Alessandro Sposi
Il key-management e la semplicità
---------------------------------------------------------------Il Breviario della Gestione Chiavi
Alessandro Sposi - Marco Polo
1
Le Organizzazioni Complesse
sono alle prese con una sfida assai ardua:
Gestire le COMPLESSITA’
Sempre Nuove COMPLESSITA’:
I Moderni CONCETTI:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
riduzione dei costi
espansione delle attività e dei mercati
procedure e regolamenti
norme tecniche sempre più esigenti
le nuove possibilità offerte dal mondo
delle IT
destrutturazione
elasticità
tempo
mobilità
leggerezza
la soluzione: SEMPLICITA’
Alessandro Sposi - Marco Polo
2
La semplicità è a portata di mano, quando si applicano le facili regole
che qui introduciamo:
Le 3 regole della SEMPLICITA’
RIDUCI
ORGANIZZA
IMPARA
Applichiamo le 3 regole
della SEMPLICITA’
alla Gestione delle Chiavi
in Organizzazioni Complesse
Alessandro Sposi - Marco Polo
3
La TECNOLOGIA è SEMPLICITA’
1-RIDUCI
2-ORGANIZZA
3-IMPARA
F
Applichiamo le 3 Regole
alla Gestione delle Chiavi
in Organizzazioni Complesse
con l’aiuto della TECNOLOGIA
Alessandro Sposi - Marco Polo
4
regola 1 -
RIDUCI
Riduci il numero delle Chiavi Circolanti
prima azione:
ELIMINA le complessità inutili
seconda azione:
RIMPICCIOLISCI il sistema ed i suoi componenti
terza azione:
NASCONDI le complessità che non puoi eliminare
quarta azione:
INCORPORA nel sistema nuove qualità
La Riduzione è il primo passo
verso la Semplicità
Alessandro Sposi - Marco Polo
5
regola 1 -
RIDUCI
prima azione:
Riduci il numero delle Chiavi Circolanti
ELIMINA le complessità
•
•
Elimina le funzionalità
superflue, senza però dover
pagare costi significativi
•
•
•
le serrature non necessarie;
gli inutili passaggi di mano di
chiavi;
i registri manuali mal compilati;
le chiavi senza serrature;
le incertezze operative;
Alessandro Sposi - Marco Polo
6
regola 1 -
RIDUCI
seconda azione:
Riduci il numero delle Chiavi Circolanti
RIMPICCIOLISCI le complessità
•
•
•
La tecnologia è
rimpicciolimento, utilizzala!
•
il numero di mazzi di chiavi
la consistenza dei mazzi di
chiavi, fino ad una sola chiave;
la dimensione e la capacità
delle bacheche;
il rischio della esistenza di
copie chiavi “non autorizzate”;
Alessandro Sposi - Marco Polo
7
regola 1 -
RIDUCI
terza azione:
Riduci il numero delle Chiavi Circolanti
NASCONDI le complessità
•
•
•
Lontano dagli occhi,
lontano dal cuore
in una stessa chiave, più titoli di
accesso;
fai gestire dalla tecnologia il
registro dei prelievi ed il
riconoscimento degli utenti;
nascondi le complessità nelle
procedure, per potervi attingere
solo quando necessario;
Alessandro Sposi - Marco Polo
8
regola 1 -
RIDUCI
quarta azione:
Riduci il numero delle Chiavi Circolanti
INCORPORA nel sistema nuove qualità
•
•
•
•
•
Aggiungi le qualità disponibili
nella tecnologia
profili chiavi brevettati;
cilindri anti-manomissioni;
allestimenti blindati delle
bacheche elettroniche;
le funzionalità tipiche delle IT,
estendendo alla gestione delle
chiavi l’informatizzazione dei
processi di controllo;
interazioni con altri sistemi
gestionali e tecnologici, la
massima automazione dei
processi;
Alessandro Sposi - Marco Polo
9
Applicazione tecnica 1:
riduzione del numero di chiavi circolanti,
per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra
Caratteristiche tecniche salienti:
• cilindro codificato
• profilo esclusivo per il cliente;
• sistema meccanico o misto
elettronico;
• emissione di Chiavi Maestre
con titoli di accesso superiori;
• pieno e sicuro controllo di
emissione delle copie di chiavi;
• poche chiavi che operano su
molte serrature;
Alessandro Sposi - Marco Polo
10
Applicazione tecnica 1:
riduzione del numero di chiavi circolanti,
per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra
Emissione di Chiavi Maestre con Titoli di Accesso Personalizzati
• chiave maestra di reparto, di
linea, di area, di stabilimento;
• chiave maestra per
manutenzioni;
• chiave maestra per security;
• chiave maestra per gestione
emergenze;
• chiave maestra per Vigili del
Fuoco;
Alessandro Sposi - Marco Polo
11
regola 2 -
ORGANIZZA
Il processo gestionale informatizzato
Organizzare i processi attraverso una procedura consente di
stabilire le reali esigenze e, quindi, di eliminare il superfluo.
La Procedura imposta le seguenti attività:
Ordina
Etichetta
Integra
Assegna le priorità
L’organizzazione fa sì che un
sistema composto da molti elementi
appaia costituito da pochi.
Alessandro Sposi - Marco Polo
12
regola 2 -
ORDINA
ORGANIZZA
Il processo gestionale informatizzato
è un importante passo del nostro progetto di
semplificazione di una gestione delle chiavi
•
•
Ordina i processi in una
Procedura
ordina le serrature a cui sono
destinate le chiavi, attraverso
un censimento delle stesse;
ordina i diritti di accesso delle
persone o delle funzioni alle
serrature censite, attraverso la
redazione di un piano di
aperture;
Alessandro Sposi - Marco Polo
13
regola 2 -
ORGANIZZA
ETICHETTA
Il processo gestionale informatizzato
la codifica è un’attività che viene svolta ex novo,
oppure importando le codifiche già definite dall’ente
•
•
•
La procedura
codifica le serrature durante il
censimento;
codifica le persone o le funzioni
durante la redazione del piano
di aperture;
etichetta le chiavi, prima di
metterle a disposizione degli
utenti;
Alessandro Sposi - Marco Polo
14
regola 2 -
ORGANIZZA
INTEGRA
Il processo gestionale informatizzato
funzioni simili o consequenziali
•
•
•
Integrare è semplificare
integra in una singola Chiave Maestra i
titoli di accesso a tutte le serrature
associate alla persona o funzione;
integra il sistema di serrature
meccaniche al sistema di bacheche
elettroniche, abbinando le chiavi ai
portachiavi elettronici, per cui la chiave
diventa un dato nel software gestionale;
integra sul badge di identificazione del
personale anche le credenziali di
accesso alle chiavi conservate nelle
bacheche elettroniche;
Alessandro Sposi - Marco Polo
15
regola 2 -
ORGANIZZA
ASSEGNA LE PRIORITA’
Il processo gestionale informatizzato
•
•
•
•
La precedenza va
rispettata
•
assegna agli utenti le priorità di accesso
alle chiavi secondo le esigenze
operative generali;
assegna alle chiavi necessarie alle
attività di emergenza la massima facilità
di prelievo;
assegna esclusività di accesso alle
chiavi agli utenti che si sono prenotati
per primi;
assegna segnalazioni di allarmi per
prelievi di chiavi speciali o per mancate
restituzioni;
assegna fasce temporali proprie a
persone od a chiavi;
Alessandro Sposi - Marco Polo
16
regola 2 -
ORGANIZZA
Il processo gestionale informatizzato
ASSEGNA alle chiavi una posizione nella BACHECA ELETTRONICA,
il sistema informatizzato di tracciamento dei prelievi e delle restituzioni delle chiavi, che:
•
•
•
•
•
La tecnologia è semplicità
Ordina
Etichetta
Integra
Assegna le priorità
e…Registra tutti i dati necessari alla
gestione della COMPLESSITA’,
rendendoli poi fruibili con estrema
SEMPLICITA’, attraverso le risorse
tecnologiche delle IT.
Alessandro Sposi - Marco Polo
17
Applicazione tecnica 2:
controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser,
grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo
Caratteristiche tecniche salienti:
•
•
•
•
porta-chiavi con RFID;
chiavi apposte con sigillo;
sigilli monouso con n° seriale;
binomio CHIAVE / KEY-TAG
assicurato;
• ID porta-chiavi univoco;
Alessandro Sposi - Marco Polo
18
Applicazione tecnica 2:
controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser,
grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo
Caratteristiche tecniche salienti:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
alloggiamento porta-chiavi con
lettore RFID;
porta-chiavi trattenuto
meccanicamente;
identificazione utente;
gestione autorizzazioni;
gestione finestre temporali;
gestione allarmi;
giornale prelievi e riconsegne;
gestione su rete TCP/IP;
sblocco meccanico;
Alessandro Sposi - Marco Polo
19
regola 3 -
IMPARA
Il percorso formativo personalizzato
IMPARA a “dominare” il continuo rinnovarsi della COMPLESSITA’,
che segue l’evoluzione dei processi gestionali.
Conoscenza
significa SEMPLICITA’
Alessandro Sposi - Marco Polo
20
regola 3 -
IMPARA
Il processo gestionale informatizzato
Formazione del Servizio di Gestione Chiavi
•
•
La conoscenza è
SEMPLICITA’
F
la formazione di “Formatori
Interni”, grazie ai quali potrà
essere strutturato un “Servizio
Interno” di formazione continua
degli “Utenti” del sistema;
oppure, la strutturazione di un
“Servizio Esterno” destinato alla
formazione continua degli “Utenti”
del sistema.
Alessandro Sposi - Marco Polo
21
CONCLUSIONI
Tabella di sintesi di un progetto
per la Gestione delle Chiavi Semplificata
I Servizi interessati al progetto:
Servizi Generali
Facility Management
Organizzazione
Manutenzione
Protezione e Prevenzione
Security
Enonomato
BENEFICI per tutti i servizi
Alessandro Sposi - Marco Polo
Direzione Generale
22
CONCLUSIONI
Tabella di sintesi di un progetto
per la Gestione delle Chiavi Semplificata
Gli Obiettivi del Progetto:
Riduzione n° Chiavi Circolanti ed
Assegnazione alle Chiavi di
Specifiche Competenze;
Controllo Informatizzato del
Possesso delle Chiavi Attraverso
più PC su Rete;
Obiettivo finale:
la SEMPLICITA’
Formazione di uno Specifico
Servizio di Gestione Chiavi
Alessandro Sposi - Marco Polo
23
CONCLUSIONI
Tabella di sintesi di un progetto
per la Gestione delle Chiavi Semplificata
Gli Strumenti tecnologici:
un Impianto di Serrature a Chiave
Maestra
il Software di Governo dei Sistemi
di Chiave Maestra e delle
Bacheche Automatiche
La Tecnologia è
SEMPLICITA’
un Percorso Formativo
Personalizzato
Alessandro Sposi - Marco Polo
24