BusinessK s.r.l.
Via Ruggero da Parma, 7 - 43126 Parma
Codice fiscale e p.IVA: 02595730348
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IL PRODOTTO
Puntas è un software sviluppato per la gestione di saloni di parrucchieri, centri estetici,
palestre ed attività similari, progettato e realizzato in diretta collaborazione con
professionisti del settore.
Puntas risolve in modo semplice innumerevoli problemi di gestione quotidiani, può vantare
avanzate funzionalità di analisi e gestione, e migliora l’efficienza e la resa globale del
personale e delle attrezzature, il tutto contribuendo a dare un’immagine dinamica e
moderna al salone.
Puntas è disponibile in due tipologie di installazione:
Modulo BOOKING SYSTEM, comprendente:
- Gestione appuntamenti
- Gestione completa dei clienti
- Fiches con possibilità di stampa ricevuta o scontrino fiscale
Modulo FULL SYSTEM, comprendente:
- Tutte le funzionalità del modulo Booking System
- Inventory (gestione completa Magazzino)
- Analisi dei dati statistici e marketing
- Abbonamenti, card, omaggi
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Entrambe le tipologie prevedono la possibilità di installare ed utilizzare il software su due
computer di cui il primo da usarsi allinterno della sede dellattività (installazione “server”)
ed il secondo in modalità denominata “backup”, che permette appunto di effettuare backup
e analisi statistica, eventualmente in una sede separata.
Il programma consente di lavorare in rete locale da più stazioni all'interno del salone (con il
modulo aggiuntivo Networking), e di collegare due o più saloni in modo da condividere dati
ed informazioni attraverso una connessione protetta in Internet (con il modulo aggiuntivo
Multilink).
GESTIONE APPUNTAMENTI
Lo schermo principale del programma, è strutturato con una parte superiore divisa in tante
colonne quante sono gli operatori attivi nel salone, ed una parte inferiore che mostra in
sintesi la situazione dei dieci giorni successivi. Le proporzioni delle due zone possono
essere variate a piacere dall’utente.
Lo schema è quello di una agenda che mostra con blocchetti colorati l’occupazione del
tempo da parte dei vari operatori. Il colore dei blocchetti è legato al cliente, all’operazione
oppure allo stato del servizio (cliente entrato, servizio in corso, pagamento, cliente già
uscito ecc.).
Le varie colonne possono anche rappresentare altre risorse quali attrezzature, macchine e
cabine.
In fase di configurazione iniziale del programma l’utente fornisce al sistema l’elenco dei
servizi e degli operatori. In questa fase è possibile escludere servizi particolari da
particolari operatori, e definire priorità nell’assegnazione dei servizi, poiché il programma
tiene conto in fase di definizione dell’appuntamento delle peculiarità dei singoli operatori e
delle singole risorse.
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Ogni singolo servizio è suddiviso in più operazioni (i singoli blocchetti colorati) che
possono essere eseguiti anche da persone diverse. Inoltre si possono definire periodi di
pausa tra le varie operazioni (per periodi di posa ecc.). La durata delle operazioni regola
così la grandezza dei blocchetti.
Prendere un nuovo appuntamento è molto semplice e veloce. Basta premere un tasto per
accedere all’anagrafica clienti.
Qui, digitando parte del nome, il sistema filtra in un istante tutti i nominativi il cui nome,
cognome o soprannome comprende il testo immesso. Quindi un doppio click seleziona il
cliente.
Nella seconda schermata si può definire la composizione dell’appuntamento scegliendo
uno o più servizi (si possono usare tasti di scelta rapida scelti dall’utente e/o funzioni di
ricerca rapida), eventualmente modificandone la tempistica.
Il programma ricorderà le modifiche e le riproporrà quando lo stesso cliente richiederà gli
stessi servizi.
Scelti i servizi il programma torna alla schermata principale evidenziando con colori diversi
i possibili spazi liberi in cui depositare l’appuntamento. In questa fase avviene
istantaneamente un complesso calcolo in cui si tiene conto delle tempistiche dei servizi,
degli appuntamenti già schedulati per i singoli operatori, dei tempi di chiusura, delle
preferenze del cliente (che può esprimere in fase di composizione dell’appuntamento),
della priorità degli operatori, delle pause o ferie del personale ecc.
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Una volta preso l’appuntamento, questo può essere spostato, ripetuto in futuro con
periodicità variabile, e le operazioni che lo compongono possono essere variate ed
assegnate agli operatori nel rispetto dei vincoli definiti nell’appuntamento.
Se l’appuntamento viene richiesto in una fascia oraria in cui non è possibile la conferma, si
può inserire nella Lista d’attesa. Essa tiene traccia delle richieste del cliente che non è
stato possibile soddisfare. Le ore e gli operatori interessati sono evidenziati con un
apposito sfondo nell’appuntamentario. Ogni movimento di cancellazione o di spostamento
appuntamenti che avviene nelle zone interessate dalla Lista d’attesa, e che libera tempo
utile, dà la possibilità di ricontattare i clienti per fissare l’appuntamento originale.
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GESTIONE CLIENTI
Nel caso in cui si vogliano modificare i dati del cliente o immettere un nuovo cliente si
passa alla scheda cliente, dove è possibile immettere tutti i dati, che vengono poi utilizzati
dalle statistiche o dalla gestione fiches (sconti applicati, importi non pagati ecc.). Il campo
note tecniche permette di memorizzare e stampare un lungo testo, e di storicizzarne le
modifiche nel tempo, memorizzando la data di riferimento, ed è sempre visibile nelle
finestre sensibili del programma. L'informativa per la legge sulla privacy ed il relativo
consenso possono essere stampati direttamente dal programma, con varie modalità.
Il programma si può interfacciare anche con alcuni centralini telefonici, permettendo l’invio
delle telefonate con un semplice click, e per le chiamate entranti il riconoscimento
automatico del cliente, ancora prima di rispondere alla telefonata.
Si possono inserire immagini nell’anagrafica clienti, anche direttamente tramite webcam
collegata.
Se si ha necessità di gestire una o più informazioni non contemplate dalla anagrafica
clienti, si ha la possibilità di definire campi supplementari e di utilizzarli liberamente, anche
per effettuare ricerche sulla base di questi campi.
Si possono stampare tessere clienti complete di codice a barre (da plastificare ed
utilizzare in gestione servizi), inviare via mail o SMS comunicazioni collettive o
personalizzate, inviare automaticamente gli auguri di compleanno e i messaggi di
benvenuto ai nuovi clienti.
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MARKETING
Si possono facilmente creare email individuali e multiple, per comunicazioni collettive.
Per creare un'email collettiva si possono definire dei criteri di scelta dei clienti con svariati
filtri (età, spesa media, periodicità, articoli o servizi acquistati o non acquistati ecc.), che si
possono anche combinare tra loro. La lista dei clienti selezionata in questo modo può
essere personalizzata e si possono direttamente aggiungere o togliere nominativi. Queste
mail non vengono inviate immediatamente, ma possono essere completate aggiungendo o
correggendo il testo, ed aggiungendo uno o più allegati.
Le stesse operazioni possono essere eseguite per inviare SMS al posto di email. E'
possibile acquistare presso un gateway Internet un pacchetto prepagato di SMS da
utilizzare liberamente.
Un SMS di promemoria può anche essere inviato automaticamente qualche ora prima
dell'inizio dell'appuntamento ai clienti. Con un'apposita funzionalità si può visualizzare lo
storico degli invii fatti sia tramite email sia SMS.
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VENDITA
Strettamente connessa alla gestione appuntamenti è la gestione delle fiches di acquisto, in
cui si possono inserire le operazioni di vendita dei servizi, dei prodotti e degli abbonamenti
o promozioni.
Il sistema prepara sulla base dell’appuntamento la fiches, i cui elementi vanno poi
confermati o alterati dagli operatori che eseguono i vari servizi, registrando così i tempi, i
costi e gli eventuali prodotti venduti o proposti. Il programma tiene traccia dei clienti nel
salone e del loro stato (in salone, entrati, in attesa, pronti per pagare ecc.). E’ possibile
collegare al computer uno o più lettori di codici a barre, per semplificare tutte le operazioni
mediante la lettura diretta della tessera del cliente e dei codici dei servizi e dei prodotti. Si
possono gestire anche servizi complessi, che utilizzano contemporaneamente più persone
o cabine con tempistiche particolari, tipici per esempio dei saloni estetici. Durante la
visualizzazione della fiche si possono inoltre attivare timer personalizzati, oppure
effettuare particolari operazioni (scheda analisi della cute e prodotti consigliati ecc.).
Il programma registra la proposta di prodotti o servizi da parte degli operatori, proposta
che viene poi ripresa nel momento della chiusura della fiche. Le statistiche legate alle
proposte possono essere visionate in fase di analisi e contribuiscono a formare un sistema
di incentivazione del personale.
Alla reception la scheda servizi viene presentata con totale importo e sconti cliente
differenziati per servizi ed articoli. La fase di pagamento include la gestione dei pagamenti
in sospeso per cliente e permette la stampa automatica della ricevuta fiscale o dello
scontrino con apposita stampante collegata al computer.
Il magazzino inoltre viene automaticamente aggiornato con lo scarico degli articoli venduti.
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GESTIONE ABBONAMENTI
Si possono gestire abbonamenti, promozioni, schede prepagate, lettere regalo ecc. sia per
situazioni standard (tipo “promozione 10 colori al prezzo di 8”) sia per situazioni
personalizzate, quali il regalo da parte di un cliente ad un altro cliente di una serie di
servizi.
Questi abbonamenti possono essere sia a numero di servizi sia ad importo totale, e
possono essere composti a piacere.
Si possono gestire tessere di accumulo punti, o tessere prepagate che danno diritto a
sconti su servizi.
La vendita iniziale dell'abbonamento genera un flusso di cassa iniziale, che poi verrà
compensato nei giorni successivi dall'utilizzo dell'abbonamento stesso. Questo flusso di
cassa viene mantenuto separato nelle statistiche per non influenzare i dati di chi esegue i
servizi precedentemente pagati.
Si può gestire la scadenza dell'abbonamento, nonchè contattare i clienti con abbonamenti
non esauriti prima della scadenza.
GESTIONE DEL PERSONALE
Se si desidera un'analisi accurata delle presenze e del rendimento del personale, è
possibile utilizzare il programma anche per la rilevazione delle presenze del personale. Si
può utilizzare sia un lettore d'impronte digitali, sia un lettore barcode per la registrazione
delle operazioni di entrata, di uscita e l'esecuzione dei vari servizi, oppure si possono
inserire i dati delle presenze manualmente, per una maggiore flessibilità. Le operazioni
quali la cancellazione di appuntamenti o la variazione della fiche dei clienti possono
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essere anch'esse a richiesta registrate, in modo da fornire a fine giornata un mezzo per
individuare eventuali situazioni anomale o addirittura ammanchi di cassa.
Il software può tener traccia dei periodi di assenza, del piano ferie, dei periodi di malattia,
infortunio o permessi, della suddivisione in ore ordinarie e straordinarie e delle turnazioni
degli operatori anche in caso di rotazione degli operatori tra più saloni. Si possono vedere
sullo schermo solo gli operatori presenti, in modo da facilitare la gestione degli
appuntamenti nei saloni con un numero elevato di operatori.
I dati confluiscono nel sistema delle statistiche dal quale si possono estrapolare coefficienti
di occupazione del tempo, di assenteismo, di rendimento in termini di tempo e di valore dei
servizi effettuati. Inserendo alcuni semplici dati retributivi viene calcolato un costo orario
del personale. Inoltre utilizzando le statistiche si possono calcolare incentivi
semplicemente sulla base dei dati di presenza e di rendimento sul tempo, anche con
parametri differenziati operatore per operatore.
ANALISI STATISTICA DEI DATI DI GESTIONE
Il sistema memorizza tutta la storia del locale. Giorno per giorno i dati vengono calcolati e
scaricati, e possono essere visualizzati ed elaborati su un altro computer. Calcola incassi
e dati di fine giornata, statistiche sul venduto in periodi prescelti, coefficienti di efficienza
degli operatori e di utilizzo delle attrezzature. Tiene traccia dei nuovi clienti e di quelli in
recesso. Calcola dati come la frequenza dei clienti, la loro variabilità, la spesa totale e
media mensile realizzata... e mille altri, ci sono decine e decine di report visualizzabili.
Puoi vedere la composizione della clientela per fasce di età, per professione, per sesso,
per classe di sconto, e vedere quanto spendono in proporzione le varie componenti.
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Ognuna di queste funzioni statistiche può dare origine a grafici di vario tipo e tabelle
direttamente all’interno del programma.
In ogni momento si può vedere come e in che direzione sta andando l’attività. Con l’ausilio
dei dati statistici e delle anagrafiche si possono organizzare iniziative di marketing dirette.
Il sistema è compatibile con Microsoft Office o OpenOffice (con libera licenza d'uso) per
importare i dati in Word, Excel, Access ed elaborarli creando ulteriori grafici e tabelle.
Ogni stampa prodotta dal programma passa attraverso Microsoft Office o OpenOffice.org
per consentirne la modifica prima della stampa definitiva, o il salvataggio e l'archiviazione.
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NETWORKING
Il sistema può funzionare in rete locale. Si possono collegare quante stazioni si
desiderano, da una fino a 10 o più, costantemente sincronizzate in tempo reale tra loro. Se
il salone si estende su più vani o piani, con un’occhiata al monitor ogni operatore può
tenere d’occhio dati del cliente, modifiche degli appuntamenti, entrata ed uscita dei clienti,
comunicazioni agli operatori provenienti dalla reception o da altre postazioni con la
funzione di instant messaging. L’operatore con una semplice occhiata può vedere se il
prossimo cliente che deve servire è già entrato in salone e regolarsi di conseguenza,
oppure può marcare come pronto per pagare un cliente avvisando così la reception.
MULTILINK
Se si possiedono più saloni si possono collegare in rete geografica, in modo da rendere
possibile la consultazione o l'interazione a distanza. Si possono condividere le tabelle di
base in modo che la creazione di un nuovo articolo di magazzino o di un nuovo cliente
venga automaticamente propagata agli altri saloni, e si può programmare la chiusura dei
saloni centralizzando l'operazione e la raccolta dei dati. Da un unica stazione si possono
quindi consultare le statistiche relative ad ogni salone e le statistiche unificate relative a
tutti i saloni.
E’ possibile anche la condivisione dello schermo di un salone remoto, in modo da poter
aver pieno accesso al PC controllato da casa, da un salone secondario o da un computer
portatile.
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MAGAZZINO, ORDINI, SCADENZE
L’anagrafica articoli è suddivisa per categoria e gruppi articoli. La gestione del magazzino
permette di movimentare l’archivio con carichi e scarichi con causali diverse, che
rispondono a situazioni pratiche di gestione (carico da bolla di acquisto, carico automatico
da ordine, scarico per uso interno, scarico per vendita, trasferimento ad altro magazzino,
rettifica d’inventario ecc.).
Il sistema permette la visualizzazione giacenze e schede articoli, la gestione scorte
minime, la gestione del conto vendita, della rotazione e numerose altre interrogazioni.
Le giacenze ed il valore del magazzino può essere calcolato in qualsiasi momento col
metodo del prezzo ultimo, del prezzo medio e del prezzo standard.
Sono coperte tutte le fasi dell’ordine a fornitore, dal sottoscorta alla definizione e alla
stampa dell’ordine, ed al carico da ordine quando la merce arriva alla scadenza di
pagamento. Si possono gestire anche carichi parziali e compensazioni dell’ordinato. Tutto
questo con l’ausilio del lettore di codici a barre.
Per chi utilizza prodotti Redken 5th Avenue NYC, è previsto l'aggiornamento automatico
delle anagrafiche articoli attraverso Internet.
Viene gestito anche uno scadenzario per registrare scadenze di pagamento e non, con
avviso di scadenza all’apertura del programma.
Per chi gestisce più di un magazzino è possibile suddividere tutte le operazioni di carico,
scarico, ordine, trasferimento ecc. in un numero a piacere di sottomagazzini
interdipendenti, e se è attivo il modulo Multilink si possono effettuare trasferimenti a
magazzini remoti con un unico movimento di magazzino.
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STATISTICHE IN REMOTO
I dati statistici vengono storicizzati ogni giorno all’interno di particolari archivi, che
consentono l’elaborazione delle statistiche. Questi archivi possono essere scaricati su un
supporto rimovibile, come una chiavetta USB, oppure inviati attraverso Internet. Durante la
chiusura giornaliera, oltre al salvataggio delle statistiche, viene effettuata la chiusura
fiscale della cassa e creato un backup completo del database, che consente la
ricostruzione totale del sistema in caso di rottura dell'hardware, senza perdere dati.
Questo approccio permette il trasporto dei dati statistici e consente inoltre di centralizzare
in un’unica postazione le statistiche relative a più saloni.
EMISSIONE DI DOCUMENTI FISCALI
Il programma può pilotare automaticamente una
stampante fiscale per l’emissione degli scontrini
(esistono stampanti di dimensioni molto contenute,
pensate appositamente per questa finalità). Le
stampanti fiscali sostituiscono il registratore di cassa,
ed hanno il vantaggio della semplicità, delle
dimensioni estremamente contenute e della praticità (i
dati fiscali vengono registrati non più su un secondo
rotolo di carta ma su una scheda di memoria). Grazie
a queste caratteristiche si stanno diffondendo
velocemente in tutte quelle configurazioni in cui un
software gestionale consente di emettere scontrini in
tempo reale.
Se si utilizzano le ricevute fiscali, il programma può
essere configurato per stampare la ricevuta fiscale da qualsiasi stampante collegata.
L’utente può spostare a piacere i campi stampati da un'apposita finestra di configurazione,
rendendo possibile l’adattamento a qualsiasi modulo preesistente.
Il programma può dividere automaticamente l'incasso in uno o più registri contabili (per
esempio parrucchieri + estetica) suddividendolo ulteriormente in servizi e prodotti, e
persino essere interfacciato contemporaneamente con più di una stampante fiscale, per
saloni che hanno più di una attività con partite IVA distinte.
APPUNTAMENTI VIA INTERNET
L'attivazione di questo modulo permette a Puntas di pubblicare alcune pagine web che
permettono di prendere un appuntamento via Internet.
Il sito Internet del salone, tramite un link, reindirizzerà il browser dell'utente direttamente al
PC in salone, che funzionerà in quel momento da web server. Questo fa sì che
l'appuntamento sia visualizzabile in tempo reale.
Qualsiasi utente Internet può registrarsi nel sito con la propria email ed automaticamente
viene inserito nell'anagrafica del salone.
La procedura è personalizzabile in molti aspetti importanti e c'è anche la possibilità di
pagamento anticipato (parziale o totale) con carta di credito, con contatto di e-commerce.
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AGGIORNAMENTI ED ASSISTENZA TECNICA
Gli aggiornamenti del programma sono costanti e gratuiti, senza limiti di tempo.
L'installazione degli aggiornamenti del programma e dei video è completamente
automatica ed avviene attraverso Internet.
Il Cliente può accedere al servizio di assistenza mediante l'apertura di un "ticket" sul sito
www.puntas.eu, direttamente dal browser oppure tramite un apposito pulsante all'interno
del programma. Nel caso in cui il sito internet fosse irraggiungibile dal Cliente, è possibile
aprire un ticket mediante un messaggio email all'indirizzo [email protected] oppure mediante telefonata al numero +39 349 7874901 attivo dal lunedì al venerdì escluso festivi,
nei seguenti orari: 9.00 - 13.00 / 14.00 - 18.00
Il cliente ha diritto a n° 4 ticket di assistenza ( o 2 se si acquista la versione solo BOOKING
SYSTEM) compresi nel prezzo, per la formazione di base o la risoluzione di eventuali problemi tecnici iniziali, da effettuarsi a mezzo telefono o tramite Skype per un totale di ore 5
(o 3 se si acquista la versione solo BOOKING SYSTEM). Tali ticket saranno concordati per
una pianificazione a calendario al fine di garantire una maggiore efficienza del servizio.
1° ticket n° ore 2
2° ticket n° ore 1
3° ticket n° ore 1 (solo versione FULL)
4° ticket n° ore 1 (solo versione FULL)
Per eventuali ulteriori richieste di assistenza si potrà utilizzare la stessa modalità di apertura ticket, mediante sito web, email o telefonata. Il centro assistenza valuterà la tipologia
della richiesta e risponderà entro 4 ore lavorative, a mezzo mail o telefonicamente. Qualora la tipologia dell’intervento non fosse inclusa nelle seguenti categorie: segnalazione di
malfunzionamento del programma o richiesta di preventivo per sviluppi o personalizzazioni, è prevista l’apertura di un ticket a pagamento.
Sarà oltresì possibile acquistare un pacchetto extra “tickets” con validità e costi da definire
direttamente con il centro di assistenza.
L’assistenza può prevedere un intervento diretto sul software, a tale scopo è prevista l’implementazione di un sistema di intervento remoto via Internet, per la consegna di aggiornamenti particolari, interventi di manutenzione o risoluzione di problemi. Per questo motivo
è necessaria una connessione Internet ADSL nella sede del cliente. Il Cliente può in qualsiasi momento attivare o disattivare autonomamente il servizio di accesso remoto.
VIDEO TUTORIAL
Il programma ha al suo interno una serie di video-guide della durata di 5-10 minuti l'una,
che illustrano direttamente e semplicemente ogni funzione del programma. Al termine di
ogni video, vengono indicate le video-guide ad esso collegate, per approfondire o per
continuare ad visualizzare altri argomenti. Il set di video-guide non è statico ma si aggiorna
per illustrare le nuove funzioni del software introdotte con gli aggiornamenti periodici.
L'aggiornamento delle video-guide è gratuito, automatico ed illimitato nel tempo.
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