Strutturare un evento

Ideare – progettare – organizzare – gestire – il follow-up
IDEARE
Innanzi tutto – anche se ci si
ripete – bisogna definire quali
obiettivi
ci
si
prefiggono
attuando il mezzo evento.
Una indagine accurata di
cosa vuole l’azienda e una
analisi dello scenario in cui
opera saranno utili per avere
ben chiari tutti gli obiettivi e
come raggiungerli.
Strutturare un evento
Sulla base dei messaggi da
trasferire e sulla scelta di quali
sono i pubblici d’interesse (a
volte non solo quelli che
saranno presenti all’evento) –
dato per scontato che le
strategie sono state definite - si
deciderà qual è l’evento migliore
quindi si darà luogo all’idea
creativa.
E’ creativa qualunque
cosa/azione che, in
qualche modo, coinvolga il
pubblico….trasferendo il
messaggio voluto.
Attenzione tutta la
creatività possibile non
deve spostare l’attenzione
del pubblico dal
messaggio chiave e
dall’obiettivo che ci siamo
prefissi. Se così fosse
ricorderebbero l’evento
ma ben poco dei suoi
contenuti.
Strutturare un evento
Essere creativi è, oltre che piacevole, gratificante: un
libero sfogo della fantasia alla quale deve seguire la
pratica e, un evento, oltre che creativo deve anche essere
fattibile.
PROGETTARE
Cosa
Data e luogo dell’evento
Note
analizzate i vari calendari e, se
potete, scoprite se non ci sono
accavallamenti con eventi
similari. Scegliete una sede che
risponda a requisiti ben precisi.
Obiettivo/i
Messaggio chiave
Pubblici da coinvolgere
tipo di invitati e possibili
relatori
titoli delle relazioni
se sono previste
Moderatore
A secondo del tipo d’evento
Strutturare un evento
PROGETTARE
Cosa
Scaletta degli interventi
Note
Ampiezza dei tempi
Stesura del programma
Creazione e stesura dell’invito
Deve essere attraente nella
forma e nei contenuti e tagliato
secondo l’evento e il pubblico
invitato
Regia ed impostazione creativa
dell’evento
a volte necessita un vero e
proprio storyboard
Piano di comunicazione per
“promozionare” l’evento
sempre che sia utile e concordi
con l’obiettivo
Budget previsto
timing con le principali deadline
Utile sarà fissare anche delle
date in cui si controlla
l’andamento del lavoro
soprattutto se chi ci lavora è un
folto gruppo di persone
Strutturare un evento
L’organizzazione è, assieme alla giornata dell’evento, la
parte più pesante perché – senza perdere di vista gli
obiettivi – bisogna essere operativi e attenti al budget
previsto.
ORGANIZZARE
Cosa
Selezione e scelta dei fornitori
Note
Creativi, stampatore, fotografi,
tecnici per l’audio e il video,
fioristi, catering, altro
Selezione del personale di
supporto
Hostess, traduttrici simultanee,
operatore di sala, sicurezza
Selezione e contatti con i
relatori
Accordi su contenuti, messaggi,
supporti tecnici, testi da
redigere, titoli delle relazioni,
trasferimenti e ospitalità,
gettone di presenza
Strutturare un evento
ORGANIZZARE
Cosa
Note
Moderatore e artisti/ospiti
Come per i relatori. Anche qui
sarà necessario un brief
(azienda, obiettivi, pubblico
presente, scaletta interventi –
incluso contenuti)
Creazione mailing-list
E’ lo strumento cardine per
garantire la redemption mirata
Scelta degli allestimenti e delle
soluzioni tecnologiche
Tagliati secondo la “creatività”
dell’evento
Realizzazione dei materiali
informativi e di supporto alla
presentazione
Folder e carta con logo su cui
stampare i testi, booklet, leaflet,
houseorgan, quant’altro utile ma
anche slide, filmati, CD-rom,
etc.
Aggiornamento budget
Sulla base dei preventivi scelti
Strutturare un evento
La gestione può ricordare i momenti prima della
battaglia quando si ricapitolano tutti i tempi e le strategie
per uscirne vincitori. Ognuno sarà chiamato ad un ripasso
generale e, se l’occhio dell’ospite non noterà il lavoro e la
fatica che sta a monte, potremo dire che l’evento è stato
di qualità.
GESTIRE
Cosa
Note
I dettagli tecnici
Tempi di proiezione e di
dibattito, tempi per il dibattito,
tempi per le eventuali interviste,
ma anche fotocopie e
duplicazioni varie, altro
La comunicazione
Come, cosa, a chi e quando e in
che taglio
Le prove generali
Pretendere di provare (tutto
anche la strumentazione)
seguendo la regia predisposta
Strutturare un evento
GESTIRE
Cosa
Note
Gli imprevisti
Più la progettazione è
dettagliata e il gruppo preparato
e conscio della propria
responsabilità individuale meno
sono le possibiltà di imprevisti.
Qualora accadesse qualcosa è
solo con la dovuta lucidità e
creatività, oltre che senso
dell’urgenza, che si risolvono le
situazioni.
Il “momento” evento
Come dire inizia la festa!
L’esercito è perfettamente
allineato secondo le strategie.
Ognuno sa cosa deve fare. Il
“generale” dovrà solo – magari
senza farsi notare – dare dei
segnali al momento opportuno.
Strutturare un evento
Il follow-up è il post evento. La verifica che quanto è
stato fatto ha prodotto un bene: il risultato voluto!
In battaglia sono i nemici che scappano o si arrendono e
il conto di coloro che restano sul campo (fra i nostri e i
nemici) oltre che il raggiungimento di quanto ci eravamo
prefissi (un territorio, la libertà, altro).
FOLLOW-UP
Cosa
Misurazione dei risultati
Note
Dal feedback immediato, alla
partecipazione del pubblico
(interazione), a cui seguono
anche contatti telefonici e
richieste post-evento ma anche
un aumento del volume di
vendite. I parametri sono
necessari e stabiliti con il
Cliente. Su questa base sarà più
semplice misurare i risultati di
un evento
Strutturare un evento
FOLLOW-UP
Cosa
Note
Rassegne stampa
Se fra i parametri è fissato
anche un ritorno stampa di una
certa entità è bene definire al
suo interno parametri qualitativi
e quantitativi (quanti articoli e
in quanto tempo, i contenuti, chi
nominano e quante volte)
Budget consuntivo
Se le previsioni sono state
esatte e i controlli sono stati
effettuati il budget, a meno di
aver ricevuto richieste
supplementari – possibilmente
scritte e definite - deve essere
almeno alla pari.
Promozione e invitati
 L’evento è lo strumento di comunicazione che, per
eccellenza, può andare direttamente a colpire il/i target
prescelti dall’azienda.
PROMUOVERLO E’ QUINDI FONDAMENTALE
 La promozione di un evento può essere:
Diretta
Indiretta
Promozione e invitati

Promozione diretta
Si può parlare di promozione diretta quando il pubblico che
partecipa è anche il target da raggiungere.
Qualche esempio:
 Convegni bancari rivolti agli azionisti;
 Congressi scientifici per medici, ricercatori, professionisti
settore;
 Manifestazioni legate a campagne salutistiche di prevenzione
del
Promozione e invitati
 Promozione indiretta
E’ promozione indiretta quando per raggiungere il
target prescelto si utilizza come canale il pubblico
partecipante all’evento.
Qualche esempio:
 Conferenze stampa sul lancio di prodotti;
 Seminari rivolti ai medici/farmacisti sull’autocura (farmaci
da banco);
Promozione e invitati
Ufficio Stampa
Non è inserito a caso!
I media, sia cartacei sia
audiotelevisi, sono un
mezzo di promozione
indiretta.
Uno dei canali per
arrivare al consumatore
finale.
Proprio perché mezzo, la stampa è strumentale al
raggiungimento degli obiettivi. In sostanza la stampa
diventa alleato nella divulgazione del messaggio e
nostro compito è fornire il materiale quanto più
possibile preciso per produrre una informazione
corretta verso il target finale.
Un “do ut des”: ti fornisco la notizia, l’intervista,
etc…tu la pubblichi.
Promozione e invitati

Patrocini e partnership
Anche se non fondamentale, il patrocinio o la partnership con
associazioni, ministeri, fondazioni, enti pubblici, editori,
etc…sicuramente distingue l’evento e lo veste di importanza.
E’ un po’ come presentarsi a nome di qualcuno che conta.
Per dare un esempio: se un evento che parla di salute si
rivolge ai medici e, a cascata, alla popolazione, il patrocinio del
Ministero della Salute darà “importanza” ai contenuti
dell’evento e, soprattutto, verrà percepito come assai
credibile.
Promozione e invitati

Gli invitati
La mailing degli invitati è fra i cardini più importanti per la
buona riuscita di un evento (raggiungimento del target e degli
obiettivi). Deve essere rivolta al giusto interlocutore e
verificata nei suoi aspetti di forma e di sostanza.
Una mailing attenta presuppone la conoscenza approfondita
dei possibili partecipanti e l’area in cui ruotano. Alla mailing va
seguito un re-call preparato anzitempo. Chi svolge questa
mansione
deve
conoscere
perfettamente
i
contenuti
dell’evento e i suoi obiettivi ma anche la psicologia di chi lo
ascolta.
Chi svolge un re-call “vende”
l’importanza dell’evento, attrae
e seduce chi lo ascolta. Per
contro deve garantire la realtà
di quanto sta vendendo.
I giornalisti
 A chi rivolgersi: come capirlo
– Analisi delle testate e dell’area di intervento
– Analisi del target a cui si rivolgono le testate
– Analisi del formato della comunicazione all’interno
delle testate
– Verifica, all’interno della redazione, di chi si occupa
di un dato settore
– Verifica dell’interesse del medesimo sugli argomenti
che proporremo
– Verifica dei bisogni e della possibilità da parte nostra
di rispondere a quei bisogni
– Redazione della media list ad hoc
I giornalisti
Ciò vuole intendere che i risultati stampa non
dipendono
dalle
divulgazioni
“a
tappeto”
bensì da una analisi mirata della stampa
interessata
ad
un
preciso
argomento.
Rispondendo a tali requisiti sarà facile avere
nei giornalisti degli alleati.
Il dopo evento
Ricordare nel tempo
Più l’evento (il suo messaggio) viene
ricordato nel tempo, più saremo certi di avere
raggiunto gli obiettivi. Mantenere vivi i
rapporti con i partecipanti può prolungare la
durata dell’interesse con risultati positivi
riscontrabili anche dopo parecchi mesi.
Più risultati positivi verranno raggiunti (non
solo obiettivi ma anche consuntivo di budget)
più il Cliente si ricorderà positivamente di noi.
Il dopo evento
Ricordare nel tempo
Chi deve ricordare:
I partecipanti
Il cliente
Gli strumenti utili per ricordare:
Lista dei partecipanti
Rassegna stampa
Budget consuntivo
Il dopo evento
Ricordare nel tempo
La lista dei partecipanti
Di grande valore, la lista dei partecipanti, ci
consente di mantenere vivo il rapporto con gli
stessi. Dare loro ulteriori informazioni ma anche
ricevere la loro attenzione e, a volte, cogliere al
volo ulteriori opportunità.
Se i partecipanti sono giornalisti mantenere vivo il
contatto potrà significare una collaborazione
proficua nel tempo a tutto vantaggio dei risultati
ma anche della nostra credibilità
Il dopo evento
Ricordare nel tempo
La rassegna stampa
Una rassegna stampa ben presentata oltre che
essere uno dei documenti tangibili dei risultati
ottenuti
può
diventare
uno
strumento
di
comunicazione interna ed esterna per il Cliente se
ad essa si uniscono le analisi di contenuti e la
valorizzazione dei risultati quali-quantitativi.
Inoltre sarà utile per il mantenimento del rapporto
di collaborazione con i giornalisti che hanno dato
spazio ai messaggi veicolati con l’evento.
Il dopo evento
Ricordare nel tempo
Il budget consuntivo
Se il lavoro da noi svolto si sarà attenuto al budget
a disposizione e previsto all’interno del progetto
operativo (si parla di budget di spesa ma anche di
tempo/lavoro del gruppo, ovvero di onorari),
potremo essere certi che il Cliente sarà soddisfatto.
Un budget consuntivo uguale alla stima iniziale
potrà essere utile strumento per eventi di simile
portata con uno sforzo minore ma identico e, a
volte, migliore risultato.