v.2 del 20 settembre 2013
1
INDICE
INTRODUZIONE .................................................................................................................................. 4
DISPOSIZIONI PER L’APPROVAZIONE/REVISIONE DEL MANUALE OPERATIVO .................................... 4
PARTE 1.
1.1.
SICUREZZA
1.2.
PARTE 2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
LA STRUTTURA DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PON.................................................. 5
LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL MINISTERO DELL’INTERNO PER LA GESTIONE E IL CONTROLLO DEL PON
5
L’ORGANIZZAZIONE DELLA STRUTTURA DI GESTIONE ........................................................................... 5
LA SELEZIONE DEI PROGETTI ..................................................................................... 13
LE PROCEDURE DI SELEZIONE ED APPROVAZIONE DEI PROGETTI DA AMMETTERE A FINANZIAMENTO ............ 13
PROCEDURA DI SELEZIONE CONCERTATIVO – NEGOZIALE .................................................................... 13
2.2.1. Procedura “concertativo-negoziale” per la selezione dei progetti di sistema............... 13
2.2.2. Procedura “concertativo-negoziale” per la selezione dei progetti territoriali ................ 21
PROCEDURA DI SELEZIONE TRAMITE AVVISO PUBBLICO ...................................................................... 24
PROCEDURA PER LA SELEZIONE DELLE OPERAZIONI MEDIANTE “CHIAMATA DI PROGETTI”.......................... 26
PROCEDURA DI SELEZIONE DEI PROGETTI DELL’ASSE III ....................................................................... 30
PROCEDURA DI SELEZIONE DEGLI INTERVENTI RICADENTI NELL’AMBITO DEL FONDO SOCIALE EUROPEO ........ 30
PARTE 3.
L’ATTUAZIONE DEI PROGETTI .................................................................................... 32
3.1.
SELEZIONE DEL SOGGETTO ATTUATORE........................................................................................... 32
L’efficacia dei contratti ................................................................................................... 34
3.2.
L’ATTUAZIONE DIRETTA DELLE ATTIVITÀ PROGETTUALI DA PARTE DEL BENEFICIARIO O EVENTUALI
PARTNER/ENTI IN HOUSE............................................................................................................................... 36
3.2.1. Attuazione diretta da parte del Beneficiario................................................................... 36
3.2.2. Attuazione da parte di Partner/Enti in House ................................................................. 37
3.3.
LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE ............................................................................................... 38
3.3.1. La rendicontazione delle spese se il soggetto attuatore è l’aggiudicatario di un appalto
di lavori, servizi e forniture ............................................................................................................ 39
3.3.2. La rendicontazione delle spese in caso di attuazione diretta da parte del Beneficiario
e/o eventuali Partner/Enti in House .............................................................................................. 41
3.4.
LE MODIFICHE AI PROGETTI .......................................................................................................... 48
3.4.1. Modifiche alla tempistica ............................................................................................... 48
3.4.2. Modifiche sostanziali ai contenuti .................................................................................. 49
3.4.3. Modifiche al costo del progetto ...................................................................................... 49
3.5.
LE MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ........................................................................... 50
3.6.
I CONTROLLI DI I LIVELLO ............................................................................................................. 51
3.6.1. Le verifiche delle procedure di selezione dei progetti dell’Ufficio Controlli della
Segreteria ...................................................................................................................................... 53
3.6.2. Le verifiche amministrativo – contabili del Beneficiario ................................................. 56
3.6.3. Le verifiche ai fini dell’approvazione del contratto o della convenzione......................... 56
3.6.4. Le verifiche delle spese.................................................................................................... 59
3.6.5. Le verifiche in loco........................................................................................................... 64
3.6.6. Le verifiche dell’Ufficio Pagamenti della Segreteria Tecnico Amministrativa del PON ... 67
3.6.7. Aspetti metodologici per l’individuazione del campione da sottoporre a verifica in loco
68
3.6.8. La procedura di revisione del metodo di campionamento.............................................. 73
3.7.
LA GESTIONE DEGLI ERRORI/IRREGOLARITÀ SISTEMICI ........................................................................ 74
3.8.
IL CIRCUITO FINANZIARIO ............................................................................................................. 75
3.8.1. Il circuito finanziario per il pagamento delle spese rendicontate ................................... 75
3.8.2. Il circuito finanziario per l’accredito delle risorse comunitarie e nazionali ..................... 76
3.9.
LA PROCEDURA DI DEFINANZIAMENTO DEGLI INTERVENTI ................................................................. 80
3.10.
LA CONCLUSIONE DEGLI INTERVENTI ............................................................................................. 82
3.1.1.
2
PARTE 4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
PARTE 5.
5.1.
5.2.
5.3.
PARTE 6.
IL MONITORAGGIO .................................................................................................... 83
STRUMENTI E FLUSSI DI MONITORAGGIO......................................................................................... 83
LA FASE DI RILEVAZIONE DEI DATI DI PROGETTO ................................................................................ 83
L’INSERIMENTO DEI DATI NEL SISTEMA INFORMATIVO LOCALE ............................................................. 84
LA TRASMISSIONE DEI DATI AL SISTEMA DI MONITORAGGIO CENTRALE .................................................. 85
LA VALIDAZIONE DEI DATI TRASMESSI AL SISTEMA DI MONITORAGGIO CENTRALE ..................................... 87
LO SCAMBIO DI INFORMAZIONI TRA AUTORITÀ DI GESTIONE E AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE .................... 88
L’ANALISI DEI DATI DI MONITORAGGIO ........................................................................................... 89
IRREGOLARITÀ E RECUPERI ....................................................................................... 90
ACCERTAMENTO E SEGNALAZIONE DELL’IRREGOLARITÀ...................................................................... 90
LA REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI ........................................................................................ 91
RETTIFICHE E RECUPERI ............................................................................................................... 92
ALLEGATI ................................................................................................................... 96
3
INTRODUZIONE
L’obiettivo di tale documento è quello di fornire uno strumento di riferimento a tutti i
soggetti coinvolti, ai diversi livelli, nella gestione operativa del Programma operativo
nazionale “Sicurezza per lo sviluppo – Obiettivo convergenza” 2007-2013 ed in
particolare nelle fasi di:
gestione del processo complessivo di attuazione degli interventi (dalla
progettazione alla messa in esercizio);
gestione dei flussi finanziari;
gestione del sistema di monitoraggio ai diversi livelli di articolazione del PON
(Obiettivi operativi, Progetti).
Il Manuale consente di “codificare” e “standardizzare” procedure, strumenti ed attività
caratterizzanti la gestione ed attuazione del PON al fine di garantire:
efficacia: intesa come conseguimento degli obiettivi previsti nel PON;
efficienza: intesa come velocità di spesa e più in generale come
ottimizzazione delle risorse a disposizione.
Il Manuale è un documento flessibile soggetto a revisioni ed aggiornamenti in
relazione alle esigenze di adeguamento/armonizzazione delle procedure e degli
strumenti operativi nonché di recepimento degli aggiornamenti relativi alla normativa
in esso richiamata. In generale, si precisa che i soggetti preposti alla gestione del
Programma sono tenuti al rispetto di quanto previsto dalla normativa nazionale e
comunitaria di riferimento.
DISPOSIZIONI
OPERATIVO
PER
L’APPROVAZIONE/REVISIONE
DEL
MANUALE
Il Manuale viene approvato dall’Autorità di Gestione e dall’Autorità di Certificazione
per le parti di competenza.
Eventuali modifiche e/o integrazioni al Manuale che si rendessero necessarie nel
corso della gestione del Programma saranno apportate dalla Segreteria Tecnico
Amministrativa del PON e validate dall’Autorità di Gestione e/o dall’Autorità di
Certificazione.
4
PARTE 1. LA STRUTTURA DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PON
1.1. LA
STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL
MINISTERO
DELL’INTERNO PER LA
GESTIONE E IL CONTROLLO DEL PON SICUREZZA
L’Autorità di Gestione, al fine di garantire lo svolgimento dei compiti di gestione,
sorveglianza e controllo previsti dai regolamenti ha disposto l’adozione del modello
organizzativo illustrato in Figura1.
Figura 1
Modello Organizzativo del Ministero dell’Interno
1.2. L’ORGANIZZAZIONE DELLA STRUTTURA DI GESTIONE
L’Autorità di Gestione del PON Sicurezza, per l’espletamento delle funzioni di
gestione del Programma di cui all’art. 60 del Reg. (CE) n.1083/2006, ha adottato il
seguente modello organizzativo illustrato in Figura 2:
5
Figura 2
La struttura di gestione
La Segreteria Strategica dell’Autorità di Gestione del PON Sicurezza
Unità organizzativa incardinata nell’Ufficio del Vice Direttore Generale della Pubblica
Sicurezza Vicario, ha funzioni di coordinamento strategico, anche di respiro
comunitario, connesso all’espletamento dell’incarico dell’Autorità di Gestione.
Tale segreteria rappresenta l’interfaccia dell’Autorità di Gestione:
nei rapporti con il Dipartimento per le Politiche del Personale e
dell’Amministrazione Civile e per le Risorse Finanziarie e Strumentali,
referente per la predisposizione del documento unitario di strategia specifica
previsto dal QSN 2007 - 2013;
nei rapporti con i referenti degli APQ, i referenti istituzionali coinvolti
nell’attuazione dell’APQ per garantirne la coerenza strategica.
Il responsabile della Segreteria Strategica partecipa al Comitato per la Valutazione ai
fini della selezione dei progetti da ammettere al finanziamento.
Il Responsabile dell’Attuazione
Si interfaccia con l’Autorità di Gestione sottoponendo l’adozione di direttive al fine di
garantire l’esecuzione dei progetti finanziati dal PON (ivi compresi quelli inseriti in
APQ) o con altre risorse comunitarie, e vigilando sulla puntuale realizzazione. Il
Responsabile dell’Attuazione partecipa al Comitato per la Valutazione ai fini della
selezione dei progetti da ammettere al finanziamento.
6
La Segreteria Tecnico-Amministrativa del PON Sicurezza
Individuata nell’Ufficio IV della Segreteria del Dipartimento della Pubblica Sicurezza,
è organizzata in maniera funzionale con quattro unità responsabili delle attività
relative alla gestione, ai pagamenti, ai controlli ed ai contratti, sulla base della
strategia generale predisposta dall’Autorità di Gestione e con una unità a staff. La
Direzione della Segreteria è affidata ad un vice prefetto. Il coordinamento delle unità
organizzative gestione, controlli e contratti è attribuito a personale di livello
dirigenziale. All’unità pagamenti è preposto un direttore amministrativo contabile.
L’organico della Segreteria è stato formalizzato con ordinanza del Direttore del 20
marzo del 2009 ratificata dall’Autorità di Gestione.
Figura 3
Organigramma della Segreteria Tecnico Amministrativa del PON
L’Unità Organizzativa “Gestione” svolge le seguenti funzioni:
7
supporto all’Autorità di Gestione alla programmazione ed attuazione del PON;
supporto all’Autorità di Gestione nei rapporti con il valutatore PON e con il
referente per la valutazione unitaria;
definizione, redazione e monitoraggio APQ;
attività istruttoria nell’ambito del processo di selezione dei progetti.
Nell’ambito di tale unità:
il referente di asse:
•
verifica dell’avanzamento dell’attuazione degli Obiettivi Operativi (anche ai
fini degli APQ);
•
supporta i Responsabili degli Obiettivi Operativi nella risoluzione di
eventuali criticità inerenti la gestione;
il referente per il monitoraggio:
•
supporta il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento
nell’implementazione del sistema informativo;
•
elabora i report di monitoraggio;
•
elabora il Rapporto Annuale di Esecuzione.
la Task Force Tecnologie
•
verifica la coerenza tecnologica delle proposte progettuali a valere sul
PON con quelle da finanziare con risorse FAS, rispetto alle previsioni del
PON. Tale struttura, per i progetti che interessano la Polizia di Stato, si
interfaccia con il Comitato per l’innovazione e la standardizzazione dei
sistemi informativi e delle telecomunicazioni dell’amministrazione della
pubblica sicurezza.
L’Unità Organizzativa “Contratti” svolge le seguenti funzioni:
supporto consulenziale ai beneficiari dei progetti esterni al Dipartimento
Pubblica Sicurezza per lo svolgimento delle procedure di selezione del
contraente e per la predisposizione dei contratti;
svolgimento procedure di selezione del contraente e predisposizione dello
schema contrattuale per gli uffici interni al Dipartimento della Pubblica
Sicurezza non dotati di struttura propria.
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L’Unità Organizzativa “Controlli” svolge le seguenti funzioni:
coordinamento delle attività di controllo di I livello ed interfaccia con Autorità
di Audit;
definizione di metodologie, linee guida, procedure e strumenti per lo
svolgimento delle verifiche;
controllo della procedura di selezione dei progetti;
richiesta informazioni ai responsabili dei controlli di primo livello ai fini della
supervisione del corretto svolgimento dei controlli;
supporto ai Responsabili Obiettivi Operativi nella definizione di azioni
correttive.
L’Unità Organizzativa “Pagamenti” svolge le seguenti funzioni:
verifica documentazione di spesa trasmessa dai Responsabili Obiettivo
Operativo;
predisposizione e firma delle richieste di erogazione dei pagamenti delle
spese giustificate dai beneficiari/soggetti attuatori da trasmettere all’IGRUE.
I Responsabili di Asse
I Responsabili di Asse, nominati con decreto dell’Autorità di Gestione del 7 Dicembre
2007, sono stati individuati all’interno del Dipartimento della Pubblica Sicurezza. In
particolare:
Responsabile dell’Asse I è il Direttore pro tempore della Direzione Centrale
dei Servizi Tecnico – Logistici e della Gestione Patrimoniale;
Responsabile dell’Asse II è il Direttore pro tempore della Direzione Centrale
per la Polizia Stradale, ferroviaria, delle comunicazioni e per i reparti speciali
della Polizia di Stato;
Responsabile dell’Asse III è il Direttore pro tempore dell’Ufficio per
l’Amministrazione Generale.
I Responsabili di Asse svolgono le seguenti funzioni:
garantire il coordinamento strategico degli Obiettivi Operativi dell’Asse di
riferimento;
dare impulso all’attuazione degli Obiettivi Operativi dell’Asse;
verificare l’avanzamento finanziario, fisico e procedurale dell’Asse.
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Il responsabile di Asse partecipa al Comitato per la Valutazione ai fini della selezione
dei progetti da ammettere al finanziamento.
Il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento
La figura del Responsabile dell’Obiettivo Operativo è chiamata a supervisionare i
processi, l’andamento e la gestione di una specifica sezione del Programma,
costituendo
l’Obiettivo
Operativo
il
livello
minimo
di
articolazione
della
programmazione e raggruppando progetti accomunati da una medesima finalità.
Nell’ambito di ciascun Obiettivo Operativo le funzioni possono essere assegnate ad
un unico soggetto denominato Responsabile di Obiettivo Operativo o a diversi
Responsabili di Linea di Intervento. Il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento è referente per l’intero percorso attuativo e vigila affinché tutte le fasi
previste vengano realizzate efficacemente dai Responsabili di Progetto.
Individuato dall’Autorità di Gestione sia all’interno che all’esterno del Dipartimento
della Pubblica Sicurezza, svolge le seguenti funzioni:
valutazione preliminare delle progettualità in termini di rispondenza agli
obiettivi di riferimento e ai criteri di selezione dei progetti;
partecipazione al Comitato per la Valutazione, in qualità di relatore, ai fini
della selezione dei progetti da ammettere al finanziamento nell’ambito
dell’Obiettivo Operativo di competenza;
avvio dei progetti (ricezione dei contratti da parte dei Beneficiari e firma del
relativo decreto di approvazione);
predisposizione e firma delle attestazioni di spesa;
avvio
della
procedura
di
definanziamento
degli
interventi
previa
autorizzazione dell’Autorità di Gestione;
implementazione del sistema di monitoraggio dell’avanzamento procedurale,
fisico e finanziario dei progetti per gli Obiettivi Operativi di competenza.
Il Beneficiario – responsabile di progetto
Il Beneficiario del progetto è il soggetto, individuato tramite le procedure di selezione
definite dall’Autorità di Gestione, responsabile dell’avvio e dell’attuazione di un
progetto ammesso al cofinanziamento FESR a valere del Programma. In particolare,
il Beneficiario provvede a selezionare il soggetto o i soggetti attuatori
che
realizzeranno concretamente l’opera pubblica o i beni o i servizi oggetto dell’appalto.
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Quindi, stipulato il contratto con l’appaltatore, ha la responsabilità di gestire la fase
attuativa e la fase di rendicontazione delle spese.
Nell’ambito del PON Sicurezza i potenziali Beneficiari sono:
Amministrazioni centrali;
Regioni Obiettivo Convergenza;
Enti pubblici – centrali, regionali, provinciali e locali – in forma singola e nelle
varie forme associative.
Ciascun Beneficiario nomina al proprio interno un Responsabile di Progetto e lo
comunica al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento e alla
Segreteria Tecnica del Programma al momento della ricezione della comunicazione
dell’ammissione al finanziamento.
Il Responsabile di Progetto sarà il referente per la gestione del progetto in tutte le
sue fasi operative.
Il Responsabile di Progetto, nell’adempimento delle proprie competenze, in
particolare provvede a:
espletare (qualora individuato come responsabile di procedimento) sotto la
propria
responsabilità
(individuazione
del
le
procedure
soggetto
di
attuatore)
affidamento
nel
rispetto
degli
della
incarichi
normativa
comunitaria e nazionale sugli appalti di opere pubbliche e fornitura di beni e
servizi;
sottoscrivere i contratti con i soggetti attuatori (qualora sia stato individuato
come soggetto autorizzato ad impegnare giuridicamente il Beneficiario);
assicurare la corretta esecuzione dei contratti stipulati (controlli di I livello
relativi
alla
verifica
delle
fatture
e
della
regolarità
dell’esecuzione
dell’affidamento);
aggiornare, di concerto con il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento, il cronogramma delle attività e di spesa presentato per
l’esecuzione del progetto;
rilevare i dati di monitoraggio finanziario, fisico e procedurale ed inviarli
periodicamente al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento;
tenere costanti rapporti con il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento, nel rispetto delle procedure definite nel Manuale Operativo delle
Procedure, per informarlo sull’andamento del progetto e soprattutto sulle
eventuali criticità riscontrate in corso d’opera.
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Anche nei casi in cui venga individuato un Responsabile del Procedimento diverso
dal Responsabile di Progetto, quest’ultimo, in qualità di rappresentante del
Beneficiario,
resta
comunque
l’interlocutore del
Soggetto
Attuatore
e
del
Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
12
PARTE 2. LA SELEZIONE DEI PROGETTI
2.1. LE
PROCEDURE DI SELEZIONE ED APPROVAZIONE DEI PROGETTI DA
AMMETTERE A FINANZIAMENTO
Nell’ambito del PON Sicurezza 2007 – 2013 si distinguono due tipologie principali di
progetti:
progetti aventi carattere di sistema: in quanto finalizzati alla promozione di
iniziative a carattere sovraregionale o prototipali in grado di sviluppare le
peculiari competenze e capacità tecniche istituzionalmente rimesse al
Ministero dell’Interno;
progetti aventi valenza territoriale: in quanto rispondono a specifiche esigenze
di sicurezza e legalità legate ad un territorio.
Rispetto alle tipologie di progetti sopra descritte, la selezione seguirà procedure di
evidenza pubblica di tipo:
a. concertativo – negoziale: si caratterizza per il percorso di concertazione e
condivisione delle esigenze di sicurezza e legalità con tutti i soggetti a vario titolo
competenti – in primis le Regioni- e che conduce alla definizione delle soluzioni
strategiche ed operative da adottare ed all’individuazione dei potenziali beneficiari.
Tale percorso si esplica, a livello di Dipartimento della Pubblica Sicurezza per
quanto riguarda le operazioni a titolarità; a livello interistituzionale (centrale e/o
territoriale) per le operazioni a regia;
b. avviso pubblico: si caratterizza per la raccolta delle proposte progettuali da
valutare attraverso avvisi pubblici/manifestazioni di interesse;
c. chiamata di progetti: si caratterizza per la selezione di progetti aventi carattere
territoriale attuativi di iniziative “quadro” proposte con scelta motivata dall’Autorità
di Gestione.
2.2. PROCEDURA DI SELEZIONE CONCERTATIVO – NEGOZIALE
2.2.1.
Procedura “concertativo-negoziale” per la selezione dei progetti
di sistema
Il Soggetto proponente/potenziale beneficiario, deve predisporre la proposta
progettuale compilando il modello predisposto dall’Autorità di Gestione e disponibile
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sul sito web del Programma al seguente indirizzo www.sicurezzasud.it. Per
supportare i soggetti proponenti nella compilazione del modello, l’Autorità di Gestione
ha
elaborato
le
“Linee
Guida
per
la
presentazione
dei
progetti”
(www.sicurezzasud.it).
Il documento si articola in 3 sezioni:
1. La presentazione dei progetti – definisce le modalità di presentazione ed
individua il soggetto competente alla ricezione dei progetti;
2. La procedura di selezione ed approvazione dei progetti – descrive le principali
fasi, attività e soggetti caratterizzanti la procedura di selezione ed
approvazione sulla base dei Criteri di selezione approvati dal Comitato di
Sorveglianza il 18 dicembre 2007;
3. Istruzioni operative per la compilazione del modello di presentazione dei
progetti – fornisce approfondimenti utili per la compilazione di alcune sezioni
del “Modello per la presentazione dei progetti”.
La Segreteria Tecnico – Amministrativa del PON Sicurezza, ricevuto il progetto
provvederà:
alla
registrazione
delle
progettualità
pervenute:
nel
dettaglio,
viene
preliminarmente apposta la data di ricezione della proposta progettuale. Il
Direttore della Segreteria decreta l’esame istruttorio delle proposte. I referenti
dell’archivio della Segreteria Tecnica provvedono a
protocollare ed
informatizzare le proposte progettuali e a trasmettere agli istruttori competenti
il fascicolo di progetto. I referenti dell’Ufficio Gestione provvedono
all’inserimento dei dati identificativi delle proposte progettuali nel file
“Censimento delle proposte progettuali”. In particolare, i dati inseriti
riguardano:
•
codice classificazione fascicolo;
•
numero di protocollo;
•
soggetto proponente;
•
titolo progetto;
•
importo;
•
data ricezione;
•
istruttore;
•
esito istruttoria;
•
dati comunicazione esito negativo al soggetto proponente.
14
all’apertura di un apposito fascicolo di progetto in cui confluiranno tutti gli atti
e documenti prodotti nel corso della procedura di selezione ed approvazione;
all’istruttoria del progetto al fine di verificarne l’ammissibilità in base alla:
•
ammissibilità del soggetto proponente;
•
ammissibilità dei soggetti destinatari;
•
ammissibilità della localizzazione;
•
coerenza con le finalità del Programma Operativo;
•
ammissibilità delle tipologie di spesa.
A supporto delle attività di verifica è stata predisposta un’apposita scheda (Allegato
2).
Box 1 – Focus periodo di ammissibilità delle spese
Ai fini della verifica dell’ammissibilità delle spese previste nella proposta progettuale
è necessario tener conto sia di quanto previsto dai regolamenti comunitari, sia di
quanto previsto dalla normativa nazionale.
A livello comunitario, l’art. 56 del Reg. (CE) 1083/2006 prevede che le spese
sostenute possono essere considerate ammissibili al cofinanziamento dei Fondi
purchè siano state “effettivamente pagate tra la data di presentazione dei
programmi operativi alla Commissione o il 1° gennaio 2007, se anteriore, e il 31
dicembre 2015”.
Per quanto riguarda le spese sostenute nell’ambito del PON, il periodo di
ammissibilità viene rappresentato nella figura seguente.
Figura 4 – Il periodo di ammissibilità delle spese
A livello comunitario, disposizioni sulla tipologia di spesa ammissibile sono previste
nel Reg. (CE) 1080/2006 per il FESR e nel Reg. (CE) 1081/2006 per il FSE
rappresentate nella figura seguente.
15
Figura 5
Normativa comunitaria sull’ammissibilità delle spese
A livello nazionale, le disposizioni sull’ammissibilità della spesa sono dettate dal
D.P.R. n°196/08 (Allegato 3).
Se l’esito dell’istruttoria è negativo, la Segreteria Tecnico Amministrativa provvede
con apposita nota a darne comunicazione al Soggetto Proponente ed all’Ufficio
Controlli della Segreteria per le attività di competenza; se l’esito è positivo, la Scheda
istruttoria verrà inserita nel fascicolo di progetto e trasmessa al Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento di riferimento.
Qualora il progetto sia di natura tecnologica o presenti dei profili tecnologici, il
fascicolo di progetto sarà contestualmente trasmesso alla Task Force Tecnologie
affinché ne verifichi la coerenza tecnologica rispetto alle previsioni del PON. I progetti
presentati dalla Polizia di Stato saranno trasmessi al Comitato per l'innovazione e la
standardizzazione dei sistemi informatici e delle telecomunicazioni del Dipartimento
della Pubblica Sicurezza affinché ne verifichi la compatibilità tecnologica rispetto a
progetti già esistenti o in corso di definizione nell’ambito del Dipartimento in parola. I
pareri formulati dalla Task Force Tecnologie e dal citato Comitato, saranno trasmessi
al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
16
Il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento ai fini della valutazione
preliminare disporrà quindi dei seguenti documenti:
scheda istruttoria della Segreteria Tecnica;
parere della Task Force Tecnologie (eventuale);
parere del Comitato per la Standardizzazione (eventuale).
La valutazione preliminare del progetto sarà formalizzata in una apposita scheda
(Allegato 4).
In caso di esito negativo, il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento
provvederà a darne comunicazione al soggetto proponente, all’Ufficio Gestione e
all’Ufficio Controlli della Segreteria Tecnica. Se la valutazione ha esito positivo, il
fascicolo di progetto verrà trasmesso dalla Segreteria Tecnico Amministrativa
almeno 5 giorni prima della convocazione, ai membri del Comitato per la
Valutazione. Sono membri del Comitato:
Autorità di Gestione PON Sicurezza;
Responsabile Segreteria Strategica;
Responsabile dell’Attuazione;
Direttore Segreteria Tecnico – Amministrativa;
Responsabile di Asse.
Il Segretario del Comitato per la Valutazione dei progetti è individuato nell’ambito
della Segreteria Tecnica Amministrativa.
17
La valutazione viene formalizzata nella griglia di valutazione dell’obiettivo operativo di riferimento (Allegato 5).
Di seguito, a titolo esemplificativo, è illustrata una sezione della griglia di valutazione relativa all’obiettivo operativo 1. 1.
18
In caso di esito negativo della valutazione, verrà redatto apposito elenco da
trasmettere alla Segreteria Tecnico Amministrativa affinché provveda a comunicare
l’esito ai soggetti proponenti. Nella comunicazione trasmessa sarà data evidenza dei
termini e procedure per la presentazione di eventuali richieste di riesame che
saranno trattate in una riunione ad hoc del Comitato per la Valutazione. Dell’esito
negativo della valutazione viene informato l’Ufficio Controlli della Segreteria Tecnica
per le attività di competenza.
Nel caso, invece, di valutazione positiva, l’elenco dei progetti da ammettere al
finanziamento sarà recepito in un apposito atto dell’Autorità di Gestione ai fini della
formale ammissione al finanziamento che sarà poi trasmesso dall’Ufficio Gestione:
al Responsabile Comunicazione PON Sicurezza (Segreteria DPS - Ufficio
delle Relazioni Esterne) ai fini della pubblicazione sul sito web del
Programma ai sensi del Reg. (CE) n. 1828/06, art. 7, lett. d);
all’Autorità di Certificazione;
ai Responsabili di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
L’Ufficio Gestione provvederà contestualmente all’invio al Beneficiario, con in copia
conoscenza il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento di riferimento
e la Prefettura UTG di competenza (nel caso di progetti territoriali), della
comunicazione di ammissione al finanziamento (Allegato 6) a cui dovrà essere
allegato:
il Decreto di ammissione al finanziamento;
la nota di accettazione (Allegato 7) del finanziamento che il Beneficiario dovrà
restituire firmata all’Ufficio Gestione, con in copia conoscenza il Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento e la Prefettura UTG di
competenza (nel caso di progetti territoriali) .
Ricevuta l’accettazione del finanziamento da parte del Beneficiario, l’Ufficio Gestione
lo comunicherà all’Ufficio Controlli ai fini dell’espletamento delle verifiche di
competenza.
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Figura 6
Diagramma di flusso della procedura di selezione dei progetti di sistema
PROCESSO DI SELEZIONE E APPROVAZIONE DELLE OPERAZIONI
ATTIVITA'
Presentazione della proposta progettuale.
Soggetto proponente potenziale beneficiario
Responsabile
dell'Obiettivo
Operativo/Linea di
Intervento
Comitato per la
valutazione
Comitato per l'innovazione
Responsabile
(AdG, Pref. Coord.,
e la standardizzazione dei
Resp. Attuazione, Seg.
dell'attuazione del PON sistemi informatici e delle
Strategica, Dir. Seg.
Task Force Tecnologie
telecomunicazioni del DPS
Tecnica, Resp. Asse,
Resp. Ob. Operativo)
Segreteria DPS - Ufficio
delle Relazioni Esterne Responsabile
Comunicazione PON
Sicurezza
Autorità di Gestione
Autorità di
Certificazione
Progetto
Attività istruttoria finalizzata alla verifica dei criteri di
ammissibilità al finanziamento.
L'esito negativo dell'istruttoria viene comunicato al
Soggetto proponente dalla Segreteria Tecnico
Amministrativa.
Autorità di Gestione Segreteria TecnicoAmministrativa del PON Ufficio Gestione
Istruttoria
Ricezione esito
Esito
Si
Relazione sull'attività istruttoria.
Relazione
Trasmissione del fascicolo di progetto al Resp. Ob.
Operativo/Linea di Intervento e (solo per i progetti
tecnologici) contestuale trasmissione al Responsabile
dell'Attuazione del PON.
Trasmissione fascicolo
Valutazione preliminare del progetto alla luce dei criteri
generali e specifici di valutazione.
Valutazione
preliminare
Verifica della coerenza tecnologica dei progetti
presentati rispetto alle previsioni del PON e
trasmissione del parere al Resp. Ob. Operativo/Linea
di Intervento e (solo per i progetti della Polizia di Stato)
al Comitato per l'innovazione.
Verifica coerenza
tecnologica
Parere
Verifica della compatibilità tecnologica dei progetti
presentati dalla Polizia di Stato rispetto a progetti già
esistenti o in corso di definizione nell'ambito del DPS.
Verifica compatibilità
con progetti esistenti
Formulazione parere e trasmissione al al Responsabile
dell'attuazione - Task Force tecnologie.
Parere
Il Responsabile dell'attuazione provvede al successivo
inoltro al responsabile dell'Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento.
Trasmissione pareri
Compilazione della scheda preliminare da presentare
al Comitato per la Valutazione alla luce delle risultanze
delle verifiche di coerenza e compatibilità tecnologica.
Scheda
preliminare
Convocazione
Comitato di
Valutazione
La Segreteria Tecnico - Amministrativa trasmette la
documentazione al Comitato per la Valutazione almeno
5 giorni prima della convocazione.
Condivisione della proposta progettuale e valutazione
definitiva.
Se la valutazione ha esito negativo, il Comitato
trasmette la documentazione alla Segreteria Tecnico
Amminsitrativa per la predisposizione ed invio della
comunicazione al Soggetto Proponente.
Valutazione
definitiva
Ricezione esito
No
Comunicazione
esito
Esito
Si
Se la valutazione ha esito positivo, si procede alla
compilazione della scheda di valutazione definitiva.
Scheda di
valutazione
definitiva
Predisposizione dell'elenco dei progetti ammessi al
finanziamento.
Elenco progetti
ammessi
Atto formale di
ammissione
Formale ammissione al finanziamento.
Trasmissione del'elenco dei progetti ai fini della
pubblicazione sul sito www.sicurezzasud.it (Reg.
1828/06, art. 7, lett. d)
Trasmissione
elenco
Pubblicazione sul sito
web del PON
Trasmissione del'elenco dei progetti ammessi al
finanziamento all'Autorità di Certificazione
Ricezione elenco
Comunicazione esito
Comunicazione esito al beneficiario.
Il Beneficiario dovrà trasemettere alla Segreteria
Tecnico-Amministrativa la nota di accettazione e di
impegno.
Ricezione esito
Accettazione del
finanziamento
Ricezione esito
Nota di
accettazione
L'Ufficio Gestione, acquisita la comunicazione di
ammissione al finanziamento, completa la cover di
progetto.
Compilazione cover
L'Ufficio Gestione (Unità di Monitoraggio) inserisce
l'anagrafica di progetto sul sistema informativo ed
alimenta il monitoraggio finanziario (costo), fisico
(valore programmato) e procedurale (valore
previsionale)
Monitoraggio
finanziario, fisico e
procedurale
Nota di
accettazione
20
2.2.2.
Procedura “concertativo-negoziale” per la selezione dei progetti
territoriali
La procedura di selezione dei progetti aventi valenza territoriale prevede che il
soggetto proponente/potenziale beneficiario invii il progetto al Prefetto competente
del territorio di riferimento. Ciò in quanto, al Prefetto, avvalendosi degli strumenti di
concertazione a disposizione (Comitato Provinciale per l’Ordine e la Sicurezza
Pubblica; Conferenza Permanente Provinciale della Pubblica Amministrazione;
Consiglio territoriale per l’immigrazione) compete il rilascio di un parere sulla
rilevanza della proposta progettuale rispetto alle esigenze di sicurezza e legalità del
territorio in coerenza con le finalità del Programma Operativo. Il fascicolo di progetto
viene quindi trasmesso al Prefetto Coordinatore ai fini dell’esame della coerenza
dello stesso rispetto al più ampio contesto regionale. Il Prefetto Coordinatore
provvede infine, anche avvalendosi degli strumenti di consultazione a disposizione
(Tavoli di consultazione territoriali), alla trasmissione della proposta progettuale
corredata di un parere definitivo alla Segreteria Tecnico – Amministrativa, notiziando
il Prefetto territoriale.
La Segreteria Tecnico – Amministrativa del PON Sicurezza, ricevuto il progetto
corredato dai pareri, provvederà:
alla registrazione delle progettualità pervenute;
all’apertura di un apposito fascicolo di progetto in cui confluiranno tutti gli atti
e documenti prodotti nel corso della procedura di selezione ed approvazione;
all’istruttoria del progetto al fine di verificarne l’ammissibilità in base alla:
•
ammissibilità del soggetto proponente;
•
ammissibilità dei soggetti destinatari;
•
ammissibilità della localizzazione;
•
coerenza con le finalità del Programma Operativo;
•
ammissibilità delle tipologie di spesa.
Se l’esito dell’istruttoria è negativo, la Segreteria Tecnico Amministrativa provvede
con apposita nota a darne comunicazione al Soggetto Proponente, al Prefetto
Coordinatore ed al Prefetto Territoriale ed all’Ufficio Controlli della Segreteria; se
l’esito è positivo, la Scheda istruttoria verrà inserita nel fascicolo di progetto e
trasmessa al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento di riferimento.
21
Ai fini della valutazione preliminare di un progetto territoriale il Responsabile dell’
Obiettivo Operativo dovrà verificare che nel fascicolo di progetto sia presente la
seguente documentazione:
parere del Prefetto Territoriale;
parere del Prefetto Coordinatore;
scheda istruttoria della Segreteria Tecnica;
parere della Task Force Tecnologie (eventuale);
parere del Comitato per la Standardizzazione (eventuale).
In caso di esito negativo, il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento
provvederà a darne comunicazione al soggetto proponente e per conoscenza
all’Ufficio Gestione della Segreteria, all’Ufficio Controlli, al Prefetto Coordinatore ed al
Prefetto Territoriale. Se la valutazione ha esito positivo, il fascicolo di progetto verrà
trasmesso dalla Segreteria Tecnico Amministrativa ai fini della convocazione del
Comitato di Valutazione.
Per le fasi successive della procedura si rinvia a quanto previsto nel paragrafo
precedente.
22
PROCESSO DI SELEZIONE E APPROVAZIONE DELLE OPERAZIONI
ATTIVITA'
Presentazione della proposta progettuale.
Soggetto proponente potenziale beneficiario
Prefetto Territoriale
Prefetto Coordinatore
Responsabile
dell'Obiettivo
Operativo/Linea di
Intervento
Comitato per la
valutazione
Comitato per l'innovazione
Responsabile
(AdG, Pref. Coord.,
e la standardizzazione dei
Resp. Attuazione, Seg.
dell'attuazione del PON sistemi informatici e delle
Strategica, Dir. Seg.
Task Force Tecnologie
telecomunicazioni del DPS
Tecnica, Resp. Asse,
Resp. Ob. Operativo)
Segreteria DPS - Ufficio
delle Relazioni Esterne Responsabile
Comunicazione PON
Sicurezza
Autorità di Gestione
Autorità di
Certificazione
Progetto
Parere sulla coerenza della soluzione progettuale
proposta rispetto alle concrete esigenze e
problematiche di sicurezza e legalità che
caratterizzano il territorio.
Parere
Parere sulla coerenza rispetto al più ampio contesto
regionale.
Parere
Trasmissione del fascicolo di progetto formato dalla
proposta progettuale e dai pareri.
Trasmissione
fascicolo
Attività istruttoria finalizzata alla verifica dei criteri di
ammissibilità al finanziamento.
L'esito negativo dell'istruttoria viene comunicato al
Soggetto proponente dalla Segreteria Tecnico
Amministrativa.
Autorità di Gestione Segreteria TecnicoAmministrativa del PON Ufficio Gestione
Istruttoria
No
Ricezione esito
Esito
Si
Relazione sull'attività istruttoria.
Relazione
Trasmissione del fascicolo di progetto al Resp. Ob.
Operativo/Linea di Intervento e (solo per i progetti
tecnologici) contestuale trasmissione al Responsabile
dell'Attuazione del PON.
Trasmissione fascicolo
Valutazione preliminare del progetto alla luce dei criteri
generali e specifici di valutazione.
Valutazione
preliminare
Verifica della coerenza tecnologica dei progetti
presentati rispetto alle previsioni del PON e
trasmissione del parere al Resp. Ob. Operativo/Linea
di Intervento e (solo per i progetti della Polizia di Stato)
al Comitato per l'innovazione.
Verifica coerenza
tecnologica
Parere
Compilazione della scheda preliminare da presentare
al Comitato per la Valutazione alla luce delle risultanze
delle verifiche di coerenza e compatibilità tecnologica.
Scheda
preliminare
Convocazione
Comitato di
Valutazione
La Segreteria Tecnico - Amministrativa trasmette la
documentazione al Comitato per la Valutazione almeno
5 giorni prima della convocazione.
Condivisione della proposta progettuale e valutazione
definitiva.
Se la valutazione ha esito negativo, il Comitato
trasmette la documentazione alla Segreteria Tecnico
Amminsitrativa per la predisposizione ed invio della
comunicazione al Soggetto Proponente.
Valutazione
definitiva
No
Comunicazione
esito
Ricezione esito
Esito
Si
Se la valutazione ha esito positivo, si procede alla
compilazione della scheda di valutazione definitiva.
Scheda di
valutazione
definitiva
Predisposizione dell'elenco dei progetti ammessi al
finanziamento.
Elenco progetti
ammessi
Atto formale di
ammissione
Formale ammissione al finanziamento.
Trasmissione del'elenco dei progetti ai fini della
pubblicazione sul sito www.sicurezzasud.it (Reg.
1828/06, art. 7, lett. d)
Trasmissione
elenco
Pubblicazione sul sito
web del PON
Trasmissione del'elenco dei progetti ammessi al
finanziamento all'Autorità di Certificazione
Ricezione elenco
Comunicazione esito
Comunicazione esito al beneficiario.
Il Beneficiario dovrà trasemettere alla Segreteria
Tecnico-Amministrativa la nota di accettazione e di
impegno.
Ricezione esito
Accettazione del
finanziamento
Ricezione esito
Nota di
accettazione
Ricezione esito
Nota di
accettazione
L'Ufficio Gestione, acquisita la comunicazione di
ammissione al finanziamento, completa la cover di
progetto.
Compilazione cover
L'Ufficio Gestione (Unità di Monitoraggio) inserisce
l'anagrafica di progetto sul sistema informativo ed
alimenta il monitoraggio finanziario (costo), fisico
(valore programmato) e procedurale (valore
previsionale)
Monitoraggio
finanziario, fisico e
procedurale
Nota di
accettazione
23
2.3. PROCEDURA DI SELEZIONE TRAMITE AVVISO PUBBLICO
Il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento, laddove se ne ravvisi
l’esigenza ai fini dell’attuazione dell’obiettivo operativo di riferimento, individuerà le
attività per le quali la selezione del beneficiario verrà effettuata mediante avviso
pubblico/manifestazione di interesse. Tale procedura riguarderà, in particolare, la
selezione di progetti aventi rilevanza territoriale.
L’avviso pubblico verrà predisposto e pubblicato dal Responsabile dell’Obiettivo
Operativo/Linea di Intervento. L’avvio della procedura di selezione viene comunicato
preventivamente alla Segreteria Tecnico Amministrativa.
L’avviso verrà pubblicato:
sul sito internet del Programma;
su siti istituzionali interessati ratione materiae.
La ricezione delle proposte progettuali verrà gestita a livello centrale dalla Segreteria
Tecnico Amministrativa.
Per le successive fasi della procedura si rinvia a quanto già descritto per la
“Procedura “concertativo – negoziale” per la selezione di operazioni aventi carattere
di sistema”.
24
Figura 7
Diagramma di flusso della procedura di selezione dei progetti mediante avviso pubblico
25
2.4. PROCEDURA PER
DI PROGETTI”
LA SELEZIONE DELLE OPERAZIONI MEDIANTE
“CHIAMATA
La procedura di selezione mediante “chiamata di progetti” sarà attivata per la
selezione di progetti aventi carattere territoriale attuativi di iniziative “quadro”
proposte con scelta motivata dall’Autorità di Gestione.
L’iniziativa “quadro” proposta dall’Autorità di Gestione sarà definita dalla Segreteria
Tecnico Amministrativa del PON mediante la compilazione di una “Scheda quadro”
definita ad hoc per ciascuna tipologia di iniziativa. La “Scheda” conterrà:
la descrizione dell’iniziativa;
le modalità attuative;
i target di beneficiari individuati;
la durata;
il budget stanziato a livello complessivo e/o per ciascun progetto presentato
nell’ambito dell’iniziativa;
(eventuale) il numero (stima) di progetti finanziabili.
La “Scheda quadro” sarà presentata al Comitato di Valutazione ai fini
dell’ammissione al finanziamento. La valutazione dell’iniziativa sarà effettuata sulla
base dei criteri di ammissibilità e dei criteri generali di valutazione approvati dal
Comitato di Sorveglianza per le iniziative “quadro”. Il Responsabile dell’Obiettivo
Operativo di riferimento, in questa ipotesi, partecipa come membro al Comitato di
Valutazione. La valutazione sarà formalizzata mediante la compilazione della Griglia
di valutazione.
Successivamente
all’approvazione
della
“Scheda”,
la
Segreteria
Tecnico
Amministrativa del PON provvederà alla predisposizione della “Circolare” a firma
dell’Autorità di Gestione mediante la quale sarà effettuata la “chiamata di progetti” e
del “Modello di presentazione dei progetti – Iniziative quadro” che dovrà essere
utilizzato dai potenziali beneficiari ai fini della presentazione della proposta
progettuale.
I progetti dovranno quindi essere presentati al Prefetto territoriale a cui compete :
la verifica della completezza formale delle proposte progettuali pervenute;
l’emissione del parere in merito alla coerenza del progetto rispetto alle
esigenze di sicurezza e legalità del territorio di riferimento con evidenza del
grado di priorità del progetto.
26
Il Prefetto territoriale potrà richiedere informazioni ed integrazioni al soggetto
proponente. Il Prefetto territoriale, nel caso in cui le integrazioni richieste e/o le
informazioni pervenute non consentano di superare le criticità formali rilevate,
provvederà a comunicare l’esito negativo al soggetto proponente.
Il soggetto proponente potrà ripresentare la propria proposta progettuale per una
successiva valutazione.
Il Prefetto territoriale provvederà quindi alla trasmissione alla Segreteria Tecnica del
PON:
dei fascicoli dei progetti ritenuti completi e prioritari per il territorio di
riferimento fino a concorrenza dell’eventuale numero massimo di progetti
previsti dalla Circolare inviata dall’Autorità di Gestione;
dell’elenco dei progetti completi complessivamente pervenuti;
dell’elenco dei progetti non completi e/o non rispondenti alle esigenze di
sicurezza e legalità.
L’Autorità di Gestione, sulla base del numero complessivo di progetti pervenuti, della
quota di budget iniziale utilizzato e delle ulteriori esigenze di sicurezza e legalità
rappresentate dai Prefetti Territoriali, valuterà se ammettere alla fase valutativa
anche i progetti completi ma a cui non è stato riconosciuto un grado di priorità alto.
I progetti pervenuti alla Segreteria Tecnico Amministrativa del PON saranno oggetto
di apposita valutazione definitiva alla luce dei criteri generali e specifici approvati dal
Comitato di Sorveglianza. Durante tale fase potranno essere richieste informazioni
e/o integrazioni documentali al soggetto proponente.
Conclusa positivamente la valutazione, la Segreteria Tecnico Amministrativa del
PON provvederà alla predisposizione dell’elenco dei progetti da ammettere
ufficialmente al finanziamento con Decreto dell’Autorità di Gestione.
In caso di esito negativo della valutazione, la Segreteria Tecnica del PON
provvederà a darne comunicazione al soggetto proponente e al Prefetto territoriale.
L’elenco dei progetti ammessi al finanziamento sarà quindi comunicato:
al Responsabile Comunicazione PON Sicurezza (Segreteria DPS - Ufficio
delle Relazioni Esterne) ai fini della pubblicazione sul sito web del
Programma ai sensi del Reg. (CE) n. 1828/06, art. 7, lett. d);
all’Autorità di Certificazione;
ai Responsabili di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
L’Ufficio Gestione provvederà contestualmente all’invio al Beneficiario, con in copia
conoscenza il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento di riferimento
27
e la Prefettura UTG di competenza (nel caso di progetti territoriali), della
comunicazione di ammissione al finanziamento (Allegato 6) a cui dovrà essere
allegato:
il Decreto di ammissione al finanziamento;
la nota di accettazione (Allegato 7) del finanziamento che il Beneficiario dovrà
restituire firmata all’Ufficio Gestione, con in copia conoscenza il Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento e la Prefettura UTG di
competenza (nel caso di progetti territoriali) .
Ricevuta l’accettazione del finanziamento da parte del Beneficiario, l’Ufficio Gestione
lo comunicherà all’Ufficio Controlli ai fini dell’espletamento delle verifiche di
competenza.
28
Figura 9
Diagramma di flusso della procedura di selezione dei progetti mediante chiamata di progetti
29
2.5. PROCEDURA DI SELEZIONE DEI PROGETTI DELL’ASSE III
In considerazione della natura dei progetti previsti nell’ambito dell’Asse III,
riconducibili ad azioni per la gestione, sorveglianza, valutazione e comunicazione del
PON Sicurezza, il Beneficiario dei progetti è individuato nell’ambito della struttura di
gestione. Per tale ragione l’iter di approvazione del progetto è semplificato e segue i
seguenti step:
nomina nell’ambito della struttura di gestione del PON di un Responsabile
di progetto;
stesura del progetto da parte del Responsabile di progetto sulla base di un
modello semplificato (Allegato 25);
valutazione da parte del Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento (Allegato 27);
trasmissione dello stesso alla Segreteria Tecnico-Amministrativa ai fini
dell’attività istruttoria formalizzata attraverso la compilazione dell’allegato
26;
approvazione da parte dell’Autorità di Gestione;
svolgimento delle fasi attuative da parte del Responsabile di Progetto.
2.6. PROCEDURA
DI SELEZIONE DEGLI INTERVENTI RICADENTI NELL’AMBITO DEL
FONDO SOCIALE EUROPEO
Nell’ambito del Programma si fa ricorso al principio della complementarietà tra i
Fondi Strutturali, di cui all’art. 34 del Regolamento (CE) 1083/2006, e si finanziano
azioni che rientrano negli ambiti di intervento stabiliti dal Fondo Sociale Europeo, nei
limiti e nelle condizioni ivi previste fino ad un massimo del 10% del contributo
comunitario di ogni Asse prioritario, a condizione che siano necessarie al corretto
svolgimento dell’operazione e che siano ad essa direttamente legate.
Le principali condizioni di utilizzo del principio della complementarietà sono poste dai
regolamenti comunitari, in particolare:
- limite finanziario (10% delle risorse disponibili per ciascuno degli assi);
- diretto collegamento con le operazioni cofinanziate dal Fondo FESR;
- necessità ai fini del corretto svolgimento dell’operazione FESR;
- rispetto dei limiti di ammissibilità del Regolamento FSE.
30
A livello nazionale, in aggiunta alle condizioni di ammissibilità disciplinate dal D.P.R.
196 del 2008, si prende come riferimento normativo di dettaglio, in materia di
ammissibilità delle spese, la Circolare n. 2 del 2 febbraio 2009 del Ministero del
Lavoro e delle Politiche Sociali.
La selezione dei progetti “in flessibilità” segue l’iter ordinario. L’unica differenza
attiene al modello di presentazione che prevede anche un ulteriore allegato
contenente il modello di “Budget FSE” (allegato III del “Modello per la presentazione
dei progetti). Tale modello contiene la previsione delle spese suddivise per le
seguenti macrovoci: Preparazione, Realizzazione, Informazione, Pubblicità e
diffusione dei risultati, Coordinamento, Costi indiretti. Il budget, predisposto dal
soggetto proponente attraverso la compilazione dell’allegato III, costituisce un
documento generale la cui valutazione da parte del Comitato per la Valutazione
consente la verifica del rispetto delle principali indicazioni contenute dalla normativa
comunitaria e nazionale vigente in termini di tipologia di spesa ammissibile a valere
sul Fondo Sociale Europeo. Il Budget compilato secondo l’Allegato III deve contenere
le voci di spesa inerenti tutte le attività progettuali, incluse quelle che verranno
effettuate dagli eventuali Partner di Progetto.
E’ responsabilità del Beneficiario garantire che l’attuazione del progetto avvenga nel
pieno rispetto delle condizioni di ammissibilità stabilite dalla summenzionata
normativa e dalla Circolare 2 del 2 febbraio 2009 del Ministero del Lavoro e delle
Politiche Sociali.
31
PARTE 3. L’ATTUAZIONE DEI PROGETTI
Il Beneficiario riceverà da parte dell’Ufficio Gestione, la comunicazione di
ammissione a finanziamento del progetto a cui sarà allegato il Decreto di
ammissione al finanziamento e la nota di accettazione del finanziamento che dovrà
restituire debitamente firmata al fine di poter dare avvio alle attività progettuali. Nella
medesima nota dovrà comunicare il nominativo del Responsabile di progetto.
Le attività di progetto possono essere realizzate in due modi:
attuazione attraverso un soggetto terzo (par. 3.1);
attuazione diretta da parte del Beneficiario o eventuali Partner/Enti in House
in qualità di soggetto attuatore (par. 3.2).
3.1. SELEZIONE DEL SOGGETTO ATTUATORE
Il Responsabile di progetto o le strutture formalmente delegate ed identificate
nell’ambito del Beneficiario sono incaricati di affidare gli incarichi per lavori, forniture
di beni o servizi, secondo le modalità previste dalla normativa vigente rappresentata
dal testo unico sugli appalti, D. Lgs. 163/2006 e successive integrazioni;
Nella scelta della procedura di selezione del soggetto attuatore, si ricorda che le
procedure aperte e ristrette rappresentano la regola generale e sono sempre
ammesse, secondo quanto indicato all’art. 54 del DLgs. 163/2006 che recepisce
fedelmente l’articolo 28 della direttiva 2004/18/CE. Invece le procedure negoziate
sono ammesse solo nei casi previsti espressamente. Anche nei casi espressamente
previsti, l’utilizzo di tali procedure derogatorie è facoltativo.
Box 2 - Principali riferimenti normativi in materia di appalti pubblici
Le norme e le prassi utilizzate, da ogni Stato Membro, per l’attuazione dei
Programmi Comunitari, sono quelle nazionali vigenti.
I principali riferimenti normativi sono rappresentati dal:
•
Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163 – codice dei contratti pubblici
relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e
2004/18/CE;
•
D.P.R. 207/2010
- regolamento di esecuzione e attuazione del Decreto
Legislativo 12 aprile 2006 n. 163
32
•
Regolamento (UE) n. 1251/2011 della Commissione del 30 novembre
2011 che modifica le direttive 2004/17/CE, 2004/18/CE e 2009/81/CE del
Parlamento europeo e del Consiglio riguardo alle soglie di applicazione in
materia di procedure di aggiudicazione degli appalti.
•
Regio
Decreto
2440
del
18/11/1923
-
Nuove
disposizioni
sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato
•
Regio Decreti 827 del 23/05/1924 - Regolamento per l'amministrazione del
patrimonio e per la contabilità generale dello Stato
Per i progetti di natura tecnologica il Responsabile di Progetto dovrà trasmettere la
documentazione di gara (capitolato tecnico, bando, ecc.) alla Task Force Tecnologie
per la verifica della coerenza con il progetto ammesso al finanziamento.
Espletata la procedura di selezione del Soggetto Attuatore il Responsabile di
Progetto o la struttura delegata stipula il contratto che, ai sensi dell’art. 6 comma 3
del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla l. 17 dicembre
2012, n. 221, a pena di nullità, dovrà rivestire le seguenti forme:
•
la forma di atto pubblico notarile informatico;
•
la
forma
pubblica
amministrativa
a
cura
dell'Ufficiale
rogante
dell'amministrazione aggiudicatrice (in modalità elettronica solo se essa è
prevista quale metodologia esclusiva da specifiche norme di legge o di
regolamento applicabili alla stazione appaltante, essendo ancora validamente
stipulabile il contratto in forma pubblica amministrativa su supporto cartaceo;
•
scrittura privata nei casi consentiti dalla normativa di settore.
Il Responsabile di Progetto con nota firmata (Allegato 9) trasmette il contratto
stipulato, completo della documentazione inerente la procedura di affidamento, al
Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento per l’approvazione previo
positivo esito delle verifiche svolte dal responsabile dei controlli di primo livello
secondo le modalità descritte nel paragrafo 3.6.3
Solo nel caso di progetti presentati da Amministrazioni Territoriali, prima della
trasmissione della suddetta documentazione al ROO, il Beneficiario deve sottoporre
il contratto e la documentazione allegata al controllo degli sportelli territoriali presso
la Prefettura coordinatrice, al fine di verificarne la completezza. L’invio al ROO può
essere effettuato soltanto nel caso di esito positivo del suddetto controllo.
33
Box 3 – Alcuni elementi di attenzione nella predisposizione della documentazione di gara
La documentazione di gara deve essere definita tenendo conto delle seguenti
condizioni:
1. il pagamento delle spese sostenute dal soggetto attuatore viene effettuato
con risorse a valere del Fondo di Rotazione del Ministero dell’Economia e
delle Finanze, ex L. 183/87 previa richiesta di erogazione da parte dell’Ufficio
Pagamenti della Segreteria Tecnica del “PON Sicurezza 2007 – 2013”. Il
Pagamento è subordinato alla disponibilità delle risorse comunitarie e
nazionali presso il Fondo di Rotazione e quindi l’Amministrazione non potrà
essere ritenuta responsabile dei ritardi che potrebbero verificarsi nella
liquidazione delle fatture, dovuti alla mancata disponibilità delle sopraccitate
risorse;
2. è esclusa la cessione dei crediti derivanti da contratti affidati nell’ambito dei
progetti ammessi al finanziamento del PON Sicurezza;
3. il contratto è sottoposto, ai sensi dell’art. 11, comma 11, d.lgs. n. 163/2006
alla condizione sospensiva dell'esito positivo dell' approvazione da parte
dell’Autorità competente Responsabile di Obiettivo Operativo e, qualora
previsto, del Controllo della Corte dei Conti di cui all’art. 3, comma 2, lett. g)
della Legge 14.1.1994, n. 20.
4. le procedure di selezione del contraente prescelte devono essere
debitamente giustificate.
Tali elementi saranno oggetto di controllo da parte del responsabile dei controlli di
primo livello.
3.1.1.
L’efficacia dei contratti
Il contratto tra il soggetto attuatore e il beneficiario è sottoposto, ai sensi dell’art. 11,
comma 11, d.lgs. n. 163/2006) alla condizione sospensiva dell'esito positivo
dell'approvazione da parte dell’Autorità competente Responsabile di Obiettivo
Operativo e, qualora previsto, del Controllo della Corte dei Conti di cui all’art. 3,
comma 2, lett. g) della Legge 14.1.1994, n. 20.
A tal fine, il Beneficiario invia al Responsabile di Obiettivo Operativo il contratto
stipulato in originale e almeno i seguenti documenti in copia conforme:
atto costituzione in RTI/ATI (laddove previsto);
determina/decreto a contrarre (laddove previsto);
34
bando (laddove previsto);
lettera di invito (laddove previsto);
capitolato (laddove previsto);
parere dell’ Agenzia per l’Italia digitale (laddove previsto);
parere di congruità di organismi interni alla stazione appaltante;
copia di pubblicazione su GUUE (laddove previsto);
copia di pubblicazione su GURI (laddove previsto);
copia delle pubblicazione sull’Albo dell’Ente (laddove previsto);
copia della pubblicazione sul profilo del Committente (laddove previsto);
link di collegamento ai siti informatici (laddove previsto) ai sensi dell’art. 66
comma 7 del D.Lgs. 163/2006;
copia delle pubblicazioni sui quotidiani nazionali e locali (laddove previsto);
resoconto del Beneficiario sulle richieste di chiarimenti: nel caso in cui i potenziali
candidati abbiano formulato richieste di chiarimenti in merito alla documentazione
di gara, il Beneficiario deve trasmettere una nota in cui dia atto dei quesiti
pervenuti e attesti che le risposte fornite sono state rese note a tutti i potenziali
candidati (laddove previsto);
contratto;
delega o altro provvedimento di attribuzione dei poteri di firma;
atto di nomina della commissione giudicatrice (laddove previsto);
attestazione di insussistenza delle cause di incompatibilità ex art. 84
D.Lgs.163/06: il Beneficiario deve trasmettere una nota con cui attesta che la
nomina dei commissari è avvenuta nel rispetto delle condizioni previste dall’art.
84 del D.Lgs.163/06 (laddove previsto);
verbali della commissione: il Beneficiario deve trasmettere tutti i verbali redatti
dalla commissione giudicatrice (laddove previsto);
verbale di aggiudicazione (laddove previsto);
atto di aggiudicazione (laddove previsto);
in caso di offerta anomala, il Beneficiario deve trasmettere la documentazione
concernente la verifica in contraddittorio delle offerte (laddove previsto);
comunicazioni ai sensi dell’art.79 del D.lgs 163/2006;
in caso di ricorsi avverso l’aggiudicazione, il Beneficiario deve trasmettere una
nota in cui si dia atto dello stato del ricorso o dell’eventuale esito dello stesso
(laddove previsto);
offerta tecnico/economica aggiudicata (laddove previsto);
ai fini della verifica antimafia:
35
a) informativa antimafia rilasciata dal Prefetto
oppure
b) richiesta di informativa (Ai sensi dell’art. 11 del DPR 252/1998, “decorso il
termine di quarantacinque giorni dalla ricezione della richiesta, ovvero, nei casi di
urgenza, anche immediatamente dopo la richiesta, le amministrazioni procedono
anche in assenza delle informazioni del prefetto”).
oppure
c) comunicazione della Prefettura acquisita dal Beneficiario per via telematica o
per iscritto;
certificato della Camera di Commercio;
certificazione di assunzione delle persone con disabilità di cui all’art. 17 della
Legge 12 marzo 1999, n.68;
fideiussione bancaria o assicurativa autenticata a garanzia dell’esecuzione del
contratto o, nel caso di contratti di servizi di ingegneria (progettazione, ecc.)
l’impegno a rilasciare la polizza ex art. 111 del D.Lgs. 163/2006;
certificati del casellario giudiziario e dei carichi pendenti;
documento unico di regolarità contributiva (DURC) o eventuale autocertificazione
per affidamenti fino 20.000 euro;
Check list compilata di autocontrollo (Allegato 12);
Check list di controllo della completezza della documentazione ai fini
dell’approvazione del contratto esitata positivamente (controllo svolto per i
progetti territoriali presso la Prefettura coordinatrice).
Il Decreto di approvazione del contratto (Allegato 10) può essere predisposto dopo
l’espletamento delle procedure di controllo di primo livello da parte del personale
designato. Il Responsabile di Obiettivo Operativo riceverà a tal fine le checklist di
controllo.
3.2. L’ATTUAZIONE
DIRETTA DELLE ATTIVITÀ PROGETTUALI DA PARTE DEL
BENEFICIARIO O EVENTUALI PARTNER/ENTI IN HOUSE
3.2.1.
Attuazione diretta da parte del Beneficiario
Il Beneficiario può essere individuato, nell’ambito della scheda progetto ammessa al
finanziamento, quale responsabile dell’attuazione diretta delle attività progettuali o di
parti di esse. In questo caso è necessaria la stipula di un’apposita convenzione tra il
36
Ministero dell’Interno e il Beneficiario, in qualità di soggetto attuatore. Tale
convenzione dovrebbe essere stipulata:
dall’Autorità di Gestione (o da formale delegato) nel caso in cui siano previsti
degli elementi “innovativi” (a titolo esemplificativo si pensi ad una “variante”
alle procedure ordinarie di pagamento) e successivamente approvata dal
Responsabile di Obiettivo Operativo ai fini dell’impegno delle relative risorse
con apposito decreto (Allegato 10) previo svolgimento dei controlli di I livello;
dal Responsabile di Obiettivo Operativo in tutti i casi in cui l’oggetto della
convenzione abbia carattere meramente ricognitivo o esplicativo degli
elementi e procedure definite nel Sistema di Gestione e Controllo
e nel
progetto. Il Responsabile di Obiettivo Operativo, alla luce della deliberazione
della Corte dei Conti n. 12/2002/P del 11 aprile 2002, potrebbe inoltre
procedere all’approvazione della convenzione con apposito decreto (Allegato
10) e previo svolgimento dei controlli di I livello, ai fini del citato impegno delle
risorse.
In entrambi casi tale atto dovrà essere sottoposto, a cura del Responsabile di
Obiettivo Operativo, al controllo preventivo di legittimità da parte della Corte dei Conti
nei casi previsti dalla normativa vigente.
Nel caso di attuazione diretta da parte del Beneficiario, la rendicontazione delle
attività avviene sulla base delle spese effettivamente sostenute senza possibilità di
ricarichi (rendicontazione cosiddetta a costi reali). Pertanto, all’esito dello
svolgimento delle attività, il Beneficiario invia al Responsabile di Obiettivo Operativo,
i giustificativi di spesa e i documenti comprovanti il diritto al pagamento. La spesa
sostenuta legittimamente e adeguatamente comprovata, potrà essere attestata e
rimborsata.
3.2.2.
Attuazione da parte di Partner/Enti in House
Le attività progettuali o parti di esse possono altresì essere affidate, attraverso la
stipula di un’apposita convenzione,
a Partner
di Progetto/Enti in House
opportunamente selezionati nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale
vigente in materia. Nella Convenzione sono definiti i ruoli, le attività e le connesse
quote finanziarie previste in capo a ciascun soggetto facente parte del partenariato.
37
La Convenzione può disciplinare sia le attività progettuali che vengono svolte
direttamente dal Beneficiario, sia quelle affidate dallo stesso a eventuali Partner di
Progetto/Enti in-House. Questi operano senza possibilità di ricarichi (rendicontazione
a costi reali) e sono assoggettati a rendicontazione delle eventuali spese da loro
effettuate, ciò a prescindere da eventuali obblighi di fatturazione interna. In questo
caso
i
Partner/Enti
in-House
inviano
al
Beneficiario
la
documentazione
amministrativo-contabile giustificativa delle spese effettivamente sostenute per la
realizzazione delle attività ad essi affidate.
La Convenzione, stipulata tra Beneficiario e Partner di Progetto/Ente in House
necessita dell’approvazione, con apposito decreto (Allegato 10), da parte del
Responsabile di Obiettivo Operativo previo svolgimento dei controlli di I livello. Tale
atto, che costituisce l’impegno delle risorse finanziarie a valere sul Programma,
dovrà essere sottoposto, a cura del Responsabile di Obiettivo Operativo, al controllo
preventivo di legittimità da parte della Corte dei Conti nei casi previsti dalla normativa
vigente.
Con l’approvazione della Convenzione l’efficacia dei contratti, degli incarichi e degli
affidamenti stipulati sulla base della Convenzione stessa, non è subordinata alla
approvazione da parte del Responsabile di Obiettivo Operativo fermo restando che i
pagamenti da corrispondere al Beneficiario da parte dell’Ufficio Pagamenti saranno
subordinati all’esito positivo del controllo di primo livello che avrà ad oggetto anche le
procedure di selezione dei consulenti e di affidamento di servizi ai sensi della
normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente.
3.3. LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
La rendicontazione delle spese si differenzia in funzione delle modalità di
individuazione del soggetto attuatore. In particolare:
se il soggetto attuatore è l’aggiudicatario di un appalto di lavori, servizi
e forniture si può ritenere sufficiente, come prova dei costi sostenuti per la
realizzazione dell’intervento, l’emissione della fattura da parte del soggetto
attuatore corredata dalla documentazione prevista nel contratto (es. SAL).
Tale soluzione è motivata dal fatto che nelle richiamate procedure (aperte o
ristrette) l’Amministrazione appaltante effettua una valutazione ex ante del
prezzo offerto.
38
se il Beneficiario realizza direttamente le attività progettuali o parti di
esse, o le affida, attraverso la stipula di un’apposita convenzione, ad
Enti in House o Partner di Progetto opportunamente selezionati, la
rendicontazione
riguarderà
le
spese
effettivamente
sostenute
(c.d.
rendicontazione a costi reali).
3.3.1.
La rendicontazione delle spese se il soggetto attuatore è
l’aggiudicatario di un appalto di lavori, servizi e forniture
Le spese derivanti dall’esecuzione dei contratti affidati per l’attuazione dei progetti,
affinché possano essere pagate con le risorse del PON, devono essere approvate
dal Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento e sono oggetto di
controllo amministrativo contabile da parte del Responsabile dei controlli.
Al Beneficiario, in quanto parte contraente del rapporto contrattuale, è intestata la
documentazione contabile (fattura o altri documenti “atipici” aventi valore
probatorio equivalente), mentre al pagamento delle spese è delegato il Fondo di
Rotazione.
A tal fine, il Beneficiario, previo espletamento delle verifiche di competenza, deve
trasmettere al Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento di riferimento
almeno la seguente documentazione:
a) per il pagamento dell’eventuale anticipo contrattuale:
fattura in originale (o altro documento contabile giustificativo di spesa);
fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’anticipo;
b) per i pagamenti intermedi e finali:
1. fattura in originale (o altro documento contabile giustificativo di spesa);
2. relazione/stato di avanzamento lavori;
3. atto di nomina della commissione di collaudo (qualora prevista);
4. verbale di collaudo (qualora previsto);
5. verbale di presa in carico - scontrini, registro facile consumo - (qualora
previsto);
6. certificato di pagamento rilasciato dal Beneficiario in caso di lavori;
7. attestazione della regolare esecuzione (qualora previsto);
8. check list di autocontrollo (Allegato 12);
39
9. comunicazione del soggetto attuatore relativa al conto corrente dedicato
alle transazioni inerenti ad appalti/commesse pubbliche ai sensi dell’art.3,
comma 7 della legge 136/2010;
10. documento unico di regolarità contributiva (DURC)
o eventuale
autocertificazione per affidamenti fino a 20.000 euro;
11. Certificato della Camera di Commercio;
12. ai fini della verifica antimafia:
a)
Informativa antimafia rilasciata dal Prefetto
oppure
b)
richiesta di informativa
oppure
c)
Comunicazione della Prefettura acquisita dal Beneficiario per
via telematica o per iscritto.
Box 4 – Elementi da inserire nella fattura
Il Beneficiario deve comunicare al soggetto attuatore che la fattura, oltre gli elementi
previsti dalla normativa di riferimento, deve contenere le seguenti informazioni:
Titolo del progetto ammesso al finanziamento nell’ambito del PON;
Indicazione del “PON Sicurezza 2007-2013” cofinanziato dalle risorse dell’UE;
Estremi identificativi del contratto a cui la fattura riferisce;
Numero della fattura;
Data di fatturazione (deve essere successiva alla data di presentazione ed
ammissione del progetto e successiva alla data di aggiudicazione);
Estremi identificativi dell’intestatario;
Importo (distinto dall’IVA nei casi previsti dalla legge);
Indicazione dettagliata dell’oggetto dell’attività prestata: per servizi e lavori, il
dettaglio è riportato nella relazione che accompagna la fattura; per forniture, deve
essere indicato in fattura il dettaglio dei beni forniti con indicazione, nel caso in cui
sia prevista, del luogo di installazione;
Estremi identificativi del contratto a cui la fattura si riferisce;
CUP del progetto;
CIG della gara;
Figura 10 - Esempio di compilazione della fattura
40
3.3.2.
La rendicontazione delle spese in caso di attuazione diretta da
parte del Beneficiario e/o eventuali Partner/Enti in House
Nel caso di attuazione diretta delle attività da parte del Beneficiario e/o eventuali
Partner/Enti in House la rendicontazione avviene a costi reali e le spese sostenute
devono essere giustificate attraverso la presentazione di idonea documentazione
secondo quanto previsto dalla Circolare n. 2 del 2 febbraio 2009 del Ministero del
Lavoro della Salute e delle Politiche Sociali, i cui contenuti vengono riportati nel Box
5.
Inoltre, ai fini del riconoscimento della spesa, il Beneficiario dovrà trasmettere al
Responsabile di Obiettivo Operativo la seguente documentazione:
-
Richiesta di Pagamento (Allegato 23);
-
Prospetto di rendicontazione a costi reali (Allegato 23 A);
41
-
Check list di autocontrollo (Allegato 12);
-
Check list di rendicontazione a costi reali (Allegato 24);
-
Check list di verifica degli affidamenti di incarichi ad esperti esterni (Allegato
20);
-
Convenzione stipulata tra Beneficiario e Ministero dell’Interno o Convenzione
stipulata tra Beneficiario e Partner/Ente in House;
-
Avviso pubblico/bando di gara (qualora previsto);
-
Relazione/stato di avanzamento lavori;
-
Attestazione della regolare esecuzione (per ciascuna tranche di richiesta di
rimborso/pagamento occorre redigere l’attestazione citando tutti i soggetti e le
prestazioni per le quali si richiede il pagamento);
-
Documentazione amministrativo-contabile relativa alle spese in originale o in
copia conforme (secondo quanto previsto dalla Circolare n. 2 del 9 febbraio
2009 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali – si veda Box 5);
Nella Richiesta di Pagamento il Beneficiario dovrà indicare:
-
l’importo delle spese sostenute;
-
la percentuale delle spese sostenute rispetto al costo complessivo del
Progetto;
-
la denominazione dell’attività svolta, così come è stata definita nella
Convenzione e il relativo periodo;
-
l’importo richiesto a titolo di pagamento intermedio/saldo;
-
il Conto di Tesoreria Unica/Contabilità speciale su cui transiteranno i
pagamenti verso il Beneficiario e eventualmente verso i Partner di progetto e
gli Enti in House.
Il prospetto di rendicontazione a costi reali è una tabella riepilogativa che contiene
l’elencazione dei giustificativi di spesa presentati dal Beneficiario ai fini del
pagamento.
Nel prospetto sono contenute tutte le voci di spesa previste dalla Circolare 2 del 02
febbraio 2009. Nello specifico per ogni voce bisognerà indicare i riferimenti della
documentazione prodotta.
42
Box 5 – La documentazione amministrativo contabile da trasmettere nella rendicontazione a costi
reali
La documentazione amministrativo contabile da trasmettere in sede di verifica
amministrativo-contabile per ciascuna voce di spesa è quella indicata nella Circolare n. 2
del 02/02/2009. Si riporta di seguito l’elenco (indicativo e non esaustivo)
della
documentazione richiesta per le spese più significative per l’attuazione dei progetti che
prevedono la rendicontazione a costi reali:
Personale interno
•
libro unico del lavoro;
•
cedolini stipendi quietanzati;
•
modelli DM10 ed altri documenti per i versamenti contributivi;
•
ricevute per le ritenute fiscali;
•
copia del contratto collettivo di categoria aggiornato;
•
nominativi per i quali sono state sottoscritte polizze Inail;
•
ordine di servizio interno per il conferimento dell’incarico o degli specifici
incarichi;
•
per le attività non corsuali, report di attività controfirmato dal legale
rappresentante o dal responsabile di progetto. Il report deve contenere, per
ciascun incarico specifico e per ciascuna giornata di lavoro, la descrizione
dell’attività svolta, l’impegno orario, la documentazione realizzata e gli eventuali
prodotti elaborati.
Personale esterno: docenti e tutor, figure di coordinamento e consulenti
Personale docente
•
specifiche lettere di incarico/contratti sottoscritti dalle parti interessate con le
seguenti indicazioni: a) durata della prestazione di lavoro con l’indicazione del
numero delle ore; b) contenuti, obiettivi ed eventuali prodotti del lavoro svolto, c)
corrispettivo e criteri per la sua determinazione e relativo compenso orario,
nonché tempi e modalità di pagamento e disciplina dei rimborsi spese; d) per i
lavoratori a progetto, le forme di coordinamento con il committente nella
esecuzione, anche temporale, della prestazione lavorativa e le eventuali misure
per la tutela della salute e sicurezza del collaboratore a progetto;
•
curricula vitae individuali;
•
fatture, parcelle, ricevute, con prospetto riepilogativo nel quale dovranno essere
riportati: il compenso erogato, le eventuali quote previdenziali obbligatorie,
l’eventuale IVA e l’IRPEF;
•
prospetto paga per le collaborazioni coordinate e continuative o per le
collaborazioni coordinate a progetto;
43
•
attestati di pagamento IRPEF (mod. F24) con prospetto riepilogativo relativo ai
compensi erogati, contenente tutti i nominativi di riferimento con gli imponibili e le
relative ritenute obbligatorie;
•
modelli e attestati di pagamento INPS con prospetto riepilogativo, contenente
tutti i nominativi di riferimento e i relativi contributi versati;
•
nominativi per i quali sono state sottoscritte polizze Inail;
•
schede corsuali riepilogative dell’ attività oraria svolta;
•
registri
di
presenza/schede
mobili
per
stage,
vidimati
dalla
Pubblica
Amministrazione referente e debitamente sottoscritti da tutti i partecipanti alle
attività.
Tutor
•
specifiche lettere di incarico/contratti sottoscritti dalle parti interessate con le
seguenti indicazioni: a) durata della prestazione di lavoro con l’indicazione del
numero delle ore; b) contenuti, obiettivi ed eventuali prodotti del lavoro svolto, c)
corrispettivo e criteri per la sua determinazione e relativo compenso orario,
nonché tempi e modalità di pagamento e disciplina dei rimborsi spese; d) per i
lavoratori a progetto, le forme di coordinamento con il committente nella
esecuzione, anche temporale, della prestazione lavorativa e le eventuali misure
per la tutela della salute e sicurezza del collaboratore a progetto;
•
curricula vitae individuali;
•
fatture, parcelle, ricevute, con prospetto riepilogativo nel quale dovranno essere
riportati: il compenso erogato, le eventuali quote previdenziali obbligatorie,
l’eventuale IVA e l’IRPEF;
•
prospetto paga per le collaborazioni coordinate e continuative o per le
collaborazioni coordinate a progetto;
•
attestati di pagamento IRPEF (mod. F24) con prospetto riepilogativo relativo ai
compensi erogati, contenente tutti i nominativi di riferimento con gli imponibili e le
relative ritenute obbligatorie;
•
modelli e attestati di pagamento INPS con prospetto riepilogativo, contenente
tutti i nominativi di riferimento e i relativi contributi versati;
•
nominativi per i quali sono state sottoscritte polizze Inail;
•
schede corsuali riepilogative dell’ attività oraria svolta;
•
registri
di
presenza/schede
mobili
per
stage,
vidimati
dalla
Pubblica
Amministrazione referente e debitamente sottoscritti da tutti i partecipanti alle
attività
•
mezzo noleggiato: fattura con indicazione del mezzo utilizzato, del percorso, del
chilometraggio e delle date di utilizzo; richiesta motivata del fruitore del servizio e
autorizzazione all’uso di tale mezzo;
44
•
taxi: fattura con indicazione del percorso e della data di utilizzo; richiesta
motivata del fruitore del servizio e autorizzazione all’uso di tale mezzo.ll mezzo
utilizzato, del percorso, del chilometraggio e delle date di utilizzo e
autorizzazione all’uso del mezzo.
Locazione, ammortamento e manutenzione immobili, spese condominiali e pulizie
•
contratto di locazione registrato con l'indicazione del canone iniziale e successivi
aggiornamenti, in alternativa, contratto di comodato d'uso;
•
eventuale contratto del servizio di pulizia, di vigilanza locali e relativi
aggiornamenti;
•
prospetto riepilogativo delle fatture suddivise in sottovoci (locazione, spese
condominiali, pulizia, ecc.), sottoscritto dal legale rappresentante dell’Ente
beneficiario;
•
prospetto dettagliato delle fatture sottoscritto dal legale rappresentante dell’Ente
beneficiario;
•
singole fatture;
•
prospetto dettagliato delle giornate/periodi di effettivo utilizzo dell’immobile (o
quote di esso) destinato alle attività progettuali, sottoscritto dal legale
rappresentante dell’Ente beneficiario;
•
prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo.
Locazione, leasing, ammortamento e manutenzione delle attrezzature
•
prospetto dei beni ammortizzati indicante gli estremi della fattura, la categoria del
bene, l'anno (se 1°, 2° ecc.), la quota e l'importo di ammortamento, nonché la
somma imputata al finanziamento pubblico;
•
libro dei cespiti ammortizzabili o altra documentazione equivalente;
•
documentazione prevista dalle procedure di cui al paragrafo 4.4;
•
prospetto dei beni in leasing e in locazione con descrizione del bene, del
locatore, del costo complessivo e di quello capitale di vendita;
•
contratti di locazione o di leasing completi della descrizione in dettaglio delle
attrezzature, il loro costo di acquisto, la durata del contratto, il numero delle rate
e il canone;
•
singole fatture;
•
prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo;
•
dichiarazione del legale rappresentante relativa al fatto che le attrezzature
utilizzate nel progetto non abbiano già usufruito di contributi pubblici;
Illuminazione, forza motrice, riscaldamento e condizionamento
•
prospetto delle fatture di pagamento;
•
singoli giustificativi di spesa;
45
•
prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo.
Posta, telefono e collegamenti telematici
•
prospetto riepilogativo analitico delle ricevute imputate suddiviso in sottovoci
(posta, valori bollati, telefono);
•
singoli giustificativi di spesa;
•
prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo.
Qualora il Beneficiario manifesti motivate ed oggettive difficoltà a sostenere con
proprie risorse l’attuazione delle attività progettuali (es. l’impiego di personale interno,
il ricorso al personale esterno, il pagamento dei contributi all’AVCP ecc), il
Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento potrà autorizzare con proprio
motivato Decreto il trasferimento del finanziamento in modalità “anticipazione”.
In tale ipotesi:
•
il Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento dovrà acquisire dal
Beneficiario le seguenti informazioni e documentazione:
o
estremi del capitolo di bilancio per l’effettuazione del trasferimento
delle risorse. Al riguardo occorre precisare che il Beneficiario dovrà
garantire un sistema di contabilità separata ai fini della tracciabilità
delle entrate e delle spese riferite alle attività ed ai servizi gestiti con
risorse pubbliche distinte per fonti di finanziamento;
o
documentazione amministrativa, tecnica e contabile a supporto della
richiesta di anticipazione (vedi Box 6 per quanto riguarda la
documentazione
relativa
all’erogazione
degli
incentivi
alla
progettazione ex art. 92 del D.Lgs 163/2006);
•
il Responsabile dei Controlli provvederà all’espletamento dei controlli di primo
livello mediante la compilazione dell’apposita check list;
•
il Responsabile di Obiettivo Operativo, preso atto dei controlli di primo livello,
provvederà ad attestare la spesa e ad inoltrare tutta la documentazione
all’Ufficio Pagamenti della Segreteria Tecnica del PON;
•
l’Ufficio Pagamenti, una volta effettuato il pagamento, trasmetterà all’Autorità
di Certificazione un elenco contenente gli estremi dei pagamenti effettuati
affinchè, nelle more dell’acquisizione delle quietanze di pagamento (vedi Box
7), non vengano inseriti nella domanda di rimborso all’IGRUE;
46
•
il Beneficiario, ricevute le risorse necessarie, provvederà a corrispondere
quanto dovuto ai diversi soggetti interessati e a trasmettere al Responsabile
di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento le quietanze di pagamento o altra
documentazione equivalente non appena disponibili e comunque non oltre 15
giorni dall’effettivo pagamento pena l’applicazione di decurtazioni dalle
successive richieste di pagamento per l’importo in questione.
•
il Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento trasmetterà
all’Ufficio Pagamenti le quietanze dei pagamenti ai fini della verifica della
corrispondenza tra quanto anticipato e quanto effettivamente corrisposto dal
Beneficiario;
•
l’Ufficio
Pagamenti
trasmetterà
all’Autorità
di
Certificazione
l’elenco
aggiornato dei suddetti pagamenti ai fini del loro inserimento nella domanda
di rimborso all’IGRUE.
Box 6 - La documentazione necessaria ai fini dell’erogazione degli incentivi ex art. 92 del D.Lgs.
163/2006
Ai fini della richiesta di erogazione, il beneficiario deve trasmettere al Responsabile di
Obiettivo Operativo:
a) formale richiesta di anticipazione riportante:
•
il titolo del progetto;
•
l’importo del lavoro o dell’opera posto a base di gara;
•
il nominativo dei dipendenti del Provveditorato interessati, la denominazione delle
attività svolte, le percentuali di ripartizione della somma di cui all'articolo 92,
comma 5 del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, gli importi per singola
attività ed il totale complessivo richiesto a rimborso;
•
gli estremi del Conto corrente di contabilità speciale necessari per l’erogazione
delle risorse;
a) l’atto con il quale è stato disposto l’affidamento dei singoli incarichi ai dipendenti
interni;
b) il regolamento/atto con il quale viene stabilita la ripartizione della somma del due per
cento tra i vari servizi attinenti all'architettura e all'ingegneria;
47
c)
l’attestazione da parte della Stazione Appaltante della regolare esecuzione dei singoli
incarichi affidati al personale interno e l’importo da corrispondere a ciascun
dipendente
in
base
alla
ripartizione
stabilita
dal
regolamento
adottato
dall’amministrazione
Box 7– La quietanza di pagamento
I documenti giustificativi di spesa o i mandati di pagamento nel caso di pagamenti anticipati
dal Partner devono essere quietanzati, cioè supportati da documentazione prodotta
dall’Istituto bancario, attestante il trasferimento finanziario in oggetto; ad esempio: estratto
conto bancario, contabili/ricevute bancarie, quietanza apposta sul mandato completa di
timbro della banca e data di pagamento.
I documenti che consentono di provare l’effettivo sostenimento del pagamento sono:
•
mandati di pagamento quietanzati, cioè con timbro dell’Istituto bancario cassiere o
tesoriere o inderogabili;
•
bonifico o assegno (accompagnato da un estratto conto bancario da cui si evinca
l’avvenuto addebito dell’operazione sul c/c bancario del Soggetto Attuatore);
•
altro documento contabile comprovante l’inequivocabile avvenuto pagamento.
Sulla documentazione di avvenuto pagamento occorre soltanto l’apposizione del timbro di
conformità all’originale.
3.4. LE MODIFICHE AI PROGETTI
Nel corso dell’attuazione del progetto, qualora il Beneficiario lo ritenesse necessario
al fine di assicurarne l’efficace realizzazione, sarà possibile apportare delle modifiche
sia alla tempistica sia ai contenuti che ai costi.
3.4.1.
Modifiche alla tempistica
Se le modifiche da apportare riguardano la tempistica precedentemente prevista ed
approvata per la realizzazione delle attività progettuali, il Responsabile di Progetto
dovrà invierà una richiesta - con evidenza delle modifiche recate e delle motivazioni
addotte – al Responsabile di Obiettivo Operativo ed alla Segreteria Tecnica. In tal
caso, il Responsabile di Obiettivo Operativo valuterà le modifiche richieste e, in caso
48
di esito favorevole, con proprio atto comunicherà l’approvazione delle stesse al
Beneficiario ed alla Segreteria Tecnica.
3.4.2.
Modifiche sostanziali ai contenuti
Se le modifiche richieste dal Beneficiario riguardano i contenuti del progetto, in
termini di attività da realizzare e/o di tipologie di spese da sostenere, il Beneficiario
dovrà inviare una richiesta - con evidenza delle modifiche recate e delle motivazioni
addotte – al Responsabile di Obiettivo Operativo ed alla Segreteria Tecnica. Il
Responsabile di Obiettivo Operativo valuterà l’entità e la natura delle modifiche e
provvederà, qualora lo ritenga opportuno, a sottoporle alla Segreteria Tecnica per un
nuovo esame istruttorio. In caso contrario, presenterà la richiesta di modifica al
Comitato di Valutazione ai fini dell’approvazione. La comunicazione al Beneficiario di
approvazione delle modifiche sarà effettuata dal Responsabile di Obiettivo Operativo.
3.4.3.
Modifiche al costo del progetto
Le modifiche al costo del progetto, in termini di incremento delle risorse a
disposizione, necessita dell’approvazione da parte del Comitato di Valutazione e
dell’ammissione formale con Decreto dell’Autorità di Gestione. A tal fine, il
Beneficiario invierà una richiesta - con evidenza delle modifiche recate e delle
motivazioni addotte – al Responsabile di Obiettivo Operativo ed alla Segreteria
Tecnica. Il Responsabile di Obiettivo, valutata favorevolmente la richiesta di
integrazione, presenterà il progetto al Comitato di Valutazione per l’approvazione.
L’incremento del costo del progetto viene formalizzato con Decreto dell’Autorità di
Gestione.
Box 8 – Economie di progetto
Per economia di progetto si intende la differenza tra l’importo ammesso al
finanziamento e l’importo degli impegni contrattualizzati. In particolare, l’economia
viene maturata o nell’ambito di una procedura di affidamento di un appalto
(differenza tra l’importo a base d’asta e l’importo effettivamente aggiudicato) oppure
più in generale conseguentemente ad una più puntuale definizione dei costi
necessari alla realizzazione di una attività. Gli importi relativi alle economie non
possono essere utilizzati dal Beneficiario senza la preventiva autorizzazione
del Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
49
3.5. LE MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
Tutti i soggetti interessati nella gestione e controllo dei progetti dovranno archiviare la
documentazione amministrativa, contabile e tecnica relativa al progetto in modo tale
da:
tenerla distinta e separata dagli altri atti di amministrazione generale;
essere rapidamente e facilmente consultabile;
nel caso di voci di spesa che si riferiscono solo in parte al progetto finanziato,
essere chiaramente distinta la documentazione contabile relativa alle opere
ammesse a finanziamento da quella appartenente alla parte rimanente del
progetto, non realizzata con risorse a valere sul PON Sicurezza. Analoghe
modalità dovranno essere adottate per quelle voci di spesa considerate
ammissibili entro determinati limiti o proporzionalmente ad altri costi (es.: spese
di progettazione, acquisto di terreni, acquisto di immobili, ecc.);
essere conservata per un periodo di tre anni dalla data di chiusura del
Programma da parte della Commissione Europea nelle modalità di cui sopra
(archiviata e disponibile), per consentire eventuali verifiche da parte dei soggetti
competenti.
Figura 11
Riepilogo disposizioni comunitarie sulla conservazione dei documenti
Ai sensi dell’art. 19 del Reg. (CE) 1828/2006, sono considerati tali:
le fotocopie di documenti originali:
le microschede di documenti originali;
50
le versioni elettroniche di documenti originali; (ad esempio documenti
scannerizzati conservati su Cd-rom, disco rigido o disco magnetico)
i documenti disponibili unicamente in formato elettronico.
Box 9 - Copie autenticate su supporti comunemente accettati
Il Responsabile di Progetto, nella lettera di trasmissione (Allegato 9) della
documentazione
prevista
per
l’approvazione
del
contratto,
dovrà
indicare
l’ufficio/unità organizzativa competente alla conservazione della documentazione di
gara e della successiva documentazione amministrativa e contabile. Qualsiasi
cambiamento riguardo il luogo di conservazione della documentazione (es. in caso di
trasferimento dell’archivio o dell’ufficio interessato) dovrà essere comunicato al
Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
3.6. I CONTROLLI DI I LIVELLO
Allo scopo di garantire una sana gestione finanziaria dei Fondi comunitari, nonché la
correttezza, la regolarità e l’ammissibilità delle domande dei contributi comunitari, la
gestione dei Programmi cofinanziati dai Fondi Strutturali deve essere accompagnata
da un efficiente sistema di controlli interni. All’Autorità di Gestione è attribuita la
responsabilità1 di garantire che tali controlli, definiti di primo livello siano svolti in
conformità alla disposizioni dettate dai regolamenti comunitari.
Il modello organizzativo adottato dall’Autorità di Gestione per lo svolgimento dei
controlli di primo livello è, coerentemente alle indicazioni delle Linee Guida IGRUE, il
c.d. modello “decentrato” rappresentato nella figura seguente.
Figura 12
Il modello organizzativo dei controlli di primo livello
1
Reg. (CE) n°1083/06, art. 60; Reg .(CE) n°1828/06, art. 13.
51
Il modello prevede che i controlli di primo livello in fase di attuazione dei progetti
siano svolti da personale individuato dal Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea
di Intervento e designato dall’Autorità di Gestione con proprio Decreto. Il personale
svolgerà esclusivamente attività di controllo rispetto ai progetti finanziati nell’ambito
dell’obiettivo operativo di riferimento e sarà coordinato, in quanto a metodologie,
procedure e strumenti, dall’Ufficio Controlli della Segreteria Tecnica. I controlli
saranno amministrativo – contabili sia su base documentale che in loco.
L’Ufficio Controlli svolgerà direttamente i controlli esclusivamente sulle procedure di
selezione dei progetti.
Figura 13
Tipologia e fasi di controllo di primo livello
52
3.6.1.
Le verifiche delle procedure di selezione dei progetti dell’Ufficio
Controlli della Segreteria
L’Ufficio Controlli della Segreteria deve verificare la correttezza della procedura di
selezione attuata rispetto alle procedure definite nel Sistema di Gestione e Controllo
del Programma e nel Manuale Operativo. In particolare, dovrà controllare:
la presentazione del progetto al prefetto territoriale (solo per i progetti territoriali);
la presentazione del progetto alla Segreteria Tecnico Amministrativa del PON
(per i progetti di sistema);
l’acquisizione del parere del prefetto territoriale e coordinatore (solo per i progetti
territoriali);
la registrazione della proposta da parte della Segreteria Tecnica;
l’esito dell’istruttoria di ammissibilità, come risultante dalla scheda compilata dagli
istruttori della Segreteria Tecnica;
l’acquisizione del parere della task force tecnologie (solo per i progetti
tecnologici);
l’acquisizione del parere del Comitato per l’innovazione e la standardizzazione
dei sistemi informativi e delle telecomunicazioni dell’amministrazione della
pubblica sicurezza (solo per i progetti tecnologici della PS);
l’esito della valutazione preliminare da parte del Responsabile dell’Obiettivo
Operativo/Linea di Intervento, come risultante dalla relativa scheda;
l’esito della valutazione definitiva da parte del Comitato di Valutazione, come
risultante dalla griglia di valutazione e dal verbale;
la coerenza tra verbale e decreto di ammissione al finanziamento.
Il dettaglio degli elementi da controllare sono riportati nell’Allegato 11.
Nei casi di esito negativo dell’istruttoria o delle valutazioni, il controllo avverrà
successivamente alla comunicazione al soggetto proponente.
Nel caso di ammissione finale al finanziamento dei progetti, il controllo della
correttezza della procedura viene effettuato successivamente alla ricezione della
nota di accettazione del finanziamento.
Se l’esito del controllo è negativo, l’Ufficio Controlli darà evidenza delle
problematiche rilevate e delle soluzioni correttive in apposita nota da inviare al
soggetto competente nella fase procedurale interessata. L’adozione delle misure
53
correttiva sarà monitorata dall’Ufficio Controlli. Delle criticità rilevate e delle soluzioni
correttive da adottare ne viene data comunicazione all’Autorità di Gestione.
Se l’esito del controllo è positivo, copia della check list (Allegato 11) viene inviata
all’Ufficio Gestione della Segreteria e al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea
di Intervento affinché la conservi tra i documenti da mettere a disposizione del
responsabile dei controlli di primo livello.
54
Figura 14
Diagramma di flusso dei controlli della procedura di selezione dei progetti
55
3.6.2.
Le verifiche amministrativo – contabili del Beneficiario
Il Beneficiario deve verificare la completezza e correttezza della documentazione
amministrativo-contabile riferita al progetto. La verifica dovrà essere formalizzata con
la compilazione delle check list di autocontrollo:
1) Allegato 12 - in caso di selezione del soggetto attuatore ai sensi del Codice
degli Appalti Pubblici per la verifica del contratto e delle spese;
2) Allegato 20A in caso di incarichi a consulenti esterni;
3) Allegato 24A in caso di rendicontazione a costi reali.
La check list deve essere trasmessa al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea
di Intervento contestualmente alla documentazione necessaria all’approvazione del
contratto o delle spese.
3.6.3.
Le verifiche ai fini dell’approvazione del contratto o della
convenzione
Approvazione contratto
Affinché si possa configurare un impegno a valere sulle risorse del Programma, il
Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento deve approvare i contratti
stipulati dal Beneficiario con
proprio decreto. L’approvazione con decreto deve
essere preceduta dall’espletamento dei controlli di primo livello da parte del
personale designato sia sulla documentazione relativa alla procedura di gara, sia sul
contratto e sulla documentazione allegata.
A tal fine il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento trasmette al
personale designato allo svolgimento dei controlli:
documentazione ricevuta dal Beneficiario;
progetto ammesso al finanziamento;
decreto di ammissione al finanziamento;
check list di controllo della procedura di selezione dell’Ufficio Controlli.
L’attività di controllo avrà ad oggetto:
1. la procedura di selezione del soggetto attuatore;
2. il contratto e la documentazione allegata.
56
1. La procedura di selezione del soggetto attuatore
Il responsabile dello svolgimento dei controlli deve verificare la correttezza e
completezza della documentazione di gara e la regolarità della procedura espletata
per la selezione del soggetto attuatore.
In particolare dovrà verificare, a titolo esemplificativo:
i requisiti legittimanti la procedura di selezione adottata;
la rilevazione della congruità dei prezzi posti a base di gara;
l’indicazione nella documentazione di gara dei criteri di selezione e di
aggiudicazione;
il rispetto delle modalità di pubblicazione della gara in base alla tipologia di
procedura adottata;
il rispetto dei termini minimi per la ricezione delle offerte;
il rispetto
delle norme in materia di informazione della partecipazione al
cofinanziamento dei Fondi Strutturali;
il rispetto dei criteri di nomina dei componenti della commissione giudicatrice (nel
caso in cui si utilizzi il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa).
2. Il contratto e la documentazione allegata
Il responsabile dello svolgimento dei controlli dovrà verificare che le condizioni
contrattuali siano coerenti con il progetto ammesso al finanziamento e conformi alle
disposizioni fornite dall’Autorità di Gestione.
In particolare dovrà verificare, a titolo esemplificativo:
la coerenza del periodo di vigenza del contratto rispetto alla tempistica indicata
nel progetto per le attività affidate;
la coerenza dell’oggetto del contratto rispetto a quanto previsto nel progetto
approvato;
l’indicazione nel contratto che la sottoscrizione dello stesso non impegna il
Beneficiario
finché
non
è
stato
approvato
dalla
competente
Autorità
(Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento) e registrato, qualora
previsto, presso gli Organi di Controllo;
l’indicazione nel contratto il pagamento delle spese sostenute dal soggetto
attuatore è subordinato alla disponibilità delle risorse comunitarie e nazionali
presso il Fondo di Rotazione del Ministero dell’Economia e delle Finanze, ex L.
183/87 e quindi l’Amministrazione non potrà essere ritenuta responsabile dei
57
ritardi che potrebbero verificarsi nella liquidazione delle fatture, dovuti alla
mancata disponibilità dei sopracitati fondi;
l’indicazione nel contratto dell’esclusione della possibilità di cessione dei crediti
maturati in conseguenza dell’esecuzione del contratto;
la firma del contratto da parte di soggetti legittimati;
la presenza delle comunicazioni/informazioni antimafia;
la presenza della fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’esecuzione
e autenticata.
La verifica viene formalizzata nelle check list di cui all’Allegato 13 (A o B) o
all’Allegato 20 in caso di incarichi a consulenti esterni.
Il responsabile dei controlli trasmetterà una copia delle check list compilate al
Responsabile di Obiettivo Operativo e all’Ufficio Controlli della Segreteria Tecnico
Amministrativa del PON.
Le check list verranno vistate dal Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento ai fini della predisposizione del decreto di approvazione del contratto.
Figura 15
Diagramma di flusso della procedura di verifica ai fini dell’approvazione del contratto
58
Approvazione Convenzione
La Convenzione, stipulata tra Beneficiario e Ente in House/Partner di Progetto
necessita dell’approvazione, con apposito decreto (Allegato 10), da parte del
Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento previo svolgimento dei
controlli di I livello (Allegato 13A). Tale atto, che costituisce l’impegno delle risorse
finanziarie a valere sul Programma, dovrà essere sottoposto, a cura del
Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento, al controllo preventivo di
legittimità da parte della Corte dei Conti nei casi previsti dalla normativa vigente.
I contratti, gli incarichi e gli affidamenti stipulati sulla base della suddetta
Convenzione non necessitano di un’ulteriore specifica approvazione da parte del
Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento, ritenendo tale fase già
espletata con il precedente decreto (Allegato 10). Tuttavia, i pagamenti da
corrispondere al Beneficiario da parte dell’Ufficio Pagamenti sono subordinati all’esito
positivo del controllo di primo livello che ha ad oggetto anche le procedure di
selezione dei consulenti e di affidamento di servizi ai sensi della normativa
comunitaria, nazionale e regionale.
3.6.4.
Le verifiche delle spese
Le verifiche amministrativo – contabili sulle richieste di pagamento presentate
dal Beneficiario sono dirette ad accertare:
la completezza e regolarità della documentazione amministrativa inerente
l’esecuzione del progetto e la rispondenza dello stesso con l’Avviso
pubblico/Bando di gara e la convenzione/contratto;
la completezza e coerenza della documentazione giustificativa di spesa;
l’ammissibilità e conformità delle spese rendicontate con la normativa
comunitaria, nazionale e regionale di riferimento.
La verifica deve inoltre accertare che i documenti amministrativi (disciplinari,
contratti, certificati ecc) riportino espressamente la menzione del cofinanziamento
da parte dell'Unione europea e del Fondo interessato.
59
I controlli sulla documentazione di spesa si svolgono in maniera differenziata a
seconda che il soggetto attuatore sia individuato all’esterno mediante espletamento
di procedure ad evidenza pubblica o che si tratti dello stesso Beneficiario o Partner di
Progetto/Ente in House.
I controlli sulla documentazione di spesa nel caso di rendicontazione da parte
di un soggetto attuatore individuato all’esterno mediante l’espletamento di
procedure ad evidenza pubblica
Se il soggetto attuatore è individuato mediante l’espletamento delle procedure
previste dalla normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti pubblici si può
ritenere
sufficiente,
come
prova
dei
costi
sostenuti
per
la
realizzazione
dell’intervento, l’emissione della fattura da parte del soggetto attuatore corredata
dalla documentazione prevista nel contratto (es. SAL). Tale soluzione è motivata dal
fatto che nelle richiamate procedure (aperte o ristrette) l’Amministrazione appaltante
effettua una valutazione ex ante del prezzo offerto.
In questo caso ai fini dello svolgimento dei controlli, il Responsabile dell’Obiettivo
Operativo/Linea di Intervento trasmette al personale designato allo svolgimento dei
controlli la seguente documentazione ricevuta dal Beneficiario:
a)
per il pagamento dell’eventuale anticipo contrattuale:
1. fattura in originale (o altro documento contabile giustificativo di spesa);
2. fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’anticipo;
b)
per i pagamenti intermedi e finali:
1. fattura in originale (o altro documento contabile giustificativo di spesa);
2. relazione/stato di avanzamento lavori;
3. atto di nomina della commissione di collaudo (qualora prevista);
4. verbale di collaudo (qualora previsto);
5. verbale di presa in carico - scontrini, registro facile consumo - (qualora
previsto);
6. certificato di pagamento rilasciato dal Beneficiario in caso di lavori;
7. attestazione della regolare esecuzione (qualora previsto);
8. check list di autocontrollo;
9. comunicazione del soggetto attuatore relativa al conto corrente dedicato
alle transazioni inerenti ad appalti/commesse pubbliche ai sensi dell’art.3,
comma 7 della legge 136/2010;
60
10. documento unico di regolarità contributiva (DURC) o eventuale
autocertificazione per affidamenti fino a 20.000 euro;
11. certificato della Camera di Commercio;
12. ai fini della verifica antimafia:
a)
Informativa antimafia rilasciata dal Prefetto
oppure
b)
richiesta di informativa (Ai sensi dell’art. 11 del DPR 252/1998,
“decorso il termine di quarantacinque giorni dalla ricezione della
richiesta, ovvero, nei casi di urgenza, anche immediatamente dopo la
richiesta, le amministrazioni procedono anche in assenza delle
informazioni del prefetto”).
oppure
c)
Comunicazione della Prefettura acquisita dal Beneficiario per
via telematica o per iscritto;
Per l’espletamento delle verifiche dovrà essere compilata la relativa check list
(Allegato 13 C). Il responsabile dei controlli trasmetterà una copia della check list
compilata all’Ufficio Controlli della Segreteria Tecnico Amministrativa del PON. La
check list verrà vistata dal Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento
ai fini della predisposizione dell’attestazione delle spese (Allegato 14) con cui attesta
la regolarità e l’eleggibilità della spesa sostenuta dal soggetto attuatore comunicata dal Beneficiario - autorizzandone, quindi, il pagamento.
61
Figura 16
Diagramma di flusso della procedura di verifica delle spese
I controlli sulla documentazione di spesa nel caso di attuazione diretta delle
attività progettuali da parte del beneficiario o eventuali partner/enti in house
Se il Beneficiario realizza direttamente le attività progettuali o parti di esse, o le
affida, attraverso la stipula di un’apposita convenzione, ad Enti in House o Partner di
Progetto opportunamente selezionati, la rendicontazione riguarderà le spese
effettivamente sostenute (c.d. rendicontazione a costi reali).
In questo caso, il Beneficiario deve trasmettere al Responsabile Obiettivo
Operativo/Linea di Intervento la seguente documentazione:
Richiesta di Pagamento (Allegato 23) contenente l’indicazione del conto unico di
Tesoreria/contabilità speciale del Beneficiario, dell’eventuale Partner oppure
dell’Ente in House;
Prospetto di rendicontazione a costi reali (Allegato 23 A);
Check list di controllo del Beneficiario (Allegato 12, Allegato 20 A e 24 A);
Comunicazione del soggetto attuatore relativa al conto corrente dedicato alle
transazioni inerenti ad appalti/commesse pubbliche ai sensi dell’art.3, comma 7
della legge 136/2010;
Relazione/stato di avanzamento attività;
62
Documentazione amministrativo-contabile relativa alle spese in originale o in
copia conforme (secondo quanto previsto dalla Circolare n. 2 del 9 febbraio 2009
del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali).
Ricevuta la suddetta documentazione, il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea
di Intervento la trasmette al Responsabile dei controlli di primo livello, il quale svolge
una verifica amministrativo contabile su base documentale volta ad accertare:
la completezza e la regolarità della documentazione amministrativa contabile
inerente l’esecuzione del progetto e la rispondenza della stessa alle disposizioni
della Circolare 2 del 2 febbraio 2009 del Ministero del Lavoro;
l’ammissibilità delle tipologie di spese rendicontate;
il rispetto dei massimali di spesa previsti dalla suddetta Circolare;
la coerenza delle spese rendicontate con il budget del progetto ammesso a
finanziamento.
Nel caso in cui il Partner di progetto sia un ente pubblico e abbia provveduto
all’affidamento per servizi o forniture all’esterno, il Responsabile dei Controlli di primo
livello svolgerà anche una verifica che avrà ad oggetto:
1. il rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale in materia di
appalti pubblici e affidamento di incarichi a personale esterno;
2. i contratti e la documentazione allegata.
I controlli vengono formalizzati attraverso la compilazione delle seguenti check list:
Check list verifica affidamenti sopra e sottosoglia (13 A) e in economia (13 B);
Check list Verifica Affidamenti esperti esterni (Allegato 20);
Check list Verifica documentale - rendicontazione a costi reali (Allegato 24).
Il R.O.O./R.L.I., dopo aver preso atto dei controlli di I livello, procede all’attestazione
di spesa (Allegato 14)
con cui attesta la regolarità e l’eleggibilità della spesa
rendicontata dal Beneficiario e dagli eventuali Partner di Progetto, autorizzandone,
quindi, il pagamento.
63
3.6.5.
Le verifiche in loco
A differenza delle verifiche amministrativo contabili su base documentale, le verifiche
in loco sono effettuate:
su base campionaria;
presso la sede del Beneficiario;
presso il luogo di realizzazione del progetto.
L’oggetto dei controlli in loco è centrato sull’“effettiva esistenza” del progetto
cofinanziato e della correttezza e completezza della documentazione a supporto.
Il campione dei progetti da verificare in loco sarà estratto dall’Ufficio Controlli della
Segreteria secondo le modalità descritte nel paragrafo 3.6.7 e sarà comunicato ai
responsabili dei controlli di primo livello ed ai Responsabili di Obiettivo
Operativo/Linea di Intervento di riferimento.
Il responsabile dei controlli dovrà verificare, in particolare:
la conformità degli elementi fisici e tecnici della spesa alla normativa comunitaria e
nazionale nonché al Programma;
la sussistenza presso il Beneficiario di tutta la documentazione amministrativo –
contabile in originale o secondo le ulteriori modalità previste dai Regolamenti
Comunitari;
il corretto avanzamento/completamento della fornitura di beni e servizi oggetto del
cofinanziamento;
il rispetto degli obblighi di informazione previsti dalla normativa comunitaria, dal
Programma e dal Piano di Comunicazione.
Box 10
Verifica degli obblighi in materia di informazione e pubblicità
La verifica deve accertare che il Beneficiario abbia rispettato l’obbligo di informare
il pubblico circa la sovvenzione ottenuta dai Fondi (artt. 8 e 9 del Reg. CE
1828/06).
In particolare, se il contributo pubblico totale all’operazione (finanziamento
nazionale + finanziamento comunitario) supera 500.000 euro per:
1) il finanziamento di un’infrastruttura o di interventi costruttivi:
•
durante l’attuazione dei lavori deve installare un cartellone;
•
entro sei mesi dal completamento dei lavori deve sostituire il cartellone
64
con una targa esplicativa permanente.
2) l’acquisto di un oggetto fisico:
•
entro sei mesi dal completamento dei lavori deve installare una targa
esplicativa permanente.
La verifica deve accertare che gli strumenti utilizzati riportino i seguenti elementi
essenziali:
•
l’emblema dell’Unione Europea e un riferimento all’Unione Europea;
•
l’indicazione del Fondo pertinente:
•
lo slogan scelto dall’Autorità di Gestione per evidenziare il valore aggiunto
dell’intervento comunitario o, in assenza, dello slogan previsto dall’art. 9
del Reg. (CE) n.1828/2006 “Investiamo nel vostro futuro”.
L’emblema dell’Unione Europea, l’indicazione del Fondo e lo slogan dovranno
occupare almeno il 25% del cartellone e della targa.
Le regole di base per la composizione dell’emblema dell’Unione Europea sono
riportate nel Reg. (CE) n.1828/2006 Allegato 1.
Figura 17
Tempistica adempimenti informazione e pubblicità
Le attività di controllo sono articolate in:
1. ricognizione e analisi della documentazione amministrativa e contabile: in questa
fase si procederà all’analisi dei dati relativi al progetto risultanti dalla
documentazione amministrativa e contabile a disposizione del Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento; dovranno essere esaminati i dati di
monitoraggio finanziario, fisico e procedurale del progetto;
2. comunicazione: almeno una settimana prima della data del controllo, è
necessario informare anche per iscritto Il Beneficiario interessato dal controllo
mediante l’invio di una comunicazione nella quale dovrà essere precisato:
oggetto del controllo;
65
orario del controllo;
soggetto incaricato del controllo;
soggetti che devono essere presenti in fase di controllo
(responsabile
del
procedimento,
responsabile
tecnico,
responsabile amministrativo, etc.)
elenco della documentazione necessaria per poter effettuare il
controllo che dovrà essere messa a disposizione dei controllori.
3. controllo in loco mediante sopralluogo presso il Beneficiario del progetto:
controllo di tutta la documentazione amministrativa e contabile conservata
dal Beneficiario;
sopralluogo nel luogo di realizzazione delle attività progettuali.
4. resoconto del controllo: in questa fase vengono compilate le check list (Allegati
13 A, B e C) e di un verbale (Allegato 15) contenente la registrazione della
verifica in loco effettuata.
Una copia delle check list compilate e del verbale viene trasmessa all’Ufficio Controlli
della Segreteria Tecnica e al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento. Il monitoraggio dell’adozione delle misure correttive sarà effettuato
periodicamente dal responsabile dei controlli di primo livello mediante richiesta
formale dello stato di attuazione al Beneficiario interessato. Il responsabile dei
controlli provvederà ad aggiornare il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di
Intervento ai fini dell’adozione di eventuali ulteriori provvedimenti.
66
Figura 18
Diagramma di flusso della procedura di verifica in loco
3.6.6.
Le verifiche dell’Ufficio Pagamenti della Segreteria Tecnico
Amministrativa del PON
L’Ufficio Pagamenti della Segreteria Tecnico Amministrativa del PON, al fine di
inoltrare la richiesta di erogazione di pagamento all’IGRUE, è responsabile dello
svolgimento
delle
verifiche
amministrativo
contabili
sulla
documentazione
giustificativa delle spese sostenute dal soggetto attuatore. A tal fine riceverà dal
Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento almeno la seguente
documentazione:
fattura (o altro documento contabile giustificativo di spesa);
Relazione/Stato di avanzamento lavori;
Verbale di collaudo (qualora previsto);
Verbale di presa in carico (qualora previsto);
Certificato di pagamento (qualora previsto);
67
Attestazione della regolare esecuzione (qualora previsto);
Fideiussione bancaria o assicurativa autenticata per il pagamento di eventuali
anticipi;
Certificato della Camera di Commercio;
ai fini della verifica antimafia:
a) informativa antimafia rilasciata dal Prefetto
oppure
b) richiesta
alla
Prefettura
di
verifica
degli
adempimenti
antimafia
-
informativa/comunicazione - (Ai sensi dell’art. 11 del DPR 252/1998, “decorso il
termine di quarantacinque giorni dalla ricezione della richiesta, ovvero, nei casi di
urgenza, anche immediatamente dopo la richiesta, le amministrazioni procedono
anche in assenza delle informazioni del prefetto”).
oppure
c) comunicazione della Prefettura acquisita dal Beneficiario per via telematica o
per iscritto;
attestazione di spesa;
comunicazione del soggetto attuatore relativa al conto corrente dedicato alle
transazioni inerenti ad appalti/commesse pubbliche ai sensi dell’art.3, comma 7
della legge 136/2010;
check list compilate dal responsabile dei controlli.
Le verifiche effettuate dall’Ufficio Pagamenti sono formalizzate con la compilazione
delle check list di cui all’Allegato 16. Una copia delle check list viene trasmessa
all’Ufficio Controlli.
In caso di esito negativo delle verifiche, i pagamenti saranno sospesi, per la totalità o
per la quota parte dell’importo interessata, sino alla risoluzione delle criticità rilevate.
L’Ufficio Pagamenti darà evidenza all’Autorità di Gestione di tutti i pagamenti
sospesi. In caso di esito positivo, l’Ufficio Pagamenti procederà alla trasmissione
della richiesta di erogazione dei pagamenti delle spese giustificate tramite il sistema
informativo all’IGRUE.
3.6.7.
Aspetti metodologici per l’individuazione del campione da
sottoporre a verifica in loco
68
Per la determinazione del campione di operazioni da sottoporre a controllo viene
applicato il metodo delle stime delle differenze, utilizzando come riferimento e
strumento di supporto il vademecum per le attività di rendicontazione e controllo di I
livello e relativi allegati del Ministero delle Economie e delle Finanze – IGRUE (di
seguito vademecum IGRUE) diramato con nota del 05 agosto 2011 prot. n.0089657.
In particolare, l’allegato 10b del suddetto vademecum IGRUE è stato utilizzato per
eseguire tutti gli step necessari per l’analisi dei rischi e la successiva stratificazione
della popolazione da campionare.
Nel foglio di lavoro “popolazione” vengono inseriti tutti i progetti le cui spese sono
state ritenute ammissibili a seguito delle verifiche amministrative nel periodo di
riferimento.
Dopo aver individuato la popolazione da campionare, si procede a effettuare l’analisi
di rischio co
nnesso alla tipologia di Operazione e di Beneficiario, utilizzando i fogli di lavoro
dell’Allegato 10b “Rischio Operazione” e “Rischio Beneficiario” del vademecum
IGRUE. Ad ogni progetto viene associato un livello di rischiosità ALTO, MEDIO o
BASSO per ogni criterio adottato.
Analisi del rischio connesso alla tipologia di operazione.
Per l’analisi dei rischi associati alla tipologia di operazione sono stati individuati due
criteri:
a) la tipologia di operazione;
b) la durata dei progetti;
a) La tipologia di operazione
Le tipologie di operazioni individuate nell’ambito del PON, all’interno delle quali –
secondo le indicazioni del richiamato vademecum IGRUE - è possibile collocare le
operazioni che saranno sottoposte a verifiche in loco, sono le seguenti:
-
opere pubbliche – prevede la realizzazione di opere pubbliche - grado di
rischio ALTO;
-
acquisizione di beni e servizi – prevede l’acquisizione di beni e servizi - grado
di rischio BASSO;
69
-
formazione – prevede la realizzazione di attività di formazione – grado di
rischio MEDIO;
TIPOLOGIA DI OPERAZIONE
RISCHIOSITÀ
Acquisizione di beni e servizi
BASSA
Opere pubbliche
ALTA
Formazione
MEDIA
b) la durata dei progetti;
Ad ogni progetto è stato associato un grado di rischio in base alla sua durata:
DURATA DEI PROGETTI
RISCHIOSITÀ
più di 2 anni
ALTA
da 1 a 2 anni
MEDIA
fino a 1 anno
BASSA
Analisi del rischio connesso alla tipologia di Beneficiario.
La rischiosità legata ad un Beneficiario è stata valutata in base ai seguenti fattori di
rischio:
-
esiti dei controlli amministrativi nell’ambito dell’attuale Programmazione e dei
controlli di II livello della precedente programmazione;
-
esperienza del Beneficiario;
-
numero di operazioni riconducibili al Beneficiario.
La rischiosità legata al Beneficiario è stata valutata in base agli esiti dei controlli
amministrativi condotti a seguito delle richieste di pagamento e, se effettuati, dei
controlli di II livello legati alla precedente Programmazione (cfr. paragrafo 6.3.1
Analisi dei rischi del vademecum IGRUE).
70
In particolare, se il Beneficiario ha già partecipato alla precedente Programmazione
(Beneficiario esperto) e gli esiti dei controlli di II livello condotti in tale occasione non
sono stati positivi, il rischio Beneficiario viene considerato medio se nell’attuale
programmazione non sono stati riscontrati errori amministrativo contabili superiori al
2%, mentre, viene considerato alto se sono stati riscontrati errori contabili superiori al
2% nell’attuale programmazione.
Nel caso di Beneficiario che non ha partecipato alla precedente Programmazione
(nuovo Beneficiario), il rischio di errore viene considerato medio anche se i controlli
amministrativi non hanno rilevato irregolarità superiori al 2%, mentre, viene
considerato alto se i controlli amministrativi hanno dato esito negativo.
Infine, se i controlli amministrativi sono stati positivi ed il Beneficiario ha partecipato
alla precedente programmazione (Beneficiario esperto) senza che venissero rilevate
irregolarità nel corso dei controlli, il rischio ad esso associato viene considerato
basso, mentre, è considerato medio se sono stati riscontrati errori contabili superiori
al 2% nell’attuale programmazione.
RISCHIO TIPOLOGIA DEL BENEFICIARIO
Esito delle verifiche Amministrative
Positivo (<2%)
Beneficiario
esperto
rendicontazione
con
nella
errori
di Rischiosità
precedente BASSA
Negativo (<2%)
Rischiosità
MEDIA
programmazione <2%
Beneficiario
esperto
rendicontazione
con
nella
errori
di Rischiosità
precedente
Rischiosità
MEDIA
ALTA
Rischiosità
Rischiosità
MEDIA
ALTA
programmazione >2%
Nuovo Beneficiario
Un ulteriore criterio adottato per valutare il rischio Beneficiario è quello relativo al
numero di operazioni riconducibili ad uno stesso Beneficiario.
71
NUMERO
DI
OPERAZIONI
RICONDUCIBILI
AL RISCHIOSITÀ
BENEFICIARIO
più di 3 operazioni
ALTA
da 2 a 3 operazioni
MEDIA
1 operazione
BASSA
Analisi del rischio congiunto
Al fine di effettuare una stratificazione della popolazione in funzione dei rischi legati
all’operazione e alla tipologia del Beneficiario, si procede a elaborare la
valorizzazione del livello di rischio congiunto associato a ogni progetto analizzato.
Ad ogni coppia rischio Operazione – rischio Beneficiario deve essere associato il
seguente livello di rischio:
Al termine dell’analisi di rischio congiunto, la popolazione dei progetti distinta per
valore di rischio (Alto, Medio o Basso ) deve essere riportata nel foglio di lavoro
“strati”, di cui all’allegato 10b, al fine di ottenere la cosiddetta stratificazione della
popolazione che costituirà la base di riferimento per l’estrazione casuale dei progetti
da campionare.
Sulla base del numero di progetti individuati per ciascun rischio congiunto si ritiene
congruo prevedere l’estrazione di progetti da sottoporre a verifica in loco nelle
percentuali indicate nella seguente tabella.
72
Strati
% di progetti da
estrarre
Strato 1 – Rischio Alto
50%
Strato 2 – Rischio Medio
40%
Strato 3 – Rischio Basso
20%
L’estrazione casuale dei progetti da sottoporre a controllo in loco viene effettuata
utilizzando l’apposita macro contenuta nell’allegato 10c del Vademecum (ANNESSO
II).
I codici dei progetti e le relative spese ritenute ammissibili a seguito dei controlli
amministrativi, per ciascuno strato, sono stati riportati nel foglio di lavoro “estrazione
casuale MACRO” di cui all’Allegato 10c del Vademecum (ANNESSO II).
Nella casella C4 del predetto foglio di lavoro, denominato “numero dei progetti da
campionare” verrà indicato il numero dei progetti da controllare per ogni strato.
3.6.8.
La procedura di revisione del metodo di campionamento
La revisione del metodo di campionamento è effettuata annualmente dall’Ufficio
Controlli della Segreteria Tecnico Amministrativa del PON sulla base dell’analisi di
incidenza delle irregolarità rilevate nello svolgimento delle verifiche amministrativo
contabili su base documentale effettuate dal Beneficiario, dal Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento e dall’Ufficio Pagamenti della Segreteria
Tecnico Amministrativa del PON.
L’incidenza delle irregolarità sarà analizzata in base ai seguenti elementi:
tipologia di processo;
tipologia di beneficiario;
ambito geografico;
rappresentatività del progetto in termini finanziari;
procedura utilizzata per la selezione del soggetto attuatore.
73
Qualora l’analisi evidenzi criticità legate ad uno degli elementi elencati, il metodo
descritto nel precedente paragrafo sarà revisionato in modo tale da consentire la
formazione di uno strato di progetti rappresentativo.
L’Ufficio Controlli, effettuata l’analisi, presenterà la proposta di revisione del metodo
all’Autorità di Gestione ai fini dell’approvazione.
3.7. LA GESTIONE DEGLI ERRORI/IRREGOLARITÀ SISTEMICI
L’efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo del Programma è
funzionale a garantire una sana gestione finanziaria delle risorse comunitarie.
Qualora dagli esiti dei controlli di primo livello, sia documentali che in loco, l’Ufficio
Controlli della Segreteria rilevasse una elevata frequenza di errori/irregolarità,
provvederà a accertarne le cause al fine di prevenire o identificare eventuali
errori/irregolarità sistemici.
L’Ufficio Controlli potrà proporre l’integrazione del campione dei progetti da verificare
in loco.
Nel caso in cui venga accertato che la ricorrenza degli errori/irregolarità è imputabile
a carenze/malfunzionamento del sistema di gestione e controllo, l’Ufficio Controlli ne
darà evidenza con apposita nota all’Autorità di Gestione. Le misure correttive da
adottare saranno elaborate dall’Ufficio Gestione, condivise con l’Ufficio Controlli e,
una volta approvate dall’Autorità di Gestione, saranno comunicate ai soggetti
interessati con le seguenti modalità:
circolari esplicative;
riunioni tecniche.
Il Manuale Operativo e le Piste di Controllo saranno aggiornati, secondo le relative
procedure, al fine di recepire le soluzioni correttive. Una copia dei documenti
aggiornati
sarà
trasmessa
all’Autorità
di
Audit
con
evidenza
delle
modifiche/integrazioni apportate.
Nel caso in cui il rischio o l’esistenza di errori/irregolarità sia accertata dall’Autorità di
Audit nello svolgimento dei controlli di competenza, l’Autorità di Gestione, ricevuto il
rapporto
di
controllo,
attiverà
la
Segreteria
Tecnica
affinché
si
proceda
all’adeguamento delle procedure e/o degli strumenti operativi coerentemente alle
74
indicazioni dell’Autorità di Audit. Le misure correttive da adottare saranno elaborate
dall’Ufficio Gestione, condivise con l’Ufficio Controlli e, una volta approvate
dall’Autorità di Gestione, saranno comunicate ai soggetti interessati con le seguenti
modalità:
circolari esplicative;
riunioni tecniche.
Il Manuale Operativo e le piste di controllo saranno aggiornati, secondo le relative
procedure, al fine di recepire le soluzioni correttive. Una copia dei documenti
aggiornati
sarà
trasmessa
all’Autorità
di
Audit
con
evidenza
delle
modifiche/integrazioni apportate.
3.8. IL CIRCUITO FINANZIARIO
Il circuito finanziario del PON Sicurezza si articola in due flussi:
circuito finanziario per il pagamento delle spese rendicontate (cfr. par. 3.8.1);
circuito finanziario per l’accredito delle risorse comunitarie e nazionali sul
fondo di rotazione gestito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze (cfr.
par. 3.8.2).
3.8.1.
Il circuito finanziario per il pagamento delle spese rendicontate
Il circuito finanziario per il pagamento delle spese prevede che il soggetto attuatore,
individuato per l’esecuzione delle attività (lavori, forniture di beni e servizi) previste
per la realizzazione dei progetti ammessi al finanziamento, invii la documentazione di
spesa al Responsabile di Progetto presso il Beneficiario.
Il Beneficiario, svolti i controlli di propria competenza, trasmette al Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento di riferimento la documentazione
amministrativo contabile e le check list di controllo compilate.
I responsabili dei controlli di primo livello assicurano lo svolgimento dei controlli di
primo livello effettuando le verifiche amministrative su base documentale attraverso
la compilazione della check list (Allegato 13 C, Allegato 20, Allegato 24 a seconda
del caso).
Il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento provvede quindi alla
predisposizione dell’attestazione di spesa di autorizzazione al pagamento che
75
trasmette all’Ufficio Pagamenti presso la Segreteria Tecnico Amministrativa
unitamente alle check list compilate e vistate.
L’Ufficio Pagamenti procede alla verifica della documentazione di spesa e degli esiti
dei controlli di I livello che formalizza in apposite check list (Allegato 16) e,
successivamente, predispone la Richiesta di Erogazione (RdE) e la invia al sistema
informativo dell’IGRUE. L’IGRUE, dopo aver preso in carico e validato la Richiesta di
Erogazione, produce la Disposizione di Pagamento tramite il sistema finanziario e
dispone l’Ordine di Prelevamento delle risorse alla Banca d’Italia a valere sul Fondo
di Rotazione.
Figura 19
Il circuito finanziario per il pagamento delle spese
rendicontate tramite l’emissione della fattura
3.8.2.
Il circuito finanziario per l’accredito delle risorse comunitarie e
nazionali
A seguito dell’effettiva erogazione da parte della Banca d’Italia delle risorse spettanti
al soggetto attuatore, l’Ufficio Pagamenti della Segreteria Tecnico Amministrativa del
76
PON ottiene gli estremi delle quietanze relative alle Richieste di Erogazione
effettuate nel periodo di riferimento interrogando il Sistema Finanziario dell’IGRUE.
In particolare, per ciascuna Richiesta di Erogazione, sono disponibili le seguenti
informazioni:
gli estremi della richiesta di pagamento (numero RdE e data);
il soggetto destinatario del pagamento;
gli estremi dell’ordine di prelevamento fondi;
gli estremi della quietanza (data, numero e importo) per fonte di finanziamento
(comunitaria e nazionale).
L’elenco dei pagamenti quietanzati viene trasmesso (tramite il Sistema Informativo
locale) all’Ufficio Controlli della Segreteria Tecnico Amministrativa del PON ai fini
dell’estrazione del campione dei progetti da sottoporre a verifiche in loco.
Successivamente, l’elenco dei pagamenti quietanzati è trasmesso dall’Ufficio
Controlli all’Autorità di Certificazione insieme con le check list amministrativocontabili compilate dal Responsabile dei controlli di primo livello.
All’Autorità di Certificazione viene inviato anche il campione dei progetti sottoposti a
controllo in loco e, una volta disponibili, le relative check list.
L’Autorità di Certificazione, prima di effettuare la certificazione delle spese, svolge
due tipi di verifiche:
1. verifica della correttezza e fondatezza di tutta la spesa da certificare;
2. verifiche documentali su base campionaria per almeno il 5% delle spese.
Inoltre, qualora ne ravvisi la necessità, l’Autorità di Certificazione può effettuare
anche delle verifiche tecniche in loco sulle realizzazioni fisiche e/o le forniture relative
agli interventi realizzati.
Box 11
Le verifiche per la certificazione della spesa
1. Verifica della correttezza e fondatezza di tutta la spesa da certificare
Tale verifica è finalizzata ad assicurare che le dichiarazioni delle spese siano
corrette, provengano da sistemi di contabilità affidabili, siano basate su
77
documenti giustificativi verificabili, siano state sottoposte a un controllo di
ammissibilità rispetto alla normativa nazionale e comunitaria vigente e siano state
selezionate in base a criteri di selezione prestabiliti.
A tal fine, l’Autorità di Certificazione verifica attraverso il Sistema Informativo che
gli importi pagati siano coerenti con:
•
gli importi dei singoli documenti giustificativi di spesa;
•
l’importo di spesa ammissibile risultante dal controllo di primo livello;
•
il costo ammesso al finanziamento risultante dal decreto di ammissione
dell’Autorità di Gestione.
2. Verifiche documentali su base campionaria per almeno il 5% delle spese
L’Autorità di Certificazione svolge le seguenti verifiche sulla documentazione
amministrativa-contabile di progetto:
•
verifica la completezza di ogni documento giustificativo di spesa presentato
dal Beneficiario e la sua correttezza rispetto alla normativa civilistica e fiscale;
•
verifica l’ammissibilità della spesa sostenuta e rendicontata dal beneficiario e,
in particolare, che:
•
la spesa sia stata sostenuta nel periodo di ammissibilità previsto dalla
normativa, dal Programma Operativo, dal bando/avviso pubblico per
la selezione dell’operazione, dal Contratto/Convenzione di riferimento;
•
la spesa sia relativa alle categorie ammissibili stabilite dalla normativa
comunitaria e nazionale e dal Programma Operativo;
•
la spesa sia relativa ad un progetto ammesso al finanziamento
(Decreto di Ammissione a finanziamento a firma dell’Autorità di
Gestione) e che, ai fini dell’approvazione, sia stato valutato in
applicazione dei criteri di selezione prestabiliti e secondo la procedura
di selezione dei progetti;
•
verifica che il contributo erogato per l’operazione in esame sia coerente
78
rispetto
a
quanto
stabilito
nel
bando/avviso
pubblico
e
nel
Contratto/Convenzione di riferimento nonché rispetto all’importo di spesa
rendicontata e considerata ammissibile;
•
verifica le check list relative ai controlli di primo livello e di secondo livello allo
scopo di accertare la correttezza dei dati inseriti rispetto a quanto emerso nel
riscontro effettuato dall’Autorità stessa;
Le due tipologie di verifiche sono documentate da apposite check list,
rispettivamente gli allegati 17 e 18.
Nel caso in cui nel corso dell’attività di verifica, l’Autorità di Certificazione riscontri
delle anomalie, richiede chiarimenti e/o integrazioni ai referenti della fase di
attuazione interessata.
Fino a quando le anomalie non vengono sanate, i pagamenti sono sospesi e pertanto
non vengono inclusi nella Certificazione di Spesa.
L’Autorità di Certificazione, nella predisposizione dell’elenco definitivo dei pagamenti
da inserire nella Domanda di Pagamento, tiene conto non solo degli esiti dei controlli
di I livello, ma anche degli esiti delle attività di controllo svolte dall’Autorità di Audit.
Sulla base degli esiti delle verifiche effettuate, l’Autorità di Certificazione predispone
la Certificazione di Spesa e la Domanda di Pagamento aggregata per Asse
inserendola sul Sistema Finanziario IGRUE conformemente all’art. 78 del
Regolamento CE 1083/2006.
La Domanda di Pagamento viene quindi inviata al Ministero dello Sviluppo
Economico (Amministrazione capofila per il fondo FESR) che provvede a
trasmetterla al Ministero dell’Economia e delle Finanze RGS – IGRUE e alla
Commissione Europea – DG Regio, ai fini dell’accredito sul Fondo di Rotazione
rispettivamente delle risorse nazionali e comunitarie spettanti.
Successivamente, l’Autorità di Certificazione comunica all’Autorità di Gestione
l’avvenuta certificazione delle spese, nonché le spese ritenute non certificabili,
indicandone le motivazioni.
Il MEF – IGRUE provvede a notificare all’Ufficio Pagamenti della Segreteria TecnicoAmministrativa del PON l’avvenuto accredito delle risorse sul Fondo di Rotazione per
la riattivazione del circuito finanziario.
79
L’Autorità di Certificazione registra sul Sistema Informativo Locale la data e l’importo
dell’accredito della Commissione Europea in corrispondenza della Domanda di
Pagamento cui fa riferimento.
Con cadenza annuale, l’Autorità di Certificazione invia all’Autorità di Audit l’elenco
delle spese certificate nel corso dell’annualità precedente.
Figura 20
RESPONSABILE DI
OBIETTIVO OPERATIVO
ATTIVITA'
Il Responsabile di Obiettivo Operativo effettua le verifiche
in loco sulla base del campione ricevuto e compila la
relativa check list
- CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO -
BENEFICIARIO - RdP
SOGGETTO ATTUATORE
UFFICIO PAGAMENTI
(Segreteria TecnicoAmministrativa PON)
UFFICIO CONTROLLI
(Segreteria TecnicoAmministrativa PON)
AUTORITA' DI
CERTIFICAZIONE
(Direzione Centrale per i
Servizi di Ragioneria)
MINISTERO ECONOMIA
E FINANZE
DPS - Servizio Fondi
Strutturali
RGS - IGRUE
BANCA D'ITALIA
COMMISSIONE EUROPEA
(FONDO DI ROTAZIONE)
Verifiche in loco
L'Ufficio Controlli trasmette all'Autorità di Certificazione
l'elenco dei pagamenti quietanzati, il campione di
operazioni sottoposto a controllo in loco e le check list
compilate (sia amministrativo-contabili che in loco)
Trasmissione
pagamenti
quietanzati e
check list
Ricezione
pagamenti
quietanzati e
check list
L'Autorità di Certificazione riceve dall'Ufficio Controlli la
suddetta documentazione
L'Autorità di Certificazione, sulla base della
documentazione ricevuta dall'Ufficio Controlli, effettua le
verifiche ai sensi dell'art. 61 del reg. 1083/2006.
Compilazione della check list di competenza
- CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO Nel caso vengano riscontrate anomalie, si richiedono
chiarimenti al Responsabile di Obiettivo Operativo.
Fino a quando le anomalie riscontrate non vengono
sanate, i pagamenti non vengono inseriti nella
certificazione delle spese
MINISTERO DELLO
SVILUPPO ECONOMICO
no
Verifica
si
Richiesta chiarimenti
Predisposizione e inserimento sul sistema informativo
della Certificazione di spesa aggregata per Asse e della
Domanda di Pagamento
Certificazione di
spesa e domanda di
pagamento su S.I.
Il MISE - DPS riceve la certificazione di spesa e domanda
di pagamento per il successivo inoltro all'IGRUE - RGS e
alla Commissione Europea
Ricezione della
Certificazione di
spesa e DdP
Ricezione della
Certificazione di
spesa e DdP
Ricezione della certificazione di spesa e domanda di
pagamento
Ricezione della
Certificazione di
spesa e DdP
Accredito delle risorse
comunitarie
Accredito da parte della Commissione Europea delle
risorse comunitarie spettanti al Programma
Accredito delle risorse
nazionali
Accredito da parte dell'IGRUE delle risorse nazionali
spettanti al Programma
Le risorse comunitarie e quelle nazionali accreditate sono
messe a disposizione del fondo di rotazione del
Programma
L'IGRUE notifica all'Ufficio Pagamenti l'avvenuto accredito
delle risorse sul Fondo di Rotazione
Fondo di
rotazione
Ricezione
notifica
accredito
Notifica avvenuto
accredito delle risorse
3.9. LA PROCEDURA DI DEFINANZIAMENTO DEGLI INTERVENTI
La procedura di definanziamento degli interventi prende avvio dall’attività di
monitoraggio da parte del Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento
sullo stato d'attuazione dei progetti ammessi al finanziamento, propedeutica
all’individuazione dei Beneficiari che non abbiano ancora adottato atti utili per
l’attuazione e/o dei progetti che presentano criticità attuative tali da compromettere il
rispetto del cronoprogramma attuativo.
Il Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento, in qualità di responsabile
del procedimento di definanziamento, predispone e presenta all’Autorità di Gestione
80
una proposta di avvio del procedimento di definanziamento ai sensi della Legge
241/1990 in relazione ai progetti di cui sopra.
L’Autorità di Gestione, sulla base delle segnalazioni pervenute dai Responsabili di
Obiettivo Operativo/Linea di Intervento, tenuto conto del rischio che tali progetti
compromettano il raggiungimento del target di spesa, autorizza il Responsabile di
Obiettivo Operativo/Linea di Intervento all’avvio del procedimento, informando il
Prefetto territorialmente competente.
Nella comunicazione devono essere indicati i seguenti elementi:
oggetto del procedimento: revoca del decreto di ammissione al finanziamento
e decadenza dalla concessione del finanziamento;
autorità competente ad emanare il provvedimento finale: Autorità di Gestione;
ufficio e persona del responsabile del procedimento: Ufficio del R.O.O.;
termine per inviare controdeduzioni: 10 giorni;
la data entro la quale deve concludersi il procedimento: 30 giorni decorrenti
dall’inizio del procedimento d’ufficio;
ufficio in cui si può prendere visione degli atti: ufficio del R.O.O.;
La fase istruttoria consiste nella valutazione delle eventuali controdeduzioni dei
Beneficiari da parte del Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
In caso di valutazione negativa delle controdeduzioni da parte del Responsabile di
Obiettivo Operativo/Linea di Intervento quest’ultimo presenta la proposta di
definanziamento (comprensiva di dossier contenente tutti gli atti del procedimento),
unitamente ad una bozza di decreto di definanziamento, all’Autorità di Gestione in
sede di Comitato di Valutazione. In caso di approvazione da parte del Comitato di
Valutazione l’Autorità di Gestione revoca il finanziamento con proprio decreto.
In caso di valutazione positiva delle controdeduzioni, il Responsabile di Obiettivo
Operativo/Linea di Intervento presenta all’Autorità di Gestione una proposta di
archiviazione del procedimento, unitamente ad una bozza del provvedimento di
archiviazione del procedimento di definanziamento.
Concluso il procedimento il Responsabile di Obiettivo Operativo/Linea di Intervento
ne dà comunicazione al Beneficiario.
81
3.10.
LA CONCLUSIONE DEGLI INTERVENTI
Nel momento in cui tutte le attività progettuali sono state realizzate secondo quanto
previsto dalla scheda progetto approvata e dalle eventuali successive modifiche
oggetto di formale autorizzazione da parte della struttura di gestione e tutte le spese
relative alle attività svolte sono state approvate dal Responsabile di Linea di
Intervento e quindi erogate ai soggetti attuatori, il Beneficiario è tenuto ad inviare
l’Attestazione di Conclusione del progetto (Allegato 28) al Responsabile di Linea di
Intervento e per conoscenza alla Segreteria Tecnica. Nel caso in cui si registrino
economie di progetto, pari alla differenza tra il costo ammesso al finanziamento con
decreto dell’Autorità di Gestione e le spese liquidate, il Responsabile di Linea di
Intervento è tenuto a verificare la correttezza dei dati finanziari presenti
nell’Attestazione di Conclusione e quindi a comunicare alla Segreteria Tecnica la
richiesta di definanziamento della parte di risorse finanziare non utilizzate. L’Autorità
di Gestione procederà, quindi, con proprio decreto al definanziamento di suddette
risorse.
82
PARTE 4. IL MONITORAGGIO
4.1. STRUMENTI E FLUSSI DI MONITORAGGIO
Il processo di monitoraggio consente di “fotografare”, in momenti diversi, il processo
di attuazione del Programma da tre punti di vista:
Finanziario, attraverso la rilevazione dei dati relativi al costo, agli impegni
derivanti da atti giuridicamente vincolanti e alla spesa effettivamente sostenuta
dai Beneficiari;
Procedurale, attraverso l’analisi degli step procedurali previsti per l’attuazione
degli interventi, dalla progettazione alla messa in esercizio;
Fisico, mediante la rilevazione dei dati di avanzamento fisico dei progetti.
Nella figura seguente è sinteticamente rappresentato il flusso di monitoraggio.
Figura 21
Il flusso è articolato in:
1. rilevazione dei dati finanziari, procedurali e fisici di ogni progetto;
2. inserimento dei dati nel sistema di monitoraggio locale che, per quanto riguarda il
PON Sicurezza, è SRTP (Sistema Raccoglitore Trasmettitore Progetti) messo a
disposizione dall’IGRUE in attesa della definizione di un sistema informativo ad
hoc (il sistema informativo locale definitivo è in fase di definizione);
3. trasmissione dei dati da SRTP al sistema centrale nazionale di monitoraggio;
4. validazione dei dati trasmessi al sistema centrale nazionale di monitoraggio;
5. controllo, validazione e trasmissione dei dati dal sistema centrale nazionale alla
Commissione Europea tramite SFC 2007.
4.2. LA FASE DI RILEVAZIONE DEI DATI DI PROGETTO
La responsabilità della rilevazione dei dati di monitoraggio è attribuita al
Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento.
Il principale strumento di rilevazione a livello di singolo progetto è costituito dalla
“Scheda di monitoraggio” (Allegato 19). La compilazione delle schede compete al
Responsabile di Progetto.
83
La Scheda è articolata nelle seguenti sezioni:
Anagrafica: contiene informazioni identificative relative ai Beneficiari e ai progetti
finanziati;
Dati finanziari: contiene dati relativi all’avanzamento finanziario del progetto in
termini di risorse impegnate e risorse rendicontate2.
Dati procedurali: consente di evidenziare eventuali scostamenti temporali che si
possono avere durante il processo di attuazione del progetto in relazione ai
differenti step caratterizzanti le fasi principali del processo di attuazione del
progetto.
La rilevazione viene effettuata secondo la tempistica riportata nella tabella seguente:
Invio Schede di
Rilevazione dei dati di
monitoraggio per
progetto
Monitoraggio al
Responsabile
dell’Obiettivo
Operativo/Linea di
Intervento
Al 20 Febbraio
Entro il 25 Febbraio
Al 20 Aprile
Entro il 25 Aprile
Al 20 Giugno
Entro il 25 Giugno
Al 20 Agosto
Entro 25 Agosto
Al 20 Ottobre
Entro 25 Ottobre
Al 15 Dicembre
Entro il 20 Dicembre
4.3. L’INSERIMENTO DEI DATI NEL SISTEMA INFORMATIVO LOCALE
La responsabilità dell’inserimento dei dati all’interno del sistema informativo locale è
attribuita al Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento che imputa
2
L’avanzamento finanziario in termini di pagamenti effettuati non viene rilevato dal Beneficiario in quanto nell’ambito
del PON Sicurezza i pagamenti al soggetto attuatore vengono effettuati con risorse del Fondo di Rotazione.
L’avanzamento dei pagamenti viene quindi rilevato a livello centrale dalla Segreteria tecnico Amministrativa del PON.
84
e gestisce i dati di progetto, le procedure di attivazione e l’anagrafica soggetti. Il
R.O.O./R.L.I. è inoltre abilitato all’utilizzo delle funzionalità di colloquio con il sistema
centrale ed è pertanto responsabile dell’invio al sistema Monit 2007 dei dati relativi al
suo Obiettivo Operativo.
Oltre il R.O.O./R.L.I. l’accesso al sistema informativo locale provvisorio è consentito
al referente di monitoraggio presso la Segreteria Tecnica che svolge la funzione di
Amministratore di Sistema ed è pertanto responsabile della gestione delle procedure
di profilatura degli utenti.
Il sistema SRTP è costruito in modo speculare al database centrale di monitoraggio,
pertanto attraverso questo sistema i R.O.O./R.L.I. potranno registrare e trasmettere
tutti i dati descritti nel protocollo di colloquio unitario fornito dall’Igrue, anche prima
dell’attivazione del sistema informativo locale definitivo. Nello specifico il sistema
provvisorio di monitoraggio:
registra i dati di attuazione;
interroga il sistema centrale e riceve i dati di contesto;
gestisce gli utenti dell’applicazione;
determina e trasmette i dati di avanzamento (delta);
verifica e monitora le trasmissioni dei dati di avanzamento;
riceve gli esiti delle trasmissioni (aggregate e di dettaglio, esportabili anche in
excel).
4.4. LA TRASMISSIONE DEI DATI AL SISTEMA DI MONITORAGGIO CENTRALE
I dati inseriti nel sistema informativo locale (SRTP) sono trasmessi dal Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento al sistema centrale di monitoraggio
(Monit 2007). In particolare confluiscono in un ambiente di lavoro a cui accede il
Direttore della Segreteria Tecnica del PON ai fini della validazione per conto
dell’Autorità di Gestione che consente la trasmissione automatica all’ambiente
ufficiale di Monit 2007.
85
Il sistema informativo locale provvisorio (SRTP) consente al R.O.O./R.L.I. di gestire
le procedure di trasmissione al sistema centrale in modo semplice e di controllare lo
stato della procedura. Nella pagina seguente si riporta lo schema degli step di
trasmissione che possono essere verificati dal R.O.O./R.L.I.
86
4.5. LA
VALIDAZIONE DEI DATI TRASMESSI AL SISTEMA DI MONITORAGGIO
CENTRALE
Come già riportato sopra, i dati trasmessi confluiscono nell’Ambiente di ricezione e
controllo del sistema centrale di monitoraggio dove sono sottoposti ad primo un
controllo automatico da parte del sistema stesso, in merito alla completezza e alla
coerenza delle informazioni trasmesse. Nel caso in cui siano rilevati degli errori, il
sistema di monitoraggio invia una segnalazione. I controlli e le eventuali correzioni
saranno apportate dal Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento. Al
Direttore della Segreteria Tecnica è attribuita la responsabilità di:
verificare il seguito dato alle segnalazioni pervenute;
effettuare ulteriori controlli di coerenza rispetto allo stato d’avanzamento del
Programma;
validare i dati del Programma per conto dell’Autorità di Gestione.
I dati validati confluiscono nell’Ambiente Ufficiale del sistema di monitoraggio e
possono essere visualizzati, oltre che dall’Autorità di Gestione, da:
MISE – DPS;
MEF – IGRUE;
Min. Lavoro.
Decorsi i termini previsti dal sistema, i dati vengono consolidati nel sistema di
monitoraggio dalle Amministrazioni Centrali di riferimento al fine della successiva
trasmissione alla Commissione Europea tramite SFC2007. All’Ambiente Consolidato
del sistema di monitoraggio possono accedere:
MISE – DPS;
MEF – IGRUE;
Min. Lavoro;
Altri soggetti istituzionali.
Nella pagina seguente si riporta lo schema generale dei flussi di monitoraggio
descritti.
87
Figura 22
Il flusso del sistema di monitoraggio
4.6. LO
SCAMBIO DI INFORMAZIONI TRA
AUTORITÀ
DI
GESTIONE
E
AUTORITÀ
DI
CERTIFICAZIONE
L’Autorità di Gestione, ai sensi dell’art. 60 del Reg. n. 1083/06 deve:
lett.c), “garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e
conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito
del programma operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione
necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la
valutazione”;
lett.g), “garantire che l'Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni
necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai
fini della certificazione”.
L’Autorità di Gestione garantirà all’Autorità di Certificazione l’acceso al sistema
informativo, attualmente in fase di definizione, che consentirà di visionare in tempo
reale le informazioni rilevanti sull’attuazione del programma, sulle procedure e sulle
verifiche eseguite in relazione alle spese dichiarate, In attesa della messa a regime
del sistema informativo, l’Autorità di Gestione garantirà comunque la disponibilità
delle informazioni necessarie, attraverso un sistema parallelo basato sul sistema
SRTP dell’IGRUE. Altre informazioni, quali, a titolo esemplificativo, l’elenco dei
88
progetti ammessi al finanziamento, l’elenco dei progetti rientranti nel campione dei
controlli in loco, saranno trasmesse in formato cartaceo.
4.7. L’ANALISI DEI DATI DI MONITORAGGIO
I report disponibili tramite il sistema informativo locale ed il sistema centrale di
monitoraggio, consentono di avere una visione dinamica dello stato di attuazione dei
progetti finanziati e consentono quindi di verificare se quanto previsto nel progetto in
termini di tempistica di spesa e di realizzazione delle singole attività sia stato
effettivamente rispettato, tenuto conto delle eventuali modifiche autorizzate.
Qualora dall’analisi dei dati dovessero emergere degli scostamenti, il Responsabile
dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento, in quanto soggetto responsabile nei
confronti dell’Autorità di Gestione della sorveglianza dello stato di attuazione dei
progetti di competenza, richiederà al Beneficiario/Responsabile di Progetto
informazioni circa lo scostamento al fine di concordare le eventuali azioni da
intraprendere.
In questi casi, il Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento potrebbe, a
titolo esemplificativo e non esaustivo:
richiedere al beneficiario di presentare formale richiesta di modifica del progetto;
supportare il Beneficiario nella gestione delle relazioni tra i soggetti coinvolti
direttamente e indirettamente nell’attuazione e/o nella gestione delle attività
progettuali (es. in occasione di incontri operativo);
procedere alla richiesta di sospensione dei pagamenti;
procedere alla richiesta di definanziamento del progetto;
attivare la procedure di recupero delle somme già erogate.
89
PARTE 5. IRREGOLARITÀ E RECUPERI
5.1. ACCERTAMENTO E SEGNALAZIONE DELL’IRREGOLARITÀ
L’art. 27 Regolamento (CE) n. 1828/2006 stabilisce che l’esistenza di un’irregolarità
debba essere collegata al «primo verbale amministrativo o giudiziario» inteso come
prima valutazione scritta stilata da un’autorità competente, amministrativa o
giudiziaria, che accerti l’esistenza dell’irregolarità in base a fatti specifici, ferma
restando la possibilità di rivedere o revocare tale accertamento alla luce degli sviluppi
del procedimento amministrativo o giudiziario.
La rilevazione delle irregolarità può essere sollevata in seno alle verifiche effettuate
da diversi soggetti, in particolare da:
Autorità di Gestione – Segreteria Tecnico-Amministrativa – Ufficio Pagamenti e
Ufficio Controlli;
Responsabile dell’Obiettivo Operativo/Linea di Intervento;
Autorità di Certificazione;
Autorità di Audit;
Organismi nazionali (MEF – IGRUE, UVER, IGF, Guardia di Finanza; Corte dei
Conti);
Organismi comunitari (D.G.Regio; OLAF; Corte dei Conti Europea).
La rilevazione dell’irregolarità può verificarsi durante tutto il processo di gestione e
controllo, dalla fase di programmazione a quella di certificazione della spesa. A tale
proposito si configurano differenti ipotesi di rilevazione delle irregolarità:
prima del pagamento del contributo da parte dell’Ufficio Pagamenti della
Segreteria Tecnico-Amministrativa;
dopo il pagamento del contributo e prima della Certificazione delle spese
effettivamente sostenute;
dopo il pagamento del contributo e dopo la Certificazione delle spese
effettivamente sostenute.
Come richiamato anche dalla Circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del
Consiglio dei Ministri - Dipartimento per le Politiche Comunitarie, l’art. 27 del
Regolamento sopra citato impone che sia compiuta un'attività di valutazione, all'esito
della quale possa ritenersi accertata, ancorché in modo non definitivo e comunque
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rivedibile, l'esistenza di una irregolarità.
Nell’ambito del PON Sicurezza per lo Sviluppo – Obiettivo Convergenza 2007-2013
l’attività di valutazione è svolta dall’Autorità di Gestione, che una volta ricevuto un
atto o una segnalazione per un caso di sospetta irregolarità o frode, verificherà che
gli elementi trasmessi siano di consistenza tale da rendere fondata la violazione di
una norma comunitaria o nazionale idonea a provocare pregiudizio al bilancio
comunitario.
Le irregolarità accertate saranno segnalate alla Commissione, ai sensi dell’art. 28 del
Regolamento 1828/2006, entro i due mesi successivi alla fine di ogni trimestre, per il
tramite della Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per le Politiche
Comunitarie3.
Fatti salvi i casi urgenti di cui all’art. 29 del Regolamento (CE) 1828/2006 o i casi di
frode accertata o presunta, per i quali occorre effettuare sempre la segnalazione alla
Commissione, l’Autorità di Gestione potrà non comunicare le irregolarità, secondo
quanto disciplinato dall’art. 28 par. 2) del Regolamento 1828/2006, qualora4:
l’irregolarità venga segnalata spontaneamente dal Beneficiario;
il contributo non sia stato ancora erogato e la spesa non sia stata certificata.
In caso di irregolarità relative a somme inferiori a 10.000 euro a carico del bilancio
comunitario, ai sensi dell’art. 36 del Regolamento (CE) 1828/2006, l’AdG procederà
alla comunicazione solo su esplicita richiesta della Commissione.
L’Autorità
di
Gestione,
attraverso
successive
comunicazioni,
informerà
la
Commissione sui procedimenti avviati e sul seguito dato ai sensi dell’art. 30 del
Regolamento (CE) 1828/2006.
5.2. LA REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI
L’Autorità di Gestione, ai sensi dell’art. 60, lett. c) del Regolamento (CE) 1083/2006,
farà in modo che il sistema informativo del Programma sia in grado di registrare e
conservare i dati relativi alle verifiche svolte da tutti gli organismi a vario titolo
preposti ai controlli e ne verificherà la corretta l’implementazione. Il sistema prevede
la registrazione delle seguenti informazioni relative ai controlli:
3
Inoltre, si segnala che, qualora le disposizioni nazionali prevedano il segreto istruttorio, la comunicazione delle
informazioni è sempre subordinata all'autorizzazione dell'autorità giudiziaria che procede (cfr.art. 28.5, Regolamento
(CE) n. 1828/2006).
4
L’art. 28 par. 2) del regolamento 1828/2006 prevede anche il caso in cui ”non sia stata realizzata in tutto o in parte
un’operazione a seguito di fallimento del Beneficiario”.
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data, ora e luogo del controllo;
Beneficiario sottoposto a controllo;
operazione controllata;
ammontare di spesa controllata;
eventuale ammontare di spesa ritenuta irregolare;
tipologia di irregolarità;
eventuale provvedimento amministrativo o giudiziario intrapreso in relazione alle
irregolarità rilevate;
data e protocollo del verbale amministrativo o giudiziario o di analogo documento
che riporta gli esiti del controllo.
L’Autorità di Gestione assicura, inoltre, che le Autorità di Certificazione, di Audit e i
Responsabili dei Controlli di primo livello provvedano alla registrazione dei dati
relativi ai controlli effettuati dagli stessi (per i controlli effettuati da organismi esterni la
responsabilità della registrazione viene assunta dall’Ufficio Controlli della Segreteria
Tecnico-Amministrativa).
5.3. RETTIFICHE E RECUPERI
Una volta accertata l’irregolarità l’Autorità di Gestione, ai sensi dell’art. 70, lett. b) del
Regolamento (CE) 1083/2006, provvede alla messa in atto di adeguate misure volte
a correggere o recuperare gli importi indebitamente versati.
Ai sensi dell’art. 98 del Regolamento (CE) 1083/2006, i procedimenti di rettifica
consistono in una soppressione totale o parziale del contributo pubblico del
Programma Operativo.
I contributi svincolati, in seguito alle rettifiche finanziarie, saranno riutilizzati
nell’ambito dello stesso Programma Operativo entro il 31 dicembre 2015 ma non per
l’operazione o le operazioni oggetto della rettifica né per operazioni appartenenti allo
stesso Asse prioritario se l’irregolarità ha natura sistemica5.
L’Autorità di Certificazione riceve dall’Autorità di Gestione la comunicazione delle
rettifiche effettuate e delle operazioni interessate da tali rettifiche.
5
Per irregolarità sistemica si intende un errore ricorrente imputabile a gravi lacune nei sistemi di gestione e controllo;
in tali casi si procederà ad una rettifica finanziaria e l’indagine sarà estesa a tutte le operazioni che potrebbero essere
interessate.
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Nel caso in cui l’irregolarità venga riscontrata dopo il pagamento del contributo,
l’Autorità di Gestione procede senza indugio al recupero delle somme indebitamente
versate anche attraverso compensazione nella successiva richiesta di erogazione.
In particolare, la procedura di recupero prevede la notifica di revoca del contributo da
parte dell’AdG al Beneficiario.
Le informazioni relative al recupero sono inserite dall’Ufficio Controlli della Segreteria
Tecnico-Amministrativa
dell’AdG,
nel
Sistema
Informativo,
già parzialmente
compilato in fase di rilevazione dell’irregolarità, relativamente a:
l’importo certificato da recuperare;
la data in cui è sorto il debito;
gli estremi del decreto di revoca;
la data di notifica del decreto stesso.
Gli importi recuperati saranno restituiti al Fondo di Rotazione e messi a disposizione
dell’Autorità di Certificazione. Questa ai sensi dell’art. 61 lettera f) del Regolamento
(CE) 1083/2006, ne ordina la restituzione al bilancio dell’Unione Europea prima della
chiusura del programma detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva.
Qualora l’Autorità di Gestione ritenga di non poter recuperare o prevedere il recupero
di un importo indebitamente erogato, deve darne comunicazione alla Commissione
indicando l’entità dell’importo non recuperato e i motivi del mancato recupero e
fornendo tutti gli elementi necessari affinché la stessa Commissione possa decidere
sull’imputabilità della perdita.
In particolare, ai sensi del paragrafo 2 dell’articolo 30 del Regolamento (CE)
1828/2006 gli elementi minimi che l’Autorità di Gestione deve fornire alla
Commissione sono:
a) un copia del decreto di ammissione al finanziamento;
b) la data dell’ultimo pagamento al Soggetto attuatore;
c) un copia dell’ordine di recupero;
d) una descrizione sommaria dei provvedimenti presi dall‘Autorità di Gestione per
recuperare l’importo in questione con indicazione delle rispettive date.
In caso di mancato recupero riconducibile a colpa o negligenza imputabile alla
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Autorità di Gestione, il rimborso al bilancio dell’Unione Europea graverà
esclusivamente sul bilancio dello Stato membro.
In caso di irregolarità non recuperabili al di sotto della soglia di segnalazione,
valutata in 10.000 euro di contributo, la perdita viene condivisa con la Commissione
secondo il tasso di cofinanziamento applicabile all’operazione interessata.
Al fine di consentire le necessarie compensazioni e i rimborsi derivanti da una
procedura di recupero, l’Autorità di Certificazione, a norma dell’art. 61 lettera f) del
Regolamento (CE) 1083/2006, tiene una contabilità degli importi recuperabili o ritirati
a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione a una operazione.
A fronte di tali importi, l’Autorità di Certificazione riceve successivamente dall’Autorità
di Gestione la comunicazione dell’eventuale recupero con l’indicazione del pagatore,
dell’importo recuperato, della data in cui è stato effettuato il pagamento.
L’AdG informerà la Commissione, a norma dell’art. 30 del Regolamento (CE)
1828/2006, entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre, sul seguito dato
ai procedimenti di irregolarità comunicati alla Commissione.
L’Autorità di Gestione dà comunicazione della rettifica finanziaria all’Autorità di
Certificazione, la quale:
•
se la spesa oggetto di rettifica è stata già inserita in una Domanda di pagamento,
decurta l’importo rettificato nella prima domanda di pagamento successiva al
ricevimento della comunicazione di rettifica;
•
se la spesa oggetto di rettifica non è stata ancora inserita in una Domanda di
pagamento, procederà a inserire nella Domanda di Pagamento solo l’importo di
spesa al netto della rettifica.
Inoltre, ai sensi dell’art. 20 del regolamento (CE) 1828/2006, l’AdC invia entro il 31
Marzo di ogni anno un rapporto sugli importi ritirati dalle dichiarazioni di spesa
dell’anno precedente e sugli importi recuperati e da recuperare in relazione alle
spese dichiarate negli anni precedenti, acquisendo le informazioni necessarie dal
registro dei debitori.
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Figura 23
La procedura di segnalazione delle irregolarità
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PARTE 6. ALLEGATI
Documento Allegato
Data aggiornamento
1) Elenco Responsabili Obiettivi Operativi
20/09/2013
2) Scheda Istruttoria ammissibilità
15/05/2009
3) Regolamento di esecuzione del Reg. (CE) n.1083/2006 D.P.R. n.196 del 3 ottobre 2008
4) Scheda di Valutazione preliminare
5) Griglie di valutazione
6) Nota di ammissione al finanziamento
7) Nota di accettazione del finanziamento
8) Diagrammi di flusso delle procedure di selezione del
17/12/2008
15/05/2009
15/05/2009
20/09/2013
20/09/2013
15/05/2009
soggetto attuatore
9) Lettera trasmissione documentazione contratto
10) Format di decreto di approvazione del contratto
11) Check list verifica procedure di selezione
12) Check list verifiche del Beneficiario
13) Check list verifiche Responsabile dei controlli
14) Format di attestazione di spesa
15) Format verbale controlli in loco
16) Check list verifiche Ufficio Pagamenti
17) Check list verifiche Autorità di Certificazione
18) Check list verifiche Autorità di Certificazione a campione
19) Scheda di monitoraggio
20) Check list selezione consulenti – Controlli I livello
20A) Check list selezione consulenti - Beneficiario
23) Richiesta di Pagamento
23A) Prospetto di rendicontazione a costi reali
24) Check list di rendicontazione a costi reali
24A) Check list di rendicontazione a costi reali – Beneficiario
20/09/2013
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25) Modello presentazione progetti Asse III
26) Scheda Istruttoria Progetti Asse III
27) Scheda Valutazione Progetti Asse III
28) Attestazione conclusione progetto
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