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Excel: un “foglio” veramente speciale…
Microsoft Excel è un programma che ti permette di eseguire calcoli anche complessi e di creare grafici con facilità.
R Prova ad aprire il programma:
• dal desktop, vai sulla Barra
di avvio;
•
•
•
•
clicca su Start;
clicca su Programmi;
vai su Microsoft Office;
vai su Microsoft Excel.
Appena apri Excel, ti appare un “foglio elettronico”, molto simile alle pagine del
tuo quaderno a quadretti, nel quale puoi scrivere numeri e parole. Ricorda però
che in questo foglio i quadretti si chiamano celle.
Osserviamolo insieme.
Barra dei menu:
ogni parola ti permette
di accedere a un’ampia
scelta di comandi.
Barra degli strumenti:
contiene, sotto forma di
icone, tutti i comandi
principali ed è molto
simile a quella di altri
programmi che già
conosci.
Barra del
nome: qui c’è
scritto il nome
della cella in
cui ti trovi.
Barra della
formula: qui
compaiono
le formule
per eseguire
i calcoli.
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Foglio di
lavoro: in
queste celle
devi inserire
numeri e
dati.
Frecce
Barre
Barradidella
di
scorrimento:
formula: qui
ticompaiono
fanno
muovere
le formule
nel
foglio
per eseguire
in ogni
direzione.
i calcoli.
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… conosciamolo insieme!
Scopriamo nella Barra degli strumenti alcuni pulsanti un po’ particolari che non
hai mai visto in altri programmi, e ripassiamo le funzioni di altri che conosci già.
Taglia – Copia – Incolla:
sono gli stessi che hai
conosciuto in Word.
Ti permettono di
tagliare, copiare e
incollare i numeri o i dati,
da una cella all’altra.
Tasti per formattare:
sono gli stessi che hai
conosciuto in Word.
Ti permettono di cambiare
aspetto ai numeri o ai dati
inseriti nella tabella.
Somma automatica:
calcola
automaticamente
una somma
(conosceremo meglio
questo tasto nelle
prossime pagine).
Euro: inserisce
nella cella
automaticamente
il simbolo
dell’euro.
Ordinamento:
mettono in
ordine dei
numeri o dei
dati (da 0 a 9
o da A a Z e
viceversa).
Grafico:
ti aiuta a
creare un
grafico da
alcuni dati.
Inserisce celle – righe –
colonne: ti permettono
di inserire con un solo
clic gli elementi che ti
servono.
Ricorda!
Se aprendo Excel non trovi nella Barra degli strumenti i bottoni che ti servono, procedi così:
• vai nella Barra dei menu e clicca prima
su Strumenti e poi su Personalizza;
• nella finestra che si apre clicca su Comandi;
• cerca nella colonna a sinistra la categoria
che dovrebbe contenere il comando che
ti interessa e clicca;
• scorri nella colonna di destra l’elenco dei
comandi e clicca su quello che stai cercando;
• trascina con il mouse il comando in questione, tenendo sempre premuto il
pulsante di sinistra, e portalo fino alla Barra degli strumenti;
• alza il dito dal mouse e vedrai il pulsante apparire sulla barra;
• clicca su Chiudi.
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Celle, Colonne, Righe
per un foglio speciale!
R Osserviamo con attenzione il foglio di lavoro.
Come vedi, il foglio di Excel è diviso in
tanti rettangoli, tutti in fila e in ordine.
Ognuno di essi, come ti ho già spiegato,
si chiama Cella!
Quando entri con il mouse in una cella e
clicchi, questa si evidenzia ed appare con
i bordi in neretto.
Tante celle, una sotto l’altra, formano una
Colonna.
Ogni colonna prende il nome dalla lettera dell’alfabeto che le sta sopra.
Quella evidenziata è la Colonna A.
Se vuoi saperne di più e
giocare con me collegati
a L’ABC del computer.
Tante celle una accanto all’altra
formano una Riga.
Ogni riga prende il nome dal numero che sta alla sua sinistra.
Quella evidenziata è la Riga 3.
Come vedi ogni cella nasce dall’incrocio di colonne
e righe e per questo prende il nome dalla colonna e
dalla riga da cui ha origine.
Quella evidenziata
si chiama Cella A3.
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Ogni volta che apri Excel, le righe e le colonne hanno sempre la stessa dimensione, ma, se vuoi, puoi ridimensionarle a tuo piacimento.
R Prova a ridimensionare la Colonna A:
• posizionati con il mouse nella parte in alto,
dove sono scritte le lettere che danno i nomi alle colonne;
• spostati sulla riga verticale che separa le colonne A e B;
• vedrai che il cursore del mouse ha preso la
forma di un segmento verticale con due frecce; clicca, tenendo premuto il tasto sinistro,
spostati verso destra se vuoi allargare la colonna o verso sinistra se la vuoi stringere;
• quando hai raggiunto la dimensione che ti
serve, alza il dito dal mouse.
R Prova a ridimensionare la Riga 3:
• posizionati con il mouse all’estrema sinistra
della riga, dove sono scritti i numeri che danno i nomi alle righe;
• spostati sulla riga orizzontale che separa le
righe 3 e 4;
• vedrai che il cursore del mouse ha preso la
forma di un segmento orizzontale con due
frecce; clicca e, tenendo premuto il tasto sinistro, spostati verso il basso se vuoi allargare la riga o verso l’alto se la vuoi stringere;
• quando hai raggiunto la dimensione che ti
serve, alza il dito dal mouse.
Ricorda!
Quando avvii Excel, ti appare un foglio
di lavoro, ma in realtà ne hai a disposizione altri.
Vai nella parte più bassa del foglio e osserva, vedrai delle linguette sulle quali
c’è scritto: Foglio1 – Foglio2 – Foglio3.
Cliccando sulle linguette, puoi accedere
ai vari fogli già pronti per te!
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Scrivi nelle celle
Nelle celle puoi scrivere numeri o parole in modo molto semplice e veloce.
R Prova a scrivere dei numeri:
• entra nella cella in cui vuoi inserire un numero, per
•
•
•
•
esempio nella Cella A3;
clicca per evidenziarla e vedrai che i suoi bordi diventano più spessi;
scrivi il numero;
clicca Invio per confermare;
osserva che il numero si è spostato nella parte destra della cella e che il cursore, a forma di croce, si
è posizionato nella cella che sta sotto (nel nostro
esempio in A4) pronto per l’inserimento di nuovi
dati.
R Prova a scrivere delle parole:
• entra nella cella in cui vuoi inserire delle parole, per
•
•
•
•
esempio il titolo di un esercizio (noi entriamo nella
Cella A3);
clicca per evidenziarla e vedrai che i suoi bordi diventano più spessi;
scrivi le parole usando la tastiera;
clicca Invio per confermare;
osserva che il testo appena scritto, siccome era un po’ lungo, ha superato i bordi della cella
andando a occupare anche quella di fianco (nel nostro esempio occupa le Celle A3 e B3).
Per farlo stare tutto in A3 devi allargare la Colonna A come ti ho già spiegato a pag. 33.
Ricorda!
Per inserire più velocemente dei numeri nelle celle, puoi usare il tastierino
numerico che si trova nella parte destra della tastiera. Prima però
assicurati che sia attivo (deve essere accesa una spia luminosa sopra al tastierino), in caso contrario clicca sul tasto Bloc Num.
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Seleziona
Hai già imparato, usando Microsoft Word, che selezionare è un’azione molto importante, perché, quando selezioni, avvisi il computer che da quel momento dovrà lavorare solo sulla cella o sulle celle che hai selezionato.
R Prova a selezionare una cella:
• posiziona il cursore del mouse, a forma di
piccola croce bianca, su una cella e clicca
con il tasto sinistro;
• la cella selezionata apparirà con un bordo
nero più spesso rispetto alle altre (nell’esempio è la Cella B3).
R Prova ora a selezionare un insieme di celle:
• clicca su una cella e tieni premuto il tasto
sinistro del mouse;
• fai scorrere il puntatore sulle celle che vuoi
selezionare, vedrai che l’area interessata
viene circondata da un bordo nero e internamente cambia di colore.
R Prova a selezionare una colonna:
• posiziona il cursore del mouse sulla lettera
che costituisce il nome della colonna (nell’esempio è la Colonna B);
• clicca con il tasto di sinistra e vedrai che
tutta la colonna viene circondata da un
bordo nero e internamente cambia di colore.
R Prova a selezionare una riga:
• posiziona il cursore del mouse sul numero
che costituisce il nome della riga (nell’esempio è la Riga 2);
• clicca con il tasto sinistro e vedrai che tutta
la riga viene circondata da un bordo nero e
internamente cambia di colore.
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Cambia aspetto alla tua tabella
Excel ti permette di formattare i dati e di cambiare aspetto alla tabella a tuo piacimento. Per compiere queste azioni devi ogni volta selezionare, come hai appena imparato!
R Prova a formattare i dati:
• seleziona la cella o le celle che contengono i dati a cui vuoi cambiare aspetto;
• utilizzando i tasti di formattazione, cambia forma ai dati come preferisci.
Cambia il colore ai numeri e alle
parole contenuti nelle celle.
Scegli il Tipo di carattere
e la Dimensione da
applicare ai tuoi dati.
Applica ai dati:
il Grassetto, il Corsivo,
il Sottolineato.
Decidi in quale parte
della cella posizionare
il dato, ad esempio a
sinistra o nel centro.
R Prova a colorare le celle:
• seleziona la cella o le celle che vuoi colorare;
• clicca nella Barra degli strumenti – Disegno, clicca sul tasto Colore riempimento;
• scegli, nella tavolozza che appare, il colore che preferisci e clicca su di esso.
Puoi colorare anche colonne o righe intere seguendo lo stesso procedimento.
R Osserva e completa.
Le celle, le righe e le colonne colorate
possono creare dei ritmi.
Completa lo schema.
• le celle rosse sono:
A1
C1
E1
B2
• le celle blu sono:
A4
C4
E4
B5
Se vuoi saperne
di più e giocare
con me collegati a
L’ABC del computer.
• le righe gialle sono:
• le colonne verdi sono:
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Sposta, Taglia, Copia e Incolla
Ripassiamo insieme le funzioni degli strumenti che hai imparato a utilizzare in
Word e che ti servono per tagliare, copiare e incollare.
Ecco i tasti che ti servono e che trovi nella Barra degli strumenti, ora devi imparare a utilizzarli anche in Excel, potrai così copiare numeri, testi, formule con facilità senza doverli riscrivere molte volte!
Taglia
Incolla
Copia
R Prova a spostare il contenuto
di una cella:
• seleziona la cella da spostare;
• clicca sul tasto Taglia;
• osserva che la cella tagliata
appare evidenziata da una linea tratteggiata;
• seleziona la cella dove vuoi spostare quello che hai tagliato;
• clicca sul tasto Incolla.
R Prova a copiare il contenuto di una cella:
• seleziona la cella da copiare;
• clicca sul tasto Copia;
• osserva che la cella copiata appare evidenziata da
Se vuoi saperne
di più e giocare
con me collegati a
L’ABC del computer.
una linea tratteggiata;
• seleziona la cella dove vuoi incollare quello che hai copiato;
• clicca sul tasto Incolla.
Ricorda!
• Puoi spostare, tagliare, copiare e incollare nello stesso modo le colonne e le
righe.
• Quando decidi di tagliare una cella, una riga o una colonna, il contenuto
scompare, per essere spostato da un’altra parte, ma quando decidi di copiare
una cella, una riga o una colonna, il contenuto rimane nel punto in cui si
trovava e inoltre compare in tutte le celle dove viene incollato: la differenza fra tagliare e copiare è tutta qui!
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Scopri che cosa puoi fare con Excel
Excel ti aiuta in molti modi, per esempio ti permette di eseguire tutte le quattro
operazioni, anche quando sono molto complesse.
Osserva bene questo schema e ricorda quali operatori (cioè quali simboli) devi
digitare per far eseguire a Excel i calcoli che ti servono.
LE QUATTRO OPERAZIONI
scrittura da usare
con Excel
scrittura che usi ora
operazione
operatore esempio
operatore esempio
con Excel con Excel
osservazioni
addizione
+
12 + 4
+
12 + 4
Non ci sono
differenze.
sottrazione
–
12 – 4
–
12 – 4
Non ci sono
differenze.
moltiplicazione
x
12 x 4
*
12 * 4
Con Excel devi
usare l’asterisco.
divisione
:
12 : 4
/
12 / 4
Con Excel devi
usare la barra.
OSSERVA
Con Excel puoi impostare
le operazioni come quando lavori sul quaderno a
quadretti. Scrivi i numeri
uno sotto l’altro nelle celle della stessa colonna e
prima del risultato inserisci la linea di separazione
usando i bordi.
R Prova a inserire i bordi nella cella:
• posizionati nella cella che contiene l’ultimo numero, appena sopra a quella del risultato (nell’esempio, in A4);
• vai nella Barra degli strumenti e clicca sul tasto Bordi;
• scegli fra le varie possibilità che ti vengono offerte, uno dei
bordi inferiori a disposizione e clicca.
Ecco quello scelto nell’esempio!
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Addendi
in colonna
Doppio bordo
di separazione
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Esegui le addizioni
Impara bene i vari passaggi delle addizioni, perché alcuni li ritroverai anche nelle altre operazioni.
R Prova a eseguire l’addizione:
• scrivi i numeri che vuoi sommare nelle celle in colonna, in modo che ci sia un solo numero per cella.
Ricorda che devi premere Invio dopo ogni numero;
• fai clic nella cella dove vuoi vedere il risultato (nell’esempio è la Cella A4);
• vai nella Barra della formula con il mouse e clicca;
• digita con la tastiera il segno =;
• entra con il mouse nella cella con il primo addendo
(nell’esempio è la Cella A1) e clicca;
• vedrai comparire nella Barra della formula l’indirizzo della cella, cioè il suo nome (nell’esempio, A1);
• spostati di nuovo nella Barra della formula con il
mouse, clicca e aggiungi il segno +;
• fai clic nella cella del secondo addendo;
• torna della Barra della formula e aggiungi ancora
il segno + e così via fino a quando avrai esaurito tutti gli addendi;
• premi ora Invio;
• vedrai comparire il risultato nella cella da te indicata (nell’esempio è la Cella A4).
OSSERVA
Entra in una delle celle, per
esempio in A2, e prova a cambiare il numero.
Dai Invio e… in un attimo vedrai
che anche il risultato è cambiato
in relazione al nuovo addendo!
Ricorda!
Ogni volta che vuoi far compiere al computer un’operazione per ottenere un
risultato, devi inserire la formula nella Barra della formula, ma prima di tutto devi scrivere il segno =.
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Esegui sottrazioni,
moltiplicazioni, divisioni
Se hai imparato a svolgere le addizioni con Excel,
sai anche eseguire le altre operazioni.
R Prova a eseguire le altre operazioni:
• scrivi i numeri che vuoi sottrarre, moltiplicare o dividere
nelle celle in modo che ci sia un solo numero per cella;
• premi Invio dopo ogni numero;
• fai clic nella cella dove vuoi vedere il risultato;
• procedi come per l’addizione e ricordati di aggiungere gli operatori…
– per la sottrazione;
* per la moltiplicazione;
: per la divisione;
• fra un numero e l’altro premi Invio.
Ricorda!
Puoi eseguire catene di sottrazioni, moltiplicazioni o divisioni seguendo la stessa
procedura e… quando cambia un numero, basta un clic e in un attimo cambia
anche il risultato!
Osserva gli esempi proposti e completa:
Ho eseguito una catena di ........................................................................
Il risultato appare nella cella ..........................
Ho eseguito una catena di ........................................................................
che qui trascrivo: 12 x ..................... ......... 4 = ....................................
Il risultato appare nella cella ..........................
Ho eseguito una catena di ........................................................................
che qui trascrivo: 235 : 14 : 2 = ..........................................................
Il risultato appare nella cella ..........................
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Lavora con più facilità e precisione!
Excel ti mette a disposizione un metodo più veloce per eseguire le addizioni. Il
pulsante necessario è quello della Somma automatica che si trova nella Barra
degli strumenti (vedi pag. 30).
R Prova a eseguire l’addizione con la Somma automatica.
• scrivi i numeri che vuoi sommare nelle celle in modo che ci sia un solo numero per cella. Ricorda che devi premere Invio dopo ogni numero;
• fai clic nella cella dove vuoi vedere il risultato (nell’esempio è la Cella B6), ma ricorda che
deve trovarsi nella stessa colonna in cui ci sono i numeri;
• vai nella Barra degli strumenti e clicca sul tasto Somma automatica
• premi Invio.
;
Nella cella dove ti eri posizionato, appare la
somma di tutti gli addendi che sono nella
stessa colonna.
Nella Barra della formula appare invece la
formula applicata per sommare gli addendi.
R È possibile per completare un esercizio inserire il simbolo dell’euro (€) a fianco dei numeri. Prova ad aggiungere ad alcuni numeri il simbolo dell’euro:
• seleziona la colonna o le
celle che contengono le
cifre a cui vuoi aggiungere il simbolo dell’euro;
• vai nella Barra degli strumenti e clicca sul tasto
Euro
;
• vedrai che i numeri cambiano come nell’addizione qui accanto.
Puoi anche decidere che i numeri appaiano con il simbolo dell’euro mentre vengono digitati.
In questo caso:
• seleziona la colonna o le celle che conterranno i numeri;
• vai nella Barra degli strumenti e clicca sul tasto Euro;
• digita in queste celle i numeri, senza il simbolo dell’euro e senza decimali.
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Crea una tabella di dati
Con il foglio elettronico di Excel puoi creare delle tabelle da inserire nelle tue ricerche ricavando i dati da Internet, da testi di vario genere o da sondaggi effettuati da te o dai tuoi compagni.
R Prova a creare una tabella di dati:
• chiedi ai tuoi compagni di classe dove
hanno trascorso le ultime vacanze estive;
• ricopia i dati in un foglio di Excel seguendo l’esempio proposto.
Ricorda!
Spesso è necessario modificare le dimensioni delle celle
per dare spazio ai dati inseriti.
Puoi anche abbellire la tua tabella e mettere in
evidenza i dati che contiene, formattandola.
R Prova a formattare una tabella di dati:
• seleziona i dati della tabella;
• clicca su Formato nella Barra degli strumenti;
• clicca su Formattazione automatica;
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• scegli, nella finestra che si apre, il tipo di formattazione che vuoi
applicare alla Tabella;
• quando hai scelto, clicca su OK;
• osserva come appare la Tabella con il formato che hai scelto.
Fai scorrere la barra,
perché sotto ci sono
altri modelli!
Questo è il Modello Classico2 e… ecco i risultati!
Se non sei soddisfatto, puoi sempre
selezionare un’altra volta i dati ed eseguire di nuovo il procedimento scegliendo un altro formato, oppure puoi
formattare da solo la tabella come ti
ho insegnato nelle pagine precedenti
colorando, ad esempio, le righe o le
colonne a tuo piacimento.
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Trasforma una tabella in un grafico
Dopo aver creato una tabella, puoi visualizzare i suoi dati in un grafico.
Il procedimento è molto semplice perché… pensa a tutto Excel, tu devi solo fare
delle scelte.
Prendiamo come esempio la tabella appena creata sul sondaggio delle vacanze e
trasferiamo i suoi dati in un grafico.
R Prova a creare un grafico:
• seleziona tutte le celle dei numeri che vuoi visualizzare nel grafico
(quindi la Riga 7 con il Totale degli alunni, non va selezionata);
• vai nel menu Inserisci e clicca su Grafico oppure clicca direttamente,
nella Barra degli strumenti, sul bottone del grafico;
• compare una finestra con tutti i tipi di
grafico a tua disposizione; scegli, nella
colonna di sinistra, il Tipo di grafico
che ti sembra più adatto alla situazione
e clicca (i grafici più usati sono i primi
quattro dell’elenco);
• spostati poi nella zona di destra e, fra le
Scelte disponibili, decidi in che modo
vuoi venga visualizzato il tuo grafico;
• clicca poi su Avanti.
Nell’esempio è stato scelto il primo tipo di
grafico: l’istogramma con la visualizzazione
a 3D non in pila (D significa dimensioni).
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• nella seconda schermata viene proposto
il grafico così come apparirà;
• se sei soddisfatto, clicca su Avanti altrimenti clicca su Indietro e fai delle altre
scelte;
• nella terza schermata ti viene data la
possibilità di dare un titolo al grafico e il
programma ne propone uno;
• se ti sembra adatto clicca su Avanti, altrimenti entra nel campo di testo con un
clic, cancella il titolo che trovi scritto e
digita il tuo;
• clicca poi su Avanti;
• nel quarto e ultimo passaggio devi scegliere se vuoi visualizzare il tuo grafico
nella stessa pagina dove hai scritto i dati, oppure su un foglio nuovo;
• clicca ora su Fine.
Nell’esempio è stato scelto di inserire il grafico accanto alla tabella ed ecco
il risultato…
Se vuoi
saperne
di più e giocare
con me collegati
a L’ABC del
computer.
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Excel: verifica le tue conoscenze/1
Scopri se sei diventato un esperto nell’uso di Excel.
R Osserva questo disegno con le celle del foglio elettronico colorate in modo diverso,
e completa lo schema.
elemento del disegno
tipo
indirizzo
finestra di sinistra
cella
finestra di destra
cella
prato davanti alla casa
3 righe
20 – ............ – ............
porta della casa
4 celle
G16 – ............ – ............ – ............
tronco dell’albero
colonna
mele dell’albero
3 celle
nuvoletta grigia a sinistra
5 celle
nuvoletta in alto al centro
4 celle
cornice del disegno
F13 -
P3 – ............ – ............
2 colonne A 2 righe
46
1-