Software scheda Cliente Area nuovi Clienti Obiettivo: 1. 2. 3. 4. 5. Caricamento dati da parte del Cliente; Eliminazione della documentazione cartacea; Responsabilità per la gestione dei dati a carico del compilatore; Sincronizzazione dei dati forniti dal Cliente con il sistema informativo (gestionale ed altri programmi di gestione del Cliente); Accesso a tutti i processi di preventivazione con dati forniti dal Cliente. Soluzione 1. Caricamento dati da parte del Cliente: Il Nuovo Cliente accede al sito dell’intermediario dall’area Clienti selezionando Area nuovi Clienti e quindi… Persone Giuridiche (esempio 1) Persone fisiche (esempio 2) . I dati caricati dal Cliente e/o da un dipendente/collaboratore dell’intermediario, riguardano le aree: • • • • • • Anagrafica Documento di riconoscimento Residenza Situazione famigliare Attività Dati bancari (segue esempio 3) (esempio 3) (esempio 4) 2. Eliminazione della documentazione cartacea Condizioni indispensabili: Il Cliente disponga di una casella di posta elettronica Il Cliente sottoscrive un modulo con cui autorizza la raccolta elettronica delle autorizzazioni, conferme, consensi e prese d’atto (esempio n. 5) (esempio n. 5) Le autorizzazioni, le conferme, i consensi e le prese d’atto vengono inviate a mezzo email sia al Cliente che all’intermediario, ma il sistema memorizza in remoto tutta la documentazione “autorizzata” da quel Cliente, che può essere stampata e messa a disposizione del richiedente in qualsiasi momento; I moduli inviati al Cliente e memorizzati in remoto, contengono una stringa di validazione corrispondente a gg/mm/aa/hh/mm/ss in cui il documento è stato inviato e l’indirizzo/i di posta elettronica del Cliente. I moduli che siano modificati in data successiva a quella in cui il Cliente ha dato i Suoi consensi, autorizzazioni, prese d’atto, vengono autorizzati ad ogni nuovo accesso del Cliente in occasione di modifiche o stipulazione di nuovi contratti; di ogni modifica il Cliente ne riceve copia nella Sua casella/e di posta elettronica ed ogni nuovo modulo che sostituisca il precedente, viene “pinzato” alla scheda elettronica del Cliente ricostruendo il percorso delle autorizzazioni, conferme, consensi e prese d’atto dall’inizio del rapporto (o da una data convenuta). I moduli sono, ad esempio: - privacy per la gestione dei dati ai fini assicurativi; - privacy per la gestione dei dati ai fini commerciali; (segue esempio n. 6) - modulo 7a del d.lgs. 209 del 7 settembre 2005; - modulo 7b del d.lgs. 209 del 7 settembre 2005; - lettera mandato o simili; - autorizzazione alla gestione dei dati ai fini della legge 248/2006 (trasmissione all’agenzia delle entrate dell’elenco Clienti-fornitori) ma possono essere implementati e/o ridotti in funzione delle necessità. (esempio n. 6) . Nella compilazione della scheda il Nuovo Cliente da una serie di Autorizzazioni, conferme, consensi, prese d’atto La scheda compilata e i diversi moduli allegati, dopo una serie di verifiche dei dati contenuti, vengono inviati all’indirizzo dell’intermediario (ad es. [email protected]) e all’indirizzoindirizzi di posta elettronica forniti dal Cliente (segue esempio 4) 3. Responsabilità per la gestione dei dati a carico del compilatore I dati caricati dal Cliente escludono errori dell’intermediario in sede di raccolta; Le informazioni fornite dal Cliente (relative, ad esempio, ai rischi da assicurare), escludono erronee interpretazioni dell’intermediario; Gli errori sanzionabili (ad esempio della legge 248/2006) sono in capo al Cliente e non all’intermediario. 4. Sincronizzazione dei dati forniti dal Cliente con il sistema informativo (gestionale ed altri programmi di gestione del Cliente) I dati forniti dal Cliente sono esportabili dal sito e sincronizzabili con i gestionali utilizzati dall’intermediario; I dati forniti dal Cliente sono esportabili dal sito e sincronizzabili con altri programmi di gestione del Cliente (tipo Outlook, Outlook-express, Eudora etc) utilizzati dall’intermediario; La sincronizzazione può avvenire in modo automatico ovvero controllata dall’intermediario (i dati prima di essere sincronizzati vengono verificati). I formati sono in csv, txt, xml. 5. Accesso a tutti i processi di preventivazione con dati forniti dal Cliente I dati caricati da un nuovo Cliente rimangono “sospesi” sino al momento in cui lo stesso non richieda l’emissione di una polizza; Al nuovo Cliente viene dato accesso all’area Clienti con user e password personale in modo che acceda all’area preventivi; Dall’area preventivi il Cliente sceglie la tipologia di rischio che gli interessa (il contatto con l’intermediario e/o un collaboratore dell’intermediario è indispensabile) e dopo la selezione si trova tutti i dati che ha caricato nella scheda anagrafica, le autorizzazioni, le conferme, i consensi, le prese d’atto con l’indicazione della stringa di validazione (gg/mm/aa/hh/mm/ss + indirizzo di posta elettronica a cui la scheda e i moduli sono stati inviati); il programma richiede una nuova conferma e dopo averla ottenuta entra nella parte relativa alla raccolta dei dati per consentire all’intermediario di predisporre il preventivo. Al termine del percorso viene richiesta la conferma dei dati caricati. Tutti i documenti autorizzati dal Cliente vengono memorizzati e salvati in remoto e sono sempre reperibili. Tutti i documenti salvati in remoto vengono salvati una seconda volta (disaster recovering) in altri server collocati in aree diverse da quella in cui i dati vengono normalmente archiviati, per evitare possibili, quanto poco probabili, perdite in casi di distruzione dei servers remoti principali. Software scheda Cliente (seconda parte) Area Clienti Obbiettivo: 1. 2. 3. 4. 5. Aggiornamento dati da parte del Cliente; Eliminazione della documentazione cartacea; Responsabilità per la gestione dei dati a carico del compilatore; Sincronizzazione dei dati forniti dal Cliente con il sistema informativo (gestionale ed altri programmi di gestione del Cliente); Accesso a tutti i processi di preventivazione con dati forniti dal Cliente. Soluzione 1. Caricamento dati da parte del Cliente: Il Cliente accede al sito dell’intermediario dall’area Clienti selezionando Area Clienti e quindi… Area Clienti > moduli (esempio 7) Modifica Moduli (esempio 8) . I dati caricati dal Cliente e/o da un dipendente/collaboratore dell’intermediario, riguardano le aree: • • • • • • • Dati anagrafici Documento di riconoscimento Residenza Situazione famigliare Attività Dati bancari Sicurezza (cambio password esempio 9) (CAMBIO PASSWORD - esempio 9) . Nella compilazione della scheda il Cliente da una serie di Autorizzazioni, conferme, consensi, prese d’atto La scheda compilata e i diversi moduli allegati, dopo una serie di verifiche dei dati contenuti, vengono inviati all’indirizzo dell’intermediario (ad es. [email protected]) e all’indirizzo-indirizzi di posta elettronica forniti dal Cliente Solo i moduli modificati in data successiva a quella in cui il Cliente si era registrato e che non aveva precedentemente confermato, vengono proposti per l’autorizzazione (segue esempio 10) (esempio 10) 2. Eliminazione della documentazione cartacea Condizioni indispensabili: Il Cliente disponga di una casella di posta elettronica Il Cliente sottoscrive un modulo con cui autorizza la raccolta elettronica dei consensi, autorizzazioni, prese d’atto (esempio n. 11) (esempio n. 11) Le autorizzazioni, le conferme, i consensi e le prese d’atto vengono inviate a mezzo email sia al Cliente che all’intermediario, ma il sistema memorizza in remoto tutta la documentazione “autorizzata” da quel Cliente, che può essere stampata e messa a disposizione del richiedente in qualsiasi momento; (esempi n. 12 e 13) I moduli inviati al Cliente e memorizzati in remoto, contengono una stringa di validazione corrispondente a gg/mm/aa/hh/mm/ss in cui il documento è stato inviato e l’indirizzo/i di posta elettronica del Cliente. (esempio n. 14) Esempio n. 12 Esempio n. 13 (Esempio n. 14) I moduli che siano modificati in data successiva a quella in cui il Cliente ha dato i Suoi consensi, autorizzazioni, prese d’atto, vengono autorizzati ad ogni nuovo accesso del Cliente in occasione di modifiche o stipulazione di nuovi contratti; di ogni modifica il Cliente ne riceve copia nella Sua casella/e di posta elettronica ed ogni nuovo modulo che sostituisca il precedente, viene “pinzato” alla scheda elettronica del Cliente ricostruendo il percorso delle autorizzazioni, conferme, consensi e prese d’atto dall’inizio del rapporto (o da una data convenuta). I moduli sono, ad esempio: - privacy per la gestione dei dati ai fini assicurativi; -privacy per la gestione dei dati ai fini commerciali; - modulo 7a del d.lgs. 209 del 7 settembre 2005; - modulo 7b del d.lgs. 209 del 7 settembre 2005; - lettera mandato o simili; - autorizzazione alla gestione dei dati ai fini della legge 248/2006 (trasmissione all’agenzia delle entrate dell’elenco Clienti-fornitori) ma possono essere implementati e/o ridotti in funzione delle necessità. 3. Responsabilità per la gestione dei dati a carico del compilatore I dati caricati dal Cliente escludono errori dell’intermediario in sede di raccolta; Le informazioni fornite dal Cliente (relative, ad esempio, ai rischi da assicurare), escludono erronee interpretazioni dell’intermediario; Esiste la prova che i dati forniti siano di quel Cliente dal momento che lo stesso utilizza credenziali (user e password) riservate solo a Lui; Gli errori sanzionabili (ad esempio della legge 248/2006) sono in capo al Cliente e non all’intermediario. 4. Sincronizzazione dei dati forniti dal Cliente con il sistema informativo (gestionale ed altri programmi di gestione del Cliente) I dati forniti dal Cliente sono esportabili dal sito e sincronizzabili con i gestionali utilizzati dall’intermediario; I dati forniti dal Cliente sono esportabili dal sito e sincronizzabili con altri programmi di gestione del Cliente (tipo Outlook, Outlook-express, Eudora etc) utilizzati dall’intermediario; La sincronizzazione può avvenire in modo automatico ovvero controllata dall’intermediario (i dati prima di essere sincronizzati vengono verificati). I formati sono in csv, txt, xml. 5. Accesso a tutti i processi di preventivazione con dati forniti dal Cliente I dati caricati da un Cliente rimangono “sospesi” sino al momento in cui lo stesso non richieda l’emissione di una polizza; Al Cliente viene dato accesso all’area Clienti con user e password personale in modo che acceda all’area preventivi; Dall’area preventivi il Cliente sceglie la tipologia di rischio che gli interessa (il contatto con l’intermediario e/o un collaboratore dell’intermediario è indispensabile) e dopo la selezione si trova tutti i dati che ha caricato nella scheda anagrafica, Le autorizzazioni, le conferme, i consensi, le prese d’atto con l’indicazione della stringa di validazione (gg/mm/aa/hh/mm/ss + indirizzo di posta elettronica a cui la scheda e i moduli sono stati inviati); il programma richiede una nuova conferma e dopo averla ottenuta entra nella parte relativa alla raccolta dei dati per consentire all’intermediario di predisporre il preventivo. (esempio n. 15 – preventivo abitazione) (esempio n. 15) Al termine del percorso viene richiesta la conferma dei dati caricati; La raccolta dati compilata, dopo una serie di verifiche dei dati contenuti, viene inviata all’indirizzo dell’intermediario (ad es. [email protected]) e all’indirizzo-indirizzi di posta elettronica forniti dal Cliente Tutti i documenti autorizzati dal Cliente vengono memorizzati e salvati in remoto e sono sempre reperibili; Tutti i documenti salvati in remoto vengono salvati una seconda volta (disaster recovering) in altri server collocati in aree diverse da quella in cui i dati vengono normalmente archiviati, per evitare possibili, quanto poco probabili, perdite in casi di distruzione dei servers remoti principali.