Luglio 2015 | n° 8
Una case history Pragmos in ambito documentale
L’azienda Cliente
è di medie dimensioni, opera nel settore metalmeccanico ed esporta in tutto il
mondo. La produzione è per commessa.
Le esigenze emerse.
Gestire la certificazione del prodotto sia per materiale acquistato che per prodotti finiti.
L’esigenza è dunque produrre nei tempi necessari certificati per i Clienti e verificare che i fornitori
trasmettano tutti i certificati richiesti.
Le informazioni relative ai certificati da produrre venivano rilevate dall’Ufficio Commerciale e gestite a
livello di note interne sulla conferma d’ordine.
Le informazioni relative ai certificati da ricevere dai fornitori erano rilevate a livello di famiglia di prodotto
e definite dall’Ufficio Tecnico.
L’Ufficio Qualità, acquisendo informazioni su documenti cartacei e in base alla propria esperienza, teneva
manualmente sotto controllo il processo di produzione dei certificati e di verifica dei documenti ricevuti dai
fornitori.
Un notevole incremento del business, soprattutto per il mercato estero, ha messo in difficoltà questi
processi e aumentato notevolmente il numero di documenti cartacei da gestire.
L’ottimizzazione dei processi1 ottenuta.
Oggi l'utente commerciale redige una conferma d’ordine sul suo ambiente gestionale.
In questo momento vengono dichiarati in modo strutturato i certificati da produrre concordati con il
Cliente.
La conferma d'ordine viene archiviata automaticamente sulla piattaforma documentale e genera un
processo di validazione dell’elenco dei certificati che viene demandato al responsabile commerciale del
Cliente. All’approvazione della conferma ordine, vengono generati automaticamente sul documentale i
certificati da produrre legati alla conferma d’ordine e relativa commessa di produzione. Ai certificati viene
collegato un template word già precompilato con i dati conosciuti del certificato (cliente, conferma,
prodotto, etc.). Al momento del versamento di produzione e della spedizione al Cliente, i certificati legati
alla commessa vengono posti in stato “Urgente”, dando di fatto all’Ufficio Qualità, un elenco di certificati
da produrre in ordine di priorità. Gli operatori avranno quindi una traccia dei certificati da produrre, che
una volta preparati saranno sottoposti alla validazione del responsabile del servizio.
Per i certificati da ricevere dai fornitori è stata generata una procedura analoga:
l’Ufficio Acquisti emette l’ordine di acquisto, che si porta dietro i certificati da ricevere definiti in
anagrafica prodotti, con la possibilità di integrazione per gestire casi particolari. Al momento del
ricevimento del materiale, i certificati relativi alla riga ordine in consegna, vengono posti in stato
“Urgente”.
CONSULENZE E SISTEMI PER LE IMPRESE
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Al fornitore è stato messo a disposizione un portale accessibile via WEB ove è possibile visualizzare i
certificati richiesti e il grado di priorità. Il fornitore è quindi in grado di caricare il certificato che sarà
comunque sottoposto a un processo di validazione da parte del responsabile dell’Ufficio Qualità.
Esiste quindi traccia dei certificati ancora non ricevuti ed è stato generato un processo automatico di
sollecito al fornitore via e-mail dei certificati che pur essendo “urgenti” non sono ancora stati trasmessi.
I vantaggi organizzativi ottenuti:
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Pianificazione e controllo delle attività interne/esterne definite dagli enti di competenza;
Semplificazione dei processi in unità elementari con istruzioni operative passo per passo;
Automazione del controllo in entrata/uscita dei certificati richiesti;
Accorpamento di tutte le informazioni su di un’unica piattaforma;
Introduzione della tracciabilità delle attività;
Efficace monitoraggio dell’andamento dei processi;
Ottimizzazione delle attività (Processi demandati ai fornitori sul portale, etc)
Maggiore flessibilità dei processi in quanto adattabili a nuove esigenze di business con pochi click.
Abbattimento dei costi e delle attività improduttive legate ai documenti ricevuti o prodotti in
ritardo;
• Abbattimento dei volumi cartacei.
La soluzione documentale adottata.
Per questo specifico progetto Pragmos ha scelto una piattaforma per la gestione documentale (DMS2)
facilmente integrabile con altri strumenti informatici, facilmente configurabile per le esigenze di processo
più disparate (BPM3) e dotato di servizi richiamabili tramite webservices per permettere un facile accesso
alle funzionalità offerte anche da parte di applicazioni esterne.
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Il workflow, o flusso di lavoro, è un insieme di attività ripetibili, svolte in un contesto organizzativo, che hanno lo scopo di produrre un
output specifico a partire da un preciso input.
Tale definizione è applicabile anche a informazioni e documenti che circolano quotidianamente in un’azienda.
2 DMS. Il Document Management System o "Sistema di Gestione dei Documenti" serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di
documenti e di altri contenuti (workflow collaborativo). E' un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui
documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.
3 B.P.M. Il Business Process Management è l’insieme di attività necessarie per definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali,
al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda E' riferito a processi operativi, che interessano
variabili quantitative e sono quotidianamente ripetuti su grandi volumi. (workflow di processo).
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