LA DEMATERIALIZZAZIONE
DEI DOCUMENTI
NELL’INAIL
Presentazione di
Francesco Naviglio
Direzione Centrale dei Servizi
Informativi e Telecomunicazione
Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005
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IL RUOLO DELL’INAIL NEL TERRITORIO
Rapporto
assicurativo
AZIENDE
Prestazioni
Lavoratori
infortunati
Rimborsi
ASL
Accordi
PARTI
SOCIALI
Ispezioni
INAIL
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ORGANIZZAZIONE DELL’INAIL RISPETTO AL DPR 445/2000
Le attività nel territorio comportano il trattamento di un notevole volume di
documenti dislocato in archivi cartacei su tutto il territorio nazionale, che
per legge debbono essere conservati per periodi di tempo prestabiliti e di
solito molto lunghi (alcuni fino a 10 anni)
Ai sensi del DPR 445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione legislativa)
l’Istituto è strutturato in 275 Aree Organizzative Omogenee (AOO)
Ogni AOO è responsabile del trattamento dei documenti in entrata/uscita
tramite il proprio UTP (Ufficio di Tenuta del protocollo)
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ORGANIZZAZIONE DELL’INAIL RISPETTO AL DPR 445/2000
Le procedure istituzionali che costituiscono il core business dell’Istituto
sono schematizzabili in:
• Gestione Rapporto Assicurativo, cioè la gestione dei premi che
devono essere pagati dalle aziende per assicurarsi contro gli infortuni
sul lavoro
• Gestione Rapporto Assicurati Infortunati, cioè la gestione delle
prestazioni che sono fornite ai lavoratori infortunati o affetti da una
malattia professionale
• Cartella Clinica e prime cure, cioè la gestione delle visite mediche
specialistiche, dei ricoveri ospedalieri e delle eventuali riabilitazioni al
lavoro
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VOLUMI DEI DOCUMENTI TRATTATI IN INAIL
Alcune cifre per indicare la stima delle dimensioni dei volumi trattati:
Documenti annui totali trattati dall’Istituto
28.000.000
Documenti di tipo istituzionale trattati annualmente
16.500.000
Documenti giornalieri totali trattati dall’Istituto
Documenti giornalieri trattati da una singola AOO
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112.000
407
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OBIETTIVI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Le necessità operative hanno portato
l’Istituto a rispondere alle seguenti esigenze:
•Abbattere i tempi di ricerca dei documenti
negli archivi
•Parallelizzare le operazioni che richiedono
l’accesso allo stesso documento o al
medesimo fascicolo (area medica con area
prestazioni, attività di controllo con area
emissione provvedimenti)
•Rendere più sicuro l’accesso e la
conservazione dei documenti nel rispetto
della privacy (Dlgs. 196/2003)
•Abbattere i costi di tenuta degli archivi
cartacei
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ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO CARTACEO - 1
L’INAIL ha seguito il seguente percorso:
• Sperimentazione nel 2000 di un sistema di gestione documentale che
permettesse di scannerizzare i documenti di interesse per le procedure,
protocollarli e smistarli alle aree di lavoro
• La protocollazione elettronica consentiva di rilasciare subito all’utente
una ricevuta, consentendo l’eventuale reperimento del documento in
qualsiasi momento
Documenti
cartacei
Scannerizzazione
Documento
elettronico
Protocollazione
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ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO CARTACEO - 2
• Il documento cartaceo, una volta passato tramite scanner e protocollato,
viene conservato in ordine di ingresso in contenitori organizzati per
giornata
• La disponibilità a video dell’immagine del documento originale permette
di non utilizzare più i documenti cartacei all’interno delle sedi, se non per
necessità legali
Documenti
cartacei
Scannerizzazione
Documento
elettronico
Protocollazione
Contenitore
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CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
• Il documento elettronico, una volta protocollato, viene classificato secondo
criteri propri del processo e delle attività necessari alla sua lavorazione
• Il documento classificato viene smistato alle singole aree di lavoro,
secondo i criteri propri ad ogni area di lavoro (per esempio in una lista
suddivisa per addetti alla trattazione)
Documento
elettronico
Protocollazione
Classificazione
Smistamento
Aree di lavoro
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LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
• Ogni area di lavoro preleva i documenti dalla sua lista, e richiama la
procedura necessaria per il trattamento
• Al documento viene associata l’informazione sullo stato della pratica, in
modo da conoscere ad ogni momento se è conclusa oppure no
Aree di lavoro
Smistamento
Liste
Lavorazione
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FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
• Il documento elettronico alla fine della sua trattazione nelle aree di lavoro
viene fascicolato, cioè attribuito in modo definitivo al fascicolo di
appartenenza
• Nel contempo il documento elettronico è archiviato in supporti ottici, atti
alla conservazione senza possibilità di alterarne i contenuti
Fascicolazione
Base
documenti
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ARCHIVIAZIONE
La sequenza di attività illustrata ha evidenziato che nella trattazione del
documento mediante la Gestione Documentale si è potuto:
• Eliminare la presenza del documento cartaceo nel ciclo di lavoro e
rendere superfluo l’archivio cartaceo di struttura, eliminando così
l’attività del personale addetto all’archivio
• Tutti i documenti trattati dal sistema documentale (scannerizzati o
comunque pervenuti anche elettronicamente nell’Istituto) sono archiviati
localmente su supporti ottici, permettendo un rapido reperimento senza
dover interagire con il personale addetto all’archiviazione
• Ciò ha permesso la delocalizzazione degli archivi cartecei gestiti in
outsourcing da società di Global Service
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IL FLUSSO COMPLETO DI LAVORAZIONE DI UN DOCUMENTO IN
SEDE
Documenti
cartacei
Scannerizzazione
Documento
elettronico
Contenitore
Protocollazione
Classificazione
Smistamento
Aree di lavoro
Lavorazione
Fascicolazione
Base
documenti
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L’INTEGRAZIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NELLE
PROCEDURE
• Il sistema di gestione documentale è stato completamente integrato con le
procedure istituzionali dell’INAIL
• L’Integrazione si concretizza nella sincronizzazione tra fase di lavoro e
documento, che viene richiamato e posizionato nei punti dove sono
rintracciabili le informazioni occorrenti per il trattamento
•Tutti i documenti trattati dal sistema documentale (scannerizzati o
comunque pervenuti anche elettronicamente nell’Istituto) sono archiviati
localmente su supporti ottici
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LA DIFFUSIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NEL TERRITORIO
• Dal 2001 le 200 sedi dell’Istituto,
dislocate in tutte le regioni italiane, sono
state dotate di un sistema di protocollo
elettronico e di gestione documentale
• Dal 2001 le sedi dell’Istituto lavorano
senza
documenti
cartacei
grazie
all’utilizzo del sistema di gestione
documentale
• Queste modalità di lavoro non sono
reversibili, pena un degrado sensibile
delle prestazioni e una ricostituzione
degli archivi cartacei
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LA DIFFUSIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NEL TERRITORIO - 2
Nelle 200 sedi territoriali dell’Istituto sono
interessati
ai
processi
del
sistema
documentale:
•Procedura GRA
•Procedura GRAI
•Cartella Clinica
1769
3262
1149
funzionari
funzionari
sanitari
_____________________________________________________________________________
•Totale
6180
addetti
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IL LAVORO A DISTANZA
• Il sistema documentale offre la possibilità anche di poter far trattare una
singola pratica da una sede all’altra
• Ciò significa far accedere un operatore abilitato di una sede all’archivio
documentale di un’altra sede, procedendo normalmente con l’iter della
pratica
• Le procedure infatti si avvalgono di archivi dati centralizzati, che possono
essere utilizzati da tutte le sedi, mentre gli archivi documentali sono
decentrati in ogni sede
• Questo modo di operare non necessita del passaggio dei fascicoli tra le
sedi, rendendo più sicura la lavorazione e favorendo lo smaltimento del
lavoro nelle sedi più cariche
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IL FLUSSO DI LAVORAZIONE TRA SEDI
Sede A
Base
documenti
Sede B
Richiesta fascicolo
Base
documenti
Procedura
Base Dati Centrale
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LA DOCUMENTAZIONE TRAMITE WEB
• L’INAIL dal 2004 ha attivato e reso disponibili ai cittadini/utenti l’utilizzo di
33 servizi Web, che permettono sia di chiedere informazioni che di inoltrare
documenti elettronici direttamente all’Istituto
•I documenti elettronici sono definiti con template completamente conformi
alla modulistica in vigore
• I documenti elettronici così acquisiti sono smistati verso le sedi di
competenza, che provvedono alla loro trattazione secondo i processi già
illustrati in precedenza
• Queste modalità hanno già consentito di smaterializzare circa 200.000
documenti pervenuti nel 2005, con una tendenza in crescita nel tempo
•L’acquisizione dei documenti tramite Web permette inoltre di liberare forze
lavorative dalle attività di scansione e di smistamento dei documenti
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Caratteristiche del progetto
Il progetto ha avuto successo grazie alle seguenti caratteristiche:
• Collaborazione attiva di tre strutture della Direzione generale che hanno
curato:
DCPOC
- Aspetti organizzativi e di raccordo
DCSIT
- Aspetti tecnologici e procedurali
CIT
- Consulenza normativa e tecnico-organizzativa
• Diffusa cultura della gestione documentale consolidata tramite un
processo di formazione ed addestramento capillare del personale
• Sperimentazioni e simulazioni effettuate nelle sedi nel periodo 1999-2000
per definire gli aspetti di integrazione tra procedure e sistema documentale
con utilizzo anche di prototipi
• Collaborazione continuativa con i fornitori per l’adeguamento degli
applicativi alle esigenze organizzative delle sedi
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Gli sviluppi futuri
I progetti per sviluppare ed adeguare il sistema documentale già operante
alle nuove norme sono numerosi. Citiamo in particolar i seguenti:
•Unificazione del sistema documentale di sede con i sistemi documentali
di direzione regionale e centrale presenti nell’Istituto, sviluppando
l’applicazione su una piattaforma tecnologica aperta al web
• Integrazione del sistema di gestione documentale con la posta
elettronica e la posta elettronica certificata (Direttiva MIT del 4 gennaio
2005 Linee guida in materia di digitalizzazione delle amministrazioni)
• Introduzione dell’archivio di deposito centralizzato, per sgravare gli
archivi di sede dei fascicoli non più movimentati
• Allineare gli applicativi per ottenere la piena interoperabilità con le altre
amministrazioni (come da Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n .82 Codice
dell'amministrazione digitale)
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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI
DOCUMENTI
NELL’INAIL
FINE PRESENTAZIONE
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