HAZADR
Strengthening common reaction capacity to
fight sea pollution of oil, toxic and
hazardous substances in Adriatic Sea
Guidelines for a sounding financial
and administrative management
Apulia Region, Civil Protection dept.
Kick off meeting
Bari, 21-22 January 2013
CONTENT:
Quadro normativo di IPA ADRIATICO progetti finanziati
Ammissibilità delle spese e delle linee di bilancio
Reporting & Reimbursement Processes
Reporting/Financial accounting advices
31 January 2013: PR deadline
Project changes: budget and administrative changes
Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects
Legislation in force at IPA Adriatic CBC Programme level:
REG. CE N ° 1085/2006 del 2006/07/17, che istituisce uno strumento di assistenza
preadesione (IPA);
REG CE. N ° 718/2007 del 12.06.2007 di applicazione REG CONSIGLIO. N. 1085/2006
che istituisce uno strumento di assistenza preadesione (IPA), ad essere modificato dal Reg.
CE. N. 80/2010 del 2010/01/28;
L'IPA Adriatico di cooperazione transfrontaliera del programma "CCI2007CB16IPO001",
approvata dalla Commissione europea con decisione (2008) n. 1073 del 2008/03/25,
modificato con la decisione CE (2010) n. 3780 del 30.06.2010
at HAZADR project level:
Sovvenzione Contract (SC) tra l'Autorità di Gestione (MA) e il Lead Partner (LP), che
rappresenta la società in generale
Accordo di partenariato (PA) tra il LP e i partner del progetto (PP)
HAZADR Legal Framework
Subsidy
Contract
Determina i diritti e le responsabilità della
Regione Puglia LB e la gestione dell'Autorità
Regione Abruzzo, il campo di applicazione
delle attività da svolgere, le modalità di
finanziamento, i requisiti per il reporting e
controlli finanziari
Signed by the MA on 29.10.2012
Partnership
Agreement
Si tratta di un contratto tra il LP e partner del
progetto che estende le norme del Contratto
di finanziamento per ogni livello PP. Esso
determina i diritti e le responsabilità di
ciascun partner di progetto.
Entered into force on 03.10.2012
Implementation documents
www.adriaticipacbc.org
http://www.adriaticipacbc.org/index.asp?page=interna&level=implementation_documents
Riferimento di base per le
procedure di gestione del progetto,
di contabilità finanziaria e
reporting, è il:
MANUALE DI GESTIONE E
CONTROLLO DEL PROGRAMMA
The Programme Management and Control Manual (PMCM)
Il MANUALE DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PROGRAMMA IPA è accompagnata
dalle relative linee guida e i diversi format che devono essere compilati, per la
rendicontazione delle attività e delle spese sostenute che devono essere verificate e
convalidate da parte UCPL prima di essere formalmente certificate da parte dell'Autorità di
certificazione.
Guida per il controller di primo livello del Programma di Cooperazione Transfrontaliera IPA
Adriatico
Modelli di Rapporto attività: Relazione sullo stato di progetto, Relazione Finale, istruzioni
su come presentare Progress Report, Lista della spesa, contratto aggiudicato
dichiarazione, Lista di controllo per la presentazione della relazione intermedia
Strumenti del Project Management: modello di scheda attività, richiesta di pagamento del
pre-finanziamento, le procedure per le modifiche del progetto, modello per il Calcolo del
costo del personale, il logo del programma e la bandiera europea
Norme sugli appalti pubblici: Guida di ricerca appalti legale, Guida pratica alle procedure
contrattuali per le azioni esterne della CE ("PRAG")
CONTENT:
Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects
Ammissibilità delle spese e delle linee di bilancio
Reporting & Reimbursement Processes
Reporting/Financial accounting advices
31 January 2013: PR deadline
Project changes: budget and administrative changes
General elegibility principles
I costi ammissibili sono quelli necessari per lo svolgimento delle attività del progetto, erogati direttamente
dai partner e realizzato in conformità agli specifici criteri di ammissibilità.
Essi possono essere:
- Esclusivamente dedicati agli obiettivi del progetto e alle relative attività, o essere costituiti da spese
generali dedicate in quota all’attuazione del progetto, calcolati mediante l’applicazione di un trasparente
ed equo metodo di calcolo.
Sulla base di questi principi generali, le spese, per essere ammissibili, devono essere:
- effettivamente pagate (principio del costo reale) da parte del rispettivoBeneficiario Finale;
- sostenute nel periodo di ammissibilità del progetto;
- ragionevoli, giustificate e conformi ai requisiti di una sana gestione finanziaria, in particolare con i principi
di efficienza e di efficacia della spesa;
- incluse nel bilancio di previsione totale del progetto e strettamente legate a qualsiasi azione o output del
piano di lavoro approvato e necessarie per la sua attuazione;
- identificabili e verificabili, in particolare, devono essere registrate nella contabilità del PP e determinate
secondo i principi e le pratiche contabili applicabili nel Paese del PP;
- effettuate nel rispetto di tutte le pertinenti le norme dell'UE, nazionali e del programma e in conformità
con i requisiti della legislazione fiscale e sociale;
- corredate dei documenti necessari per dimostrare che la spesa è reale, che l'azione è stata attuata e
che il pagamento è stato effettuato;
- non è riferita ad un progetto diverso condiviso con analoghi partners .
La spesa che le viola una di queste regole sarà considerata non ammissibile
e non sarà rimborsata dal programma
The LEGEND project is co-funded by the European Union, Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
LEGEND Kick-off meeting, 11.12.2012
General elegibility principles 2
Le spese ammissibili devono rispettare i seguenti requisiti specifici:
- devono appartenere ad una delle categorie di spesa del programma (linee di bilancio) di ciasciun
Work package e devono essere state sostenute in base alle regole stabilite dal programma e
specificate, ove esistenti, con il richiamo alla guida per il controller di primo livello;
- devono essere state eseguite nel rispetto delle norme , dei periodi temporali e delle aree elegibili
definite dal programma IPA Adriatico;
- devono essere espresse in Euro;
- non devono risultare già finanziate da altri fondi comunitari.
General elegibility principles 3
Period of eligibility of expenditures:
 According to the HAZADR Application Form
1° Feb 2011
2° Nov 2011
AF submission
1° October 2012
Project start
31 March 2015
Project end
PROJECT LIFETIME 30 months
PREPARATORY ACTIVITIES
WP0 preparation costs
IMPLEMENTATION ACTIVITIES
WP1-WP5 implementation costs
Kick-off meeting Bari (21-22 Jan. 2013)
Project budget lines
Spese per il personale - spese, sostenute per il personale impiegato dall'organizzazione PP in qualità di
datore di lavoro, e direttamente collegate alle attività del progetto, comprendono salari reali, la sicurezza
sociale, l'assicurazione sanitaria, altri costi di legge incl. delle retribuzioni (calcolato in accordo. alla normativa
nazionale).
Spese generali - tutti i costi diretti generali (ovvero i costi derivanti esclusivamente dal progetto) e costi
indiretti (spese generali relativi alle attività del progetto, sulla base dei costi reali calcolati su base pro-rata).
Ad esempio: i costi di ufficio, le spese amministrative relative alle attività del progetto, con un costo per le
transazioni finanziarie nazionali, nel caso in cui un conto bancario specifico per il progetto non è stato aperto;
Spese di viaggio e di soggiorno dei dipendenti delle istituzioni PP, per la loro partecipazione a riunioni,
seminari, conferenze e altre attività di progetto analoghe connesse - Viaggi e soggiorni.
Esperti esterni - costi sostenuti per prestazioni professionali di un esperto esterno o altro fornitore,
indipendentemente dal tipo di contratto, che operano esclusivamente per scopi di progetto per svolgere
alcune attività del progetto (ad esempio studi, la traduzione, il coordinamento, la gestione finanziaria, ecc),
che il PP non può eseguire con le risorse già impegnate. Costi per servizi professionali sono ammissibili sulla
base di contratti / convenzioni scritte che definiscono l'attività da svolgere e pagato a fronte di fatture o
richieste di rimborso.
Meeting & Eventi - costi relativi all'organizzazione di conferenze, seminari, incontri, workshop (affitto dei locali
/ attrezzature, catering, l'interpretazione, la stampa, gli altoparlanti esterni ecc) direttamente legate al progetto
e tracciabile dal modulo di domanda approvato.
Costi di promozione - costi relativi alle attività di informazione e comunicazione del progetto, ad esempio
comunicati stampa, inserti giornali, volantini, trasmissioni TV, brochure, newsletter, siti web, ecc
The LEGEND project is co-funded by the European Union, Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA)
LEGEND Kick-off meeting, 11.12.2012
HAZADR Application Form: total overview
LEGEND Kick-off meeting, 11.12.2012
WP and budget lines
HAZADR Partners bilanci: AF budget, ripartizione del bilancio e di lavoro file
excel
Questo è il bilancio in excel che ogni partner negoziato con la LB (Elisabetta)
durante la fase di preparazione del progetto
CONTENT:
Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects
Eligibility of Expenditures & Budget lines
Reporting & Reimbursement Processes
Reporting/Financial accounting advices
31 January 2013: PR deadline
Project changes: budget and administrative changes
Project reporting, control and reimbursement
Report di attività:
L’azione di reporting di attività per IPA Adriatico CBC programma si svolge a 2 livelli:
A livello di soggetto partecipante >>>>>>>>>>> Progress Report
A livello di progetto >>>>>>>>>>> Relazione Intermedia e Relazione Finale
Progress Report è composto da:
Rapporto di attività che fornisce informazioni sul raggiungimento delle tappe del progetto
e della spesa; i Progress Report devono essere convalidati dal Lead Partner (file excel),
prima di essere inseriti, firmati e convalidati, da ciascun PP nel MIS
Relazione finanziaria che fornisce informazioni sulle spese del progetto sostenute nel
periodo in questione; il relativo modulo excel con la Lista delle Spese deve essere
compilato direttamente dal PP e inserito da questi nel MIS;
Allegati (documenti contabili giustificativi, schede attività, i documenti relativi agli appalti
pubblici, risultati, ecc) da fornire al UCPL (Ufficio Controllo del Programma) con sede in
Abruzzo
Tutti i modelli obbligatori sono forniti dal Segretariato Tecnico Congiunto del Programma e sono
disponibili all'interno della Casella degli strumenti di Project Management
(il download è disponibile sul sito web del Programma IPA
http://www.adriaticipacbc.org/index.asp?page=interna&level=implementation_documents)
Project reporting, control and reimbursement
Partner Progress Report:
Ogni partner produce relazione periodica sui progressi compiuti e sulle spese
sostenute; lo invia direttamente (attraverso il sistema MIS), con tutti gli allegati
obbligatori (quewti anche in versione cartacea)
al competente UCPL (Ufficio Controllo di primo livello)
Rapporto di attività Partner deve essere convalidato dalla Regione Puglia LB
UCPL verifica l'ammissibilità delle spese e compila una dichiarazione per la
convalida di spese (DVE).
FLC ha 3 mesi di tempo per effettuare il controllo di primo livello dei costi del
progetto
LB Progetto Progress Report:
La relazione sui progressi del progetto illustra lo stato di attuazione del
progetto. È presentato solo dalla LB
Informazioni più dettagliate e tecniche su come presentare la relazione sui progressi compiuti attraverso il MIS sono riportati
nelle linee guida JTS: "Linee guida per l'utilizzo del programma e Sistema Informativo - MIS (Istruzioni su come presentare
relazioni sui progressi compiuti e le domande di rimborso)
Project reporting, control and reimbursement
Calendario per la presentazione dei progress report
Progress Report del PP:
I Partner di progetto possono rendicontare le proprie spese ogni volta che
vogliono, ma è comunque necessario rispettare almeno le seguenti quattro
scadenze annuali per raggiungere il livello di spesa previsto nell’Application Form:
entro il 31 gennaio,
entro il 30 aprile,
entro il 30 giugno
entro il 31 ottobre
Progress Report del progetto (LP)
Il Progress Report di progetto deve essere presentato dal soggetto
capofila per l’AdG (attraverso il STC) due volte l'anno:
entro il 30 aprile
entro il 31 ottobre
CONTENT:
Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects
Eligibility of Expenditures & Budget lines
Reporting & Reimbursement Processes
Reporting/Financial accounting advices
31 January 2013: PR deadline
Project changes: budget and administrative changes
Contabilità finanziaria - AVANZAMENTO delle spese
Gli originali dei documenti comprovanti le spese (fatture, buste paga, note di
debito o delle domande di rimborso) deve essere annullata con il timbro
ufficiale del progetto:
"spese sostenute nell'ambito del Programma CBC IPA Adriatico,
progetto "HAZADR", Codice "2 ° ord./092",
per un importo di € ............................, data di chiusura ......”
Or
(for documents produced by final Partners from Countries not adopting the euro
as their currency)
"spese sostenute nell'ambito del Programma CBC IPA Adriatico,
progetto "HAZADR", Codice "2 ° ord./092",
per un importo di <abbreviazione della valuta originaria>
<Importo nella valuta originale>
pari a € <importo in euro>, data di chiusura ......”
OSSERVAZIONI IMPORTANTI da tenere a mente
1.Seguire scrupolosamente la raccolta dei documenti richiesti per la giustificazione dei costi.
2. Avviare la raccolta non appena si avvia la realizzazione delle attività del progetto
3. Contrassegnare ogni fattura / busta paga con il timbro ufficiale del progetto e fare una copia
conforme all'originale
4. IVA (imposta) calcolato nella contabilità se realmente sostenuta e non recuperabile
Il riferimento è il MANUALE PROGRAMMA GESTIONE E CONTROLLO e il bilancio del
progetto. Studiare e fissarli nella vostra mente.
5. Mantenere i costi monitorati durante tutta la vita del progetto
6. Contattare il LP e il servizio di gestione misto (JMS) per ogni QUESITO
MEMORANDUM:
Art. 5 Partnership
Agreement
Ogni partner è interamente e solo responsabile
per l'attuazione dei suoi compiti,
secondo la AF progetto
CONTENT:
Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects
Eligibility of Expenditures & Budget lines
Reporting & Reimbursement Processes
Reporting/Financial accounting advices
31 January 2013: PR deadline
Project changes: budget and administrative changes
HAZADR Upcoming reporting – DEADLINE 31.01.2013
Il prossimo termine per la presentazione delle relazioni sullo stato di avanzamento del PP, nel
sistema MIS, è quello del 31 gen 2013
I PP possono rendicontare le proprie spese sostenute e pagate nel periodo compreso tra l'inizio
del progetto 1 ottobre 2012 al 31 gennaio 2013 (4 mesi).
I costi di preparazione WP0 che non è stato possibile registrare entro la metà di novembre 2012,
non sono più rendicontabili e rimborsabili!
Al fine di ottenere in tempo il rapporto di attività debitamente convalidato dal LP, ogni partner è
invitato a trasmettere la pratica alla Regione Puglia (via e-mail) al più tardi entro il 28 di gennaio.
Tutti i partner sono invitati a rendicontare la propria spesa, al fine di soddisfare il target di spesa
da progetto, come previsto nel modulo di domanda, ed assicurare il corretto svolgimento del
progetto
Ogni partner è invitato a perseguire con ogni impegno i propri target di spesa, riducendo al
massimo lo scostamento da tale previsione e operando per accelerare le attività e la conseguente
spesa!
Previsioni di spesa PPs "sono elencati nel modulo di domanda: Tabella 5.6 dell’Application Form,
dove sono riportati i target di spesa per beneficiario, per WP e per periodo.
CONTENT:
Legal Framework of IPA ADRIATIC financed projects
Eligibility of Expenditures & Budget lines
Reporting & Reimbursement Processes
Reporting/Financial accounting advices
31 January 2013: PR deadline
Project changes: budget and administrative changes
BUDGET CHANGES
Il progetto deve essere mantenuto il più possibile identico a quello definito nella Domanda (AF).
Tuttavia, le attività previste dal progetto si basano su ipotesi fatte al momento della presentazione
AF, e pertanto le condizioni dell’epoca possono essersi modificate o possono essere state
indicate all’epoca in modo fittizio in quanto in quel momento non conosciute o prevedibili.
Non importa quanto sia buona la pianificazione, può sempre essere necessaria qualche
variazione.
 Budget changes: Any modification (even of 100 €) must be approved by
the MA/ JTS!!
PP asks/proposes
in written form
LP evaluates/checks and
prepares the request for the
JTS/MA
Additional
data to be
provided
JTS EVALUATES
NO
YES
La modifica entrerà in vigore solo a seguito dell’invio da parte dell’AdG alla Regione Puglia LB
della lettera di notifica di approvazione
Rettifiche amministrative: ad esempio le informazioni di contatto PP, il cambiamento degli indirizzi
o conti bancari, richiede sempre una notifica scritta all’AdG / JTS da parte del LP, che può essere
inviato anche in occasione della presentazione del rapporto Progress
.
BUDGET CHANGES
Le variazioni del bilancio non sono un Far West!
E’ neccessario seguire le indicazioni fornite dal LP, per evitare disguidi o ritardi
nell’avanzamento delle procedure per le esigenze da ciascuno rappresentate
I Partners deve seguire queste regole, altrimenti la richiesta di modifiche al budget
non saranno considerati
La prima occasione per i partner di chiedere variazioni di bilancio sarà aperta subito dopo la
chiusura della prossima relazione (scadenza del 31 ° gennaio)
I partner comunica le richieste di
variazioni di bilancio per il LB
utilizzando solo l'apposito modulo
fornito dalla LB