COME COSTRUIRE IL BUDGET
 Unità formativa 13.2
Principi e regole finanziarie
delle azioni di mobilità
Come costruire il budget
Criteri generali per l’ammissibilità delle spese
Sono eleggibili (e quindi rimborsabili) solo quei costi che
sono ammissibili:
• in base al principio della economicità;
• in base al contesto nel quale è fatta la spesa, alla sua natura e al
suo ammontare.
Come costruire il budget
Distinzione fra determinazione del contributo richiesto e
costruzione del budget
 Il badget totale del progetto rappresenta il costo conplessivo dell’intervento,
basato sul costo reale previsto.
 Il contributo comunitario è calcolato sulla base delle tariffe stabilite dalla
Commissione UE e dalle Agenzie Nazionali e pubblicate insieme al bando.
Le AN consigliano di non costruire il budget a partire dalle tariffe, ma di
effettuare una scrupolosa analisi dei costi che saranno effettivamente sostenuti
dalla rete di partenariato.
Come costruire il budget
Le tariffe servono da parametro di riferimento,
in quanto in nessun caso si potrà richiedere un importo maggiore.
 Le tariffe riferite alle spese per sussistenza differiscono per durata della mobilità e
per paese di destinazione e vengono calcolate in base al costo medio della vita;
 le tariffe per le spese di organizzazione e quelle di preparazione dei partecipanti sono
calcolate in base alla durata della permanenza all’estero;
I costi di viaggio non hanno massimali, ma vengono inclusi nelle
tariffe per la sussistenza ovvero rendicontate a costi reali a seconda
della durata della mobilità.
Come costruire il budget
Quando è definito il budget complessivo del progetto,
il formulario richiede di precisare l’entità della quota del contributo
comunitario.
Si chiede di fornire dettagli sul calcolo del budget complessivo,
non si chiedono informazioni sulla percentuale di fondi propri che il partenariato
e il beneficiario metteranno a cofinanziamento.
 La sovvenzione è un cofinanziamento e non può coprire l’intero budget.
 Ogni altro finanziamento pubblico (non di origine comunitaria) abbassa
proporzionalmente la quota europea.
Come costruire il budget
Cosa avviene dopo l’approvazione del progetto
Fra l’Agenzia nazionale e il soggetto capofila viene stipulata la
convenzione di sovvenzione;
(contratto che contiene anche informazioni utili alla gestione
finanziaria dell’intervento).
La convenzione precisa i tempi per l’erogazione del contributo
comunitario e ciò è indispensabile per pianificare i pagamenti ai
partner e ai fornitori.
Come costruire il budget
 Il periodo di eligibilità delle spese coincide con la durata progettuale
che inizia con la firma della convenzione e termina con la fine del
progetto.
Possono essere rimborsate solo spese sostenute in questo lasso di
tempo.
 La convenzione precisa anche il contributo accordato,
suddividendolo nelle varie voci di spesa.
Il capofila può decidere se dare i fondi per sussistenza e viaggio direttamente ai
partecipanti o ai partner in loco.
Come costruire il budget
La sovvenzione viene erogata dall’Agenzia nazionale in
due momenti:
 il primo avviene entro 45 giorni dalla data di firma della
convenzione ed è pari all’80% del contributo comunitario;
 il secondo pagamento avviene entro 45 giorni dopo
l’approvazione del rapporto finale e rappresenta il saldo del
rimanente 20%.
Entrambi i pagamenti vengono fatti dietro presentazione di documenti contabili
da parte del capofila.
Come costruire il budget
Se il beneficiario è un organismo di natura privata, dovrà essere
stipulata una polizza fidejussoria a garanzia del finanziamento
(limitatamente alla prima tranche di pagamento).
Le spese per la fidejussione possono essere rendicontate fra i costi di
gestione e monitoraggio.
La convenzione contiene anche l’indicazione del conto corrente bancario da
utilizzare per accreditare il contributo.
Tale conto deve essere a titolarità dell’organismo beneficiario e deve essere
specifico per il progetto.
Come costruire il budget
L’esatto ammontare della sovvenzione viene determinato al
termine dell’intervento.
L’Agenzia nazionale, sulla base del rapporto finale:
 è in grado di stabilire se vi siano stati scostamenti significativi
rispetto al preventivato;
 è in grado di stabilire quante persone effettivamente siano state
mandate in mobilità.
Come costruire il budget
Il contributo finale è calcolato nel seguente modo:
• l’ammontare per i costi di preparazione è determinato moltiplicando il
numero degli effettivi partecipanti per la tariffa massima prevista;
• il contributo per le spese di gestione e monitoraggio è calcolato moltiplicando
il numero degli effettivi partecipanti per la tariffa massima prevista;
• le spese per la sussistenza sono calcolate moltiplicando il numero degli
effettivi partecipanti per la tariffa indicata dal beneficiario in base alla durata
della mobilità e al paese ospitante;
• i costi di viaggio vengono determinati sulla base delle spese effettivamente
sostenute.
Come costruire il budget
A titolo di prova di quanto dichiarato nel rapporto finale,
l’organismo beneficiario dovrà allegare:
 la documentazione relativa alle mobilità;
 le copie dei titoli di viaggio e delle carte d’imbarco;
 le copie delle ricevute per i posti di alloggio.
Come costruire il budget
Durante il periodo di realizzazione del progetto e per i cinque anni
seguenti
la Commissione, l’Ufficio europeo antifrode (OLAF), la Corte dei
Conti europea e le Agenzie nazionali
possono effettuare controlli e audit di tipo amministrativofinanziario per:
• l’analisi dei rapporti finali;
• l’analisi documentale del materiale di supporto al rapporto finale e per le
eventuali verifiche sul posto.
Come costruire il budget
Il beneficiario:
 deve conservare per almeno cinque anni gli originali della
documentazione di supporto;
 deve costruire procedure contabili che consentano la
riconducibilità diretta delle spese dichiarate e imputate al progetto.
Come costruire il budget
Contenuto:
 Costruzione del budget nella fase di candidatura.
 Distinzione fra contributo richiesto e budget complessivo.
 Legame fra durata della mobilità e costruzione di alcune voci di
spesa.
 Cosa avviene dopo l’approvazione del progetto.
 Tempistica di erogazione dei fondi.
 Documentazione da conservare e da allegare al rapporto finale.