Guida al PMD Pro Project Management per i Professionisti dei progetti di cooperazione e sviluppo (development sector) Guida al PMD Pro i Guida al PMD Pro ii EDITORE Questo documento è pubblicato da PM4NGOs. © Copyright 2011 PM4NGOs ISBN: 978-­0-­9962090-­3-­8 PMD Pro e il simbolo PMD Pro sono marchi registrati di PM4NGOs. Informazioni sulla Versione: Questa è la versione in lingua italiana della Guida al PMD Pro. È basata sulla versione 1.7 (aprile 2013) della Guida in lingua inglese Questa versione è stata tradotta in italiano da un gruppo di lavoro dell’associazione Social Innovation Teams (SIT) www.socialinnovationteams.org coordinato da Giacomo Rossi. Il lavoro di traduzione e revisione è stato svolto da Giacomo Rossi e da Ruggero Golini, Paolo Landoni, Giacomo Marini, Dario Mozzi, Elena Perondi, Daniele Salvatore, Davide Villano. Guida al PMD Pro iii RICONOSCIMENTI Questo documento è stato realizzato con il supporto di numerosi esperti, che hanno contribuito alla creazione, revisione e modifica della guida. Tra questi, uno speciale ringraziamento va a Chris Cattaway, Roger Steele, Bernie Leadbeater, John Fisher, John Davidson, Alan Harpham, Liz Berryman, Katalin Hanniker, John Cropper, Anna Kondakchyan, Eric Berg, Richard Kondowe, Godfrey Kalibbala, Juan Manuel Palacios, Dario Mozzi, Adonis Sucalit, Jeroen Bollujit, Tracy Steuve, Bernie Leadbeater, Bob Youker, Felipe Chaparro, Lynne Curran, Gretchen Regehr, Rodolfo Siles, Naomi Jones, Geoff Reiss, Guy Sharrock, Amos Doornbos, Robert Sweatman, Marie-­Laure Curie, David Palasits, Simon Early, Vadim Usvitsky, Caren Conner, Marian Abernathy, e Terri Ise. Vorremmo inoltre ringraziare lo staff e i volontari associati alla Project Management Institute Educational Foundation, il cui supporto è stato centrale nella realizzazione del materiale didattico associato alla Guida. Siamo anche in debito con le molte organizzazioni i cui documenti sono stati citati e adattati all’interno della Guida al PMD Pro1. Vorremmo in special modo citare il Catholic Relief Services, che ha contribuito con la sua eccezionale serie di ProPack., il World Vision International per il Learning for Evaluation and Planning (LEAP), e la Commissione Europea per le sue Aid Delivery Guidelines, i cui casi studio sono stati ampiamente utilizzati in questa Guida. Ringraziamo inoltre il Project Management Institute, l’International Institute for Learning, True Solutions Inc. e la Versatile Company per averci generosamente fornito materiali didattici e supporto. Una lista completa delle fonti utilizzate è riportata alla fine di questo documento. Infine, questo risultato non sarebbe stato possibile senza l’ispirazione e il supporto di Richard Pharro e del suo team presso l’APM Group. Questo risultato è stato raggiunto solo grazie al loro supporto finanziario, organizzativo e tecnico. Michael Culligan, Stephen Marks, Trevor Nelson, Leah Radstone ed Eric Verzuh Guida al PMD Pro iv Guida al PMD Pro v NOTE Guida al PMD Pro vi INDICE Editore ........................................................................................................................................................ iii Riconoscimenti ........................................................................................................................................... iv Note ........................................................................................................................................................... vi Indice ........................................................................................................................................................ vii Introduzione ................................................................................................................................................ 1 Sezione 1 : I Progetti Nel Development sector ........................................................................................... 5 1.1 Gestire Progetti è Impegnativo! ......................................................................................................... 5 1.1. Non Sei Solo! .................................................................................................................................... 6 1.2. Terminologia ..................................................................................................................................... 8 1.3. Progetti, Programmi e Portfolio ......................................................................................................... 9 1.4. Arte e Scienza del Project Management ......................................................................................... 11 1.5. Modello delle Competenze di Project Management nel PMD Pro .................................................. 12 2. : Ciclo di vita di un Development project ............................................................................................ 15 2.1. Project Management Bilanciato durante l’intera vita del Progetto ................................................... 15 2.2. Il Modello delle Fasi di Progetto Secondo PMD Pro ....................................................................... 15 2.2.1. Fase 1: Identificazione e Design del Progetto .......................................................................... 19 2.2.1.1. Raccolta dei dati ........................................................................................................... 20 2.2.1.1.1. Identificazione delle esigenze di progetto ........................................................... 21 2.2.1.1.2. Tipi di Dati ........................................................................................................... 23 2.2.1.2. L’analisi dei dati ............................................................................................................ 25 2.2.1.2.1. Analisi dello stato attuale .................................................................................... 25 2.2.1.2.2. Analisi dello stato futuro ................................................................................... 26 2.2.1.3. Identificazione della logica di intervento del progetto ................................................... 29 2.2.1.3.1. Varianti del Logical Framework ........................................................................... 29 2.2.1.3.2. Interpretazione del Logical Framework ............................................................... 30 2.2.1.4. Gestione dei Momenti Decisionali di Progetto ............................................................. 36 2.2.2. Fase 2: Set-­up del Progetto ...................................................................................................... 39 2.2.2.1. Obiettivo ....................................................................................................................... 39 2.2.2.2. Stabilire la struttura di governance del progetto ........................................................... 39 2.2.2.3. Autorizzazione ufficiale all’inizio del progetto ............................................................... 42 Guida al PMD Pro vii 2.2.2.4. Comunicare il lancio del progetto ................................................................................. 43 2.2.3. Fase 3: Pianificazione del Progetto .......................................................................................... 44 2.2.3.1. Scope ........................................................................................................................... 44 2.2.3.2. Il Piano di Implementazione è Equilibrato .................................................................... 45 2.2.3.3. Il Piano di Implementazione è Completo ...................................................................... 46 2.2.3.4. Il Piano di Implementazione è Integrato ....................................................................... 48 2.2.3.5. Il Piano di Implementazione è Partecipativo ................................................................ 48 2.2.3.6. Il Piano di Implementazione è Iterativo ........................................................................ 50 2.2.4. Fase 4: Implementazione del Progetto ..................................................................................... 51 2.2.4.1. Gestione dei problemi .................................................................................................. 51 2.2.4.2. Gestione delle risorse .................................................................................................. 53 2.2.4.3. Gestione dei controlli interni ......................................................................................... 54 2.2.5. Fase 5: Monitoraggio, Valutazione e Controllo ......................................................................... 56 2.2.5.1. Distinguere Monitoraggio, Valutazione e Controllo ...................................................... 56 2.2.5.2. Il piano di Monitoraggio e Valutazione del progetto ..................................................... 58 2.2.5.3. Approcci alla valutazione di progetto ........................................................................... 61 2.2.5.4. Controllo ....................................................................................................................... 62 2.2.5.5. Modifiche al progetto: tolleranze ed escalation delle problematiche ............................ 62 2.2.6. Fase 6: Transizione di Fine Progetto ........................................................................................ 66 2.2.6.1. Gestire la strategia di fine progetto .............................................................................. 67 2.2.6.2. Verifica dello Scope e accettazione dei risultati ........................................................... 68 2.2.6.3. Chiusura amministrativa, finanziaria e contrattuale ..................................................... 68 2.2.6.4. Apprendimento Finale .................................................................................................. 69 2.2.6.5. Celebrare i risultati ....................................................................................................... 69 3. : Le Discipline del Project Management ............................................................................................. 70 3.1. Disciplina 1: Scope Management .................................................................................................... 71 3.1.1. Definire lo Scope di Prodotto e di Progetto .............................................................................. 72 3.1.2. Strumenti per Definire lo Scope di Progetto ............................................................................. 73 3.2. Disciplina 2: Gestione dei Tempi ..................................................................................................... 76 3.2.1. Definizione della Attività e della loro Sequenza ........................................................................ 76 3.2.2. Stima delle Risorse per ogni Attività ......................................................................................... 77 Guida al PMD Pro viii 3.2.3. Stima della Durata delle Attività ................................................................................................ 78 3.2.4. Sviluppo dello Schedule ........................................................................................................... 79 3.2.5. Gestire lo Schedule del Progetto .............................................................................................. 81 3.3. Disciplina 3: Gestione delle Risorse di Progetto ............................................................................. 83 3.3.1. Perchè é importante una efficace gestione delle risorse? ........................................................ 83 3.3.2. Gestire le finanze del progetto .................................................................................................. 84 3.3.3. Lo sviluppo dei budget .............................................................................................................. 85 3.3.4. Budgeting basato sulle attività .................................................................................................. 86 3.3.5. Stimare i Costi .......................................................................................................................... 87 3.3.6. Monitoraggio delle Performance Finanziarie del Progetto ........................................................ 88 3.3.6.1. Il Monitoraggio dei costi di progetto attraverso l’Earned Value Analysis ...................... 90 3.3.7. Gestione della supply chain ...................................................................................................... 94 3.3.7.1. Gestione dell’approvvigionamento ............................................................................... 95 3.3.7.1.1. Pianificazione dell’approvvigionamento .............................................................. 96 3.3.7.1.2. Identificazione dei Fornitori ................................................................................. 96 3.3.7.1.3. Selezione, Negoziazione e Decisione ................................................................. 97 3.3.7.2. Gestione della Logistica ............................................................................................... 97 3.3.7.2.1. Gesione dell’Inventario e Magazzino .................................................................. 97 3.3.7.2.2. Trasporto Materiali .............................................................................................. 98 3.3.7.3. Gestione degli Asset .................................................................................................... 98 3.3.8. Gestione delle Risorse Umane ................................................................................................. 99 3.4. Disciplina 4: Gestione del Rischio ................................................................................................. 101 3.4.1. Identificazione del Rischio ...................................................................................................... 102 3.4.1.1. Definizione delle categorie di rischio ................................................................... 102 3.4.1.2. Identificare rischi specifici all’interno delle categorie individuate ................... 103 3.4.2. Valutazione del Rischio .......................................................................................................... 104 3.4.3. Risposta al Rischio ................................................................................................................. 105 3.4.4. Monitoraggio e Controllo del Rischio ...................................................................................... 107 3.5. Disciplina 5: Gestione della Motivazione del Progetto .................................................................. 109 3.5.1. Identificazione delle necessità con approcci basati sui problemi o sulle risorse .................... 109 3.5.2. Spostarsi dai problemi alla strategia di intervento .................................................................. 110 Guida al PMD Pro ix 3.6. Disciplina 6: Gestione degli Stakeholder ....................................................................................... 114 3.6.1. Identificazione Degli Stakeholder ........................................................................................... 114 3.6.2. Analisi Degli Stakeholder ........................................................................................................ 116 3.6.3. Coinvolgimento Degli Stakeholder ......................................................................................... 119 3.6.4. Comunicazioni Tra Gli Stakeholder ........................................................................................ 121 4. : Adattare il PMD Pro ........................................................................................................................ 122 4.1. Principi dell’Adattamento ............................................................................................................... 122 4.2. Fattori da considerare mentre di adatta il PMD Pro ...................................................................... 123 5. : APPENDICI .................................................................................................................................... 128 5.1. Appendice 1: Glossario ................................................................................................................. 128 5.2. Appendice 2: Obiettivi di apprendimento del PMD Pro ................................................................. 132 5.3. Appendice 3: Riferimenti ............................................................................................................... 147 5.4. Indice delle Figure ......................................................................................................................... 150 Guida al PMD Pro x