La visita di re-accreditamento JCI
Come affrontarla in un ospedale universitario
A. Perulli
Quando e come
• Periodo: 12-16 maggio 2014
• 5 surveyor (qualifiche: infermiere, medico,
amministrativo, clinico universitario)
• Standard per Ospedale universitario, 5a edizione
• Visite in tutti i reparti, ambulatori, spazi comuni, aree
normalmente non accessibili (tetto, locali tecnici…)
• Interviste con medici, infermieri, tecnici, studenti,
specializzandi, pazienti….
Regole
• I verificatori possono chiedere tutto,
indipendentemente dal loro ruolo.
• Quando può essere fatta la visita in reparto
– In qualsiasi momento. Il “tracer del paziente”
segue il percorso ospedaliero del paziente.
• Cosa possono fare
– Aprire tutte le porte.
– Guardare in tutti gli armadi / scaffali.
– Intervistare il personale e i pazienti (dare la propria
disponibilità, ma precisare che bisogna chiedere al
paziente se gradisce essere intervistato).
– Osservare gli operatori mentre questi lavorano.
– Guardare cartelle cliniche aperte o chiuse.
Regole generali di rapporto con i verificatori
• Ascoltare la domanda posta dal surveyor ed aspettare che i
traduttori traducano, anche se comprendete l’inglese (questo
permette a tutti di seguire le conversazioni effettuate e a voi di
guadagnare qualche secondo per dare la risposta corretta e precisa)
• Rispondere sempre in italiano ed aspettare che i traduttori
traducano
• Seguire sempre il concetto “a domanda precisa – risposta precisa”
(se chiedono quale numero di telefono facciamo per allertare
l’antincendio, rispondiamo “4444” e non divaghiamo)
• Non polemizzare sul contenuto degli standard
• Non polemizzare rispetto alle scelte aziendali (non è la sede)
Prima della survey
• E’ probabile che i surveyor vogliano vedere la documentazione
clinica dei ricoverati:
– Le cartelle cliniche devono essere TUTTE ben compilate, in bella calligrafia
(leggibilità), complete, con tutte le firme previste
– Non devono eserci parti non compilate della cartella clinica
– Non devono essere presenti sulla cartella clinica cancellature o correzioni
“pasticciate”
– Deve essere presente in reparto la lista delle firme depositate per consentire
la tracciabilità delle annotazioni
– Tutti i consensi informati devono essere presenti e compilati
– I registri operatori devono essere stampati e presenti
Prima della survey
• E’ probabile che i surveyor vogliano vedere una o più cartelle
cliniche di pazienti appena dimessi:
– Selezionare 8-10 cartelle da tenere a disposizione per la visita, selezionando
quelle con le patologie più frequenti nel reparto: queste cartelle devono
essere assolutamente “perfette” per quanto riguarda la corretta compilazione,
le valutazioni, la presenza di tutte le firme necessarie, presenza di copia della
lettera di dimissione firmata
• E’ possibile che i surveyor chiedano se nel vostro reparto si
effettuano sperimentazioni cliniche
– Preparare un elenco delle sperimentazioni aperte e attive nel reparto
– Gli sperimentatori devono essere presenti per poter mostrare la
documentazione relativa agli studi, lo stoccaggio dei farmaci sperimentali,
spiegare come si reclutano i pazienti
Peculiarità di un reparto
universitario
La formazione: diritti e doveri
• Presenza di studenti di medicina e scienze infermieristiche:
– Sono studenti che devono essere sempre totalmente supervisionati nella
loro attività da parte dei tutor
• Presenza di specializzandi
– Sono sempre soggetti a supervisione da parte del tutor, possono effettuare
alcune procedure sul paziente in prima persona, in rapporto ai loro privilegi,
ma sempre con la supervisione del tutor
– Gli specializzandi non possono sostituire lo strutturato nelle pratiche
assistenziali
• Presenza di docenti/tutor
– Hanno la responsabilità dei discenti a loro affidati e soprattutto della
sicurezza del paziente nel percorso formativo/universitario
La sicurezza del paziente
• Tutti gli studenti (compresi gli specializzandi) ricevono un
orientamento al reparto e sono istruiti dai loro tutor almeno su
questi aspetti:
 Le regole dell’ospedale per garantire una buona qualità della cura
(politiche e procedure aziendali)
 Programma della Commissione Infezioni Ospedaliera per il contenimento
delle infezioni nosocomiali
 La politica e le procedure sul farmaco
 Gli obiettivi internazionali di sicurezza (ed in particolar modo sulla corretta
identificazione del paziente con doppio identificativo -nome, cognome e data
di nascita; sui farmaci ad alto rischio, sulla checklist per la chirurgia sicura –
timeout; sull’importanza dell’igiene delle mani)
Sessione interattiva
Alcuni esempi di domande
Dalla survey guide….
• What type of supervision is required when you examine a patient and
write orders for that patient?
• How does that supervision change as you progress through the
program?
• How do you know who should be supervising you?
• How do you know what activities and procedures you are allowed to
do independently and which ones require supervision?
• How do you participate in the hospital’s quality improvement and
patient safety program?
• Can you tell us what you know about the International Patient Safety
Goals? How does IPSG.2.2, “handover communication,” apply to you?
• Do you provide any services to the hospital outside of your training
program? If yes, how is the type of service you provide determined?
• Do you know the process for reporting near misses, adverse events,
and sentinel events? Have you reported or been involved in any near
misses, adverse events, or sentinel events?
Simulazione domande
• Come si è svolto il vostro inserimento in ospedale?
• Rispondere descrivendo l’accoglienza in reparto,
insistere sul fatto che vi è stata spiegata l’importanza
dell’igiene delle mani, la corretta identificazione del
paziente, i sistemi di sicurezza antincendio e il n° da
chiamare in caso di incendio, il divieto di fumo, i limiti
della vostra attività che deve essere sempre
supervisionata
Domanda allo specializzando
Simulazione domande
• Come fa il paziente a sapere che siete in
formazione e non strutturati?
• Rispondere che avete un cartellino
identificativo, che deve essere sempre
indossato e che ogni volta che vi approcciate
al paziente gli spiegate che siete un medico in
formazione e che tutto ciò che fate sviene
supervisionato da un tutor.
Domanda allo specializzando
Simulazione domande
• Se c'è qualcosa che vi preoccupa per la
sicurezza del paziente, o se c'è stato un
errore, sapete a chi rivolgervi?
• Rispondere che il vostro referente è sempre il
tutor a cui siete stati affidati, in caso di errore
o rischio per la sicurezza per il paziente è
sempre possibile fare un incident reporting
Domanda allo specializzando
Simulazione domande
• Conoscete le vostre job description o
privileges? Quali sono le vostre aree di
autonomia?
• Rispondere che i vostri privileges sono ciò che
siete autorizzati a fare e con quale autonomia:
questo documento viene aggiornato anno per
anno e da voi conosciuto. Questo documento è
inoltre a disposizione di tutto il personale della
struttura
Domanda allo specializzando
Simulazione domande
• Chi valuta le vostre competenze? Come vengono
monitorizzati i vostri progressi in conoscenza? Come
si valuta l'avvenuta acquisizione di nuove
competenze?
• Rispondere che le competenze che si acquisiscono
vengono verificate dal proprio tutor e certificate sul
libretto elettronico, quando le competenze maturate
permettono di acquisire un livello di autonomia
maggiore, questo viene riportato nella scheda dei
privilegi
Domanda allo specializzando
Simulazione domande
• Avete lamentele o osservazioni sul percorso
che avete affrontato?
• Rispondere onestamente, in linea di massima
concordare con il tutor la risposta da dare (ad
esempio: fino all’anno scorso il n° di aule per la
didattica in ospedale non era adeguato e
dovevamo spostarci da un capo all’altro della
città, adesso sono state costruite nuove aule)
Domanda allo specializzando
Simulazione domande
• Come le è stata assegnata la funzione di tutor
e sulla base di quali valutazioni?
• Il direttore della scuola mi ha chiesto, visto il
mio curriculum, di effettuare questo tipo di
formazione agli specializzandi
Domanda al tutor / docente
Simulazione domande
•
•
Le capita di dover affidare i suoi
specializzandi ad altri colleghi?
Può capitare che per particolari attività gli
specializzandi vengano affidati a colleghi
esperti in determinati campi. Il collega mi
relazione verbalmente sulla progressione in
conoscenze della materia specifica
Domanda al tutor / docente
Simulazione domande
•
•
Se si, in base a quali criteri li ha affidati ad
un collega piuttosto che ad un altro?
Ci sono alcune attività ultraspecialistiche che
lo specializzando deve apprendere:
l’esperienza di alcuni colleghi è
fondamentale per la formazione degli
specializzandi
Domanda al tutor / docente
Simulazione domande
•
•
Come verifica il grado di apprendimento
dello specializzando?
Lo specializzando deve dimostrare di aver
acquisito le basi sia teoriche sia pratiche:
solo a quel punto viene certificato sul libretto
elettronico l’avvenuto superamento dello
specifico obiettivo
Domanda al tutor / docente
Simulazione domande
•
•
Come vengono registrati i progressi dello
specializzando?
Ogni studente accede al suo libretto
elettronico, sul quale registra le sue attività.
Il tutor certifica con un secondo accesso
quanto riportato dallo specializzando
Domanda al tutor / docente
Simulazione domande
•
•
Cosa succede se il grado di apprendimento
non è sufficiente?
Di solito si intensifica la formazione,
approfondendo i punti deboli
Domanda al tutor / docente
Simulazione domande
•
•
•
•
Lo specializzando può restare solo in reparto
(senza tutor)?
Può capitare che resti solo in reparto. Ogni
specializzando ha il n° di cellulare del proprio tutor
o strutturato presente in ospedale per eventuali
comunicazioni urgenti.
Se si, può erogare cure mediche ai pazienti
ricoverati?
Solo nei limiti dei propri privilegi
Domanda al tutor / docente
Simulazione domande
•
•
•
•
Lo specializzando è tenuto obbligatoriamente ad
effettuare il corso BLSD? E se si, quando nel suo
percorso formativo?
Spiegare cosa è previsto dal piano formativo della
scuola, se il piano lo prevede tutti gli specializzandi
devono effettuare tale formazione
Come vengono aggiornati i privilegi dello
specializzando?
Vengono aggiornati annualmente o prima in
rapporto alla loro formazione
Domanda al tutor / docente