ALEPH 500 v. 16.02
MODULO
ACQ/SERIALS
“Monografie”
Corso Bicocca-Insubria
luglio 2004
INTRODUZIONE
Il modulo Acquisitions/Serials permette di
gestire i dati relativi a:
fornitori, budget, ordini e fatturazioni sia di
monografie che di periodici. Questo modulo
funziona solo nei database ADM.
(BIN5O Bicocca, BIN51 Insubria).
La GUI ACQUISITIONS/SERIALS



La GUI Acquisitions/Serials e’ stata costruita con
attenzione alla fruibilità e facilita’ di accesso alle
diverse funzioni coinvolte.
Le informazioni su Fornitore, Budget, Copie,
Ordine e Fattura sono interconnesse e sono
accessibili facilmente.
La struttura a pannelli con le diverse informazioni
ne permette la visualizzazione in simultanea.
BARRA DEI
MENU
BARRE STRUMENTI
BARRA DEL
TITOLO
BARRA DEI
SERIALI
BARRA DEGLI
ORDINI
BARRA DELLA
FATTURA
TAB
PRINCIPALI
PANNELLO
SUPERIORE
ALBERO DI
NAVIGAZIONE
PANNELLO
INFERIORE
PANNELLO DI
NAVIGAZIONE
GUI relativa ai FORNITORI
BARRA DEL TITOLO

La barra del titolo mostra il nome
del programma e altri messaggi
relativi quali i comandi, la versione,
il Database al quale si e’ collegati,
l’ indirizzo del Server.
BARRA DEL MENU

La barra del menu permette l’accesso ad
alcune funzioni.
Ci si deve posizionare col cursore sul nome
del menu (per es. Ordini) per vedere i
comandi relativi.
BARRA DEI SERIALI

Permette di recuperare un determinato
record e aprirlo nella apposita funzione.
Per recuperare un record si seleziona un
parametro di ricerca dal menu a tendina
sulla sinistra, ad es. “Titolo” o n. di
sistema, quindi si compila il campo
adiacente.
BARRA DEGLI ORDINI

La Barra degli ordini permette di ricercare e
visualizzare un record relativo agli ordini.
Per recuperare un record di ordine si deve
selezionare un parametro di ricerca dal
menu a tendina sulla sinistra (ad es. il n. di
ordine). Si deve quindi compilare il campo
adiacente con i dati necessari, quindi cliccare
sulla freccina o premere il tasto Invio.
BARRA DELLA FATTURA

La Barra della fattura permette di
recuperare una Fattura Generale e la
rispettiva linea degli items.
E’ possibile ricercare la fattura selezionando
come parametro di ricerca nel campo a sin.
ad es. un fornitore. Il campo adiacente deve
essere compilato inserendo il numero di
fattura.
PANNELLO DI NAVIGAZIONE

E’ costituito da Tab Principali e Albero di Navigazione.
Il Pannello di navigazione contiene le seguenti 6 Tab
(identificate da rispettive icone):

Ordini

Fatture

Amministrazione

Ricerca
Seriali
Ricerca ordini
PREREQUISITI





Prima di iniziare qualsiasi ordine ci si deve assicurare
che in Aleph siano presenti:
Record Bibliografico a cui legare l’ordine;
Lista di Fornitori ai quali inviare gli ordini;
Lista di Budget sui quali impegnare gli ordini.
 (Questo elemento e’ in realtà opzionale e viene
utilizzato dagli utenti che vogliono tenere un
controllo del budget).
Lista di Valute con i relativi tassi di cambio.
TIPOLOGIE DI ORDINI

Il modulo ACQ/SERIALS gestisce i
seguenti tre tipi di ordini:
Monografie,
Seriali,
Standing order.
CREAZIONE DEL FORNITORE




Selezionare dal Pannello principale la funzione
Amministrazione e dall’elenco di opzioni che si visualizza
selezionare la voce “Fornitori”.
Nel pannello superiore verrà visualizzato l’elenco dei
fornitori già presenti nel database.
Questo pannello dispone di tasti funzione che permettono di
aggiungere, duplicare o cancellare dei fornitori.
Si possono utilizzare dei “filtri” per recuperare con maggiore
facilita’ un fornitore.
1) Selezionare la Tab
Amministrazione
2) Selezionare il
nodo Fornitori
3) Verrà visualizzato
l’elenco dei fornitori già
esistenti
4) Si attiveranno i tasti funzione
per eseguire Aggiunte,
Duplicazioni, Cancellazioni e
Modifiche degli Indirizzi
5) Dovranno essere
compilate le relative
schede con le
informazioni necessarie.
TASTI FUNZIONE (FORNITORI)



Nuovo: per aggiungere un fornitore alla lista.
Il pannello inferiore si attiverà e
verra’ visualizzata la scheda da compilare.
Duplica: Si puo’ aggiungere un
nuovo fornitore copiando i dati di uno pre-esistente. Si
evidenzia il fornitore e quindi si clicca sul tasto “duplica”. Si
visualizzerà nel pannello inferiore la relativa scheda da
completare.
TASTI FUNZIONE (FORNITORI)

Elimina: per eliminare un fornitore dall’elenco.
Si evidenzia il fornitore e si clicca
sul tasto “Elimina”. (Notare che
se c’e’ un ordine o fattura
legati al fornitore il sistema
non ne permetterà la cancellazione).

Indirizzi: per inserire, visualizzare o
modificare i diversi indirizzi legati al fornitore.
BUDGETS



I Budget servono per effettuare un controllo sulle spese
relative alle acquisizioni di materiale.
Un ordine può comunque essere inviato anche senza essere
stato legato ad un Budget.
Esiste inoltre nella nuova versione la possibilità di inviare
un ordine con valore € 0,00.
(Funzionalità ancora da definire)
GUI relativa ai BUDGETS
CREAZIONE DEI BUDGETS

Selezionare dall’Albero di Navigazione
la Tab Amministrazione e
nell’elenco corrispondente
selezionare il nodo “Budgets”.
LISTA DEI BUDGETS

Nel Pannello superiore verrà visualizzato l’elenco dei
budgets disponibili. Questi possono essere aggiunti,
duplicati o eliminati selezionando i rispettivi tasti
funzione.
LISTA DEI BUDGETS






Nel pannello inferiore vengono presentati, a seconda della
funzione che si sceglie, una serie di schede da compilare e
precisamente:
1. Budget info 1
2. Budget info 2
3. Bilancio
4. Transazioni
5. Sottobiblioteche
Scheda 1. Budget Info 1
Contiene informazioni relative alla data di apertura, nome
assegnato, validità, status del budget, tipo di budget,
dipartimento al quale e’ stato assegnato.
Scheda 2. Budget info 2

Contiene le seguenti informazioni:
Codice oggetto: possono essere assegati oltre 20 codici al
budget. Questi possono servire per creare una gerarchia
all’interno del budget e classificare le spese.
Scheda 2. Budget info 2


Impegni massimi superiori/inf.: qui si indica
l’ammontare massimo per il quale un budget puo’ essere
impegnato al di sopra o al di sotto della cifra stimata.
Spese massime Sup/Inf.: qui si indica l’ammontare
massimo per il
quale un budget
puo’ essere addebitato.
Entrambi i valori
possono essere
espressi come
percentuale o come
valore netto.
Scheda 2. Budget info 2


Budget annuale: selezionando questa opzione, e utilizzando
il Codice budget col formato codice-anno (es. Monografie2004), alla fine dell’anno, la cifra rimanente potrà essere
trasferita automaticamente sul nuovo budget.
Anche le fatture non pagate e gli impegni verranno trasferiti
automaticamente sul nuovo budget.
Scheda 3. Bilancio













Questa scheda fornisce le
informazioni riassuntive del Budget,
e i dettagli relativi a:
Accredito iniziale;
Accrediti;
Riporti;
Trasferimenti;
Totale Impegni;
Totale fatturato;
Totale pagato;
IVA Fattura;
IVA pagato;
Bilancio totale accrediti;
Saldo reale (Totale accrediti-fatture);
Saldo disponibile
[Totale accrediti - (fatture + impegni)]
Scheda 4. Transazioni



Questa scheda permette di vedere tutte le transazioni per un
budget selezionato: indicando se a debito o a credito.
Possono essere posti dei filtri sul tipo di transazioni da
visualizzare.
Ci possono essere 6 tipi di transazioni visualizzate:
Scheda 4. Transazioni






ILC Accredito iniziale Initial Allocation
ALC Accrediti regolari Allocation
CRO Riporti Carryover
TRN Trasferimenti Transfer
ENC Impegni Encumbrance
INV Fatture Invoice
Scheda 4. Transazioni





Sono disponibili alcuni tasti funzione quali:
Filtra: per visualizzare solo transazioni di
un certo tipo.
Impegna: per allocare fondi ad un budget
selezionato;
Stampa:
Trasferisci:
per trasferire fondi
da un budget
ad un altro.
Scheda 5. Sottobiblioteche


Questa scheda permette di selezionare la o le
sottobiblioteche alle quali il budget corrisponde.
Se non si seleziona nessuna sottobiblioteca a questo
Budget può essere legato l’ordine di qualsiasi biblioteca.
5. PRIVILEGI SUL BUDGET

Le autorizzazioni ai budget vengono assegnate
attraverso le funzioni Privilegi staff disponibili in
tutti i moduli della GUI.

Ogni bibliotecario con funzioni legate ai processi
di Acquisizione avrà i permessi per legare gli
ordini ai diversi Budget.
ORDINI

Per procedere alla creazione di un Ordine si può
selezionare la Barra degli Ordini in alto a destra e
richiamare un Ordine già presente o utilizzare
la Tab Ordine.
CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE

Per creare un nuovo ordine si deve
creare un record bibliografico (se non e’
presente in catalogo) o recuperarlo
attraverso la Tab Ricerca.
CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE

E’ possibile nella nuova versione, in fase di
ordine, selezionare dalla Barra dei Menu la
funzione Ordini e quindi Cataloga ordine.

Sarà possibile creare un record in modalità
Catalogazione on the fly.
CREAZIONE ORDINE



Una volta recuperato un record (utilizzando
la Tab Ricerca) apparirà la schermata con i
dati relativi al record.
Nel Pannello inferiore, selezionando il
pulsante Acq si aprirà automaticamente la
Tab Ordine.
Nel pannello superiore a destra comparirà il
tasto “Aggiungi”.
Tab Ricerca
Selezionando il tasto Acq si
aprirà il record nella
Funzione Ordine
CREAZIONE ORDINE

Selezionando il tasto Aggiungi si aprirà la
finestrella in cui specificare il tipo di ordine.
(come nella versione precedente).
GUI procedure Ordine
CREAZIONE ORDINE

Nel Pannello inferiore si attiveranno 4 schede
che andranno compilate come nella versione
precedente.
CREAZIONE ORDINE
(SCHEDE COLLEGATE)




1. Visualizza ordine (viene visualizzata una volta
completate le schede successive);
2. Generalità;
3. Fornitore;
4. Quantità e prezzo.
CREAZIONE ORDINE
(Scheda 2. GENERALITA’)

Si inseriscono i seguenti dati tra i quali:
N. Ordine (assegnato in automatico dal sistema
attraverso un contatore);
Status (assegnato
in automatico dal sistema
come NEW);
Tipo di materiale;
Sottobiblioteca;
Gruppo;
Metodo di acquisizione;
CREAZIONE ORDINE
(Scheda 2. GENERALITA’)
ID proponente:
puo’ essere selezionato il nome e l’ID
del richiedente
e gli può essere legata una
delle seguenti azioni:
1) Inviare direttamente;
2) Creare automaticamente
una prenotazione a suo nome;
3) Inviare una mail in cui
viene avvisato dell’arrivo;
4) Non attivare alcuna azione.
CREAZIONE ORDINE
(Scheda 3. FORNITORE)
Si inseriscono qui le informazioni relative
al fornitore dell’Ordine quali:
Codice fornitore;
Nome;
Riferimento (inserire
qui ad es. le note relative al
n° di preventivo;
Nota fornitore;
Contatto;
Tipo di ordine e consegna
(come nella vers. prec.)
CREAZIONE ORDINE
(Scheda 4. QUANTITA’ E PREZZO)
Vanno compilati i seguenti campi :
Numero unità:
Prezzo unita’: (se
viene impostato dal
sistema il calcolo della
percentuale di sconto
ad es. 15,6% qui si
puo’ indicare solo il
prezzo di copertina.
Nota sulla quantità:
si aggiungono
annotazioni sulle
copie es. Vol.1 di 3.
CREAZIONE ORDINE
(Scheda 4. QUANTITA’ E PREZZO)
Crea Record di copia;
Fondo;
Budget Impegnato:
Indicare qui a quale
Budget si deve
eventualmente
assegnare l’impegno.
Selezionando il tasto
Aggiungi verranno
registrati i dati e
aggiunto l’Ordine al
Record. Questo
comparirà
nel pannello superiore.
VISUALIZZAZIONE GUI DOPO AVER
AGGIUNTO UN NUOVO ORDINE
CREAZIONE ORDINE






Una volta creato l’ordine sono disponibili nel
pannello superiore dei tasti legati alle seguenti
funzioni:
Aggiungi;
Duplica;
Elimina;
Stampa/Cancella
Invia.
Funzioni legate agli ordini







Nella Tab Ordini in corrispondenza della Voce principale
Ordini abbiamo il seguente albero con
le seguenti funzioni:
Impegni;
Fatture;
Arrivi;
Copie/Sottoscrizioni
Solleciti;
Log dell’ordine.
Funzioni legate agli ordini






Impegni: serve per accedere al Budget relativo e fare eventuali
modifiche (impegnare l’ordine ecc.) (Nota: non cliccare due
volte perche’ la cifra viene disimpegnata)
Fatture: per registrare una fattura relativa all’ordine o fare
eventuali modifiche;
Arrivi: per registrare gli arrivi delle copie;
Copie/Sottoscrizioni: per entrare nelle copie e gestire le
informazioni relative;
Solleciti: per controllare i solleciti;
Log dell’ordine: per leggere le attività relative all’ordine già
effettuate.
REGISTRAZIONE FATTURA

Esistono due modi per registrare o
modificare una fattura:

1) Selezionare il nodo Fatture nella Tab Ordini
(Modalità Fattura generale).

2) Selezionare direttamente la Tab Fattura.
Tab Fattura
Nodo Fatture nella Tab Ordini
REGISTRAZIONE FATTURA
(Percorso Fattura generale)


Dalla Barra della Fattura selezionare il Codice
Fornitore e digitare il Numero della Fattura.
Apparirà una finestra per chiedere conferma di
creazione di una nuova fattura.
REGISTRAZIONE FATTURA
(Percorso Fattura generale)

Nel Pannello di Navigazione
in corrispondenza della
Voce Fattura
comparirà il seguente
albero con le voci
Fattura Generale e
Linea d’ordine.
REGISTRAZIONE FATTURA
(Percorso Fattura generale)

In corrispondenza della Fattura Generale andrà compilata
la scheda nel pannello superiore con i dati relativi.
REGISTRAZIONE FATTURA
(Percorso Fattura generale)

Selezionando l’opzione Linea d’ordine comparirà il seguente
pannello:
REGISTRAZIONE FATTURA
(Percorso Fattura generale)

Selezionando il tasto Aggiungi
apparirà una finestrella da compilare con il n.
d’ordine.

Si potranno quindi registrare i dati relativi alla
fattura dei singoli ordini compilando le schede nel
Pannello inferiore.
REGISTRAZIONE FATTURA
(Percorso Ordine)

Per recuperare l’Ordine corrispondente si può
utilizzare la Barra degli ordini o
la Tab Cerca ordine.
Tab RICERCA ORDINE
Parametri di ricerca
disponibili per affinare la
ricerca
REGISTRAZIONE FATTURA
(Percorso Ordine)

Una volta recuperato l’ordine il sistema lo aprirà
automaticamente nella funzione Ordine.
REGISTRAZIONE FATTURA

Nell’albero di navigazione della Tab Ordine si dovrà
selezionare la voce Fatture.
REGISTRAZIONE FATTURA





Selezionando la voce Fatture apparirà un frame con il
pannello superiore contenente il tasto “Nuovo”.
Selezionando questo tasto apparirà una finestrella con la
richiesta di inserimento del n° di fattura.
Dopo averlo compilato e aver dato l’OK si visualizzeranno
nel pannello inferiore 2 schede.
1. Scheda linea di copia
2. Info Ordine
Registrazione Fatture all’interno della Tab Ordine
1. Scheda linea di copia

Questa scheda va compilata inserendo i dati necessari:

Importo netto;
Data fattura;
Data ricezione;
Data invio;
Codice oggetto;






Selezionando la casella Ordine completamente fatturato, lo
status dell’ordine passerà da SV (Sent to Vendor) a CLS (Closed)
Una volta compilati i campi si dovrà selezionare la casella Aggiungi
REGISTRAZIONE ARRIVI

Per registrare l’arrivo
del materiale si dovrà
selezionare il nodo
Arrivi dalla Tab
principale
REGISTRAZIONE ARRIVI

Nel pannello inferiore si compilerà la scheda
relativa. Andrà selezionato il tasto funzione
Aggiungi sulla destra.
Copie/sottoscrizioni
Copie/sottoscrizioni


Una volta terminata la procedura relativa alla
registrazione degli arrivi e della Fatturazione si potrà
completare la procedura con l’inserimento di tutti i dati
di copia necessari.
Questi dati sono sempre presenti nelle schede del
pannello inferiore.
ALEPH 500 v. 16.02
MODULO ACQ/SERIALS
Corso Bicocca-Insubria
luglio 2004
Fine