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RFID 601: successo nell’implementazione di un sistema RFID
Avrete sicuramente letto articoli sulla tecnologia RFID (Radio
a scaffale. Dettagli sull’ integrazione del Sistema Bibliotecario (ILS)
Frequency Identification) e l’avrete vista in azione. Vi piacerebbe poter
devono essere inclusi: per esempio com’è l’ILS in uso e quali report
avere a disposizione questa tecnologia per voi e per la vostra biblioteca
vengono generati (i volumi persi, mancanti e i solleciti per il rientro
e vorreste sapere come muovervi per recuperare tutte le informazioni
dei volumi con prestito scaduto). Queste informazioni saranno utili al
necessarie per l’implementazione di un sistema RFID? Come fate a
momento della presentazione dei piani agli enti finanziatori. Questa
decidere quale tipo di sistema RFID è meglio per voi? Come fate ad
panoramica dovrebbe comprendere anche i “punti deboli” delle
ottenere il finanziamento e implementare il sistema? E come fate a
operazioni. Per esempio cosa non funziona attualmente? I vostri utenti
proteggere il vostro investimento?
cosa pensano che possa essere migliorato?
La progettazione e l’implementazione di un sistema RFID non sono
• Sapere esattamente cosa si vuole ottenere. In molte biblioteche la
un’impresa banale, ma sia le biblioteche dei piccoli comuni sia quelle delle
definizione degli obiettivi può risultare un compito arduo. Si richiede
grandi città o delle università hanno scoperto che lo sforzo sarà presto
una valutazione dei miglioramenti necessari nelle operazioni in corso
ricompensato dai benefici. E le conoscenze necessarie per il successo,ossia
e una stima dei bisogni futuri della comunità e le aspettative. Le
la capacità di ricerca e analisi, di ascolto delle esigenze degli utenti, di
biblioteche possono attingere ai piani e ai rapporti di altre istituzioni (ad
comunicare in modo chiaro, sono competenze che i professionisti delle
esempio una città o un Comitato di pianificazione) per avere maggiori
biblioteche mettono in pratica ogni giorno.
dettagli sulle previsioni di crescita della popolazione e altre tendenze.
Un’implementazione tipica può essere suddivisa in quattro fasi:
Molte biblioteche credono che l’aumento della circolazione (in alcuni
casi anche drammatico) non sempre corrisponda ad un aumento del
Fase 1: Progettazione del sistema
bilancio. Ad ogni modo, qualsiasi progetto futuro dovrebbe includere
Utenti e bibliotecari scelgono l’RFID perché soddisfa senza sforzi:
CD e i DVD, che sono i materiali più frequentemente rubati.
il sistema è affidabile, efficace e “invisibile”. Opera in background,
integrandosi nelle loro attività quotidiane.
La necessità dei bibliotecari e dei membri del consiglio di pianificare e
implementare il sistema RFID, porta loro a lavorare stretto contatto con i
clienti, gli utenti, i consulenti di vendita, gli architetti e i fornitori. Devono
comunque sovrintendere a tutte le fasi di ricerca e analisi, definendo gli
obiettivi per il nuovo sistema e prendendo le decisioni finali sui progetti, i
budget e i tempi.
Quattro regole di base per muovere i primi passi nella progettazione di un
sistema RFID:
• Conoscere esattamente le operazioni effettuate nella vostra
biblioteca con gli attuali sistemi. Il progetto del sistema RFID
deve tener conto delle operazioni effettuate. Si dovrebbe iniziare con
un’istantanea dei volumi in circolazione, della frequenza con cui gli
utenti fanno operazioni di prestito o restituzione, del tempo necessario
affinchè un volume torni disponibile per un ulteriore prestito dopo
che è stato restituito, della percentuale di volumi che vengono persi.
Inoltre, il personale dovrebbe generare una “mappa dei processi” che
descriva come i volumi circolino dentro e fuori della biblioteca, in quali
operazioni i bibliotecari sono impegnati e per quanto tempo, i metodi
di sicurezza correnti, nonché i metodi attuali per l’inventario e la lettura
un’analisi dei requisiti di sicurezza, in particolare per quanto riguarda i
• Per saperne di più su questa tecnologia. Il personale ha la necessità
di essere adeguatamente istruito sulle funzionalità dell’RFID, gli
standard delle tag e, soprattutto, la loro affidabilità. Consulenti di vendita
possono essere utili in questo caso, ma sarebbe opportuno completare
le informazioni confrontandosi con altre biblioteche riguardo alle
prestazioni del sistema, alla velocità di conversione,
ai costi di
applicazione delle tag e alle prestazioni delle tag dei vari fornitori.
Durante le fiere o gli eventi organizzati sull’RFID è possibile ricevere
una panoramica dei prodotti disponibili. La maggior parte dei fornitori
sono disponibili ad inviare attrezzature in prova per farle testare al
personale della biblioteca.
• La progettazione di un sistema non è la lista della spesa. I componenti
di un sistema RFID devono essere integrati tra loro e con ILS della
biblioteca. Devono inoltre collocarsi e integrarsi con l’arredamento della
biblioteca e con la tipologia della costruzione che ospita la biblioteca
stessa. La garanzia dovrebbe coprire l’intero sistema non i singoli pezzi
delle attrezzature. Durante la stesura delle specifiche, il personale della
biblioteca dovrebbe definire i requisiti di funzionalità (non i requisiti
tecnici); specificare le caratteristiche delle prestazioni desiderate, per
esempio, piuttosto che la frequenza della tag. Molti produttori forniscono
liste di controllo per aiutare i bibliotecari durante il processo di stesura
delle specifiche. Le liste di controllo sono sicuramente utili ma lo staff
sui processi di mappatura delle operazioni in corso e sulle strategie comuni
deve presentare per ogni richiesta i dettagli necessari affinchè siano
per la pianificazione e implementazione del sistema RFID. I venditori
chiari a tutti. Nulla dovrebbe essere aggiunto nelle specifiche finchè
forniranno anche informazioni sui prodotti e naturalmente un’offerta per
il personale bibliotecario non sia stato in grado di spiegare come tale
poter stimare i costi del progetto.
aggiunta possa fornire valore aggiunto.
Alla fine, la biblioteca deve valutare i fornitori concorrenti e selezionare
Fase 2: acquisizione dei fondi
un partner per il progetto RFID. Le procedure per l’implementazione del
Spesso, la decisione di implementare un sistema RFID è parte di una
e della natura del progetto. In alcuni casi, i fondi sono stanziati prima
decisione più grande per rinnovare le strutture esistenti o costruirne di
dell’inizio del progetto, in altri, il finanziamento non può essere approvato
nuove. In tal caso, il finanziamento potrebbe essere già a bilancio. A volte
senza un’offerta formale da parte di uno o più fornitori.
però l’adozione della tecnologia RFID è guidata dal desiderio di fornire un
servizio di alta qualità, nonostante l’aumento dei volumi della circolazione
contrastato dallo stazionamento del numero del personale. In questi casi la
richiesta di finanziamento deve essere fatta appositamente.
In ogni caso, i bibliotecari dovranno giustificare la richiesta
dell’investimento nella tecnologia RFID. Si dovrebbe iniziare con una
richiesta di quotazione ai principali fornitori, così da poter stabilire un
costo approssimativo per il sistema. La giustificazione deve anche riflettere
il valore corrente della biblioteca per la comunità (utilizzando i dati raccolti
nella fase di progettazione del sistema) evidenziando i benefici che il
sistema RFID potrebbe fornire. (Per una visione completa dei benefici
della tecnologia RFID, si veda il documento RFID 401 sul sito: www.3M.
com/it/librarysystems).
Un’approfondita analisi costi-benefici rivela che il sistema RFID sarà
ammortizzato nel giro di pochi anni. (3M dispone di strumenti che possono
essere utili per calcolare i benefici dell’investimento in attrezzature selfservice o di sicurezza. Il calcolatore 3M per la riduzione delle perdite è
disponibile online. Per avere maggiori informazioni sui sistemi di auto
prestito o sulla possibilità di calcolare l’efficienza del proprio investimento,
potete contattare il responsabile vendite della vostra zona)
L’acquisizione di nuovi finanziamenti può avere diverse variabili. La
probabilità di ottenere un finanziamento può aumentare sviluppando
proposte differenti: per esempio un sistema completo e uno che potrebbe
essere acquistato con un budget limitato. Un fornitore competente
dovrebbe essere in grado di progettare un sistema che possa essere
ulteriormente sviluppato e integrato ogni volta che le circostanze
consentano nuovi acquisti.
sistema RFID variano a seconda della città, dei regolamenti provinciali
Come con qualsiasi altro investimento, la selezione di un fornitore di
tecnologia RFID può essere una decisione complicata. Ecco alcune regole
di base per guidarvi nella selezione:
• Confrontare le garanzie. Le garanzie offerte dai fornitori possono
variare notevolmente. Le biblioteche devono verificare le garanzie sia
per le attrezzature che per le etichette. Particolare attenzione dovrebbe
essere prestata alla garanzia delle tag. Alcuni fornitori offriranno
soluzioni a basso costo basate su tag progettate per un uso di breve
durata (come le applicazioni di vendita al dettaglio). Una tag progettata
per l’uso in biblioteca dovrebbe essere garantito per tutta la durata
dell’elemento a cui è collegato. (Per l’analisi sulla qualità e l’affidabilità
delle tag, si veda il documento RFID 401 sul sito: www.3M.com/it/
librarysystems)
• Confrontare certificazioni. In molti paesi, le agenzie governative
garantiscono il rispetto delle norme di igiene, sicurezza e ambiente. In
altri paesi, enti di certificazione indipendenti svolgono questa funzione.
Negli Stati Uniti e in altri paesi, l’ente certificatore più importante
l’Underwriters Laboratories (UL), che verifichi la conformità alle
normative sulla sicurezza dei prodotti elettrici. (Per approfondire la
questione delle certificazioni si veda il documento RFID 301 sul sito:
www.3M.com/it/librarysystems)
• Confrontare i contratti. La garanzia sui prodotti è solo una delle
responsabilità di un fornitore di tecnologia RFID. Il fornitore infatti
deve impegnarsi per iscritto ad aggiornamenti periodici del sistema
che rispecchino il progresso tecnologico. Le biblioteche dovrebbero
richiedere che i loro fornitori garantiscano per iscritto la loro disponibilità
ad aggiornare il software tempestivamente così da permettere alle tag
Anche se le regole che disciplinano il finanziamento nel settore pubblico
e alle attrezzature di soddisfare qualsiasi nuovo standard. Durante la
sono sempre più flessibili, questo rimane sempre un ambito complesso e
migrazione verso un nuovo standard, la maggior parte delle biblioteche
ci possono essere regole rigide per spostare i fondi stanziati da un centro di
si troverà ad avere sia tag RFID rispondenti allo standard precedente, sia
costo ad un altro. E’ anche possibile prendere in considerazione strategie
nuove tag che riflettono i nuovi standard. Le biblioteche devono avere la
di finanziamento alternative come l’opportunità di prendere in leasing il
certezza che il loro sistema RFID sia perfettamente funzionante durante
sistema.
tutto il periodo di transizione, poichè potrebbe durare mesi o anni. (Per
Passo 3: Selezionare un fornitore
I professionisti delle biblioteche nelle prime fase di progettazione si
una discussione completa sugli standard emergenti, vedi il documento
RFID 301 o RFID 501 sul sito: www.3M.com/it/librarysystems)
• Cercate approvazioni incondizionate. I fornitori non sono sempre
consultano con i venditori dei diversi fornitori. I venditori sono solitamente
i migliori giudici sulle prestazioni o sull’affidabilità della loro
in grado di fornire un primo orientamento sui benefici dei sistemi RFID,
apparecchiatura, o del loro servizio post-vendita! Chiedete un elenco
delle referenze dei loro clienti degli ultimi 2-5 anni. (Clienti più recenti
possono segnalare le caratteristiche e le prestazioni delle attrezzature
più moderne ma i clienti “storici” possono rassicurarvi dell’affidabilità
del sistema e del servizio post vendita) La maggior parte dei bibliotecari
sono ben predisposti nel condividere le loro esperienze e possono
offrirvi preziosi suggerimenti sulla progettazione e implementazione
del sistema RFID.
• Confrontare i contratti di manutenzione . Un fornitore qualificato
dovrebbe essere in grado di offrire un contratto di manutenzione a
lungo termine. Si tratta di un costo aggiuntivo certo, ma la maggior
parte delle biblioteche che l’ha sottoscritto l’ha trovato un saggio
investimento. Assicuraratevi che il contratto preveda alcuni punti
essenziali: l’assistenza remota per semplici problemi del software, la
garanzia per un tempestivo supporto on-site (un tecnico specializzato
con uno stock delle parti di ricambio più usate) per i problemi più
complicati. Il fornitore deve essere in grado di fornire i tempi di risposta
suddivisi per aree geografiche. Il venditore deve essere in grado di
mostrare le statistiche relative al numero di richieste di intervento che
sono state completate in una sola visita da parte del tecnico. Un risultato
pari all’80% di interventi andati a buon fine in una sola visita è un
ragionevole indice di successo.
Fase 4: Conversione e avvio
Una volta che hai stabilito il progetto, hai ottenuto il finanziamento e scelto
il fornitore, il lavoro di installazione può avere inizio.
• Iniziare la pianificazione il più presto possibile. Analizzare a fondo
il luogo e determinare il flusso di lavoro nuovo: questo permetterà di
individuare le zone dove verranno installati i self check per la gestione
automatica dei materiali, i varchi antitaccheggio e il bancone per
le operazioni da parte del personale bibliotecario. Per evitare costi
inutili, assicurarsi di aver completato queste attività prima dell’inizio
dell’installazione.
• Creazione di un piano di attuazione dettagliato. Fissate i vostri
obiettivi per quanto riguarda l’applicazione delle tag sul vostro
patrimonio librario e multimediale, compreso il numero di elementi
da etichettare e la tempistica per l’addestramento del personale
bibliotecario. Per questo dovrete prendere decisioni sulle risorse
che saranno dedicate a questa attività e sulla possibilità o meno di
mantenere attivo il servizio di prestito, restituzione e consultazione
della vostra biblioteca. Alcune biblioteche optano per la chiusura della
biblioteca, effettuando l’applicazione delle tag in un unica soluzione: in
questo modo la conversione potrà essere terminata in pochi giorni. Altri
preferiscono procedere all’applicazione delle tag in modo graduale,
mantenendo attivo l’orario di apertura agli utenti.
• Preparare lo staff. L’implementazione di un sistema RFID richiederà
cambiamenti nella propria organizzazione. Il cambiamento inizia con
un training approfondito su ciò che il nuovo sistema comporta, su come
andrà a migliorare il lavoro personale e permettere loro di svolgere
servizi di maggior valore, e su come andrà a migliorare la soddisfazione
degli utenti.
• Preparare l’utenza. Una delle gioie di implementare un sistema RFID
è vedere la reazione che gli utenti hanno. Grazie alla vostra attenzione
nelle fasi di progettazione e implementazione, la maggior parte dei
vostri utenti troveranno il nuovo sistema semplice, veloce e intuitivo.
Tuttavia, la prima volta gli utenti hanno comunque bisogno di assistenza.
Questo contatto è un’ottima opportunità per spiegare i vantaggi degli
investimenti effettuati alla comunità. Alcuni utenti avranno bisogno di
ulteriori spiegazioni e di essere incoraggiati ad usare il nuovo sistema.
Nel corso del tempo questa necessità si riduce, ma nella maggior parte
delle biblioteche ci sono comunque dei clienti che si affidano ai servizi
tradizionali del loro bibliotecario.
La Fase Finale: cosa puoi migliorare?
I bibliotecari accettano di buon grado l’implementazione di sistemi con
tecnologie innovative che aumentino la produttività. Molti sono già stati
coinvolti nell’implementazione dei sistemi di circolazione con il codice
a barre e nell’automatizzazione dei processi di prestito e restituzione dei
materiali. Le nuove leve dei bibliotecari si aspettano di vedere durante
la loro vita lavorativa ulteriori trasformazioni nella raccolta e nella
distribuzione delle informazioni.
Vista in questo contesto di progresso tecnologico, l’implementazione
RFID non è certo diversa da altre innovazioni. Molti passaggi sono simili
quando vengono introdotte nuove tecnologie. E molti vantaggi sono simili.
Ma anche l’adozione della tecnologia RFID, come l’introduzione di ogni
nuova tecnologia,ha un inconveniente inevitabile: il tempo trascorso per la
realizzazione e implementazione del progetto allontana il bibliotecario dal
contatto diretto con l’utente, permettendogli però di essere più disponibile
per eventuali consultazioni o suggerimenti con maggior valore aggiunto.
Il passaggio alla nuova tecnologia è di solito di breve durata, e
ricompensa in poco tempo per gli sforzi profusi. L’investimento di tempo
e fatica assicura che la biblioteca possa finalmente implementare un
sistema che funzioni in modo affidabile, che serva la comunità e che
permetta ai bibliotecari di concentrarsi su quelle attività con maggior
valore aggiunto.
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