La gestione documentale per
l’efficienza e la trasparenza
Stato dell’arte e opportunità
Rosanna Alterisio
Cnipa - Area Progetti Applicazioni Servizi
Roma 11 aprile 2006
14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006
Rosanna Alterisio
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Protocollo e gestione documentale
Tema di rilevanza strategica
 Pervasivo
 Dimensionalmente rilevante
 Finanziariamente oneroso
 Condizionante nella gestione dei processi interni
e delle interazioni con amministrazioni, cittadini
e imprese
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Protocollo e gestione documentale
L’informatizzazione è una
improrogabile in quanto:
scelta
ineludibile
e
incrementa l’efficienza interna
riduce i costi
e sopratutto è essenziale per
attuare la trasparenza amministrativa
rendere concreti i nuovi diritti degli utenti
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Protocollo e gestione documentale
Stato di attuazione della normativa
 Fonte :
monitoraggio periodico effettuato dal Centro di
Competenza del CNIPA
 Perimetro:
amministrazioni ed enti pubblici centrali
 Periodo di riferimento:
giugno 2005 con proiezioni a giugno 2006 (fornite
dalle amministrazioni)
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INFORMATICO
PROTOCOLLO
Stato di attuazione della normativa
 4 con diffusione completata
 30 con diffusione in corso
 17 con progetti completati e diffusione in avvio
 17 con progetti ancora in corso di realizzazione
 14 inattive o con progetti in fase di studio
DOCUMENTALE
GESTIONE
 27 con progetti completati di cui
 15 (pari al 60% dei documento della P.A.C.) con
tasso di archiviazione elettronica < 20%,
 55 non hanno ancora realizzato progetti
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Stato di attuazione della normativa
Correlato alla complessità dell'organizzazione
ATTUAZIONE
ESTESA:stato di
attuazione
buono e
complessità del
contesto medioalto
23%
ATTUAZIONE
ADEGUATA:
stato di
attuazione
buono e
complessità del
contesto bassa
16%
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Non valutabile
4%
ATTUAZIONE
INADEGUATA:
stato di
attuazione
arretrato e
complessità del
contesto bassa
22%
ATTUAZIONE
COMPLESSA:
stato di
attuazione
arretrato e
complessità del
contesto medioelevata
35%
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Stato di attuazione della normativa
Tasso digitalizzazione complessivo
58,5%
60,0%
50,0%
39,8%
37,1%
40,0%
30,0%
22,9%
20,0%
10,0%
Proiezione 30 giugno 2006
0,0%
Documenti
Documenti
protocollati
archiviati
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30 aprile 2005
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Stato di attuazione della normativa
Rischio di attuazione
NON VALUTABILE
5%
RISCHIO
ASSENTE:bassa
criticità e buon
livello di attuazione
39%
RISCHIO
ELEVATO:criticità
elevata e basso
livello di attuazione
33%
RISCHIO
MODERATO:bassa
criticità e basso
livello di attuazione
23%
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Stato di attuazione della normativa
Principali fattori critici
Esplicitati dalle amministrazioni:
 Carenza di risorse finanziarie
 Sicurezza e affidabilità dei sistemi
 Difficoltà di integrazione con applicazioni “verticali”
Emerse dal monitoraggio:




Difficoltà di definizione dei requisiti
Durata dei progetti (circa 3 anni)
Pianificazione organizzativa
Omogeneizzazione delle prassi verso uno schema unitario e
pienamente aderente alla normativa
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Stato di attuazione della normativa
In sintesi:
c’è stata una accelerazione negli ultimi tempi
ma
siamo ancora distanti da una operatività diffusa
eppure
gli strumenti sono tutti disponibili
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Stato di attuazione della normativa
Gli strumenti disponibili:
 Quadro normativo
 Supporti attuativi (linee
guida, check-list di autovalutazione,
modello di manuale di gestione)
 Posta elettronica certificata
 Firma digitale
 Indice della P.A.
 Prodotti di mercato aderenti alla norma ed agli
standard tecnici
 Il servizio reso disponibile dal CNIPA in modalità
ASP (Application Service Provider)
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Protocollo informatico e
gestione documentale in ASP
Le componenti del servizio:
 Nucleo
minimo
di
protocollo
 Gestione
dei documenti (personalizzabile
e gestione dei fascicoli
(protocollazione,
registrazione, segnatura, classificazione ed assegnazione)
documento)
per
tipo
 Recupero archivi pregressi
 Formazione on line ed in aula
 Consulenza organizzativa ed archivistica
 Servizi
di
supporto
per
l’archiviazione dei documenti
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l’acquisizione
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e
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Protocollo informatico e
gestione documentale in ASP
Le caratteristiche del servizio:
 Completo
 Flessibile
(graduabile
in
termini
di
composizione
e
tempificazione secondo le specifiche esigenze)
 Tempestivamente
aggiornato
specifica e tecnica vigente
alla
normativa
 Predefinito e controllato per prezzi e livelli di
servizio
 Economico e parametrato all’effettivo utilizzo
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Protocollo informatico e
gestione documentale in ASP
Il livello di diffusione



Attivato a gennaio 2005
10.000
32 amministrazioni aderenti
16 amministrazioni operative
 aprile 2005
 26.500 documenti
5.000
 800 utenti
 18 AOO
 Ad oggi (aprile 2006) gestisce:
 1,5 milioni documenti
0
 6.500 utenti
 164 AOO
 A fine anno è pianificata l’estensione:
 11,5 milioni di documenti
 12.500 utenti
 450 AOO
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12.500
13.000
11.500
6.500
1.500
26 800 18
aprile-05
164
aprile-06
450
dicembre-06
documenti (in migliaia)
utenti
AOO
Rosanna Alterisio
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Protocollo informatico e
gestione documentale in ASP
E’ la prima concreta attuazione di un nuovo
modello di servizio che coniuga efficacia,
efficienza e tempestività




attivabile in tempi brevi anche in strutture complesse
garantisce qualità e affidabilità
riduce drasticamente i costi
evolve
organicamente
patrimonializzando
l’esperienza
condivisa
Consente anche ai ritardatari di portarsi
rapidamente in una condizione ottimale
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