Ministero degli Affari Esteri
Dal protocollo informatico verso la
gestione elettronica dei flussi
documentali
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Specificità del MAE
Oltre 250 Sedi nel mondo
Servizi offerti ad utenti
esterni prevalentemente
presso le Sedi Estere
Sede Estera
LAN
Sede Estera
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Sede Estera
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Grande flusso di
documentazione all’interno
dell’Amministrazione
centrale e tra centro e
periferia
Entro il 2005 collegamento
Sede Centrale-Sedi Estere
con VPN
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Evoluzione dell’informatizzazione del
protocollo presso il MAE
1997
1998
1999
2000
2001
Gestcorr
2002
2003
Informative
Protocollo
OnLine
ArchTUM
DPR 428/98 – DPCM 31/10/2000 – DPR 445/2000 – CIRCOLARE AIPA
7/5/2001 N.28 – DIRETTIVA MINISTRO STANCA 9/12/2002
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Protocollo OnLine : i passi





Elaborazione procedura Protocollo OnLine
Definizione di 36 aree omogenee
Individuazione di responsabili ed amministratori
delle AOO
Manuale utente pubblicato sull’Intranet
ministeriale
Manuale di gestione con le nuove regole di
carattere organizzativo
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Manuale di Gestione


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




Quadro normativo di riferimento
Descrizione dei ruoli e figure previsti (amministratore,
archivista, consultatore etc.)
Pianificazione della dismissione dei vecchi protocolli
Piano di sicurezza dei documenti informatici
Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo
scambio di documenti
Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti od
interni
Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti
Modalità di effettuazione e conservazione delle
registrazioni
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Impatto organizzativo ed interventi a
sostegno del cambiamento

Unificati gli archivi e i protocolli degli uffici appartenenti
alla stessa AOO

Introdotti profili utente differenziati

30 sessioni di corsi di addestramento in aula, 250 utenti
formati

Avvii graduali ed assistiti
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Architettura di Protocollo OnLine
L’architettura modulare, web based, garantisce l’integrazione con future
applicazioni per una gestione informatizzata globale dei flussi documentali
Web Server
Protocollo OnLine
Software
Protocollo
TUM
Informative
Data
Base
Application Server
Protoco
OnLine
Applicativo “Messaggi”
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Data
Base
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Orientamenti evolutivi a medio termine

Unificare i protocolli di entrata/uscita dal MAE

Tracciare i passaggi interni di documentazione

Trasferire elettronicamente i documenti con garanzia di
integrità e certificazione di ricezione

Attivare le caselle ufficiali di posta certificata

Introdurre la firma digitale
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Orientamenti evolutivi a medio termine:
un possibile scenario
Ministero X
Enti,
Privati
Ufficio
Protocollo
Ingresso
DG X
Protocollo
ingresso
Servizio Y
Database
Documenti
Protocollo
uscita
Ufficio
Protocollo
Uscita
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DG Z
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La nostra road map

Sensibilizzare tutti i Centri di Responsabilità

Studiare gli aspetti di sicurezza

Creare un repository documentale permanente

Fornire strumenti di collaborazione di gruppo
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La nostra road map

Trasportare informazioni garantendo integrità,
non ripudio e tracciabilità

Gestire la ricezione di documenti con
autenticazione elettronica

Aumentare l’interoperabilità fino al livello
applicativo

Predisporre progetti per fornire servizi-on-line
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Progetti di trasparenza

L’Italiano per gli italiani, erogazione di contributi agli
enti gestori dei corsi di lingua italiana.

Borse di studio, concessione di borse di studio a
cittadini italiani e stranieri residenti all’estero.
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• Posta tradizionale
• Raccomandata
• Firma Autenticata
• Fax
Scanner
Protocollo
Informatico
•Arch. Corrente
• Posta elettronica
• Posta Certificata
• Firma Digitale
AOO
Indice PA
•Arch. Lavoro (GROUPWARE)
•Arch. Storico
• attività completate
• attività in corso di realizzazione
Protocollo Elettronico e Gestione documentale
Dott. Luigi Esposito
Capo del Servizio per l’lnformatica, le Comunicazioni e la
Cifra
[email protected]
URL Sito MAE: www.esteri.it
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