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Caso Utente: Gruppo Edisport Editoriale
Pay per Page, un progetto sempre aperto
n un contesto competitivo come quello di oggi la capa-
Sono poche le case editrici in tutto il mondo
cità delle aziende di mantenere sotto controllo i costi
che possono vantare novant’anni di storia
è un obiettivo prioritario che può essere raggiunto
come Edisport, le cui origini risalgono al
anche attraverso l’ottimizzazione dell’infrastruttura IT.
1914 con la fondazione di Motociclismo
Pensiamo per esempio al settore dell’editoria che sta
che oggi è un importante punto di riferi-
attraversando un periodo di mutamenti dovuti a nuove
mento nel mercato delle due ruote e
forme di comunicazione, che sfruttano la pervasività
che continua a crescere in diffusione
della Rete e che rendono necessaria una revisione dei
e autorevolezza. Insieme a Vela e
processi interni per rispondere al meglio alle esigenze
Motore (1923) e Tennis (1929),
del mercato. L’ottimizzazione dei dispositivi di stampa
Motociclismo è una delle testate stori-
può essere un buon punto di partenza. Razionalizzando il
che della Casa Editrice, alle quali negli anni si sono
parco macchine e introducendo soluzioni all’avanguardia
affiancate altre riviste dedicate al mondo delle passioni come l’auto-
ma semplici da utilizzare si migliora la distribuzione delle
mobilismo, le armi, il ciclismo e la corsa. Il soggetto delle sedici testa-
informazioni e dei documenti all’interno delle redazioni.
te è costituito dai prodotti inerenti a questi mercati, prodotti che, per
E, si sa, che la condivisione delle informazioni è indispen-
dare valore aggiunto ai lettori, sono testati e provati con grande rigore
sabile per la creazione di contenuti di qualità in grado di
tecnico in un centro omologato tra i meglio attrezzati in Europa. Per
soddisfare lettori che sono sempre più preparati ed esi-
esempio, le attrezzature per il tennis sono provate in un campo di
genti. Interessanti opportunità derivano poi dalla stampa
prova che si trova sul tetto dell’edificio della sede, mentre avanzate
digitale che integra funzionalità avanzate per la gestione
apparecchiature permettono di simulare l’impiego in ogni condizione
del colore e consente di effettuare piccole tirature e di
di auto, moto e bici. I test, effettuati da una società specializzata
gestire rapidamente la richiesta di ristampe da parte del
all’interno del Gruppo, sono importantissimi, dal momento che l’obiet-
mercato, cosa che invece è molto onerosa fare con la
tivo è quello di descrivere dei prodotti in maniera approfondita e com-
stampa offset. La flessibilità dalla stampa digitale si
petente, anche perché tutte le riviste si rivolgono a un pubblico di
addice anche alla creazione di materiale di marketing in-
appassionati molto esperti e preparati. Con sede a Milano, Edisport
house: il vantaggio riguarda, di nuovo, la possibilità di
ha un organico di oltre centoventi persone distribuite nelle varie reda-
stampare basse tirature di materiale e, controllando
zioni (una per ogni testata), nel reparto grafico, che si occupa della
totalmente il processo di creazione, di realizzare comu-
valorizzazione delle riviste dal punto di vista dell’impaginazione, e negli
nicazioni personalizzate preparando un messaggio parti-
uffici amministrativi. Edisport è quindi una Casa Editrice molto dina-
colare per ogni singolo cliente. Adottando il modello di
mica e innovativa e questo si evince anche dall’importanza che essa
fruizione Pay Per Page, ai vantaggi appena citati si
conferisce ai sistemi IT che sono considerati una leva strategica per
aggiungono quelli relativi al rispar-
l’ottimizzazione e il miglioramento dei processi interni. Ne parliamo
mio, al controllo dei costi e alla
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L’innovazione
passa dall’ambiente di stampa
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con Francesco Forte, direttore dei sistemi informativi di Edisport.
gestione in outsourcing delle perite all’azienda cliente di concen-
In un contesto, come quello italiano, in cui le aziende investono poco
in Information Technology, Edisport rappresenta un’anomalia…
trarsi sul proprio core business.
Infatti, e questo anche grazie ai vertici aziendali che appoggiano le ini-
feriche di stampa. Questo consen-
ziative di rinnovamento e gli investimenti nell’IT. Da diversi anni è iniziato
un importante rinnovamento in questo ambito, con progetti volti allo svi-
Mario Corsini,
Direttore Marketing
di NRG Italia
luppo dell’infrastruttura di rete e al miglioramento delle attività dei vari
reparti: da quello dell’amministrazione/contabilità, dove è stato implementato un nuovo software gestionale più adeguato alle esigenze, a
quello grafico in cui sono stati riviste le attività per l’impaginazione. In
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Il complesso di Edisport Editoriale a Milano.
Il campo da tennis in alto è un campo di prova
utilizzato per le prove tecniche delle attrezzature tennistiche
In sintesi
questo processo di cambiamento rientra anche la razionalizzazione del
parco dei dispositivi per la copia e la stampa, con l’obiettivo di sollevare
l’azienda – e in modo particolare il reparto IT – dagli oneri derivanti dalla
Settore
Editoria
Azienda
Gruppo Edisport Editoriale Spa
Casa Editrice nata nel 1914 con la testata Motociclismo. Oggi conta sedici riviste (Tra queste: Armi e
Tiro, Automobilismo, Ciclismo, Motociclismo, Fuori
Strada, Tennis Italiano, Vela e Motore, Barche da
Sogno, Runner’s World) per un totale di un milione di
copie mensili stampate. Ha sede a Milano e ha un
organico di oltre 120 persone.
www.edisport.it
Finalità
Ottimizzazione del parco dei dispositivi per la copia e la
stampa, con l’obiettivo di sollevare l’azienda dagli oneri
derivanti dalla gestione dei dispositivi
Vantaggi
-Rinnovamento tecnologico: gli utenti hanno a disposizione soluzioni che integrano funzionalità avanzate,
(es:scan-to-e-mail e scan-to-fax), utili per la gestione dei
documenti
-Certezza dei costi
-Servizi di manutenzione e di assistenza efficienti
-Approvvigionamento dei consumabili a cura del fornitore
-Grazie a un software la lettura dei contatori è automatizzata e i risultati sono trasmessi al fornitore
Benefici
-Gestione elettronica dei fax in arrivo
-Prove di stampa gestite in house
gestione dei dispositivi e dei consumabili.
E come avete raggiunto questo obiettivo?
Un paio di anni fa abbiamo deciso di intraprendere la strada dell’outsourcing, una modalità di fruizione che in relazione al parco stampanti
è oggi piuttosto diffusa ma che allora era una novità. Tanto è vero che
quando abbiamo analizzato le proposte di diversi fornitori, solo l’offerta
di NRG è risultata flessibile, strutturata e adatta a rispondere alle
nostre esigenze.
In che cosa consiste il servizio di outsourcing?
Consiste in un contratto costo pagina – costo che è predefinito e uguale
per tutti i dispositivi – che include la manutenzione, l’assistenza tecnica,
i consumabili, gli oneri gestionali e l’utilizzo dell’hardware. Il parco macchine che avevamo installato è stato ritirato da NRG che lo ha pagato a
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valore di cespite. Le vecchie macchine, alcune delle quali di proprietà e
altre a noleggio, sono state sostituite da dispositivi nuovi e all’avanguardia che rispondono alle esigenze dei vari gruppi di lavoro. Per capire
quali fossero queste esigenze, l’implementazione dei dispositivi – circa
25 – è stata preceduta da una fase di consulenza e di analisi volta anche
a definire i costi gestionali e gli esatti volumi della produzione di documenti. Parte dei dispositivi installati sono multifunzione che, integrando
più funzionalità, hanno permesso una razionalizzazione del parco macchine e, cosa non indifferente, una riduzione dello spazio occupato.
novità, ora anche gli utenti apprezzano i benefici derivanti da dispositivi
che garantiscono documenti di qualità e che integrano funzionalità avan-
Quali sono, più in dettaglio, i vantaggi di un contratto Pay Per Page?
zate, quali quelle di scan-to-e-mail e scan-to-fax, utili per la gestione dei
Oltre alla certezza dei costi, il servizio consente di avere a disposizione
documenti e semplici da utilizzare.
un parco stampanti uniforme e completamente rinnovato. A questo si
aggiunge
la
possibilità
di
usufruire
di
servizi
di
Affatto. Il mondo IT è un cantiere sempre aperto. Stiamo per esempio
tempestivi: prima eravamo costretti ad avere alcu-
valutando la possibilità di fare uso di una funzionalità, integrabile all’in-
ni dispositivi di stampa che utilizzavamo come
terno dei multifunzione, che consente la gestione elettronica dei fax in
back up nel caso di guasti o malfunzionamenti di
arrivo, che non vengono quindi stampati ma inviati in formato digitale
quelli utilizzati e che ora non sono più necessari gra-
direttamente al destinatario. Anche quella delle stampe a colori rappre-
zie alla rapidità di intervento da parte di NRG. Allo
senta per noi un’interessante area di sviluppo e di miglioramento: stia-
stesso modo, il reparto IT non deve più occuparsi né
mo pensando di diventare autonomi nella produzione e gestione delle
dell’approvvigionamento dei consumabili né della let-
prove di stampa, attività che per il momento sono affidate a terzi ma
tura manuale dei contatori per la verifica dei docu-
che potremmo gestire in house con evidenti vantaggi. Il progetto è dun-
menti prodotti. Questa operazione è infatti automatiz-
que in continuo divenire anche perché vengono realizzate funzionalità e
zata grazie a un software che ci ha fornito NRG e che
tecnologie sempre nuove che consentono di cogliere interessanti oppor-
le trasmette direttamente i risultati della verifica. Dopo
tunità nell’ambito della gestione documentale.
un primo momento di diffidenza nei confronti della
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Il progetto può dirsi concluso?
manutenzione/assistenza tecnica efficienti e
Mercati verticali: editoria
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Gestire piccole tirature all’insegna della flessibilità e del risparmio sui costi
Sono 30 mila, su 430 mila in commercio, i titoli che ogni anno vengono
tolti dal mercato e la tiratura media in poco più di venti anni (dagli anni
’80) è diminuita del 36,2% per le novità e del 41% per le ristampe. Cifre
che parlano da sole.
Il problema dei costi che derivano dall’eccedenza della produzione si
risolve con il cosiddetto print on demand inteso come la possibilità di
stampare una o poche copie alla volta stabilite sulle specifiche richieste del cliente, di integrare l’offerta di contenuti on line e di produrre
testi altamente personalizzati.
La scelta del digitale per il mercato dell’editoria può considerarsi una
scelta strategica quando si prevedono tirature limitate e calibrate sulle
esigenze degli autori e del mercato perché permette di contenere i
costi di pubblicazione e di ridurre le immobilizzazioni del magazzino e le
perdite da invenduto. A differenza della stampa tipografica tradizionale
(offset), la stampa digitale elimina i costi relativi ad alcuni passaggi
intermedi (impianti, pellicole, lastre, etc.) necessari a produrre un libro
in formato cartaceo. In questo modo è possibile realizzare tirature con
volumi molto bassi e abbattere gran parte dei costi legati all’editoria
tradizionale (ad esempio: stampa con numero minimo fisso a 1.000
copie, magazzino, resi, invenduti, etc.).
Tra i testi che possono essere stampati secondo questa modalità ‘just
in time’ vi sono:
●
Fa bene anche alla cultura
Un esempio del ‘print on demand’ lo si ritrova nelle
cosiddette ‘University Press’, vere e proprie case editrici nate all’interno degli atenei, che vedono trasformare il ruolo dell’editore da produttore di libri tradizionali per il settore di riferimento a produttori di libri personalizzati a seconda delle diverse esigenze del docente e del particolare corso di riferimento. Per l’editoria
universitaria si aprono quindi nuove prospettive:
● diventa possibile editare anche i titoli che hanno un
mercato ristretto
● non è più necessario fare grandi tirature, ma si può
stampare quasi just in time, evitando così costose
scorte di magazzino
● il libro potenzialmente non sarà mai ‘esaurito’
● se, come sta già avvenendo negli Stati Uniti, con la
diffusione dei centri di stampa digitale l’editore non
dovrà più spedire il libro ‘fisico’, bensì gli basterà trasmettere il Pdf al centro stampa più vicino alla destinazione
● il libro può subire delle modifiche senza che questo
comporti costi fissi aggiuntivi o rischi di invenduto
● diventa potenzialmente possibile creare un libro mettendo assieme parti di libri diversi.
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Print on demand, una nuova frontiera
Manuali e libri su richiesta per cui si eliminano i costi e i problemi
associati alle operazioni di magazzinaggio
Libri in bozza con la possibilità di stampare tirature limitate per lavo-
Quindi l’editore che sceglie di percorrere la strada della stampa digitale
ri che necessitano di correzioni e di riportare in commercio i libri fuori
avrà la possibilità di rispondere con estrema flessibilità ai cambiamenti
stampa
che si verificano sul mercato e far fronte a qualsiasi richiesta anche in
●
●
Riviste scientifiche, mediche, tecniche con volumi di stampa ridotti
e cicli di produzione periodici
●
tempi brevissimi (oggi per domani), incrementando così in modo rapido
il proprio fatturato.
Libri di consultazione per cui è possibile eseguire facilmente l’ag-
giornamento di materiale obsoleto.
Un tocco finale, risparmiando
Un altro aspetto che sta modificando l’attività di produzione di piccole
Il risultato è garantito
tirature di documenti è rappresentato dalle possibilità di finishing
La capacità di stampare con profitto le brevi tirature è garanzia del
offerte dai sistemi di ultima generazione. Oggi è possibile realizzare
risultato finale e consente di pianificare la produzione in funzione delle
manualistica on line con grande semplicità e velocità, grazie ai sistemi
vendite. In questo modo è possibile rispondere rapidamente alle richie-
di finitura, in grado di realizzare piegature, pinzature, rilegature, con
ste di ristampa, o di realizzazione di nuovi libri e titoli di particolare inte-
grande economicità e velocità. Un esempio di questi sistemi è rappre-
resse e iniziare la produzione solo al momento della ricezione della
sentato dal ‘dorso quadro’: il fascicolo, anche voluminoso, viene impa-
richiesta. Si possono gestire al meglio le spese di produzione diversifi-
ginato in modalità opuscolo, con un impositioning diretto da driver, per
cando gli ordini in piccoli lotti piuttosto che impegnare il capitale in
essere successivamente piegato a sella. La novità è rappresentata dal
un’unica grande tiratura di stampa offset, con il rischio di non effettua-
fatto che, dopo la consueta rifilatura necessaria per evitare che nel lato
re i guadagni previsti.
lungo del foglio compaiano dei disallineamenti, il fascicolo è rifinito con
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Le opportunità della stampa just in time
una apposita piegatura
che crea un
dorso dove visualizzare, ad esempio, il
titolo del volume.
Grazie a questa possibilità, si sta creando un mercato alternativo alla stampa
offset o alla più costosa termorilegatura,
adatto soprattutto alla creazione di
manualistica per istruzioni o alla creazione di dispense o ‘speciali’.
Se si pensa alle attuali necessità di spazio (e ai costi), delle brossuratrici in
linea, ci si può immaginare i vantaggi di
un sistema meno ingrombrante e più economico quale quello descritto.
Un confronto può essere fatto anche con i sistemi di termorilegatura
presenti nelle piccole case editrici, sistemi che risultano spesso più
lenti di quello descritto, ma soprattutto più costosi sia in termini di
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hardware che di realizzazione del singolo fascicolo.
● Possibilità di gestire basse tirature di materiale, eliminando i costi che derivano dai prodotti in eccedenza o che
restano invenduti
● Possibilità di rispondere ai cambiamenti che si verificano
sul mercato e far fronte a qualsiasi richiesta anche in
tempi brevissimi
● Migliore efficienza operativa con un solo flusso di lavoro
per libri, cataloghi, manuali e brochure
● Maggiore redditività, in funzione della possibilità di realizzazioni di prime edizioni a tiratura ridotta, ristampe e
nuove edizioni, cosicché i libri non sono mai ‘fuori stampa’
● Maggiori tassi di risposta aggiungendo ai cataloghi contenuto personalizzato
● Ingresso in nuovi mercati con applicazioni estese che
includono libri stampati a scopo commerciale, manuali,
brochure e cataloghi, bozze di stampa di libri, manoscritti
convertiti e riviste medico-scientifiche che richiedono supporti speciali
Quando il colore è un vantaggio
In una casa editrice a beneficiare dei vantaggi che derivano dall’intro-
rappresentato dai tool di gestione della stampa digitale. Sono ormai
duzione del colore è innanzitutto il reparto grafico che necessita di
strumenti indispensabili i software di gestione delle code di stampa, in
dispositivi in grado di produrre documenti con una qualità che sia il più
grado di indirizzare i job al device più conveniente, di realizzare cluste-
possibile simile a quella della stampa finale. Ma non solo: utilizzando
ring (anche suddividendo le pagine a colori e in bianco e nero) e di invia-
una stampante a colori di qualità il reparto di marketing ha la possibi-
re con il lavoro anche le modalità di esecuzione in totale automatismo.
lità di gestire direttamente la produzione di brochure, opuscoli o volan-
Con gli strumenti di ultima generazione, è possibile impostare uno
tini. Di nuovo il motto è stampare solo quando necessario, il che
script, per esempio, in modo da limitare la dimensione dei lavori che
consente di eliminare i costi dovuti a una eccessiva produzione di mate-
possono venire stampati sulle macchine di fascia bassa.
riale che presto non sarà più aggiornato e diventerà inutilizzabile.
Interessante è la possibilità di memorizzare un documento di stampa in
Aumenta anche la qualità del contatto con il cliente grazie alla possi-
un sistema di gestione o di archivio documentale. È possibile inoltre
bilità di creare materiale personalizzato sulla base delle caratteristiche
evitare che le informazioni confidenziali vengano stampate sulla perife-
e delle esigenze dell’interlocutore.
rica sbagliata tramite semplici costrutti ‘If ....Then ....Else’, per esempio impostando il sistema in modo che se un documento contenente la
parola ‘Confidenziale’ nel nome viene inviato in stampa a una macchina
Non dimentichiamo la gestione
dipartimentale, questo venga intercettato e re-direzionato a una stam-
Un altro ambito in cui si è verificata una importante evoluzione è quello
pante desktop (in rete) vicino all’utente.
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Mese di pubblicazione: aprile 2007
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