LA PIATTAFORMA DOCUMENTALE DI EMC SCELTA DA
POSTEL, SOCIETÀ DEL GRUPPO POSTE ITALIANE, PER
LO SVILUPPO DI SERVIZI DI GESTIONE ELETTRONICA
DOCUMENTALE
EMC Captiva e EMC Documentum sono le soluzioni scelte per l’acquisizione,
gestione, archiviazione e conservazione sostitutiva dei contenuti cartacei ed
elettronici.
Postel S.p.A. è la società del Gruppo Poste Italiane che offre servizi di Gestione Documentale,
Comunicazione ed E-procurement per le imprese e la Pubblica Amministrazione. La sua storia
comincia nel 1987 grazie alla creazione del servizio di Posta Elettronica Ibrida, gestito da Poste
Italiane in collaborazione con Elsag, soluzione altamente innovativa pensata per la gestione in
outsourcing della corrispondenza obbligatoria attraverso evolute piattaforme telematiche.
In breve
La sfida
Arricchire i servizi ai clienti con un’offerta
integrata di gestione elettronica documentale per un completo outsourcing delle attività
che completano il ciclo di vita del documento: acquisizione, interpretazione, elaborazione, integrazione con i processi di business
del cliente, archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva, distribuzione in multicanalità tramite posta cartacea ed elettronica, web, fax.
La soluzione
EMC Captiva
EMC Documentum
Benefici
 Flessibilità della soluzione ECM
 Semplicità di implementazione di pro-
cessi associati ai documenti gestiti
 Predisposizione ad erogare servizi
evoluti a terzi
 Implementazione del fascicolo elettroni-
co del dipendente
 Gestione del ciclo passivo
Postel oggi è un’azienda “Global Service”, creata per soddisfare le esigenze di ogni impresa o
ente pubblico con soluzioni personalizzate, ottimizzando i processi e riducendo i costi.
Postel è una realtà che occupa circa 1300 dipendenti con 4 stabilimenti produttivi e offre numerosi servizi ad elevato livello tecnologico.
Per gli oltre 8 mila clienti, tra i quali vi sono le maggiori organizzazioni italiane appartenenti al
settore bancario, utility, telecomunicazioni, assicurazioni e alla Pubblica Amministrazione, vengono gestiti oltre 3 miliardi di fogli di posta ibrida e circa 1 miliardo di documenti viene archiviato
elettronicamente.
I SERVIZI DI GESTIONE DOCUMENTALE INTEGRATA
La dematerializzazione dei documenti è uno dei temi di maggiore attualità. La sostituzione del
documento cartaceo con quello elettronico è infatti tra gli aspetti più importanti della vita amministrativa delle aziende private ed enti pubblici che hanno l’esigenza di affrontare le problematiche
relative all’accumulo e gestione di milioni di documenti prodotti ogni anno. Ma la vera dematerializzazione non si esaurisce con la digitalizzazione dei documenti cartacei e dei dati in un archivio informatico; è un sistema complesso di gestione elettronica documentale per organizzare,
archiviare, conservare in modalità sostitutiva i documenti, rendendoli fruibili in soluzioni di workflow in grado di aumentare l’efficienza nei processi aziendali.
“Facendo leva sulla nostra esperienza nel trattamento di grandi volumi di corrispondenza per
conto dei nostri clienti e considerando lo scenario di mercato che si andava profilando” commenta Marco Pellegrini, direttore marketing di Postel, “abbiamo deciso di arricchire i nostri servizi con
un’offerta di soluzioni integrate di gestione elettronica documentale, provvedendo in outsourcing
a tutte le attività che completano il ciclo di vita di un documento: dall’acquisizione intelligente di
documenti cartacei o digitali provenienti da diverse fonti, alla loro interpretazione, elaborazione e
trattamento; dall’integrazione con i processi di business del cliente, all’archiviazione elettronica e
conservazione sostitutiva, fino alla distribuzione in multicanalità tramite posta cartacea ed elettronica, web, fax. Un percorso che si è andato consolidando con un forte impulso e con grandi soddisfazioni negli ultimi due anni”.
La prerogativa dei servizi di Postel è rappresentata dalla multicanalità dei flussi cartacei e digitali
in ingresso e in uscita e dalla capacità di interfacciare i processi di workflow dei clienti, per fornire
la massima flessibilità nel trattamento carta-bit. I documenti in entrata possono essere acquisiti
tramite scanner, fax, digitale, o altre fonti, e poi distribuiti tramite posta elettronica, anche certificata, stampati e postalizzati oppure inseriti sulla piattaforma web del cliente per renderli disponibili ad utenti autorizzati.
Le soluzioni proposte si basano su un’infrastruttura tecnologia che garantisce i migliori standard
di sicurezza e affidabilità con elevate prestazioni e una completa aderenza alla normativa in tema di dematerializzazione.
SOLUTION OVERVIEW
SCELTA DELLA PIATTAFORMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
L’arricchimento dell’offerta con servizi sempre più sofisticati e integrabili con i processi di business e di
workflow dei clienti, richiedeva una piattaforma di gestione documentale più flessibile e potente rispetto
a quella precedentemente sviluppata da Postel.
La ricerca è stata indirizzata verso quelle soluzioni di enterprise content management disponibili sul
mercato con funzionalità in grado di sostenere i piani di sviluppo dei servizi di Postel.
EMC Captiva e EMC Documentum sono le due soluzioni scelte da Postel per sviluppare i propri servizi. La prima è la soluzione di enterprise capture di EMC per l’acquisizione di cartaceo, microfilm, microfiche o altro che è in grado di “pulire” l’immagine eliminando le imperfezioni, di estrarre dati che possono essere trasmessi ad altri sistemi informatici o essere utilizzati per classificare il documento in modo
automatico. EMC Documentum è la suite completa di ECM che consente la catalogazione, archiviazione, ricerca, modifica e diffusione dei documenti elettronici, oltre che l’applicazione di criteri di sicurezza.
“La scelta della piattaforma Documentum è derivata da una analisi della maturità delle diverse piattaforme, ed in particolare si è tenuto conto della predisposizione delle piattaforme ad essere utilizzate per erogare servizi evoluti a terzi. La
scelta di Documentum, dal punto di vista di Postel, si rivela opportuna in quanto ci abilita non solo ad erogare servizi di
gestione documentale, ma ad implementare facilmente processi associati ai documenti gestiti, che estendono la nostra
offerta ai clienti”
ULISSE DEL GALLO
CIO DI POSTEL
I SERVIZI BASATI SU EMC DOCUMENTUM
Postel, attraverso la piattaforma EMC Documentum, offre al mercato servizi di gestione documentale.
“Quando individuiamo un nuovo e interessante servizio che possa accrescere la nostra offerta, lo realizziamo e, prima di rilasciarlo al mercato, lo implementiamo al nostro interno. È una politica che utilizziamo normalmente e che ci permette di verificare le funzionalità delle procedure e di apportare gli
opportuni correttivi per offrire una soluzione collaudata, fruibile velocemente ed efficiente, minimizzando i possibili inconvenienti operativi e di integrazione con i processi di business del cliente” specifica
Pellegrini.
Con questa modalità, oltre a migliorare i propri processi interni, Postel ha la possibilità di verificare
personalmente i vantaggi dei nuovi servizi in termini economici, per il minor utilizzo della carta e dello
spazio per l’archiviazione fisica dei documenti, e soprattutto in maggiore efficienza operativa. Un aspetto, quest’ultimo, che si traduce in maggiore produttività grazie ad un accesso più rapido e sicuro ai
documenti, una minore probabilità di perdita degli stessi e una gestione più semplice.
Ad esempio, sono nati in Postel e successivamente resi disponibili al mercato i processi di gestione del
ciclo passivo: le fatture fornitori sono acquisite attraverso EMC Captiva e gestite con EMC Documentum per essere dematerializzate, archiviate, indicizzate, integrate con i sistemi ERP del cliente e, per
completare il ciclo di vita del documento, eventualmente conservate in modalità sostitutiva.
Su EMC Documentum sono stati inoltre sviluppati il sistema di gestione dei contratti (che comprende
l’intero iter di approvazione: dalla richiesta di acquisto, all’emissione dell’ordine, fino al pagamento) e il
“fascicolo elettronico del dipendente”, un’altra interessante applicazione che, consolidando in formato
elettronico tutta la documentazione riguardante la storia lavorativa di ciascun collaboratore, ha portato
significativi vantaggi alla Direzione del Personale velocizzando e semplificando l’accesso alle informazioni.
EVOLUZIONI FUTURE
L’offerta Postel è in continua evoluzione e prevede sviluppi futuri molto interessanti.
“Abbiamo allo studio lo sviluppo di molti nuovi servizi da applicare alle diverse industry e alla Pubblica
Amministrazione. Stiamo anche analizzando opportunità riguardanti nicchie di mercato dove l’esigenza
di gestire in maniera automatizzata e sicura quantità rilevanti di documenti sta diventando sempre più
evidente. Infine, nella nostra strategia non manca l’attenzione alla piccola e media impresa per la quale
contiamo di avere a breve soluzioni interessanti” conclude Pellegrini.
EMC2, EMC, EMC Captiva, EMC Documentum, sono marchi registrati di EMC Corporation. Tutti gli altri marchi o marchi
registrati in questo documento sono proprietà delle rispettive aziende.
EMC Italia
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