PROCEDURE PER LA GESTIONE DEGLI INTERVENTI FINANZIATI TRAMITE AVVISO PUBBLICO POR Toscana FSE 2007-2013
Normativa di riferimento DGRT n. 1179/19.12.2011 e s.m.i.
Dopo l’approvazione del progetto l’Amministrazione provinciale comunica con raccomandata al soggetto
attuatore l’assegnazione del finanziamento e provvede all'attribuzione dei codici identificativi del progetto
e delle singole attività previste per consentire l'implementazione dei dati fisici e finanziari sul Sistema
Informativo del Fondo Sociale Europeo della Regione Toscana.
La realizzazione del progetto viene formalizzata tramite stipula di convenzione tra il soggetto attuatore e
l’Amm.ne provinciale.
Prima della stipula della convenzione il soggetto attuatore trasmette agli uffici
provinciali:
-
le dichiarazioni di cui ai punti 5-6-7 dell’art. 10 dell’avviso (se dovute);
-
la domanda di accreditamento, secondo quanto stabilito dalla DGR 968/07 (come integrata dalla
DGR 910/09) entro 10 giorni dalla notifica di assegnazione del finanziamento, nel caso di
aggiudicazione del finanziamento a soggetto non accreditato
l’atto di costituzione dell’ATI/ATS entro 30 giorni dalla notifica di assegnazione del finanziamento,
qualora in presenza di più soggetti attuatori che si sono impegnati ad associarsi formalmente per
la realizzazione del progetto
-
La convenzione tra la Provincia di Livorno e il soggetto attuatore è stipulata entro 60 giorni dalla notifica
di assegnazione del finanziamento (oppure dall’approvazione della documentazione eventualmente
richiesta successivamente all’approvazione del progetto oppure, nel caso di aggiudicazione del
finanziamento a soggetto non accreditato, dalla data di consegna della domanda di accreditamento).
La documentazione da consegnare agli uffici provinciali è la seguente:
1. convenzione (All. 1) in quattro originali, firmata su ogni pagina dal rappresentante legale del
soggetto attuatore con timbro sull’ultima pagina, corredata da fotocopia del documento di identità
del rappresentante legale (in caso di associazione fra più soggetti la convenzione é stipulata dal
soggetto individuato quale capofila dell’associazione)
2. visura camerale con dicitura antimafia rilasciata dalla Camera di Commercio ai sensi del DPR
3.6.1998 n. 252 e valida ai termini di legge, per il progetto il cui finanziamento è superiore a €
154.937,07
3. nuova scheda di previsione finanziaria del progetto, nel caso in cui il finanziamento concesso sia
inferiore a quanto richiesto
4. dichiarazione per richiesta DURC (All. 2) di ogni componente dell’ATI
5. la dichiarazione attestante il regime IVA (All. 3).
La data di stipula della convenzione è considerata data di avvio del progetto (fatta salva l’ipotesi
in cui, per esigenze debitamente motivate, il soggetto attuatore richieda all’Amm.ne di anticiparne
l’avvio; in tal caso la durata del progetto decorre dalla data di autorizzazione)
Azioni pubblicitarie
Il soggetto attuatore, fatta eccezione per gli interventi la cui utenza sia già stata individuata in fase di
candidatura, ha l’obbligo di garantire la massima pubblicizzazione dell’intervento, allo scopo di fornire a
tutti i potenziali interessati una adeguata informazione e pari condizioni di accesso nel rispetto del Reg.
(CE) n. 1828/2006, di quanto previsto nel Piano di comunicazione del POR FSE Ob.2 2007/2013 della
Regione Toscana e della circolare dell’Autorità di Gestione del POR che detta disposizioni specifiche in
materia di comunicazione e nuovo format grafico (149158/S.60.10 del 9.6.2009), allegata in calce.
La pubblicità ai fini della raccolta delle iscrizioni (All. 4), può essere effettuata solo dopo la firma della
convenzione (o comunque dopo l’autorizzazione all’avvio anticipato dell’attività) e deve essere
garantita per un periodo non inferiore a 20 giorni
Il soggetto attuatore è tenuto inoltre ad inserire nell’Interfaccia pubblica tutte le informazioni inerenti il
percorso formativo almeno 30 giorni prima della scadenza delle iscrizioni. (DGRT n. 281/2013)
Il bando e le relative note esplicative devono essere sottoposti in visione al referente del progetto e,
successivamente al parere positivo di questo, inviati all’indirizzo [email protected] per
l’inserimento sul sito provinciale
Deve altresì essere garantita da parte del soggetto attuatore l’affissione del bando presso tutti i Centri
per l'Impiego della Provincia, e un’inserzione su un quotidiano locale.
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Il soggetto attuatore deve informare i destinatari che il progetto beneficia del finanziamento del POR FSE.
A tale scopo, tutti i materiali destinati alla divulgazione e informazione, devono riportare il logo ed il
concept di cui alla circolare citata.
Iscrizione e selezione dei partecipanti
Tutti coloro che intendono partecipare all’intervento devono compilare la domanda di iscrizione (All. 5).
La raccolta delle domande è a cura esclusiva del soggetto attuatore che le protocolla in un registro dal
quale risulti la data di arrivo, le inserisce nel sistema informativo FSE, e le consegna in copia
all’Amministrazione unitamente alla documentazione relativa all’avvio delle attività.
Gli allievi con certificazione di competenze e/o crediti formativi riconosciuti dovranno essere iscritti
all’inizio dell’intervento formativo.
Qualora le domande ammissibili superino il numero previsto, il soggetto attuatore può avviare le prove di
selezione secondo i criteri previsti dall’avviso oppure può procedere, fermo restando il costo complessivo
del progetto, a realizzare l’azione con il maggiore numero di partecipanti purché sia assicurata la
superficie minima delle aule formative di 1,81 mq/allievo e la disponibilità per tutti i partecipanti di
attrezzature, laboratori e materiali adeguati e coerenti con quanto previsto dal progetto.
Le modalità e i criteri di selezione dei partecipanti, con eventuale indicazione del luogo, giorno e ora della
selezione devono essere chiaramente indicati in fase di pubblicizzazione degli interventi; se non previste
nell’avviso, le informazioni riguardanti la data, l’ora e il luogo di svolgimento delle prove di selezione
dovranno essere fornite al momento dell’iscrizione
Per lo svolgimento della selezione il soggetto attuatore deve prevedere l’istituzione di un’apposita
commissione dandone comunicazione all’Amm.ne che potrà prevedere la presenza di un proprio
rappresentante.
I lavori della commissione devono essere adeguatamente documentati come dettagliatamente previsto al
par. A6 della DGRT n. 1179/11.
Nel caso, invece, in cui il numero di partecipanti ammessi sia inferiore al numero previsto ma pari almeno
ai 2/3 e ad almeno 6 unità, il soggetto attuatore può avviare l’attività oppure chiedere
all’Amministrazione la riapertura dei termini dell’avviso.
L’ammissione ai percorsi formativi di allievi non in possesso dei requisiti richiesti comporterà
il non riconoscimento delle relative spese (per i progetti con rendicontazione delle spese) o della
quota di spese relativa agli allievi non aventi i requisiti (per i progetti a costi unitari standard),
oltre alla applicazione di quanto previsto dalla DGR 968/07 e s.m.i. in materia di
accreditamento.
Riconoscimento dei crediti in ingresso
Il riconoscimento deve essere effettuato nel rispetto degli standard regionali definiti nell’Allegato A
“Disciplinare per l’attuazione del sistema regionale delle competenze previsto dal Regolamento di
esecuzione della L.R. 32/2002” della DGR n. 532/09 e s.m.i.
I crediti formativi riconosciuti al partecipante in ingresso possono contribuire a ridurne il monte ore del
percorso formativo previsto dal progetto fino ad un massimo del 50% (eccetto i crediti derivanti da
certificazione di competenze coerenti con la Figura di riferimento).
Il riconoscimento deve essere:
- previsto nel progetto e pubblicizzato nel bando di reclutamento dell’utenza;
- effettuato, prima dell’avvio dell’attività formativa, da un nucleo di valutazione composto da figure con
competenze tecniche specifiche adeguate;
- documentato in un verbale (All. 6) che attesti gli esiti della procedura di riconoscimento; copia del
verbale viene trasmessa al referente del progetto unitamente alla documentazione di inizio
attività.
Avvio attività
La frase:
Le singole attività formative possono essere avviate in presenza di ammessi di almeno i 2/3 del numero
previsto di partecipanti …” viene sostituita dalla seguente:
Le singole attività formative possono essere avviate in presenza di un numero di ammessi pari almeno ai
2/3 del numero previsto di partecipanti (DGRT n. 281/2013)
Le attività del progetto dovranno essere avviate entro 3 mesi dalla stipula della convenzione pena la
revoca del finanziamento
Almeno 5 giorni lavorativi antecedenti l’inizio di ciascuna attività, il soggetto attuatore trasmette al
referente del progetto:
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-
comunicazione di inizio attività (All. 7) firmata dal legale rappresentante o delegato
calendario delle attività (All. 8)
autocertificazione (All. 9) attestate l’idoneità dei locali qualora vengano utilizzati locali non
registrati ai fini dell’accreditamento
elenco nominativo allievi, stampato dal sistema informativo FSE, timbrato e firmato, corredato
dalle copie delle domande di iscrizione allievi
curricula risorse umane non indicate nel progetto approvato
copia verbale selezione allievi
copia verbale riconoscimento crediti in ingresso
registro didattico da vidimare e relativa richiesta di vidimazione (All. 10 e 11)
I registri saranno vidimati e consegnati dopo che gli uffici avranno verificato la completezza e
correttezza della documentazione sopra indicata
Registri
Il soggetto attuatore è obbligato alla tenuta di registri che costituiscono un supporto fondamentale per i
controlli didattici e amministrativo/contabili. Il registro testimonia l’effettuazione e l’andamento del
corso/attività e deve sempre accompagnarne lo svolgimento
Sono obbligatori i seguenti registri:
registro didattico collettivo, nel caso di interventi di gruppo in aula;
registro didattico individuale (per stage, formazione a distanza ecc.).
Ogni pagina di tali registri deve essere preventivamente numerata e vidimata da parte
dell’Amministrazione competente.
Nel caso di FAD (formazione a distanza), le attività svolte devono essere autocertificate dall’allievo
attraverso un apposito registro individuale di FAD, preventivamente vidimato dall’Amm.ne (All. 10 e 12)
Al termine dell’attività il registro deve essere controfirmato dal responsabile del corso e corredato della
documentazione relativa alle eventuali prove di verifica dell’apprendimento e dei report automatici
prodotti dal sistema utilizzato.
Ammissioni e dimissioni di partecipanti successive all'avvio delle attività
E’ possibile ammettere nuovi partecipanti alla frequenza purché non sia stato superato il 10% del numero
di ore previste dall’intero percorso formativo, nel rispetto dei limiti relativi alla superficie delle aule
formative per allievo. Copia della domanda di iscrizione del nuovo partecipante deve essere inoltrata agli
uffici provinciali
Le ore di lezione pregresse non frequentate dagli allievi inseriti successivamente sono considerate
assenze
Sia in caso di nuove ammissioni che di rinunce, deve essere fornita tempestiva comunicazione
all’Amministrazione
Stage
Nel caso di stage, il soggetto attuatore (c.d. soggetto promotore) è tenuto, prima dell’avvio delle attività
relative, a stipulare con il soggetto ospitante una convenzione e sottoscrivere il progetto formativo
individuale con soggetto ospitante ed allievo (una stessa convenzione potrà riferirsi a più allievi da
inserire nella medesima azienda, con riferimento ai singoli progetti formativi allegati)
5 giorni antecedenti l’avvio dello stage, il soggetto attuatore trasmette al referente del progetto:
- copie di convenzioni e progetti formativi individuali (All. 13)
- richiesta di vidimazione e registri individuali di stage (All. 10 e 14)
Il soggetto attuatore è obbligato ad informare preventivamente il competente ufficio INAIL e l’Ispettorato
del Lavoro dell’inizio dello stage, nel rispetto dei tempi indicati nella normativa vigente.
Ai sensi del par. C.2.2.3. della DGRT n. 532/09 ai partecipanti con età superiore a sedici anni può essere
consentito di sostituire l’esperienza di stage con esperienze lavorative, purché tali esperienze siano
adeguate al raggiungimento degli obiettivi di apprendimento previsti per lo stage in relazione a quelli
dell’intero percorso, e la sostituzione sia convalidata dall’organismo formativo e adeguatamente
formalizzata (All. 15)
Erogazione del finanziamento
L’Amministrazione eroga il finanziamento, dietro presentazione da parte del soggetto attuatore di fattura,
con le seguenti modalità:
a) anticipo del 40% del finanziamento approvato quando sussistano le seguenti condizioni:
• stipula della convenzione;
• attività avviate e relativo inserimento nel sistema informativo regionale dei dati di inizio attività;
• presentazione di polizza fideiussoria (All. 16) a garanzia del 40% del finanziamento pubblico
approvato.
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La fideiussione deve:
- avere la forma di atto pubblico o della scrittura privata autenticata ai sensi della normativa italiana;
- avere efficacia fino a 12 mesi dal termine del progetto, con proroghe automatiche per non più di due
semestri successivi; eventuali svincoli anticipati sono disposti dall’Amministrazione competente;
- prevedere il pagamento a prima richiesta entro 15 giorni e la rinuncia formale ed espressa al beneficio
della preventiva escussione di cui all'art. 1944 del Codice Civile. Il mancato pagamento del premio non
potrà in nessun caso essere opposto al beneficiario, in deroga all’art. 1901 del Codice Civile. La garanzia
fideiussoria è valida prescindendo dall’eventuale assoggettamento a fallimento o ad altra procedura
concorsuale del soggetto attuatore. (DGRT n. 281/2013)
La garanzia fideiussoria deve essere rilasciata da uno dei seguenti soggetti:
- banca ai sensi del D.lgs. 1.09.1993, n. 385 (Testo Unico Bancario);
- impresa di assicurazioni autorizzata dall’ISVAP all’esercizio del ramo cauzioni ai sensi della L.
10.06.1982 n. 348 e del D.lgs. 209/2005
- intermediario finanziario iscritto nell'elenco speciale previsto dall'art. 107 del D.lgs. 1.9.1993 n. 385;
- confidi iscritto nell’elenco speciale previsto dall'art. 107 del D.lgs. 1.9.1993, n. 385.
La polizza, debitamente sottoscritta e timbrata sia dal soggetto che la rilascia sia dal soggetto attuatore,
dovrà riportare fedelmente i dati indicati sul fac simile All. 21 senza alcuna modifica; non saranno
accettate polizze differenti
b) successivi rimborsi della spesa certificata (o a stato di avanzamento delle attività sulla base delle ore
di formazione svolte in caso di progetti a costo standard) fino alla concorrenza del 90% del finanziamento
pubblico approvato, comprensivo dell’anticipo, alle seguenti condizioni:
• inserimento e validazione nel sistema informativo regionale, alle scadenze trimestrali, degli
importi e delle immagini dei relativi giustificativi di spesa quietanzati di cui si chiede il rimborso (o
inserimento delle ore di formazione svolte nel trimestre di riferimento per ogni attività avviata
prevista dal progetto e la scansione delle relative pagine compilate del registro e del suo
frontespizio, per ciascuna attività);
• puntuale e completa alimentazione nel DB regionale dei dati di monitoraggio fisico;
• stampa ed invio all’Amm.ne della domanda di rimborso, sottoscritta dal legale rappresentante;
La corretta e tempestiva alimentazione del sistema informativo regionale da parte di tutti i soggetti
coinvolti, ciascuno per i dati di propria competenza è condizione indispensabile per le erogazioni
finanziarie. Pertanto il mancato inserimento ed aggiornamento dei dati nei tempi e con le modalità
previste comporta la sospensione dei pagamenti.
c) saldo alle seguenti condizioni:
•
comunicazione di conclusione delle attività da parte del soggetto attuatore;
•
consegna del rendiconto finale entro 60 giorni dalla conclusione di tutte le attività del progetto
(non saranno concesse proroghe)
•
aggiornamento del Database regionale FSE con i dati fisici e finanziari relativi alla chiusura del
progetto;
•
avvenuta revisione del rendiconto
La fattura deve essere presentata in originale, corredata da marca da bollo da € 2,00 1,81 (D.L. n.
43/26.4.2013, conv. L. n. 71/24.6.2013) o recante l’indicazione dell’esenzione in caso di soggetti esenti
dal bollo, e riportare l’indicazione fuori campo IVA ex art. 2 c.3 lett. a) DPR n. 633/72
In fattura deve essere indicato il codice del progetto e la specifica di quanto richiesto (acconto 40% del
finanziamento, rimborso spese del n. trimestre,….) oltre al codice IBAN necessario al pagamento, che
deve corrispondere a quello dichiarato nella convenzione
Nel caso in cui il soggetto attuatore sia una ATI/ATS, è il solo soggetto capofila (mandatario del
raggruppamento) che ha il potere/dovere di incassare l’intero finanziamento in nome e per conto degli
associati; la capofila emetterà richiesta di pagamento intestata all’Amm.ne provinciale, indicandovi la
quota % spettante ai partners, ed allegandovi copia delle fatture dei partners
L’Amministrazione competente procede alla validazione nel SI delle spese sottostanti la domanda di
rimborso, ed al relativo pagamento, a seguito dell'esito positivo dei controlli effettuati
dall'Amministrazione previsti dal S.G. & C. del POR FSE 2007 - 2013 della Regione Toscana, oltre alla
verifica della regolarità contributiva, rilevabile dai modelli DURC, sia della capofila che dei partners.
Monitoraggio
Il soggetto attuatore prima dall’avvio di ciascuna attività, identificata con propria matricola, deve inserire
i dati nel Sistema informativo regionale. L’indirizzo per accedere la database FSE della Regione Toscana è
il seguente: http://web.rete.toscana.it/fse3.
Per coloro che ne sono già in possesso, gli account per l’accesso rimangono quelli attuali.
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L'ente attuatore che non fosse ancora in possesso dell'account, per l'inserimento dei dati nel Data Base
regionale, deve farne richiesta all’Amministrazione provinciale (All. 17). Sarà possibile accedere in lettura
e parzialmente in scrittura ai dati contenuti nel DB relativamente ai propri progetti
Per ogni progetto i soggetti attuatori devono inserire nel S.I. regionale:
a) in fase di avvio:
- la previsione di spesa (PED approvato)
- la data di scadenza delle iscrizioni, almeno 20 giorni prima della scadenza stessa
- la data di inizio della/e attività (matricola/e)
- l’anagrafica dei partecipanti ammessi, aggiornandola in itinere con le modifiche intercorse (dimissioni,
ammissioni successive, …) e le altre informazioni richieste dal SI per ciascuna attività
b) in itinere:
- eventuali modifiche del PED (per i progetti con rendicontazione delle spese)
- entro e non oltre i 10 giorni successivi alla data di scadenza della rilevazione trimestrale (31.3, 30.6,
30.9 e 31.12) il soggetto attuatore è tenuto a:
• per i progetti a costi standard: inserire e validare i dati fisici di avanzamento delle attività (ore di
formazione svolte) e scansionare le relative pagine compilate del registro e del relativo
frontespizio, per ciascuna attività
• per i progetti con rendicontazione delle spese: inserire e validare i dati finanziari (tramite
inserimento e validazione dei giustificativi di spesa quietanzati e caricamento delle relative
immagini) relativi ai pagamenti effettuati per l’attuazione del progetto
c) al termine: i dati fisici concernenti gli allievi formati e le ore svolte e, per i progetti con rendicontazione
delle spese, validare i dati finanziari relativi ai pagamenti effettuati per il progetto. Generare direttamente
dal Si il rendiconto finale.
Il PED approvato ed inserito nel DB in fase di avvio non dovrà in alcun modo essere variato;
eventuali PED successivi, da inserire a fianco di quello originario, dovranno essere
preventivamente inviati in visione al referente del progetto, anche in caso di modifiche che
non comportano una richiesta di autorizzazione all’Amm.ne
Verifiche e controlli
Il soggetto attuatore è sottoposto a controlli da parte dell’Amministrazione:
a) senza preavviso, effettuato presso la sede di svolgimento delle attività formative (anche di stage),
sulla base dei dati indicati sul calendario; al fine di consentire all’Amm.ne le opportune verifiche, ogni
modifica dei dati indicati sul calendario relativa a sede di svolgimento, giorni e orari delle attività deve
essere preventivamente comunicata all’Amm.ne via mail contemporaneamente al referente del progetto e
al seguente indirizzo mail: [email protected]
La mancata comunicazione comporterà l’applicazione di quanto disposto dalla DGRT 968/07 e
s.m.i. in materia di accreditamento
b) con preavviso, effettuato presso la sede del soggetto attuatore
c) a campione sulle richieste di pagamento pervenute
Prove finali e commissioni d’esame
Per la procedura di esame per la verifica delle competenze e il rilascio di certificazione si rinvia a quanto
disposto dalla DGR 532 del 22.6.2009 e s.m.i.
Il soggetto attuatore inoltra richiesta di costituzione della Commissione d'esame all’Amministrazione con
almeno 60 giorni di anticipo rispetto alla data prevista per lo svolgimento delle prove, indicando il luogo
ed il calendario degli esami (All. 18).
Si invitano i soggetti attuatori a rispettare tale termine al fine di consentire all’Amm.ne di individuare per
tempo gli esperti (ed i relativi supplenti) facenti parte della Commissione.
La data effettiva e la durata degli esami saranno concordati con l’Amm.ne provinciale, che presiederà la
commissione esaminatrice con un proprio rappresentante.
Almeno 3 giorni antecedenti la data fissata per l’esame deve essere trasmesso al referente un prospetto
riepilogativo delle presenze degli allievi ammessi e la valutazione del percorso (All. 19) firmato dal
rappresentante legale.
Per accedere agli esami è necessaria la frequenza per almeno il 70% del monte ore complessivo (o altra
% prevista da specifica normativa) e, all’interno di tale percentuale, almeno il 50% delle ore di stage, se
previsto. Le ore di frequenza minima valgono anche nel caso di allievi ammessi successivamente
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all’avvio. Nel caso di riduzione del monte ore dovuto al riconoscimento di crediti in ingresso la % di
frequenza minima si applica sul nuovo monte ore.
Gli esiti finali della valutazione sono formalizzati nell’apposito verbale d’esame redatto in due originali
sottoscritti da tutti i membri della Commissione (All. 20)
I soggetti attuatori completano l’inserimento nel S.I. regionale dei dati necessari alla compilazione e
stampa dell’attestato finale da rilasciare agli allievi idonei
Gli attestati, firmati dal dirigente dell’Amm.ne, sono consegnati al soggetto attuatore per la successiva
consegna ai partecipanti.
Termine del progetto
I progetti devono concludersi di norma entro 12 mesi dalla data di avvio (fatta eccezione per i progetti
per i quali è prevista una diversa durata) intesa quale data della stipula della convenzione (o data di
autorizzazione all’avvio anticipato).
In casi eccezionali, qualora vi siano validi e comprovati motivi comunicati alla Provincia almeno 30 giorni
antecedenti la prevista data di scadenza, sarà valutata la possibilità di concedere una proroga.
Se il progetto è suddiviso in più attività (matricole), entro 10 giorni dal termine di ciascuna attività, il
soggetto attuatore aggiorna i dati di propria competenza nel sistema informativo regionale ed invia al
referente provinciale la dichiarazione di fine attività (All. 21).
Entro 10 giorni dal termine di tutte le attività previste dal progetto, il soggetto attuatore aggiorna i dati di
propria competenza nel sistema informativo regionale ed invia al referente provinciale la dichiarazione di
fine progetto (All. 21); da tale data decorrono i termini previsti dalla normativa (60 gg.) per la
presentazione del rendiconto finale. “Il soggetto attuatore deve presentare all’Amministrazione
competente entro 60 giorni dalla conclusione del progetto il dossier di rendiconto contenente…”(DGRT n.
281/2013)
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