ASSOWEB
Manuale Operatore
Sistemi Internet per la gestione delle
Associazioni dei Donatori di Sangue
integrata con il sistema informativo
del Servizio Trasfusionale
L’utilizzo delle più moderne tecnologie Internet
per offrire un miglior servizio al Donatore
Asso Web
Manuale utente
INDICE
1. Requisiti di base e accesso al sistema.....................................................3
1.a Requisiti ..............................................................................................3
1.b Accesso ..............................................................................................3
2. Menu Donatori..........................................................................................4
2.a Ricerca Donatori .................................................................................5
2.b Consultazione dati Donatori................................................................6
2.c Convocazione singola .......................................................................13
3. Menu Utilità ............................................................................................15
3.a Ricerca e Convocazione ...................................................................15
3.b Gestione Donatori Convocati ............................................................20
3.c Statistiche e Reports.........................................................................23
3.d Premiazioni .......................................................................................25
2
1. Requisiti di base e accesso al sistema
1.a Requisiti
Per accedere al programma di AssoWeb bisogna innanzi tutto disporre di un
computer collegato ad internet che disponga del programma di navigazione
Internet Explorer aggiornato almeno alla versione 5.5.
1.b Accesso
Una volta aperto Internet Explorer digitare nello spazio indicato con il riquadro
rosso nella figura sottostante (fig.1) l’indirizzo internet che vi è stato fornito.
Per una futura consultazione più facile e veloce è consigliabile salvare la
pagina tra i Preferiti.
La pagina iniziale presenta due caselle bianche (riquadro verde, fig. 1) che
andranno riempite con il proprio CODICE UTENTE e la propria PASSWORD.
Entrambi questi dati saranno preventivamente forniti dal gestore del
programma.
Una volta compilati questi due campi, è sufficiente cliccare sul pulsante giallo
“Accedi” (di fianco alle caselle sopra citate, nella figura si può vedere nel
riquadro verde).
Figura 1
3
2. Menu Donatori
Figura 2
Una volta entrati nel programma, per accedere al menu Donatori basta
cliccare sul pulsante nel menu in alto, come indicato nel riquadro rosso in
figura 2.
Una volta fatto, la schermata che si presenterà sarà come quella visibile in
figura 3:
Figura 3
4
2.a Ricerca Donatori
Da questo pannello (fig. 3) è possibile effettuare delle ricerche relative ai
donatori della propria sezione.
Si possono seguire diversi criteri (riquadro rosso, fig. 3):
• Codice
• Cognome
• Nome
• Codice Fiscale
• Codice Regionale
• Data di Nascita
• Tessera Sanitaria
Inoltre, è possibile anche effettuare la ricerca in base all’associazione e/o alla
sezione di appartenenza del donatore, compilando i campi relativi alla
Tessera Associativa (riquadro verde).
Una volta compilati i campi desiderati, per avviare la ricerca non serve altro
che cliccare sul pulsante “Cerca” (riquadro viola). Comparirà così la lista dei
donatori della propria sezione che rispondono ai criteri richiesti (fig. 4).
Figura 4
5
2.b Consultazione dati Donatori
Figura 5
Una volta trovato nella lista il donatore desiderato, per visualizzare la sua
scheda bisogna cliccare sul cognome del donatore, come indicato in figura 5.
In questo modo, si aprirà la scheda donatore (fig. 6)
Figura 6
Da questa scheda è possibile ricavare tutte le informazioni necessarie relative
al donatore in questione.
Nel dettaglio, nella parte più alta (riquadro rosso) sono visibili le informazioni
principali:
6
•
•
•
•
•
•
•
Nome
Cognome
Sesso
Codice: identifica in maniera univoca ogni donatore registrato nel
programma, viene assegnato al momento della registrazione
Data di Nascita
Stato (riquadro giallo): indica l’attuale stato del donatore
Comune di nascita
Sono inoltre presenti i campi ULTIMO ACCESSO e CONVOCAZIONE
(riquadro arancione), entrambi non modificabili, che indicano rispettivamente
a quando risale l’ultimo accesso del donatore in questione e per quando è
fissata la convocazione più prossima (se ne è stata attivata una).
Andiamo adesso ad analizzare nel dettaglio la parte più bassa della scheda,
dove sono visionabili altri campi che andremo a spiegare.
Anagrafica
Figura 7
Cliccando sul tasto “Anagrafica” (riquadro rosso, fig. 7) si visualizzeranno tutte
le informazioni anagrafiche registrate a proprosito del donatore in analisi.
Il campo “Codice Fiscale” (riquadro verde) è compilabile in automatico
cliccando sul piccolo pulsante di fianco alla riga bianca di scrittura. Se dopo
una verifica con il donatore il codice generato in automatico risulta giusto,
cliccando sulla casellina vuota sotto alla scritta “Confermato” comparirà
all’interno di essa una piccola V (spunta), e il campo “Codice Fiscale” non
sarà più modificabile finchè non si cliccherà nuovamente sulla casellina.
Le altre informazioni non sono altro che i dati anagrafici del donatore che
sono stati forniti:
• Tessera Sanitaria
• Codice Regionale
• Residenza
• Città (di residenza)
• CAP (di residenza)
7
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Domicilio
Città (di domicilio)
CAP (di domicilio)
Tel. Casa
Cellulare
Tel. Lavoro
E-Mail
Fax
Luogo di Lavoro
Professione
Condizione non professionale
Dati Associativi
Figura 8
Cliccando sul bottone “Dati Associativi” (riquadro rosso, fig. 8)
visualizzeranno tutte le informazioni relative, appunto, ai dati associativi
donatore.
Nella parte più alta (riquadro verde) sono visionabili:
• Associazione: l’Associazione di appartenenza del donatore
• Sezione: la Sezione di appartenenza del donatore
• N° Tessera: il numero della tessera rilasciata al donatore
• Data Iscrizione: data di iscrizione all’associazione da parte
donatore
• Data congedo: data di congedo dall’associazione da parte
donatore
si
del
del
del
Nella parte inferiore (riquadro viola), invece, sono visualizzabili i premi ricevuti
dal donatore in questione (in questo caso nessuno).
8
Preferenze
Figura 9
Cliccando sul pulsante “Preferenze” (riquadro rosso, fig. 9), si apre il pannello
delle preferenze.
Nella parte relativa alla Convocazione (riquadro verde) sono selezionabili le
modalità scelte dal donatore per essere convocato. Ne può essere
selezionata più di una, per farlo non serve altro che cliccare sulla casella
bianca di fianco alla modalità desiderata:
• Telefono
• Lettera
• Fax
• E-Mail
• SMS
Nella parte relativa all’accesso al Web (riquadro viola), invece, è possibile
inviare al donatore un messaggio via E-Mail contenente la richiesta di
attivazione, che gli permetterà a sua volta di accedere al programma nelle
modalità consentite.
Per inviare il messaggio è sufficiente cliccare sul tasto “Abilita Web”
N.B.!!: per poter abilitare al web un donatore è necessario che tra i dati
anagrafici compaia anche un indirizzo E-Mail, altrimenti il messaggio
non potrà essere inviato
9
Idoneità e Donazioni
Figura 10
Cliccando sul pulsante “Idoneità e Donazioni” (riquadro rosso, fig. 10) è
possibile vedere per quale tipo di donazioni è idoneo il donatore in esame e
quante donazioni e di che tipo ha effettuato in totale.
Nella parte più alta (riquadro verde) sono scritti i tipi di donazione a cui il
donatore è abilitato e tramite l’opportuno tasto “Inserisci” possono essere
aggiunte eventuali abilitazioni mancanti.
.
Nella seconda colonna è indicato l’indice di donazione, nella terza la data in
cui il donatore è stato abilitato a quel tipo di donazione e nell’ultima la data a
partire dalla quale sarà disponibile effettuare un’altra donazione di quel tipo.
Nella parte bassa (riquadro viola) è invece consultabile una tabella riassuntiva
di tutte le donazioni effettuate dal donatore in questione, divise per tipo. I totali
delle donazioni possono essere modificate cliccando sulla descrizione che si
desidera modificare.
Nel riquadro Blu sono riportati i centri di prelievo dove il donatore ha effettuato
almeno una donazione.
10
Scheda Immunoematologica
Figura 11
Cliccando alla voce “Scheda immunoematologica” (riquadro rosso, fig. 11) è
possibile visualizzare la suddetta scheda in relazione al donatore selezionato.
Le informazioni ricavabili sono quelle relative a:
• Gruppo sanguigno (riquadro verde)
• Citomegalovirus (riquadro viola)
• Anticorpi (riquadro blu)
• Fenotipo (riquadro giallo)
• Hla (riquadro arancione)
11
Accessi
Figura 12
Cliccando sul pulsante “Accessi” (riquadro rosso, fig. 12) si visualizzerà
l’elenco degli accessi registrati per il donatore in esame (riquadro verde).
I dati consultabili sono la data dell’accesso, il tipo di accesso, il tipo di
donazione, il Centro in cui è stato effettuato il prelievo e la Sezione.
Nel caso una donazione del donatore in questione sia effettuata in un’altra
sezione, o comunque per svariate ragioni un accesso non si sia aggiunto in
automatico, è possibile aggiungerlo manualmente cliccando sul pulsante
“Registra Accesso” ed inserendo tutti i dati necessari alla registrazione.
12
2.c Convocazione singola
Figura 13
Sempre dal pannello di ricerca, cliccando sul pulsante “Convoca” (riquadro
rosso, fig. 13) è possibile impostare una nuova convocazione per il donatore
in esame.
La schermata che apparirà sarà quella visibile in figura 14
Figura 14
13
Di tutti i campi presenti, quello che è indispensabile compilare è il campo Data
Convocazione (riquadro rosso, fig. 14).
Seguono poi altri campi facoltativi:
• Ora: eventuale orario di convocazione
• Poltrona: poltrona assegnata al donatore
• Tipo di accesso
• Centro Prelievi
Nella parte dedicata alle chiamate (riquadro azzurro), invece, si possono
gestire i contatti col donatore in questione.
È possibile registrare tutti i tipi di contatto presi, inserendo data, orario,
modalità (le opzioni selezionabili in questo campo dipendono da quelle
impostate tra le preferenze del donatore) e facendo click su “Aggiungi”.
Nel caso si volesse contattare il donatore tramite lettera, fax, E-Mail o SMS è
possibile spuntare la casella “Esegui” per far si che si apra una finestra dove
è possibile selezionare uno dei messaggi predefiniti e inviarlo direttamente,
oppure stamparlo nel caso delle lettere.
Per registrare un’eventuale conferma da parte del donatore basta spuntare la
casella “Ricevuta conferma del donatore in data” (riquadro viola) ed
eventualmente aggiungere nell’apposito spazio la data in cui è stata ricevuta
la conferma.
Una volta terminato, cliccare su “Conferma”.
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3. Menu Utilità
3.a Ricerca e Convocazione
Ricerca per profilo
Figura 15
Per accedere al pannello di ricerca e convocazione multipla bisogna cliccare
sul menu in alto alla voce “Utilità” e poi “Ricerche e Convocazioni” (fig. 15).
Si presenterà quindi una pagina come quella in figura 16:
Figura 16
Da qui è possibile effettuare una ricerca in base ai profili di ricerca, definiti
nella parte di programma relativa alla gestione degli utenti.
Dopo aver selezionato il profilo desiderato (riquadro rosso), cliccando sul
pulsante “Cerca” (riquadro verde) comparirà la lista di tutti i donatori che
rispondono a tale requisito.
15
Ricerca per chiavi
Figura 17
Cliccando su “Ricerca per chiavi” (riquadro rosso, fig. 17) sarà invece
possibile effettuare una ricerca in base a determinati parametri:
• Tipo donazione
• Data prevista donazione
Se entrambi questi campi (Tipo donazione e Data prevista donazione) sono
riempiti e si clicca su “Cerca”, compariranno tutti i donatori disponibili in base
agli indici di donazione impostati, al tipo dell’ultima donazione effettuata e ai
diversi intervalli di tempo tra una donazione e l’altra stabiliti nella parte del
programma dedicata alla gestione.
• Idoneità alla donazione
• Data ultimo accesso: è possibile selezionare i donatori la cui ultima
donazione è stata effettuata in un certo intervallo di tempo (da inserire
nei campi “Da … A … “).
• Città di residenza
• Stato convocazione
Si può inoltre impostare la ricerca in base al gruppo sanguigno (riquadro
verde).
Una volta selezionato dal menu il gruppo sanguigno desiderato, cliccando su
“Aggiungi” questo verrà aggiunto alla lista e quindi sarà considerato come
parametro di ricerca. Per eliminare un parametro invece bisogna selezionarlo
dalla lista e cliccare su “Elimina”.
16
Altri parametri di ricerca sono:
• Tipo ultimo accesso
• Fenotipo
• Tipo di chiamata
Per aggiungere parametri da questi menu (riquadro viola) bisogna agire come
indicato per quanto riguarda i gruppi sanguigni (ovvero, selezionare il
parametro desiderato e fare click su “Aggiungi”. Per rimuoverli, click sul
parametro in lista e poi su “Elimina”).
Cliccando su “Cerca” comparirà la lista di tutti i donatori che rispondono alle
richieste selezionate (fig. 18)
Figura 18
Qui è possibile innanzi tutto decidere l’ordinamento dei risultati (riquadro
rosso). I donatori possono essere visualizzati in ordine:
• Alfabetico
• Di Associazione
• Di Sezione
• Di data ultimo accesso
Si può inoltre decidere se ordinare i dati in ordine crescente o decrescente.
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A questo punto è possibile selezionare i donatori desiderati tramite spunta
sulle caselle di fianco al cognome (riquadro verde scuro), oppure selezionarli
tutti spuntando l’opzione “Seleziona tutti” (riquadro giallo).
Una volta selezionati i donatori è possibile effettuare due tipi di operazioni:
• Stampa: (riquadro blu) permette di stampare dei documenti
selezionabili tra quelli impostati come generali nella gestione dei
moduli, che conterranno i dati dei donatori selezionati
• Convoca: (riquadro viola) permette di effettuare una convocazione di
massa a tutti gli utenti selezionati. Cliccando su questo pulsante si
aprirà una nuova pagina di impostazione della convocazione (fig. 19)
Convocazione multipla
Figura 19
Una volta entrati nel pannello di convocazione, bisogna innanzi tutto inserire
la data per quando è prevista la convocazione (riquadro rosso). La
compilazione di questo campo è obbligatoria, altrimenti la convocazione non
verrà registrata.
È inoltre possibile impostare un orario, nonché il tipo di accesso e il centro
prelievi presso il quale dovranno presentarsi i donatori selezionati (riquadro
verde).
Nello spazio delle chiamate (riquadro viola) si può invece impostare il modo in
cui verranno contattati i donatori tramite spunta nelle apposite caselle.
Selezionando “lettera” o “fax” sarà inoltre possibile impostare quale modulo
usare, tra quelli impostati dalla gestione.
Le convocazioni verranno poi inviate in base alle preferenze impostate per il
donatore, tuttavia se si tratta di una convocazione urgente è possibile
spuntare la casella “Escludi controllo preferenze chiamata” (riquadro blu) in
modo da mandare i messaggi a tutti i donatori selezionati indipendentemente
dalle loro preferenze.
N.B.!!: anche se è spuntata la casella “Escludi controllo preferenze
chiamata”, la convocazione verrà inviata solo se tra i dati anagrafici del
donatore è presente il recapito corrispondente alla modalità desiderata
18
Una volta terminato di impostare data, orario e modalità di invio della
convocazione, cliccando su “Conferma” (riquadro azzurro) verranno inviate
tutte le convocazioni a tutti i donatori selezionati.
19
3.b Gestione Donatori Convocati
Dopo aver cliccato sul pulsante “Conferma” nella convocazione, comparirà il
pannello di gestione dei donatori convocati (fig. 20)
Figura 20
Qui sarà possibile avere una visuale completa dello stato della convocazione
in relazione ai donatori precedentemente selezionati.
Si presenterà una tabella contenente cognome, nome, sezione, data di
convocazione e tipo di accesso, seguita da una serie di caselle che indicano
invece il tipo di chiamata.
• Se la casella è verde e contiene una data (riquadro arancione)
significa che quel tipo di chiamata è fattibile ed è stato fatto.
• Se la casella è verde ma è vuota (riquadro giallo), significa che il tipo
di chiamata è fattibile, ma non è stata effettuata.
• Se la casella è rossa (riquadro viola), invece, significa che il tipo di
chiamata è presente tra le preferenze del donatore, ma non è presente
un recapito di quel tipo.
• Infine, se la casella è vuota significa che il tipo di chiamata non è tra le
preferenze.
Se si accede a questo pannello in seguito ad una convocazione multipla, i
donatori presenti nella lista saranno quelli appena convocati.
Selezionando uno o più nomi dalla tabella (riquadro verde scuro) sarà inoltre
possibile inviare ulteriori chiamate tramite i pulsanti in alto (riquadro blu):
• Lettera: permette di selezionare un modulo da stampare tra quelli
impostati
• Telefono
• Fax
• E-mail
• SMS
20
•
Stampa: questa funzione serve nel caso ci siano degli utenti da
contattare via telefono. Infatti, permette di stampare un elenco con i
donatori selezionati, i loro dati principali ed i rispettivi numeri di
telefono.
N.B.!!: se il tipo di chiamata non è tra le preferenze (ovvero se la casella
corrispondente è vuota) non sarà comunque possibile effettuare
chiamate di quel tipo
Se di fianco al cognome del donatore è presente una C (riquadro azzurro),
significa che la convocazione è stata confermata.
È possibile inoltre accedere a questo pannello anche dal menu principale,
cliccando su “Utilità” e poi “Gestione Donatori Convocati” (fig. 21)
Figura 21
Così facendo si potrà accedere ad un pannello di ricerca come quello in fig.
22
Figura 22
21
Qui sarà possibile impostare dei parametri di ricerca tra tutti i donatori, così da
poter visualizzare nella tabella già vista in fig. 20 tutti coloro che rispondono ai
criteri desiderati.
In breve i parametri sono:
• Data Convocazione: inserendo un intervallo di tempo nei campi “Da
… A” sarà possibile visualizzare tutti i convocati per quei giorni
• Associazione
• Sezione
• Tipo di Accesso
• Confermato
Inoltre è possibile effettuare ricerche in base al tipo di chiamata impostato e
allo stato della chiamata (riquadro verde).
Una volta cliccato su “Cerca” apparirà una tabella simile a quella già vista
sopra (fig. 23)
Figura 23
22
3.c Statistiche e Reports
Figura 24
Per accedere alla pagina delle statistiche e dei reports è necessario cliccare
sul menu principale come indicato in fig. 24 (click su Utilità e poi su Statistiche
e Reports).
Si presenterà quindi una schermata come la seguente (fig. 25)
Figura 25
23
Nel campo Elaborati (riquadro rosso fig. 25) è possibile vedere quali tipi di
report sono disponibili.
Dopo aver selezionato dalla lista quello desiderato, è necessario inserire una
chiave di selezione (riquadro verde) che identifica quali dati devono figurare
nel report (es. data).
Cliccando su “Conferma” si aprirà quindi una finestra contenente l’elenco
desiderato, che potrà anche essere stampata (fig. 26)
Figura 26
24
3.d Premiazioni
Figura 27
Dal menu principale è possibile accedere al pannello di gestione delle
premiazioni come indicato in fig. 27 (click su Utilità e poi su Premiazioni).
La schermata che si presenterà sarà come quella in fig. 28
Figura 28
Da qui è possibile selezionare il tipo di premio desiderato dall’apposito menu
(riquadro rosso) e quindi cercare tutti i donatori che hanno i requisiti per
poterlo ricevere cliccando su “Cerca” (riquadro verde).
In questo modo comparirà una lista contenente tutti i donatori a cui è possibile
assegnare il premio in questione (fig. 29)
25
Figura 29
Selezionando uno o più donatori dalla lista in basso (riquadro verde) sarà
possibile assegnare il premio per cui si è effettuata la ricerca ai donatori in
questione, cliccando sul pulsante “Assegna Premio” (riquadro viola).
26