Corso SUM – Milano 28 maggio 2008
TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le
UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA
Unife e il cambiamento
Enrico Periti
Direttore Amministrativo Università di Ferrara
Cambiare - 1
Ogni cambiamento presuppone una
motivazione.
La chiarezza, se vogliamo anche la
condivisione, sulle ragioni del cambiamento
sono già metà dell’opera.
Motivi interni ed esterni all’organizzazione.
Cambiare - 2
Il vero cambiamento lo fa l’utente,
diciamolo: il cliente.
Anche nelle organizzazioni pubbliche è
l’attenzione al cliente che porta a
rideterminare i processi interni.
Ciò consente un recupero di efficienza.
Non si da efficienza piena solo nel
rideterminare i processi in funzione delle
risorse economiche disponibili.
Agenti del cambiamento - 1
Generalmente si immagina che sia il management il motore del
cambiamento: Marchionne in Fiat.
Sicuramente si “ma anche” il ruolo degli organi di governo che
esprimono vision e danno mandati.
Nell’università sono organi monocratici e collegiali.
La composizione degli organi,
le relazioni fra gli organi,
le relazione fra organi e management
sono uno dei fattori centrali che rendono possibile il cambiamento
Agenti di cambiamento - 2
Rettore – illuminato
Organi – distinzioni chiare sugli ambiti
decisionali, composizioni ‘leggere’ e anche
specialistiche, partecipazione del territorio ?!
Gruppo di management – sufficientemente
coeso con volontà di raccogliere una sfida
professionale, con ‘spirito di corpo’: si corre e
si vince per l’ateneo!
Management FE - 1
Condizione di partenza: si fa con quello che c’è,
salvo il direttore amministrativo assunto da fuori.
Motivare (fare gruppo di vertice a cascata)
Formare (da ‘specialismi’ a competenze
relazionali, trasversali)
Comunicare (indagine di clima, logo del
cambiamento, campagna interna a sostegno del
cambiamento, libro, bilancio sociale)
Nelle strutture pubbliche non si può fare molto
altro.
Management FE - 2
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Processi
Competenze
Obiettivi
Misurazione (KPI e KGI)
Contabilità economico patrimoniale
Innovazione (ICT)
Servizi agli studenti
Management FE - 3
Uscita dal rapporto centro – periferia.
Ridefinizione del processo di gestione
amministrativa della ricerca.
Ridefinizione della gestione del personale
convenzionato medico.
Ruolo delle relazioni sindacali
Difficoltà
Quadro normativo in continua ridefinizione: meglio una
legge sbagliata che l’incertezza normativa.
Conservazione accentuata in entrambe le famiglie:
docenti e personale tecnico amministrativo. Si può fare
una riorganizzazione; difficile cambiare la ‘testa’ delle
persone (cultura del lavoro presente
nell’organizzazione)!
Ruolo dei sindacati … ovverosia della conservazione?!
Good - Bad practices /
riorganizzazione
Good
- Riorganizzazione della parte
amministrativa dei dipartimenti
Bad
- Progetto portale; Progetto contabilità
economica patrimoniale (gestione per
progetto; mancanza di analisi;
demotivazione su tempi lunghi)
Allegati
Allegato 1: Gruppi in Unife
Allegato 2: Il logo ExP
Allegato 3: L’esperienza di Unife: processi, obiettivi, competenze
Allegato 4: Processi KGI e KPI
Allegato 5: Tipologie KPI
Allegato 6: Obiettivi in Unife
Allegato 7: Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI
Allegato 8: Esempio di Profilo di Professionale - Bibliotecario
Allegato 9: Voip - costi fonia analogica
Allegato 10: Voip - taglio costi
Allegato 11: Andamento delle relazioni sindacali
Allegato 12: Alcuni dati dimensionali – docenza
Allegato 13: Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo
Allegato 14: Alcuni dati dimensionali – ricerca
Allegato 15: Alcuni dati dimensionali – le risorse
Allegato 16: Alcuni dati dimensionali: i bilanci
Allegato 1- I Gruppi in Unife
• 3 Dirigenti + 8 EP (5 linea direzione, 3 staff Rettore)
• “Prima Linea”
+
• 6 EP
• “Gruppo dei 14”
• 8 Segr. Plesso + 4 Coordinatori + 34 Resp. Ufficio
• “Gruppo dei 60”
Allegato n.2 – Logo ExP
Allegato 3 - L’esperienza
di Unife
119 profili mappati in Sede Amministrativa
6 profili mappati nei Plessi Amministrativi
4 famiglie di competenze, 364 indicatori/comportamenti
individuati, 3853 abbinamenti indicatori/profili
In fase di Mappatura i profili del personale Tecnico di
Dipartimento: 140 tecnici, 11 macro profili in fase di dettaglio per
professioanlità.
Processi
2 processi principali
18 processi secondari
Aggiornamento
semestrale.
Profili
competenze
Policy
Incentivazione
Obiettivi 2006
- Dirigenti 9 - EP 36 - D 102
Obiettivi 2007
-Dirigenti 12 - EP 36 - D 92
-Obiettivi 2008
-Dirigenti 12 - EP 32 - D 35
4 linee guida:
1) Analisi in gruppi degli stati
di avanzamento degli obiettivi;
2) Autoformazione basata su
interventi di personale interno
3) Attività formative
organizzate internamente
riservate al gruppo dei 14 o
dei 60
4) Percorsi formativi individuali
per Dirigenti e EP
Policy
Formativa
Fondo idee
2006 presentate 73
selezionate in fase di
realizzazione 32
2007 presentate 128
selezionate in fase di
realizzazione 20
Allegato n. 4 - Processi KGI e KPI
ATTIVITA’
RISORSE
IN ENTRATA
ATTIVITA’
ATTIVITA’
ATTIVITA’
SERVIZI
IN USCITA
ATTIVITA’
ATTIVITA’
VALORE
AGGIUNTO
AZIONE
PERFORMANTE
KGI
KPI
Allegato 5 - Tipologie KPI
Tipologia di indicatore
Descizione dell'indicatore
Informazione fornita
Tempestività del servizio
Tempi medi di risposta
Livello aggiornamento del dato
Efficienza
Efficienza del personale
Esempio di KPI
Tempi medi di attesa per consulenze su
problematiche di rendicontazione non superiore
a 5 giorni lavorativi
Capacità di fornire "on demand" dati relativi ai
fondi gestiti per tipologia di fondo, di settore
scentifico disciplinare etc. tempi di attesa
inferiori a due giorni lavorativi.
Rispetto della tempistica amministrativa di
supporto per la redazione dei formulari.
Massimo 1 giornata di more rispetto alla
scadenza.
Rispetto della scadenza
Capacità di organizzazione
Sistema controlli
Capacità di implementare
sistemi di controllo efficace
Tempi tra la chiusura del progetto finanziato e
chiusra processo interno rendicontazione
Livelli medi di attività
Livelli standard di carichi di
lavoro
Livello di gradimento
Percezione di valore da parte
del "cliente"
N. operazioni amministrative uomo/anno non
inferiori a ………
Soddisfazione percepita del responsabile della
ricerca in relazione a tematiche precise (mini
questionario di gradimento volto ad indagare
tematica specialistica erogato ad un campione
significativo). % risposte positive pari almeno al
85% del totale
% rendicontato su rendicontabile non inferiore al
93% per i progetti (specificare tipologia o per
fondo o per area)
Efficacia
Livello di precisione del processo
Capacità di pianificazione e
controllo del processo
Allegato 6 Obiettivi in Unife
2005
3
3
0
0
Obiettivi complessivi
Obiettivi dirigenti
Obiettivi EP
Obiettivi D
2006
147
9
36
102
2007
140
12
36
92
Obiettivi assegnati negli anni
Obiettivi complessivi
160
Obiettivi dirigenti
Obiettivi EP
147
Obiettivi D
140
140
Obiettivi
120
102
92
100
80
60
36
40
20
3
3
9
0
36
12
0
0
2005
2006
Anni
2007
Allegato 7 - Legame tra Obiettivi KGI e
Monitoraggio Performance KPI
Macchina Organizzativa
Piano strategico KGI
Delibera Cda - KGI
Direttore Amministrativo KGI - KPI
Direttore Amministrativo KPI - KGI
Misurazione KPI
Bibliotecario
COMPETENZE DI ACCESSO
Conoscenza del Contesto Organizzativo
Livello atteso
Allegato 8 - Esempio di
Profilo Professionale:
Bibliotecario
Conoscenza dei processi interni e del collegamento operativo tra la propria e le altre strutture.
3
Office Automation
Elaborazione testi (creare tabelle, grafici, immagini, formattare e rifinire documenti).
3
Utilizzo di fogli elettronici (creare e formattare un foglio di calcolo elettronico, utilizzare le funzioni aritmetiche e
logiche di base).
3
Utilizzo della rete (internet, navigazione e ricerca in web, posta elettronica).
4
COMPETENZE SPECIALISTICHE
Competenze Specialistiche Area Approvvigionamento
Conoscenza e utilizzo del programma di gestione patrimoniale.
Livello atteso
3
Competenze Specialistiche Area Biblioteconomica
Conoscenza delle modalità di utilizzo degli strumenti di ricerca in rete: OPAC, METAOPAC e motori di ricerca.
4
Conoscenza delle tipologie delle fonti d'informazione nei rispettivi settori disciplinari
4
Conoscenza degli standard nazionali e internazionali di catalogazione adottati
4
Conoscenza ed utilizzo del modulo catalogazione di Sebina.
4
Capacità di gestione e catalogazione dei periodici cartacei.
4
Conoscenza e gestione del modulo acquisizioni di Sebina.
3
Conoscenza delle tecniche di catalogazione semantica (soggettazione e classificazione).
3
Conoscenza dei processi relativi agli acquisti di materiale bibliografico.
3
Conoscenza delle tipologie contrattuali e delle modalità di utilizzo delle risorse on line.
3
Conoscenza e capacità di gestione del processo di fornitura di documentazione bibliografica agli utenti.
5
COMPETENZE TRASVERSALI
Aggiornamento e Innovazione
Livello atteso
Mantiene aggiornate e migliora le proprie competenze utilizzando tutti gli strumenti a disposizione
(aggiornamento, studio personale, ecc.).
3
Propone miglioramenti alle attività ed ai processi in cui è coinvolto.
3
Consapevolezza Organizzativa
Comprende e risponde al cambiamento organizzativo.
4
Flessibilità
E' disponibile ad adattare le proprie abitudini lavorative in funzione di particolari esigenze della propria struttura.
3
Interazione con l'Utente
Si preoccupa di mettere a proprio agio l'utente comunicando con chiarezza e cortesia sia in presenza che a
distanza (telefono, e-mail, fax).
Gestisce le situazioni critiche con l'utente senza perdere il controllo, trasmettendo un'immagine positiva
dell'Amministrazione.
4
4
Lavoro in Team
Condivide con i colleghi informazioni, competenze, proposte e piani di lavoro per raggiungere gli obiettivi del
gruppo.
3
Rispetta i tempi e gli impegni presi con il responsabile ed i colleghi.
4
Orientamento al Risultato
Presta attenzione all'ordine, alla qualità e all'accuratezza del proprio lavoro nel rispetto dei tempi stabiliti.
4
Orientamento all'Utente
Esprime un costante impegno per la risoluzione delle problematiche proposte dagli utenti (interni ed estreni).
4
Pianificazione
Organizza il proprio lavoro in base alle priorità.
4
Allegato n. 9 - Voip
Allegato n. 10 - Voip
Allegato 11 - Andamento delle
Relazioni Sindacali in Unife
Ore di contrattazione
2005
26,45
2006
50
2007
44,45
ad oggi 2008
20,1
Ore di contrattazione
60
50
40
30
Ore di contrattazione
20
10
0
2005
2006
2007
ad oggi 2008
Verbali di contrattazione
2005
9
2006
16
2007
17
2008
9
Verbali di contrattazione
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
Verbali di contrattazione
2005
2006
2007
2008
Allegato 12 - Alcuni dati dimensionali:
docenza
Prof. a contratto titolari di corsi ufficiali/integrativi
1000
900
800
2003-2004
600
ANNO
PO
PA
RU
AS
A
CONTRATTO
2005-2006
2005
210
225
243
7
1420
2006-2007
2006
211
226
234
6
1450
2007
209
221
236
5
1536
2004-2005
500
400
300
200
100
ia
Fa
rm
ac
G
ia
iu
r is
pr
ud
en
za
In
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Le
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re
*
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Ar
ch
ite
N. docenti
700
Composizione del personale docente
Facoltà
700
600
500
400
300
200
100
0
7
6
5
243
234
236
225
226
221
210
211
209
AS
RU
PA
PO
2005
2006
ANNI
2007
Allegato 13 - Alcuni dati dimensionali:
personale Tecnico-Amministrativo
Personale tecnico-amministrativo in servizio suddiviso per
genere e tipologia di contratto nel triennio 2005-2007
Tempo Indeterminato
Personale Tecnico - Amministrativo in servizio nelle varie strutture
nel triennio 2005 - 2007
Tempo Determinato
Sede
400
250
200
179
176
173
150
100
50
Plessi
Dipartimenti
Centri
Servizi Comuni
30
22
57
49
22
21
200
228
200
192
152
127
150
100
50
35
39
21 20 17
2005
F
2005
M
F
2006
Genere
20 20 28
44
16
0
0
M
Presidenze di Facoltà
278
271
250
300
Unità di personale
Unità di personale
300
339
336
328
350
Biblioteche
M
F
2007
2006
Anni
2007
6
18
Allegato 14 - Alcuni dati
dimensionali: ricerca
INDICATORE N. 10 - Potenziale di ricerca di Ateneo
dati al 31/12/2007
Personale docente
Assegnisti
Dipartimenti
PO
F
Architettura
Biochimica e biologia
molecolare
Biologia ed evoluzione
Centro d'Ateneo per la
cooperazione allo sviluppo
internazionale
Centro di Microscopia
Elettronica
Chimica
Discipline medico chirurgiche
Economia,istituzioni,territorio
Fisica
Ingegneria
Matematica
Medicina clinica e sperimentale
Medicina sperimentale e
diagnostica
Morfologia ed embriologia
Scienze biomediche e terapie
avanzate
Scienze
chirurgiche,anestesiologiche e
radiologiche
Scienze della terra
Scienze farmaceutiche
Scienze giuridiche
Scienze storiche
Scienze umane
Totale
PA
RU
già dottori di
ricerca
ASS
M
F
M
F
M
8
3
7
3
13
F
M
F
1
5
4
3
2
7
2
4
12
5
12
17
8
11
Dottorandi
solo laureati
M
3
6
XX e XXI ciclo
Personale tecn-scient.
TOTALE COMPLESSIVO
XXII ciclo (iscritti al 1°
anno)
F
M
F
M
F
M
5
7
12
5
5
5
4
2
13
3
10
1
5
5
11
9
12
6
D
F
EP
M
F
M
F
M
F+M
31
45
76
38
21
65
63
1
0
1
3
1
3
2
1
1
1
4
1
30
34
25
23
25
18
40
45
33
74
123
30
2
3
2
1
59
128
1
3
1
1
1
5
7
8
8
13
18
6
7
2
3
1
2
1
5
12
6
10
11
13
7
8
4
5
3
6
3
6
7
5
14
16
7
15
6
9
8
10
10
4
5
8
4
2
2
9
3
6
1
7
9
20
7
8
4
2
6
29
57,59
53,94
180
58,58
2
1
3
5
14
70
3
5
2
5
3
1
2
2
2
11
10
4
1
5
6
1
4
2
19
6
1
6
7
5
11
2
4
4
3
3
7
1
2
4
5
5
1
3
8
3
2
1
9
2
9
1
2
4
1
1
11
7
10
4
9
2
4
10
3
8
2
4
7
2
2
6
5
1
3
6
2
2
2
3
3
6
2
2
1
3
1
2
4
1
151
104
ETA' MEDIA
53,37 52,54 44,61
132
1
4
1
4
82
54
61
5
8
7
7
9
5
1
5
9
4
13
29
5
2
8
1
3
6
3
4
5
4
8
14
1
1
3
15
14
6
6
1
3
1
51
70
1
2
1
28
29
18
10
1
20
26
1
6
30
23
27
42
31
35
41
33
59
29
23
3
69
6
8
16
13
131
8
4
13
10
131
3
3
8
5
4
2
5
5
75
70
20
ETA' MEDIA
44,33
60
32,6
60,5
32,6
45
46
50
1
1
23
ETA' MEDIA
47
1
11
53
54
54
574
825
4
70
79
58
97
148
48
121
57
28
46
36
64
60
101
60
58
1.399
Allegato 15 - Alcuni dati
dimensionali: le risorse
Valori assoluti
Contribuzioni studentesche
Entrate per prestazioni c/terzi
2005
19.196.657,67
2005
2.666.970,00
2006
19.678.923,44
2006
3.387.595,00
2007
21.957.786,58
2007
3.388.622,00
Allegato -16 Alcuni dati
dimensionali: i bilanci
CONTO CONSUNTIVO ESERCIZI 2005-2006-2007
Conto finanziario – gestione di competenza
TITOLO DI ENTRATA
Entrate correnti
ACCERT. 2005
ACCERT. 2006
ACCERT. 2007
119.264.636,49
124.040.101,03
132.365.422,78
5.671.082,76
9.693.733,48
4.891.224,67
26.053.959,49
27.328.763,09
35.305.401,85
2.127.569,58
2.001.332,84
68.778,26
153.117.248,32
163.063.930,44
172.630.827,56
309.298,92
2.137.380,69
153.117.248,32
162.754.631,52
170.493.446,87
IMPEGNI 2005
IMPEGNI 2006
IMPEGNI 2007
112.542.290,89
119.347.866,85
118.868.011,74
Spese in conto capitale
10.768.436,90
14.859.177,44
15.058.460,65
Partite finanziarie
26.040.759,43
27.298.750,46
35.290.496,23
1.273.443,90
1.248.836,77
1.276.478,25
150.624.931,12
162.754.631,52
170.493.446,87
Entrate in conto capitale
Partite finanziarie
Accensione di mutui
Totale accertamenti
Avanzo finanziario di competenza
Tot. Accertamenti - avanzo
TITOLO DI USCITA
Spese correnti
Rimborso di prestiti
Totale impegni