Guida all’acquisto
di stampanti
in associazione con
Contenuto
Parte 1
Getto d’inchiostro e laser:
stampanti a confronto
Opinioni e realtà
6 vantaggi delle stampanti
a getto d’inchiostro
6 vantaggi delle
stampanti laser
Parte 2
Stampanti per le imprese
Una questione
di robustezza
Una questione di velocità
Una questione di sicurezza
Perché passare al wireless?
Quali altre funzionalità
ti servono?
Parte 3
Gestione della stampa
Come si calcola il TCO?
6 modi per contenere i
costi di stampa
6 vantaggi della
stampa gestita
La stampa gestita è adatta
alla mia azienda?
in associazione con
Introduzione
Le tecnologie di stampa sono in continua
evoluzione, quindi assicuratevi di fare la scelta
migliore sulla base delle migliori informazioni.
Dai costi di gestione alla stampa gestita, fino al
confronto tra stampanti a getto d’inchiostro e
stampanti laser, questa guida vi dice tutto ciò
che serve sapere.
in associazione con
Opinioni
e realtà
La tecnologia a getto d’inchiostro si è evoluta a tal
punto da permettere di ridurre effettivamente i costi
di gestione rispetto alla stampa laser
Ci vuole molto tempo per cambiare opinione: se
siete cresciuti sentendovi dire che la margarina è più
salutare del burro, avrete bisogno di molte prove per
convincervi del contrario.
Stop con i falsi miti sulle stampanti
La stessa cosa accade quando si tratta di stampanti laser e
stampanti a getto d’inchiostro. Per anni, il messaggio di tutti i
produttori di stampanti e degli esperti del settore è stato unanime:
la stampa laser è quasi sempre la scelta migliore per l’ambiente
professionale, quella a getto d’inchiostro è quasi sempre
preferibile per l’uso domestico.
Ma i tempi sono cambiati. La tecnologia a getto d’inchiostro si è
evoluta a tal punto da permettere di ridurre effettivamente i costi
di gestione rispetto a quella laser, pur mantenendo inalterati i livelli
di qualità di stampa fotografica che solo il getto d’inchiostro
sa offrire.
Con qualche precisazione. Per prima cosa, bisogna accertarsi
di scegliere la stampante giusta: optate per una a caso tra gli
scaffali di un centro commerciale e i costi di gestione potrebbero
farvi pentire amaramente. Secondo, è necessario comprendere le
proprie esigenze di stampa. Come vedremo più avanti, esistono
ancora buoni motivi per continuare a scegliere una
stampante laser.
Infatti, per molte aziende la combinazione tra il getto d’inchiostro
e il laser potrebbe essere la risposta giusta.
Ma allora che cosa è cambiato?
Forse il principale cambiamento risiede nell’approccio dei
produttori alla stampa, perché essi stessi erano troppo propensi in
passato a ritenere la tecnologia laser come una scelta obbligata.
Oggi vediamo che tutti i grandi produttori offrono stampanti
eccezionali pensate appositamente per l’uso aziendale.
Tre anni fa, la gestione remota era semplicemente impensabile
se applicata alle stampanti a getto d’inchiostro. Ora, invece, è una
realtà: di nuovo, purché la scelta cada sulla stampante giusta.
Siamo inoltre di fronte a dispositivi molto più robusti, progettati
per sostenere i pesanti carichi di lavoro delle stampanti da ufficio.
Calcolate quante pagine la vostra attuale stampante produce
al mese e confrontatele con le specifiche di una stampante a
getto d’inchiostro professionale. Siamo propensi a credere che
rimarrete positivamente sorpresi.
Poi c’è la questione della capacità d’inchiostro. Sono passati i
tempi in cui una cartuccia durava 200 pagine: le cartucce ad alta
capacità delle stampanti a getto d’inchiostro professionali, infatti,
durano diverse migliaia di pagine.
E, come risultato, il costo-per-pagina si è drasticamente ridotto.
La questione dipende sempre da quante pagine stampate,
naturalmente, ma HP sostiene che il costo di fatto si dimezza
rispetto a quello di un dispositivo concorrente a tecnologia laser.
Nelle prossime pagine valuteremo alcune opinioni diffuse
sulla stampa laser e su quella a getto d’inchiostro. Forse ne
condividete qualcuna, visto che da un recente sondaggio
sappiamo che molti dei nostri lettori lo fanno.
Ma non siate prevenuti e vedrete che potrete rimanere
positivamente sorpresi.
in associazione con
6 vantaggi
delle stampanti a
getto d’inchiostro
Non richiedono un pre-riscaldamento
Le stampanti a getto d’inchiostro non necessitano di
pre-riscaldamento per stampare. A differenza di quanto accade
con le stampanti laser tradizionali (a eccezione delle nuove
stampanti HP LaserJet serie R), non avrete il tempo di prendere
il caffè alla macchinetta prima di trovare la prima stampa della
mattinata pronta ad attendervi sul vassoio. La prima pagina
stampata usando la tecnologia a getto d’inchiostro può essere
pronta in appena 8 secondi. La stampante a getto d’inchiostro è
pronta a entrare in azione non appena lo siete voi.
Sanno stare al passo
Sebbene le stampanti laser di fascia molto alta superino ancora
quelle a getto d’inchiostro in termini di velocità, nella fascia
media le seconde possono essere perfino più veloci in termini di
pagine raw al minuto. In un recente test condotto da PC Pro, la
stampante HP OfficeJet Enterprise Color X55dn ha raggiunto la
velocità record di 70 pagine al minuto, superando di gran lunga le
stampanti laser della stessa fascia di prezzo.
Sono adatte alla scrivania
Generalmente, le stampanti a getto d’inchiostro sono molto più
piccole delle stampanti laser tradizionali (a eccezione delle nuove
stampanti HP LaserJet serie R). Anche se vi sono stampanti a
getto d’inchiostro di grandi dimensioni dotate di vassoi per la
carta capaci di soddisfare le esigenze di un intero ufficio, non
mancano dei modelli da scrivania meno ingombranti, adatti a un
tavolo di dimensioni standard. Scelta ideale per i dirigenti che non
vogliono stampare documenti sensibili sulla stampante condivisa
dell’ufficio.
Possono stampare su qualunque supporto
D’accordo, non proprio su tutto. Ma le stampanti a getto
d’inchiostro sono molto più versatili quando si tratta di stampare
su formati diversi dal solito A4. Possono gestire carta fotografica
quando serve ottenere stampe lucide per una brochure;
supportano biglietti da visita, etichette e buste; possono
addirittura stampare trasferibili a caldo per t-shirt o altri tessuti,
per il massimo della creatività professionale.
Consumano molta meno energia
Le ingombranti stampanti laser di vecchia scuola, che hanno
sempre bisogno di mantenere un certo livello di riscaldamento,
sono un vero onere per le bollette elettriche dell’azienda. Una
stampante laser da ufficio può consumare fino a 1000 watt in
fase di stampa, mentre le stampanti da tavolo a getto d’inchiostro
consumano solo 25 watt nel ciclo attivo e pochi watt in stato
di inattività. Non solo sono la scelta preferibile per le bollette
elettriche, ma anche per l’ambiente.
Restituiscono una qualità dell’immagine superiore
Se la vostra azienda stampa regolarmente immagini a colori,
siano esse destinate a brochure, presentazioni o poster, di norma
la qualità ottenibile con una stampante a getto d’inchiostro si
rivela superiore. La stampa laser a colori ha fatto molta strada,
ma non riesce ancora a eguagliare la precisione della tecnologia
delle stampanti a getto d’inchiostro, che normalmente offrono una
risoluzione superiore rispetto a prodotti laser della stessa fascia
di prezzo. La capacità di gestire carta fotografica di alta qualità è
un’altra caratteristica vincente.
in associazione con
6 motivi per cui le
aziende comprano
stampanti laser. Ma
sono ragioni valide?
1. Sono comunque più veloci nella stampa in formato A3
Può darsi che le stampanti a getto d’inchiostro la spuntino
quando si parla della velocità in formato A4, ma le stampanti laser
sono tuttora avanti anni luce quando si parla della stampa in A3.
Dispositivi come la HP LaserJet Professional CP5225 stampano
una pagina A3 a colori alla velocità di 10 pagine al minuto. Se
la vostra azienda ha necessità di grandi volumi di stampa in
fattore di forma superiore, le stampanti laser sono ancora la
scelta migliore.
Vero O Falso?
Vero. Sebbene HP sia impegnata a far approdare la tecnologia
proprietaria PageView (nella quale la “testina di stampa” si
estende sopra la pagina, in modo che solo la carta si muova)
alle stampanti A3, per ora essa si applica solo all’A4.
2. Nessun pericolo di sbavature
Le stampe laser sono asciutte al tatto già da quando escono sul
vassoio. Le stampe a getto d’inchiostro potrebbero richiedere
alcuni secondi di asciugatura all’uscita dalla stampante, poiché
l’inchiostro viene letteralmente spruzzato sulla pagina. Potrebbe
sembrare banale, ma a maneggiare troppo presto le stampe
a getto d’inchiostro si rischia di provocare sbavature di colore
(specialmente sulla carta fotografica di alta qualità), rischio che
non si corre con la stampa laser.
Vero O Falso?
Falso, o almeno parzialmente. Pur essendo vero che la stampa
a getto d’inchiostro è tradizionalmente soggetta a sbavature,
i dispositivi di nuova generazione (come la HP della serie
OfficeJet X) risultano resistenti alle sbavature tanto quanto i
modelli laser. Detto questo, acquistando una stampante a getto
d’inchiostro di categoria inferiore potrete comunque riscontrare
sbavature d’inchiostro.
3. Offrono qualità di testo superiore
Di norma, le stampanti laser offrono qualità superiore se con
questo si intende il semplice trasferimento di testo sulla pagina.
I risultati sono solitamente costanti con la carta laser liscia ed
economica progettata per sopportare il calore emanato dal
meccanismo fusore. La qualità del testo con le stampanti a getto
d’inchiostro è più variabile sulla comune carta in formato A4, e i
caratteri talvolta appaiono sfocati o sbiaditi.
Vero O Falso?
Falso. Ciò accadeva in passato, ma le stampanti a
getto d’inchiostro professionali, di nuovo prendendo in
considerazione le HP della serie OfficeJet X, offrono una qualità
di stampa del testo paragonabile nonostante le pagine siano
stampate alla velocità di 70 al minuto.
4.Hanno una manutenzione più semplice
Le cartucce di toner per la stampa laser normalmente hanno una
capacità di gran lunga superiore rispetto a quelle per i modelli a
getto d’inchiostro, e richiedono un minor numero di sostituzioni.
Questo significa che il reparto IT dedica meno tempo alla
manutenzione delle stampanti utilizzate da utenti che non sono
in grado di sostituire le cartucce d’inchiostro autonomamente, e
significa altresì meno amministrazione per le operazioni di riordino
e stoccaggio dei ricambi d’inchiostro.
Vero O Falso?
Falso. Questo era sicuramente vero in passato, ma va osservato
che le migliori stampanti a getto d’inchiostro di ultima
generazione per uso professionale richiedono di fatto solo la
sostituzione dell’inchiostro... e la capacità delle cartucce arriva
a coprire migliaia di pagine, esattamente come per le stampanti
laser. Non richiedendo la noiosa sostituzione del tamburo
del toner o del rullo di trasferimento, le stampanti a getto
d’inchiostro professionali sono decisamente meno impegnative
delle stampanti laser.
5. Sono pronte per l’uso in azienda
Le stampanti laser offrono con maggiore probabilità quelle
funzionalità gestionali utili ai responsabili IT delle grandi aziende.
Funzionalità come la ricerca di e-mail nella directory LDAP o le
opzioni di gestione di stampa avanzate (ad es., l’imposizione
agli utenti dell’inserimento di un PIN prima di stampare) sono più
facilmente supportate dalle stampanti laser di fascia alta piuttosto
che dalle stampanti a getto d’inchiostro.
Vero O Falso?
Falso. Dipende interamente dalla stampante. In passato, i
produttori erano soliti inserire tutte le funzionalità specifiche per
l’azienda nelle stampanti laser di fascia alta, ma oggi, se si sceglie
una stampante a getto d’inchiostro aziendale invece - come la
HP OfficeJet Pro X -di una stampante di fascia consumer, avrete
le stesse possibilità di trovare funzionalità gestionali di livello
aziendale.
6. Non rimangono a secco!
Anche se le stampanti laser sono generalmente considerate la
migliore opzione per la stampa di volumi elevati, presentano
vantaggi anche per chi deve stampare solo in rare occasioni. Le
stampanti laser utilizzano un toner in polvere che non evapora
e non ostruisce gli ugelli quando non vengono utilizzate per
periodi di tempo prolungati. D’altro canto, le stampanti a getto
d’inchiostro richiedono cicli di pulizia regolari se si desidera
mantenerne le condizioni ottimali.
Vero O Falso?
Falso, anche se, ancora una volta, dipende dalla stampante
a getto d’inchiostro acquistata. Se si tratta della serie
Officejet X con tecnologia PageWide, gli ugelli dispongono
di un meccanismo intelligente in grado di prevenire questo
inconveniente e devono essere puliti solo sporadicamente.
Altre stampanti a getto d’inchiostro possono presentare questo
problema, soprattutto i modelli di categoria consumer.
in associazione con
Una questione
di robustezza
Numerose stampanti a getto d’inchiostro
durano oggi almeno quanto le stampanti laser
della stessa fascia di prezzo
HP OfficeJet Pro 276 (a sinistra) e HP OfficeJet
Enterprise Colour X55dn (a destra)
Per una stampante professionale le richieste
spaziano dalla stampa di un singolo
documento a utilizzi pressoché continuativi.
Risulta cruciale, quindi, scegliere una
stampante abbastanza robusta da saper
gestire le specifiche esigenze professionali.
I produttori di stampanti laser normalmente definiscono il carico
di lavoro che i loro dispositivi possono sostenere come “volume
di stampa mensile massimo”. La HP LaserJet Pro P1606dn, ad
esempio, offre un volume di stampa mensile massimo di 8000
pagine A4; La HP LaserJet Pro 400 colour M451nw, leggermente
più costosa, stampa fino a 40.000 pagine A4 al mese.
Questi valori non sono limiti assoluti: la stampante HP LaserJet
Pro P1606dn non smetterà di lavorare in attesa che inizi il mese
successivo, nel caso in cui abbiate già raggiunto le 8000 pagine.
Si tratta semplicemente di indicazioni dei volumi di stampa per
cui i dispositivi sono stati progettati. Se continuate a far lavorare
la stampante oltre i volumi massimi previsti, i componenti
potrebbero usurarsi più velocemente del previsto o la durata della
stampante potrebbe risultare inferiore.
Tuttavia, numerose stampanti a getto d’inchiostro offrono oggi
livelli di durata simili o persino superiori a quelli delle stampanti
laser della stessa fascia di prezzo. La stampante multifunzione HP
OfficeJet Pro 276 Dw offre un volume di stampa mensile massimo
di 30.000 pagine, non molto inferiore a quello del modello
LaserJet Pro 400 della stessa fascia di prezzo. La OfficeJet
Enterprise Color X55dn produce sino a 75.000 pagine al mese per
tutto il suo ciclo di vita.
La documentazione relativa alla maggior parte delle stampanti
a getto d’inchiostro dedicate all’uso professionale include
attualmente tra le specifiche anche il volume di stampa. In
passato, le stampanti a getto d’inchiostro supportavano volumi di
stampa di gran lunga inferiori rispetto alle controparti laser. Infatti,
il 49% dei lettori intervistati da PC Pro ha dichiarato di non avere
mai preso in considerazione le stampanti a getto d’inchiostro in
quanto non abbastanza robuste per l’uso professionale.
L’ufficio “medio” non esiste, quindi i dati che seguono sono
da considerarsi esclusivamente come indicativi, tuttavia le
ricerche della Environmental Protection Agency degli Stati Uniti
suggeriscono che un impiegato di un ufficio medio negli USA
produca 10.000 fogli di carta all’anno (tra fotocopie e stampe),
ovvero 833 pagine al mese per utilizzare la stessa unità di misura
dei volumi di stampa.
I volumi di stampa mensili non sono l’unico fattore da
considerare per valutare la durata del ciclo di vita. I produttori di
stampanti laser vendono kit di manutenzione che consentono di
sostituire periodicamente i principali componenti dei dispositivi,
come il gruppo fusore, il rullo di trasferimento e i rulli di prelievo
della carta.
A questi kit è spesso attribuita una previsione delle pagine
stampabili prima di una loro nuova sostituzione. Questa previsione
varia da centinaia a migliaia di stampe, quindi controllate prima di
scegliere quale dispositivo acquistare per il vostro ufficio.
in associazione con
Una questione
di velocità
Le stampanti a getto d’inchiostro
normalmente entrano in funzione appena si
attiva un processo di stampa
Che le stampanti laser fossero più veloci
delle sorelle a getto d’inchiostro era un fatto
inconfutabile in passato. Infatti, il 40% degli
utenti professionali intervistati da PC Pro ha
dichiarato di non prendere in considerazione
l’acquisto di stampanti a getto d’inchiostro
semplicemente in quanto troppo lente.
Tuttavia, i progressi della tecnologia a getto d’inchiostro non solo
hanno colmato il divario con le stampanti laser ma, in alcuni casi,
l’hanno fatta addirittura prevalere in termini di velocità raw.
Prendiamo come esempio la HP OfficeJet Enterprise Color
X555dn. Questa stampante a getto d’inchiostro ha stampato un
documento Word di 70 pagine in soli 58 secondi nelle prove di
laboratorio Real World di PC Pro, “annientando” le stampanti laser
della stessa fascia di prezzo.
Come può stampare così velocemente?
Il dispositivo integra la tecnologia HP PageWide, per cui invece
di avere il tradizionale carrello a getto d’inchiostro che scorre
avanti e indietro sulla pagina, la testina di stampa copre l’intera
larghezza della pagina A4, con 42.000 ugelli indipendenti che
spruzzano l’inchiostro sulla carta sottostante. Poiché la testina
di stampa non perde tempo a scorrere da un lato all’altro della
pagina, il tempo di stampa si riduce in modo considerevole
rispetto a quello di una normale stampante a getto d’inchiostro.
Anche nelle stampanti senza questa tecnologia, il getto
d’inchiostro raggiunge velocità di 30 ppm, sufficienti a soddisfare
quasi tutte le esigenze di un ufficio. La maggior parte dei
processi di stampa copre poche pagine, il che significa che basta
attendere solo pochi secondi perché il documento sia pronto: in
molti uffici, il tempo richiesto non supera quello necessario per
raggiungere fisicamente la stampante.
Di norma, le stampanti laser stampano a velocità comprese
fra 40 e 60 ppm, il che le rende preferibili rispetto alle più lente
stampanti a getto d’inchiostro negli uffici con elevata necessità di
una stampante condivisa (non solo per la velocità, ma anche per
il costo dei materiali di consumo e la durata, che analizzeremo più
avanti in questa guida).
Le pagine raw al minuto non sono l’unico aspetto legato alla
velocità da prendere in considerazione. La maggior parte delle
stampanti laser richiede anche un tempo di riscaldamento dopo
un periodo di inattività, e questo aumenta di 30 secondi o più
il tempo richiesto per riavviare il processo. Alcune stampanti
laser integrano una tecnologia che, accelerando il riavvio, risolve
questo problema; tuttavia, è riservata ai modelli più costosi.
Le stampanti a getto d’inchiostro, al contrario, normalmente
entrano in funzione non appena si attiva un processo di
stampa. Potrebbero eseguire un breve ciclo di pulizia alla prima
accensione della giornata, ma normalmente questa operazione
non è richiesta.
in associazione con
Una questione
di sicurezza
In assenza di un adeguato controllo degli
accessi, è facile che i documenti sensibili
cadano nelle mani sbagliate
Anche se elaborano tutte le tipologie di
documenti aziendali sensibili, le stampanti
sono spesso sottovalutate nelle strategie
di sicurezza IT delle aziende. Considerato
il grado di vulnerabilità sia in termini di
sicurezza fisica che di rete, non mettere in
conto adeguate misure di sicurezza per le
stampanti costituisce un rischio enorme.
Ecco alcuni dei fattori di rischio da prendere
in considerazione.
Accesso ai documenti sensibili
Le aziende risparmiano sempre più sui costi di stampa facendo
uso di una stampante di rete condivisa a livello di un intero piano
di ufficio, ma senza un adeguato controllo degli accessi è tuttavia
facile che documenti sensibili cadano in mani sbagliate.
Pensiamo, ad esempio, a un dirigente che stampa un richiamo
disciplinare per un membro del personale, ma quando arriva alla
stampante il documento pronto è stato già prelevato da un altro
collega che era in attesa delle proprie stampe. Nel migliore dei
casi, imprevisti di questo genere sono imbarazzanti, nel peggiore
espongono l’azienda al rischio di un’azione legale.
Incidenti come questo possono essere evitati con delle soluzioni
di controllo degli accessi ai documenti, come HP Pull Print.
Con Pull Print, i documenti non sono stampati fino a quando il
dipendente non si autentica sulla stampante (solitamente con
un codice PIN) e seleziona il documento richiesto dalla coda di
stampa. In questo modo, non solo si preserva la riservatezza,
ma si evita anche il rischio che dei documenti siano prelevati
involontariamente da altri colleghi o dimenticati in stampa.
Intercettazione del traffico della stampante
A meno che adeguatamente crittografati, i documenti inviati alla
stampante dai computer dell’ufficio potrebbero essere esposti ad
attacchi da parte di altri dispositivi connessi alla rete aziendale. Il
traffico della rete potrebbe essere intercettato dagli hacker, così
come da dipendenti malintenzionati.
Tutto ciò si può evitare attraverso i moderni driver della
stampante, che eseguono la crittografia dei dati trasmessi dal
computer rendendoli inutilizzabili dagli hacker anche laddove
questi riuscissero a infiltrarsi nella rete aziendale. Chiedete
dettagli al fornitore prima di acquistare la stampante.
Messa in sicurezza delle stampanti
Le stampanti di oggi presentano una serie di funzionalità
potenzialmente a rischio: hard disk che archiviano i documenti
sensibili in attesa di essere stampati, porte USB, Bluetooth e
funzioni Wi-Fi. È fondamentale che tutte queste componenti
siano adeguatamente protette e sottoposte alle politiche di
sicurezza aziendali.
Tutto ciò può essere gestito con un software di gestione della
stampa centralizzata come HP Imaging and Printing Security
Center. Queste soluzioni consentono di applicare le politiche
di sicurezza all’intero parco macchine dell’azienda, in un modo
analogo alla gestione dei PC secondo la Politica di Gruppo.
Smaltimento delle vecchie apparecchiature
Lo smaltimento delle vecchie stampanti deve avvenire in modo
sicuro, per non infrangere la riservatezza delle informazioni
sensibili. Ad esempio, gli hard disk potrebbero ancora contenere
delle copie di vecchi documenti recuperabili. Controllate la
presenza di funzionalità come la cancellazione dei dati protetti,
con cui è possibile sovrascrivere le informazioni contenute
nella stampante.
in associazione con
Perché passare
al wireless?
La stampa wireless offre ai dipendenti molta
più flessibilità nella gestione dei dispositivi da
cui stampare
Entrambi i modelli HP OfficeJet Pro X551DW (a sinistra) e HP
LaserJet Pro 400 M401d (a destra) supportano la stampa Wi-Fi
Il tanto vociferato mito dell’ufficio senza
carta non si è mai avverato, ma l’ufficio
wireless è un’ipotesi molto più realistica. Con
l’attuale capacità di connessione wireless
di praticamente tutti i dispositivi installati in
ufficio, ha poco senso avere la stampante
collegata alla rete via cavo.
Perché passare al wireless?
Forse il principale vantaggio delle stampanti wireless risiede nella
possibilità di installarle pressoché ovunque all’interno dell’ufficio.
Non si ha alcuna necessità di collocarle vicino a una presa
Ethernet o alle tracce elettriche dell’edificio: possono essere
installate in qualunque punto, purché all’interno della rete wireless
e vicino a una presa di corrente.
Ciò consente di installare la postazione di stampa in un angolo
dell’ufficio, in modo che il rumore della stampante in azione
non disturbi il personale durante il lavoro. Significa anche un
minor numero di cavi elettrici sul pavimento dell’ufficio, con la
conseguente riduzione dei rischi di incidenti per la salute e
la sicurezza o di danni alle apparecchiature in caso di cavi
strappati accidentalmente.
Chi lavora da casa potrebbe scegliere di sistemare la stampante
in una camera da letto secondaria, in una credenza nel sottoscala
o anche in garage, minimizzando l’impatto delle apparecchiature
d’ufficio all’interno dello spazio privato.
Entrambi i modelli HP OfficeJet Pro X551DW (a sinistra) e HP
LaserJet Pro 400 M401d (a destra) supportano la stampa Wi-Fi
La stampa wireless, inoltre, fornisce ai dipendenti molta più
flessibilità sui dispositivi da cui stampano. La maggior parte
delle stampanti wireless supporta Apple AirPrint, consentendo al
personale di stampare direttamente da iPad e iPhone.
Molte sono anche compatibili con Google Cloud Print,
permettendo ai dipendenti di stampare documenti perfino quando
non sono in ufficio. Google Cloud Print trasforma di fatto il PC
dell’ufficio di un dipendente in un server di stampa: fintanto
che il PC è acceso e connesso alla rete aziendale, il dipendente
può inviare documenti alla stampante da qualunque dispositivo
connesso. Un dipendente potrebbe, ad esempio, lavorare su un
documento nel laptop durante il tragitto verso la sede di lavoro
e trovarlo pronto sul vassoio della stampante appena arriva in
ufficio, oppure stampare un documento in ufficio per conto di
colleghi mentre questi sono in viaggio di lavoro all’estero.
Un fornitore come HP fornisce anche app per smartphone e
tablet, consentendo al personale di stampare direttamente da
dispositivi di diversi marchi. Inoltre, la questione non si limita
all’invio di documenti alla stampante: con la stampante dell’ufficio
il personale può effettuare scansioni di documenti o foto e inviarle
direttamente al proprio smartphone/tablet. Questo utilizzo si
presta a qualunque finalità professionale, tra cui l’invio di ricevute,
l’inserimento della firma digitale nei moduli cartacei o la revisione
di elementi grafici.
in associazione con
Quali altre funzionalità
ti servono?
Funzionalità extra: una “lista della spesa”
Le stampanti e i dispositivi multifunzione
professionali dispongono di decine di
funzionalità diverse. Quello che segue è solo
un elenco ristretto, con qualche indicazione in
merito a caratteristiche e requisiti:
App – Alcuni produttori di stampanti offrono oggi la possibilità di
installare delle app su alcuni modelli selezionati, generalmente
quelli dotati di touchscreen a colori. Spaziano dalle app che
stampano le ultime notizie dal mondo del business a quelle
per la scansione di biglietti da visita o per l’affrancatura
postale prepagata.
Accensione/spegnimento automatico – Le stampanti in
modalità “sleep” consumano comunque molta energia elettrica,
specialmente se lasciate in questo stato durante i weekend. La
funzione di accensione/spegnimento automatico di HP consente
agli amministratori IT di impostare i dispositivi in modo che si
accendano/spengano a orari prestabiliti ogni giorno o a seguito
di periodi predefiniti di inattività.
Rilevamento delle pagine vuote – Enormi quantità di carta si
sprecano “stampando” pagine vuote alla fine dei documenti.
Il rilevamento delle pagine vuote serve semplicemente a non
stampare tali pagine.
Adattatore duplex – Alcune stampanti offrono di serie l’opzione
di stampa in fronte/retro, altre consentono di installare sulla
macchina un adattatore duplex per rendere disponibile questa
funzione. Tenete conto del costo dell’adattatore nella vostra
decisione d’acquisto.
Ethernet – La porta Ethernet è indispensabile per le aziende
che non vogliono adottare la stampa wireless. Le stampanti più
costose offrono oggi porte Gigabit Ethernet che consentono di
velocizzare il trasferimento dei dati.
OCR – L’integrazione del riconoscimento ottico dei caratteri
converte automaticamente i documenti scannerizzati in
testo modificabile.
Fotocopiatura – Se prevedete di utilizzare la stampante anche
come fotocopiatrice, cercate modelli che possano supportare dei
vassoi di alimentazione più grandi.
Scanner – Non valutate solamente la risoluzione. Date
un’occhiata a funzionalità quali il fronte/retro a singolo passaggio,
che potrebbe fare la differenza nella scansione di documenti
fronte/retro.
Send to mail/SharePoint – Questa funzionalità consente di
inviare documenti scannerizzati direttamente alla propria casella di
posta elettronica. Molte stampanti offrono funzionalità di ricerca in
rubrica, il che evita al personale di dover digitare l’intero indirizzo
e-mail sulla tastiera del display. I modelli più avanzati di stampanti
inviano i file ai server SharePoint o ad altre unità di rete.
Pinzatura/foratura/rilegatura – Le soluzioni di stampa/copia
più costose effettuano in automatico le operazioni di pinzatura,
foratura o rilegatura dei documenti, cosa che può determinare un
enorme risparmio di tempo per le tirature di una certa dimensione.
Touchscreen – Un ampio schermo touchscreen è preferibile se
si prevede che il personale debba sistematicamente digitare il
proprio codice PIN o accedere alle diverse funzionalità di gestione
della stampante.
Touch-to-print/NFC – Una funzione sempre più diffusa, che
consente al personale di stampare dal dispositivo mobile
semplicemente avvicinandolo alla stampante. Utile per stampare
velocemente le e-mail o i documenti prima delle riunioni di lavoro.
USB – Funzione ormai diffusa che consente agli utenti di
stampare direttamente dalla chiavetta USB. In alcuni casi, il
reparto IT potrebbe imporre restrizioni di accesso per motivi
di sicurezza.
in associazione con
Come si calcola
il TCO?
Calcolare il costo totale dell’intero ciclo di vita
di una stampante dipende da molteplici fattori,
tra cui la tipologia o le dimensioni dell’azienda
e le esigenze di stampa dei suoi dipendenti.
Una cosa è certa: il prezzo di acquisto iniziale
della stampante in sé è solo una piccola parte
del costo complessivo. Ecco i fattori che
dovete prendere in considerazione nel
calcolo del costo totale (Total Cost of
Ownership, TCO):
Costi fissi
Includono il prezzo d’acquisto della stampante e gli eventuali
pacchetti di estensione di garanzia/assistenza. Nella
maggior parte dei casi, il prezzo di acquisto è assolutamente
sproporzionato rispetto al costo dei materiali di consumo
acquistati nel corso del triennio di durata media della stampante;
pertanto, affidare la decisione d’acquisto al solo prezzo
dell’apparecchio non è un buon modo di fare i conti. Molte
garanzie coprono il primo anno di vita della stampante, ma
potrebbe essere utile aggiungere i costi d’estensione delle stesse
al prezzo d’acquisto per determinare i costi fissi di quel
particolare apparecchio.
Costi variabili
Prima di poter tentare di calcolare i costi variabili di una
stampante, serve farsi un’idea della quantità di pagine che si
intende stampare. Per fare una stima approssimativa, vi basta
controllare la quantità di carta utilizzata ogni mese sull’attuale
stampante; tuttavia, per scomporre meglio i costi e determinarli
in base all’effettiva proporzione di stampe in monocromia e a
colori, prendete in considerazione la scelta di una soluzione di
stampa gestita. La stima di HP è che un lavoratore medio stampi
tra le 5000 e le 10.000 pagine all’anno. I materiali di consumo per
laser/getto d’inchiostro hanno una certa resa in termini di stampe
(diciamo 5000 pagine), stima questa che nella nostra esperienza
risulta essere un po’ ottimistica. Per calcolare il costo degli
inchiostri nell’arco del triennio, dovrete usare la seguente formula,
sia per i materiali di consumo monocromatici che per quelli
a colori:
quantità totale di pagine da stampare nel triennio (meno la
capacità delle eventuali cartucce iniziali in dotazione con la
stampante) ÷ resa della cartuccia d’inchiostro
Quindi, se la previsione è che la stampante produca 20.000
pagine all’anno; se al momento dell’acquisto la stessa aveva in
dotazione una cartuccia iniziale di 2000 pagine e se la resa delle
cartucce standard è di 5000 pagine, il calcolo sul triennio diventa:
60.000 pagine – 2000 pagine della cartuccia iniziale = 58.000
pagine ÷ 5000 pagine di resa = 11,6 (ovvero 12 cartucce in
tre anni)
L’inchiostro non è l’unico costo variabile da tenere in
considerazione. La maggior parte delle stampanti laser richiede
anche alcuni componenti, come il fusore e i rulli, che devono
essere sostituiti dopo un certo numero di pagine. Anche per
questi “kit di manutenzione” la durata è calcolata in termini di
pagine, e il loro costo deve essere inserito nel prezzo d’acquisto.
Costi indiretti
Esistono dei costi indiretti collegati alle stampanti, che meritano
di essere presi in considerazione a seconda della dimensione
dell’azienda. Quante volte è necessario chiamare il reparto IT
per sostituire le cartucce o per interventi di manutenzione? Nelle
aziende di maggiori dimensioni, quanta superficie della sede
aziendale è utilizzata per lo stoccaggio dei materiali di consumo?
Quali sono i costi amministrativi collegati al riordino di carta e
inchiostri? E quanto spende l’azienda per il server di stampa o per
i software gestionali? Tutti questi dati potrebbero essere utili al
calcolo del prezzo finale.
Costo totale
Pertanto, il costo totale di proprietà è:
stampante
+ garanzia
+ cartucce a colori
+ cartucce monocromatiche
+ kit di manutenzione
+ eventuali costi indiretti
= costo totale di proprietà
in associazione con
6 modi per contenere
i costi di stampa
1. Consentite la stampa solo quando il personale è
alla stampante
Molte stampanti supportano oggi la stampa in modalità pull, in
accordo alla quale il dipendente deve inserire un PIN (o un’altra
forma di autenticazione) nei dispositivi stessi prima dell’avvio del
processo. Ciò non solo impedisce al personale di allontanarsi
portando via documenti di qualcun altro, con le inutili ristampe
che seguono, ma riduce anche i considerevoli sprechi
che si accumulano nel vassoio di uscita della stampante,
determinati dall’invio in stampa di documenti che poi restano
totalmente dimenticati.
2. Formate il personale a una stampa efficiente
Una grande quantità di carta e d’inchiostro è sprecata come
conseguenza del fatto che il personale semplicemente non
conosce le diverse opzioni di stampa offerte dal software. Si
stampano interi documenti di 30 pagine anche quando servono
solamente alcuni paragrafi, e questo perché il personale non
conosce l’esistenza dell’opzione “Stampa selezione”. I fogli di
lavoro Excel hanno l’opzione di adattamento al formato pagina, per
evitare che nella stampa coprano inutilmente pagine diverse. Le
presentazioni in PowerPoint possono essere stampate con più slide
per pagina. Formate il personale all’uso di queste funzionalità: non
date per scontato che le trovino o le usino da soli.
3. Stampate di default in modalità bozza
Stampare in alta qualità deve essere l’eccezione, non la regola.
Solamente i documenti che devono essere distribuiti ai clienti
devono essere stampati nella modalità di stampa in alta qualità,
mentre l’ordine del giorno di una riunione o la prima stesura di un
documento non subiranno danni se stampati in modalità bozza.
Usate le impostazioni della stampante o i driver per impostare la
modalità bozza di default, e istruite il personale in merito ai casi in
cui la stampa in alta qualità è accettabile.
4. Configurate la stampa fronte/retro
Stampare su un solo lato della pagina è un terribile spreco. Come
per la modalità bozza, esistono pochissimi casi nell’esperienza
quotidiana in cui la stampa fronte/retro sia svantaggiosa, e la
questione ovviamente fa una grande differenza in riferimento ai
consumi di carta. Anche se la funzione fronte/retro non è presente
di default, molte stampanti hanno degli adattatori opzionali, con
costi che si ammortizzano nel breve tempo. Anche in questo
caso, utilizzate le impostazioni della stampante o del driver per
configurare il fronte/retro di default.
5. Eliminate le stampanti personali
Molti dirigenti amano avere una propria stampante personale; ma
con soluzioni come la stampa in modalità pull, che riduce il rischio
di far cadere documenti sensibili in mani sbagliate, anche per loro
vengono a mancare ragioni valide per non utilizzare le stampanti di
rete. Le stampanti personali normalmente hanno una gestione più
costosa, e richiedono un maggior livello di assistenza IT e consumi
energetici superiori.
6. Risparmiate il colore per chi ne ha necessità
La maggior parte dei dipendenti in ufficio non ha necessità di
stampare a colori. Assicuratevi che le stampanti siano impostate
di default sulla stampa in bianco e nero oppure prendete in
considerazione di utilizzare due stampanti: una monocromatica
e una a colori. Il software di gestione assicura che i lavori a colori
vengano indirizzati automaticamente alla stampante adeguata,
oppure che solamente alcuni dipendenti siano autorizzati ad
accedere alla stampante più costosa.
in associazione con
6 vantaggi della
stampa gestita
1. Un unico fornitore di hardware
Il parco installato di molte aziende è costituito da numerosi
modelli diversi di hardware: macchine di età diverse, provenienti
da fornitori diversi e accumulate negli anni. Per l’azienda questo
significa perdere in economia di scala sui materiali di consumo,
dover provare e supportare diversi driver o software e assistere il
personale che potrebbe trovarsi in difficoltà nell’utilizzo di dispositivi
diversi. Una soluzione gestita può far confluire tutte le esigenze di
stampa e copia su un unico fornitore, uniformando l’assistenza
e i costi.
2. Nessuna necessità di dover pensare ai materiali di consumo
Le aziende sprecano una quantità di tempo enorme a cercare
il miglior prezzo dei materiali di consumo, specialmente negli
ambienti di hardware misto in cui servono cartucce e kit di
manutenzione di tipo diverso. Un servizio gestito amministra
in automatico l’approvvigionamento dei materiali di consumo,
consentendo spesso un risparmio sui costi superiore a quanto
l’azienda sarebbe riuscita a ottenere da sola.
3. Prevedibilità dei costi dell’hardware
Le aziende che non hanno un ciclo di sostituzione regolare
dell’hardware spesso cambiano i dispositivi di stampa/copia
quando si guastano. Una soluzione di stampa gestita aumenta la
prevedibilità del budget dedicato all’hardware. Si può ricorrere al
leasing, non solo per evitare il costo anticipato della sostituzione
del parco stampanti, ma anche per avere la garanzia che le
apparecchiature siano sostituite se non funzionanti.
4. Meno oneri per il reparto IT interno
Le stampanti possono rappresentare un carico pesante per
le risorse di assistenza IT, soprattutto per le PMI che non
dispongono di team strutturati e dedicati. I servizi di stampa gestita
normalmente comprendono l’assistenza esterna, il che consente
al team IT interno all’azienda di dedicarsi a progetti che portino
concreto valore al business dell’azienda. Misco e i servizi HP Smart
Printing offrono una scelta di pacchetti di assistenza on-site, con
tempi di risposta entro le quattro ore, in grado di garantire che il
tempo di inattività aziendale sia ridotto al minimo in caso di guasti
alla stampante.
5. Identificazione degli sprechi
I servizi di stampa gestita comprendono i software di gestione e di
creazione rapporti, per aiutare le aziende a individuare gli sprechi di
risorse. Un determinato utente monopolizza la stampante per scopi
personali? Il personale rispetta la politica aziendale per quanto
riguarda la stampa a colori? Si utilizza carta costosa e di alta qualità
per i lavori di stampa ordinari? I software di gestione possono
individuare e tenere sotto controllo gli sprechi di questo tipo,
contribuendo a ridurre i costi di stampa complessivi dell’azienda.
6. Sviluppo di una strategia di stampa
Molte aziende, semplicemente, non hanno una strategia di stampa.
Un servizio di stampa gestita dà accesso a esperienze che vi
aiutano a sviluppare e adattare i progetti in base alle esigenze
in divenire della vostra azienda. Il vostro fornitore di servizi può
aiutarvi ad avviare la stampa wireless da dispositivi mobili, a
implementare delle strategie sulla sicurezza dei documenti o
a individuare la tipologia di dispositivi che meglio si addice a
ciascun reparto aziendale. Per le PMI, in particolare, offre il tipo
di esperienza nel settore della stampa che difficilmente potreste
reperire tra i vostri dipendenti.
in associazione con
La stampa gestita
è adatta alla
mia azienda?
Molte aziende potrebbero pensare che
affidare a una società esterna la gestione
dei propri processi di stampa sia superfluo
e inutile. Tuttavia, le aziende sia grandi che
piccole possono ridurre notevolmente i
propri costi di stampa attraverso il contributo
degli esperti.
Le aziende che adottano il programma di servizi di stampa
gestita (MPS) riducono mediamente i propri costi di stampa del
30%, secondo uno studio condotto da Photizo Group. Forse la
ragione più importante per richiedere aiuto esterno è che nella
maggior parte dei casi le aziende semplicemente non sanno dove
localizzare i loro problemi di stampa. L’output delle stampanti non
è strettamente controllato, e l’assistenza IT si limita a risolvere i
problemi al loro verificarsi invece di tentare di migliorare il flusso di
lavoro dell’azienda.
Prima di qualsiasi suggerimento, un buon fornitore di servizi di
stampa gestita raccoglierà i dati di utilizzo di ciascun dispositivo
impiegato nell’azienda, potendo così individuare l’hardware in
esubero o i modelli che potrebbero essere sostituiti da un’unica e
più efficiente stampante. Ad esempio, che necessità ha un’azienda
di avere una fotocopiatrice vicino a una stampante laser, quando un
dispositivo MFP combinato potrebbe fornire un output equivalente?
Di contro, sarebbe più vantaggioso in termini di costo disporre di
stampanti a colori e monocromatiche separate in un’azienda che ha
grande necessità di stampare a colori? Questi sono gli interrogativi
cui solamente un’analisi supportata da dati può dare risposta. I
risultati di queste analisi possono essere sorprendenti.
Philip Van Enis, direttore del Gruppo IT dei consulenti edili di
Bidwells, ha raccontato a una recente colazione di lavoro con
PC Pro che il passaggio ai servizi di stampa gestita nella sua
azienda ha ridotto il numero di stampanti da 194 ad appena 59.
Ridurre il numero di stampanti non solo genera risparmi in termini
di hardware e di consumi elettrici, ma aiuta anche a cambiare le
abitudini degli utenti. Migliorare il flusso di lavoro documentale,
ridurre la quantità di stampe superflue ed eliminare le stampanti
dalle scrivanie dei dipendenti possono avere un impatto enorme
sull’uso dei dispositivi di stampa. Bidwells ha assistito a una
riduzione dell’output di stampa di un terzo dopo il passaggio ai
servizi di stampa gestita.
L’azienda farmaceutica Merck, a seguito del passaggio ai servizi
di stampa gestita di HP, ha evidenziato una riduzione del 40%
nell’output di stampa e dell’80% nei costi legati ai consumi elettrici.
L’azienda è passata da una situazione in cui ogni dipendente
aveva la propria stampante sulla scrivania a stampanti di gruppo
condivise da decine di lavoratori. Privati della comodità di avere
una stampante esattamente davanti a sé, i dipendenti hanno
iniziato a considerare la reale necessità di stampare un documento,
con il risultato di un forte calo dell’output.
Cosa importante, il servizio di stampa gestita non smette di
funzionare quando è installato un nuovo hardware. HP, ad esempio,
fornisce ai propri clienti MPS dei report trimestrali, per aiutarli a
ottimizzare i flussi di lavoro documentali e i requisiti hardware di
pari passo all’evoluzione delle esigenze aziendali.
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