SAT Manuale d’uso edizione 2012 **** CHE COS’È SAT? Sat è un sistema gestionale specificamente concepito per i centri di assistenza tecnica (CAT), che consente di gestire le attività relative ai rapporti con collaboratori tecnici, clienti e sede centrale. Il software gestionale Sat permette di velocizzare tutte queste operazioni, grazie alla possibilità di effettuarle in modalità centralizzata e automatica. Le funzionalità di Sat Di seguito è riportata una breve panoramica introduttiva delle varie funzionalità del sistema gestionale Sat. – Clienti – Anagrafica clienti, che comprende anche dati contabili, parametri di impianto, gestione contratto e chiamate con relativi interventi. – Contratti – Il sistema prevede la gestione completa dei contratti con i clienti finali: dalla verifica di validità, ai ratei fino alla definizione dei diversi modelli di contratto. – Chiamate – Le chiamate possono essere registrate anche in tempo reale. È possibile assegnare un intervento a un tecnico tenendo conto automaticamente del calendario (ad esempio, tenendo conto di eventi come festività, ferie o malattia). – Magazzino – Sono disponibili funzionalità relative alla gestione del magazzino, quali movimentazione merce, calcolo delle giacenze e valorizzazione degli articoli presenti a magazzino a una certa data. – Risorse – Grazie a Sat è possibile pianificare e gestire in modo completo risorse di vario tipo: tecnici, installatori, clienti, magazzino, automezzi. – Attività da remoto – Mediante PC portatile remoto, è possibile connettersi con la sede del centro di assistenza e lavorare sincronizzandosi con il CAT interessato. – Connessione – Ogni CAT è predisposto per connettersi alla sede centrale: quando il collegamento è attivo, i due ambienti vengono allineati e aggiornati automaticamente (dati, magazzino, ordini). MENU PRINCIPALE Tutte le attività di Sat possono essere gestite mediante il menu principale. Il menu principale è sempre visibile in alto a sinistra sullo schermo: Il menu principale è il punto di partenza che permette di accedere ai sottomenu e alle varie voci di menu che corrispondono alle funzionalità del programma, come nell’esempio seguente: Ad esempio, selezionando File dal menu principale (come nella figura qui sopra) si apre il menu corrispondente. Selezionando Tabelle da questo menu, sulla destra si apre il sottomenu relativo da cui si potrà selezionare la voce Anagrafiche per Marca e, infine, una delle quattro funzioni disponibili (in questo caso Apparecchi, Famiglie App./Ric., Gruppi Prodotti e Ricambi). La figura seguente riporta la parte superiore di una schermata di dati, che si può ottenere con la sequenza di comandi appena descritta: Nello schema seguente viene descritto l’insieme delle funzionalità principali di Sat a cui è possibile accedere tramite le voci del menu principale: File, Clienti, Chiamate, Contratti, Magazzino, Ordini, Utility, ?. NOTE GENERALI Alcune operazioni generali sono visualizzate e gestite allo stesso modo per tutte le voci di menu di Sat che le richiedono. Inserimento/modifica dati La definizione dei contenuti delle tabelle, la compilazione dei contratti e la registrazione delle chiamate sono solo alcune delle operazioni che richiedono di inserire e salvare i dati e, successivamente, la possibilità di effettuare modifiche per eventuali correzioni. Ecco una breve descrizione di queste funzionalità: Funzionalità Icona Descrizione Inserimento di nuovi dati Questa funzionalità visualizza una scheda, diversa a seconda dell'operazione per la quale è stata attivata, con campi inizialmente in bianco destinati all’inserimento di nuovi valori. Modifica di dati già esistenti Questa funzionalità visualizza una scheda, diversa a seconda dell'operazione per la quale è stata attivata, con campi che contengono valori corrispondenti ai dati precedentemente inseriti, in modo da poterli modificare. Salvataggio Per chiudere le schede di inserimento/ modifica si deve scegliere fra due possibilità: 1) registrare i dati impostati e renderli così effettivi, o 2) annullare l'intera operazione perdendo il lavoro fatto. Ricerca Le operazioni di ricerca sulle tabelle di sistema sono costituite da due fasi distinte: – Inserimento dei valori in un filtro per definire i parametri di ricerca (ad esempio, inserire un cognome che si vuole ricercare nella Tabella Clienti). L'utente può personalizzare il filtro decidendo quali parametri ne fanno parte e il loro ordine di priorità ai fini della ricerca (vedi impostazione ricerche nel menu UTILITY). – Visualizzazione della lista dei risultati. Per maggiori dettagli vedi anche ricerca cliente. Stampa A seconda del tipo di stampa, è possibile visualizzare un’anteprima oppure definire dei filtri; ad esempio, nel caso dell’R.C.M., si può scegliere di stamparlo completo o per chiamata. Inoltre, le stampe possono essere personalizzate anche per quanto riguarda le colonne e il loro ordinamento (vedi selezione stampe). L’opzione Canc L’opzione Canc permette di comunicare al sistema se il dato a cui corrisponde è ancora valido o da escludere. È gestibile per singole righe nelle tabelle che lo prevedono. I dati per i quali si attiva l’opzione Canc vengono mantenuti nel registro storico ma non saranno più utilizzabili nei nuovi inserimenti. AMMINISTRATORI La tabella consente di inserire nel sistema eventuali amministratori che gestiscono un apparecchio per conto di un cliente. Ad esempio: – A un amministratore può essere intestato il contratto di manutenzione di un cliente, se richiesto nella scheda Contratto della scheda Clienti, sezione Intestatario. – A un amministratore può essere inviata la corrispondenza di un cliente, se richiesto nella scheda Anagrafica della scheda Clienti, sezione Invio Corrispondenza. È possibile associare un eventuale amministratore a un apparecchio per conto di un cliente. – La tabella Amministratori nel menu File consente di inserire gli amministratori nel sistema. A un amministratore può essere associato il contratto di manutenzione di un cliente. – Cliccando sul pulsante Clienti e spostandosi sulla scheda Apparecchio, inserire il nome dell’amministratore nella sezione Riferimenti; successivamente, spostandosi sulla scheda Contratto, selezionare Amministratore dalla sezione Intestatario. A un amministratore può essere inviata la corrispondenza di un cliente. – Cliccando sul pulsante Clienti e spostandosi sulla scheda Anagrafica, selezionare Amministratore. L’amministratore può essere l’intestatario delle fatture (Vedi capitolo Fatture) Nella scheda File - Clienti - Apparecchio, sezione Riferimenti, è possibile associare l'apparecchio a un amministratore che potrebbe essere il responsabile dell'impianto e comparirà come tale anche sul modulo G o F: Le informazioni relative agli amministratori sono organizzate su tre schede differenti, descritte nel dettaglio di seguito: scheda Anagrafica, scheda Dati fiscali e scheda Note. Scheda Anagrafica Nella scheda Anagrafica sono registrate tutte le informazioni di carattere generale dell'amministratore. La scheda è strutturata sulle tre sezioni Campo, Descrizione, Note: DATI Campo Descrizione Note CODICE Codice amministratore Campo gestito dalla procedura COGNOME Cognome / ragione sociale dell'amministratore Campo obbligatorio, digitato dal CAT NOME Nome / ragione sociale amministratore Campo facoltativo, digitato dal CAT DATA INSERIMENTO Data di inserimento del record in Sat Campo gestito dalla procedura DATA ULTIMA MODIFICA Data di ultima modifica del record in Sat Campo gestito dalla procedura CANC Specifica se l'amministratore deve essere visualizzato nel momento in cui si va ad associare un apparecchio di un cliente a un eventuale amministratore. Sarà visualizzabile comunque nei dati storici ma non sarà più possibile associare quell’amministratore a un nuovo apparecchio INDIRIZZO Campo VIA INDIRIZZO CIVICO FRAZIONE CAP CITTA PROVINCIA Descrizione Specificazione dell’indirizzo Indirizzo dell’amministratore Numero civico Frazione Cap Città Provincia CONTATTI Campo TEL FAX Descrizione Note Numero di telefono dell’amministratore Campo facoltativo gestito dal CAT Numero di fax dell’amministratore Campo facoltativo gestito dal CAT Note Vedi Stradario idem idem idem idem idem idem CELL EMAIL Numero del telefono cellulare dell’amministratore Campo facoltativo gestito dal CAT Indirizzo e-mail dell’amministratore Campo facoltativo gestito dal CAT RIFERIMENTO Campo RIFERIMENTO TEL Descrizione Note Persona di riferimento dell’amministratore Numero di telefono della persona di riferimento dell’amministratore Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Scheda Dati Fiscali Nella scheda Dati Fiscali sono registrate le informazioni di carattere amministrativo relative all’amministratore Campo PIVA CFISC Banca AGENZIA CONTO_CORRENTE ABI CAB IBAN Descrizione Note Partita IVA dell’amministratore Se digitato, il codice è controllato Codice fiscale dell’amministratore Se digitato, il codice è controllato Banca di riferimento dell’amministratore Campo facoltativo gestito dal CAT Agenzia della banca di riferimento Campo facoltativo gestito dal CAT Conto corrente di riferimento Campo facoltativo gestito dal CAT Codice ABI di riferimento Campo facoltativo gestito dal CAT Codice CAB di riferimento Campo facoltativo gestito dal CAT Scheda Note Nella scheda Note sono registrate le informazioni di carattere riservato relative all’amministratore. Campo NOTE Descrizione Campo note gestito dal CAT Note Possono essere registrate informazioni e/o note riservate relative all’amministratore PROPRIETARI È possibile associare un eventuale proprietario di riferimento di un apparecchio. – La tabella Proprietari nel menu File consente di inserire nel sistema i proprietari. A un proprietario può essere intestato il contratto di manutenzione di un cliente. – Cliccando sul pulsante Clienti e spostandosi sulla scheda Apparecchio, inserire il nome del proprietario nella sezione Riferimenti; successivamente, spostandosi sulla scheda Contratto, selezionare Proprietario dalla sezione Intestatario. A un proprietario può essere inviata la corrispondenza di un cliente. – Cliccando sul pulsante Clienti e spostandosi sulla scheda Anagrafica, selezionare Proprietario. Il proprietario può essere l’intestatario delle fatture (vedi capitolo Fattura) Le informazioni relative ai proprietari sono organizzate in tre schede (Anagrafica, Dati Fiscali e Note), descritte di seguito. Scheda Anagrafica Nella scheda Anagrafica sono registrate tutte le informazioni di carattere generale relative al proprietario. Di seguito è riportata la descrizione in dettaglio della scheda. Dati Campo Descrizione Note CODICE Codice del proprietario Campo gestito dalla procedura COGNOME Cognome/ragione sociale del proprietario Campo obbligatorio, digitato dal CAT NOME Nome/ragione sociale del proprietario Campo facoltativo, digitato dal CAT DATA INSERIMENTO Data di inserimento del record in Sat Campo gestito dalla procedura DATA ULTIMA MODIFICA Data di ultima modifica del record in Sat Campo gestito dalla procedura CANC Specifica se l'amministratore deve essere visualizzato nel momento in cui si va ad associare un apparecchio di un cliente a un eventuale proprietario. Sarà visualizzabile comunque nei dati storici ma non sarà più possibile associare quell’amministratore a un nuovo apparecchio. Indirizzo Campo VIA INDIRIZZO CIVICO FRAZIONE CAP CITTA Descrizione Specificazione dell’indirizzo Indirizzo del proprietario Numero civico Frazione Cap Città Note Vedi *Stradario Vedi *Stradario Vedi *Stradario Vedi *Stradario Vedi *Stradario Vedi *Stradario PROVINCIA Provincia Vedi *Stradario Contatti Campo TEL FAX CELL EMAIL Descrizione Note Numero di telefono del proprietario Campo facoltativo gestito dal CAT Numero di fax del proprietario Campo facoltativo gestito dal CAT Numero del telefono cellulare del proprietario Campo facoltativo gestito dal CAT Indirizzo e-mail del proprietario Campo facoltativo gestito dal CAT Riferimento Campo RIFERIMENTO TEL Descrizione Note Persona di riferimento del proprietario Numero di telefono della persona di riferimento del proprietario Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Scheda Dati Fiscali Nella scheda Dati Fiscali, descritta di seguito, sono registrate le informazioni di carattere amministrativo relative al proprietario. Campo PIVA CFISC Banca AGENZIA CONTO_CORRENTE ABI CAB IBAN Descrizione Partita IVA del proprietario Codice fiscale del proprietario Banca di riferimento del proprietario Agenzia della banca di riferimento Conto corrente di riferimento Codice ABI di riferimento Codice CAB di riferimento Note Se digitato, il codice è controllato Se digitato, il codice è controllato Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Scheda Note Nella scheda Note, descritta di seguito, sono registrate le informazioni di carattere riservato relative al proprietario. Campo NOTE Descrizione Campo note gestito dal CAT Note Possono essere registrate informazioni e/o note riservate, relative al proprietario TECNICI La tabella Tecnici nel menu File consente di inserire nel sistema i tecnici che sono attualmente in forza al CAT, o lo sono stati nel passato. Canc L’opzione Canc specifica che il tecnico non è più in forza al CAT o che non è utilizzabile nella funzione di registrazione della chiamata. Per ogni tecnico è possibile specificare la Qualifica e le eventuali Marche sulle quali il tecnico normalmente opera. Per ogni zona definita dal CAT è possibile indicare un tecnico predefinito che verrà proposto in automatico da Sat nella funzione di registrazione delle chiamate. Numero interventi È possibile specificare il numero di interventi che il tecnico deve svolgere nell’ambito della giornata lavorativa, suddivisi fra mattino e pomeriggio. Il numero degli interventi specificato nell’anagrafica non è vincolante per l’assegnazione del numero massimo di chiamate da assegnare a un tecnico nell’arco della giornata. Nella funzione di registrazione dell’intervento, è obbligatorio specificare il tecnico che ha effettuato l’intervento di riferimento. È prevista una tabella con il riepilogo degli interventi effettuati dal tecnico. Qualifica È possibile specificare la qualifica di un tecnico. In particolare: – Capo Tecnico op. Tecnico Interno: identifica i tecnici normalmente utilizzati dal CAT per effettuare gli interventi. – Tecnico esterno: identifica eventuali tecnici esterni all’organizzazione del CAT che possono comunque essere utilizzati dal CAT per effettuare interventi. – Tec. Laboratorio/Segreteria: identifica altri eventuali collaboratori che non effettuano interventi presso utenti finali. Marche È possibile specificare se un tecnico è operativo solo per sede centrale e/o per eventuali altre marche. Campo Descrizione CODICE Codice del tecnico COGNOME Cognome del tecnico NOME Nome del tecnico DATA INSERIMENTO Data di inserimento del record DATA ULTIMA MODIFICA CANC Record annullato DATA DI NASCITA Data di nascita TEL Numero di telefono PARTITA IVA Partita IVA Note Il dato è gestito dal sistema Campo obbligatorio Campo facoltativo Il dato è gestito dal sistema Data di modifica del record Vedi Canc Campo facoltativo Campo facoltativo Se presente è controllato Il dato è gestito dal sistema CODICE FISCALE QUALIFICA GESTIONE MARCHE MATTINO POMERIGGIO Codice fiscale Qualifica del tecnico Marche su cui può intervenire Numero interventi del mattino Numero interventi del pomeriggio Se presente è controllato Vedi Qualifica Vedi Marche Vedi Numero interventi Vedi Numero interventi STATISTICHE TECNICI La voce di menu Statistiche tecnici è un modulo aggiuntivo attivabile in SAT. La schermata presenta 3 schede: 1. Fatturato/Spese 2. Statistica Interventi 3. Statistica Contratti Scheda Fatturato/Spese La finestra presenta 2 gruppi denominati Filtro griglia e Inserisci riga, seguiti da una griglia composta dalle seguenti colonne: Nome (tecnico), Cognome (tecnico), Data intervento, Fatturato intervento (se opportunamente inserito nell’intervento), Fatturato Extra, Spese e Note. I dati visualizzati vengono presi dai singoli interventi effettuati dai tecnici e dalle righe inserite direttamente da questa finestra. Dalla zona Filtro è possibile selezionare un tecnico (o tutti) e filtrare per singolo giorno, per mese o per anno. La griglia si caricherà in automatico in base ai filtri scelti. È presente anche un tasto “Reset” che, se premuto, imposta i filtri predefiniti selezionando quindi tutti i tecnici e l’anno in corso. Per inserire una nuova riga è obbligatorio selezionare un tecnico, inserire una data, inserire una spesa e/o un importo fatturato. È anche possibile inserire note aggiuntive. Una volta inserite tutti i dati è sufficiente cliccare sul pulsante Aggiungi per inserire la nuova riga oppure su Annulla per svuotare i campi. Facendo doppio clic su una riga, i dati presenti sulle varie colonne verranno caricati nel gruppo Inserisci riga, dove sarà possibile modificare o cancellare i dati relativi a Fatturato extra, Spese e Note. Il contenuto della griglia è facilmente esportabile su un foglio Excel premendo il pulsante “Export” presente al piede della griglia. Scheda Statistica Interventi Da questa schermata è possibile estrarre molti dati utili relativi ai vari interventi effettuati dai tecnici. Nella parte superiore della schermata sono presenti i filtri che permettono di selezionare uno o più tecnici e un intervallo di date. Subito sotto i filtri è presente una griglia nella quale verranno caricati i dati. La griglia contiene colonne fisse e colonne personalizzabili. Nelle colonne personalizzabili è possibile inserire tipi di intervento e tipi di contratto. In questo modo sarà possibile monitorare l’andamento dei tecnici in base alle attività che svolgono. È possibile per esempio contare quanti interventi di manutenzione effettuano i tecnici in un dato periodo, quanti collaudi vengono effettuati in un anno, quanti ritorni vengono causati da un tecnico, quanti contratti di un certo tipo vengono fatti firmare dai tecnici ecc. Scheda Statistica Contratti Questa statistica visualizza l’andamento dei rinnovi e dei nuovi contratti stipulati per singolo tipo, mese per mese. INSTALLATORI La tabella Installatori nel menu File permette di inserire nel sistema gli installatori che normalmente collaborano con il CAT. Gli installatori presenti nella tabella possono essere associati agli apparecchi installati presso i clienti. Il CAT potrà emettere fatture intestate agli installatori registrati. Sono state realizzate stampe e statistiche legate agli installatori. Le informazioni relative agli installatori sono organizzate su tre differenti schede (Anagrafica, Dati Fiscali, Valutazione/Note) descritte di seguito. Scheda Anagrafica Nella scheda Anagrafica, descritta di seguito, sono registrate tutte le informazioni di carattere generale relative all’installatore. Dati Campo Descrizione Note CODICE Codice dell’installatore Gestito dalla procedura COGNOME Cognome/ragione sociale dell’installatore Campo obbligatorio, digitato dal CAT NOME Nome/ragione sociale dell’installatore Campo facoltativo, digitato dal CAT DATA INSERIMENTO Data di inserimento del record in Sat Campo gestito dalla procedura DATA ULTIMA MODIFICA Data di ultima modifica del record in Sat Campo gestito dalla procedura CANC Specifica se l’installatore è stato cancellato Un installatore cancellato è comunque visualizzato nei dati storici GESTIONE MARCHE Marche trattate dall’installatore Il dato è gestito dal CAT CONST. PLUS Specifica se rientra nel Club Plus Specifica se il CAT è inserito nel club dei “Constallation Plus” Indirizzo Campo VIA INDIRIZZO CIVICO FRAZIONE Descrizione Specificazione dell’indirizzo Indirizzo dell’installatore Numero civico Frazione Note Vedi Stradario Vedi Stradario Vedi Stradario Vedi Stradario CAP CITTA PROVINCIA Cap Città Provincia Vedi Stradario Vedi Stradario Vedi Stradario Contatti Campo TEL FAX CELL E-MAIL Descrizione Note Numero di telefono dell’installatore Campo facoltativo gestito dal CAT Numero di fax dell’installatore Campo facoltativo gestito dal CAT Numero del telefono cellulare dell’installatore Campo facoltativo gestito dal CAT Indirizzo e-mail dell’installatore Campo facoltativo gestito dal CAT Riferimento Campo RIFERIMENTO TEL Descrizione Note Persona di riferimento dell’installatore Numero di telefono della persona di riferimento dell’installatore Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Scheda Dati Fiscali Nella scheda Dati Fiscali, descritta di seguito, sono registrate le informazioni di carattere amministrativo relative all’installatore. Campo PIVA CFISC Banca AGENZIA CONTO_CORRENTE ABI CAB IBAN Descrizione Partita IVA dell’installatore Codice fiscale dell’installatore Banca di riferimento dell’installatore Agenzia della banca di riferimento Conto corrente di riferimento Codice ABI di riferimento Codice CAB di riferimento Note Se digitato, il codice è controllato Se digitato, il codice è controllato Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Campo facoltativo gestito dal CAT Scheda Valutazione\Note Nella scheda Valutazione\Note, descritta di seguito, sono registrate le informazioni di carattere riservato relative all’installatore. Campo VALUTAZIONE Descrizione Valutazione dell’installatore Note Parametro definito da sede centrale e gestito dal CAT NOTE Campo note gestito dal CAT Possono essere registrate informazioni e/o note riservate relative all’installatore STRADARIO La tabella Stradario si trova nel menu File - Tabelle e consente di inserire nel sistema lo stradario del CAT. Il sistema gestisce la tabella dello stradario del CAT. Questa funzione ha lo scopo di normalizzare gli indirizzi ed evitare doppioni della stessa via, scritti in modo diverso, nella stessa città. Nella funzione di inserimento/modifica di un cliente, il sistema propone gli indirizzi memorizzati nello stradario: l’operatore dovrà selezionare l’indirizzo desiderato. In caso contrario, il sistema inserirà nello stradario un nuovo indirizzo. – Il pulsante Nuovo permette di inserire un nuovo indirizzo nello stradario. – Il pulsante Modifica permette di modificare un indirizzo presente nello stradario (la modifica eseguita verrà applicata automaticamente a tutti i clienti in quella via). La modalità di visualizzazione della tabella è gestita dai parametri di visualizzazione. Struttura della tabella Vediamo più in particolare alcuni dati contenuti nella tabella: – Zona: vedi Tabella Zone nel menu File - Tabelle. – Tavola: specifica in quale tavola/pagina di una guida (ad esempio De Agostini) è localizzabile l’indirizzo. – Quadro: ulteriore specifica della localizzazione dell’indirizzo. Il campo Tavola viene stampato sui documenti di uscita del tecnico. Visualizzazione Mediante il pulsante Ordina è possibile visualizzare lo stradario nell’ordine desiderato: Normalizzazione indirizzi Quando esistono più diciture per lo stesso indirizzo, è possibile correggere gli indirizzi errati e riportare l’indirizzo corretto per tutti i clienti. Questa funzione può essere utilizzata quando è stata inserita per errore più volte la stessa via con nomi diversi (ad esempio: Via G. Verdi; Via Giuseppe Verdi; Via Verdi). Con questo strumento è possibile scegliere il nome corretto ed eliminare gli altri. Sat corregge automaticamente tutti i clienti ai quali era stata associata la via errata. Di seguito è riportata la procedura per la normalizzazione degli indirizzi. 1. Ricercare l’indirizzo da sostituire: menu File – Tabelle – Stradario e fare clic sul pulsante Ricerca. 2. Fare doppio clic sull’indirizzo interessato: automaticamente verrà selezionato l’indirizzo nella tabella Stradario. 3. Fare clic sul pulsante per l’indirizzo da correggere. 4. Selezionare l’indirizzo corretto fra quelli proposti dal sistema. 5. Correggere eventuali anomalie riscontrate nell’indirizzo da modificare, quindi selezionare Avanti. 6. Il sistema propone tutti i clienti con l’indirizzo errato da correggere. 7. Confermare mediante il tasto Fine. Il sistema effettuerà la correzione su tutti i clienti inserendo il nuovo indirizzo ed eliminando dallo stradario l’indirizzo errato. ZONE In questa tabella sono indicate le zone il cui il CAT ha suddiviso la propria area di competenza. Vi sono tre possibilità: – – – Possono essere definite più zone all’interno della stessa città. Una zona può raggruppare più paesi limitrofi. Ogni zona può identificare un singolo paese. Inoltre, per ogni zona può essere specificato un tecnico predefinito. Funzioni specifiche relative alle zone Selezionare il pulsante per accedere alla funzione di Attribuzione Tecnici alla Zona. Campo Descrizione Note CODICE Identifica la zona in cui il CAT ha suddiviso la propria area di competenza Il dato è gestito in modo autonomo dal singolo CAT DESCRIZIONE Descrizione della zona codificata Il dato è gestito in modo autonomo dal singolo CAT CANC Specifica se la zona è stata cancellata e quindi non più utilizzabile per la gestione operativa La zona cancellata rimane comunque in archivio per la visualizzazione dei dati storici ANAGRAFICHE PER MARCA - APPARECCHI In questa tabella sono registrate tutte le Anagrafiche Apparecchi, suddivise per marca, che vengono utilizzate dalla procedura. Per potere associare a un cliente un nuovo apparecchio, è necessario che sia presente nell’Anagrafica Apparecchi. Per abilitare una nuova marca e renderla così visibile all’interno di questa anagrafica visualizzare la sezione Marche. La procedura genera in automatico le marche: – 700 MATERIALI COMUNI – 800 ATTREZZATURE - 999 ALTRE MARCHE Le marche 700-800 possono essere utilizzate per gestire i materiali non forniti da sede centrale, raggruppati per categoria merceologica. Vediamo alcuni esempi di dati che possono essere inseriti nella tabella Apparecchi e nella tabella Ricambi: TABELLA APPARECCHI: Esempio 1 COD. MARCA: 700 DESCRIZIONE: MATERIALI COMUNI MARCA: 700 CODICE: “1” DESCRIZIONE: “SOLVENTE” Esempio 2 COD. MARCA: 800 DESCRIZIONE: ATTREZZATURE MARCA: 800 CODICE: “2” DESCRIZIONE: “ASPIRATORE” TABELLA RICAMBI: Esempio 1 COD. MARCA: 700 DESCRIZIONE: MATERIALI COMUNI MARCA: 700 CODICE: “1” DESCRIZIONE: “RICARICA PER SOLVENTE” Esempio 2 COD. MARCA: 800 DESCRIZIONE: ATTREZZATURE MARCA: 800 CODICE: “2” DESCRIZIONE: “TUBO PER ASPIRATORE” Le eventuali informazioni di carattere generale specifiche per i singoli apparecchi, (vedi di seguito la descrizione dei campi), sono proposte in automatico dal sistema nella funzione di registrazione di un nuovo apparecchio per un utente. Tabella Apparecchi La tabella Apparecchi, descritta di seguito, permette di descrivere gli apparecchi di una marca specificando, per ciascuno di essi, caratteristiche tecniche e famiglia di appartenenza. Campo Descrizione COD. MARCA Codice della marca codice preventivamente assegnato DESCRIZIONE Descrizione della marca Note Sede centrale = 0. Per le altre marche il codice è gestito dal sistema, in funzione del Gestito dal sistema Apparecchi Campo Descrizione Note MARCA Codice della marca Sede centrale = 0. Per le altre marche il codice è gestito dal sistema, in funzione del codice preventivamente assegnato CODICE Specifica il codice dell’apparecchio Campo obbligatorio DESCRIZIONE Descrizione dell’apparecchio Campo obbligatorio FAMIGLIA Famiglia di appartenenza dell’apparecchio vedi Famiglia apparecchi GR. PROD. Raggruppamento prodotto Ad esempio Mag, Atmoblock, Tecnoblock ecc. OMOLOGAZIONE Tipo di omologazione dell’apparecchio Ad esempio A, B, C TIRAGGIO Tipo di tiraggio dell’apparecchio Ad esempio Naturale, Forzato CL.SCARICO Classificazione dello scarico dell’apparecchio Ad esempio, Camera aperta, Camera stagna POTENZA Potenza dell’apparecchio Espressa in KWh MARCATURA EFF. Codice di efficienza energetica dell’apparecchio come da decreto legge n. 660 del 15 Novembre 1996 RISCALD./ACQUA Utilizzo dell’impianto come riscaldamento, acqua calda sanitaria o entrambi I valori del campo possono essere: 1 – riscaldamento; 2 - acqua calda sanitaria; 3 – entrambi POT. FOCOLARE FLG.CANC Opzione di cancellazione Identifica eventuali apparecchi cancellati per i quali è consentita la visualizzazione del solo dato storico Scheda Famiglie Apparecchi/Ricambi La scheda Famiglie Apparecchi, descritta di seguito, specifica a quale famiglia appartiene l’apparecchio (ad esempio, Caldaia, Scaldabagno, Bruciatore, Accumulatore, Condizionatore ecc.). Il campo viene utilizzato per le aggregazioni in fase di stampa degli apparecchi. Per ogni famiglia il CAT può memorizzare il proprio sconto (sul listino). Lo sconto servirà per le valorizzazioni del magazzino. Famiglie Apparecchi/Ricambi Campo Descrizione Note COD. MARCA Codice della marca Sede centrale = 0. Per le altre marche il codice è gestito dal sistema, in funzione del codice preventivamente assegnato DESCRIZIONE Descrizione della marca Gestito dal sistema CODICE Specifica il codice famiglia Per sede centrale non è gestibile - Per le altre marche è gestito dal CAT DESCRIZIONE Descrizione della famiglia idem SC1-SC3 Fasce di sconto fino ad un massimo di 3, applicabili ad apparecchi e ricambi della famiglia FLG.CANC Opzione di cancellazione visualizzazione del dato storico Identifica eventuali famiglie cancellate per le quali è consentita la sola Scheda Gruppo Prodotti La scheda Gruppo Prodotti, descritta di seguito, specifica a quale raggruppamento (gruppo prodotti da Scheda Verde) appartiene l’apparecchio. Gruppo prodotti Campo Descrizione Note COD. MARCA Codice della marca Sede centrale = 0. Per le altre marche il codice è gestito dal sistema, in funzione del codice preventivamente assegnato DESCRIZIONE Descrizione della marca Gestito dal sistema CODICE Specifica il gruppo prodotti Per sede centrale non è gestibile. Per le altre marche è gestito dal CAT DESCRIZIONE Descrizione del gruppo di appartenenza Idem FLG.CANC Opzione di cancellazione Identifica eventuali gruppi prodotti cancellati per i quali è consentita la sola visualizzazione del dato storico Scheda Ricambi La scheda Ricambi, descritta di seguito, consente la gestione dei pezzi di ricambio per ogni singola marca gestita dal sistema. I ricambi sede centrale sono gestiti e aggiornati dalla sede: il CAT non può operare sulla tabella dei ricambi sede centrale. A ogni collegamento con la sede, il CAT riceve l’anagrafica dei ricambi (e degli apparecchi) aggiornata. Per le altre marche, il CAT deve caricare nel sistema l’anagrafica dei ricambi. Dopo il caricamento è possibile gestire il ricambio all’interno del sistema, con le stesse regole di funzionamento della marca sede centrale. Ricambi Campo Descrizione Note COD. MARCA Codice della marca CODICE Codice del ricambio Dev’essere presente nell’anagrafica dei ricambi DESCRIZIONE Descrizione del ricambio IMPORTO EURO Importo in Euro del ricambio MESI GAR. Specifica i mesi di garanzia del ricambio in caso di sostituzione per guasto Vedi Garanzia FAMIGLIA Famiglia di appartenenza Serve per le stampe e il calcolo degli sconti COD.SOSTITUTO Specifica l’eventuale codice di sostituzione; è possibile impostare un parametro in Sat che non consente più di ordinare articoli che hanno un codice sostitutivo. Ciò permette al CAT di utilizzare la merce che ha già in magazzino con i codici vecchi, ma di inserire ordini e carichi di magazzino solo con il codice nuovo. Vedere la sezione Parametri ARICOLI CONF. Quantità articoli per confezione EAN13 Codice a barre che identifica il ricambio NO MAG. Specifica che l’articolo non è gestito per quantità e valore Utilizzato per eventuali codici solo descrittivi senza movimentazione CANC Opzione di cancellazione Identifica eventuali ricambi cancellati per i quali è consentita la visualizzazione del solo dato storico APPL1 - APPL 6 Specifica i 6 gruppi prodotto per i quali è possibile utilizzare il ricambio NON VISIBILI Se spuntato, il ricambio, non sarà più visibile e quindi utilizzabile in nessun punto del programma. ANAGRAFICHE FAMIGLIA INTERVENTI In questa tabella sono registrate le famiglie intervento definite da Vaillant. La famiglia intervento è strettamente legata all’apparecchio e identifica tutti gli apparecchi appartenenti alla stessa famiglia. – La famiglia intervento è utilizzata in fase di registrazione dell’intervento. – All’interno di ogni famiglia intervento esiste il dettaglio dei Tipi Intervento. – La scheda delle famiglie intervento è utilizzata per la registrazione degli interventi di tutte le marche. – La famiglia intervento -1 identifica le causali di ritorno dal cliente. TABELLA PRIORITÀ La Tabella Priorità indica le priorità di intervento definite dal CAT. La priorità di intervento può essere utilizzata nella funzione di registrazione chiamata e consente di codificare le chiamate in base all’urgenza attribuita dal CAT alle chiamate in arrivo. Le richieste di intervento (chiamate) possono essere visualizzate e/o stampate (R.C.M. Mod. G o Mod F, a seconda del modulo attualmente attivo) in ordine di priorità. Di seguito il dettaglio dei campi di questa tabella. Campo Descrizione Note CODICE Identifica il codice priorità da attribuire alla chiamata in arrivo Il codice è libero e viene attribuito dal CAT DESCRIZIONE Descrive il codice priorità precedentemente attribuito La descrizione è personalizzata dal CAT CANC Specifica se il codice priorità è stato cancellato e quindi non più utilizzabile per la gestione operativa La priorità eventualmente cancellata rimane comunque in archivio per la visualizzazione dei dati storici GARANZIE La Tabella Garanzie, descritta di seguito, permette di attribuite il codice garanzia a ogni singola attività effettuata durante un intervento. I codici da 1 a 6 sono utilizzati dal sistema e non sono gestibili dal CAT. Il CAT può generare liberamente altri codici garanzia, che può utilizzare per riconoscere particolari tipi di intervento (ad esempio, un’uscita gratuita durante il contratto): – Per inserire un nuovo codice garanzia cliccare sul pulsante Nuovo. – Per modificare un codice già inserito cliccare sul pulsante Modifica. Campo Descrizione Note CODICE Codice garanzia 1 = in garanzia; 3 = a pagamento; 6 = legato a un contratto di manutenzione DESCRIZIONE Descrive il codice garanzia precedentemente specificato CANC. Specifica se la garanzia è stata cancellata e quindi non più utilizzabile per la gestione operativa DIRITTO Diritto d’uscita MoP Mano d’opera IMPORTO Importo mano d’opera CONTR CAT La Tabella CAT permette di gestire l’archivio contenente l’anagrafica dei centri di assistenza ai quali verranno assegnati un identificativo e un codice numerico. Ricerca nella Tabella CAT Mediante l’apposita maschera di ricerca, è possibile ottenere l’elenco dei CAT filtrato per dati anagrafici. Digitando un campo della maschera, dopo i primi due caratteri o le prime due cifre, il sistema proporrà automaticamente (se ne trova) le informazioni corrispondenti. Questo dato è determinato e inserito da TO in fase di installazione. TABELLA MARCHE In questa tabella, descritta di seguito, sono definite le “altre” marche abilitate in Scat, a uso dei CAT plurimandatari. La tabella è gestita esclusivamente dal Supervisor Vaillant. Per abilitare la gestione di una nuova marca è necessario rivolgersi al servizio Assistenza della Vaillant. Campo CODICE DESCRIZIONE Descrizione Identifica il codice marca abilitato in Sat Descrive a cosa è collegato il codice. Note Il codice marca è liberamente definito Descrive la marca ABILITAZIONI Il sistema prevede la gestione di più marche, che devono essere abilitate dopo l’inserimento nella tabella “Marche”. Per abilitare una marca bisogna andare nella tabella Abilitazioni del menu File - Tabelle. Quindi selezionare la ragione sociale del Cat e cliccare sul pulsante Nuovo, inserire il codice della marca che si vuole attivare: nella colonna Marca apparirà automaticamente il nome della stessa, infine si deve cliccare su Registra. Dalla versione 1.32 l’abilitazione avverrà in automatico dopo l’inserimento nella tabella Marche. Campo ID e CODICE CAT RAGIONE SOCIALE CODICE MARCA FLG_CANC Italiano Specificano il codice CAT sulla quale si è autorizzati a operare. Specificano il nome del CAT sulla quale si è autorizzati a operare. Identifica il codice della marca. Specifica il nome della marca. Specifica che la marca autorizzata è stata cancellata e quindi non è più utilizzabile per la gestione operativa. INDIRIZZI La Tabella Indirizzi, descritta di seguito, è gestita dall’amministratore di sistema (Sede) e contiene l’elenco dei prefissi degli indirizzi (ad esempio via, corso, piazza ecc.). Nel caso in cui un prefisso non risulti presente nella tabella, è necessario segnalarlo all’amministratore di sistema. Campo CODICE DESCRIZIONE FLG_CANC Descrizione Codice per specifica indirizzo Descrive il prefisso dell’indirizzo (ad esempio via, corso, piazza ecc.) Identifica se la specifica dell’indirizzo è stata cancellata e quindi non è più utilizzabile per la gestione operativa ASSENZE La Tabella Assenze, mostrata di seguito, permette di associare un codice e un colore alla descrizione delle motivazioni di un’assenza (ad esempio, FE = ferie, MA=malattia ecc.). Le assenze si possono definire per intere giornate o per singola ora lavorativa. Struttura della tabella Utilizzo assenze per giornata Nella scheda Utility - Impostazioni - Calendario, una volta che il calendario è stato attivato, si selezionano l’anno e il tecnico dai rispettivi campi posti sulla sinistra della scheda. I passi successivi sono: – – – – – Attivare un’operazione di modifica Selezionare il motivo dell’assenza dal corrispondente campo sulla sinistra della scheda. Marcare i giorni di assenza con il colore corrispondente alla motivazione scelta, facendo doppio clic direttamente sui giorni del calendario. Fare doppio clic sui giorni a cui si vuole assegnare l’assenza: verranno automaticamente evidenziati con il colore assegnato in precedenza. Inoltre è possibile controllare se il tecnico ha delle chiamate per il giorno interessato cliccando sullo stesso con il pulsante destro del mouse. – Registrare le modifiche per renderle operative. Nell’esempio riportato qui sotto, è stato marcato il 18 gennaio come giorno di ferie per il tecnico PAOLO N.: il colore è il blu, come definito nella Tabella Assenze per la descrizione FERIE. Utilizzo assenze per singola ora Nel pannello riassuntivo delle chiamate (che viene attivato selezionando la voce di menu Chiamate - Riepilogo Giornaliero) è possibile segnare un’eventuale assenza con relativa motivazione per ogni ora lavorativa del tecnico. Premendo Maiusc+pulsante sinistro del mouse in corrispondenza di una casella, viene visualizzata la programmazione degli impegni giornalieri e, mediante il campo Assenze, si può selezionare il motivo del mancato giorno di lavoro scegliendolo fra le voci presenti nella tabella stessa. GESTIONE CLIENTI - GENERAL Nella scheda Gestione clienti – General viene presentato il quadro riassuntivo di tutte le informazioni relative a ciascun cliente. Scheda Gestione clienti – General I dati sono raggruppati nelle seguenti sezioni (descritte in dettaglio di seguito): – – – – – – – Dati anagrafici Indirizzo Telefoni Chiamate Apparecchi Contratti Interventi precedenti Dati anagrafici del cliente Questa scheda visualizza e permette di gestire i principali dati anagrafici del cliente, mediante i pulsanti funzione di base e i pulsanti funzione specifici della scheda. Di seguito la descrizione dettagliata dai dati anagrafici: Campo Descrizione Note COD.CLIENTE Identifica il codice cliente. È attribuito dalla procedura e non può essere modificato. Il campo può essere usato per la ricerca rapida del cliente. Vedi Finestra di scorrimento ESPOSIZIONE/SCADUTO Specifica se il cliente ha un’esposizione finanziaria o importi scaduti e non saldati Vedi Scadenzario COGNOME Cognome del cliente utilizzatore dell’apparecchio Campo obbligatorio (30 caratteri) digitato dal CAT NOME Nome del cliente utilizzatore dell’impianto Campo facoltativo (30 caratteri) Indirizzo Quando si digita l’indirizzo dell’utente, il sistema propone gli indirizzi registrati nello stradario. Si può selezionare un indirizzo fra quelli disponibili, diversamente, il sistema memorizzerà nello stradario il nuovo indirizzo digitato. Campo VIA INDIRIZZO CIVICO CAP CITTA PROVINCIA ZONA TAV. QUADRO Descrizione Note Specificazione dell’indirizzo Vedi Stradario Indirizzo del cliente dove è installato l’apparecchio Numero civico Vedi Stradario Cap Vedi Stradario Città Vedi Stradario Provincia Vedi Stradario Zona in cui risiede il cliente Vedi Tabella Zone Tavola di riferimento Vedi Stradario Quadro di riferimento Vedi Stradario Vedi Stradario Telefoni È possibile memorizzare un numero illimitato di riferimenti telefonici per ciascun cliente. Inoltre, per ogni numero di telefono registrato è possibile specificare informazioni di riferimento. Le ricerche per numero di telefono sono effettuate senza il prefisso telefonico. Campo Descrizione Note PREF. Specifica del prefisso telefonico In ricerca cliente verranno visualizzati tutti i numeri di telefono con prefisso diverso fra loro TEL. Specifica del numero di telefono Nel Modulo H / *R.C.M. vengono stampati solo i primi due numeri di telefono memorizzati DESCRIZIONE Descrizione del riferimento del numero di telefono Campo facoltativo NOTE CLIENTE Il campo contiene annotazioni di carattere generale e ripetitivo che vengono stampate sui documenti di lavoro Campo facoltativo (400 caratteri) NOTE RISERVATE Il campo contiene annotazioni di carattere riservato in merito alla affidabilità dell’utente. Queste annotazioni NON vengono stampate sui documenti di lavoro Campo facoltativo (400 caratteri) Chiamata Per informazioni dettagliate sulle funzioni relative alle chiamate si consulti il capitolo Chiamata e i dettagli sulla scheda Chiamate - Chiamate da allocare. Se è in corso una chiamata, il sistema visualizza il tipo di chiamata registrata. Campo Descrizione Note CHIAM N. Identifica il numero di chiamata Campo attribuito dalla procedura e non modificabile DEL Specifica la data e l’ora della chiamata e l’operatore che ha registrato la telefonata. Campo attribuito dalla procedura e non modificabile RITORNO Specifica a priori se la chiamata è un ritorno Campo facoltativo gestito dal CAT MOTIVO / ATTIVITA Specifica il motivo della chiamata. Per ogni chiamata possono essere richieste e programmate più attività Campo obbligatorio (150 caratteri) DATA APP. Specifica il giorno in cui è fissato l’appuntamento con il cliente Per le chiamate non allocate il giorno non è definito ORE Specifica l’ora dell’appuntamento Il campo è di tipo alfabetico; per le chiamate non allocate l’ora non è definita TECNICO Specifica il tecnico a cui è affidato l’intervento Per le chiamate non allocate il tecnico non è definito NOTE SCHEDULAZIONE Note su intervento/cliente, destinate all’uso da parte del CAT e del tecnico Campo facoltativo PRIORITA’ Specifica la priorità assegnata alla chiamata Vedi Tabella Priorità Apparecchio Per informazioni dettagliate sulle funzionalità relative agli apparecchi si consulti il capitolo relativo. L’apparecchio può essere gestito anche in questa sezione della scheda General, applicando le stesse regole definite nel capitolo sugli apparecchi. Si consiglia comunque di gestire l’apparecchio mediante la scheda Apparecchio. Campo MARCA MODELLO FUORI NORMA MATRICOLA DT. INST. SCAD.GARANZIA INSTALLAZIONE Apparecchio ULTIMA AF Descrizione Identifica la marca dell’apparecchio Specifica il modello dell’apparecchio Specifica se l’apparecchio è fuori norma Note L’informazione è rilevata dall’ultimo R.C.M compilato Data di installazione dell’apparecchio Campo facoltativo Data di scadenza della garanzia Campo facoltativo Specifica se l’apparecchio è installato all’interno oppure all’esterno Il dato è registrato nella scheda Data dell’ultima analisi fumi effettuata sull’apparecchio (viene presa direttamente dal programma dallo storico interventi). Contratto Per informazioni dettagliate sulle funzionalità relative al contratto si consulti il capitolo relativo. Campo CONTRATTO DAL AL STATO COD.DISDETTA Descrizione Note Identifica la sigla + la descrizione abbreviata del contratto Data di inizio del contratto Campo facoltativo Data di fine del contratto Campo facoltativo Specifica lo stato del contratto Vedi Stato del contratto Visualizza l’eventuale codice di disdetta del contratto Campo facoltativo Vedi Codici Disdetta Interventi precedenti Per informazioni dettagliate sulle funzionalità relative all’intervento si consulti il capitolo relativo. Campo Descrizione Note INTERVENTO DEL Sono visualizzate le date degli interventi precedentemente effettuati nella scheda Intervento TECNICO Sono visualizzati i tecnici che hanno effettuato gli ultimi interventi sistema visualizza una barra di scorrimento I campi possono essere modificati Se esistono più di due interventi il NOTE INTERV. Sono visualizzate le note relative all’intervento Posizionando il mouse su una riga verranno mostrate le attività effettuate nell’intervento preso in considerazione (ad esempio Manutenzione-Analisi Fumi). Funzione di stampa La funzione di stampa dalla scheda General consente di stampare: TIPO STAMPA DESCRIZIONE – Scheda Cliente Riepilogo dei dati del cliente. – Log Chiamate Storico delle chiamate. – RCM per chiamata RCM della chiamata. – Rapp. Intervento Rapporto intervento del tecnico. – Contratto Contratto del cliente. GESTIONE CLIENTI - ANAGRAFICA Nella scheda Gestione clienti - Anagrafica sono gestiti in dettaglio i dati relativi all’anagrafica di un cliente, fra cui indirizzo, dati contabili e invio della corrispondenza. Scheda Gestione clienti - Anagrafica GESTIONE CLIENTI - APPARECCHIO Mediante la scheda Clienti - Apparecchio è possibile attribuire uno o più apparecchi a un cliente, memorizzando tutte le informazioni sugli apparecchi previste dal sistema. Scheda Gestione clienti - Apparecchio È possibile utilizzare parzialmente la funzione di gestione dell’apparecchio anche nella scheda General del cliente. La cancellazione di un apparecchio causa la perdita di tutte le informazioni legate all’apparecchio: – Interventi – R.C.M. – Contratti – Eventuali chiamate programmate – Ecc. Rimangono effettive le movimentazioni di magazzino eventualmente generate nella funzione di registrazione dell’intervento. La scheda Apparecchio è strutturata in diverse sezioni (descritte in dettaglio di seguito): – Cliente – Apparecchi – Da Ultimo R.C.M. – Funzioni – Responsabile – Riferimenti – Trasmissione Modulo H Cliente In questa sezione sono visualizzate in modo sintetico le informazioni anagrafiche (qui non modificabili) registrate nella scheda General. Apparecchi In questa sezione sono gestite le informazioni specifiche relative all’apparecchio. Se il cliente è proprietario di più apparecchi, mediante l’icona è possibile inserire i dati di un nuovo impianto. Gli apparecchi sono visualizzati uno per volta: la barra alla destra della sezione Apparecchi permette di scorrere fra i diversi impianti. A lato della dicitura Apparecchi sono visualizzati il numero dell’impianto in esame e il totale degli apparecchi di proprietà del cliente. Campo Descrizione MARCA Marca dell’apparecchio MODELLO Modello dell’apparecchio MATRICOLA Matricola dell’apparecchio OMOLOGAZIONE Tipo omologazione TIRAGGIO Tipo di tiraggio NUMERO DI SERVIZIO Note Sede centrale o altre marche autorizzate Vedi Anagrafiche per Marca vedi * matricola vedi Anagrafiche per Marca Vedi Anagrafiche per Marca Numero di servizio Vedi matricola DT.INST Data di installazione dell’apparecchio Campo facoltativo SCAD.GARANZIA Data di scadenza dell’apparecchio Campo facoltativo, proposto dal sistema in base alla data di installazione COD.COLL. Da Sat Campo facoltativo INSTALLATORE Nome dell’installatore Vedi Installatori SENSORE FUMI Presente/Assente Campo proposto e memorizzato dal sistema se presente sulla anagrafica Marche. Il campo è modificabile INSTALLAZIONE Interno/Esterno Campo facoltativo, visualizzato sulla scheda General UBICAZIONE Luogo di installazione Campo facoltativo (50 caratteri) COMBUSTIBILE Tipo di alimentazione Selezionabile dall’elenco a discesa della scheda POTENZA KW Potenza dell’apparecchio Campo proposto e memorizzato dal sistema se presente sulla Anagrafiche per Marca. Il campo è modificabile Da Ultimo R.C.M. I campi visualizzati in questa sezione si riferiscono all’ultimo R.C.M. registrato e possono essere modificati solo dall’R.C.M.. Campo CONSENSO LIBRETTO FUORI NORMA Descrizione Note Specifica il consenso al trattamento dei dati anagrafici espresso dal cliente Vedi R.C.M. Specifica la presenza del libretto di impianto idem Specifica se l’apparecchio è fuori norma idem Funzioni RISCALDAMENTO ACQUA CALDA Proposto e memorizzato dal sistema se presente sulla Anagrafiche per Marca. Il campo è modificabile Proposto e memorizzato dal sistema se presente sulla Anagrafiche per Marca. Il campo è modificabile Possono essere selezionati entrambi Responsabile Indica chi è il responsabile dell’impianto (solo una voce può essere selezionata) OCCUPANTE PROPRIETARIO AMMINISTRATORE TERZO RESPONSABILE Selezionare quando il CAT è responsabile dell’impianto INSTALLATORE Se viene selezionata una voce diversa da OCCUPANTE e TERZO RESPONSAILE è consigliato indicare il riferimento appropriato Riferimenti È possibile indicare se l’apparecchio ha un proprietario diverso dal cliente o se è gestito da un amministratore, per conto del cliente. Per attribuire un proprietario o un amministratore a un apparecchio, è necessario che siano presenti nelle rispettive tabelle Proprietari o Amministratori. Campo AMMINISTRATORE della scheda PROPRIETARIO della scheda Descrizione Nome dell’amministratore Note Campo facoltativo (se responsabile è consigliato), selezionabile dall’elenco a discesa Nome del proprietario Campo facoltativo (se responsabile è consigliato), selezionabile dall’elenco a discesa Trasmissione Modulo G In questa sezione sono visualizzate le informazioni (qui non modificabili) relative alla trasmissione del Mod. H all’Ente certificatore, che è memorizzato nell’R.C.M. GESTIONE CLIENTI - CONTRATTO È possibile attribuire un diverso tipo di contratto a ogni apparecchio di proprietà di un cliente. – Il numero di contratto è attribuito dal sistema e non è modificabile. – L’attribuzione di un contratto a un apparecchio può generare una o più uscite programmate. – Un contratto può essere pagato in modo rateizzato. – Un contratto può essere intestato al cliente, al proprietario dell’apparecchio o all’amministratore dell’appartamento in cui è installato l’apparecchio. – Un contratto può contenere una o più clausole. – Un contratto può essere disdettato dal CAT o dal cliente. Tutte le informazioni relative a un contratto sono gestite nella Scheda Contratto di un cliente. Nel caso in cui esistano più contratti per lo stesso apparecchio, il sistema visualizza sempre l’ultimo contratto inserito, indipendentemente dallo stato. Convalida del contratto Un contratto stipulato per la prima volta è da convalidare solo se il parametro Qualità è attivato. Un contratto rinnovato è sempre da convalidare. Scheda Contratto Nella parte superiore della scheda del contratto sono visualizzate tutte le informazioni anagrafiche del cliente: Segue l’elenco di tutti gli apparecchi di proprietà del cliente, con brevi note informative. Il campo Totale contratti riporta la somma dell’importo di tutti i contratti del cliente. Nella seconda parte della scheda Contratto sono visualizzate tutte le informazioni generate durante la funzione di attribuzione di un contratto nuovo o rinnovato. Stato del contratto Lo stato di un contratto può assumere i seguenti valori: – In Corso - Il contratto è attivo in corso di validità. – Da convalidare - Il contratto deve essere convalidato: – Se nuovo, solo nel caso in cui il CAT ha attivato le procedure di certificazione della Qualità (*parametri). – Se rinnovato, sempre, poiché è possibile rinnovare un contratto anche prima della sua scadenza temporale. Un contratto rinnovato e non confermato può essere eliminato senza ulteriori implicazioni – Scaduto - Il contratto è considerato scaduto dal sistema il giorno successivo alla data di fine contratto. – Disdettato - Il contratto è stato disdettato dal cliente o dal CAT. Attribuzione e/o rinnovo del contratto Per l’attribuzione o il rinnovo del contratto, posizionarsi sull’apparecchio interessato e selezionare sempre il pulsante Nuovo. Viene visualizzato un elenco da cui si dovrà selezionare il contratto che si vuole attribuire all’apparecchio. Generazione automatica del contratto Il pulsante Fine determina l’attribuzione del contratto all’apparecchio, fissando come data di inizio del contratto la data di sistema. La data di fine contratto è invece determinata in automatico in base alla durata del contratto stesso. Qualora siano previste dal contratto (con il parametro di generazione uscite programmate attivo), vengono generate le uscite programmate per la durata del contratto. Generazione controllata del contratto Il pulsante Avanti permette di seguire in modo controllato l’attribuzione del contratto all’apparecchio. Durata del contratto – – – Durata mesi – È proposta sulla base del modello di contratto e può essere modificata. Data inizio – È proposta secondo la data di sistema è può essere modificata. Data fine – È calcolata dal sistema in funzione della data di inizio e della durata. Costo del contratto e modalità di pagamento – – – Importo – È proposto sulla base dell’anagrafica modelli e può essere modificato. Sconto/Maggiorazione - Può essere indicato un importo, con segno - (meno) in caso di sconto. Totale – È calcolato dal sistema ed è uguale alla somma degli importi attribuiti. È inoltre possibile gestire le modalità di pagamento, in particolare i pagamenti rateizzati. – Numero rate/ frequenza (ad esempio Trimestrale) - Indica con quante rate successive e con quale scadenza si debba saldare l’importo dovuto. – Data Decorrenza Pag. - Specifica la data di decorrenza del pagamento, relativamente alle rate successive all’eventuale acconto – Versato: nell’esempio illustrato le due rate trimestrali verranno calcolate e inserite nello scadenzario del cliente a partire dal 30/12/2001. – Acconto versato - Specifica l’eventuale acconto pagato dal cliente. L’acconto versato non verrà più considerato nelle scadenze successive. N.B. Qualora fosse attivato il parametro di schedulazione automatica delle uscite programmate, la gestione delle modalità di pagamento è disponibile solo mediante il pulsante Avanti. Schedulazione (uscite programmate) È possibile controllare la modalità di generazione delle uscite programmate legate al contratto: – Automatica – Se si selezionano i pulsanti Avanti o Fine, il sistema genera le uscite programmate previste dal contratto. – Nessuna - Se si selezionano i pulsanti Avanti o Fine, il sistema non genera alcuna uscita programmata anche se prevista dal contratto. – Manuale - selezionando il pulsante Fine, il sistema genera le uscite programmate previste dal contratto. Selezionando il pulsante Avanti, il sistema genera e visualizza le uscite programmate nelle date previste dal contratto. In particolare, sono visualizzate la date relative agli ultimi interventi effettuati (Data ultimo int) con lo stesso codice intervento generato dal sistema. – Si può modificare la data di uscita prevista dal sistema. – Si può attribuire un tecnico per l’uscita che si sta generando. – Si possono confermare le uscite programmate che il sistema sta generando (pulsante Fine). oppure: – Si possono deselezionare una o più attività fra quelle che il sistema sta generando: per le attività deselezionate il sistema non genererà nessuna uscita programmata. Altri dati Si possono gestire le ulteriori informazioni relative a: – Rinnovo Automatico - Il contratto viene rinnovato automaticamente alla scadenza, per la stessa durata pari a quella del contratto scaduto. – Numero Interno - Si può inserire un numero di identificazione definito dal CAT al contratto generato dal sistema. – Rif.Proposta - Identifica l’eventuale numero di proposta contratto firmata dal Cliente. – Data di 1° Stipula - Identifica la data in cui viene stipulato il contratto per la prima volta. Viene proposta dal sistema e può essere modificata dal CAT. – Proponente – È possibile specificare il nome del tecnico che propone il contratto. Selezionare il pulsante Fine per completare la funzione di generazione del contratto. – Un contratto nuovo è da convalidare solo se è attiva l’opzione Qualità nei parametri di sistema. – Un contratto rinnovato è sempre da convalidare. INTESTATARIO È possibile intestare il contratto di un apparecchio al cliente, al proprietario o all’amministratore dell’appartamento in cui è installato l’apparecchio. L’eventuale proprietario dev’essere presente nella Tabella Proprietari. Il proprietario dev’essere specificato nella scheda Apparecchi. L’eventuale amministratore deve invece essere presente nella Tabella Amministratori. L’amministratore dev’essere specificato nella scheda Apparecchi. DISDETTA Un contratto è disdettato se: Si registra la data di disdetta nel campo Data. Si specifica se la disdetta è richiesta dal CAT o dal Cliente nel campo CAT/Cliente. Si specifica la causale di disdetta del contratto nel campo Causale. La causale di disdetta dev’essere presente nella Tabella contratti\Codici disdetta. Un contratto disdettato assume lo stato contratto = Disdettato. Funzione di stampa Relativamente alla scheda Gestione clienti - Contratti si può stampare il contratto o, se disdettato, i riferimenti della disdetta. GESTIONE CLIENTI - CHIAMATE Questa funzione permette di registrare la chiamata di un cliente. Le chiamate possono essere generate in seguito a una richiesta di intervento del cliente oppure possono essere di tipo programmato, ovvero generate dal sistema. – Ogni chiamata è riferita a uno specifico apparecchio. – Per lo stesso apparecchio possono essere aperte una o più chiamate. – L’apertura di una chiamata genera il modulo R.C.M.. – Le chiamate vengono chiuse durante la registrazione dell’intervento. Qualora sia attivato, è possibile registrare le chiamate con l’ausilio del pannello di riepilogo giornaliero delle chiamate per tecnico, che permette di definire gli impegni del singolo tecnico e di confermare l’appuntamento al cliente nel momento stesso in cui effettua la chiamata. I parametri consentono di definire gli orari di lavoro del CAT e l’intervallo medio di tempo necessario fra un intervento e quello successivo, mentre sul pannello delle schedulazioni è possibile visualizzare l’ora prevista di intervento. Tipo di chiamata Le chiamate sono classificate per tipo: – Richiesta intervento - Chiamate effettuate dal cliente. – Reclamo – Chiamate gestite dai CAT che hanno la certificazione della qualità (vedi parametri). – Programmata Normale – Chiamate generate dai contratti di manutenzione. – Programmata Prepagata – Chiamata generata dai contratti di manutenzione pagati prima di effettuare gli interventi programmati. – Prenotazione – Chiamata generata dal sistema senza che il cliente abbia sottoscritto un contratto di manutenzione (di fatto sono gli abbonamenti annuali senza contratto). – A fronte di intervento – Chiamate generate dal sistema (non visibili dal CAT) in seguito a un intervento effettuato senza una specifica chiamata di riferimento. – Prima accensione - Chiamata inserita manualmente dall’operatore per un intervento di prima accensione. In questi casi i dati del cliente potrebbero non essere completi perché tipicamente le prime accensioni vengono fatte su nuovi edifici e su nuove caldaie di cui non si hanno i dettagli e le caratteristiche. Stato della chiamata Tutti i tipi di chiamata gestiti hanno uno stato di identificazione: – Da allocare - Chiamate per le quali non è stato fissato un appuntamento, non è stato assegnato un tecnico o non è stato stampato il Rapporto di Controllo e Manutenzione (R.C.M.). – Allocata - Chiamate per le quali: – se utilizzo il pannello settimanale: sono stati assegnati una data di appuntamento e un tecnico. – se non utilizzo il pannello settimanale: è stata assegnata una data di appuntamento o è stato stampato l’R.C.M. – Non ultimata - Chiamata non ancora chiusa perché è incompleta e necessita di un ritorno. – Evasa - Chiamata chiusa dalla registrazione di un intervento. – Annullata - Chiamata annullata per la quale non è stato effettuato alcun intervento. Registrazione della chiamata Per registrare una chiamata ci si posiziona sul cliente interessato con il pulsante Ricerca; se l’utente ha più di un apparecchio ci si posiziona sull’apparecchio di riferimento e si attiva il pulsante Chiamata. Chiamata già aperta Qualora per l’apparecchio di riferimento fosse già aperta una chiamata, l’operatore è libero di utilizzare tutte le funzioni previste dal sistema, in particolare: – Può cancellare la chiamata non ancora chiusa (la chiamata potrà essere chiusa in un secondo tempo, durante la registrazione dell’intervento). – Può modificare la data di appuntamento della chiamata stessa. – Può aprire una nuova chiamata. Chiamata allocata (senza ausilio del pannello di schedulazione settimanale) Si digitano tutte le informazioni relativamente alla chiamata in corso. L’esempio qui proposto visualizza una chiamata allocata in quanto è stata fissata la data di appuntamento. – Chiamata (1/2) - Esiste una seconda chiamata già registrata per lo stesso apparecchio (il cliente possiede due apparecchi). – Richiesta intervento - Tipo di chiamata generata. – Chiamata N. - Numero progressivo generato dal sistema e non modificabile. – del - Data del giorno, ora, nome operatore, generati dal sistema e non modificabili. – Motivo/Attività - Motivo della chiamata digitato dall’operatore. – Data/App. - Data di appuntamento concordata con il cliente. – ore - Ora di appuntamento. – Tecnico - Tecnico selezionato dall’elenco dei tecnici e assegnato all’intervento. – Note schedulazione - Ulteriore annotazione che l’operatore segnala al tecnico. – Priorità - Priorità di intervento che l’operatore attribuisce alla chiamata (vedi Tabella priorità). Chiamata da allocare (senza ausilio del pannello di schedulazione settimanale) Si digitano solo le informazioni relative al guasto, rinviando a un momento successivo l’assegnazione di tecnico e/o data di intervento e la stampa del moduli R.C.M., mediante la funzione chiamate da allocare. Qualora si stampasse comunque il modulo R.C.M., la chiamata assumerebbe lo stato allocata. Chiamata allocata con ausilio del pannello di schedulazione settimanale Dopo avere digitato motivo e priorità della chiamata (vedi parametri), il sistema si posiziona sul pannello di schedulazione settimanale (nota: per una più completa lettura dei dati vedi pannello di schedulazione settimanale). 1. Si inizia dal pannello di schedulazione. Assegnazione della chiamata al tecnico 2. Si prosegue con l’assegnazione della chiamata al tecnico. – Selezionare il giorno per l’appuntamento. – – Si può cambiare giorno utilizzando i pulsanti -/+. Si può digitare direttamente il giorno desiderato. 3. Selezionare il tecnico a cui si vuole assegnare l’intervento. Se i tecnici sono più di otto ci si sposta sul tecnico desiderato utilizzando la barra di scorrimento. 4. Cliccare il rettangolo che contiene il nome del cliente e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinare il rettangolo della chiamata, nella casella del tecnico/giorno a cui si vuole assegnare l’intervento. Quindi rilasciare il mouse. Nell’esempio riportato in figura, la chiamata del cliente BUCCOLINI B. di CAMERI, (priorità 0) con motivo CALDAIA FERMA, viene assegnata come SECONDO INTERVENTO al TECNICO 2, VERDI LUCA, per il giorno MARTEDI 13/11/2001. Per il tecnico GRIGI SALVO è possibile schedulare la prossima chiamata alle ore 8:45. Chiamata da allocare con ausilio del pannello di schedulazione settimanale Quando l’operatore non è in grado di assegnare la chiamata al tecnico, può spostare la chiamata fra quelle da allocare e rinviare l’assegnazione del tecnico a un momento successivo (ad esempio, alla sera prima di definire e stampare i giri dei tecnici). Dal punto 1 illustrato in precedenza, premere il pulsante La chiamata verrà inserita fra quelle da allocare. Riepilogo uscite per tecnico Facendo doppio clic sul nome del tecnico si può visualizzare il riepilogo uscite relativo a quel tecnico. Riepilogo giornaliero Dal pannello Riepilogo giornaliero (menu Chiamate) si può visualizzare il riepilogo delle uscite relative a tutti i tecnici. Cliccando sul nome del tecnico si aprirà il pannello Riepilogo uscite per tecnico. Stampa documenti di uscita Al termine della registrazione della chiamata si possono stampare i documenti di uscita. GESTIONE CLIENTI - INTERVENTO Il ciclo di lavoro che viene aperto con la registrazione di una chiamata si conclude con la registrazione dell’intervento. Con la registrazione di un intervento è possibile chiudere più chiamate aperte. La registrazione dell’intervento attiva il modulo R.C.M.. Inoltre, per registrare un intervento dev’essere presente l’apparecchio di riferimento. È anche possibile gestire i motivi di ritorno dal cliente. Registrazione dell’intervento Posizionarsi sul cliente interessato e attivare la Scheda – Intervento; il sistema propone i dati di sintesi dell’apparecchio, e le informazioni di riferimento per la registrazione della chiamata. 1. Cliccare sul pulsante Nuovo: il sistema propone in automatico tutte le chiamate aperte. Selezionare le chiamate che si vogliono chiudere con la registrazione dell’intervento. 2. Digitare data e tecnico che ha effettuato l’intervento (digitare eventualmente le informazioni relative allo scadenzario). 3. Digitare i dati relativi alla specifica dell’intervento. – Codice: raggruppa tre colonne con codici numerici: – Famiglia apparecchio – Codici legati all’apparecchio e non modificabili. – Famiglia intervento - Codici da scheda verde (reclami); identifica il gruppo di costruzione su cui si è intervenuti. – Tipo intervento - Codici da scheda verde (reclami); specifica il dettaglio dell’intervento effettuato. – Attività Svolte - Decodificato dal sistema in funzione dei codici digitati. – Gar - Vedi Tabella codici garanzia. – Descrizione aggiuntiva - Possibile descrizione aggiuntiva per una migliore specifica dell’intervento effettuato. – Iva - Iva legata all’attività; se l’Add-On delle fatture è attivo è possibile scegliere la percentuale di Iva da applicare all’attività. – Importo - Importo in euro dell’attività; se l’Add-On delle fatture è attivo facendo doppio clic nella casella di testo sarà possibile inserire l’importo dell’attività. È possibile assegnare a ogni attività un importo predefinito andando nell’anagrafica degli interventi (menu File - Tabelle Anagrafica Intervento) 4. Digitare i dati relativi ai ricambi utilizzati (vedi in magazzino il Tipo movimento 60 - Scarico per intervento). – – – – – – – – – Codice - Identificativo del codice ricambio utilizzato, da selezionare fra i codici ricambio sede centrale eventualmente proposti dal sistema. Descrizione - Decodificato dal sistema in funzione del codice digitato. Qtà - Digitare la quantità di ricambi utilizzati. Mag. - Codice magazzino da utilizzare per lo scarico del ricambio (il sistema propone l’automezzo assegnato al tecnico). Gar - Campo da evidenziare, se il ricambio è sostituito in garanzia. N-G - Nuova garanzia espressa in mesi, proposta dal sistema se prevista sull’anagrafica ricambi. Descrizione aggiuntiva - Possibile descrizione aggiuntiva per una migliore specifica sul pezzo sostituito. Iva - Iva legata all’articolo; se l’Add-On delle fatture è attivo è possibile scegliere la percentuale di Iva da applicare. Importo – L’importo a cui è stato venduto l’articolo durante questo intervento. Il sistema evidenzia e totalizza l’importo relativo per ogni ricambio utilizzato: 5. Completare la registrazione dell’intervento – – – – Note intervento - Ulteriore campo descrittivo dell’intervento effettuato. Le note, se richiesto, verranno stampate sul foglio di uscita tecnici. Ora Inizio – Si può specificare l’ora di inizio intervento. Ora Fine – Si può specificare l’ora di fine intervento. Specifica intervento: – Ritorno - Specifica che l’intervento è un ritorno. – Intervento non ultimato - Specifica che l’intervento non è stato completato e che necessita di un ritorno. Fattura Nr.: se all’intervento è stata legata una fattura verrà mostrato il numero del documento Ric. Fiscale: questo campo può essere riempito manualmente oppure può essere gestito dalla fattura – – Modalità di pagamento La sezione relativa alle modalità di pagamento permette di definire i parametri di rateizzazione, tenendo in considerazione anche un eventuale acconto. Ritorno Il sistema consente la gestione dei motivi di ritorno da un cliente. È cura del CAT definire le modalità operative, ovvero dove registrare il motivo del ritorno: – Sull’intervento originale non andato a buon fine, per il quale si è reso necessario un ritorno. – Sul nuovo intervento effettuato. I codici ritorno si registrano come ultimo dettaglio di un intervento utilizzando il codice famiglia intervento -1. FATTURA Il modulo Fattura di SAT è un Add-On che può essere attivato dal personale dell’assistenza. Tramite questa finestra è possibile creare e stampare fatture, ricevute fiscali e note di credito. La schermata presenta vari campi: – Numero interno: è un numero univoco generato dal programma. – Tipo Documento: indica se si tratta di una fattura, di una ricevuta o di una nota di credito. – Numero: è il numero documento, che sia fattura o ricevuta. Nel caso di fattura il numero viene generato in automatico dal programma e non è possibile modificarlo. – Id Chm: indica, se presente, il numero della chiamata alla quale il documento è legato. – – – Num Doc: è un campo di testo libero che può essere usato per inserire un riferimento esterno. Data doc.: data documento (obbligatoria). Scad Pag.: data scadenza pagamento. – – Metodo pagamento: è possibile selezionare il metodo di pagamento (Contanti, bonifico, Ri.Ba. …). Condizioni Pagamento: è possibile selezionare le condizioni (30 gg, 60 gg fm …). – Totale documento: questo campo indica il totale del documento, è gestito dal programma e non può essere modificato. – Pagato: indica l’importo già pagato. – Data pagamento: in questo campo si può inserire la data effettiva di ricezione del pagamento. – Cliccando sul pulsante Pagato i campi Pagato e Data Pagamento verranno riempiti in automatico con il totale dell’importo dovuto e la data del giorno in corso. – Spuntando Ritenuta 4%, verrà applicata in automatico la ritenuta al 4%. – Seleziona tecnico: è possibile selezionare un tecnico a cui legare la fattura. – Indirizzo destinazione: è un indirizzo alternativo che può essere inserito e che verrà stampato sulla fattura come indirizzo di recapito del documento. Per creare una nuova fattura\ricevuta è necessario cliccare sul pulsante Nuovo: verrà proposta in automatico come “Data Documento” la data odierna. Per prima cosa è necessario selezionare il destinatario della fattura\ricevuta: Dalla casella Destinatario è possibile selezionare a quale soggetto va intestata la fattura\ricevuta (Obbligatorio) – Cliente – Proprietario – Installatore – Amministratore Nella casella Codice è possibile inserire il numero che identifica il destinatario oppure, premendo il pulsante Cerca, si aprirà la finestra dalla quale sarà possibile ricercare il soggetto selezionato (ad esempio, selezionando Cliente si aprirà la ricerca dei clienti. Selezionando invece Installatore, si aprirà la ricerca degli installatori). Una volta selezionato il destinatario, nella casella Ragione Sociale verranno caricati automaticamente i dati del destinatario scelto (nome, cognome, indirizzo, codice fiscale …). È inoltre presente uno spazio etichettato con Indirizzo destinazione, nel quale è possibile inserire un indirizzo alternativo a quello dell’intestatario che verrà poi stampato in fattura\ricevuta. Fatto questo è possibile selezionare il metodo di pagamento (contanti, bonifico …) e le condizioni di pagamento (30 gg, 30/60/90 …) dai due menu a tendina posizionati in altro a destra della schermata. Nel riquadro Importi è possibile spuntare la casella Ritenuta 4% per assegnare alla fattura\ricevuta la ritenuta al 4% e indicare quanto è già stato pagato e in quale data. Per quanto riguarda il Totale Documento, è un campo gestito dal programma e non modificabile perché calcolato in base alle voci che verranno inserite in fattura\ricevuta. Se si desidera si può legare un tecnico al documento creato selezionandolo dal menu a tendina Seleziona Tecnico. Fatto questo è possibile iniziare a inserire le voci nel documento. Per inserire una nuova riga nella griglia sottostante è obbligatorio inserire almeno Codice e Descrizione presenti nel riquadro GestioneRighe. Per quanto riguarda il codice è possibile, attraverso i parametri del programma, decidere se lasciarlo un campo libero nel quale poter inserire qualsivoglia testo (per un massimo di 18 caratteri) oppure se obbligare gli utenti a selezionare le voci da un elenco preimpostato. Inseriti codice e descrizione si devono inserire la quantità e il prezzo unitario. Automaticamente verrà calcolato l’importo della riga (quantità * prezzo unitario). Nella casella Sconto è possibile inserire la percentuale di sconto da applicare e infine è necessario selezionare l’Iva dal menu a tendina. Cliccando sul pulsante +, i dati inseriti vengono caricati nella griglia dove rimangono comunque modificabili. Oltre ai dati inseriti, nella griglia, vengono mostrati anche il valore dell’imponibile e il valore dell’imposta per ogni riga. Nel caso si decidesse di eliminare un’intera riga, sarà sufficiente cliccare sul pulsante rappresentato da una X rossa presente all’inizio di ogni riga. Nella casella Gestione Righe è possibile spostarsi di campo in campo premendo il pulsante Invio presente sulla tastiera anziché utilizzare il mouse. Una volta inseriti tutti i dati di intestazione e tutte le voci facenti parte del documento, basterà cliccare sul pulsante Registra, in basso a destra nella form per salvare tutti i dati. Nel caso in cui si stia registrando una fattura, sarà generato automaticamente il numero che verrà mostrato nell’apposito campo Numero; se invece si sta registrando una ricevuta fiscale, alla pressione del tasto Registra verrà chiesto di inserire il numero di ricevuta. Cliccando sul pulsante Annulla, tutti i dati inseriti verranno eliminati e il programma vi mostrerà l’ultimo documento salvato. La registrazione di documenti quali fatture, ricevute e note di credito comporta l’inserimento di voci nello scadenziario dei clienti (solo quando il destinatario è un cliente; per proprietari, amministratori e installatori non è contemplata la gestione dello scadenziario). Gli inserimenti e le modifiche nello scadenziario vengono effettuate in maniera automatica dal programma ogni volta che vengono modificati gli importi di un documento e quando si modificano i campi Pagato e Data Pagamento presenti nel riquadro Importi. L’automatismo non impedisce all’utente di modificare direttamente lo scadenziario dalla schermata presente nella scheda Scadenziario della finestra Clienti (vedere il capitolo “GESIONE CLIENTI – SCADENZIARIO”) che automaticamente andrà ad aggiornare i dati della fattura. Cliccando sul pulsante Stampa presente nel menu in altro a destra, è possibile visualizzare l’anteprima di stampa e quindi stampare il documento. Successivamente sarà possibile modificare il documento cliccando sul pulsante Modifica presente in altro a destra. Le fatture/ricevute possono essere create partendo da più punti: – Dal menu Clienti>fattura cliccando sul pulsante Nuovo – Utilizzando questo metodo sarà necessario inserire tutti i dati manualmente. – Dalla schermata dei Clienti cliccando sul pulsante Fattura – Quando si preme il pulsante verrà mostrata una finestrella dalla quale sarà possibile indicare se la fattura va legata al cliente o a un chiamata. – In entrambi i casi verranno automaticamente inseriti i dati del cliente nei dati dell’intestatario della fattura. – Se si lega una fattura a una chiamata nel momento in cui si andrà a chiudere la chiamata, la fattura, si legherà automaticamente all’intervento e al tecnico che l’ha effettuato. – Dalla scheda Interventi della finestra Clienti – Premendo il pulsante Fattura, tutti i dati relativi all’intervento (dati cliente, attività svolte, ricambi utilizzati) verranno passati alla schermata della fattura e il numero di fattura verrà mostrato sulla scheda intervento nel campo Fattura Nr. – Dalla schermata delle Movimentazioni cliccando sul pulsante Fattura – In questo caso le fatture possono essere fatte solo su movimenti di uscita merce da magazzino. Tutte le voci presenti nel movimento verranno automaticamente caricate in fattura. GESTIONE CLIENTI - R.C.M. Nella scheda Gestione clienti - R.C.M. vengono registrati la documentazione di impianto e il risultato dei controlli sull’apparecchio per ogni chiamata e relativo intervento, sulla base della copia cartacea del modulo R.C.M. Scheda Gestione clienti - R.C.M. In seguito a un intervento, lo stato dell’impianto viene rappresentato in tre differenti modalità grafiche: L’apparecchio è risultato fuori norma. Non è stato definito il risultato del controllo in fase di compilazione/modifica del modulo R.C.M.. Per scorrere fra le immagini a semaforo dei diversi stati e scegliere quella desiderata si può premere il pulsante sinistro del mouse sull’immagine stessa. Impianto a norma. Funzione di stampa Relativamente alla scheda Gestione clienti - R.C.M. si può scegliere di stampare il modulo R.C.M. completo o solo i dati della chiamata. GESTIONE CLIENTI - SCADENZARIO Con Sat è possibile gestire lo scadenzario del cliente. Lo scadenzario può essere attivato dalla registrazione dell’intervento, dall’attivazione di un contratto di manutenzione oppure manualmente dall’operatore. Sulla scheda Scadenz. nella tabella Clienti è visualizzata la situazione contabile del cliente: – ESPOSIZIONE - Il cliente deve effettuare dei pagamenti ma non ha ancora importi scaduti e non pagati. – SCADUTO - Il cliente non ha effettuato dei pagamenti alla data prevista, per cui si trova in una condizione di scaduto e non pagato. Quando la situazione dello scadenzario ha saldo = zero, tutto lo scadenzario del cliente può essere eliminato. N.B. Eventuali modifiche al movimento di origine che ha generato lo scadenzario non hanno effetto sulla situazione dello scadenzario stesso; le variazioni successive alla generazione dello scadenzario devono essere effettuate manualmente. Attivazione dello scadenzario in caso di intervento Durante la registrazione dell’intervento devono essere compilati i campi relativi alla Modalità di Pagamento: – Decorrenza pag. - Indica la data da cui devono essere scadenziati i pagamenti. Se la data di decorrenza non viene segnalata, cliccando sul pulsante NO PAG, il sistema utilizza la data di registrazione dell’intervento. – Nr Rate - Indica il numero delle rate in cui deve essere suddiviso il debito del cliente. – Trimestrale - Indica le modalità di frazionamento (ad esempio, trimestrale). – Acconto versato - Indica l’importo pagato dal cliente al momento dell’intervento. Nell’esempio illustrato si evidenzia che l’intervento effettuato presso il cliente è pari a un importo di Euro 100; il cliente ha versato un acconto di Euro 25. La differenza verrà pagata in due rate trimestrali successive a partire dal 28/08/2012. Sullo scadenzario verrà pertanto registrata la situazione seguente: Sulla scheda General del cliente comparirà questa segnalazione: Dal momento che il cliente dovrà pagare due rate non ancora scadute, la sua condizione riporta un’ESPOSIZIONE. Attivazione dello scadenzario da contratto Prima si deve effettuare l’assegnazione di un contratto a un apparecchio, come da procedura. Nella sezione relativa alle modalità di pagamento, procedere come evidenziato nella figura seguente: Sullo scadenzario verrà registrata la situazione seguente: Sulla scheda General del cliente comparirà la segnalazione: Dal momento che il cliente non ha pagato la rata in scadenza il giorno 1/03/2012, la sua condizione riporta uno SCADUTO. Mancato pagamento Per registrare un mancato pagamento (ad esempio, per l’assenza del cliente) digitare 1 nel campo Rate. Il sistema considera come data di decorrenza la data di registrazione dell’intervento e considera l’importo già scaduto. Attivazione manuale dello scadenzario e modifica dello stato dei pagamenti Tutte le variazioni allo scadenzario successive alla generazione effettuata dal sistema,vanno effettuate manualmente: posizionarsi sullo scadenzario del cliente interessato e selezionare sempre il pulsante Modifica. – Per inserire una nuova posizione - Il sistema si posiziona sulla prima riga vuota della pagina; digitare i dati come richiesto. Una nuova posizione può essere generata quando il cliente è assente e/o non ha pagato l’intervento. I campi Tipo e Codice Riferimento sono utilizzati solo dal sistema per CNT (contratti) e INT (interventi). – Per la registrazione di un pagamento - Posizionarsi sulla riga interessata, digitare la data di pagamento ed eventuali note. – Per la cancellazione dallo scadenzario - Cliccando sul quadratino a lato della scadenza verrà selezionata la riga da cancellare, quindi cliccare sul pulsante Cancella. Per cancellare tutta la posizione dello scadenzario attivare il pulsante e confermare l’annullamento. Per la gestione dello scadenziario riguardanti le fatture vedere il capitolo FATTURA. RICERCA/MOD. MATRICOLA Gli apparecchi sono identificati da una marca e da un numero di matricola. Pertanto, si può risalire ai dati del cliente e dell’apparecchio effettuando una ricerca basata su queste informazioni. Quando la ricerca ha un esito positivo si possono effettuare due tipi di operazioni: la visualizzazione dei dati e la modifica della matricola. Visualizzazione dei dati Scegliendo Visualizza e confermando con il pulsante OK, si apre la scheda relativa all’utente trovato. Il formato e i dati sono gli stessi che si possono ottenere mediante la voce di menu Clienti - Gestione clienti. Modifica matricola Scegliendo Modifica Matricola e confermando con il pulsante OK, il numero di matricola preesistente viene sostituito con il nuovo dato inserito. RICERCA CLIENTE La maschera di ricerca specifica consente di ottenere l’elenco dei clienti filtrato per dati anagrafici. Quando si digita all’interno di un campo di questa maschera, dopo i primi due caratteri (o le prime due cifre) il sistema proporrà automaticamente le informazioni corrispondenti (se presenti). Mediante la voce di menu Utility - Impostazioni - Ricerche - Cliente si possono definire i campi della scheda che definiscono la chiave di ricerca e la lista dei risultati con il relativo ordinamento (vedi scheda Ricerche). SELEZIONE DELLE STAMPE Per quanto riguarda le informazioni relative a clienti, contratti, interventi, chiamate e dettagli interventi, è possibile decidere quali dati stampare, l’ordinamento da seguire e i filtri da applicare ai dati, definendo l’intervallo dei valori da applicare in fase di stampa. Struttura della scheda Nella sezione Colonne da visualizzare, sulla destra, è visualizzato l’elenco dei parametri che possono essere selezionati per l’inserimento in fase di stampa. Nella sezione Campi selezione si selezionano i campi e il corrispondente intervallo di valori per la stampa. Nelle sezioni Da e A si definisce l’intervallo di valori relativo al parametro selezionato. Nel caso particolare di campi descrittivi, come CognomeCliente, si può utilizzare il carattere * (asterisco), come si può vedere nell’esempio seguente: Se si digita il testo MAG* nel campo Da, i cognomi validi per la ricerca saranno quelli che iniziano con MAG. In questo caso specifico, i caratteri successivi del cognome non influiscono la ricerca, perciò il campo A non verrà compilato. Impostazione ordinamento Questa funzione permette di stabilire i campi e la sequenza di ordinamento dei dati in fase di stampa. Varianti nella modalità di selezione Salva e Leggi Un filtro può essere particolarmente complesso oppure può contenere varianti che è utile ricordare. In questi casi, è possibile salvare il filtro assegnandogli un nome e una descrizione (Salva). Successivamente, il filtro salvato potrà essere richiamato semplicemente selezionando i parametri che lo identificano (Leggi). Selezione senza intervento Questa funzione permette di selezionare solo i clienti per i quali non sono stati fatti interventi. Il testo No int. nella sezione Clienti indica che la funzionalità è attiva; per disattivarla si deve cancellare il filtro mediante il tasto Azzera. Si tratta di una funzionalità molto utile soprattutto quando, a distanza di tempo, si vogliono individuare i clienti persi o che vanno richiamati per effettuare le opportune revisioni a un impianto. Stampa etichette È possibile anche stampare le etichette. In questo caso il formato utilizzato da Sat è il seguente: Parametro No Int Nella scheda Clienti della selezione stampe è possibile attivare l’impostazione No Int; questa funzione serve per filtrare i soli clienti che non sono stati visitati per un certo periodo di tempo. Cliccando sull’apposito pulsante funzione in alto a destra appare una finestra in cui è possibile impostare i filtri : – Il periodo di tempo in cui non sono stati fatti interventi – Estrarre solo i clienti con contratto – Estrarre tutti i clienti Una volta impostati i filtri appare un etichetta No Int azzurra sulla tab Clienti; da questo momento tutte le estrazioni che verranno fatte terranno conto di questo filtro aggiuntivo. STAMPA SCADUTO Durante la stipula di un contratto si definisce la modalità di pagamento, che può essere a rate. In questo caso, la funzione Stampa scaduto permette di verificare lo stato dei pagamenti, distinguendo quelli già scaduti e quelli in scadenza (Esposizione). La stampa degli scaduti viene attivata in due fasi successive che richiedono di: 1. Scegliere se stampare solo lo scadenziario o anche l’esposizione. 2. Visualizzare l’anteprima di stampa, stampare direttamente o esportare in Excel. CHIAMATE DA ALLOCARE Quando si utilizza il pannello di schedulazione settimanale, talvolta non è possibile allocare una chiamata in fase di registrazione e si deve rinviare l’operazione a un momento successivo. In questo caso, premendo il pulsante No Sch. la chiamata viene inserita nell’archivio delle chiamate da allocare. Solitamente, la funzione viene attivata quando si completano i giri o quando si deve riempire il “buco” di un tecnico, oppure quando un CAT non alloca le chiamate online con il cliente e rimanda la “costruzione” dei giri alla sera. Allocazione delle chiamate 1. Selezionare la voce di menu Chiamate - Chiamate da allocare. Viene visualizzata la scheda settimanale, che riepiloga tutti i tecnici con le chiamate allocate. 2. Impostare il Filtro di visualizzazione delle chiamate da allocare (N.B. L’opzione Data Appuntamento - Non Evase (con appuntamento) consente di selezionare le chiamate precedenti alla data corrente, ancora aperte, per le quali era stato fissato un appuntamento con il cliente). Il tasto Default memorizza il filtro selezionato per cui, ogni volta che si entra nella funzione Chiamate da allocare, verranno visualizzate le chiamate selezionate in base al filtro memorizzato. Per effettuare selezioni diverse è possibile impostare, ed eventualmente memorizzare, un nuovo filtro. Per avere un maggiore dettaglio, si può attivare la casella di informazioni temporanea (è sufficiente spostare il puntatore del mouse sopra l’elemento desiderato e attendere per visualizzare la finestra con i dati aggiuntivi). 3. Selezionare il cliente desiderato cliccando e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse. 4. Trascinare il cliente selezionato nella finestra del tecnico interessato. Nell’esempio riportato in figura, il cliente VERDI è stato assegnato al tecnico ROSSO MARIO per il giorno 24-04-2012 al mattino. Per annullare l’operazione (è possibile farlo solo sull’ultimo trascinamento effettuato) utilizzare il pulsante Annulla. RIEPILOGO USCITE PER TECNICO Dal pannello di schedulazione settimanale (facendo clic sul nome del tecnico interessato) oppure dalla scheda delle chiamate da allocare (mediante doppio clic sugli appuntamenti del giorno del tecnico interessato), è possibile visualizzare il riepilogo delle chiamate del giorno assegnate a un tecnico. Sono visualizzate in dettaglio tutte le informazioni dei clienti relativi agli appuntamenti del tecnico/giorno. Le finestre sono numerate progressivamente in funzione degli appuntamenti fissati. È possibile navigare su giorni diversi dello stesso tecnico e visualizzare tutti i tecnici per giorno. Stampa del riepilogo uscite per tecnico Il pulsante Stampa della scheda consente di ottenere la stampa dell’immagine visualizzata. PANNELLO DI SCHEDULAZIONE Mediante questo pannello, quando è attivato, (vedi parametri), il sistema permette di assegnare le chiamate ai tecnici nel momento stesso in cui il cliente effettua la chiamata. Se non è possibile assegnare una chiamata mediante il pannello settimanale, la chiamata potrà essere “parcheggiata” fra quelle da assegnare premendo il pulsante No Sch. A richiesta è possibile stampare gli R.C.M. per tecnico/giornata. Struttura del pannello di schedulazione – – – Le chiamate sono visualizzate per giorno. È possibile spostarsi su giorni diversi mediante i pulsanti -/+. È possibile spostarsi su un giorno specifico digitando la data desiderata. Il sistema crea una posizione all’interno del pannello per tutti i tecnici in carico al CAT (per i quali non sia stata selezionata l’opzione di annullamento) con le qualifiche di Capo tecnico, Tecnico, Tecnico esterno. Il pannello visualizza i tecnici in gruppi di quattro. È possibile visualizzare tutti i tecnici utilizzando la barra di scorrimento. È possibile gestire fino a sei appuntamenti al mattino e sei al pomeriggio per ciascun tecnico, in modo sintetico (vedi visualizzazione dati analitici del cliente). Grazie alla diversa colorazione utilizzata dal pannello, è possibile distinguere visivamente gli appuntamenti del mattino (visualizzati in azzurro) da quelli del pomeriggio (verde). Ogni casella del tecnico corrisponde a un appuntamento: la prima casella del mattino corrisponde al primo appuntamento del mattino, la prima casella del pomeriggio corrisponde al primo appuntamento del pomeriggio ecc. Nella finestrella a lato della data è possibile “parcheggiare” eventuali appuntamenti che devono essere assegnati a un tecnico non visualizzato sul pannello, o per i quali si debba modificare la data dell’appuntamento. Assegnazione di una chiamata al tecnico Vedi il capitolo sulle chiamate. Cambiare un appuntamento del tecnico per lo stesso giorno All’interno della schermata visualizzata: 1. Fare clic per evidenziare l’appuntamento. 2. Tenere premuto il pulsante del mouse e trascinare l’appuntamento in un altra casella dello stesso tecnico oppure in una casella di un altro tecnico presente nella stessa scheda visualizzata. 3. Lasciare il pulsante del mouse. Su un’altra schermata non visualizzata: 1. Evidenziare l’appuntamento desiderato con il pulsante sinistro del mouse (la casella evidenziata diventa blu). 2. 3. Tenere premuto il pulsante del mouse e trascinare l’appuntamento nella finestra di “parcheggio” Lasciare il pulsante del mouse (N.B Il cursore lampeggia nella casella di origine). 4. 5. Utilizzando la barra di scorrimento, posizionarsi sulla schermata del tecnico interessato (ad esempio, tecnico n. 6 - Rossini Luigi). Evidenziare l’appuntamento spostato nella finestra di “parcheggio” (la finestra evidenziata diventa blu) con il pulsante sinistro del mouse. 6. Rimanendo nella finestra evidenziata, tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare l’appuntamento nella finestra del tecnico a cui si vuole assegnare l’appuntamento. 7. Lasciare il pulsante del mouse. Nell’esempio è stata descritta la procedura per spostare l’appuntamento per il giorno 24/04/2012 del cliente VERDI TIZIANO DI LARDIRAGO, dal primo appuntamento del mattino del tecnico 1. ROSSO MARIO al primo appuntamento del mattino del tecnico 2. Blu Davide. Riepilogo uscite per tecnico Facendo doppio clic sul nome del tecnico è possibile visualizzare il riepilogo delle sue uscite. Cambiare appuntamento per un altro giorno (per lo stesso tecnico o per un tecnico diverso) 1. Eseguire i passaggi 1, 2 e 3 illustrati nell’esempio precedente. 2. Digitare e confermare (premendo il tasto Invio) la data del giorno in cui si vuole fissare l’appuntamento. 3. Eseguire i passaggi da 4 a 7 illustrati nell’esempio precedente. Visualizzare i dati analitici del cliente I dati relativi al cliente mostrati nelle caselle del pannello sono rappresentati in modo sintetico per motivi di spazio, ma è possibile visualizzarli in modo più dettagliato. 1. Posizionarsi sulla casella che si vuole visualizzare e mantenere fermo il cursore sul cliente interessato. 2. Il sistema apre una casella che mostra le informazioni analitiche relative al cliente. La casella rimane aperta per sei secondi ma l’operazione può essere ripetuta. DOCUMENTI DI USCITA Dopo avere completato la registrazione della chiamata, si possono stampare i documenti di uscita per il tecnico che deve effettuare l’intervento. I documenti previsti dal sistema sono quattro, descritti dettagliatamente nelle sezioni seguenti: 1. R.C.M. (Rapporto di Controllo e Manutenzione), che riporta N.reg. = numero di chiamata registrata in Sat, Mod. G. = numero di Modulo G assegnato e numero di chiamata. 2. Uscita Tecnici, oppure il modulo semplificato Richiesta intervento (vedi parametri) con eventuale segnalazione di Scaduto. 3. Scheda cliente. 4. Log Chiamate. R.C.M. Al termine della registrazione della singola chiamata, se previsto nei parametri, il sistema propone la stampa del modulo R.C.M.. Il modulo contiene una sintesi delle informazioni relative al cliente (escluse le note riservate), alla chiamata, all’appuntamento e all’apparecchio. In particolare, nell’R.C.M. sono riportati: N.reg. = numero di chiamata registrata in Sat; Mod. G. = numero di Modello G assegnato; numero di chiamata (se previsto nei parametri), che potrà essere letto per la registrazione dell’intervento, assieme al codice a barre dei ricambi utilizzati. Stampa R.C.M. La stampa dell’R.C.M. può essere effettuata: – Al termine della registrazione della singola chiamata (se previsto nei parametri; vedi stampanti). – Dalla Scheda Cliente - General con l’icona Stampa. – Dal pannello settimanale, per l’intera giornata o per il singolo tecnico. – Dalla voce di menu Chiamate - Uscita tecnici secondo le impostazioni del filtro di estrazione. – Dalla voce di menu Chiamate - Stampa R.C.M. secondo le impostazioni del filtro di estrazione. Nella finestra Imposta Filtro, l’opzione Data Appuntamento - Non Evase si riferisce alle chiamate non evase per le quali era già stato fissato l’appuntamento con il cliente. Il pulsante Default permette di memorizzare la selezione impostata per le estrazioni successive. La presenza del flag sul campo R.C.M. già stampati consente di ristampare anche gli R.C.M. che sono già stati stampati. La presenza del simbolo della stampante sotto la casella di selezione indica che l’R.C.M. era già stato stampato. Posizionando il cursore sul simbolo della stampante, il sistema mostra una casella temporanea con la data di stampa dell’R.C.M.. Posizionando il cursore sul cliente, il sistema visualizza una casella temporanea con informazioni relative al cliente. Uscita Tecnici Il sistema consente anche di stampare i fogli di uscita per tecnico (indipendentemente dalla stampa degli R.C.M.), con il dettaglio delle informazioni relative all’apparecchio del cliente, sulla base delle impostazioni del filtro di estrazione. Attivando le opzioni corrispondenti, sul foglio di uscita tecnici vengono anche riportati i campi relativi a: – Note intervento - Le note relative all’ultimo intervento registrato. – Prescrizioni - Le prescrizioni fatte al cliente nell’ultimo intervento. – Motivi “No” R.C.M. - I punti per i quali è stato rilevato NO sull’R.C.M. dell’intervento precedente. – Nr ultimi interventi - Le attività e gli eventuali ricambi utilizzati nei precedenti interventi effettuati e richiesti in stampa. – Anteprima stampa - Il sistema permette di visualizzare i dati prima di procedere alla stampa. – Stampa R.C.M. - Dopo la stampa dei fogli di uscita, il sistema esegue anche la stampa degli R.C.M. relativi alle chiamate estratte. Richiesta intervento Se questa preferenza viene impostata nei parametri, il sistema sostituisce il modulo Uscita Tecnici con il modulo semplificato Richiesta intervento: viene stampata solo la prima parte del modulo Uscita Tecnici, senza le informazioni relative agli interventi precedenti. In ogni pagina in formato A4 vengono stampate due richieste di intervento. Scheda Cliente In alternativa alle stampe per uscita tecnici precedentemente illustrate (a prescindere dalla stampa dell’R.C.M.), è possibile stampare la Scheda Cliente che riporta il dettaglio di tutti gli interventi (con ricambi) effettuati sull’apparecchio del cliente. La stampa è attivata dalla Scheda Cliente General mediante l’icona Stampa. Log Chiamate In alternativa alla Scheda Cliente, è possibile richiedere la stampa sintetica di tutte le chiamate effettuate dal cliente, con il riferimento all’intervento che ha chiuso la relativa chiamata. La stampa è attivata dalla Scheda Cliente - General mediante l’icona Stampa. IMPEGNI NON ALLOCATI Gli impegni non allocati sono gli appuntamenti per i quali è stata fissata la data, ma che non sono ancora stati assegnati a un tecnico; la voce Impegni non allocati permette di visualizzarli e stamparli. Partendo dalla maschera Clienti, si può impostare un filtro per città, cap, zona e tavola/quadro, ricavati automaticamente dalla scheda Clienti - General selezionata. Se ci sono dati validi per il filtro scelto, si può procedere con la stampa dell’elenco degli appuntamenti in sospeso. STAMPA CONTRATTI Impostando un filtro relativo alle opzioni di validità, data di inserimento/rinnovo, area geografica, tipo e stato di conferma, si può ottenere un elenco dal quale selezionare i contratti da stampare. Scheda di impostazione filtro Per stampare i contratti selezionati si utilizza la voce Stampa del menu. Scheda per la selezione dei contratti da stampare CONTRATTI (Anagrafica modelli) N.B. LA CREAZIONE E/O LA SISTEMAZIONE DELLE VOCI DI CONTRATTO E DEI MODELLI DI CONTRATTO VANNO EFFETTUATE PRIMA DI INIZIARE A OPERARE CON SAT. Di seguito i punti fondamentali da tenere in considerazione: – Il sistema permette di gestire diverse tipologie di contratto. – Il singolo contratto può essere personalizzato sulla base delle esigenze del CAT. – Non esistono contratti (e voci) predefiniti dalla Sede. – A un contratto possono essere associate le clausole personalizzate. – Un contratto può essere disdettato dal CAT o dal Cliente. – Quando un modello di contratto è stato associato a un apparecchio, non è possibile eliminarlo dall’anagrafica dei modelli. – La modifica di un modello non ha conseguenze sui contratti in corso. Il modello modificato verrà applicato ai nuovi contratti generati solo dopo l’esecuzione della modifica. – Nel corso dell’attribuzione di un contratto a un apparecchio, è possibile generare le uscite programmate per le attività da effettuare sull’apparecchio nel periodo di validità del contratto. – Un contratto è valido per un solo apparecchio. Più apparecchi per lo stesso cliente avranno più contratti. Contenuti Un contratto può essere composto da più voci. Ogni singola voce definisce una clausola contrattuale o un’attività che il CAT deve effettuare nel periodo di validità del contratto stesso. Per definire un modello di contratto devono prima essere definite le voci che lo compongono; nelle singole voci è possibile definire la frequenza e le modalità di uscita. In Tabella contratti sono raggruppate tutte le schede utilizzate per la definizione e la gestione del modello di contratto. Modelli – Per ogni contratto sono indicate le caratteristiche specifiche del modello. – Un modello di contratto è composto da una o più voci. – Un modello di contratto è riconoscibile da un codice identificativo e da una descrizione. – Per ogni modello è obbligatorio specificare la durata del contratto e il tipo di chiamate generate. – Per ogni modello è possibile specificare il costo. Tipo di chiamata programmata Il tipo di chiamata programmata generata da un contratto può essere: – Programmata normale - Opzione consigliata nel caso di contratti che sono pagati dal cliente al momento dell’intervento di manutenzione. – Programmata prepagata - Opzione consigliata nel caso di contratti che sono pagati dal cliente al momento della stipula e prima di effettuare l’intervento di manutenzione. – Prenotazione - Opzione consigliata per i clienti che effettuano comunque gli interventi di manutenzione annuale anche in assenza di un contratto firmato. Il modulo dei modelli di contratto è strutturato in due sezioni. La prima sezione contiene i campi seguenti: Campo Descrizione CODICE Codice modello CANC Opzione di cancellazione solo dato storico. STAMPABILE Opzione di stampa modello prenotazioni). ESISTONO CLAUSOLE TIPO CONTRATTO Codice del tipo contratto (5 caratteri) DESCRIZIONE TIPO CO. DURATA MESI Durata del contratto IMPORTO Costo del contratto TIPO DI CHIAMATA GENE RATA programmata. Note È attribuito dal sistema e non è gestibile dal CAT. Identifica eventuali modelli cancellati per i quali è consentita la visualizzazione del Identifica se il modello di contratto è stampabile (ad esempio, NO per le Opzione di esistenza clausole Vedi clausole. Definito dal CAT. Descrizione del modello Definito dal CAT. Espresso in mesi (ad esempio, 12, 24 ecc.). Definito dal CAT per ogni tipo di contratto. Definisce il tipo di chiamata generata dal singolo contratto Nella seconda sezione sono specificate le proprietà delle singole voci che compongono il modello. Vedi tipo di chiamata Clausole – A ogni modello di contratto è possibile associare delle clausole. – La tabella delle clausole contrattuali è gestita dal singolo CAT. – A ogni codice clausola è associato un particolare testo, definito del CAT, da stampare in calce al contratto. – I testi delle clausole sono definiti dal CAT (con opzione Stampa clausole di contratto con WORD attivata nei parametri) e possono essere modificati liberamente. – I testi (per codice) sono memorizzati automaticamente dal sistema. Le clausole sono attribuite al singolo contratto nella Tabella contratti, scheda Modelli, attivando il pulsante: Nella finestra visualizzata, si potranno selezionare le clausole che si vogliono stampare in calce al contratto. Voci – – – – Ogni singola voce definisce una clausola contrattuale o un’attività che il CAT deve effettuare nel periodo di validità del contratto. Le voci sono riunite per Gruppo. In un modello di contratto possono essere presenti più voci del gruppo Zero e una sola voce per gli altri gruppi. Per ogni singola voce è possibile definire la frequenza e la modalità di uscita. Si consiglia di raggruppare le voci con un codice raggruppamento che richiami il codice intervento, che verrà successivamente registrato nel contesto dell’intervento. Ad esempio: – Gruppo 2 per le voci di Manutenzione – Gruppo 9 per le voci di Analisi Fumi – Gruppo 48 per la Pulizia del bruciatore – Gruppo 68 per la Pulizia dello scambiatore – Ecc. Regole di generazione delle uscite programmate Le regole relative al tipo di apertura e di uscita programmata, generate dal sistema nel corso dell’attribuzione di un contratto a un apparecchio, sono determinate sulla base dei parametri specifici per le singole voci. Le regole (definite dalle sezioni della scheda riportata nella figura precedente) sono le seguenti: – Uscite – Se si attiva l’opzione Genera Uscite, la voce genera uscite di tipo programmato. – Frequenza giorni – Specifica ogni quanti giorni dev’essere programmata l’uscita per l’attività prevista dalla voce. – Tipo Sked: – Ad inizio contratto – Se è attivato, la prima uscita è schedulata a partire dalla data di inizio del contratto (opzione utilizzata dai CAT che generano le uscite programmate a partire dalla data di inizio del contratto). – Dopo il 1° intervallo – Se è attivato, la prima uscita è schedulata a partire dal secondo anno di contratto (opzione utilizzata dai CAT che generano le uscite programmate a partire dal secondo anno dalla data di inizio del contratto). – No Primo Intervento – Se attivato, la prima uscita programmata non viene generata (opzione utilizzata dai CAT che effettuano il primo intervento nella stessa data in cui stipulano il contratto. Normalmente la scelta è abbinata all’opzione Ad inizio cnt). Attivando l’opzione Schedulazione/manuale, si possono modificare e/o cancellare le uscite programmate nel corso dell’attribuzione del contratto del singolo cliente. Inoltre, si possono generare, modificare o annullare le chiamate di tipo programmato nella Scheda Chiam. Prog. del singolo cliente. Per ogni voce SI DEVE determinare il codice intervento di riferimento che verrà successivamente utilizzato nella funzione di registrazione dell’intervento. Campo COD. VOCE Descrizione Codice voce Note Gestito dal sistema. FLG.CANC Opzione di cancellazione Identifica eventuali voci cancellate per le quali è consentita la visualizzazione del solo dato storico. GRUPPO Codice di raggruppamento delle voci Gestito dal CAT. ATTIVITÀ PREVISTA Descrizione dell’attività o della clausola di contratto prevista Gestito dal CAT. Codici disdetta È possibile gestire i motivi per cui un contratto può essere disdettato. La tabella dei codici disdetta è gestita dal singolo CAT; le disdette possono essere inoltrate dal CAT o dal cliente. A ogni codice disdetta può essere associato un particolare testo, definito del CAT, per la raccomandata da inviare al cliente. I testi delle raccomandate sono definiti dal CAT (attivando l’opzione Stampa raccomandate con WORD nei parametri ) e possono essere modificati liberamente. I testi (per codice) sono memorizzati automaticamente dal sistema. Il codice disdetta è attribuito nella Scheda Contratto del cliente, nella sezione Disdetta. Stampa proposta contratto Dalla voce di menu Contratti - Tabelle - Modelli è possibile stampare la proposta di contratto, se stabilita inizialmente. RATEO CONTRATTI Si può calcolare (Calcola rateo) e stampare (Stampa rateo) il riassuntivo del rateo per i contratti definiti con modalità di pagamento a rate. Nella scheda Clienti è visualizzato lo stato di scaduto (rata fuori termine) o di esposizione (rata non ancora pagata ma non scaduta) del rateo. GIACENZE Questa funzione permette di visualizzare la giacenza per articolo nei singoli magazzini. L’accesso alle giacenze avviene mediante la voce di menu Magazzino – Giacenze. La parte superiore della scheda visualizzata contiene le opzioni Codice marca e Magazzino: – Codice Marca - Codice marca che si vuole visualizzare. – Magazzino - Codice magazzino che si vuole visualizzare all’interno della marca. Visualizzazione delle giacenze del magazzino selezionato Per ogni articolo visualizzato vengono riportati i dettagli di giacenza nel magazzino. I campi sono gestibili dal CAT, a esclusione della Giacenza. MAGAZZINO Sat gestisce il magazzino e l’insieme dei sottomagazzini eventualmente utilizzati del CAT (ad esempio, automezzi, laboratori ecc.). Il magazzino è movimentato per marca, sulla base di una Tabella Movimenti che determina le regole di funzionamento del singolo movimento all’interno del magazzino. Per i magazzini fiscali è possibile la “chiusura del mese”. I magazzini generati dalla procedura sono: 1 - Magazzino centrale 11/79 - Magazzino automezzi gestito dal CAT 80 - Magazzino laboratorio interno 85 - Magazzino laboratorio esterno 100 - Magazzino pezzi da revisionare (per utilizzo del CAT) 150 - Magazzino pezzi revisionati (per utilizzo del CAT) 200 - Magazzino pezzi in riparazione (di proprietà del cliente) 250 - Magazzino pezzi riparati (di proprietà del cliente) 300 - Magazzino prove e conto comodato 350 - Magazzino in conto terzi 400 - Magazzino pezzi da rendere in Sede 500 - Magazzino prodotti finiti 600 - Magazzino materiale pubblicità 700 - Magazzino materiale comune 800 - Magazzino attrezzature Il CAT è libero di utilizzare o non utilizzare un tipo di magazzino a seconda delle proprie necessità. Nei parametri, è possibile inibire l’uso del magazzino durante la registrazione dell’intervento. La Tabella Movimenti determina in modo rigido le regole di funzionamento dei magazzini da 100 a 800. Il magazzino è strutturato secondo questo schema: – Anagrafica Marche - Devono essere caricate le marche gestite dal CAT. – Ricambi - Per ogni marca devono essere caricati i ricambi che si vogliono gestire. – Movimentazioni - In base alla causale di movimentazione (Tabella Movimenti), determinano lo spostamento della merce da e verso i singoli magazzini. – Giacenze - Evidenziano le giacenze del singolo magazzino/articolo con l’indicazione dell’ubicazione. – Riepiloghi/Giacenze - Evidenziano le giacenze cumulative per magazzino/articolo. – Riepiloghi/Movimentazioni - Evidenziano le movimentazioni per magazzino/articolo. Movimentazioni È possibile effettuare lo scarico dei ricambi utilizzati durante il giorno dai tecnici con il Tipo movimento 60. L’accesso alla gestione del magazzino avviene mediante la voce di menu Magazzino – Movimentazioni. Di seguito la descrizione delle opzioni disponibili nella scheda delle movimentazioni riportata nella figura precedente. – Num. Movimento – È attribuito dal sistema in fase di registrazione. – Data – È attribuita dal sistema. – Operatore – Utente che ha effettuato la registrazione – Riferimento – Num. Ordine – È abilitato solo per la causale 10 - Entrata merce da ordini Sat. – – – Del – Idem. – Rif. Esterno - Campo obbligatorio in cui si specifica il riferimento del movimento. Cod. Mov. - Codice movimento presente nella Tabella movimenti, che identifica il tipo di movimentazione che si vuole eseguire. Descrizione - Descrizione del movimento. – – – – – Note – Altre informazioni utili a identificare il movimento (ad esempio, gli estremi di un fornitore ecc.). Marca - Codice marca che si vuole movimentare. Articolo - Articolo che si vuole movimentare. Descrizione - Decodifica del codice articolo. Qta - Quantità che si vuole movimentare. – – – – – – – – – Mag. Da - Codice del magazzino che si vuole movimentare in uscita. Mag. A - Codice del magazzino che si vuole movimentare in entrata. Importo Euro - Valore unitario di listino dell’articolo, da anagrafica articoli. Importo Valuta – Idem. Blk - Campo non utilizzabile al momento (ad esempio, per un blocco temporaneo per verifiche). G - Articolo movimentato in garanzia (Ricambi in garanzia). Note Riga – Altre informazioni relative alla singola riga del movimento. Importo Valuta - valore complessivo dei pezzi movimentati per riga Importo Euro - valore complessivo in euro dei pezzi movimentati per riga Tipo movimento 60 (scarico per intervento) (Vedi registrazione intervento). Si può effettuare lo scarico dei ricambi utilizzati durante la giornata dai tecnici con il tipo movimento 60. In questo caso si deve disabilitare dai parametri lo scarico del magazzino da Registrazione intervento. Il sistema richiede obbligatoriamente il numero di R.C.M./Mod.H di riferimento; il codice ricambio verrà memorizzato e successivamente proposto in automatico in fase di registrazione dell’intervento. Riepilogo giacenze Questa funzione consente di visualizzare le giacenze complessive per magazzino/articolo. L’accesso alle giacenze avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Giacenze. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio illustrato di seguito, è stata richiesta la visualizzazione della quantità di pezzi complessivi disponibili al CAT per l’articolo 04-2683 Bruciatore spia 125 TN: Magazzino 1 (magazzino centrale): giacenza di 15 pezzi per un valore di listino di 866,70 euro. Magazzino 11 (automezzo KL 647 KY): giacenza di 4 pezzi per un valore di listino di 385,20 euro. Saldo: giacenza di 19 pezzi per un valore di listino di 1.251,90 euro. Riepilogo giacenze Questa funzione consente di visualizzare le giacenze complessive per magazzino/articolo. L’accesso alle giacenze avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Giacenze. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio illustrato di seguito, è stata richiesta la visualizzazione della quantità di pezzi complessivi disponibili al CAT per l’articolo 00-20037761 Scheda di comando: Magazzino 1 (magazzino centrale): giacenza di 7 pezzi per un valore di listino di 266,00 euro. Magazzino 11(automezzo): giacenza di 1 pezzo per un valore di listino di 38,00 euro. Saldo: giacenza di 8 pezzi per un valore di listino di 304,00 euro. Riepilogo movimentazioni Questa funzione permette di visualizzare le movimentazioni effettuate per magazzino/articolo. L’accesso alla movimentazione avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Movimentazione. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio illustrato di seguito, è stata richiesta la visualizzazione dei movimenti relativi all’articolo 04-2683 Bruciatore spia 125 TN: Tipo movimento 1: movimento di 15 pezzi in entrata (+) nel magazzino 1 in data 23/11/2001. Tipo movimento 80: movimento di 4 pezzi in entrata (+) nel magazzino 11 in data 23/11/2001. Tipo movimento 60: movimento di 1 pezzi in uscita (-) dal magazzino 11 in data 23/11/2001. Riepilogo movimentazioni Questa funzione permette di visualizzare le movimentazioni effettuate per magazzino/articolo. L’accesso alla movimentazione avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Movimentazione. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio illustrato di seguito, è stata richiesta la visualizzazione dei movimenti relativi all’articolo 00-20037761 Scheda di comando: Tipo movimento 5: movimento di pezzi in entrata 5 nel magazzino 1 in data 26/04/2012. Tipo movimento 90: spostamento articoli 1 dal magazzino 1 al magazzino 11 in data 02/05/2012. REGISTRAZIONE Le operazioni di movimentazione merce (anche quelle relative a un ordine) possono essere registrate mediante la voce di menu Magazzino Movimentazioni - Registrazione. Scheda di registrazione movimentazioni I campi Matricola e Causale sono visualizzati e attivi nel caso di articoli in garanzia ed eventualmente utilizzati come ricambi a seguito di un intervento. Le voci proposte per specificare la causale dello scarico sono quelle definite nella Tabella Causali mediante la voce di menu Magazzino Tabelle - Causali. Inserimento con lettura barcode La registrazione della movimentazione attraverso la funzione Barcode permette di inserire gli articoli leggendone il corrispondente codice a barre Ean13. Nel caso di inserimento di un nuovo codice a barre viene proposta la schermata per associare al codice un prodotto identificato da marca e articolo nella forma Marca#Articolo. Note sulla funzionalità di modifica La modalità di modifica di una movimentazione varia a seconda dello stato della rettifica di magazzino. La rettifica di magazzino è gestita mediante voce di menu Utility - Impostazioni - Parametri - Sistema - Rettifiche di magazzino e può essere attiva o disattivata. Quando è attiva, è necessario eseguire una nuova movimentazione che corregga le giacenze nel modo desiderato, mentre se è disattivata la modifica di una movimentazione già registrata avviene mediante la funzione modifica. RICALCOLO GIACENZE Selezionando un periodo di riferimento, ed eventualmente marche o articoli specifici, viene ricalcolata la giacenza del materiale in magazzino ripercorrendo le movimentazioni registrate a sistema. Campi di selezione dei parametri per il ricalcolo Il risultato del ricalcolo è acquisito da Sat come stato corrente del magazzino. Perché sia corretto (cioè allineato con il materiale fisicamente presente in magazzino), l’intervallo di tempo scelto come riferimento deve iniziare obbligatoriamente dalla data dell’ultimo inventario fatto. Questa data si può registrare e aggiornare mediante la voce di menu Utility - Parametri - Sistema - Data ultimo inventario, in modo che il sistema possa proporla automaticamente nella scheda di selezione dei parametri per il ricalcolo, riportata di seguito. GESTIONE RESI Per la gestione dei resi, il sistema utilizza delle liste che sono attive una alla volta e sono numerate progressivamente in modo automatico. La lista corrente viene chiusa e inviata alla sede centrale mediante un’operazione di Export. Maschera di gestione resi Per assegnare e revocare l’autorizzazione a forzare la garanzia sugli articoli scaduti, si fa doppio clic sulla casella Matricola e si inseriscono i dati relativi all’autorizzazione nella maschera che viene visualizzata. KIT Il sistema prevede la gestione dei kit: un kit è un insieme di articoli di magazzino/ricambi che possono essere utilizzati per compiere una specifica funzione, richiamando l’insieme dei componenti invece di dovere richiamare ogni singolo articolo o ricambio desiderato. Due esempi di utilizzo dei kit sono lo scarico dal magazzino dei ricambi necessari per la revisione di alcuni componenti delle caldaie oppure la definizione di un modello di carico dei ricambi per attrezzare le autovetture dei tecnici. L’accesso alla gestione del kit avviene mediante la voce di menu Menu - Magazzino Tabelle – Kit. L’esempio seguente visualizza un esempio di kit per la revisione di una valvola a tre vie. I campi sono i seguenti: – Cod Kit - Il codice è definito dal CAT; per un migliore utilizzo si consiglia di anteporre K al codice effettivo del kit. – Descrizione - Definita dal CAT; si consiglia di usare definizioni che richiamino l’utilizzo del pezzo. – Prezzo vendita - Di libero utilizzo, definito dal CAT. – Costo Calcolato - Costo calcolato dal sistema in funzione dei ricambi utilizzati. – Marca - Componenti del kit. – Articolo - Idem (dev’essere presente nei ricambi della marca/apparecchio utilizzata). – Descrizione – Idem. – Q.ta - quantità utilizzata. – Importo - Prelevato dall’anagrafica articoli per marca. – – Tot.Val. – Valore totale degli articoli per le quantità inserite nel kit. Canc – Cancellazione: il kit non sarà più utilizzabile in futuro, ma rimane visibile nello storico.. AUTOMEZZI Sat gestisce gli automezzi in dotazione al CAT. Ogni automezzo può essere associato a un tecnico e costituisce un magazzino autonomo. L’accesso alla gestione degli automezzi avviene mediante la voce di menu Menu - Magazzino - Tabelle – Automezzi. – Targa - Descrizione – Identificazione dell’automezzo. – – – – Bollo - Facoltativo. Assicurazione - Facoltativo. Revisione – Facoltativo. Gestione Magazzino: – Tecnico - Identifica il tecnico a cui viene associato l’automezzo che verrà proposto in automatico durante lo scarico dei ricambi, in registrazione Intervento. – Magazzino - Identifica il magazzino viaggiante con cui verrà identificato l’automezzo. – Responsabile - Campo descrittivo per indicare il responsabile del furgone. – IMEI - Codice IMEI della scheda SIM per quei furgoni che montano il GPS. Mediante le interrogazioni di magazzino si possono visualizzare contenuto e valore della merce presente sull’automezzo. Caricamento dell’automezzo Il primo caricamento dell’automezzo può essere effettuato: – Con un movimento analitico di magazzino. – Utilizzando il Kit di riferimento. MOVIMENTI La Tabella Movimenti permette di creare tipologie predefinite di movimentazione, utilizzate per la registrazione vera e propria degli spostamenti a magazzino mediante la voce di menu Magazzino - Movimentazioni - Registrazione. Scheda Tabella Movimenti MAGAZZINI Questa tabella consente di definire l’anagrafica dei magazzini per codice, descrizione, tipologia (giacenza, automezzi, laboratorio) e materiale (di consumo, da revisionare, revisionato). Scheda Tabella Magazzini CAUSALI Questa tabella permette di descrivere le causali relative allo scarico dal magazzino di articoli in garanzia ed eventualmente utilizzati come ricambi a seguito di un intervento. Le voci possono essere selezionate dal campo Causali per gli articoli in garanzia, mediante la voce di menu Magazzino Movimentazioni - Registrazione. Scheda di definizione delle causali RIEPILOGO GIACENZE Questa funzione permette di visualizzare le giacenze complessive per magazzino/articolo. L’accesso alle giacenze avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Giacenze. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio seguente è stata richiesta la visualizzazione di quanti pezzi dispone complessivamente il CAT per l’articolo 04-2683 Bruciatore spia 125 TN: Magazzino 1 (magazzino centrale): giacenza di 15 pezzi per un valore di listino di 866,70 euro. Magazzino 11 (automezzo KL 647 KY): giacenza di 4 pezzi per un valore di listino di 385,20 euro. Saldo: giacenza di 19 pezzi per un valore di listino di 1.251,90 euro. Questa funzione permette di visualizzare le giacenze complessive per magazzino/articolo. L’accesso alle giacenze avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Giacenze. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio seguente è stata richiesta la visualizzazione di quanti pezzi dispone complessivamente il CAT per l’articolo 00-20037761 Scheda di comando remoto: Magazzino 1 (magazzino centrale): giacenza di 2 pezzi per un valore di listino di 76,00 euro. Magazzino 11 (automezzo): giacenza di 1 pezzi per un valore di listino di 38,00 euro. Saldo: giacenza di 3 pezzi per un valore di listino di 114,00 euro. RIEPILOGO MOVIMENTAZIONI Questa funzione permette di visualizzare le movimentazioni effettuate per magazzino/articolo. L’accesso alla movimentazione avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Movimentazione. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio seguente è stata richiesta la visualizzazione dei movimenti relativi all’articolo 04-2683 Bruciatore spia 125 TN: Tipo movimento 1: movimento di 15 pezzi in entrata (+) nel magazzino 1 in data 23/11/2001. Tipo movimento 80: movimento di 4 pezzi in entrata (+) nel magazzino 11 in data 23/11/2001. Tipo movimento 60: movimento di 1 pezzi in uscita (-) dal magazzino 11 in data 23/11/2001. Questa funzione permette di visualizzare le movimentazioni effettuate per magazzino/articolo. L’accesso alla movimentazione avviene mediante la voce di menu Magazzino - Riepiloghi – Movimentazione. Si deve impostare la selezione per i dati che si vogliono visualizzare, quindi premere il pulsante Filtro. Nell’esempio seguente è stata richiesta la visualizzazione dei movimenti relativi all’articolo 00-20037761 Scheda di comando remoto: Tipo movimento 5: movimento di pezzi in entrata (+) nel magazzino 1 in data 26/04/2012. Tipo movimento 90: movimento di pezzi da magazzino 1 a magazzino 11 in data 02/05/2012. VALORIZZAZIONE A UNA DATA Selezionando un intervallo di tempo, ed eventualmente articoli o marche specifici, il sistema calcola la valorizzazione del magazzino per i parametri scelti sia come prezzo di listino sia come costo reale dell’articolo. Al termine dell’elaborazione, si può stampare il risultato o visionare l’anteprima di stampa. Per ciascuna famiglia di apparecchi/ricambi, partendo dalla voce di menu File - Tabelle - Anagrafiche per Marca, scheda Famiglie App./Ric., è possibile definire fino a tre fasce di sconto (vedi Anagrafiche per marca). Se si inseriscono gli sconti, il calcolo della valorizzazione a una data terrà in considerazione anche le relative percentuali di sconto. GESTIONE ORDINI La sequenza delle attività relative alla gestione di un ordine è la seguente: 1. Creazione di un nuovo ordine mediante il pulsante Nuovo. Lo stato iniziale dell’ordine sarà Aperto. 2. Inserimento degli articoli per l’ordine creato: ciascuno articolo corrisponde a una riga e lo stato iniziale della riga sarà Aperta. 3. Completato l’inserimento degli articoli, mediante la funzione Export l’ordine passerà allo stato Da trasmettere, pronto per essere inviato. 4. Alla successiva connessione con la sede centrale, l’ordine verrà effettivamente spedito e sarà perciò classificato come Trasmesso. 5. Per chiudere l’ordine si dovrà registrarne gli articoli a magazzino. Dalla voce di menu Magazzino - Movimentazioni - Registrazione è possibile eseguire una nuova movimentazione con codice 10 - entrata merce da ordine, selezionando l’ordine da registrare dall’elenco di quelli già trasmessi. A questo punto l’ordine è concluso e passa allo stato di Chiuso, valido anche per le righe che lo compongono. Gestione parziale e manuale dell’ordine Gli ordini per i quali si verifica un’entrata parziale della merce rimangono aperti e possono essere gestiti in due modi: chiudendoli manualmente, e lasciando quindi righe aperte, o completandoli con successive movimentazioni merce. REGISTRAZIONE SOFTWARE Questa scheda viene utilizzata per effettuare la registrazione dei dati identificativi, anagrafici, fiscali e di riferimento del CAT presso il quale è in uso il software. Scheda registrazione software UTENTI La scheda Utenti imposta la configurazione completa degli utenti che utilizzano Sat, partendo dal nome fino alla password. Scheda base di configurazione utente Scheda avanzata di configurazione utente PARAMETRI DI SAT Sat parametrizza la procedura in funzione delle esigenze del singolo CAT. I parametri sono suddivisi in parametri di Sistema e parametri di Ambiente. I parametri di sistema sono gestiti esclusivamente dall’utente Supervisor (sede centrale - Supporto CAT), mentre i parametri di ambiente sono gestiti dal CAT. Alla funzione parametri si accede mediante la voce di menu Utility - Impostazioni – Parametri. Il sottomenu Impostazioni contiene tre voci: – Parametri – Per gestire le impostazioni di sistema. – Pannello Chiamate – Per impostare i campi visualizzati sul pannello delle schedulazioni settimanali. – Ricerche – Per impostare i campi di ricerca e di visualizzazione nelle scheda di ricerca. Parametri I campi non visualizzati dal sistema sono di utilizzo esclusivo del Supervisor. La voce di menu Parametri consente di visualizzare un elenco di cartelle (vedi figura seguente); ciascuna cartella può essere aperta per visualizzare le opzioni successive. Chiamate La cartella Chiamate (vedi figura precedente) contiene le opzioni relative alla gestione delle chiamate, definite nell’elenco seguente. Le prime tre opzioni definiscono il funzionamento del pannello di schedulazione settimanale, relativamente all’orario di appuntamento attribuito alla chiamata in fase di registrazione. – Orario Inizio Lavoro Mattina - Specifica l’orario di inizio degli appuntamenti al mattino. – Orario Inizio Lavori Pomeriggio - Specifica l’orario di inizio degli appuntamenti al pomeriggio. – Intervallo Medio tra Interventi - Specifica il tempo medio che intercorre fra un intervento e quello successivo. – Priorità per Chiamate Programmate - Specifica la priorità che il sistema propone in automatico alle chiamate programmate generate in automatico a fronte di un contratto di manutenzione. – Priorità per Chiamate Normali - Specifica la priorità che il sistema propone in automatico alle chiamate per richiesta di intervento. – Utilizzo Pannello Chiamate - Specifica se si utilizzerà il pannello delle schedulazioni settimanali; la funzione si attiva/disattiva dal momento della richiesta e non ha effetto su eventuali chiamate pregresse. – Gestione Reclamo - Gestisce il reclamo per i CAT muniti di certificazione della qualità. – Abilita riepilogo chiamate grande - Se attivo abilita il pannello delle chiamate con 8 tecnici e 16 righe(8 mattino, 8 pomeriggio). – Abilita pannello grande ma con 10 spazi - Perché funzioni deve essere attivo il parametro Abilita riepilogo chiamate grande. Riduce le righe da 16 a 10 (5 mattino, 5 pomeriggio). – Giorno seguente nel pannello chiamate - Se attivo quando si apre il pannello degli appuntamenti verrà posizionato automaticamente sul giorno successivo, altrimenti verrà aperto sul giorno in corso. Ordini La cartella Ordini contiene l’opzione BloccoOrdini, gestita dal Supervisor, che determina il blocco dell’invio degli ordini del CAT verso la Sede. Sistema La cartella Sistema contiene le opzioni riportate nell’elenco seguente. Le prime quattro sono gestite dal sistema. – Ultimo Cod. Documento Mov. - Gestito esclusivamente dal sistema. – Interlinea Clienti R.C.M. - Gestito esclusivamente dal sistema. – CoordX linea - Gestito esclusivamente dal sistema. – Distanze linee - Gestito esclusivamente dal sistema. – Nr. Campi in Pnl - Specifica il numero dei campi visualizzati sul pannello di schedulazione. – Attivazione Formula Max in Ricerca Clienti - Specifica se nelle fasi di ricerca i clienti devono essere visualizzati con più numeri di telefono a parità di prefisso. – Tempo Digitazione Caratteri in Ricerca - Specifica il tempo di attesa del sistema prima di iniziare la ricerca del cliente con chiavi parziali, in base alla velocità di digitazione dell’operatore. – Tipo di Schedulazione nei Contratti - Specifica il tipo di schedulazione proposto dal sistema nella funzione di generazione dei contratti per utente. – Data dell’ultima esportazione - Specifica la data dell’ultimo collegamento effettuato con la Sede. – Stampa dei codici a barra - Abilita la stampa dei codici a barre. – Attivazione Euro - Abilita la gestione dell’Euro in sostituzione della valuta. – Abilita Scarico Magazzino da reg. Intervento - Abilita la funzione di scarico dei ricambi dal magazzino durante la registrazione dell’intervento. – Attiva Gestione Qualità - Attiva il controllo della gestione della qualità durante la generazione del contratto di manutenzione. – Abilita modifica ricevuta fiscale - Se attivo, l’utente può modificare manualmente il campo “Ric. Fisc” presente nella scheda Intervento. – Attiva avvisi giacenza sottoscorta - Se attivo, nel momento in cui si scaricano dei ricambi dall’intervento, viene mostrato un avviso nel caso in cui l’articolo è andato sotto la scorta minima impostata. – Attiva proposta flg si su rcm - Se attivo, quando si modifica un nuovo RCM vengono spuntate tutte le caselle della colonna Si automaticamente – Data ultimo inventario - Data dell’ultimo movimento di saldo inventariale. Può essere utile quando bisogna fare il ricalcolo delle giacenze. – Formula sottoscorta - Se attivo, imposta formula sottoscorta Solo minore, altrimenti Uguale. Solo minore indica che gli avvisi di giacenza sottoscorta vengono mostrati solo quando la giacenza è minore della scorta minima impostata. – Marca apparecchi principale - Indica il codice della marca principale gestita dal Cat. – Ordine alfabetico combo anagrafiche - Indica se la combo contenente le marche presente nell’anagrafica ricambi\apparecchi debba essere ordinata alfabeticamente. – Proponi scorta minima in ordine - Se attivo propone la quantità per raggiungere la scorta minima quando si fa un nuovo ordine. – Sblocca EAN - Abilita o disabilita l’inserimento di codici differenti dalla codifica EAN13 (algoritmo di alcuni codice a barre). – Stampanti pc - Se attivo, è possibile attivare le stampanti collegate ai singoli computer. – Stato semaforo - Indica lo stato del semaforo (a norma) predefinito per i nuovi interventi (0 = a norma; 1 = fuori norma; 2 = non rilevato). – Anno ultimo calendario attivato - Ultimo anno creato per il calendario di fabbrica. – Utenza default - Indica l’utenza predefinita da assegnare ai nuovi clienti. Visualizzazione COD APP+MODELLO APP - Se attivo, nella scheda Apparecchi dei clienti verrà mostrato insieme con la descrizione del modello anche il codice (suggerito per apparecchi Riello). Stampe La cartella Stampe contiene opzioni relative alla stampa di documenti, riportate nell’elenco seguente. – Fam. Interventi per Analisi Fumo - Specifica la famiglia interventi per l’Analisi Fumo. – Fam. Interventi per Manutenzione - Specifica la famiglia interventi per Manutenzione. – Nr.Interventi da Stampare su Uscita Tecnici - Specifica il numero di intervento da stampare sui documenti di uscita tecnico per le chiamate del giorno. – Stampa contratto con Word - Permette la stampa personalizzata dei contratti (clausole ecc.) con Word – Stampa Raccomandata disdetta Diretta - Permette la stampa personalizzata dei contratti (note ecc.) con Word. – Intervento per Analisi Fumo - Specifica il codice intervento per l’Analisi Fumo. – Intervento per Manutenzione - Specifica il codice intervento per manutenzione. – Stampa Uscita Tecnici Semplificata - Abilita la stampa uscita tecnici semplificata per le chiamate del giorno. – Utilizzo nuovo R.C.M. - Abilita l’utilizzo di un eventuale nuovo modulo R.C.M. – Attiva dati fine pagine su RCM - Se attivo, quando si stampano gli R.C.M. verranno anche stampati i dati di piè pagina (ragione sociale, indirizzo cat …) – Chiedi sempre stampante - Se attivo ad ogni stampa verrà chiesto su quale stampante si desidera stampare il documento (utile per chi utilizza CITRIX) – Codice a barre A4 - Attivo per chi stampa le etichette con il codice a barre su fogli A4. – Dettagli Barcode aggiuntivi - Se attivo, sulle etichette dei codice a barre verranno stampati dati aggiuntivi (prezzo ivato, prezzo netto). – Dettagli codice a barre - Se attivo, sulle etichette dei codice a barre verranno stampati dati aggiuntivi (scaffale, ripiano, posizione). – Margine superiore RCM - Permette di impostare il margine superiore da applicare alla stampa degli R.C.M. – No righe vuote in selezione stampe - Se attivo elimina le righe bianche dalla selezione stampe. – Non stampare indirizzo Cat nel piede RCM – Non stampare intestazione Cat su RCM e contratto ***nuove famiglie parametri*** BarCode Sono presenti tutti i parametri per la stampa dei codice a barre: – altezza etichetta – larghezza etichetta – numero etichette in verticale (per stampa su A4) – numero etichette in orizzontale (per stampa su A4) – margine sinistro – margine superiore – distanza verticale tra le etichette – distanza orizzontale tra le etichette Fattura – Attività in fattura - Se attivo, copia le attività e i ricambi inserite in un intervento dentro una nuova fattura. – Limiti fattura - Se attivo, non permette l’inserimento di voci che non siano presenti nell’anagrafica Voci Fattura presente in File - Tabelle Voci Fattura – Sblocca modifiche se intervento è fatturato - Permette di modificare gli interventi che sono legati a delle fatture. Pannello chiamate Il pannello chiamate permette di personalizzare l’ordine di visualizzazione dei dati sul pannello di schedulazione delle chiamate. Nel pannello sono indicati campi e ordine di visualizzazione da utilizzare durante la funzione di registrazione chiamata. Ricerche Per ogni funzione di ricerca è possibile impostare i parametri dei campi di ricerca e di visualizzazione dell’utente: Per ciascun argomento si possono utilizzare le opzioni seguenti: – Ordine di visualizzazione chiavi di ricerca - Per digitare la sequenza dei campi di ricerca. – Ordine di visualizzazione della lista - Per visualizzare i campi selezionati dalla ricerca. – Entrambi - Per utilizzare contemporaneamente le due opzioni precedenti. L’esempio seguente, relativo ai Clienti, mostra il contenuto della cartella Clienti con l’elenco dei singoli parametri e dei valori assegnati (l’elenco dopo la figura riporta il dettaglio di queste informazioni). L’ordinamento può essere modificato facendo doppio clic sul valore che si vuole cambiare. Il primo valore per ciascun parametro si riferisce alla ricerca, il secondo alla visualizzazione. Questo è l’ordine di sequenza per la ricerca e la visualizzazione relativo ai clienti illustrato nella figura precedente: Cod Cliente Cognome Nome Prefisso tel. Numero tel. Indirizzo Num Civico Citta Frazione Cap Ricerca non richiesto primo campo secondo campo non richiesto terzo campo sesto campo non richiesto quarto campo non richiesto quinto campo Visualizzazione primo campo secondo campo terzo campo quinto campo sesto campo settimo campo ottavo campo quarto campo decimo campo nono campo Vengono quindi configurate la scheda di riferimento per la ricerca e la conseguente visualizzazione dei dati. PANNELLO CHIAMATE Il Pannello chiamate consente di impostare fino a un massimo di sei campi e il relativo ordine di visualizzazione, utilizzati per descrivere la chiamata da allocare nel pannello di riepilogo giornaliero delle chiamate. VALUTA In questa tabella si fissa il rapporto lira/euro, per gestire il sistema o in Lire o in Euro a seconda dell’impostazione definita mediane la voce di menu Utility - Impostazioni - Parametri - Sistema - Attivazione Euro. Per una valuta è possibile definire codice, descrizione, cambio e numero di decimali. Questa è la schermata per attivare l’utilizzo dell’Euro: RICERCHE È possibile definire sia i campi della chiave di ricerca sia i campi della lista dei risultati, con relativo ordine di visualizzazione, per le voci di menu che prevedono una ricerca su una categoria di dati. La scheda Ricerche (come nell’esempio riportato di seguito) permette di modificare, mediante un doppio clic sui numeri, due tipi di ordinamento dei parametri: quello per le chiavi di ricerca e quello per la lista dei risultati. Per rendere un campo non visibile nelle ricerche è sufficiente inserire il valore 0 in questi campi. CALENDARIO Attivando il calendario sarà possibile allocare le chiamate tenendo conto delle festività e dei fine settimana. Per ciascun tecnico vengono anche segnati i giorni di assenza con relativa motivazione. Ogni anno è necessario attivare il calendario. Per attivare il calendario è necessario selezionare l’anno dalla lista a sinistra e cliccare il pulsante funzione “attiva” in alto a destra. Parte la procedura di controllo delle festività, durante questa fase vengono assegnate tutte le festività e le domeniche ai tecnici attivi. Se vengono trovati appuntamenti impostati su giorni festivi la procedura mostra il seguente avviso : L’utente può decidere se lasciare comunque la chiamata schedulata nel giorno festivo oppure se spostarla. REPORT E STAMPANTI La scheda Report e stampanti permette di associare a ogni tipo di documento una delle stampanti installate. Ad esempio, al modulo R.C.M. si può associare una stampante ad aghi, ai contratti una stampante laser. Schermata Report e stampanti Segue il dettaglio dei campi della scheda Report e stampanti: Campo Codice Rep. Nome Rep. Titolo Rep. Stampante Descrizione Identifica il codice del report Descrive il nome del report Titolo del report Stampante utilizzata per il report Con il parametro stampanti pc disattivato, queste impostazioni sono globali per tutti i PC client, mentre con il parametro attivo ogni PC potrà impostare la propria stampante. FILTRO CHIAMATE DA ALLOCARE Questa funzione di filtro consente di eliminare, se esiste, l’impostazione creata dalla voce di menu Chiamate - Chiamate da allocare, mediante l’opzione Default della schermata Imposta filtro utilizzata per salvare il filtro corrente e renderlo predefinito. FILTRO STAMPE R.C.M. Questa funzione di filtro consente di eliminare, se esiste, l’impostazione creata dalla voce di menu Chiamate- Stampa R.C.M. tramite l’opzione Default della schermata Imposta filtro utilizzata per salvare il filtro corrente e renderlo predefinito. BLOCCHI TABELLE Scat gestisce l’accesso multiplo alle tabelle di sistema facendo in modo che uno stesso record di una stessa tabella sia modificabile da un’utente per volta. A questo scopo, gli accessi alle tabelle vengono opportunamente bloccati e ripristinati; la funzionalità Blocchi tabelle consente di riattivarli nel caso in cui ciò non si sia verificato automaticamente per arresto improvviso di Sat (ad esempio, a causa di un’interruzione dell’energia elettrica). OCR R.C.M. Questa pagina permette di configurare lo scanner salvandone le impostazioni, di definire la directory di salvataggio delle immagini e di acquisire un documento selezionandone la tipologia (R.C.M., foto, libretto ecc.). <FF Riconoscimento automatico dei numeri e della marcatura delle caselle Mediante la selezione delle caselle Senza OCR e Abilita ADF si definisce se è attivo o meno il riconoscimento automatico, rispettivamente, dei numeri e della marcatura delle caselle. R.C.M. e registrazione intervento Se l’opzione Registra intervento è attiva e il modulo R.C.M. è riconosciuto correttamente, la chiamata corrispondente viene chiusa automaticamente e l’intervento viene registrato come tipo 99 - VARIE (DA SPECIFICARE). In seguito, per definire la reale tipologia di intervento è necessaria un’operazione manuale di modifica sull’intervento stesso. R.C.M. non riconosciuti Se la scansione di un R.C.M. non va a buon fine, il modulo viene inserito nella lista degli R.C.M. non riconosciuti ed è possibile ( mediante doppio clic del mouse sull’elemento desiderato della lista) tentare una nuova lettura o inserire manualmente il codice R.C.M. corrispondente. DOCUMENTI DA ACQUISIRE Questa funzione definisce le tipologie di layout che è possibile acquisire mediante scanner dalla pagina OCR R.C.M.. Struttura della tabella SAT MOBILE Lo scopo dell’applicazione è quella di fornire a voi e ai vostri dipendenti l’opportunità di pianificare gli interventi, ottimizzare gli spostamenti e di inserire in tempo reale, sul campo (anche in assenza di rete), i dettagli legati agli interventi e quindi minimizzare i tempi post intervento e di ridurre gli errori di gestione del cliente. Il SAT MOBILE rappresenta il primo passo dell’evoluzione del SAT alla prossima generazione: SAT2 - con tecnologia e grafica completamente rivisti e nuove funzionalità che verranno rilasciate dalla primavera del 2012 e per tutto il 2013. Per ulteriori informazioni in merito mandare una mail a [email protected] EXPORT A NAVISION Questa operazione di esportazione permette di mettere a disposizione il database di Sat anche a chi lavora con piattaforma ERP Navision. RICEZIONE DATI Questa funzionalità permette di utilizzare Sat da un PC remoto, sincronizzando il lavoro con la sede del CAT interessato. Estrazione Consente al PC remoto di allineare l’ambiente di lavoro locale con la sede CAT e di bloccare alla sede la possibilità di ulteriori modifiche. A questo punto, da remoto è possibile utilizzare Sat come di consueto senza il rischio di attività in contemporanea con la sede. Ripristino Questa operazione permette di rendere nuovamente operativa la sede CAT da PC remoto, aggiornandola con il lavoro svolto. CODICI A BARRE Sat è in grado di gestire i codici a barre. Da Magazzino - Giacenze è possibile richiedere la stampa delle etichette con il codice a barre del ricambio interessato. Il codice a barre riproduce il codice Marca/Articolo del ricambio. Il sistema chiede il numero di etichette che si vogliono stampare (max 240) per articolo. La stampa è eseguita su etichette in formato A4 per sole stampanti Laser - inkjet - Codice Avery L 7159 - 24 etichette per pagina. Il codice ricambio potrà essere letto dal sistema per la movimentazione del magazzino o per la registrazione dell’intervento: – – Per ogni ricambio utilizzato, applicare la corrispondente etichetta a barre sul modulo (retro) R.C.M.. Durante la registrazione dell’intervento, leggere le etichette dei ricambi utilizzati Mediante la voce di menu Magazzino - Gestione barcode (vedi figura seguente) si accede all’elenco delle funzionalità per la gestione del codice a barre: Acquisisce da terminale, Elabora dati, Log errori. Acquisisce da terminale Mediante il lettore di codici a barre si possono effettuare operazioni di: – Inventario, registrando per ciascun articolo il corrispondente codice EAN e la quantità presente in magazzino. – Movimentazione merce, come dalla voce di menu Magazzino - Movimentazioni - Registrazione. In questi casi, i dati registrati mediante il lettore di codici a barre devono essere trasferiti al sistema Sat con un’operazione di acquisizione che, in caso di errore, genera un log dei problemi che si sono verificati. Elabora dati Rielabora i dati a fronte di acquisizioni errate che sono state corrette tramite il Log errori. Log errori Viene presentato un log dei problemi che si sono verificati in fase di acquisizione per vari motivi, ad esempio, numero d’ordine inesistente, codice articolo inesistente o errata corrispondenza codice/articolo. È possibile correggere manualmente il dato che risulta sbagliato e spostare l’errore nella lista di quelli corretti. Le modifiche effettuate vengono nuovamente verificate e acquisite dal sistema eseguendo un’operazione di elaborazione da Elabora dati. GEOLOCALIZZAZIONE Versioni avanzate di Sat mettono a disposizione dell’utente la funzionalità di geolocalizzazione per conoscere, tramite rilevamento GPS, la posizione e il percorso degli automezzi in servizio. La geolocalizzazione è attivabile mediante la seguente icona di menu: Powered by Think Out S.r.l. Via Mohandas Karamchand Gandhi, 15 - 20017 Rho (MI) Tel. (+39) 02 87168143 – Fax (+39) 02 93664255
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