Il gestionale per la PMI
Gianluca Zanotti – www.z-solutions.it – 348/031.51.79
 Planet V nasce da un’esperienza ventennale di un
team di sviluppatori nel campo dei gestionali
aziendali
 Durante questo periodo è stato possibile
raccogliere un ampio campionario delle tipologie
di richieste più frequenti , grazie ad un parco
clienti molto eterogeneo
 Soprattutto identificare le problematiche più
ricorrenti nell’uso dei gestionali commercialmente
più diffusi.
 L’origine della maggior parte dei problemi è dovuto
alle personalizzazioni: spesso il gestionale risulta
rigido e difficilmente adattabile alle esigenze del
cliente, soprattutto quando il rivenditore non è
proprietario dei codici sorgenti.
 Ancora
peggio quando il gestionale viene
personalizzato tramite modifiche apportate
direttamente al programma: ciò innesca spesso
errori a catena, in molti casi anche a distanza di
tempo e quindi di difficile soluzione, che
compromettono la stabilità dell’applicativo fino a
renderlo inutilizzabile.
 Per questo motivo abbiamo pensato a
come
realizzare
un
gestionale
facilmente
personalizzabile
senza
interventi sul codice sorgente.
 La soluzione è stata semplificare le
problematiche gestionali
riconducendole a concetti molto
generici, personalizzabili tramite
configurazioni a livello di database:
 archiviazione di dati documentali ed
anagrafici
 gestione delle relazioni che intercorrono
tra loro
 elaborazione di tali dati per estrapolare
le informazioni necessarie
 Diventa quindi molto semplice suddividere
gli archivi documentali in diverse categorie
di documenti: Fatture, Documenti di
Trasporto, Commesse, Ordini a fornitore, e
qualsiasi altra tipologia voglia gestire il
cliente.
 Allo stesso modo gli archivi anagrafici
possono essere configurati come Clienti,
Fornitori, Articoli, Modalità di Pagamento,
Banche e via dicendo.
 Conseguentemente è possibile definirne le relazioni:
ogni tipo di documento in quale altro documento può
essere trasformato, che legame ha con le anagrafiche
clienti e fornitori e che valenza ha a livello fiscale.
CLIENTI
COMMESSA
ORDINE
D.D.T.
FORNITORI
FATTURA
CONTABILITA’
 Infine la reportistica: grazie alle potenzialità di Crystal Report, motore
di stampa del programma, è possibile aggiungere facilmente nuovi
report statistici
Vantaggi di questa struttura
 Il programma è fortemente personalizzabile senza
intervenire sul codice sorgente (massima affidabilità)
 Allineamento di tutti i clienti alla stessa versione di
programma , grazie ad un sistema di aggiornamento
automatico via web
 Gli sviluppatori di Planet hanno più tempo da dedicare
al suo sviluppo e quindi a nuove funzionalità
 La soluzione di eventuali segnalazioni di errori avviene
in modo tempestivo ed univoco per tutte le
installazioni.
Planet
si interfaccia con
l’utente tramite un menu
semplice ed intuitivo.
L’area di lavoro
può essere divisa
in tre zone:
• Il menu degli
archivi
(a sinistra, in giallo)
• La finestra dei dati
(a destra, in verde)
• La barra degli
strumenti
(in alto, in rosso)
MENU DEGLI ARCHIVI
Il menu degli Archivi contiene
tutte le tipologie di archivio
gestite da Planet, raggruppate
in categorie.
Questa è già una prima
caratteristica personalizzabile
in base a:
• il numero dei sottomenu
• la loro nomenclatura
• la disposizione
• il relativo contenuto
• l’aspetto grafico
MENU RECENTI
Esiste inoltre un sottomenu
speciale, denominato “Recenti”,
che contiene gli ultimi n archivi
utilizzati e che si popola
automaticamente in base alle
statistiche di selezione degli
utenti
In questo modo nella maggior
parte dei casi l’archivio
desiderato si trova
immediatamente disponibile,
senza quindi dover sfogliare i
vari sottomenu.
Selezionando uno degli archivi contenuti nel menu, il relativo
contenuto viene immediatamente visualizzato nell’area dei dati.
La modalità di presentazione di questi dati è una delle caratteristiche più
personalizzabili di Planet: l’utente può in modo autonomo soddisfare la
maggior parte delle proprie esigenze senza ricorrere all’aiuto di un tecnico.
Tramite lo strumento “Imposta”, è possibile selezionare quali
colonne visualizzare per ogni singolo menu, la loro
posizione ed un eventuale titolo colonna personalizzato
L’utente può effettuare queste impostazioni
anche interagendo con la griglia dati
 Queste
preferenze vengono poi
memorizzate per ogni singolo archivio
e per utente: in questo modo ogni
operatore potrà configurarsi a proprio
piacimento le varie visualizzazioni
senza interferire con quelle degli altri.
Qualora poi l’archivio selezionato sia di tipo documentale,
come ad esempio le Fatture, possiamo sfruttare un ulteriore
strumento: il selettore temporale.
Grazie a questo oggetto siamo in grado
di definire il periodo cronologico di
visualizzazione
preferenziale,
selezionando tra quelli disponibili: per
anno, per mese, trimestre, semestre,
settimana, giorno e configurabile;
questo ci consente di ridurre il numero
di informazioni visualizzate per
singola pagina aumentandone così la
leggibilità e la velocità.
• Inoltre se l’archivio selezionato contiene
una o più colonne contenenti dei valori
numerici, è possibile attivarne la
visualizzazione del totale a fine colonna.
• In questo modo risulterà molto semplice
effettuare le consultazioni più frequenti,
come ad esempio il fatturato del mese
corrente: baserà selezionare come
visualizzazione quella mensile, scegliere
il mese corrente e consultare a fine pagina
il totale desiderato.
•Se poi tenete presente che tutte le
visualizzazioni sono sia stampabili che
esportabili in diversi formati, tra cui
Excel, potete intuire che lo strumento
possiede notevoli potenzialità.
• Nella parte superiore dell’interfaccia si trova il menu degli Strumenti:
questo contiene tutte le funzionalità che consentono di interagire con l’archivio
correntemente visualizzato, raggruppate per tipologia e frequenza d’uso.
• Questo significa che se l’archivio correntemente selezionato è quello dei Clienti,
scegliendo lo strumento “Crea” verrà creato un nuovo cliente, scegliendo
“Modifica” si potrà modificare quello selezionato e via dicendo.
• Ad ogni funzione è associata una combinazione di tasti per l’utilizzo rapido.
•Tra gli strumenti disponibili la funzione “Cerca” è di fondamentale
importanza in quanto consente di effettuare una ricerca per ogni colonna
visualizzata nell’elenco.
Nell’esempio in figura selezionando le fatture del mese di Marzo 2010 tramite il
selettore temporale e cercando il cliente “PAPEROGA INC” ed il pagamento
“BONIFICO” tramite la funzione Cerca, ho ottenuto rapidamente il fatturato con
bonifico di un cliente in un mese specifico, di cui vedo il totale a fine colonna.
•Dal momento che lo strumento “Cerca” consente di
impostare un criterio di ricerca per ogni colonna visualizzata,
e siccome abbiamo visto come l’utente possa selezionare
autonomamente le colonne da visualizzare, è facile intuire
con quale semplicità possano essere configurati nuovi scenari
di ricerca.
•Questa funzionalità, unita agli strumenti che consentono
con un solo click di stampare la visualizzazione oppure di
esportarla in Excel , rendono l’utente assolutamente
autonomo nell’effettuare interrogazioni ed estrarne dati.
Un ulteriore possibilità è rappresentata dalla visualizzazione multipla: questa
particolare modalità consente di suddividere l’area dei dati in due finestre
orizzontali, contenenti entrambi la stessa tipologia di dati ma con caratteristiche
differenti, ad esempio scadenze pagate da scadenze aperte o insolute.
• Come già detto, Planet gestisce i documenti
utilizzando un unico archivio e differenziando le
varie tipologie (Fatture, Commesse, Ordini) grazie
agli strumenti di configurazione.
• Questa soluzione comporta diversi vantaggi , tra
cui la possibilità di utilizzare un’interfaccia unica
per creare e modificare qualsiasi tipo di
documento,
consentendo
agli
utenti
di
apprenderne
molto
velocemente
il
funzionamento.
Il menu degli strumenti contiene tutte le
funzionalità necessarie per interagire con il
documento, creazione e cancellazione di
righe,
spostamento,
ricerca,
stampa,
importazione di dati esterni e via dicendo.
Successivamente troviamo la testata del documento: come
si può notare è suddivisa in più schede, dal momento che i
documenti sono definiti da numerosi campi, e non sempre
questi sono significativi per la tipologia di documento
correntemente visualizzata; quindi si è scelto di
suddividere questi campi in diverse categorie
(Intestazione, Pagamento, Trasporto eccetera) e di
visualizzarle o meno a seconda del tipo di documento.
• Ad esempio succederà che per i Preventivi non sarà
visibile la scheda del Trasporto, che invece troveremo
disponibile nei Ddt e nelle Fatture
•Viceversa quella del Pagamento
visualizzata nelle Commesse o nei Ddt
non
sarà
• L’unica scheda sempre visibile è quella
dell’intestazione, dal momento che contiene tutti i
campi necessari a definire in modo univoco un
documento.
• Il corpo del documento consente un’ampia
libertà di editing, dal momento che viene gestito
in modo simile ad una tabella di Excel
• Come già visto per il menu principale, l’utente
ha la possibilità di selezionare quali colonne
visualizzare tra tutte quelle che definiscono le
righe dei documenti, sceglierne la posizione, la
larghezza ed eventuali titoli personalizzati.
L’operatore può muoversi liberamente all’interno della tabella e
soprattutto non deve preoccuparsi, come accadeva invece in software di
vecchia generazione, di specificare se la riga che sta scrivendo è un
articolo di magazzino, una commento descrittivo o altro: Planet è in
grado di riconoscere automaticamente il contenuto di ogni riga e
utilizzando diverse colorazioni consente all’utente di distinguere
rapidamente ciò che ha appena digitato.
Ovviamente grazie alle possibilità di configurazione di Planet, si
possono impostare delle restrizioni in modo tale che per determinate
tipologie di documento possano essere inserite solo determinati
contenuti, ad esempio solo righe descrittive o solo articoli di
magazzino.
•Planet dà inoltre la possibilità di suddividere ogni
documento in più capitoli: tramite le schede sotto il corpo
documento, è possibile creare nuovi capitoli, spostarli,
eliminarli o rinominarli, in modo molto simile alla gestione
dei fogli di lavoro di Excel.
•La suddivisione in capitoli consente di creare dipendenze
parziali tra i documenti e soprattutto di creare report di
stampa molto personalizzati.
•Nella prima scheda dei totali possiamo trovare il riepilogo economico del
documento.
•Nella seconda scheda è possibile consultare la situazione di magazzino di
ognuno degli articoli inseriti nel corpo del documento, semplicemente
posizionandosi con il cursore.
•Nella terza e ultima scheda affrontiamo per la prima volta
un argomento importante: le relazioni che il documento
corrente può avere nei confronti di altri documenti
•La scheda presenta due elenchi: a sinistra quello dei
documenti da cui il documento deriva, a destra quello dei
documenti derivati dal documento corrente.
•Tramite il pulsante destro è poi possibile accedere ad ognuno
dei singoli documenti coinvolti nella relazione.
•Planet memorizza in
modo permanente tutte
le
relazioni
che
intercorrono tra i vari
documenti , in modo da
poterle
consultare
e
risalire alla storia di ogni
ciclo documentale
• A tale proposito esiste
uno specifico strumento
che
consente
di
visualizzare graficamente
le relazioni attive e
passive
di
ogni
documento.
•Cliccando su ogni nodo della struttura è possibile
accedere al documento stesso oppure visualizzarne
a sua volta le relazioni.
•Planet gestisce tutti gli archivi anagrafici
suddividendole in due grandi gruppi:
Anagrafiche e Tabelle.
•Le anagrafiche contengono tutte le
informazioni relative a persone o aziende:
Clienti, Fornitori, Agenti eccetera
•Le tabelle si riferiscono invece ad oggetti
reali, come gli Articoli e le Banche, oppure
immaginari, come i Pagamenti e le Famiglie.
La maggior parte di questi archivi anagrafici viene
gestita tramite una semplice interfaccia in cui
vengono visualizzati i campi da compilare e la
possibilità di salvare, annullare o stampare le
informazioni immesse.
A causa dell’elevato numero di campi da cui sono composti, alcuni archivi
vengono gestiti con un’interfaccia differenziata al fine di consentire un accesso
più organizzato alle varie informazioni: tra questi vi sono le anagrafiche Clienti e
Fornitori.
•L’area di sinistra contiene lo
stesso elenco articoli visibile nel
menu principale, ma consente di
effettuare ricerche rapide in base
a codice o descrizione senza
necessariamente uscire e tornare
al menu
•L’area di destra contiene invece
tutte le informazioni relative al
cliente o fornitore selezionato
nell’elenco di sinistra;
• Cambiando questa selezione, si
potranno visualizzare molto
rapidamente i campi relativi a
diverse anagrafiche.
La parte superiore infine riporta alcuni degli strumenti
presenti in quella del menu principale, come ad esempio Crea,
Elimina e Duplica, oltre ovviamente ai pulsanti di Salva e
Annulla, sempre al fine di evitare all’utente di tornare al menu
principale per effettuare una nuova operazione.
•Per semplificare l’accesso
alle
informazioni
il
pannello principale è stato
suddiviso in più schede.
•La scheda ‘Generale’,
visualizzata per default,
ha la particolarità di poter
essere
personalizzata
inserendo i dati cliente
che l’operatore ritiene di
primaria importanza
•La scheda Commerciale contiene le preferenze commerciali
dell’anagrafica: trasporto, condizioni di vendita e di pagamento.
•La scheda Contatti
contiene invece il
cosiddetto C.R.M. del
programma
•Consente infatti di
gestire l’archivio dei
Referenti, ovvero di
tutte le persone
fisiche che fanno
parte di un’azienda
•Permette inoltre di
alimentare l’archivio
dei Rapporti, che
consiste in tutti i
contatti commerciali
avvenuti da e verso
questi Referenti.
•La scheda Destinazioni è relativa alle possibili
destinazioni diverse dell’anagrafica, ovvero le varie sedi o
magazzini alternativi all’indirizzo principale.
•La
scheda
Georeferenze
riporta il dettaglio
delle informazioni
geografiche della
località
dell’anagrafica, con
la possibilità di
indicare i km di
distanza, al fine di
gestire
eventuali
trasferte,
e
di
visualizzarne
l’ubicazione sulla
mappa via web.
La scheda
Amministrazione
contiene invece
tutte le
informazioni di
natura fiscale, come
le voci del piano dei
conti e particolari
regimi fiscali
differenziati.
•La scheda Movimenti riporta un utile elenco di tutte le movimentazioni
storiche effettuate da e verso questa anagrafica: l’elenco è ordinabile, filtrabile
e personalizzabile, e quindi può essere utilizzato ad esempio per risalire
all’ultimo prezzo di vendita praticato ad un cliente per un determinato
acquisto, oppure alla frequenza con cui vengono ordinati materiali ad un
fornitore.
•La scheda Allegati permette di allegare files di qualsiasi
tipo o cartelle alle anagrafiche; di questa funzionalità,
disponibile in tutti gli archivi di Planet, parleremo in modo
dettagliato successivamente.
•La scheda Listini consente di visualizzare tutti i listini di
vendita o acquisto associati a questa anagrafica, sia
standard che a contratto.
•La scheda Opzioni e note, infine, contiene alcune
opzioni e un paio di campi dedicate alle annotazioni fisse
da visualizzare in fattura e a quelle generiche.
Un altro archivio che si differenzia dagli altri per la complessità è quello
degli articoli; anche in questo caso viene utilizzata un’interfaccia del tutto
simile a quella vista in precedenza per Clienti e Fornitori.
•Anche in questo caso la scheda ‘Generale’ è personalizzabile, in modo da
visualizzare in primo piano le informazioni più importanti.
•La scheda successiva è dedicata ai Listini di acquisto e vendita: per ogni prezzo è
possibile definire un periodo di validità e gestirne lo storico.
•La scheda Movimenti visualizza la movimentazione storica relativa al singolo
articolo visualizzato.
•La scheda Distinta Base contiene l’elenco dei componenti
che compongono l’articolo
• E’ possibile visualizzare la distinta base sia in modalità tabellare
(monolivello) che in modalità struttura (multilivello)
•Per ogni componente della distinta base è possibile
specificare anche un sistema di valorizzazione automatica,
basato sui diversi listini esistenti, al fine di valorizzare
automaticamente l’intera distinta.
•La scheda Descrizioni consente di definire una descrizione breve ed una
estesa nelle diverse lingue gestite dal programma.
•Questa funzionalità permette al programma di utilizzare automaticamente nei
documenti le descrizioni più appropriate in base alla lingua del destinatario.
•La scheda Allegati, come già visto precedentemente, consente di allegare
files e cartelle ad un singolo articolo e di utilizzarli all’interno di documenti
e statistiche
•La scheda Opzioni e Note contiene un ampio campo per inserire
annotazioni libere associate al prodotto, oltre alla possibilità di
impostare una combinazione di tasti rapidi per la selezione dell’articolo
all’interno dei documenti.
•Grazie a questa funzione l’operatore può associare ai prodotti più
utilizzati una combinazione di tasti basata sui tasti funzione, in modo
che quando si compone un documento tali articoli vengano richiamati
semplicemente premendo i tasti rapidi invece che digitarne il codice o
effettuare una ricerca.
Nella scheda delle Disponibilità è possibile conoscere non solo la
disponibilità di magazzino di ogni articolo, ma cliccando sulle varie quantità
l’operatore può risalire all’elenco dei movimenti che hanno portato a quella
quantità: in questo modo qualsiasi dubbio in merito alla disponibilità proposta
dal programma può essere verificato autonomamente dall’operatore.
•Come già visto Planet consente di allegare files o cartelle a qualsiasi documento
o anagrafica.
•Al fine di rendere tali files disponibili a tutti gli operatori, ogni allegato viene
fisicamente copiato (o spostato) in una cartella condivisa, impostata in fase di
installazione.
•Questa centralizzazione delle risorse consente a Planet di essere utilizzato come
unico strumento per accedere all’archivio documentale dell’azienda.
•Pensiamo ad esempio alla possibilità di allegare le fatture ricevute alle
registrazioni contabili: in questo modo risalire alla copia cartacea di un
documento ricevuto si trasformerebbe in una semplice operazione di ricerca da
effettuare in un menu di Planet, magari filtrando per fornitore o importo.
•Allo stesso modo è possibile allegare ad ogni articolo il suo disegno, per poi
essere richiamato in fase di produzione.
•La gestione degli allegati è ereditaria, quindi un eventuale articolo a cui
sono stati allegati dei files, ad esempio schede tecniche, manuali d’uso o
fotografie, consente a tutti i documenti in cui viene movimentato di
ereditarne anche gli allegati, che quindi possono essere utilizzati, ad
esempio, per stampare documenti con immagini, oppure essere allegati al
documento stesso in fase di invio tramite email.
•Planet consente inoltre di allegare un’intera cartella: in questo caso la
cartella viene lasciata nella sua posizione originale, quindi è importante
che l’operatore selezioni solo risorse condivise da tutti gli utenti della rete;
in caso contrario l’allegato sarà visibile da tutti ma accessibile a un solo
operatore.
•Allegare cartelle consente automaticamente di allegare in modo
dinamico tutti i files in esse contenuti.
•La funzione di
stampa utilizza
un’interfaccia
che consente di
visualizzare
sempre
l’anteprima di
cioò che verrà
inviato alla
stampante.
•Tramite i pulsanti della parte sinistra, è possibile successivamente
inviare il documento alla stampante, oppure esportarlo in uno dei
formati supportati: pdf, word, excel, rtf e csv.
•Inoltre il pulsante email consente di creare automaticamente un
messaggio di posta elettronica tramite il programma di posta
predefinito, allegando il pdf della stampa selezionata e compilando,
se disponibile, l’indirizzo email del destinatario leggendolo
dall’anagrafica; è anche possibile definire un testo predefinito della
mail, completabile poi manualmente dall’operatore prima di
effettuare l’invio.
•Infine la funzione fax, disponibile per Windows XP e successivi,
permette di inviare direttamente un fax, leggendone il numero
direttamente dall’anagrafica e gestendo automaticamente il registro
dei fax inviati.
Planet è dotato di un modulo di contabilità
in grado di sopperire alle esigenze fiscali di
una piccola o media azienda.
Date le numerose normative in materia
fiscale, tali funzioni non sono fortemente
personalizzabili come le quelle viste finora e
quindi sono molto simili a quelle utilizzate
in altri programmi; ne vedremo quindi una
panoramica, senza addentrarci nei dettagli.
•La Prima Nota è il cuore della contabilità; tutte le funzioni fiscali
derivano da questo archivio.
•Planet
propone
un
sistema
di
contabilizzazione automatica dei documenti
innovativo:
questi
vengono
infatti
contabilizzati in tempo reale, siano essi
vendite o acquisti; questo significa che ad ogni
documento emesso corrisponde sempre un
movimento di prima nota
•Cancellando o modificando un documento
verrà aggiornata automaticamente anche la
registrazione contabile correlata
•Gli scadenzari, suddivisi in clienti e fornitori, sono anch’essi gestibili sia
automaticamente, quindi generati automaticamente all’emissione del
documento, sia manualmente.
Le Distinte Effetti vengono gestite da Planet come un vero e proprio archivio
documentale: ogni distinta può essere stampata oppure inviata ad un servizio
di Home Banking
Le altre funzionalità fiscali offerte sono:
•Liquidazioni I.V.A.
•Dichiarazioni di intento
•Registri I.V.A.
•Libro Giornale
•Bilancio
•Partitari
•Plafond.
•La gestione Accessi di un programma è molto importante per stabilire “chi”
può fare “cosa”.
Planet consente di gestire l’archivio degli utenti, per ognuno dei quali è
possibile definire un livello di accesso diverso.
Tramite questi livelli di accesso si può
definire la tipologia di accesso ad ogni
archivio gestito dal programma: accesso in
lettura/scrittura, in sola lettura oppure
nessun accesso.
[…]
Tali accessi sono definibili non solo a livello
di archivi gestiti dal programma, ma anche
di utilizzo dei report di stampa o di
visualizzazione di determinate colonne di
un elenco.
[…]
Planet inoltre gestisce un servizio di log che
consente di risalire con precisione a tutte le
operazioni effettuate da ogni utente
all’interno del programma.
L’autenticazione può essere di due tipi: manuale o automatica
•Nel primo caso l’operatore deve inserire utente e password ad ogni accesso
al gestionale; in questo modo ogni utente può utilizzare più profili, ma
anche utilizzare utenti altrui qualora ne conosca la password
•Nel secondo caso gli utenti vengono associati direttamente agli account di
Windows, e quindi l’accesso avviene in modo automatico riconoscendo
l’account Windows in uso sul pc da cui si sta operando.
 Planet è modulare, quindi consente di essere espanso
con relativa semplicità; al momento esistono diversi
moduli aggiuntivi opzionali, tra cui il modulo di
gestione dei Barcode, quelli per l’importazione e
l’esportazione dei dati, quello per il monitoraggio della
produzione e via dicendo.
 Data la natura pubblica del database, Planet può essere
interfacciato anche con moduli realizzati da terze parti
oppure fungere da base dati per applicativi esterni,
come ad esempio la Stampa Unione di Office.
 Planet funziona in ambienti Windows sia a 32 che a 64 bit; gestisce




automaticamente la multiutenza ed è in grado di gestire più aziende.
La base dati è di tipo SQL Server, ma può essere interfacciato con
qualsiasi database relazionale in commercio (Oracle, MySQL, Ecc.ra).
L’applicazione è client/server, quindi basata sulle singole installazioni
fatte sui vari client le quali fanno riferimento alle risorse condivise su un
server.
Planet adotta una roadmap di sviluppo fortemente orientata a
soddisfare le richieste dei clienti. Questo ci permette grazie ai
suggerimenti della clientela di migliorare continuamente il software con
nuove funzionalità.
Per fare in modo che questi aggiornamenti vengano distribuiti
automaticamente a tutti i clienti, Planet utilizza un sistema di
aggiornamento automatico che ogni giorno verifica la presenza di nuovi
aggiornamenti e si occupa di installarli su tutte le postazioni; questo
servizio è gratuito e viene fornito senza limitazioni temporali a tutti i
clienti.