Giorgetta Bonfiglio-Dosio
Università degli Studi di Padova
Il titolario come strumento di
organizzazione dell’archivio corrente
(Belluno, 6 maggio 2010)
GBD titolario
1
Titolario di classificazione
Sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell’analisi
delle funzioni dell’ente, al quale deve
ricondursi la molteplicità dei documenti
prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.
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2
Il titolario = piano di classificazione
È uno degli strumenti
per la gestione dell’archivio corrente
da solo non basta:
Va usato nel contesto di una politica
gestionale precisa
La teoria ne ha confermato la necessità
La tecnologia informatica ne ha
evidenziato l’assoluta necessità
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3
Uno strumento antico
• Che conosce una nuova vita
• Connesso al modo di essere dello Stato
• Risente dei cambiamenti di mentalità
“politico-amministrativa”
• Deve tener conto dei cambiamenti
istituzionali
(numero monografico di “Archivi per la storia”
XVIII/1 del 2005 dedicato ai titolari)
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4
La stagione dei nuovi titolari
• Nel corso degli anni Novanta, in concomitan-za
con le innovazioni istituzionali e tecnologi-che
sono stati predisposti alcuni nuovi titolari:
–Università
–Comuni
–Province
–Consigli regionali
–Giunte regionali
–Camere di commercio
• «Archivi & Computer», XVII/2-3 (2007)
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5
La storia degli archivi ci insegna:
• C’è un legame profondo tra la struttura
dello Stato e l’organizzazione degli archivi
• Epoche di grandi riforme istituzionali sono
accompagnate e supportate da radicali
riorganizzazioni degli archivi:
– Concezione della funzione degli archivi
all’interno della società
– Ideazione e utilizzo di specifici strumenti di
gestione, ma soprattutto di governo degli
archivi
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6
Attività amministrativa
e documenti archivistici
ARCHIVIO
strumento e residuo
dell’attività istituzionale
di un soggetto giuridico
STRUMENTO
Attività amministrativa
Certezza del diritto
Autodocumentazione
“allargata”
RESIDUO
Conoscenza
Ricostruzione dei
precedenti
Ricostruzione storica
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8
Records management
Work-flow management
gestione documentale =
risorsa e strumento
per una amministrazione di qualità
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9
Il paradosso
• Archivio = instrumentum regni: questione
di vertice; potente strumento di governo,
al quale chi detiene il potere spesso
rinuncia
– In Italia in particolare leggi all’avanguardia nel
decennio 1990-2000, ma con scarse ricadute
• La gestione ordinaria è trascurata, non
organizzata, affidata a personale non
specializzato, disancorata dal concetto di
sistema, incapace di usare al meglio le
tecnologie
GBD titolario
10
in effetti
• Manca la coscienza della funzione
dell’archivio all’interno di una
struttura amministrativa
• Manca la coscienza che tutti i
componenti di un’organizzazione
sono coinvolti – con funzioni
differenti – nella progettazione,
realizzazione, gestione,
mantenimento di un sistema di
gestione dei documenti archivistici,
all’insegna del rispetto delle
regole
GBD titolario
11
A che cosa serve l’archivio?
Conoscere in modo autentico le situazioni
e i precedenti amministrativi
Programmare per obiettivi, tenendo
conto delle risorse
Verificare i risultati raggiunti
Provare diritti nel contesto della certezza
del diritto
Conservare la memoria dei singoli
e della collettività
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12
DPCM 28 ott. 1999 (Direttiva D’Alema)
Nelle premesse chiarisce:
Che cosa si deve intendere con l’espressione
di protocollo informatico
Con quali finalità è stato introdotto nella
prassi della pubblica amministrazione,
soggetta a un radicale processo di riforma
innescato dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 =
strumento per realizzare le riforme
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13
Innovazione tecnologica
Nel processo di generale e continua trasformazione delle pubbliche amministrazioni
• Fattore di sviluppo e di razionalizzazione
• Fattore di contenimento dei costi di
funzionamento [non di conservazione]
• Fattore di miglioramento dei servizi resi al
cittadino-utente
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14
Che cosa serve
per ottenere effettivi risultati?
• Infrastrutture evolute
• Azione di coordinamento
– Sul piano amministrativo-organizzativo
– Sul piano tecnico-informatico
• Direttive e indirizzi
• Regole tecniche comuni e aggiornate
• Azioni formative mirate
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15
Che cos’è un sistema?
GALILEO GALILEI (1623)
«Pluralità di elementi
materiali coordinati tra loro in
modo da formare un
complesso organico
soggetto a date regole»
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16
sistema
= insieme di entità connesse tra di loro
tramite reciproche relazioni visibili o definite
dal suo osservatore
Per quanto riguarda gli archivi
La definizione di Galileo è assolutamente
assonante con i principi archivistici
Per progettare un sistema di gestione
documentale efficace, efficiente,
economico e trasparente
Bisogna individuare
• le entità coinvolte nel sistema
• le finalità del sistema
• le regole di funzionamento del sistema
• i compiti e le responsabilità attribuiti a
ciascuna entità
• gli strumenti più consoni al funzionamento
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18
Oltre alla normativa italiana
ISO 15489: 1-2001 Information and
documentation - Records management
• Scopo dichiarato: «Fornire una guida per la
gestione dei documenti e degli archivi in
organizzazioni pubbliche o private e per
l’erogazione di servizi a clienti interni ed
esterni per la gestione documentale»
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19
Costituisce una guida:
• nella determinazione delle responsabilità
all’interno delle organizzazioni per definire
politiche, procedure, sistemi e processi.
• per la gestione dei documenti a supporto di
un lavoro amministrativo di qualità nel
contesto della filosofia delle ISO.
• per progettare e implementare il sistema di
gestione documentale.
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20
è destinato a:
• dirigenti delle organizzazioni
• professionisti della gestione di
documenti, informazione e tecnologie
• tutto il personale delle organizzazioni
• tutte le persone che hanno obblighi di
produzione e conservazione di
documenti
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21
La gestione documentale in
un’organizzazione include alcune attività:
•
•
•
•
Stabilire politiche e standard
Assegnare responsabilità e autorità
Stabilire e promulgare procedure e linee-guida
Prevedere una serie di servizi relativi alla
gestione e all’uso dei documenti
• Disegnare, implementare e amministrare sistemi
specializzati per gestire i documenti
• Integrare la gestione documentale nei
sistemi amministrativi
e i processi
GBD titolario
22
Entità coinvolte
• Tutti coloro che lavorano all’interno
dell’organizzazione produttrice:
l’archivio è di tutti e serve a tutti
• Tutte le altre organizzazioni che
potenzialmente sono in relazione con
l’organizzazione produttrice
• Tutti i cittadini
GBD titolario
23
L’archivio è di tutti e serve a tutti
A ciascuno il suo
Né imboscati né ghettizzati
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24
Concetto di rete
Dal mondo digitale allo scenario organizzativo:
lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno
mette a disposizione dell’organizzazione le
proprie conoscenze: learning organization
Circolarità delle conoscenze
Coinvolgimento di ogni componente
dell’organizzazione
Forte motivazione delle persone coinvolte
Rete esterna alla singola organizzazione
GBD titolario
25
Esigenza di linguaggi
comuni e condivisi
• Manuale di gestione
• Titolario di classificazione
GBD titolario
26
Finalità del sistema
• Produrre documenti necessari per
l’espletamento dell’attività propria del
soggetto produttore [civiltà giuridica del
documento scritto]
• Organizzare i documenti in modo che
l’archivio sia effettivamente strumento di
governo dell’ente, di gestione
amministrativa e di controllo
• Conservare i documenti prodotti in modo
che essi mantengano la loro capacità
probatoria e servano
alla storia
GBD titolario
27
in un sistema di gestione documentale
• I documenti sono creati, ricevuti e usati durante
lo svolgimento di un’attività istituzionale
• Costituiscono il supporto all’attività istituzionale
• Devono essere gestiti per assicurare
– la conservazione dell’autenticità,
– la loro affidabilità e
– la loro “usabilità”
GBD titolario
28
Produzione dei documenti
• È strettamente connessa con l’attività
amministrativa
• Per evitare ridondanze o lacune:
analisi dei procedimenti amministrativi e delle
attività extra-procedimentali = predisposizione
della tabella >
– Semplificazione amministrativa
– Agevolazione del lavoro amministrativo
– Controllo di gestione
– Soddisfazione del cliente esterno
– Percorsi formativi GBD
deltitolario
personale neo-assunto 29
Ripensare le fasi di vita dell’archivio
• Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale:
– Concezione (Progettazione del sistema e definizione
dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e
conservazioni dei documenti)
– Fase attiva (archivio corrente)
– Fase semi-attiva (archivio di deposito)
– Fase di conservazione permanente (archivio storico)
• Concetto di records continuum = costante
convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna
fase in ogni momento della vita del documento
GBD titolario
30
Continuità e innovazione
• Il momento più importante è quello della
concezione del sistema < Leopoldo Sandri
«le fonti documentarie per la storia nascono e
si difendono nell’archivio in formazione»
• Applicazione all’archivio in formazione,
anzi al progetto di archivio, di metodiche e
standard finora tipici della fase conservativa
> oculata scelta dei supporti e dei formati
GBD titolario
31
Operazioni e strumenti archivistici
dell’archivio corrente
1. Registrazione > registro di protocollo
2. Segnatura > timbro di protocollo
3. Classificazione > titolario di
classificazione
4. Costituzione dei fascicoli e delle altre
aggregazioni di documenti> repertorio
dei fascicoli e repertori specifici
GBD titolario
32
PROTOCOLLO
Funzione giuridico-probatoria
La registrazione a protocollo:
1. Attesta l’esistenza all’interno dell’archivio di
un determinato documento
2. Certifica in modo inoppugnabile, in quanto
atto pubblico di fede privilegiata, la data
archivistica, dalla quale partono gli effetti
giuridici del documento ai sensi della L.
241/1990
GBD titolario
33
PROTOCOLLO
Funzione gestionale
La registrazione a protocollo
Serve a gestire i flussi documentali, in
rapporto ai flussi di lavoro:
-smistamento del singolo documento alla UOR
di competenza
-assegnazione del medesimo al RPA
Serve a monitorare in qualsiasi momento la
collocazione del documento
GBD titolario
34
Art. 55 Segnatura di protocollo
= apposizione o associazione all’originale del
documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni riguardanti il
documento stesso.
Consente di individuare ciascun documento in
modo inequivocabile.
Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2)
data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa
Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
GBD titolario
35
Elementi della segnatura
__________________________________________
Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura
Anno . . . . Titolo . . .
Classe . . .
Fascicolo . . .
__________________________________________
N. . . . . . .
giorno mese anno
__________________________________________
UOR
CC
RPA
______________________________________
GBD titolario
36
Perché classificare?
La registrazione a protocollo dà la
sequenza cronologica e consente di
monitorare i flussi
Ma è necessario
organizzare logicamente
i documenti
GBD titolario
37
Attività di classificazione
TUDA art. 52, comma f)
«garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell’ambito del sistema di
classificazione d’archivio adottato»
TUDA art. 56
… le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e
sufficienti per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti da
parte delle pubbliche amministrazioni
GBD titolario
38
Organizzazione dei documenti
Deve essere funzionale allo svolgimento
“ordinato” delle attività istituzionali
Deve essere stabilita a priori: piano di
classificazione (NB è solo uno degli
elementi del sistema)
Deve essere costantemente monitorata >
ruolo della formazione continua
Deve applicata praticamente >
fascicolazione (costituzione delle
aggregazioni documentali)
GBD titolario
39
Finalità della classificazione (Direttiva D’Alema)
• Definizione dei criteri di formazione e organizzazione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei documenti tipologicamente simili (circolari, verbali,
registri contabili, etc.)
• Reperimento dei documenti in relazione all’insieme
della produzione documentaria riferita ad una specifica attività o ad un procedimento amministrativo
• Realizzazione delle operazioni di selezione dei documenti archivistici ai fini della loro conservazione
ovvero della loro distruzione
GBD titolario
40
Caratteristiche del titolario
È atto di organizzazione > va deliberato
dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione
Attiene alla sfera amministrativo-gestionale
Non può essere retroattivo
È ricavato dall’analisi delle funzioni
Ha carattere di astrattezza
Prevede il può esserci > è generale, ma
non generico
GBD titolario
41
Sempre sul titolario
Si sviluppa su più livelli: titolo, classe, sottoclasse,
categoria, sottocategoria
Si consiglia di arrivare al massimo a tre livelli
Costituisce un’operazione di reductio ad unum
Deve essere omnicomprensivo
Deve essere stabile, ma dinamico (quindi va
modificato, sempre con atto di organizzazione,
ogni volta che variano le funzioni dell’ente)
GBD titolario
42
Il titolario è obbligatorio?
Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì
DPR 445/2000: art. 50
Ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione
GBD titolario
43
Criteri per la redazione del titolario
Funzione primaria-costitutiva
(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali)
Funzioni gestionali
(organi di governo, gestione, consulenza, garanzia)
Funzioni finali
(funzioni operative nell’ambito della funzione primaria)
Funzioni strumentali e di supporto
(personale, servizi, beni mobili e immobili)
GBD titolario
44
D. lgs. 29/93 > D. lgs. 165/2001
Art. 5 Criteri di organizzazione
Le amministrazioni pubbliche sono
ordinate secondo i seguenti criteri:
a) Articolazione degli uffici per funzioni
omogenee, distinguendo tra funzioni
finali e funzioni strumentali o di
supporto
GBD titolario
45
Un esempio/percorso significativo
due titolari per i comuni italiani
a distanza di oltre un secolo
Titolario Astengo: Circolare del Ministero
dell’interno 1° marzo 1897, n. 17100/2: 15 categorie
Titolario del gruppo di lavoro: 14 titoli
GBD titolario
46
Titolario Astengo
Che cos’è?
Una circolare del Ministero dell’interno
Funzione del Ministero rispetto ai Comuni:
- Ministero cui faceva capo l’amministrazione
archivistica
- Ministero di riferimento per l’organizzazione e il
funzionamento dei Comuni in un contesto statale
ben definito e diverso dall’attuale
GBD titolario
47
Istruzioni per la tenuta del protocollo e
dell’archivio per gli uffici comunali
(circolare n. 17100/2 del 1° marzo 1897)
Art. 1. Ogni atto che perviene all’Ufficio, o ne
parte, deve essere assegnato ad una categoria
d’archivio e registrato nel protocollo
Art. 2. Gli atti sono classificati, come dall’annessa
tabella mod. A, per categorie, le categorie si
dividono in classi, le classi in fascicoli. Le categorie
sono quindici; non si può diminuirne il numero né variarne la
materia. Si possono aggiungere nuove categorie quando
occorressero necessità nuove e gli affari relativi non trovassero
sede relativa nelle prime quindici nemmeno per analogia.
GBD titolario
48
Le 15 categorie dell’Astengo
I.
II.
Amministrazione
Opere pie e
beneficenza
III. Polizia urbana e
rurale
IV. Sanità ed igiene
V. Finanze
VI. Governo
VII. Grazia, giustizia e
culto
VIII. Leva e truppe
IX. Istruzione pubblica
X. Lavori pubblici, postetelegrafi, telefoni
XI. Agricoltura, industria
e commercio
XII. Stato civile,
censimento, statistica
XIII. Esteri
XIV. Varie
XV. Sicurezza pubblica
GBD titolario
49
Nuovo titolario
I Amministrazione generale
II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
III Risorse umane
IV Risorse finanziarie e patrimonio
V Affari legali
VI Pianificazione e gestione del territorio
VII Servizi alla persona
VIII Attività economiche
IX Polizia locale e sicurezza pubblica
X Tutela della salute
XI Servizi demografici
XII Elezioni ed iniziative popolari
XIII Affari militari
XIV Oggetti diversi
GBD titolario
50
Come è cambiato il Comune
negli ultimi cento anni?
In particolare dal 1990 c’è stata una radicale
trasformazione
e i compiti dei Comuni
si sono rapidamente …
– modificati
– evoluti
– ampliati
GBD titolario
51
Duplice aspetto della trasformazione
• le nuove funzioni di cui diviene titolare
il comune incidono sulle modalità di
organizzazione della struttura e dei
documenti archivistici
• si instaura un diverso rapporto con i
cittadini (trasparenza, partecipazione)
GBD titolario
52
Leggi che hanno contrassegnato
la trasformazione
• L. 142/90
Ordinamento delle autonomie
locali
• L. 241/90
Nuove norme in materia di
procedimento amministrativo e di
diritto d’accesso ai documenti
amministrativi
GBD titolario
53
Aspetti fondamentali della L. 142/90
 autonomia statutaria e finanziaria
 titolarità di funzioni proprie e delegate
 ridefinizione dei compiti di sindaco, giunte
e consigli
 separazione dei compiti di indirizzo da
quelli di gestione
./.
GBD titolario
54
 autonomia organizzativa
 funzionalità ed economicità di
gestione
 partecipazione dei cittadini
 diritto di accesso
 difensore civico
 unioni di comuni
GBD titolario
55
Aspetti fondamentali della L. 241/90
 Censimento
dei
procedimenti
e
determinazione dei tempi per ogni
procedimento
 Confermata la partecipazione dei
cittadini
 Obbligatorietà
della
comunicazione
dell’avvio del procedimento
 Ribadita la possibilità dell’autocertificazione
 Diritto di accesso ai documenti per
garantire la trasparenza e l’imparzialità
GBD titolario
56
Altre leggi
• D. Lgs. 29/93
Razionalizzazione dell’organizzazione delle
amministrazioni pubbliche e revisione della
disciplina in materia di pubblico impiego
• L. 81/93
Elezione diretta del Sindaco, del Presidente della
Provincia, del Consiglio Comunale e del Consiglio
Provinciale
GBD titolario
57
Aspetti fondamentali del D. lgs.29/93
Accentuazione della separazione tra
indirizzo e gestione
 Viene confermato il potere di organizzazione delle amministrazioni pubbliche
 Viene confermata l’autonomia
organizzativa
Istituzione degli URP
GBD titolario
58
Aspetti fondamentali della L. 81/93
modifica dei rapporti con l’elettorato:
introduzione dell’elezione diretta del
sindaco
 si creano nuove aspettative
 al comune viene richiesto di rispondere
a tutte le esigenze e alle istanze più
varie.

GBD titolario
59
Altre leggi (le Bassanini)
• L. 59/97
Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti
alle Regioni ed Enti Locali, per la riforma della Pubblica
Amministrazione e per la semplificazione amministrativa
• L. 127/97
Misure urgenti per lo snellimento dell’attività
amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo
• D. Lgs 112/98
Attuazione della delega contenuta nella L.59/97
“Funzioni conferite alle Regioni ed agli Enti Locali”.
GBD titolario
60
Aspetti fondamentali della L. 59/97
si introduce il principio di sussidiarietà
richiamo di altri principi : completezza,
efficienza ed economicità
capovolgimento della vecchia
impostazione sui compiti che spettano
allo Stato ed agli enti locali
GBD titolario
61
Aspetti fondamentali della L. 127/97
 semplificazione delle norme sulla documentazione amministrativa
 semplificazione complessiva di tutte le
procedure
 il segretario comunale diventa dipendente
dell’ente locale
 viene definitivamente sancita la separazione tra organi eletti e dipendenti
GBD titolario
62
Aspetti fondamentali del D. lgs.112/98
 si è proceduto, a costituzione invariata, a
porre in essere i dettami della L. 59/97
con il conferimento ai comuni di funzioni
in vari settori
 l’attuazione nella sua interezza del
decreto viene subordinata all’emanazione
di puntuali leggi regionali
GBD titolario
63
Altre leggi
• T.U. 267/00
Testo unico della legge sull’ordinamento degli Enti
Locali.
• Legge costituzionale 3/2001
Revisione del titolo V, seconda parte della
Costituzione.
• D. lgs. 165/01
Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle
dipendenze delle amministrazioni pubbliche.
GBD titolario
64
Le trasformazioni rilevanti
• ogni ente definisce la propria
struttura organizzativa
• autonomia nell’organizzazione
dell’ente
> Non sussistevano più le condizioni
di contesto della circolare Astengo
GBD titolario
65
Scelte fondamentali del Gruppo di lavoro
• Creare un titolario condiviso, anche se
non obbligatorio (impossibile imporlo)
• Constatazione che comuni di diverse
dimensioni detengono uguali funzioni
• Definire un sistema di classificazione
articolato solo sui due primi livelli: titolo e
classe per esigenze di semplicità
GBD titolario
66
Obiettivo del gruppo
• Predisporre un titolario basato sulle funzioni
che la legge affida ai comuni e che sono
diverse e più numerose rispetto al passato
• Tali funzioni saranno ulteriormente
implementate a seguito dell’attuazione della
riforma del Titolo V della costituzione e del
completamento della cosiddetta devoluzione
GBD titolario
67
Riforma del Titolo V
• Ruolo diverso degli EELL
• alle Regioni compiti legislativi, di
indirizzo e di controllo
• agli Enti locali tutte le funzioni
amministrative
GBD titolario
68
Comune interfaccia di imprese
e cittadini
• Aumenta il rapporto con l’ente locale da
parte di cittadini, imprese: implicito
riconoscimento di un ruolo
• il comune diventa sempre più
interlocutore unico
• aspettative legate a questo ruolo
GBD titolario
69
Necessità di disporre di sistemi
documentali efficaci
• Aumentano le esigenze di comunicazione
• Rapporto corretto tra front-office e back-office
• Necessità di migliorare l’aspetto
probatorio/gestionale della produzione
documentale
• Non appesantimento ma miglioramento nella
gestione degli archivi
• L’archivio a garanzia di efficienza, trasparenza e
velocità
GBD titolario
70
Da queste premesse
(condivise dall’ANCI)
• È emersa la necessità di un nuovo titolario
per i Comuni
• Convenzione cattedra di archivistica di
Padova e comune di Cadoneghe
• Prima proposta (1° ediz. 2002; 2° ediz. 2003)
• Istituzione del Gruppo (2002-2005)
GBD titolario
71
Il Gruppo
È stato nominato nel 2002 dal Direttore
generale per gli archivi ed è formato da:
- Rappresentante del Ministero Bac
- Soprintendenti e funzionari di alcune Soprintendenze
archivistiche (MI, BO, BA, PG, FI, TO)
- Archivisti e dirigenti di alcuni Comuni (MI, VR, PD,
Cerreto Guidi, PG, Foligno, RM, NA, BA)
- Rappresentante dell’ANCI
- Docente di archivistica dell’Università degli studi di Padova
GBD titolario
72
Strumenti prodotti dal Gruppo
• Linee guida per la stesura del Manuale di
gestione
• Nuovo titolario di classificazione
• Prontuario per la classificazione
• Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e
delle serie
• Piano di conservazione
GBD titolario
73
Esperienza
del Comune di Padova
Si è tenuto conto della normativa
 Sono state coinvolte professionalità diverse ma
convergenti
Si è analizzato il pregresso e non solo l’esistente
 Si sono evidenziate le criticità
Si sono proposti i rimedi possibili (in rapporto
alle risorse disponibili e agli obiettivi indispensabili)
Si sono utilizzati i risultati del Gruppo di lavoro
GBD titolario
74
Funzione primaria-costitutiva
(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali)
COMUNE
I Amministrazione generale
GBD titolario
75
I Amministrazione generale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Legislazione e circolari esplicative
Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento,
toponomastica
Statuto
Regolamenti
Stemma, gonfalone, sigillo
Archivio generale
Sistema informativo
Informazioni e relazioni con il pubblico
Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
Controlli interni ed esterni
Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e
adesione del Comune ad Associazioni
Area e città metropolitana
GBD titolario
76
Associazionismo e partecipazione
Funzioni gestionali
(organi di governo, gestione, consulenza, garanzia)
II Organi
di governo, gestione,
controllo, consulenza
e garanzia
GBD titolario
77
II Organi di governo, gestione,
controllo, consulenza e garanzia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Sindaco
Vice-Sindaco
Consiglio
Presidente del Consiglio
Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio
Gruppi consiliari
Giunta
Commissario prefettizio e straordinario
Segretario e Vice-segretario
Direttore generale e dirigenza
Revisori dei conti
Difensore civico
Commissario ad acta
Organi di controllo interni
Organi consultivi
GBD titolario
… 16-22 classi dedicate agli organi delle circoscrizioni
78
Funzioni strumentali e di supporto
(personale, servizi, beni mobili e immobili)
III Risorse umane
IV Risorse finanziarie e patrimonio
V Affari legali
GBD titolario
79
III Risorse umane
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Concorsi, selezioni, colloqui
Assunzioni e cessazioni
Comandi e distacchi; mobilità
Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
Retribuzioni e compensi
Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto,
quiescenza
Servizi al personale su richiesta
Orario di lavoro, presenze e assenze
Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
Formazione e aggiornamento professionale
Collaboratori esterni
GBD titolario
80
IV Risorse finanziarie e patrimonio
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)
Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)
Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e
pagamento
Partecipazioni finanziarie
Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili
Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
Beni immobili
Beni mobili
Economato
Oggetti smarriti e recuperati
Tesoreria
Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
Pubblicità e pubbliche affissioni
GBD titolario
81
V Affari legali
1. Contenzioso
2. Responsabilità civile e patrimoniale verso
terzi; assicurazioni
3. Pareri e consulenze
GBD titolario
82
Funzioni finali
(funzioni operative nell’ambito della funzione primaria)
VI Pianificazione e gestione del territorio
VII Servizi alla persona
VIII Attività economiche
IX Polizia locale e sicurezza pubblica
X Tutela della salute
XI Servizi demografici
XII Elezioni ed iniziative popolari
XIII Affari militari
GBD titolario
83
VI Pianificazione e gestione del territorio
1.
2.
Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano
regolatore generale
3. Edilizia privata
4. Edilizia pubblica
5. Opere pubbliche
6. Catasto
7. Viabilità
8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici,
gestione dei rifiuti e altri servizi
9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
10. Protezione civile ed emergenze
GBD titolario
84
VII Servizi alla persona
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Diritto allo studio e servizi
Asili nido e scuola materna
Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola comunale di musica,
etc.)
Attività ed eventi culturali
Attività ed eventi sportivi
Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il
volontariato sociale
Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
Informazione, consulenza ed educazione civica
Tutela e curatela di incapaci
Assistenza diretta e indiretta, benefici economici
Attività ricreativa e di socializzazione
Politiche per la casa
Politiche per il sociale
GBD titolario
85
VIII Attività economiche
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Agricoltura e pesca
Artigianato
Industria
Commercio
Fiere e mercati
Esercizi turistici e strutture ricettive
Promozione e servizi
GBD titolario
86
IX Polizia locale e sicurezza pubblica
1.
2.
3.
4.
Prevenzione ed educazione stradale
Polizia stradale
Informative
Sicurezza e ordine pubblico
GBD titolario
87
X Tutela della salute
1.
2.
3.
4.
5.
Salute e igiene pubblica
Trattamento Sanitario Obbligatorio
Farmacie
Zooprofilassi veterinaria
Randagismo animale e ricoveri
GBD titolario
88
XI Servizi demografici
1.
2.
3.
4.
Stato civile
Anagrafe e certificazioni
Censimenti
Polizia mortuaria e cimiteri
GBD titolario
89
XII Elezioni ed iniziative popolari
1.
2.
3.
4.
5.
Albi elettorali
Liste elettorali
Elezioni
Referendum
Istanze, petizioni e iniziative popolari
GBD titolario
90
XIII Affari militari
1.
2.
3.
4.
Leva e servizio civile sostitutivo
Ruoli matricolari
Caserme, alloggi e servitù militari
Requisizioni per utilità militari
GBD titolario
91
FAQ frequently asked questions
(molto intense fino a metà 2005)
• Come classifico il tal documento?
> sviluppare l’abitudine e la capacità di capire la
sostanza del documento nella sua valenza logica
• Confusione tra classificazione e smistamento
> specificare nel manuale di gestione le competenze dei
diversi uffici = prontuario per lo smistamento;
individuare le responsabilità di gestione documentale
• Difficoltà di organizzare le aggregazioni di documenti
(fascicoli, serie, repertori) > formazione e assistenza
GBD titolario
92
criticità
• Gestire il passaggio dal vecchio al nuovo titolario
> Insegnare le tecniche di gestione documentale
• Far adottare formalmente il titolario dai vertici
amministrativi del Comune in assenza di
coercizione da parte del MiBAC
• Coordinare il titolario con l’organizzazione locale
• Fare formazione a tutta la struttura comunale
GBD titolario
93
A proposito di formazione
Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della
funzione pubblica Direttiva 13 dic. 2001
Formazione e valorizzazione del personale
delle pubbliche amministrazioni
«La formazione è una dimensione costante e
fondamentale del lavoro e uno strumento
essenziale nella gestione delle risorse umane»
GBD titolario
94
Forme di aggregazione
dei documenti
Fascicolo
 per affare
 per persona
fisica
 giuridica
 per attività
Serie
Repertorio
GBD titolario
95
Il fascicolo: questo sconosciuto
• La letteratura archivistica ne esalta la
funzione strategica e performante, ma
non chiarisce metodi e linee-guida
applicative
• La normativa vigente li presuppone, ma
non indica le caratteristiche di ciascuna
tipologia di fascicolo
• Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori,
alcuni punti oscuri, non sufficientemente
discussi e chiariti
GBD titolario
96
Come si fascicola di solito?
I fascicoli vengono costituiti, ma
• in modo approssimativo e improvvisato
• senza una vera progettazione di sistema
• senza raccordo con il sistema di gestione
documentale
– disancorati dal titolario di classificazione >
“non di solo titolario vive l’archivio”
– in assenza di un censimento dei procedimenti
degno di questo nome
• senza un’autentica coscienza della funzione della
costituzione delle aggregazione documentali per
il miglioramento della qualità della attività
amministrativa al servizio
del cittadino
GBD titolario
97
In un sistema coesistono
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla
base dell’oggetto (principio di pertinenza):
con riferimento al piano di classificazione
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla
base della forma e della provenienza
(repertori) in sequenza cronologica
• Aggregazioni di informazioni ricavate dai
documenti a cura di pubblici funzionari
•
Le differenti forme di aggregazione
vanno regolamentate e coordinate
GBD titolario
98
Manuale di gestione
«Descrive il sistema di gestione e di
conservazione dei documenti e fornisce
le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio» (DPCM 31 ott.
2000, art. 5, comma 1)
Descrive attività, processi e strumenti
GBD titolario
99
Per passare dall’astratto al concreto
Linee guida per l’organizzazione
dei fascicoli e delle serie dei documenti
prodotti dai Comuni italiani
in riferimento al piano di classificazione
GBD titolario
100
Titolo I. Amministrazione generale
classe 1. Legislazione e circolari esplicative
• Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche: fasc.
annuale per attività, eventualmente articolato in
sottofascicoli (uno per ciascun parere)
• Circolari pervenute al Comune: repertorio annuale,
servito da indici
• Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale,
servito da indici
GBD titolario
101
Titolo I. Amministrazione generale
Classe 2. Denominazione …
•
•
•
•
Denominazione del Comune: fasc. per affare
Attribuzione del titolo di città: fasc. per affare
Confini del Comune: fasc. per affare
Costituzione delle circoscrizioni: un fasc. per
ciascun affare
• Verbali e deliberazioni della Commissione
comunale per la toponomastica: repertorio
annuale
GBD titolario
102
Titolo I. Amministrazione generale
Classe 5. Stemma, gonfalone, sigillo
• Definizione, modifica, riconoscimento dello
stemma: fasc. annuale per attività
• Definizione, modifica, riconoscimento del
gonfalone: fasc. annuale per attività
• Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo:
fasc. annuale per attività
• Concessione del patrocinio gratuito e del
connesso uso dello stemma del Comune: fasc.
annuale per attività, eventualmente articolato in
sottofascicoli mensili
GBD titolario
103
Titolo V. Affari legali
Classe 1. Contenzioso
• Fascicoli di causa: un fasc. per ciascuna causa (fasc. per
procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle
esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili,
cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun
fascicolo può articolarsi in sottofascicoli (fasi della causa, etc.)
Classe 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
• Contratti assicurativi: un fasc. per contratto (fasc. per affare)
• Richieste e pratiche di risarcimento: un fasc. per ciascuna richiesta
(fasc. per affare)
Classe 3. Pareri e consulenze
• Pareri e consulenze: un fasc. per ciascun affare
GBD titolario
104
Allora …
... BUON LAVORO !
GBD titolario
105