MENÙ DI APERTURA
1
MENÙ ACQUISIZIONI
2
MENÙ BILANCIO
3
IMPOSTAZIONE BILANCIO
All’inizio di ogni anno, prima di procedere con
gli acquisti, è necessario configurare a livello di
biblioteca il bilancio (di competenza o di cassa,
v. pag. 41 del Manuale) e impostarlo tramite le
seguenti operazioni:
• creazione capitoli di spesa per l’anno in corso
• creazione eventuali voci di spesa all’interno dei
capitoli
4
Rinnovo capitoli e voci
Il programma prevede un sistema di rinnovo automatico
di capitoli e voci di spesa ma è necessario tenere
presente che:
• Se si è scelto bilancio competenza: in fase “rinnovo
capitoli e voci” i residui degli anni precedenti vengono
trascinati sull’anno successivo. Se non si vuole ciò si
consiglia di inserire nuovamente tutti i cap. e le voci
distinguendoli per anno (cap./anno; voce/anno).
• Se si è scelto bilancio cassa: non recupera i residui, ma
sposta gli ordini aperti sulle voci di spesa corrispondenti
dell’anno successivo.
CREAZIONE NUOVO CAPITOLO DI
SPESA
6
INSERIMENTO DATI CAPITOLO DI
SPESA
7
CREAZIONE VOCE DI SPESA
Una volta creato il capitolo, è possibile suddividere la cifra stanziata,
totalmente o in parte, tra una o più voci di spesa.
8
INSERIMENTO DATI VOCE DI SPESA
9
INSERIMENTO VOCE DI SPESA EFFETTUATO
impegnato: ammontare dei “prezzi indicativi” degli ordini aperti
fatturato: pagato, cioè somma dei “prezzi effettivi”
disponibilità effettiva: somma ancora disponibile una volta detratti “impegnato” e “fatturato”, e
sommati eventuali residui non impegnati dell’anno precedente (nel caso si sia scelto il bilancio di
competenza).
10
SITUAZIONE CAPITOLI E VOCI DI SPESA
11
PRODUZIONE ELENCO CAPITOLI E VOCI
DI SPESA
• Serve per ottenere un elenco dei capitoli e
delle voci di spesa esistenti.
• Selezionando il range di interesse si lancia la
stampa tramite il tasto conferma; il sistema
rimanda il messaggio “la stampa è stata
inoltrata” e si può andare a vedere
utilizzando la funzione reports.
• L’elenco può essere o solo visualizzato o
stampato su carta o file.
12
LANCIO RINNOVO CAPITOLO
La modalità di rinnovo automatico dei cap. di spesa può essere usata solo
dalle biblioteche che possono riutilizzare i residui degli anni precedenti
13
STAMPA RINNOVO
14
RICALCOLO VOCI DI SPESA
Spuntando il campo “aggiorna” gli importi vengono aggiornati, altrimenti
vengono visualizzati quelli errati e quelli corretti con la dicitura “da
aggiornare” evidenziata in giallo
15
Stampa ricalcolo voci di spesa
16
GESTIONE FORNITORI
17
RICERCA FORNITORE
La ricerca avviene all’interno del Catalogo Sebina.
18
VISUALIZZAZIONE DATI FORNITORE GIÀ
ESISTENTE
19
CREAZIONE NUOVO FORNITORE
20
INSERIMENTO DATI FORNITORE
Il codice fornitore è quello assegnato dalla ragioneria, nel caso mancasse
(es.: doni e scambi) è necessario costruirlo in base alle regole (es.:
ITMIGIUFF) che trovate al seguente link:
http://www.sba.unimi.it/Staff/2137.html
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INSERIMENTO FORNITORE
EFFETTUATO
22
CONDIZIONI FORNITORE ESISTENTI
23
INSERIMENTO DATI CONDIZIONI
NUOVO FORNITORE
24
BUONO D’ORDINE
25
INSERIMENTO NUOVO BUONO D’ORDINE
Attenzione: occorre prima inserire buono, poi ordine perché a partire
dall’ordine non si può inserire un nuovo buono
26
INSERIMENTO DATI BUONO
27
BUONO INSERITO
Man mano che si collegano gli ordini al buono vengono incrementati i
campi “numero ordini” e “totale buono”. La finestra buono integrativo
compare solo se la funzione è stata impostata nelle configurazioni di
biblioteca
28
RICERCA BUONO D’ORDINE
ESISTENTE
29
ESITO RICERCA BUONI
Selezionando il buono se ne possono visualizzare i dati. Da qui è possibile
anche inserire direttamente un buono nuovo.
30
ORDINI COLLEGATI
31
DETTAGLIO ORDINE
32
ORDINI
33
TIPOLOGIE DI ORDINE
• è possibile effettuare ordini per tre tipologie di
documento:
• monografie
• ordini permanenti
• seriali
Per inserire un nuovo ordine bisogna cercare/creare il
titolo. Ci sono tre casi possibili:
• A) titolo non presente nel catalogo
• B) titolo presente in polo e indice
• C) titolo presente solo in indice
34
TIPOLOGIE D’ORDINE
35
MODALITÀ DI RICERCA ORDINI
• In questa schermata per lanciare la ricerca ci sono due
possibilità:
• “?” di fianco al titolo: cerca solo per titolo o parte del titolo
negli ordini della biblioteca
• Pulsante “ricerca”: lancia la ricerca all’interno degli ordini della
biblioteca a partire da più parametri (nr. standard, identificativo
…)
• N.B.: Nel campo “materiale” il programma presenta di default
l’opzione “M-libro moderno” che cerca tra il materiale cartaceo
(M,S,C). Per cercare un tipo di materiale particolare selezionarlo
dall’elenco, per cercare in tutte le tipologie selezionare
l’opzione vuota
36
MONOGRAFIE: RICERCA ORDINE CON FILTRI BASE
In questa fase la ricerca avviene all’interno degli ordini della biblioteca su
cui si sta lavorando
37
RICERCA CON FILTRI AGGIUNTIVI
38
ESEMPIO
39
Elenco ordini della biblioteca per il titolo cercato e, nel caso l’elenco fosse
troppo lungo, possibilità di filtrare con ulteriori parametri
40
Con il pulsante “cerca in polo” lancia ancora la ricerca tra gli ordini.
Con il pulsante “cerca in indice” lancia la ricerca del titolo nel catalogo
(polo + indice)
41
Se la ricerca ha dato esito negativo, con il tasto indietro si torna alla
schermata iniziale e si clicca su “Nuovo acquisto – ordine”
42
A) SCHERMATA INSERIMENTO ORDINE
(titolo non presente nel catalogo)
43
• Per lanciare la ricerca occorre compilare il
campo titolo e cliccare sul punto di domanda
posto a lato.
• N.B.: il pulsante “?” ha normalmente la
funzione di “Help” ma in alcuni casi, come in
questo, viene utilizzato per lanciare una
ricerca
44
LANCIO RICERCA TITOLO
45
LA RICERCA IN POLO NON HA PRODOTTO RISULTATI
Cliccando sul pulsante “ricerca” si lancia la ricerca in indice (il campo
ricerca in indice è preselezionato)
46
TITOLO NON PRESENTE NEANCHE IN INDICE
A QUESTO PUNTO SELEZIONANDO “NUOVO DOCUMENTO” SI PUÒ
INSERIRE IL TITOLO
47
TITOLO NON PRESENTE NEL
CATALOGO: INSERIMENTO TITOLO
48
INSERIMENTO DATI NUOVO
DOCUMENTO
49
• Il titolo così creato è a livello 01 (solo in polo)
e viene automaticamente inserito nella
schermata dell’ordine
50
TITOLO INSERITO
Si è partiti da un buono già inserito: appaiono precompilati i campi:
fornitore e cap. di spesa
Nel caso si partisse direttamente da un ordine senza buono vanno
compilati tutti i campi
51
COMPLETAMENTO DATI ORDINE
52
ORDINE INSERITO
In alto a destra compare il nr. d’ordine, assegnato automaticamente
53
STAMPA SINGOLO ORDINE
54
• Tutte le volte che si lancia una stampa, per
poterla visualizzare/stampare bisogna
cliccare su “reports” (bottone in alto a
destra)
55
ORDINE AL FORNITORE
Il testo di questa lettera è personalizzabile tramite le configurazioni di
biblioteca (a cui possono accedere solo gli operatori autorizzati)
56
STAMPA BUONO D’ORDINE
Inserito l’ultimo ordine di un buono, è possibile stampare il buono a partire
da questa schermata, cliccando su “stampa ordini”
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INSERIMENTO DATI PER STAMPA BUONO D’ORDINE
In questa schermata è possibile comunicare i parametri per la stampa di
singoli ordini, buoni, intervalli di ordini e/o buoni. Per stampare le note al
fornitore bisogna spuntare il campo “stampa note dell’ordine”
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STAMPA INOLTRATA
59
ORDINI RELATIVI AD UN BUONO
D’ORDINE
60
SCHERMATA ORDINE (TITOLO GIÀ
PRESENTE IN POLO)
61
B) LANCIO RICERCA TITOLO
(PRESENTE IN POLO)
62
DOCUMENTO TROVATO IN POLO
63
• Da qui la notizia si può esaminare da due punti di
vista:
• Selezionando la notizia e scegliendo “esame
bibliografico” dal menù di sinistra si ottiene una
schermata di sola visualizzazione dei dati
bibliografici e gestionali (righe ISBD, carta identità,
inventari, collocazioni, ordini)
• Cliccando direttamente sul titolo si ottiene una
schermata interattiva con il dettaglio del titolo e le
funzioni disponibili
64
Se la ricerca dà un titolo solo, risulta preselezionato e basta cliccare su
esame bibliografico nel menù di sinistra; se ci sono più titoli bisogna
selezionare quello che interessa spuntando il titolo e poi cliccare su esame
bibliografico.
65
PRIMO CASO: ESAME BIBLIOGRAFICO
Gli ordini visualizzati nell’esame bibliografico sono quelli di tutto il polo
66
Cliccando direttamente sul titolo, si ottiene questa schermata. Se il titolo è
quello cercato, si clicca su “seleziona” e si presenta la schermata dell’ordine
da completare
67
INSERIMENTO DATI ORDINE
Se nella creazione dell’ordine si è partiti da buono d’ordine, nella
schermata risultano precompilati i campi: buono anno, fornitore, rif.
bilancio
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C) ESEMPIO RICERCA TITOLO PRESENTE SOLO IN
INDICE
Inserendo il titolo e cliccando sul punto di domanda a lato, si effettua la
ricerca tra gli ordini della biblioteca. Se non ci sono ordini si clicca su ordine
nel menù di sinistra per lanciare la ricerca del titolo in polo e in indice.
69
LANCIO RICERCA TITOLO
Per lanciare la ricerca del titolo in polo e indice, bisogna cliccare sul punto
di domanda a fianco.
70
RISULTATO IN POLO NEGATIVO
SUCCESSIVA RICERCA IN INDICE
71
RISULTATI IN INDICE E SCELTA DEL TITOLO
Per avviare la procedura della cattura del titolo bisogna cliccarci sopra e il
sistema restituisce una schermata con il dettaglio del titolo e l’opzione
cattura nel menù di sinistra.
Nella diapositiva successiva: legenda di questa schermata
72
Legenda lista titoli da indice
•
•
•
•
•
•
1. colonna: cerchiolini per selez. titolo
2. colonna: icona libro moderno
3. colonna: icona esame reticolo
4. colonna: titolo (navigabile per esame)
5. colonna: data
6. colonna: natura (in sol appaiono due nuovi codici:
Ms= monografia sup. e Mi= monografia inferiore)
• 7. colonna: identificativo di polo
• 8. colonna: identificativo di indice
• 9. colonna: livello della notizia
73
DETTAGLIO DEL TITOLO E CATTURA A LIVELLO 01
Schermata dettaglio titolo con opzione cattura nel menù di sinistra
74
CATTURA
75
CONFERMA CATTURA
76
FA VEDERE ALTRI TITOLI SIMILI IN POLO
Ripresenta titoli simili in polo: se nessuno di questi soddisfa la ricerca,
cliccare su “nuovo”
77
CATTURA AVVENUTA
CORRETTAMENTE
78
PRESENTA SCHERMATA ORDINE DA COMPLETARE
Titolo catturato (a livello 01): ripresenta la schermata dell’ordine da
completare con i dati amministrativi. Con la conferma l’ordine è completato
79
ORDINE PERMANENTE
80
LANCIO RICERCA TITOLO
81
TITOLO TROVATO: SELEZIONE
82
ORDINE PERMANENTE: INSERIMENTO DATI
Per questa tipologia di ordini la numerazione è doppia (numero d’ordine
rispetto all’anno e numero assoluto dell’ordine permanente)
83
ORDINE PERMANENTE INSERITO
Una volta completato inserimento ordine, si può procedere all’ordine di un
nuovo documento (di qualunque natura) direttamente da questa
schermata selezionando dal menù di sinistra nuovo ordine, ordine
permanente, abbonamento
84
SCHERMATA ORDINE:
ABBONAMENTO
85
LANCIO RICERCA TITOLO
Anche per questa tipologia di ordini vale la doppia numerazione: numero
dell’ordine relativo all’anno e numero assoluto dell’abbonamento
86
TITOLO TROVATO IN POLO
87
INSERIMENTO DATI ORDINE
88
ORDINE INSERITO
In questa schermata appaiono due messaggi:
In verde l’avviso che l’inserimento dell’ordine è stato effettuato
In rosso la richiesta di inserire le date di inizio e fine abbonamento
89
INSERIMENTO DATI ABBONAMENTO
Inserite le date di inizio e fine abbonamento, si conferma. Così non solo si è
inserito l’ordine, ma contestualmente si è creato l’abbonamento
90
NUMERO ORDINE E ABB. ATTRIBUITI
Sono attribuiti i due numeri d’ordine (relativo e assoluto) e avviene la
generazione dei fascicoli se è stato preventivamente inserito il modello di
previsione
91
OMAGGI SCAMBI DEPOSITI LEGALI
Il sistema utilizza le stesse schermate e la stessa terminologia degli ordini
anche per i doni, scambi e depositi legali
92
RICHIESTA D’OFFERTA
93
RICHIESTA OFFERTA PER
MONOGRAFIA
94
LANCIO RICERCA TITOLO
95
SCELTA DEL TITOLO
96
TITOLO INSERITO NELLA RICHIESTA
97
ATTRIBUITO NR. RICHIESTA E
SELEZIONE FORNITORI
98
SITUAZIONE FORNITORI ABBINATI;
FUNZIONE INSERIMENTO NUOVO
99
RICERCA FORNITORE
100
ABBINAMENTO FORNITORE
101
TRAMITE CONFERMA SI
ABBINANO I FORNITORI
102
STAMPA E TRASFORMAZIONE
RICHIESTA D’OFFERTA IN ORDINE
• Abbinati i fornitori si lancia la stampa che
produce lettere consecutive e separate, una
per fornitore. Pervenuti i preventivi e scelto
il fornitore, si recupera la richiesta d’offerta
tramite il numero e la si trasforma in ordine,
come da successivo esempio.
103
RECUPERO OFFERTA TRAMITE NR.,
E MODIFICA IN ORDINE
104
Si sceglie “tipo acquisizione”:
acquisto
105
Mantiene lo stesso nr. della richiesta e si
completa come un ordine normale
106
Arrivo documenti per monografie in uno o
più voll. e ordini permanenti
• Quando arrivano i libri ordinati si recupera
l’ordine con il numero d’ordine/titolo/buono
d’ordine e a partire dalla schermata
dell’ordine si procede al trattamento del
documento:
• Inventariazione
• Legame con fattura
• Eventuale chiusura dell’ordine
107
Arrivo documenti per
abbonamenti
• Nel caso degli abbonamenti a periodici la
funzione di arrivo documenti si fa a partire
dall’inventariazione dell’annata, in seguito
alla quale i documenti risultano ricevuti
(cambia lo stato amministrativo nella
schermata dell’ordine).
108
RICERCA ORDINE PER FARE
ARRIVO DOCUMENTO
109
SCELTA FUNZIONE ARRIVO DOC
110
RICHIESTA NR. INVENTARI DA
ATTRIBUIRE E SERIE INVENTARIALE
111
ARRIVO OPERE IN PIÙ VOLUMI
• L’etichetta “n. copie” è inesatta in quanto
confonde il n. copie (campo “quantità”
dell’ordine) con il n. dei voll. effettivamente
arrivati e di cui si richiedono gli inventari da
attribuire. Questo si evidenzia nel caso di opere
in più voll.: se si inserisce nel campo “n. copie”
un valore superiore a quello inserito nel campo
“quantità” dell’ordine, compare un avviso non
bloccante con richiesta di conferma (vd
schermata successiva)
112
Questa finestra si sovrappone alla
schermata su cui si è posizionati
113
ARRIVO DOCUMENTO
COMPLETATO
114
ASSOCIAZIONE FATTURA
Qui si può modificare il prezzo reale d’acquisto, confermare e quindi si
procede con il legame fattura (nuova o preesistente)
115
RICERCA FATTURA DA ASSOCIARE
116
DATI FATTURA
117
FATTURA LEGATA ALL’INVENTARIO
A QUESTO PUNTO CLICCARE SU INDIETRO PER SCEGLIERE SE CHIUDERE
L’ORDINE
118
CHIUSURA ORDINE
119
ORDINE COMPLETAMENTE RICEVUTO
Nel caso in cui l’ordine sia l’ultimo del buono anche il buono viene chiuso e
mandato a saldo (indicazione di stato in alto a destra). Per eventuali
aggiunte di ordini è necessario riaprire il buono tramite funzione apposita
120
Abbonamento: arrivo documenti e chiusura
ordine. Primo passo: ricerca ordine
Si sceglie la funzione abbonamento per
ricevere i fascicoli e inventariare
Dalla schermata abbonamento che si
presenta si sceglie la funzione fascicoli
Si selezionano i fascicoli da ricevere e
si sceglie ricevimento
I fascicoli ricevuti compaiono in
grassetto . Si procede a inventariare
Schermata dove descrivere consistenza
collocazione e in indice
Attribuzione inventario
Scelta della serie inventariale e del
livello di collocazione
Schermata della precisazione di
inventario
Inserimento dati precisazione di
inventario
Messaggio di conferma. Si sceglie ancora
“inventaria” per legare la fattura
Si seleziona l’inventario da associare e
si sceglie “associa a fattura”
Se la fattura c’è già si cerca, se no se ne
crea una nuova
Inserimento nuova fattura
Fattura associata all’inventario
Se è necessario qui si possono modificare
il valore inventariale e il prezzo d’acquisto
Per chiudere l’ordine si torna nella schermata
dell’ordine
Per tornare alla schermata ordine si può utilizzare il tasto “indietro” che
presenta prima l’abbonamento poi l’ordine, oppure scegliere direttamente
dal menu il alto “ordinI”
Nell’ordine si sceglie la funzione
modifica
Si aggiunge il prezzo effettivo
Nel menù di sinistra compare la voce “chiudi” e
scegliendola si può chiudere l’ordine
Ordine chiuso correttamente
FATTURE
141
PARAMETRI RICERCA FATTURA
142
SELEZIONE FATTURA PRESENTE
Cliccando su ogni singola fattura si possono vedere i dati amministrativi ad
essa collegati, inclusi gli ordini.
143
FUNZIONI POSSIBILI RELATIVE A
FATTURA
144
RINNOVO ORDINI PERMANENTI
(SI FA DA ACQUISIZIONI)
145
RICERCA ORDINI PERMANENTI DA
RINNOVARE
146
STAMPA ORDINI
147
RICHIESTA STAMPA BUONO
ORDINE
148
STAMPA BUONO ORDINE INOLTRATA
Le stesse modalità valgono per la stampa delle richieste d’offerta
149
PROPOSTA D’ACQUISTO
150
Ricerca/inserimento suggerimenti d’acquisto
Qui si possono visualizzare le richieste inserite dagli utenti nell’area
personale dell’OPAC, oppure inserire nuove richieste
151
VISUALIZZAZIONE ELENCO
RICHIESTE
152
DETTAGLIO NUOVA RICHIESTA
153
ELENCO POSSIBILI RISPOSTE
154
A questo punto si seleziona la risposta
desiderata, si modifica lo stato della richiesta
e di conseguenza parte in automatico una
mail di risposta all’indirizzo universitario
dell’utente.
155
ESEMPIO DI RISPOSTA NEGATIVA
156
E MAIL INVIATA AL LETTORE
157
REPORTS ACQUISIZIONI
158
LISTA ORDINI:
Da qui è possibile elaborare liste di ordini dando diversi parametri di
ricerca. La stampa è visibile nella funzione “reports”
159
PRODUZIONE ELENCO FORNITORI
160
ETICHETTE FORNITORI
La schermata etichette fornitori è uguale a quella della lista fornitori, ma dà
luogo alla produzione di etichette con ragione sociale e indirizzo del
fornitore.
161
ETICHETTA FORNITORE
162
STATISTICHE ACCESSIONI:
STATISTICA ORDINI
163
SCELTA PARAMETRI
Scegliendo l’anno compaiono i campi per la selezione di capitolo e voce di
spesa
164
STATISTICA ORDINI
Una volta inseriti i parametri, confermando si lancia la stampa
165