Manipolazione dei dati
Access permette di manipolare i dati in modo semplice
intervenendo direttamente sulla tabella:
• clicchiamo, nella colonna degli oggetti, su ‘Tabelle’;
• facciamo doppio click sulla tabella insegnamenti;
• ci posizioniamo nella riga col simbolo ‘*’ sulla sinistra, per inserire
un nuovo record, questo verrà salvato non appena abbandoniamo la riga;
• clicchiamo sul selettore di riga e poi premiamo ‘Canc’ per cancellare un
record;
• infine, selezioniamo la riga da modificare e inseriamo direttamente il nuovo
testo
Pulsanti di spostamento tra i record di una
tabella. Nell’ordine:
Primo recod |<, record precedente (rispetto a
quello corrrente) <, posizione del record
corrente 3, record successivo >, ultimo record
>|, nuovo record >* e numero totale dei
record 4.
CORSI DI INFORMATIZZAZIONE - Basi di Dati: MS Access - Parte 2 - Maggio 2003
1
Creare una query
Per creare una query con gli strumenti visuali di Access:






clicchiamo, nella colonna degli oggetti, su ‘Query’;
facciamo doppio click su ‘Crea una query in visualizzazione struttura’, verrà mostrata una
finestra per la scelta delle tabelle da cui estrarre i dati;
clicchiamo su ‘studenti’ e poi sul pulsante ‘Aggiungi’;
clicchiamo su ‘citta’ e poi sul pulsante ‘Aggiungi’ e poi su ‘Chiudi’;
Access ha aggiunto le due tabelle nella finestra della query. Se la relazione è stata impostata
correttamente, il join (la linea che collega il codice città delle due tabelle) viene fatto
automaticamente, altrimenti deve essere fatto manualmente tramite trscinamento del campo;
trasciniamo nella griglia sottostante (detta griglia QBE) i campi da visualizzare, da testare e
utili per un ordinamento dell’output ed applicare le seguenti modifiche:
Nella riga dei criteri, inseriamo le
condizioni che la colonna ‘data_nascita’
deve rispettare, in questo caso il campo
deve essere maggiore o uguale (>=) a
1/1/1980. L’operatore, se non
specificato, è ‘=’.
Disattiviamo la check box se su
un campo si deve fare solo un
ordinamento o un test. Come
vediamo, sulla colonna
‘Cognome’ viene impostato un
ordinamento crescente
Attiviamo la check box se vogliamo visualizzare il
contenuto del campo quando la query verrà eseguita
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La finestra delle query
Pulsante per visualizzare il
risultato della query
Selezione del
tipo di query
Pulsante per
eseguire la
query
Mostra la riga
‘Totali’ (per
conteggi,
sommatorie …)
Griglia QBE
(Query By
Example)
L’asterisco, se trascinato nella
griglia QBE, include tutti i campi
della tabella
Nome del campo
Aggiungi tabella
Tabella da cui proviene il
campo
Join
Selezione del criterio di
ordinamento (cresc./decresc.)
Se attivato, visualizza il campo
Criterio selettivo da applicare
Criterio selettivo alternativo da applicare. Perché una
riga venga visualizzata, deve rispettare tutte le
condizioni sulla riga ‘Criteri:’ o sulla riga ‘Oppure:’
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Tipi di query
Con l’output della query
viene creata una nuova
tabella nel database
Ha come output una
matrice bidimensionale
E’ quella vista finora, è
quella predefintita
Utilizzata per aggiornare i
record delle tabelle
L’output della query viene
accodato ad un tabella
esistente
Utilizzata per eliminare i
record delle tabelle
La riga ‘Formula:’ (attivata
cliccando su simbolo della
sommatoria) è utile per creare
query che effettuano operazioni su
gruppi di dati (media,
minimo,massimo, conteggio, come
in questo caso, ecc.)
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Operatori utilizzati nelle query
(nella riga ‘Criteri:’)
Applichiamo gli operatori elencati alla colonna ‘voto’, in una tabella ‘esami’
con sei righe, i cui valori sono 18, 22, 22, 23, 24 , 30:
Operatore
Esempio
Risultato
> (maggiore)
voto > 23
24,30
>= (maggiore o uguale)
= (uguale)
< (minore)
<= (minore o uguale)
<> (diverso)
Like (come, *=qualsiasi gruppo di caratt.)
Like (come, ?=un carattere qualsiasi)
Like (come, #=una cifra numerica)
Like (come, […]=gruppo specifico di car.)
Like (come, !=negazione)
Between (compreso fra … e …)
In (compreso nell’elenco)
Not In (non compreso nell’elenco)
voto
voto
voto
voto
voto
voto
voto
voto
voto
voto
voto
voto
voto
23,24,30
23
18,22,22
18,22,22,23
18,22,22,24,30
18
23
30
22,22,23,24
24
30
22,22,23
18,24,30
>= 23
= 23
< 23
<= 23
<> 23
Like '1*'
Like “?3”
Like “3#”
Like “2[2-5]”
Like “2[!2-3]”
Between 25 and 30
In (22;23)
Not In (22;23)
Gli operatori elencati si possono applicare anche alle date e al testo. Esempi:
• data_nascita >= #1/1/1980# (nati dal 1980 in poi). Nota: #1/1/1980# < #2/1/1980#
• cognome like “R*” (cognomi che iniziano per R). Nota: “A” < “B”
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Query parametriche
I criteri di selezione dei dati visti in precedenza erano di tipo ‘statico’, nel senso
che, una volta creata la query, il valore da testare era definito (ad es. la
data_nascita >= #1/1/1980# o il voto_diploma > 80) e la sua variazione
comportava la modifica della query.
Nelle query di Access possiamo creare una query parametrica, con la quale il
valore da testare viene richiesto all’utente di volta in volta:
1 – Inseriamo nella griglia
QBE il prompt, racchiuso
tra parentesi quadre,
che apparirà nella
finestra di dialogo (il
prompt può essere
combinato con gli
operatori già visti)
2 – Clicchiamo sul pulsante
‘Visualizza’ (o su
‘Esegui’) della Barra
degli strumenti
3 – Inseriamo il parametro
richiesto
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Tipi di query: di creazione tabella
Vengono utilizzate per creare nuove tabelle con le colonne estratte
da tabelle esistenti.
Creiamo una tabella con tutti gli studenti residenti nella provincia di
Frosinone, ordinato per comune di residenza e cognome:
Clicchiamo sul pulsante ‘Tipo query’
e selezioniamo ‘Query di creazione
tabella’.
Ci verrà chiesto di dare un nome
alla nuova tabella. A questo punto
possiamo:
• cliccare su ‘Visualizza’, per vedere
in anteprima la lista delle righe
coinvolte dalla query;
• cliccare su ‘Esegui’, per creare
realmente la nuova tabella.
QUESTO TIPO DI QUERY È MOLTO UTILE QUANDO
SI DEVONO ESPORTARE I DATI, AD ESEMPIO IN
UN FOGLIO EXCEL O IN UN ALTRO DATABASE
ACCESS
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Tipi di query: di eliminazione righe
Vengono utilizzate per cancellare i record in una tabella.
Procediamo alla cancellazione delle prenotazioni ad esami svolti in passato:
Selezioniamo il tipo
di query
Trasciniamo l’asterisco
dalla tabella dove
cancellare le righe, nella
griglia QBE
Verrà aggiunta la riga ‘Elimina:’. Qui definiamo in quale tabella eliminare le righe (colonna Da) e in base
a quale criterio (colonna Dove). Infine clicchiamo su ‘Visualizza’ e poi su ‘Esegui’ per procedere
all’eliminazione
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Tipi di query: di accodamento righe
Supponiamo di aver definito la tabella ‘matricole’ con la struttura di
seguito illustrata e di volervi inserire, alla fine di ogni periodo di
iscrizione, tutte le nuove matricole:
L’operazione da fare è quella di individuare le righe
dalle tabelle ‘studenti’ e ‘iscrizioni’ e riversarle in
‘matricole’. Lo strumento che Access dispone per
questo tipo di operazioni è la query di accodamento.
Selezioniamo il tipo di query. Ci
verrà chiesto di specificare il nome
della tabella di destinazione
Access aggiungerà la riga ‘Accoda a:’ ed
elencherà i campi della tabella di destinazione
il cui nome coincide con quello selezionato
dalle tabelle visualizzate. Gli altri campi
possiamo definirli manualmente. Infine
clicchiamo su ‘Visualizza’ e poi su ‘Esegui’ per
procedere all’eliminazione
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Tipi di query: di aggiornamento righe
Vengono utilizzate per aggiornare i record in una tabella.
Nell’esempio seguente, gli appelli d’esame futuri vengono spostati
alla settimana successiva:
Selezioniamo il tipo di query.
Comparirà la riga ‘Aggiorna a:’. Qui
verranno messi i nuovi valori che
rimpiazzeranno quelli esistenti.
Infine clicchiamo su ‘Visualizza’ e poi
su ‘Esegui’ per procedere
all’eliminazione
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Tipi di query: a campi incrociati
Le query a campi incrociati consentono di calcolare e riorganizzare i dati per
semplificarne l'analisi. Le query a campi incrociati vengono utilizzate per eseguire
funzioni di raggruppamento (somme, conteggi ecc.) in base a due tipi di
informazioni, disposti su righe e colonne. Nell’esempio che segue vengono
conteggiati il numero di esami sostenuti per insegnamento in base al voto:
Creiamo innanzitutto una semplice query (esami_descr)
per la decodifica del nome dell’insegnamento. Poi, dal
menu ‘Inserisci’ -> ‘Query’, scegliamo ‘Creazione
guidata query a campi incrociati’.
Risultato della query a campi incrociati
Ci verrà chiesto:
- Su quale tabella o query basare il calcolo, sceglieremo
esami_descr;
- quali campi adottare come intestazione di riga e di
colonna;
- quale calcolo eseguire (in questo caso un conteggio)
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