SIS²
Introduzione e novità 2012
Generazione ed installazione file di firma
Convalida Iscrizione 2012 per lotti
Convalida iscrizione e ristampa tessera singola
Gestione Lotti
Novità SIS2 2012
Chi fa che cosa
Schema riepilogativo e conclusioni
Introduzione
• Dal 2011 la tessera CISL è costituita da una CARD (tessera in
plastica) dotata di chip di memoria
• Dal 2011 non esistono più i fogli A4 già numerati e distribuiti alle
federazioni per la stampa tessera
• Le federazioni territoriali dopo la chiusura del tesseramento
dell'anno precedente, devono effettuare una operazione di
“convalida dell'iscrizione”, molto simile all'operazione di “stampa
tessere” degli anni precedenti.
• Con questa operazione vengono comunicati alla confederazione i
dati degli iscritti per l'anno successivo e vengono ricevuti il nuovo
numero tessera ed il PIN
• I programmi di tesseramento possono stampare una ricevuta di
tesseramento su un foglio A4 che riporta questi dati
Introduzione
Nella fase preliminare alla stampa di tale foglio avvengono quattro
operazioni in modo del tutto automatico:
• Comunicazione alla confederazione dei dati dell'iscritto
• Ricezione di PIN e Numero Tessera
• Richiesta produzione CARD (Se non già rilasciata negli anni
precedenti per la medesima persona)
• Generazione PDF tessera provvisoria (Opzionale)
E' importante capire che la CARD identifica la persona. I dati riportati
sulla stessa in merito a Federazione, territorio e luogo di lavoro,
sono da considerare le informazioni storiche al momento del
rilascio. In caso di variazione di questi dati non è necessario
richiedere una nuovo CARD
Introduzione
• La fase di convalida dell'iscrizione (con le quattro operazioni
collegate) può avvenire “per lotti”, oppure per singolo iscritto.
• Il lotto è un insieme di comunicazioni di dati di convalida iscrizione
• In caso di lotto le CARD verranno prodotte e spedite in un unico
contenitore
• I lotti potranno essere di dimensione e tipo diverso a seconda della
categoria
• Solo a titolo di esempio un lotto può essere rappresentato dalle
tessere di :
• Una azienda
• Un operatore
• Una zona
Introduzione
• Le CARD arriveranno alla federazione territoriale confezionate per
lotto e per categoria, attraverso il canale :
Produttore CARD--->USR--->UST--->Federazione
• La consegna della CARD avverrà in un tempo stimato di 30 giorni
• La federazione può decidere di attendere la consegna della CARD e
consegnare all'iscritto il materiale di iscrizione già completo della
CARD oppure recapitare la CARD successivamente
• Come già per lo scorso anno le operazioni di stampa
tessera/richiesta Pin/Generazione CARD devono essere “firmate”
digitalmente con un certificato di firma scaricabile da First Class
SIS²
Generazione ed installazione
File di firma
La prima cosa da fare è accedere a First Class con la login della propria
categoria territoriale. Non si deve accedere quindi con login personali
ma con quella della struttura. Questo esempio è fatto usando la login
della struttura “USR Lombardia”. Una volta entrati in FC si deve cliccare
su Banche Dati
Cliccare poi su Indirizzario
Cliccare su Risorse Indirizzario e
quindi su Aggiorna
Fare doppio click sulla riga della propria
struttura per accedere ai dati della struttura
Cliccare su Genera ID per generare il
file di firma della propria struttura
Salvare il file generato in una cartella del proprio disco fisso dandogli un
nome qualsiasi. L’importante è ricordarsi dove lo si è salvato e come si è
chiamato il file perché servirà più avanti ! Suggeriamo di chiamare il file con il
nume della struttura di appartenenza e di mantenere l’estensione originale
(.fcg). Il file può essere salvato anche su una chiavetta USB o su un disco di
rete. L’importante è che l’unità su cui si è salvato il file sia disponibile al
momento della stampa tessere
SIS²
Configurazione SIS²
Entrare quindi in SIS² e selezionare Categorie, La
propria categoria e poi Parametri categoria.
In questo esempio è stata usata la FIM di Brescia
Nei parametri di categoria si può impostare un testo libero che verrà
stampato sul foglio della ricevuta provvisoria. Nell’immagine un esempio di
tale testo. I parametri di allineamento (Offset) rimangono per compatibilità
con gli anni precedenti, ma non è piu necessario impostarli dal 2011
Nella pagina 4/4 dei parametri deve essere indicato il nome del file di firma
(ID) generato con First Class con il percorso in cui è stato salvato.
Suggeriamo di usare il pulsante Sfoglia per selezionare il file.
SIS²
Convalida iscrizione 2012
per lotti
La convalida iscrizione può essere effettuata da più punti all’interno di SIS2 :
- Direttamente dall’anagrafica del soggetto.
- Dalla lista iscritti in gestione aziende
- Tramite pulsante “Stampa tessere” del menu
- Dalla procedura ELENCHI E STAMPE.
Prendiamo in analisi quest’ultima, probabilmente la più comoda ed utilizzata.
Dalla schermata principale del programma di gestione del tesseramento Sis2
procediamo effettuando un singolo click sull’icona ELENCHI E STAMPE.
-Clicchiamo sull’icona GESTIONE FILTRI per creare un filtro per estrapolare
esclusivamente gli iscritti di cui stampare le tessere 2012, ovvero, gli iscritti attivi
all'inizio del 2012.
-Innanzitutto diamo un titolo al nostro filtro, possibilmente un titolo chiaro e che
ci permetta di identificarlo immediatamente (Es. “Iscritti attivi al 01/01/2012).
Procediamo con la selezione del campo “ISCRITTO AL” impostando il valore di
confronto alla data del 01/01/2012
Salviamo il filtro premendo il tasto su F10/Conferma.
Per creare un elenco clicchiamo sull’icona denominata GESTIONE ELENCHI.
Procediamo assegnando all’ELENCO lo stesso titolo assegnato in precedenza al
FILTRO. (Es. “Iscritti attivi al 01/01/2012).
A questo punto associamo il FILTRO all’elenco, selezionando nel campo
FILTRI quello che abbiamo appena creato
Associato il FILTRO all’ELENCO selezioniamo qualche campo per identificare gli
iscritti, ad esempio inserendo qualche campo che possa venirci utile per verificare
l’esattezza della procedura (Es. TIPO TESSERAMENTO o DATA SCADENZA
ISCRIZIONE). In fase di stampa tessere comunque il programma estrarrà tutti i dati
che poi andranno riportati sulla tessera.
Fatto questo,possiamo cliccare su ORDINAMENTO per scegliere l’ordine nel quale
vogliamo che le nostre tessere vengano emesse (Es.Iscritti in ordine per azienda, e
poi in ordine alfabetico ecc…). Questa fase è estremamente importante perchè
quando riceveremo le CARD saranno nello stesso ordine
Completata la procedura di ordinamento salviamo il tutto e lanciamo
l’esecuzione dell’elenco tramite il TASTO VERDE/PLAY.
Una volta creato l'elenco procediamo dunque con la stampa tessere cliccando sull’icona CISL.
Nella parte in alto troviamo il NUMERO TOTALE ISCRITTI presenti nell’elenco
da noi generato. (Es.10). Selezioniamo se vogliamo stampare tessere per
iscritti con DELEGA o DIRETTA.
Una volta inserito questo ulteriore FILTRO, andiamo a selezionare se
intendiamo stampare tutti i soggetti che rispondono a queste caratteristiche
oppure se intendiamo fare un’ulteriore filtro tramite la selezione delle TESSERE
DA STAMPARE (Es. Tutte,solo le prime o in base alla selezione).
Per sicurezza procediamo con un ulteriore conteggio dei SOGGETTI CHE
SODDISFANO LE CONDIZIONI impostate tramite il tasto CALCOLO SOGGETTI.
Procediamo selezionando L’ANNO DI TESSERAMENTO (2012 impostato di
default) e assegnando un nome al nostro LOTTO di tessere. Il nome LOTTO è
libero, non è necessario coincida con il nome azienda. L’importante è che sia
facilmente collegabile al gruppo di tessere che si stamperanno. Nell’esempio
sotto è stato dato il nome dell’azienda.
Prima di passare all’effettiva Richiesta Pin/Emissione card è consigliabile verificare
se la connessione al web service è corretta. Cliccare su “verifica connessione”
Se la connessione è corretta apparirà il messaggio di conferma.
Cliccare su Ok e procedere con la richiesta numeri tessere/pin/emissione
CARD
La procedura di Richiesta pin/Emissione card serve per:
1) Confermare l’iscrizione dei soggetti già iscritti nell’anno precedente. In questo
caso non verrà emessa una nuova card, se ne è già stata emessa una. Verrà
solo confermato che il soggetto è iscritto anche per l’anno in corso;
2) Richiedere numero tessera/pin/card per i nuovi iscritti.
Nel caso in cui in ci fosse un problema ed alcuni numeri tessera non fossero
ricevuti, verrebbe visualizzata una maschera con l'elenco dei soggetti su cui si è
verificato l’errore
Se l'errore come nell'esempio sopra è dovuto solo ad un problema di
comunicazione sarà sufficiente premere una seconda volta il tasto Richiesta
Numeri Tessere/PIN/Emissione CARD. Verrà generato un secondo lotto
contenente solo i soggetti che non avevano il numero tessera, escludendo
automaticamente quelli con numero tessera già ricevuto.
Nel caso invece di richiesta eseguita correttamente verrà creato un file
contenente i dati degli iscritti, ed una finestra con la conferma che la richiesta è
andata a buon fine.
A questo punto si può scegliere se stampare la ricevuta del tesseramento per:
Vecchi iscritti:
Cioè i soggetti iscritti anche
nell’anno precedente
Nuovi iscritti:
Soggetti con prima iscrizione, che
quindi non hanno una tessera
stampata nel 2011
NB: si può scegliere di stampare la ricevuta di tesseramento per i soggetti con c.f.
oppure senza c.f. oppure entrambi. E’ possibile stampare tutte le ricevute (sia per i
vecchi che per i nuovi) selezionando le quattro caselle
Selezionare la stampante corretta ed impostare il parametro SPEZZA IL FILE
GENERATO OGNI (si consiglia di non impostarlo con un valore superiore al 500
presente di default) e cliccare sul tasto STAMPA CON ANTEPRIMA.
Su PC con memoria limitata (2 GB o meno) si consiglia di spezzare i PDF ogni 250
soggetti. In caso di errore per mancanza di memoria nella generazione del PDF è
comunque possibile ripetere la stampa a partire dalla Gestione Lotti.
A questo punto si aprirà una piccola schermata di caricamento sulla quale viene
visualizzato l'avanzamento della generazione della stampa. Al termine, nella parte
sottostante vengono visualizzati i files creati e la funzione Apri cartella. Cliccando sul
singolo file si potrà aprirlo con il visualizzatore PDF installato e stamparlo.
L'anteprima delle tessere si presenterà in questo modo. Nella parte inferiore
viene stampato anche il nome del lotto, che si compone di una parte fissa che
imposta il software, e del nome che noi gli abbiamo assegnato. E' opportuno
tenerne conto quando si sceglie il nome da dare al lotto di stampa perchè verrà
consegnata all'iscritto ...
Cliccando sulla voce APRI CARTELLA, si aprirà la cartella
all'interno della quale troviamo i file PDF da noi generati tramite
la procedura di stampa (insieme a quelli dei lotti generati in
precedenza).
Può essere utile per esempio se volessimo archiviare
i files PDF dei lotti generati, per prelevarli e metterli in
un'altra cartella, magari rinominandoli. Questa
operazione non è però obbligatoria. Si tenga presente
che i lotti possono essere ristampati in qualunque momento
dalla Gestione Lotti.
In questo modo si è conclusa la generazione di un lotto di tessere. Con questa
operazione si è effettuata anche la comunicazione dei dati alla confederazione e
l'ordine delle CARD per tutti gli iscritti inclusi nel lotto per cui non era stata fatta
richiesta in precedenza.
In un tempo stimato di 30 giorni le CARD verranno consegnate alla USR di
appartenenza della federazione. La situazione dei lotti generati e le date in cui
questi lotti sono stati presi in carico dal produttore delle card, mandati in stampa e
successivamente assegnati al corriere può essere tenuta sotto controllo dal
portale Gestione Iscritti. Questo portale ci potrà aiutare anche nella gestione
pratica delle card, perché con la nuova gestione il numero delle card inviate non
coinciderà con il numero delle card richieste. Infatti la card non verrà riemessa
per gli iscritti che ne possiedono già una.
Dal portale Gestione Iscritti sarà comunque possibile forzare l’emissione di una
nuova card anche se già emessa per lo stesso soggetto.
Stampa e ristampa tessere
da anagrafica del soggetto
Accediamo all'anagrafica degli iscritti effettuando un singolo click sull'icona ANAGRAFICA.
Dopo aver aperto la maschera dell’anagrafica, inseriamo i dati per la ricerca. Nel nostro
caso abbiamo inserito il cognome “PROMETTI”
E clicchiamo sul bottone per la ricerca. E’ possibile, in alternativa, premere il tasto F7 sulla
tastiera.
Verrà presentato un elenco di soggetti corrispondenti ai criteri inseriti:
Selezionare il soggetto che ci interessa e premere invio o cliccare il bottone INVIO
Verrà presentata una prima maschera con alcuni dettagli del soggetto. Per entrare nella
gestione dei dati dello stesso clicchiamo sul tasto PAG GIU'/CARICA
Verrà aperta una nuova finestra, cliccare sulla scheda ISCRIZIONE per vedere lo storico delle
tessere stampate, ristamparne una oppure chiedere l'emissione di un nuovo numero tessera e
PIN e di conseguenza l'emissione di una nuova CARD
Per effettuare l'emissione di una nuova tessera, clicchiamo sull'icona TESSERA/PINRICEVUTA. Questa operazione si può effettuare sia per richiedere la prima tessera di un
soggetto, sia per chiederne una nuova nel caso in cui serva richiedere l'emissione di una nuova
CARD. Questa operazione trasmette alla confederazione i dati anagrafici e di iscrizione del
soggetto. Verrà emessa una nuova CARD, solo se:
-Non ne é stata richiesta una in precedenza (In caso sia strettamente necessaria l’emissione
della card, la stessa dovrà essere sbloccata dal portale Gestione Iscritti, dopo averla richiesta
dal programma sis2)
-I dati anagrafici del soggetto sono stati modificati
Il programma proporrà una schermata nella quale chiede conferma dell'anno della tessera che
vogliamo stampare. Cliccare sul bottone
per confermare.
Verrà chiesta ulteriore conferma nel caso in cui per lo stesso anno fosse già stata fatta una richiesta:
A questo punto si potrà selezionare la stampante corretta ed avviare subito la stampa, oppure
visualizzare l'anteprima della tessera provvisoria prima di stamparla
Per ristampare una tessera già emessa dovremo prima di tutto cliccare sul pulsante STAMPE.
Una volta arrivati su questa finestra, è possibile visualizzare i dati delle tessere già
stampate per l'iscritto (Numero PIN, data di richiesta, data di stampa e azienda collegata).
Facendo doppio click sulla riga si potrà visualizzare anche il nome del lotto di stampa. Una
volta selezionata la riga con il singolo click si potrà premere il tasto Stampa per procedere
alla ristampa della tessera cartacea. Questa operazione non trasmette dati alla
confederazione ma ristampa la tessere esattamente con gli stessi dati della prima
emissione.
Gestione lotti di stampa tessere
Dalla gestione lotti possiamo:
1 - Consultare i lotti di stampa generati fino a quel momento cliccando sulla riga (consigliabile
attribuire ad ogni lotto di stampa un nome che lo renda unico e facilmente rintracciabile).
2 - Ristampare tessere (Es. ricevuta non emessa,tessere cartacee non pervenute o smarrite ...),
filtrando la stampa per nuovi/vecchi iscritti, con o senza c.f. o tutte le tessere all’interno del lotto
3 - Emettere etichette per i nominativi inclusi all'interno del lotto selezionato.
3
1
2
Per ristampare il lotto di tessere selezioniamo il lotto che ci interessa, selezioniamo i filtri
(nuovi/vecchi iscritti, con o senza c.f. ecc..) e clicchiamo in alto a destra sul
simbolo
Da questo punto in poi le funzioni sono le stesse già illustrate nella procedura stampa tessere
dalla gestione Elenchi e stampe
Per generare le etichette relative ai nominativi inclusi nel lotto è necessario cliccare sull'icona
presente nella parte in alto a destra.
Una volta cliccato sull'icona STAMPA ETICHETTE comparirà la seguente schermata da cui è possibile scegliere
i dati da includere nell'etichetta (tra 4 possibili), inserire una formula di cortesia da stampare sull'etichetta prima
dei dati, e modificare i parametri di allineamento del modulo delle etichette. Il formato etichetta previsto è quello
a 24 per pagina (8 righe per 3 colonne)
Nuovi filtri e nuovi campi inseriti in Elenchi e Stampe per la gestione
tesseramento 2012
E’ stata migliorata la gestione dei filtri ed elenchi per dati relativi a PIN, tesssere, pensione,
diario, contribuzione. Per tutti è disponibile la ricerca delle voci di filtri ed elenchi
inserendo una parte di testo da ricercare.
Esempio: scrivendo la parola PIN vengono presentate queste voci
CONCLUSIONI
Le CARD sono pluriennali, ma per essere valide il socio deve essere
regolarmente iscritto come nel passato, quindi per gli anni successivi a quello di
emissione, sarà necessario confermare tutte le iscrizioni in essere con la
procedura sopra descritta.
La verifica dell'iscrizione potrà poi essere fatta sia sull'archivio territoriale, sia
sul portale della Cisl Nazionale. E’ una scelta della Federazione di
appartenenza emettere o meno i bollini annuali da incollare sulla CARD. Quello
del primo anno viene prestampato in fase di emissione.
La CARD dovrà essere attivata prima dell'utilizzo nel circuito delle convenzioni.