La gestione documentale per l’efficienza e la trasparenza Stato dell’arte e opportunità Rosanna Alterisio Cnipa - Area Progetti Applicazioni Servizi Roma 11 aprile 2006 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 1 Protocollo e gestione documentale Tema di rilevanza strategica Pervasivo Dimensionalmente rilevante Finanziariamente oneroso Condizionante nella gestione dei processi interni e delle interazioni con amministrazioni, cittadini e imprese 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 2 Protocollo e gestione documentale L’informatizzazione è una improrogabile in quanto: scelta ineludibile e incrementa l’efficienza interna riduce i costi e sopratutto è essenziale per attuare la trasparenza amministrativa rendere concreti i nuovi diritti degli utenti 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 3 Protocollo e gestione documentale Stato di attuazione della normativa Fonte : monitoraggio periodico effettuato dal Centro di Competenza del CNIPA Perimetro: amministrazioni ed enti pubblici centrali Periodo di riferimento: giugno 2005 con proiezioni a giugno 2006 (fornite dalle amministrazioni) 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 4 INFORMATICO PROTOCOLLO Stato di attuazione della normativa 4 con diffusione completata 30 con diffusione in corso 17 con progetti completati e diffusione in avvio 17 con progetti ancora in corso di realizzazione 14 inattive o con progetti in fase di studio DOCUMENTALE GESTIONE 27 con progetti completati di cui 15 (pari al 60% dei documento della P.A.C.) con tasso di archiviazione elettronica < 20%, 55 non hanno ancora realizzato progetti 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 5 Stato di attuazione della normativa Correlato alla complessità dell'organizzazione ATTUAZIONE ESTESA:stato di attuazione buono e complessità del contesto medioalto 23% ATTUAZIONE ADEGUATA: stato di attuazione buono e complessità del contesto bassa 16% 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Non valutabile 4% ATTUAZIONE INADEGUATA: stato di attuazione arretrato e complessità del contesto bassa 22% ATTUAZIONE COMPLESSA: stato di attuazione arretrato e complessità del contesto medioelevata 35% Rosanna Alterisio 6 Stato di attuazione della normativa Tasso digitalizzazione complessivo 58,5% 60,0% 50,0% 39,8% 37,1% 40,0% 30,0% 22,9% 20,0% 10,0% Proiezione 30 giugno 2006 0,0% Documenti Documenti protocollati archiviati 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 30 aprile 2005 Rosanna Alterisio 7 Stato di attuazione della normativa Rischio di attuazione NON VALUTABILE 5% RISCHIO ASSENTE:bassa criticità e buon livello di attuazione 39% RISCHIO ELEVATO:criticità elevata e basso livello di attuazione 33% RISCHIO MODERATO:bassa criticità e basso livello di attuazione 23% 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 8 Stato di attuazione della normativa Principali fattori critici Esplicitati dalle amministrazioni: Carenza di risorse finanziarie Sicurezza e affidabilità dei sistemi Difficoltà di integrazione con applicazioni “verticali” Emerse dal monitoraggio: Difficoltà di definizione dei requisiti Durata dei progetti (circa 3 anni) Pianificazione organizzativa Omogeneizzazione delle prassi verso uno schema unitario e pienamente aderente alla normativa 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 9 Stato di attuazione della normativa In sintesi: c’è stata una accelerazione negli ultimi tempi ma siamo ancora distanti da una operatività diffusa eppure gli strumenti sono tutti disponibili 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 10 Stato di attuazione della normativa Gli strumenti disponibili: Quadro normativo Supporti attuativi (linee guida, check-list di autovalutazione, modello di manuale di gestione) Posta elettronica certificata Firma digitale Indice della P.A. Prodotti di mercato aderenti alla norma ed agli standard tecnici Il servizio reso disponibile dal CNIPA in modalità ASP (Application Service Provider) 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 11 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP Le componenti del servizio: Nucleo minimo di protocollo Gestione dei documenti (personalizzabile e gestione dei fascicoli (protocollazione, registrazione, segnatura, classificazione ed assegnazione) documento) per tipo Recupero archivi pregressi Formazione on line ed in aula Consulenza organizzativa ed archivistica Servizi di supporto per l’archiviazione dei documenti 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 l’acquisizione Rosanna Alterisio e 12 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP Le caratteristiche del servizio: Completo Flessibile (graduabile in termini di composizione e tempificazione secondo le specifiche esigenze) Tempestivamente aggiornato specifica e tecnica vigente alla normativa Predefinito e controllato per prezzi e livelli di servizio Economico e parametrato all’effettivo utilizzo 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 13 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP Il livello di diffusione Attivato a gennaio 2005 10.000 32 amministrazioni aderenti 16 amministrazioni operative aprile 2005 26.500 documenti 5.000 800 utenti 18 AOO Ad oggi (aprile 2006) gestisce: 1,5 milioni documenti 0 6.500 utenti 164 AOO A fine anno è pianificata l’estensione: 11,5 milioni di documenti 12.500 utenti 450 AOO 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 12.500 13.000 11.500 6.500 1.500 26 800 18 aprile-05 164 aprile-06 450 dicembre-06 documenti (in migliaia) utenti AOO Rosanna Alterisio 14 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP E’ la prima concreta attuazione di un nuovo modello di servizio che coniuga efficacia, efficienza e tempestività attivabile in tempi brevi anche in strutture complesse garantisce qualità e affidabilità riduce drasticamente i costi evolve organicamente patrimonializzando l’esperienza condivisa Consente anche ai ritardatari di portarsi rapidamente in una condizione ottimale 14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 15