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SPEDOC
La gestione elettronica della cartellina di spedizione
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NEA con Lexmark
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• Propone soluzioni nell’area tecnologia ed applicativa
con professionisti che sfruttano la propria
competenza progettuale.
• Lavora con Lexmark dal 2002
• Nel 2004 è diventata Lexmark Solution Partner
• Alla fine del 2005 ha realizzato SPEDOC, la soluzione
di workflow documentale per gli spedizionieri
utilizzando la tecnologia LDSS di Lexmark
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SPEDOC
Nea
• È la soluzione documentale studiata e
realizzata per gli spedizionieri
• È scaturita dall’esame delle tipiche necessità
degli spedizionieri
• Abbiamo integrato il “nostro valore aggiunto”
alla tecnologia Lexmark
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Efficienza, Risparmio e Sicurezza
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gestire un documento in formato elettronico comporta :
• massima efficienza nel reperirlo: migliora l’immagine nei
confronti di terzi.
• risparmio di tempo: che si può dedicare ad attività più redditizie
• risparmio di denaro: perché il documento viene stampato solo c’è
veramente bisogno.
• sicurezza di non smarrire il documento.
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Spedoc consente allo spedizioniere:
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• Di trovare ed utilizzare qualunque documento archiviato,
immediatamente, ovunque e senza l’ausilio di personale
specializzato
• Di acquisire tutti i nuovi documenti come “originale
digitale” usando i semplici comandi delle unità
multifunzione Lexmark e di integrarli subito nella rete
aziendale
• Di disporre di una soluzione aperta, facilmente
replicabile e personalizzabile,
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Le operazioni base di SPEDOC
• Cattura tutti i documenti stampabili dal
sistema informativo principale
• Cattura tutte le mail e i documenti
Word, Excel ecc.. emessi o ricevuti dai
Personal Computer
• Cattura tutti i documenti cartacei acquisiti
tramite il Multifunzione Lexmark
… e li organizza per pratica (la “cartellina”)
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Il tipico ambiente IT degli spedizionieri
Sistema Informativo Aziendale
Rete LAN
Internet
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La soluzione SPEDOC
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Multifunzione Lexmark
Sistema Informativo Aziendale
Al sistema informativo
aggiungiamo SPEDOC,
LDSS (con script preconfezionati) ed il
Multifunzione Lexmark
LDSS
Rete LAN
Internet
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DOCUMENTI CARTACEI
Schema di SPEDOC
Scansione
con Script
LDDS
complesso
Tutte le info inserite da pannello --> Il Documento viene archiviato dallo script LDSS appena eseguita la scansione
(vari prompt)
Solo alcune info inserite da pannello
Scansione
con Script LDDS
semplice
(solo indentifaz.Utente)
FILE DI DOCUMENTI
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Richiesta
altre info da
maschera
su PC
GENERALE
Ciclo di
Approvazione
Documento
Richiesta di
tutte le info
da maschera
su PC
Ricerca
Documenti
DOCUMENTI
Ricerca
Pratiche
Archiviazione Documento
Archiviazione diretta
Lettura Spool
e acquisizione
automatica info
Salva
Stampa
Visualizzazione
Documento
Selezione
Documento
Selezione
Pratica
(esempio: Fax )
Invia a LDSS Server
Invia per
Email
per esecuzione Script
SPOOL TESTUALI
ARCHIVIO
Archiviazione Documento
LEGENDA
LEXMARK
LDDS
Basato su script
sviluppati con LDDS
SPEDOC
ARCHIVIAZIONE
Agent di gestione
della coda di archiv.
Attraverso qualsiasi script
LDDS (basato su un original
document in formato pdf)
SPEDOC
RICERCA
Software principale
per la ricerca dei Doc.
si hanno infiniti utilizzi del
documento archiviato
= File Archiviato in formato PDF
= File Archiviato in formato testo
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Primo passo: configurazione …
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• Definiamo le “Cartelline
Elettroniche” dopo averne
individuato le caratteristiche
• La Cartellina sarà il raccoglitore dei
documenti …
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Archiviazione Documenti “attivi”
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• Tutti i documenti emessi dal sistema
informativo sono archiviati nelle cartelline in
modo automatico e organizzato, per
renderne facile e veloce la reperibilità
• Anche le mail inviate e ricevute sono
archiviate secondo il numero di pratica o
con un criterio a scelta (ad esempio il
numero di container)
• La stessa cosa vale per i documenti emessi
con le suite Office più comuni
(Microsoft Office, Staroffice,Lotus
Smartsuite ecc..)
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Archiviazione Documenti “passivi”
• Tutti i documenti
cartacei sono acquisiti
in formato digitale.
• Al momento
dell’acquisizione
vengono richieste solo
le informazioni
necessarie (ad esempio
il numero di pratica).
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La ricerca della pratica
Si può cercare una pratica attraverso tutti i suoi
contenuti, anche combinati fra loro:
•
•
•
•
•
•
•
•
Nr. Pratica
Disponente
Fornitore
Destinazione
Nave
Container
Peso
Ecc….
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La ricerca del documento
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Si può cercare un documento attraverso le sue
caratteristiche, anche combinate fra loro:
•
•
•
•
•
•
Data
Tipo
Autore
Oggetto
Note
Ecc….
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La Consultazione
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• Si effettua attraverso dei filtri
• Puo’ avvenire per documento, per pratica o
mediante la combinazione di entrambi
Il risultato e’ un elenco ordinato secondo i criteri
impostati.
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L’utilizzo del documento
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Una volta trovato il documento oggetto della ricerca,
possiamo decidere di :
• Consultarlo
• Distribuirlo
• Stamparlo
• Inviarlo via mail
• Inviarlo via fax
• Duplicarlo
• Modificarlo
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Quanto fa risparmiare
• Il tempo delle persone
• L’utilizzo di personale tecnico
• Le stampe inutili
• Gli spazi per gli archivi
• I tempi di risposta
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