APPLICAZIONI INFORMATICHE
I PROCESSI
applicazioni informatiche - lezione 3
1
indice
•
•
•
•
•
Perché si parla di processi
Come ragionare per processi
Come rappresentare i processi
Come monitorare i processi
Il progetto di una Applicazione Informatica
applicazioni informatiche - lezione 3
2
Perché si parla di PROCESSI
• Un PROCESSO è una serie di attività finalizzate a
creare un valore per il cliente finale
• Una PROCEDURA è una serie di attività che può
essere parte di un processo, ma non crea valore per
il cliente finale
applicazioni informatiche - lezione 3
3
Il processo
• Il PROCESSO nel quale si articola la realizzazione di una
Applicazione Informatica
è una sequenza di passi distinti ma logicamente
interconnessi
il cui valore finale
è dato dalla operatività dell’applicazione
applicazioni informatiche - lezione 3
4
Il processo
È un processo quello che deve essere supportato da una
Applicazione Informatica
È un processo la realizzazione di una Applicazione Informatica
applicazioni informatiche - lezione 3
5
Procedure e Semantica
Nella gestione dei processi devono essere definiti i
“ruoli chiave”.
Alcuni
di essi, come l’OWNER del processo, sono coinvolti,
.
altri semplicemente interessati
Che differenza
c’è tra “interessamento” e “coinvolgimento” ?
applicazioni informatiche - lezione 3
6
Procedure e Semantica
• Nel processo di preparazione di “uova e pancetta”

La gallina è “interessata”

Il maiale è … “coinvolto”
applicazioni informatiche - lezione 3
7
I processi
Come ragionare per processi ?
Come rappresentare i processi ?
Come monitorare i processi ?
applicazioni informatiche - lezione 3
8
Come ragionare per processi ?
+ Noi svolgiamo tutte le nostre attività “per processi”
+ Nelle Aziende si lavora “solo” per processi
+ Ne’ noi ne’ le aziende siamo consapevoli di questo
= Ragionare per processi è intuitivo ma non spontaneo
applicazioni informatiche - lezione 3
9
L’approccio per processi
tradizionalmente le “gestioni” e i “miglioramenti” sono stati
impostati “per funzioni”
amm
comm
applicazioni informatiche - lezione 3
prod
10
L’approccio per processi
ma... l’organizzazione genera valore attraverso i suoi processi e
non mediante le sue funzioni
FORNITORI
CLIENTI
sono i processi a creare valore
sono i processi a incidere sulla soddisfazione del cliente
applicazioni informatiche - lezione 3
11
I “regni funzionali”
il maggior potenziale di miglioramento e’
nascosto nei confini tra i “regni funzionali”
L'EFFETTO "REGNO" RIDUCE
LE PRESTAZIONI
?
?
?
LE FUNZIONI SONO
"OVER-MANAGED"
NESSUNO SI PREOCCUPA
DEGLI SPAZI INTERFUNZIONALI
?
applicazioni informatiche - lezione 3
I PROCESSI SONO GESTITI
DA PROCEDURE SPESSO STATICHE
E DISATTESE
12
La logica dei processi
 guida alla creazione del valore per il cliente:
la soddisfazione del cliente ha origine direttamente
dai processi e solo indirettamente dalle funzioni
 la gestione per processi consente di identificare più
facilmente le responsabilità
 spinge ad eliminare tutte le attività che non
aggiungono valore al prodotto (Sistema Toyota)
 orienta ad identificare il valore per il cliente interno
applicazioni informatiche - lezione 3
13
Il processo
P
Cambia il modo di
essere e di lavorare
delle persone
Evidenzia
le operazioni
non necessarie
Focalizza l’attenzione
verso l’esito del
proprio agire
Fa percepire il doppio ruolo
di cliente / fornitore interno
applicazioni informatiche - lezione 3
Aiuta a operare in
logica di
prevenzione
14
Processo: concetti base
 Tutte le attività fanno parte di processi
 Il processo è una trasformazione con valore aggiunto
 Ogni processo coinvolge persone e/o risorse
 Ogni processo ha input e output (risultati)
 Ogni processo richiede controlli per assicurare stabilità
 Occorre misurare input, attività di processo, output
applicazioni informatiche - lezione 3
15
un processo è …
Attività o serie di attività che trasforma determinati
input in output definiti, creando valore per clienti
(esterni o interni)
Un processo ha un punto di inizio e un punto di fine,
e comprende azioni che sono:
–
–
–
–
definite
ripetibili
prevedibili
misurabili
input
misurabili
output
misurabili
CLIENTI
FORNITORI
applicazioni informatiche - lezione 3
16
Rapporto fra funzioni e processi
•
La funzione è composta da attività della stessa
natura, mentre il processo è formato da attività di
natura diversa ma finalizzate al raggiungimento di
un obiettivo comune, cioè lo stesso output
(…sistema…)
•
Nello stesso processo sono in genere coinvolte
diverse funzioni.
•
La stessa funzione è presente in diversi processi
applicazioni informatiche - lezione 3
17
Processo e funzioni
applicazioni informatiche - lezione 3
18
Esempio
Le attività svolte per rifornire un magazzino ricambi del
materiale necessario costituiscono
un processo di approvvigionamento,
in cui sono coinvolti più attori; l'output è la consegna del
materiale a magazzino e gli input sono i fabbisogni espressi
dalla produzione e dai clienti.
il valore è costituito dal materiale presente in magazzino
applicazioni informatiche - lezione 3
19
Input
Informazioni e/o materiali che vengono usati e
modificati dalle attività del processo
Tutto o parte viene:
– incorporato nell’output
– trasformato dalle attività
– consumato dalle attività
applicazioni informatiche - lezione 3
20
Output
• Possono essere dati, informazioni, materiali, servizi o
altri prodotti generati dalle attività del processo
• Se una attività non genera output, significa che non ha
valore aggiunto: può essere eliminata
applicazioni informatiche - lezione 3
21
ISO 9000, per la gestione di un processo
Il processo è ben definito ?
4.1 e 5.4.1
I documenti sono controllati?
4.2.3
Sono definiti gli obiettivi per
la qualità del processo?
5.4.1
Le persone coinvolte
sono state formate?
4.2.1
Ci sono registrazioni per la qualità?
4.2.4
Le responsabilità e autorità sono definite?
5.5.1
Il processo richiede attrezzature o supporti?
6.3
6.2.1 e 6.2.2
Come viene monitorato e misurato
il processo?
8.2.3.
C’è una documentazione formale?
Come vengono gestite le azioni
correttive?
8.5.2
applicazioni informatiche - lezione 3
22
Come rappresentare un processo ?
• Molti standard
• Molti strumenti
• Pochi concetti
applicazioni informatiche - lezione 3
23
Inquadramento dei processi
Clienti
Fornitori
INPUT
OUTPUT
Processo
Esigenze
dei
Clienti
RESPONSABILE (owner) DEL PROCESSO
Inizia quando …
Finisce quando …
INDICATORI
applicazioni informatiche - lezione 3
24
Esempi di rappresentazione dei processi
c) ISTRUZIONI OPERATIVE
a) SCHEDA
IDENTIFICATIVA
b) PROCEDURA
Attività
Esecutore
Strumenti
Moduli
Note
Attività
Esecutore
Strumenti
Moduli
Note
DIAGRAMMA DI FLUSSO
INQUADRAMENTO
DEL PROCESSO
•SCOPO-MISSION
•RESPONSABILE
•FORNITORI-INPUT
•CLIENTI-OUTPUT
•INDICATORI
•RIF. LEGISLATIVI
d) REGISTRAZIONI
ALLEGATI
(moduli, modelli, documenti di lavoro)
applicazioni informatiche - lezione 3
25
Diagramma di flusso 01 dell'acquisizione, trattamento, emissione materiale
Attività
1) Proposta di
incremento/
aggiornamento
materiale
Fonti
Responsabile
materiali
3) La valutazione è
positiva?
Aiuto magazziniere
Operatori
di front-office
Per fonti si intendono:
1) utenti;
2) esigenza di aggiornare le
componenti
3) recensioni;
4) informazioni tecniche;
5) fornitori
1
2)
Progettazione
acquisti
Processo di
acquisizione,
trattamento,
emissione
materiale
Responsabilità
unità operativa
I.O
01
I.O
02
2
3
Sì
Processi
60 e 66
4
4) Acquisto
Note
No
5
5) Catalogazione
6) Trattamento
materiale
documentario
I.O
03
6
Il materiale non
viene acquistato
7) Collocazione ed
emissione materiale
documentario
applicazioni informatiche - lezione 3
7
I.O
04
I.O
05
26
NO
Portare
l’automobile
in Officina
Accettare
Automobile
da riparare
SI
Cliente
OK?
Diagnosticare
il guasto
Ritirare
l’automobile
Pagare
Riparazioni
Comunicare
Preventivo al
Cliente
Preparare
la fattura
Valutare tempi
riparazione
MECCANICO
AUTO
ACCETTAZIONE
Cliente
Diagramma cross-funzionale (+ T)
Iniziare
Riparazioni
Ricambi Y
disponibili?
N
Y
Altri
guasti
?
Incassare
Pagamento
Consegnare
l’automobile
al Cliente
N
Completare
riparazioni
RESPONSABILE
RICAMBI
SI
Ordinare
Ricambi
Ricambi
Arrivati?
NO
Attesa
Tempo
applicazioni informatiche - lezione 3
27
Come monitorare un processo ?
Se non lo misuri non lo gestisci
(P. Drucker)
applicazioni informatiche - lezione 3
28
Regolazione del processo
attuatori
decisori
comparatori
sensori
INPUT
PROCESSO
applicazioni informatiche - lezione 3
OUTPUT
29
Finalità
sensori:
monitorare i parametri di
regolazione del processo;
comparatori:
confrontare i dati rilevati con
quelli di progetto;
decisori:
indicare gli interventi da effettuare,
sulla base del confronto effettuato;
attuatori:
ripristinare le condizioni richieste
applicazioni informatiche - lezione 3
30
Riferimenti
sensori:
verifiche ispettive, controlli e collaudi,
misure varie, reclami dei clienti,
rilevamento dati, ...
comparatori:
specifiche, indicatori aziendali,
programmi, ...
decisori:
direzione aziendale, comitato qualità,
responsabili di funzione o di attività, ...
attuatori:
singole persone o gruppi di lavoro
applicazioni informatiche - lezione 3
31
•
Se non si raccolgono le informazioni
è come togliere i sensori ad un processo, e nessuno sa
esattamente cosa succede
•
Se non si emettono le specifiche, o non si utilizzano gli indicatori,
è come togliere i comparatori, ragion per cui le misure sono inutili
e il processo non può essere tenuto sotto controllo
•
Se le decisioni non sono prese su dati oggettivi,
i decisori non possono svolgere il loro ruolo, e il processo non è
più sottoposto a regolazione
•
Se non si affrontano i problemi e le non conformità,
è come togliere gli attuatori, cioè non si può riportare il processo
sotto controllo, né migliorarlo
applicazioni informatiche - lezione 3
32
Il processo di sviluppo
Il processo di sviluppo (comunque articolato) di una
applicazione in ambito IT
risente spesso dello scarso consolidamento delle
metodologie proprie di questo settore
E’ compito dell’Ingegnere applicare
e far applicare gli standard metodologici
fin dalle fasi preliminari
applicazioni informatiche - lezione 3
33
LE FASI
• ANALISI REQUISITI
• ANALISI FUNZIONALE
•ANALISI TECNICA
• PROGETTAZIONE
• REALIZZAZIONE
• TEST
• PRODUZIONE
applicazioni informatiche - lezione 3
34
LE FASI
• ANALISI REQUISITI
momento della esternazione delle esigenze
l’utente “racconta” mentre l’uomo dell’IT acquisisce
applicazioni informatiche - lezione 3
35
LE FASI
• ANALISI FUNZIONALE
Le esigenze vengono “tradotte” in funzioni
è il momento della verifica
delle capacità di analisi dell’Uomo dell’IT
applicazioni informatiche - lezione 3
36
LE FASI
• ANALISI TECNICA
Ora la “traduzione” è verso i tecnici IT
Si devono trasformare le specifiche funzionali
In un insieme di indicazioni di carattere tecnico
applicazioni informatiche - lezione 3
37
LE FASI
• PROGETTAZIONE
Si definisce l’architettura del sistema
Si tracciano le linee guida dello sviluppo
applicazioni informatiche - lezione 3
38
LE FASI
• REALIZZAZIONE
Quella che viene spesso definita
la fase di “sviluppo applicativo”
detta anche “codifica” perché si scrive il codice
applicazioni informatiche - lezione 3
39
LE FASI
• TEST
Interno
Esterno
betatest
applicazioni informatiche - lezione 3
40
LE FASI
• PRODUZIONE
Avviamento in esercizio
Addestramento dell’utente
Impostazione del SLA
applicazioni informatiche - lezione 3
41
Il progetto
I fattori critici di successo
nel processo di progettazione di una
Applicazione Informatica
le attività in cui le imprese devono eccellere
per avere massimo impatto
sulla creazione di valore per il cliente e
per il raggiungimento dei risultati prefissati
applicazioni informatiche - lezione 3
42
Analisi dei requisiti
•UTENTE
•MARKETING
•COSTI
•AMBIENTE
applicazioni informatiche - lezione 3
43
Analisi funzionale
•INTERPRETAZIONE
•MARKETING
•PSICOLOGIA
•UTENTE FINALE
•USABILITA’
•UTILITA’
•SUCCESSO
applicazioni informatiche - lezione 3
44
Analisi tecnica
•PRAGMATISMO
•TECNOLOGIA
•UTENTE FINALE
•USABILITA’
applicazioni informatiche - lezione 3
45
Progettazione
•QUALITA’
•PRAGMATISMO
•P.M.
•C.A.S.E.
•PROSPETTIVA (Mktg)
•TEST
•MANUTENZIONE
applicazioni informatiche - lezione 3
46
Realizzazione
•ELASTICITA’
•P.M.
•C.A.S.E.
•RISORSE
•TEMPI
applicazioni informatiche - lezione 3
47
Test
•VALORE
•AMBIENTE
•METODO
•PAZIENZA
•FORTUNA
applicazioni informatiche - lezione 3
48
Produzione
•COINVOLGIMENTO
•VENDITA
•DELICATEZZA
•GRADUALITA’
•RIQUALIFICAZIONE
•MONITORAGGIO
•MANUTENZIONE
applicazioni informatiche - lezione 3
49
Paradigmi di processo
applicazioni informatiche - lezione 3
50
I progressi nella qualità
PROGRESSO SENZA NORMALIZZAZIONE
PROGRESSO CON NORMALIZZAZIONE
PROGRESSO CON MIGLIORAMENTO CONTINUO
Prestazione
Svolta
Miglioramento continuo
Normalizzazione
Retrocessioni
Tempo
applicazioni informatiche - lezione 3
51
La Gabbia S.V.M.F. (*)

* Solito Vecchio Modo di Fare
applicazioni informatiche - lezione 3
52
Cambiamento di Paradigmi
• Seguire il ciclo PDCA
• Perseverare nella ricerca di una sempre
maggiore profonda conoscenza
applicazioni informatiche - lezione 3
53
C’era una volta . . .
Un gruppo della qualità che lavorò
molto duramente
per rendere un PESSIMO processo
…molto VELOCE!
applicazioni informatiche - lezione 3
54
Il gruppo riuscì nel
far correre il bruco
molto, molto, molto
più velocemente
applicazioni informatiche - lezione 3
55
Ciclo di Deming
• P - Plan. Programmazione.
• D - Do. Esecuzione del programma, dapprima in
contesti circoscritti.
• C - Check. Test e controllo, studio e raccolta dei
risultati e dei feedback.
• A - Act. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il
processo.
costante interazione tra ricerca, progettazione, test,
produzione e vendita
applicazioni informatiche - lezione 3
56
Ciclo di Deming
• PLAN - PIANIFICARE:
• 1.definire il problema/impostazione del progetto;
2.documentazione sulla situazione di partenza;
3.analisi del problema;
4.progettazione delle azioni correttive.
applicazioni informatiche - lezione 3
57
Ciclo di Deming
• DO - REALIZZARE:
• 1.Addestrare le persone incaricate della realizzazione
delle azioni correttive.
• 2.Applicare le azioni correttive che sono state pianificate.
applicazioni informatiche - lezione 3
58
Ciclo di Deming
• CHECK – VERIFICARE:
• 1.Verificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi;
• 2.Se si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 1 della
fase ACT;
•
3.Se non si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 2
della fase ACT.
applicazioni informatiche - lezione 3
59
Ciclo di Deming
• ACT – MANTENERE O MIGLIORARE:
1.Obiettivo raggiunto:
standardizzare, consolidare e addestrare gli operatori;
procedere ad un eventuale PDCA per un ulteriore
miglioramento sul tema.
2 ripetere un nuovo ciclo PDCA sullo stesso problema,
analizzando criticamente le varie fasi del ciclo
precedente per individuare le cause del non
raggiungimento dell’obiettivo.
applicazioni informatiche - lezione 3
60
P D C A - Il ciclo di Deming
Identifica i passi
successivi
Agisci sui risultati:
Accetta
Altera
Abbandona
Studia ciò che
hai appreso
Controlla i
risultati delle
verifiche.
Identifica le
Opportunità
Siluppa le Teorie
1. Definisci il Piano
2. Stabilisci le Misure
Attua il Plano
Verifica le Teorie
applicazioni informatiche - lezione 3
61
La guida all’applicazione del metodo P D C A
Acquisisci conoscenza
del processo
Minimizza gli errori
/ i difetti
Riduci la complessità
del processo / il suo
tempo di ciclo
Stabilizza il
processo
Migliora il
processo
applicazioni informatiche - lezione 3
62