Presentazione
Replica Sistemi
Il caso Smet
Un esempio concreto di recupero di efficienza e costi
attraverso l’utilizzo di ShowTrip, software per gestione delle
spedizioni
Interporto Campano, 10 febbraio 2010
Smet – la storia
Il gruppo Smet nasce nel 1975 da Luigi De Rosa, l'attuale presidente, che
proseguendo l'attività fondata dal padre Domenico 20 anni prima, ha dato
vita ad uno dei maggiori player europei nel settore della logistica e trasporti.
Costante il processo di crescita e di internazionalizzazione che il gruppo ha
conosciuto negli ultimi anni. Un progetto all'insegna dell'innovazione dei
processi, realizzato con risorse qualificate e investimenti mirati che ha
consentito alla Smet di diventare partner privilegiato di grandi gruppi
multinazionali.
Smet – la storia
La direzione centrale a Salerno, le 9 sedi in
Italia e le 5 filiali in Europa rappresentano il
segno più evidente del costante processo di
crescita e di internazionalizzazione che il
gruppo ha conosciuto negli ultimi anni.
Un progetto all'insegna dell'innovazione dei
processi, realizzato con risorse qualificate e
investimenti mirati che ha consentito alla
Smet di diventare partner privilegiato di
grandi gruppi multinazionali.
Smet – la storia
HEAD OFFICE: SALERNO
BARCELLONA E CTRA.DE
VALDERIOLF
LEINI’ (TO)
CASTROCIELO (FR)
MERCOGLIANO (AV)
BEINASCO (TO)
PATRICA (FR)
Smet – I servizi offerti
GLASS divisione altamente specializzata, SMET GLASS, che gestisce i
processi di lavorazione, taglio assemblaggio e movimentazione
AUTOMOTIVE CRM LOGINT è l'azienda del gruppo SMET specializzata
nel segmento automotive
LOGISTICA Logica d'azienda e cultura della partnership. Questa è la
sintesi del metodo con cui SMET gestisce le relazioni con i propri clienti.
DEPOSITI Si effettuano depositi e stoccaggi di materiale vario nei nostri
magazzini
TRASPORTI La competenza che la Smet esprime nel suo lavoro
quotidiano e’ una sintesi di affidabilita’, puntualita’ e disponibilita’
CONSULTING I consulenti SMET aiutano i clienti a gestire con efficacia
laloro supply chain
Smet – La Flotta
Rimorchi – Inloader
TARA VEICOLI N.G. : 8.000 KG.
TARA VEICOLI O.G. : 9.500 KG.
Rimorchi – softside
TARA VEICOLI : 7.300 KG
Rimorchi – maxi volume
TARA VEICOLI : 7.500 KG.
Autotreni
TARA VEICOLI : 8.0000 KG
Veicoli leggeri
Il progetto ShowTrip
Il management di Smet ha preso coscienza di alcune inefficienze
operative del trasporto e nel 2004 ha deciso di affidarsi a Showtrip
di Replica Sistemi per l’organizzazione e la gestione delle
spedizione dei prodotti e i relativi viaggi
®
SHOWTRIP
SOFTWARE PER LA GESTIONE EVOLUTA DELLE FLOTTE
ShowTrip – I Plus
Ambiente grafico che simula il classico borderaux cartaceo
per rendere user friendly l’inserimento e la gestione dei dati ai gestori
del traffico. Integrazione con ambienti cartografici e di calcolo
chilometrico per semplificare l’ottimizzazione delle spedizioni
o
valorizzare le tratte a vuoto
Integrazione con uno dei
più efficienti e parametrizzabili
sistemi di localizzazione
satellitare per gestire il traffico
su base consuntiva anziché
presuntive
ShowTrip
Automazione dei calcoli e della emissione di fatture pro forma passive,
stampe e numerazione di fatture passive in ambienti consortili e cooperativi
Gestione della documentazione necessaria e tipica del trasporto aereo
Gestione delle triangolazioni di fatturazione in gruppi di società
controllate
Possibilità di gestione centralizzata del traffico anche quando le unità di
trasporto appartengono a diverse ragioni sociali
Gestione di diverse unità di trasporto (fino a 6:CASSA1, CASSA2,
PIANALE, TRATTORE, AUTISTA1, AUTISTA2 )
ShowTrip
ShwTrip gestisce tutte le aree di aziende di trasporto:
AREA COMMERCIALE
– gestione offerte e preventivi
– conferme preventivi
– generazione automatica tariffari da preventivi
AREA OPERATIVA
–
–
–
–
–
–
–
acquisizione ordini (manuale o telematica)
composizione carichi
abbinamento mezzi/autisti
planning automezzi
tracking viaggio
gestione intermodale
gestione semirimorchi
AREA FATTURAZIONE
–
–
–
–
condizioni tariffarie attive e passive
fatturazione attiva e passiva
gestione bancali
gestione contrassegni
AREA CASSA E PERSONALE
– rapportino autisti
– gestione cassa e spese
– gestione presenze
AREA CONTROLLO QUALITA’
– rilevazione anomalie
– gestione non conformità
– tracking spedizioni
AREA PARCO AUTOMEZZI
– scadenziari e manutenzioni
programmate
– gestione consumi carburante
Modalità di intervento
Smet ha effettuato una analisi interna delle proprie esigenze e,
dopo aver escluso una soluzione “interna” ha iniziato la software
selection per trovare il partner giusto
Tra Replica Sistemi e Smet è così iniziato uno scambio di
informazioni tecniche atte ad avere la certezza della fattibilità e dei
costi di tale integrazione, iniziata con una presentazione presso la
nostra sede di Milano e proseguita con una giornata di analisi più
specifica, e approfondita presso gli uffici Smet a Salerno, terminato
con un accordo scritto che sanciva le linee guida del progetto
Nel 2004 si e’ steso un accordo commerciale e si e’ dato il via ai
lavori
Obbiettivi dell’informatizzazione
L’obbiettivo principale di SMET era quello di integrare le funzionalità
aziendali che al tempo erano invece distribuite tra varie applicazioni
stand alone
Un’altra problematica era avere un concentratore di dati atto ad
alimentare strumenti statistici di valutazione e controllo e altri
applicativi aziendali
Per ultimo, ma non di secondaria importanza, era richiesto di
limitare al minimo ridondanze di operazioni e di data entry nella
gestione ordinaria e amministrativa, e la condivisione tra tutti gli
operatori interessati delle informazioni utili alla gestione del flusso
informativo dagli ordini alla fatturazione
Integrazione
Le varie procedure in Smet erano state realizzate, come capita spesso in
un’azienda in crescita continua, seguendo l’aumento delle richieste. Questo ha
fatto si che nascessero applicazioni atte allo scopo, molto personalizzate ma
non integrate tra loro
La soluzione Replica Sistemi, seppure meno “su misura” rispetto le varie
singole applicazioni presenti, aveva il vantaggio di essere integrata e standard
e, inoltre, copriva anche esigenze che iniziavano a manifestarsi in Smet, come
la gestione di viaggi con più unità di trasporto, e che avrebbero messo in crisi
le basi su cui le vecchie applicazioni erano nate
Dove Showtrip si discordava troppo dal “modus operandi” acquisito negli
anni da taluni operatori, si e’ preferito “usarlo” per alimentare
automaticamente le applicazioni storiche con dati più completi e precisi, senza
doppie imputazioni
Quando le funzionalità standard soddisfacevano le esigenze ma l’operatività
era scarsa si è provveduti a personalizzare le applicazioni per rispondere alle
esigenze funzionali richieste
Concentrare le informazioni
Fondamentalmente le richiesta era due:
Preparare i dati per alimentare una procedura propedeutica alle
paghe degli autisti. Showtrip doveva, in base alle informazioni
presenti sui viaggi, individuare se questi erano “Diretti” o “Bougle”,
nazionali o internazionali e, in funzione di una tabella apposita
distribuire agli autisti le trasferte agli autisti
Gestire la suddivisione del ricavo dei mezzi quando su un viaggio
ce n’era più d’uno.
Il cosiddetto “ricavo corretto”e’ nato per fornire informazioni già
“pronte all’uso” dei reporting di statistica e di redditività. Per
ottenere questo Showtrip e’ stato implementato con algoritmi di
calcolo basati sui chilometri che permettono di distribuire sui costi
i ricavi prodotti in modo proporzionale ai chilometri effettuati da
ciascuna unità di trasporto.
La ridondanza
Tutte le società del Gruppo SMET possono acquisire ordini di
spedizione trasferendo l’incarico di eseguire i servizi ad un’altra
azienda del gruppo.
Le fatture attive quindi vengono emesse dalla società che
acquisisce l’ordine e che riceverà fattura dall’altra società del gruppo
che fisicamente lo esegue. Questa, a sua volta, emetterà fattura
attiva alla mandante e, qualora cedesse il sevizio a un sub-vettore
terzo, riceverà fattura dal sub-vettore.
Replica Sistemi ha quindi realizzato il modulo “triangolazione” (ora in
Showtrip standard) che permette, con la sola imputazione iniziale, di
produrre tutti i movimenti amministrativi “intragroup” generati
dall’ordine originario in modo automatico
Il ritorno dell’investimento per Smet
Lo stesso numero di utilizzatori oggi riesce a gestire più ordini e
mezzi rispetto alla gestione precedente grazie alla condivisione delle
informazioni di base. Inoltre riuscendo a bilanciare meglio il carico di
lavoro tra l’area traffico e quella amministrative, anche la fatturazione
ha ottenuto sensibili anticipi e vantaggi
Il calcolo automatico partendo direttamente dai viaggi delle trasferte
autista ha di fatto azzerato la necessità di una persona che, leggendo i
tabulati di tutti i viaggi, produceva manualmente il report delle trasferte
autista per l’ufficio paghe
La triangolazione ha permesso di annullare tutte le operazioni di
trascrizione, re imputazione e ricalcolo di tutti movimenti amministrativi
tra società del gruppo con un notevole risparmio di tempo, oltre ad
evitare errori di trascrizione e le ridondanza delle informazioni.
Grazie per l’attenzione