestivo e gestione attiva di temi rilevanti per l’organizzazione. In particolare si tratta di temi di interesse per l’opinione pubblica che concernono anche l’impresa. Riconoscendoli già nella fase iniziale, è possibile influenzare e contribuire alla gestione attiva del processo di formazione dell’opinione pubblica. Comunicazione di crisi – Si occupa della gestione di conflitti e di situazioni di crisi, con l’obiettivo di mantenere la credibilità e la fiducia, anche in momenti problematici, mediante azioni rapide e mirate. La missione – Nella missione aziendale sono fissate le norme di comportamento di base, lo scopo dell’organizzazione, i suoi obiettivi a lungo termine e la filosofia perseguita. La missione è un elemento di base della Corporate Identity. Lobbying – Cura delle relazioni con i politici, nell’intento di influenzarli positivamente nella difesa degli interessi dell’organizzazione all’atto di un processo decisionale. Comprende l’istituzione di una rete di contatti politici, l’organizzazione del dialogo con i decisori e gli opinion maker, la creazione di alleanze strategiche, come pure l’elaborazione e la realizzazione di manifestazioni per la presentazione mirata delle proprie posizioni. Media Relations – Definisce la creazione e la cura dei contatti con i rappresentanti dei diversi media. Tra i compiti concreti vi sono l’istituzione di contatti, lo scambio di informazioni e l’identificazione di temi di grande interesse, l’elaborazione e l’aggiornamento di liste di distribuzione. Monitoring – Osservazione strategica dell’ambiente economico, tecnologico, ecologico, socio-culturale, politico e legislativo di un’organizzazione allo scopo di individuare tempestivamente futuri sviluppi e cambiamenti, in particolare mediante l’analisi dei media. RP di prodotto – Designano tutte le misure di RP utilizzate per lanciare e continuare a commercializzare un nuovo prodotto. Di regola, le RP di prodotto sono parte integrante della comunicazione di marketing e sono indirizzate ai potenziali consumatori e ai moltiplicatori. Obiettivo principale è l’incremento delle vendite. Public Affairs – Indicano la difesa sistematica degli interessi di un’organizzazione nei confronti degli enti pubblici. Comprendono anche la cura delle relazioni con gli organi politici, allo scopo di influenzarne l’opinione in merito a uno specifico argomento. Si pongono come obiettivo di difen- dere gli interessi dell’organizzazione nell’ambito del processo decisionale politico, nonché di accertare la realizzazione dei propri obiettivi. Sponsoring – Collaborazione con una personalità o un ente nel settore dello sport, della cultura, della socialità o dei media con lo scopo di ottenere un beneficio di immagine. La collaborazione comprende in generale un impegno finanziario a lungo termine, la messa a disposizione di prestazioni materiali o di servizi. Le attività di sponsoring tengono conto delle linee direttive dell’azienda. Analisi SWOT – Anche nell’ambito di un concetto RP l’analisi SWOT (= strengths, weaknesses, opportunities, threats) permette di focalizzare i punti di forza e di debolezza, rispettivamente le opportunità e i rischi di un progetto e di trarre le conclusioni a livello di comunicazione. 25 Impressum 26 Editore pr suisse Associazione Svizzera di Relazioni Pubbliche ASRP In collaborazione con l’Istituto Svizzero di Relazioni Pubbliche (ISRP) Concetto e redazione Mireille E. Saucy, Jean-Marc Hensch, Cyril Meier, Bernhard Wenger, SPRI Sulla base dell’opuscolo «Relazioni Pubbliche: ritratto di una professione» e della pubblicazione dell’ISRP «Public Relations – mehr als nur Worte» La pubblicazione dell’opuscolo è stata resa possibile grazie al sostegno delle seguenti aziende: Impaginazione Obrist & Partner Werbeagentur, Richterswil Nuova versione ruweba kommunikation ag, Riehen Foto Frank Schwarzbach, Zurigo Stampa Swissprinters AG, Zofingen Fonti: Flowcube Communications, Zurigo «Public Relations», Huber-Verlag, Frauenfeld www.pr-glossar.de © pr suisse / ISRP, Edizione 2010