INNOVA CRM è la soluzione ideale per le Aziende che hanno l’esigenza di migliorare il proprio sistema informativo senza dover necessariamente sostituire il software gestionale. Realizzato interamente in tecnologia WEB, è di semplice e immediato utilizzo per gli operatori, ed è fruibile da una qualsiasi postazione Windows interna o esterna all'Azienda senza richiedere complesse installazioni sui PC o requisiti hardware particolari. Si configura come un sistema Intranet e, in presenza di una semplice linea ADSL, può essere utilizzato anche dall'esterno dell'Azienda tramite un qualsiasi punto di accesso ad Internet, anche con connessioni mobili (GPRS/UMTS) da computer portatili. Sviluppato in linguaggio ASP.NET, ha l'aspetto e la struttura di un sito Internet per offrire la massima garanzia di espandibilità e di semplicità d'uso. Il menu, completamente personalizzabile, permette di collegare applicazioni WEB, pagine HTML, documenti, immagini e tutti gli oggetti che possono risultare utili per il lavoro degli utenti. E’ basato su database Microsoft SQL Server, che ne assicura la stabilità e le migliori prestazioni, anche a fronte di grandi quantità di dati, e può essere installato su un qualsiasi server Windows 2000 / 2003 / 2008, rendendo immediatamente disponibili le sue funzioni a tutti gli utenti autorizzati. E' possibile usare anche le versioni gratuite di Microsoft SQL Server (MSDE, Express). Il prodotto è utilizzabile in ambiente Windows su PC, Notebook e Tablet, e grazie al nuovo modulo PAD anche su Smartphone e PAD. Gestisce un numero di utenti illimitato ed ha una struttura modulare per adattarsi facilmente alle esigenze del Cliente, massimizzando il ritorno dell’investimento effettuato. Le sue funzionalità lo rendono ideale per le Aziende commerciali e di servizio alla clientela, ma opera al meglio anche all’interno di enti ed associazioni che offrono i propri servizi agli associati. E’ composto da 10 moduli principali: CRM (gestione clienti e servizi commerciali) Service (servizi di supporto e di assistenza tecnica) Commesse (gestione progetti e commesse di lavoro) Magazzino (evasione ordini e inventario con computer palmari) Agenti (gestione clienti e ordinativi on-line) E-Business (erogazione servizi e-business a clienti e commercio elettronico) Negozi (gestione punti vendita) Qualità (per le aziende certificate ISO 9001) Approvvigionamenti (verifica disponibilità articoli a magazzino) PAD (accesso a Innova da smartphone e tablet) Il modulo CRM InnovaCRM consiste in un sistema completo che permette di organizzare l'operatività di utenti e gruppi di lavoro, fornendo, insieme agli strumenti di base come la Rubrica Clienti - Fornitori - Contatti, l'Agenda settimanale e le Chiamate ricevute, anche strumenti avanzati come la gestione delle Commesse di lavoro e il supporto al sistema Qualità per le Aziende certificate ISO 9001. InnovaCRM può importare i dati anagrafici di Clienti e Fornitori dalle procedure amministrative presenti in azienda così da evitare la duplicazione dei dati. Per le aziende in possesso del software Passepartout è possibile collegare direttamente gli archivi in modo da avere i dati anagrafici automaticamente aggiornati. Progettato per essere di semplice e immediato utilizzo, permette di organizzare tutte le informazioni aziendali attorno alla Scheda Cliente. Così è possibile avere sempre sotto controllo il fatturato, i documenti, le chiamate ricevute, la situazione delle commesse di lavoro e tutte le informazioni relative al Cliente. La composizione modulare permette di acquisire il prodotto nella configurazione più idonea per l'Azienda, ottimizzando i costi e dando la possibilità di adeguare in seguito il prodotto all'evoluzione strutturale ed organizzativa dell'impresa. InnovaCRM offre il miglior controllo delle attività operative: l'utente può gestire i lavori in corso, le scadenze, gli impegni in agenda in modalità semplice e intuitiva, sostituendo così i classici "organizer" cartacei. Queste funzionalità sono disponibili a tutti gli utenti che abbiano un collegamento Internet, grazie alla modalità di utilizzo remoto. L'intero sistema è configurabile per la gestione della sicurezza, permettendo di impostare i limiti e i permessi nell'accesso ai dati a seconda dell'utente o del gruppo di lavoro. E' possibile definire i permessi per tutte le sezioni del sistema, incluso per l'accesso alle agende. E' gestita la tracciabilità delle operazioni per un completo monitoraggio degli utenti. InnovaCRM trova la sua massima espressione nel collegamento con il software gestionale Passepartout Mexal sfruttando al massimo la funzionalità di replica dati di Mexal (disponibile grazie all'attivazione di Mexal DB) potendo attingere i dati di vendita relativi a Clienti, Fornitori e Articoli per mostrarli direttamente in modalità web. I dati gestionali possono essere integrati facilmente con ulteriori dati configurabili a piacere tramite la funzionalità Dati Aggiuntivi, ed è anche possibile predisporre con grande semplicità stampe tabellari totalmente personalizzabili. Il caricamento di dati all'interno del gestionale (preventivi, ordini clienti finalizzati alla fatturazione, ecc.) viene effettuato tramite moduli sviluppati in modalità Passepartout Shaker che non necessitano di installazione su Mexal. Rubrica Gestione rubrica di Clienti, Fornitori (acquisizione in tempo reale da Mexal) e Contatti Possibilità di creare a piacere schede con i dati aggiuntivi di Rubrica Stampa scheda di rubrica su base parametrica, in formato HTML e RTF (Word) Possibilità di creare a piacere le stampe tabellari su tutti i dati di rubrica Esportazione diretta di dati in formato CSV e/o Excel Possibilità di interrogare la rubrica tramite SMS Archiviazione documenti su scheda di rubrica Visualizzazione in tempo reale di dati di Vendita (Clienti) e acquisti (Fornitori) Agenda Agenda appuntamenti settimanale Condivisione in rete su base di permessi per i singoli utenti Gestione impegni di gruppo e impegni ricorrenti Gestione tipologie di appuntamento Ricerca parametrica e libera sui contenuti degli appuntamenti Esportazione impegni per Outlook Planner giornaliero / settimanale / mensile, per utente e per gruppo Attività Gestione attività aziendali Scheda attività personalizzabile tramite dati aggiuntivi Stampa parametrica della scheda attività Creazione automatica attività da e-mail, fax, SMS Gestione attività di gruppo e attività in delega Gestione file allegati con archiviazione file organizzabile Gestione FAX in rete Gestione archivio di protocollo Gestione pratiche con caricamento di prestazioni e passaggio dati a Mexal per la fatturazione Motore di ricerca su attività Invio e-mail, fax, SMS dall'interno della scheda attività Commerciale Gestione archivio articoli (acquisiti da Mexal) Schede articoli personalizzabili con dati aggiuntivi, immagini e link a schede tecniche Visualizzazione dei movimenti di vendita e acquisto degli articoli Stampe parametriche su articoli Gestione cataloghi articoli, di tipo statico e dinamico Gestione Azioni Commerciali, con invio informative tramite e-mail, fax e SMS Gestione Newsletter informative Il modulo SERVICE Assistenza, servizi e contratti SERVICE è il modulo progettato per le aziende che si occupano di servizi alla clientela e assistenza tecnica. Sviluppato all’interno del sistema INNOVACRM, ne condivide le modalità operative risultando di grande immediatezza e semplicità d’uso anche per il personale meno dotato di competenze informatiche. Tutte le operazioni vengono svolte tenendo sempre il cliente al centro del processo, che si tratti della registrazione di un apparecchio in assistenza o dello svolgimento di una richiesta di assistenza, così che accedendo alla scheda del cliente siano immediatamente visionabili: l’elenco dei contratti e le loro scadenze le apparecchiature in assistenza e le relative schede tecniche i documenti inviati e ricevuti gli interventi tecnici effettuati e i rapporti di intervento le richieste effettuate al supporto tecnico A chi e' destinato La struttura standard e flessibile di Service permette di gestire in modo completo piccole e medie imprese operanti in settori diversi: Impianti antifurto, impianti elettrici Impianti di condizionamento e riscaldamento Fotocopiatrici, fax, stampanti, PC Distributori automatici (caffè, acqua, bevande, alimentari) Disinfezione e disinfestazione Laboratori di riparazione elettrodomestici, tv, radio, hi-fi Manutenzione impianti di aria compressa, impianti idraulici, ascensori Apparecchiature per centri estetici ed elettromedicali Manutenzione macchine automatiche industriali E' quindi indispensabile per le imprese che gestiscono un parco macchine installato o che fanno assistenza ad impianti soggetti a manutenzione programmata. I servizi on-line per la clientela In abbinamento al modulo Area Clienti, offre la possibilità di far accedere tramite internet i clienti ad un'area riservata per l'assistenza tecnica dove essi potranno inserire le richieste di supporto e consultare lo stato di avanzamento delle stesse. Altre funzionalità riguardano la possibilità di consultare l'archivio degli interventi, i rinnovi dei contratti, l'acquisto online dei prodotti di consumo e dei ricambi, la consultazione della banca dati soluzioni per risolvere in autonomia le problematiche più semplici. Funzionalità principali Archivio completo delle macchine e delle attrezzature in assistenza, con i dati tecnici, le schede dei ricambi e degli accessori, il riepilogo degli interventi effettuati e la possibilità di allegare file quali schede di installazione e collaudo Gestione dei contratti di assistenza nelle varie tipologie (full service, a tariffa, con monte ore a scalare), con scadenzario e rinnovo automatico Gestione degli interventi tecnici, dalla richiesta del cliente fino al completamento del lavoro, con gestione dell’avanzamento e collaudo quando necessario Integrazione con il modulo di gestione del sistema qualità (ISO 9001) per la registrazione di anomalie e reclami Banca dati soluzioni per l’archiviazione e la ricerca di soluzioni già pronte per le richieste dei clienti Integrazione con il modulo Area Clienti per la fornitura di servizi on line in area riservata collegata al proprio sito internet Possibilità di impostare uno scadenzario con la pianificazione degli interventi di assistenza presso i clienti Possibilità di definire check-list per gli interventi tecnici da far compilare al personale durante lo svolgimento del servizio Gestione di manuali e di istruzioni tecniche a disposizione del personale operativo Collegamento con l’agenda settimanale degli impegni per la pianificazione visuale degli interventi tecnici Diverse stampe riepilogative e statistiche relative a redditività dei tecnici e dei contratti Il modulo COMMESSE Progettare, pianificare, gestire Innova COMMESSE è il modulo della famiglia di applicazioni INNOVA CRM creato per le aziende operanti a progetto o su commessa, che si trovano spesso a dover gestire attività che richiedono una pianificazione complessa e articolata. Inoltre, queste attività solitamente includono l'offerta di un prodotto / servizio che si basa sul'elaborazione di un preventivo, da cui viene in seguito calcolato il prezzo di vendita e vengono effettuate le analisi dei costi e dei ricavi. Realtà come imprese di costruzione edili, meccaniche, di impiantistica (elettricisti, idraulici, ecc.), aziende di servizi che trattino certificazioni di qualità, studi ambientali, monitoraggi, ecc., e in generale progetti o commesse, potrebbero semplificare enormemente il proprio lavoro e risparmiare tempo e denaro se solo avessero lo strumento idoneo a gestire completamente questi aspetti. Per la sua completezza e versatilità, il modulo Commesse si rivela indispensabile non solo alle aziende operanti a progetto / commessa, ma anche a strutture come i centri di formazione, per la pianificazione e gestione di attività formative quali corsi e seminari. Il modulo Commesse offre una piattaforma flessibile proprio per le attività e i progetti che necessitano di una pianificazione complessa, articolata per gruppi di lavoro e fasi operative. Il modulo permette di: impostare il gruppo di operatori pianificare in dettaglio le fasi e le sottofasi / unità operative assegnando per ogni fase le risorse operative specifiche allegare i documenti di commessa definire il preventivo di commessa successivamente all'imputazione dei costi, valutare la redditività di commessa gestire l'avanzamento dei lavori, il consuntivo e i dati per la fatturazione Per ogni fase è possibile imputare i costi e le ore impegnate dalla singola risorsa, per la quale viene gestito lo scadenzario delle fasi pianificate. Vengono inoltre gestite le pietre miliari, finalizzate alla compilazione delle schede di collaudo. Funzionalita' principali Generali Definizione in dettaglio delle diverse fasi operative associate a dipendenti e risorse, per ogni commessa Gestione completa dell'anagrafica e delle tabelle specifiche insieme ai documenti obbligatori, per ogni commessa Gestione completa dei documenti e delle attività allegate, delle risorse assegnate, dei luoghi di intervento, per ogni commessa Gestione archivio commesse organizzato per aree aziendali Gestione delle schede di collaudo, in modalità conforme alla normativa sulla certificazione qualità ISO9001:2000 Pianificazione lavori Possibilità di definire e di gestire in modo completo la pianificazione del lavoro di ogni dipendente e risorsa Possibilità di analizzare il carico di lavoro giorno per giorno di ogni dipendente / risorsa e di lasciare che il software suggerisca eventuali aree ancora non pianificate Possibilità di analizzare la programmazione temporale a commessa e i relativi impegni di ogni risorsa, e di modificarne la pianificazione Pianificazione dei lavori con struttura ad albero delle fasi e sottofasi, con supporto visivo per il controllo dell'avanzamento dei lavori Gestione costi di commessa Registrazione e monitoraggio di tutti i costi sostenuti nell'avanzamento del lavoro della commessa; l'imputazione dei costi è automatizzata al massimo, per una gestione semplice e efficiente delle informazioni Gestione del preventivo di commessa, con possibilità di definire il prezzo in modalità forfetaria o calcolata Possibilità di gestire i costi in modo parametrico: sulla base delle ore lavorate dai dipendenti e dalle macchine, dei materiali impiegati per lo svolgimento del lavoro o di altri costi generali Possibilità di definire diverse tariffe orarie e di registrare il lavoro di dipendenti e risorse anche per tipologia, in modo da effettuare in seguito statistiche significative Analisi dei costi di commessa Possibilità di conoscere la propria redditività e il ritorno sull'investimento grazie all'analisi dei costi aggiornati delle commesse Possibilità di effettuare un'adeguata programmazione futura Redditività di una commessa in tempo reale, con i costi suddivisi per tipologia (materiali, ore lavoro, altri costi) confrontati con il valore previsto e con le fatture emesse ad oggi Gestione dei dati per la fatturazione, con passaggio al software gestionale per la successiva fatturazione delle fasi di commessa Analisi ore lavorate Controllo puntuale e immediato dello svolgimento dei lavori in azienda grazie all'analisi delle ore Conoscenza dettagliata del lavoro orario effettuato su ogni commessa, analizzato per dipendente, per risorsa, ognuna per periodo di date impostato dall'utente Il modulo MAGAZZINO Automatizzare la gestione del magazzino Innova MAGAZZINO è la soluzione complementare di Mexal per la gestione delle operazioni di movimentazione merce in magazzino, che permette il monitoraggio dell’evasione degli ordini tramite Planner, il controllo e la gestione delle liste di prelievo merce, la presa dell’ordine direttamente in magazzino e la gestione del pick tramite computer palmari. Il Planner di magazzino opera in tempo reale sugli ordini presenti in Mexal e rende disponibili tempestivamente le informazioni sugli ordini, consentendo un controllo preciso ed efficace del processo di evasione. Rappresenta quindi uno strumento particolarmente importante per diverse funzioni aziendali: per i responsabili del reparto magazzino, per controllare il regolare svolgimento delle lavorazioni richieste per gli operatori di magazzino, per migliorare e velocizzare i processi di verifica e prelievo merce per il reparto spedizioni, per pianificare ed organizzare l’imballo e la spedizione dei prodotti e per il controllo qualità. Innova MAGAZZINO opera direttamente sugli ordini e sul magazzino di Passepartout Mexal permettendone la gestione e l’avanzamento visuale della struttura costitutiva degli ordini da evadere. Come opera il sistema Il sistema viene installato su un server Windows all’interno dell’azienda (è possibile utilizzare un server dedicato o lo stesso server su cui è installato il programma gestionale) e successivamente collegato al sistema Mexal per mezzo delle funzionalità del database MS SQL Server. Gli ordini di vendita, caricati direttamente in Mexal o in INNOVA o in arrivo dagli agenti tramite lo specifico modulo AGENTI di INNOVA, vengono acquisiti in tempo reale e preparati automaticamente sotto forma di liste di prelievo per le operazioni di prelievo merce in magazzino. Le liste di prelievo (pick list) possono essere stampate o meno, a seconda delle preferenze dell’azienda. Sulla lista di prelievo, configurabile sia come gestione del singolo ordine che come accorpamento di più ordini di un cliente, possono essere stampati i seguenti campi: n. lista di prelievo con relativo codice a barre n ordine e descrizione, riferimenti cliente, data documento e data scadenza codice articolo (alfanumerico e/o barcode), ubicazione, descrizione, disponibilità magazzino e quantità ordinata da prelevare immagine fotografica dell'articolo da prelevare La lista di prelievo, stampabile in automatico sulla stampante di magazzino (condivisa o dedicata), può essere usata dai magazzinieri sia in forma cartacea che per accompagnare il prelievo effettuato con l’ausilio di un computer palmare. In questo secondo caso l’operatore potrà usare il lettore barcode del palmare per leggere il codice identificativo della lista così da caricare direttamente l’elenco degli articoli sul palmare. Terminata la fase di prelievo il sistema può stampare, sempre in automatico, la lista del prelievo effettuato per il passaggio successivo all’operatore del package. L’evasione della lista di prelievo può essere supportata da computer palmari (di tipo industriale) su cui viene installato il modulo InnovaPIX. Tramite il palmare l’operatore va in magazzino e legge direttamente i codici degli articoli che preleva, aiutato nell’operazione dal terminale che segnalerà eventuali errori commessi come il prelievo di un articolo sbagliato (non presente sulla lista). Il sistema prevede anche la possibilità di effettuare la presa ordine diretta in magazzino, sempre tramite i computer palmari. In questo caso il magazziniere che riceve il cliente a banco può creare l’ordine direttamente su palmare durante la fase di prelievo, così da generare in automatico la bolla per il cliente una volta terminata e confermata l’operazione sul palmare. In alternativa l’operatore può effettuare il prelievo in magazzino nel modo classico (senza palmare), e poi utilizzare il lettore barcode fisso sul banco per il controllo del materiale prelevato. IL CONTROLLO DELL’EVASIONE DEGLI ORDINI Per il controllo degli ordini viene utilizzato un planner visuale di magazzino che viene aggiornato automaticamente sia dalle operazioni fatte su Mexal che da quelle fatte su INNOVA (sempre relativamente agli ordini di magazzino). L’obiettivo è di permettere il controllo e la gestione dello stato di avanzamento, sia per gli ordini inseriti internamente all’azienda che per quelli in arrivo dagli agenti esterni. Il planner visuale può essere tenuto sempre aperto per fornire ai responsabili, in modo sempre chiaro ed immediato, la situazione aggiornata dello stato delle operazioni di magazzino. Riepilogo Funzionalità acquisizione automatica ordini da Passepartout Mexal e visualizzazione su Planner preparazione automatica e stampa della lista di prelievo, ordinata per ubicazione possibilità di assegnazione forzata delle liste di prelievo ai palmari/operatori di magazzino planner di magazzino per la gestione degli ordini e delle liste di prelievo con: o visualizzazione ordini e liste di prelievo con dettaglio righe o impostazione filtri di visualizzazione su data ordine, cliente, magazzino, stato ordine / lista o gestione di data scadenza, scadenza tassativa, priorità, giorni alla scadenza, stampa lista PDF, stato e assegnazione a palmare possibilità per gli operatori di magazzino di caricare una lista di prelievo leggendo il codice identificativo della lista modulo InnovaPIX per l’evasione dell’ordine tramite computer palmari (terminali portatili di magazzino) con: o evasione ordine cliente (lista di prelievo) o visualizzazione della disponibilità a magazzino dell’articolo o segnalazione di articolo prelevato non presente nell’ordine e possibilità di prelevare articolo sostitutivo o evasione dell’ordine con generazione automatica dell’ordine residuo o possibilità di stampa automatica della bolla a seguito di prelievo e chiusura ordine o presa ordine diretta in magazzino (modello “spesa al volo”) possibilità di stampa automatica della lista del materiale prelevato, con indicazione del residuo non prelevato possibilità di evasione diretta dell’ordine con stampa della bolla / fattura accompagnatoria Il modulo AGENTI Estendere Passepartout Mexal per gli agenti di vendita Il modulo AGENTI di InnovaCRM permette alle aziende in possesso di Passepartout Mexal di ottimizzare i rapporti con i propri agenti, contribuendo sensibilmente al miglioramento dell'azione della propria rete di vendita. Si presenta come un sito web utilizzabile in modo semplice ed intuitivo, con un aspetto grafico personalizzabile in funzione delle esigenze dell’azienda. L’agente può accedere alle informazioni di sua competenza contenute in Mexal e riguardanti i rapporti con l’azienda (ordini, insoluti, pagamenti, provvigioni, listino prodotti). La soluzione fornisce le informazioni che permettono all’agente di prendere decisioni immediate. Ad esempio l'agente, prima di inviare un ordine, potrà verificare immediatamente se esistono eventuali situazioni di insolvenza. Gli agenti possono accedere a tutte le informazioni di loro competenza quali: Fatturato dei propri clienti Provvigioni maturate Situazione pagamenti e insoluti Cataloghi Articoli e Listino prezzi Archivio clienti con dettaglio su: o Ordini (con stato di evasione degli ordini) o Fatture o Pagamenti Gli agenti possono inoltre effettuare ordini per conto dei clienti, per mezzo del catalogo / carrello oppure caricando gli ordini da un elenco articoli precedentemente preparato (su Excel o su semplici file di testo). In base alle esigenze dell'azienda e degli agenti è possibile scegliere tra due differenti modalità di lavoro disponibili: modalità ON-LINE e modalità OFF-LINE. Funzionalità principali Rubrica Clienti: può visualizzare i dati anagrafici dei clienti gestiti, con schede dati personalizzabili Provvigioni: può visionare lo stato e gli importi delle provvigioni di sua competenza Elenco Ordini: l'agente può visualizzare lo stato di avanzamento degli ordini di tutti i suoi clienti Novità e informazioni aziendali Catalogo Prodotti navigabile con prezzi e disponibilità. L'agente può operare in rappresentanza di un proprio cliente, visionare i prezzi a lui riservati ed ordinare gli articoli Carrello Ordini: l'agente può accedere alla funzione solo per conto dei propri clienti per completare ed inoltrare i loro ordini Il modulo E-BUSINESS Offrire servizi via web ai Clienti Il modulo Area Clienti offre la possibilità di far accedere i propri Clienti ad un’area ad accesso riservato in cui possono disporre di un insieme di servizi. Concretamente, il modulo Area Clienti permette all'Azienda di fornire le funzionalità E-Business: dalla gestione degli ordinativi online tramite catalogo elettronico e carrello acquisti alla possibilità di visualizzare i documenti di vendita come gli ordini e le fatture di acquisto. Si presenta come un portale web ed è collegabile ad un qualsiasi sito internet già esistente. In caso di presenza del modulo Service, il Cliente ha anche la possibilità di accedere ai servizi on-line di Assistenza Tecnica e può visualizzare la documentazione relativa a rapporti di intervento, attrezzature in assistenza e contratti in essere. Servizi commerciali Si tratta di una sezione del portale in cui il Cliente può consultare la documentazione commerciale come gli ordini e le fatture, può visualizzare e stampare le fatture in formato PDF e, per le aziende che offrono servizi di vendita, consultare il catalogo prodotti e inserire gli ordini on-line tramite carrello. Servizi di assistenza tecnica Per le aziende che hanno attivato il modulo Service, viene resa disponibile la sezione Assistenza in cui essi potranno: inserire le richieste di servizio e controllarne l’avanzamento verificare i contratti di assistenza in essere e procedere autonomamente al rinnovo conseguente la scadenza visualizzare l’elenco delle attrezzature in assistenza e gli interventi tecnici compiuti su di esse accedere all’archivio degli interventi effettuati dal personale tecnico e stampare i rapporti di intervento consultare la Banca Dati Soluzioni che l’Azienda potrà popolare con un insieme di soluzioni pronte per le problematiche più frequenti e casi risolti con successo valutare l’efficienza del servizio e le statistiche ad esso relative Servizi di condivisione documenti La sezione di condivisione documenti offre la preziosa possibilità di condividere in modo semplice e protetto i documenti riservati. Vengono gestite tre possibilità di condivisione e raggruppamento: Circolari e comunicazioni a tutti i clienti Documenti generici per tutti i clienti Documenti specifici per il singolo cliente La possibilità di accedere a funzionalità avanzate di INNOVA, come ad esempio le stampe parametriche personalizzabili, rende il modulo altamente configurabile e particolarmente efficace per le realtà formate da gruppi di lavoro. Funzionalità principali Facilità di attivazione L’attivazione dell’Area Clienti richiede tempi brevissimi e costi assolutamente contenuti. E’ sufficiente abilitare il modulo perché i clienti possano già accedervi. Le funzionalità sono immediatamente attive e l’azienda deve solo assegnare le password per l’accesso e comunicarle alla propria clientela. Facilità di gestione Per la gestione dell’area non occorrono complesse competenze specifiche o conoscenze tecniche particolari. La maggior parte delle funzionalità vengono gestite automaticamente dal sistema e all’utente non resta che inserire gli eventuali messaggi informativi che i clienti potranno visionare al momento dell’accesso. Le operazioni di gestione vengono fatte all’interno di InnovaCRM, semplificando ulteriormente il lavoro agli addetti. Accessi differenziati Il modulo permette di assegnare specifiche di accesso differenziate per ogni referente del cliente. E' quindi possibile indicare chi fra i diversi referenti potrà visionare le fatture e chi invece potrà inserire le richieste di assistenza tecnica. Particolarmente utile è la pagina di apertura dell’area (home page) in cui è possibile visualizzare novità e messaggi informativi che i clienti vedranno al momento dell’accesso. Il modulo NEGOZI La gestione dei punti vendita Innova POS è il modulo della famiglia di applicazioni INNOVA CRM creato per le aziende con esigenze di gestione della vendita a banco con registratore di cassa. Si compone di un software installabile sui PC collegati ai registratori di cassa, che interagiscono con il sistema centrale INNOVA (e quindi con Passepartout Mexal) da cui acquisiscono i dati degli articoli in vendita e a cui inviano gli scontrini emessi per lo scarico del magazzino e la registrazione in contabilità. Il collegamento con il server centrale può essere fatto sia tramite rete locale che a mezzo di linea internet (ADSL o equivalente) permettendo quindi la gestione di negozi presenti in località diverse. Opera in modalità on-line ed off-line, verificando automaticamente la disponibilità della linea ed adeguando la modalità operativa di volta in volta. E' dotato di interfaccia touch-screen studiata appositamente per semplificare al massimo il lavoro dell'operatore, così da massimizzare la velocità della fase di emissione dello scontrino e ridurre al minimo la possibilità di errore dei commessi. Il sistema è predisposto per l'uso dei codici a barre, anche per gli articoli a taglie del settore abbigliamento. La configurazione dei singoli punti cassa avviene centralmente, e risulta particolarmente agevole per gli amministratori di sistema che gestiscono più punti vendita dislocati in località differenti. La possibilità di accedere a funzionalità avanzate di INNOVA, come ad esempio le stampe parametriche personalizzabili, rende il modulo altamente configurabile e particolarmente efficace per le realtà formate da gruppi di lavoro. Funzionalità principali Interfaccia touch-screen Gestione di codici a barre Gestione articoli a taglie Configurazione centralizzata Gestione operatori di cassa con password Gestione centralizzata (su Passepartout Mexal) di articoli e listini Collegamento con registratore di cassa per emissione automatica di scontrini Consultazione disponibilità articoli presso altro negozio o magazzino Calcolo del resto al cliente Gestione di diverse modalità di pagamento Scarico automatico dell'articolo venduto dal magazzino in tempo reale Registrazione automatica degli scontrini in contabilità Stampe parametriche personalizzabili Impostazione automatica del funzionamento on-line / off-line in modalità trasparente all'operatore. Il modulo QUALITA' Gestire la Qualità in modo trasversale L'ESIGENZA Le strutture con un sistema qualità certificato, che operano secondo la norma ISO 9001:2000, si trovano ad affrontare la necessità di gestire alcune operazioni che fanno parte del quotidiano, come la consultazione delle procedure, la gestione dei problemi e delle non conformità, il controllo dell'operatività dei fornitori. Purtroppo capita talvolta che, a causa di modalità o di sistemi informativi inadatti o semplicemente inadeguati, tali operazioni vengano rimandate a momenti successivi, se non addirittura dimenticate, perdendo così l'opportunità di applicare, monitorare e migliorare il proprio sistema qualità LA SOLUZIONE Il modulo SGQ (Sistema per la Gestione della Qualità) di Innova CRM nasce per aiutare il personale ad operare in coerenza con il Sistema Qualità. Il modulo è stato progettato come uno strumento trasversale alle normali e quotidiane procedure operative, così da far assumere al sistema qualità un ruolo di aiuto e supporto attivo nel lavoro dei singoli, e non un ostacolo come spesso viene inteso (aumento della carta e della burocrazia aziendale). L'idea alla base del progetto sta nel fatto che ogni operatore che si trovi a riscontrare un problema su un processo, o che debba consultare una procedura, possa farlo all'interno dell'ambiente operativo in cui gestisce le attività quotidiane, senza dover utilizzare strumenti aggiuntivi che potrebbero rendere tali operazioni lunghe o semplicemente scomode. Le informazioni inserite (es. il rilevamento di una non conformità di un fornitore) saranno registrate all'interno dell'attività che egli sta svolgendo, e saranno successivamente utilizzate per le statistiche sulle non conformità . Funzionalità principali IL MANUALE DEL SISTEMA QUALITA’ Gestione automatica degli accessi alla documentazione di Sistema e dei relativi permessi (eliminazione di tutti i documenti per il controllo della distribuzione e della consultazione) Gestione della documentazione di sistema e di tutti gli altri documenti importanti. Il modulo controlla le fasi di emissione, approvazione e revisione La documentazione di sistema è messa a disposizione di tutta l’organizzazione aziendale su InnovaCRM con possibilità di facile consultazione Controllo da parte del sistema dell’avvenuta consultazione da parte degli utenti dei moduli SGQ revisionati. Avviso automatico da parte del sistema al RAQ degli utenti che non hanno ancora preso visione delle revisioni Avviso automatico e periodico del sistema agli utenti per la consultazione dei nuovi documenti non ancora visionati. GESTIONE DELLE RISORSE Scheda dipendente o collaboratore con i dati importanti per la qualifica e le mansioni (mansionario). Il modulo consente la registrazione della formazione effettuata e della formazione da programmare o programmata. Gestione delle attrezzature: elenco attrezzature con tutti i dati necessari alla loro gestione. Dati identificativi del bene, responsabile per la manutenzione, istruzioni per la manutenzione. Scadenzario manutenzioni. o Il sistema controlla in automatico le manutenzioni; viene generato un avviso tramite il caricamento di una attività alla risorsa responsabile della manutenzione alcuni giorni prima della scadenza. L’attività contiene tutte le istruzioni per la manutenzione stessa. o Il responsabile, dopo aver effettuato la manutenzione, chiude l’attività che viene registrata ed allegata in automatico alla scheda dell'attrezzatura. o In caso di problemi l’attività viene trasformata in NC per una pronta gestione. o Il controllo su tali processi viene garantito tramite la creazione di una attività in delega al responsabile ma controllata dal RAQ. GESTIONE DEGLI STRUMENTI DI MISURA Elenco degli strumenti di misura con tutti i dati necessari alla loro gestione: dati identificativi del bene, responsabile per la taratura, istruzioni per la taratura, data taratura, campi relativi ai dati da misurare. Scadenzario tarature. Il sistema controlla in automatico lo stato delle tarature. Viene generato un avviso mediante attività alla risorsa responsabile della taratura alcuni giorni prima della scadenza. L’attività contiene tutte le istruzioni per la taratura ed eventualmente i campi da compilare. Il responsabile dopo aver effettuato la taratura chiude l’attività che viene registrata ed allegata in automatico alla scheda del bene. Se ci sono problemi l’attività viene trasformata in NC che ne garantisce la pronta gestione. Il controllo su tali attività viene garantito opzionando la creazioni di una attività in delega al responsabile ma controllata dal RAQ ANALISI SODDISFAZIONE CLIENTI Il sistema permette di creare dei questionari soddisfazione cliente, caricare i dati di ritorno dai clienti in modo veloce ed automatico, risalire per ogni cliente ai risultati del questionario (anche su più anni). Il sistema effettua una rielaborazione dei risultati per l’analisi globale Il sistema consente l’archiviazione dei dati annualmente in modo da poter effettuare un confronto QUALIFICA FORNITORI In anagrafica Fornitore è presente una scheda specifica contenente tutti i dati necessari per la selezione e per la successiva qualifica del Fornitore. Si possono selezionare i fornitori da sottoporre a qualifica Si possono impostare per ogni fornitore i parametri di qualifica (annualmente modificabili) Il sistema provvede a controllare il rispetto di tali parametri ed in tempo reale a segnalare la situazione. la DG annualmente (o più spesso se previsto) provvede a registrare sulla scheda di ogni fornitore (campi appositi) la propria valutazione che può o meno avallare quella data dal sistema e che comunque prevale su quest’ultima (7.4.1. della norma) Il sistema fornisce così un elenco di fornitori “Qualificati” (7.4.1. della norma) GESTIONE ANOMALIE Gestione delle NC/AP/AC tramite l’utilizzo delle attività. Per ogni NC/AP/AC rilevata deve essere assegnato un codice anomalia che ne consente la gestione ed il successivo utilizzo per le statistiche automatiche. Il sistema permette di inserire il problema e di trattare la soluzione allo stesso modo in cui gestisce le normali attività. In aggiunta controlla la data di scadenza entro la quale deve essere effettuata l’attività. Una volta risolta la NC questa passa al vaglio/controllo della Direzione o del RAQ per la verifica di efficacia (par. 8.3 norma) Il sistema mette a disposizione del RAQ e della DG un elenco NC/AP/AC in modo da tenere sempre sotto controllo quelle aperte, chiuse o da verificare Il controllo sull’elenco anomalie da parte del RAQ o DG è totale e possono essere effettuate tutte le modifiche necessarie fino alla verifica finale (che le trasferisce in archivio). Il modulo APPROVVIGIONAMENTI CRM Il modulo Approvvigionamenti integra le funzionalità dei moduli di INNOVA che interagiscono con gli articoli del magazzino gestito con Passepartout Mexal, consentendo la predisposizione e la generazione in modalità semiautomatica degli ordini di acquisto ai fornitori partendo dalle diverse fonti: - Preventivi lista articoli per ordine cliente - Service lista materiali necessari per gli interventi pianificati - Inventari di magazzino conte materiali da inventario - File CSV elenco articoli provenienti da programmi diversi Il modulo permette di verificare, per gli articoli interessati, la disponibilità effettiva presso i diversi magazzini gestiti considerando sia la merce esistente che quella in arrivo, e aiuta l’operatore nel predisporre gli ordini a fornitore dandogli la possibilità di scegliere fra i diversi fornitori associati all’articolo. Per ogni articolo vengono mostrate mostra tutte le informazioni funzionali ad una corretta analisi per la preparazione degli ordini come il costo di acquisto dei singoli fornitori, la scorta minima e le quantità già in arrivo. Tutte le operazioni a carico dell’utente sono svolte nella massima semplicità e supportate procedure guidate che ne semplificano ulteriormente l’uso. Le schede informative sono essenziali e complete al contempo, risultando subito chiare e leggibili. La verifica della esigenze CRM Per i moduli di INNOVA interessati dalla funzionalità di approvvigionamento viene reso disponibile un processo di analisi che verifica le esigenze di materiali per un periodo indicato e produce una stampa riepilogativa del risultato. Da questa stampa è possibile creare un nuovo evento di approvvigionamento o aggiungere il contenuto della stampa ad un evento già esistente. La creazione degli ordini fornitore Al termine dell’analisi e della preparazione dei dati, l’operatore potrà effettuare il caricamento automatico degli ordini in Mexal. L’operazione, oltre ad accelerare i tempi impiegati dagli operatori per i processi di verifica e predisposizione dei documenti, garantisce l’abbattimento degli errori dovuti ad una errata selezione degli articoli, ed evita l’acquisto di materiale non necessario. Il modulo PAD Il modulo Innova PAD si pone come obiettivo principale la possibilità di utilizzo di alcune funzionalità di InnovaCRM su piattaforme HW/SW differenti dallo standard di base del prodotto (HW Intel, OS Windows, browser MS-IE). Nello specifico è pensato per l’utilizzo su unità smartphone e computer palmari per i quali è stata ottimizzata l’interfaccia sia per quanto riguarda l’aspetto e la dimensione che per le modalità d’uso del sistema. E’ comunque utilizzabile su piattaforme iPAD e WinPAD grazie alla possibilità di operare con vari S.O. (es. Android) e differenti browser (es. Safari).
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