La circolazione in
ALEPH500
(a cura di Liliana Bernardis)
24-25 gennaio 2007
Caratteristiche generali
Il modulo della circolazione registra e monitorizza attività quali:
 prestito, rinnovo, restituzione, prenotazione, richiesta di fotocopie,
advance booking, attività pertinenti la sala di lettura…
Modulo della circolazione e OPAC WEB sono strettamente connessi:
l’informazione relativa a ciascuna copia (se in prestito, quando è
prevista la restituzione, il n. di prenotazioni) è disponibile dall’OPAC
WEB; ciascun utente può servirsi del WEB per visualizzare prestiti e
prenotazioni, per chiedere fotocopie, per verificare le transazioni di
cassa, per leggere ed inviare messaggi che lo staff della biblioteca
legge e scrive dall’interfaccia GUI
Le basi interessate alla
Circolazione

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Le attività della circolazione fanno riferimento ad
una Library Amministrativa (o base)
All’interno di questa Library possono essere
definite varie Sub-Library e ciascuna SubLibrary può definire una sua politica distinta di
circolazione. La circolazione è gestita a livello di
copia e ogni copia deve appartenere ad una
sottobiblioteca.
Modello grafico
Catalogo UDN01
Biblioteca
Amministrativa
UDN50
Sottobiblioteca CHM
Sottobiblioteca FSF
Sottobiblioteca
RMM
ecc.
L’interfaccia GUI
Risponde a criteri quali la facilità d’uso, l’ergonomia, la
chiarezza. Consente di visualizzare simultaneamente
molteplici pannelli con tutte le informazioni rilevanti.
Le attività piu’ frequenti (prestito, restituzione, utente,
copia, ricerca) sono richiamate da icone. Altre icone
richiamano: creazione nuovo utente, gestione profilo
utente, catalogazione e creazione nuova copia.
Vediamola nelle sue componenti
Barra del titolo
Barra del menu
Tavola principale
Pannello superiore
Radice
Nodi
Pannello inferiore
Barra dell’utente
Barra della copia
La tabella utente
Presenta due radici
 attività utente (con i suoi nodi)
 registrazione utente (con i suoi nodi)
Le tipologie di record relative all’utente (informazioni
utente globale, informazioni utente locale, informazioni indirizzi, ID
ulteriori) sono differenti e vengono archiviati in tabelle differenti
Distinguiamo:
L’utente “non locale”, l’utente locale, lo sponsor (concede i suoi privilegi
ad altri), il proxy (accanto al suo record globale di utente normale, ha
tanti record globali come proxy, relativi a ciascuno degli sponsor, con
ID distinti ma con ID sponsor uguale a quello di colui che concede i
privilegi)
Registrazione nuovo utente
Regolare
Veloce
(dipende dalle impostazioni del file
circ.ini)
Remota
(importazione dati da altre
biblioteche)
Inserimento nuovo utente
(modalità standard)


Selezionare “Nuovo utente” nel menu Utenti o
cliccare sull’icona posizionata sulla destra della
barra utente o Ctrl + F7
Poi compilare:
 Informazioni
utente globale
 Informazioni utente locale
 Indirizzi
Operazioni relative all’utente
Ricerca
Aggiornamento dati
Duplicazione
Cancellazione
(ammessa anche nel caso
in cui l’utente abbia prenotazioni e/o
richieste di fotocopie)
La tabella copia
Presenta 4 radici (Lista delle copie, Copie, Info Bibliografiche, Lista Trigger)
e 7 nodi.
Quando è aperta la tabella copia (o la tabella restituzione) è attiva la barra
della copia.
Il pannello superiore della Tab Copie mostra la lista delle copie legate alla
notizia bibliografica selezionata. Il pannello inferiore mostra le informazioni
specifiche sulla copia selezionata nel pannello superiore. Utilizzare l’albero di
navigazione per visualizzare altre informazioni sulla copia (prestiti, prenotazioni)
I record di copia in ALEPH500 presuppongono un record amministrativo
e sono caratterizzati dal numero di record amministrativo seguito da un
numero di sequenza.
Operazioni relative alla copia
A differenza del lettore, la registrazione e l’aggiornamento del record di
copia non è operazione tipica della Circolazione ma della
Catalogazione. Solo per necessità contingenti è disponibile nella
circolazione la catalogazione veloce. Per lo stesso motivo per alcuni
aggiornamenti il sistema rimanda al modulo della Catalogazione.
Le funzioni di Catalogazione veloce, Modifica Informazioni,
Ripristina informazioni sulla copia.
Le attività della circolazione
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Prestito
Rinnovo
Restituzione
Richiesta di prenotazione copia
Richiamo
Richiesta fotocopie
Advance booking
Sala di lettura
Transazioni di cassa
Gestione scaffale chiuso
Servizi di circolazione
Trovano in massima parte corrispondenza con i nodi nella tabella utente e con i
nodi nella tabella copie
Prestito e Restituzione: configurazioni iniziali
Dal menu ALEPH/Opzioni è
necessario impostare alcuni
parametri sui client delle
postazioni abilitate.
Prestito: i controlli del sistema
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L’utente ha diritto a prendere in prestito volumi?
La tessera è ancora valida?
L’utente ha codici di blocco?
L’utente è moroso su altri prestiti o a debiti attivi?
L’utente ha già raggiunto il limite di prestiti a cui ha diritto?
La copia può essere prestata?
La copia ha richieste di prenotazioni?
La relazione status copia/status utente è compatibile con il prestito?
Se l’opera viene prestata a un utente con proxy, il prestito è registrato
sotto il nome dello sponsor.
Le tipologie di prestito
Prestito standard
Prestito veloce
Prestito offline
Registrazione prestito
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Selezionare la tabella Prestiti
Inserire l’ID/BC utente nella barra dell’utente e il BC
copia nella barra della copia
Il pannello superiore visualizza le informazioni sull’utente
Il pannello inferiore visualizza le informazioni sulla copia
Cliccare sul pulsante Fine sessione per chiudere la
sessione di un utente e pulire le finestre
Le date di restituzione
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Dalla tabella del Prestito
Visualizzazione
Modifica : per prestiti futuri, per
prestiti correnti (dal menu
principale), per singole opere di
uno specifico utente (dalla tabella
dell’utente-lista dei prestiti), nel
corso della registrazione di un
prestito
Copie smarrite, richiami, copie
registrate come restituite
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

Se un’opera viene dichiarata Smarrita il sistema aggiorna la data di
restituzione (Smarrito). Se poi l’utente trova il libro e lo riporta la
restituzione viene registrata normalmente
Se un’opera viene Richiamata viene stampata una lettera di sollecito
per l’utente e nel campo data restituzione viene inserita dal sistema
la data di restituzione effettiva
Può succedere che un utente dichiari di aver restituito il libro anche
se non c’è traccia di restituzione nel sistema. In questo caso è
possibile prendere atto della situazione dichiarando il volume Reso.
Il sistema chiede conferma e inserisce la nota Dichiarato reso nel
campo relativo alla data di restituzione
Il rinnovo
Per rinnovare un singolo prestito si opera:
 dalla tabella Utente (lista dei prestiti)
 dal menu Circolazione (Rinnovo tramite barcode)
Per rinnovare tutti i prestiti di un utente si procede:
 dalla tabella Utente (lista dei prestiti)
[In questa modalità, per ogni copia rinnovata il sistema visualizza un report con
dei log riepilogativi (es: rinnovato con successo, non ci sono privilegi per
rinnovare il prestito della tal copia, rinnovato con successo con l’opzione Override,
ecc.)]
Il rinnovo, su un determinato n. di items appartenenti a utenti diversi
può anche essere effettuato in batch attraverso il service cir-8
La restituzione
Standard

presso la biblioteca cui appartiene il volume
 presso una sede diversa da quella di appartenenza
Eventuali notifiche di prenotazioni dipendono dalla configurazione della
Postazione. Prima di effettuare il rientro del volume è possibile
cambiare la data di restituzione
Veloce
Offline
Registrare una restituzione
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



Selezionare la tabella Restituzioni
Inserire il BC della copia nella barra della copia
Il pannello superiore visualizza le informazioni sull’utente
Il pannello inferiore visualizza le informazioni sulla copia
Cliccare sul pulsante Pulisci per chiudere la sessione di
un utente e pulire le finestre
Le prenotazioni
Si può intervenire
dal menu Richieste
oppure dalla
Tabella Copie, Lista
Copie, Prenotazione
Una prenotazione può
anche essere effettuata
da OPAC WEB
Cancellare una prenotazione
Dal menu Richieste (tramite barcode). Se esiste piu’ di una
prenotazione su quel volume il sistema visualizza la lista per poter
scegliere quale prenotazione cancellare.
Dalla tabella Utente (lista richieste prenotazioni)
Dalla tabella Copia (lista delle prenotazioni)
Il sistema chiede conferma dell’operazione.
Il prestito cancella di per sè la prenotazione se il volume è preso in
prestito dall’interessato.
Cancellare prenotazioni multiple
Dal menu
Richieste/Richieste
Prenotazioni
Prestito intrateneo
Con questa espressione intendiamo l’insieme di procedure che consentono ad
un utente di ritirare le opere di interesse presso una struttura diversa da quella
cui queste appartengono. Per convenzione si è deciso di limitarlo alle richieste
provenienti e relative alle sedi di Gorizia e Pordenone.
Le fasi:
Richiesta utente
Richiesta di disponibiiltà copia
Elaborazione richieste
Arrivo copia/copie
Restituzione copia da parte dell’utente
Rientro copia nella biblioteca di appartenenza
Cosa succede se..?
Il volume viene restituito a una biblioteca [A] diversa da quella di appartenenza [B] ma c’è
una prenotazione con richiesta di ritiro presso una determinata struttura [C]
Il sistema stampa una lettera di trasferimento per C (senza visualizzare la lista delle
prenotazioni) e presta il volume a un pseudo-utente con ID uguale a C. L’operatore di C
quando riceve il volume effettua la restituzione e può visualizzare la finestra con la lista delle
richieste. Il volume potrà quindi essere disponibile presso la struttura dove l’utente ha
chiesto di poterlo ritirare.
A
Sub Copia
B
C
Sub Restituzione Sub Pick-up
Lettera
trasferimento
per C
Registra
restituzione
Prestito per C
Lettera utente
per ritiro
I servizi
Avvisi agli utenti
cir-50, cir-51-cir-52 sono simili: le differenze nel nostro contesto operativo non si
notano perché noi abbiamo un utilizzo solo teorico delle transazioni di cassa
(per es. cir 50 e 51possono addebitare all’utente libri per i quali sono già
stati inviati dei solleciti)
cir-12: crea cedole di richieste di prenotazioni e le lettere "prenotazioni non
evase" da inviare agli utenti. E’ importante per la gestione del prestito intrateneo
Le procedure listate sotto Report sono interessanti, così come quelle elencate
sotto Statistiche Atlantis, per fini statistici: le statistiche Atlantis (ad eccezione
della util 30 e 31) sono però piu’ efficaci per i dati a livello di sistema