PERCHÉ
introdurre
lo Smart Working
in azienda
Lo smart working è una soluzione organizzativa che consente alle aziende di realizzare
CREDITS
esempi di progetti
realizzati
Variazioni accompagna dal 2009 aziende private ed enti pubblici nella progettazione e
realizzazione di iniziative per il work life balance, il welfare aziendale e lo smart working;
attraverso servizi di consulenza, formazione, animazione di rete.
molteplici obiettivi contemporaneamente: incremento della produttività e della qua-
Gruppo Generali
lità del lavoro, risparmio sui costi delle
trasferte e degli immobili (derivante da
una riduzione delle postazioni necessarie),
aumento della flessibilità organizzativa,
ma anche maggiore motivazione, coinvolgimento, fidelizzazione delle risorse, il
Remote Working
Lab
Laboratorio interattivo di condivisione delle policy
aziendali. Realizzato per l’associazione Valore D,
che riunisce numerose aziende italiane e multinazionali di dimensioni medio/grandi.
Il laboratorio, ideato e condotto da Variazioni con
l’utilizzo di materiali didattici e di coinvolgimento
realizzati ad hoc, ha portato i partecipanti (manager dell’area HR di 20 diverse aziende) a confrontarsi attivamente sul tema, mettendo a fuoco
le esperienze reciproche fino alla definizione di
una “policy perfetta”.
Smart Working,
Smart Companies
Rete di imprese costituita per co-progettare e
condividere esperienze di introduzione di forme
di lavoro agile.
Attraverso un percorso condiviso e interventi formativi e consulenziali dedicati alle singole realtà,
ciascuna delle 6 aziende sperimenterà al proprio
interno forme di Smart Working, per giungere a
definire sistemi di misurazione dei risultati, e una
conseguente modellizzazione degli strumenti e
dei metodi di implementazione.
Variazioni è partner tecnico del progetto (iniziato
alla fine del 2014) e accompagna le aziende nel
percorso di rete e nelle singole sperimentazioni.
tutto grazie ad una immediata e concreta
innovazione tecnologica, innovazione logistica, innovazione organizzativa e innovazione culturale.
Il fattore chiave del successo degli esperimenti
di introduzione di smart working in azienda, è la
promozione di una logica WIN-WIN ovvero l’indivi-
Intervento di analisi delle esigenze e dei desideri e una proposta concreta e immediatamente candei lavoratori, in ottica di introduzione (in via spe- tierabile per la sperimentazione pilota.
rimentale) di misure di remote working.
Valutazioni riguardo l’introduzione del
telelavoro combinato con il lavoro d’ufficio:
Il gruppo pilota è stato individuato in una delle
quali vantaggi?
società del gruppo, per tipologia specifica di lavoro e per dimensioni della società. Al termine
del percorso di analisi e indagine delle esigenze,
è stato proposto un report dettagliato dei risultati
duazione e la valorizzazione degli interessi di tutti
gli stakeholder.
0376 288 416
www.variazioni.info
http://live.variazioni.info
[email protected]
[email protected]
SMART
WORKING
Building a better way of work
facebook.com/VariazioniSrl
Variazioni s.r.l.
Mantova • Corso Vttorio Emanuele II, 85
linkedin.com/company/variazioni-srl
@variazioniSrl
SMART
WORKING
Building a better way of work
CHE COS’È
Smart Working
Lavorare in modalità smart significa lavorare in tempi e spazi diversi da quelli definiti come
“sede aziendale” e “normale orario di lavoro”, ma funzionali all’obiettivo da raggiungere.
Le tecnologie stanno rendendo possibile lavorare lontano dall’usuale sede di lavoro e le modalità
di valutazione della prestazione lavorativa si stanno concentrando più sulla performance che non
sulla presenza delle persone.
Lo smart working non è assimilabile al tele-lavoro in quanto la modalità di lavoro a distanza o
in un tempo/spazio diverso da quello abituale non è prevalente, né necessariamente regolare,
ma può limitarsi a qualche ora alla settimana, o giorno al mese.
Lo Smart Working risponde anche alle esigenze di
work-life balance dell’intera popolazione poiché ciascun lavoratore ha autonomia di scelta del giorno e
orario nel quale collocare la prestazione a distanza.
Lavorare in modalità smart può significare una diminuzione
delle assenze: anche in situazioni di necessità personale,
il dipendente non è costretto a richiedere ferie, permessi,
o riduzione di orario, ma può chiedere di poter lavorare da
casa, o da un’altra location.
COME SI REALIZZA
Fasi e servizi:
la proposta
Variazioni
Work Life Balance
e Smart Working:
due facce della
stessa medaglia
dell’innovazione
FASE 2
CO-PROGETTARE
E COINVOLGERE
FASE 2
FASE 3
ANALIZZARE E PROGRAMMARE
CO-PROGETTARE E COINVOLGERE
SPERIMENTARE E CONSOLIDARE
Conoscere adeguatamente il contesto di riferimento è indispensabile
per programmare le attività in modo dettagliato e adeguato al contesto,
anticipare le difficoltà che l’organizzazione dovrà affrontare e le risorse
di cui potrà disporre.
Il coordinamento tra tutti gli attori e l’implementazione di strumenti
gestionali e tecnici efficaci, sono fondamentali perché il processo di introduzione o di messa a sistema dello Smart Working abbia un impatto
positivo sulla gestione aziendale.
In questa fase viene individuato il target e fatto partire il progetto pilota.
La fase di sperimentazione deve consentire di raccogliere feedback
sull’andamento del progetto e apportare adattamenti e correttivi.
Per farlo, Variazioni propone di attivare un laboratorio (con un gruppo di
manager e/o middle manager) che possano periodicamente “apprendere” dal pilota, valutando la qualità e la natura dei feedback e individuando soluzioni efficaci e coerenti con la strategia e le politiche aziendali.
SMART INDEX TOOL
In base alla nostra esperienza, le fasi per l’introduzione di modalità di lavoro smart in una organizzazione si possono riassumere in:
FASE 1
ANALIZZARE
E PROGRAMMARE
FASE 1
FASE 3
SPERIMENTARE
E CONSOLIDARE
CONSULENZA STEP BY STEP
Variazioni ha sviluppato in collaborazione con Microsoft
un semplice strumento di misurazione della readiness
alla introduzione dello Smart Working in azienda.
Il tool vi consentirà, rispondendo a poche domande,
di stabilire quali sono i vostri punti di forza
e di debolezza e di individuare i passaggi necessari
per poter avviare modalità di lavoro Smart.
Variazioni è in grado di accompagnarvi step by step nella
predisposizione dell’ambiente adeguato ad avviare la modalità
di lavoro Smart dal punto di vista normativo (regolamenti,
contrattazione sindacale, sicurezza), culturale (comunicazione
interna, formazione a manager, lavoratori e stake-holder
interni), economico (individuazione costi/risparmi dell’iniziativa)
e organizzativo (revisione della valutazione della prestazione
lavorativa, impostazione del sistema di monitoraggio,
adeguamenti tecnologici)
SMART SURVEY
SMART TRAINING
Al momento di partire con la sperimentazione,
è importante effettuare una analisi corretta
dello stato dell’arte dell’organizzazione
nella vostra azienda e delle potenzialità
di miglioramento organizzativo e di risparmio.
Vi servirà per individuare i lavoratori da coinvolgere e definire con
che modalità impostare la nuova organizzazione Smart.
Per accompagnare la realtà aziendale alla introduzione
e messa a sistema dello Smart Working è necessario formare
i manager, i capi-reparto e capi-ufficio, e i lavoratori.
La formazione riguarda soft skills (leadership,
fiducia, engagement, valutazione della prestazione lavorativa)
ma anche la formazione per la sicurezza e per l’utilizzo della
strumentazione tecnologica.
WORK-SHOP
di co-progettazione della policy
La sperimentazione e avvio del lavoro Smart viene seguita
da una formalizzazione di una policy o regolamento interno.
La policy può essere elaborata da una molteplicità di decisori
interne alla azienda che la condividono implementandola
e perfezionandola.
Lo strumento utilizzato è un work-shop di co-progettazione che
dà all’azienda la garanzia della condivisione interna con una
conseguente maggiore efficacia.
ASSESSMENT SURVEY
La manutenzione dell’efficacia dell’innovazione organizzativa
passa per un sistema di monitoraggio stabile.
È importante somministrare periodicamente la survey
di assessment, che verifica la soddisfazione del personale
in smart working e ne misura i vantaggi percepiti.